Языковые конструкции деловых писем: письмо-просьба

Письмо-просьба — это, пожалуй, наиболее распространенная форма деловой переписки. Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического либо физического лица, не поддается учету. Это получение информации, образцов продукции, согласование действий, побуждение к какому-либо действию и пр.

Композиция и структура письма-просьбы мало чем отличается от стандартных. Как правило, текст письма-просьбы состоит из двух частей:

 1. Вводная часть, где в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины обращения с просьбой. Здесь часто используются следующие стандартные выражения:

причина обращения

В связи с неполучением… ;

Учитывая социальную значимость … ;

Принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество)… ;

Учитывая (долговременный и плодотворный характер наших деловых связей)… ;

Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям… ;

Ввиду задержки получения груза… ;

Исходя из результатов переговоров по вопросу о… и т. п.

цель обращения

В целях выполнения распоряжения… ;

В целях скорейшего решения вопроса… ;

Для согласования вопросов… ;

В целях обеспечения безопасности прохождения груза… ;

Во избежание конфликтных ситуаций… и т. п.

ссылки на основание для обращения

В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…;

В связи с обращением в наш адрес… ;

На основании устной договоренности… ;

На основании нашего телефонного разговора… ;

Согласно постановлению правительства… ;

Согласно протоколу о взаимных поставках… и т. п.

Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.

Почти все стандартные выражения начинаются с производного предлога или с предложного сочетания. Следует обратить внимание на правильность использования этих предлогов с именами существительными, cтоящими в основном в родительном и дательном падежах.

2. Собственно просьба. Здесь в ключевую фразу письма входят слова, образованные от глагола просить. Его использование объясняется этикетными требованиями к деловым текстам и психологическими законами делового общения — человек охотнее соглашается выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме требования.

 В ряде случаев сама просьба, высказанная описательно, может и не содержать этого глагола, например: Мы надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше предложение в указанный срок.

Просьба может излагаться от первого лица единственного числа («Прошу…»), от первого лица множественного числа («Просим…»), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: «Дирекция просит…», «Администрация просит…», «Совет трудового коллектива просит…» и т. п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением (Администрация и Совет трудового коллектива просят…).

Если письмо-просьба является многоаспектным, то композиция второй части такого письма может выглядеть следующим образом (части композиции должны соответствовать абзацному членению текста):

Прошу… (Просим…)

Одновременно прошу… (Также просим…)

А также прошу… (А также просим…)

и т. д.

При составлении письма-просьбы следует учесть и такие рекомендации:

1. Излагая просьбу, подчеркните вашу заинтересованность или заинтересованность вашей организации в ее исполнении.

2. Ни при каких условиях не начинайте письмо со слова «Прошу…» — тактичнее сначала объяснить мотивы вашего обращения (даже в том случае, когда все детали уже согласованы с адресатом).

3. Не спешите благодарить адресата заранее. Этим вы ставите и себя, и адресата в неловкое положение. Старайтесь поблагодарить, когда узнаете, что ваша просьба удовлетворена.

При формулировке просьбы часто используют следующие стандартные выражения:

Обращаемся (обращаюсь) к Вам (вам) с просьбой…

…об отправке в наш адрес…

…о направлении в мой адрес…

…о высылке в адрес нашей организации…

…о предоставлении мне…;

Просим (прошу) Вас (вас)…

…сообщить (нам)…

…выслать (мне)…

…срочно представить…

…немедленно доложить…

…известить (руководство предприятия) о…

…проинформировать меня о…;

Прошу Вашего (вашего) согласия на…

…отправку в адрес…

…предоставление нам…

…ознакомление … с…

…передачу … следующего оборудования… ;

Просим Вашего (вашего) содействия в…

…получении…

…скорейшей отправке…

…предоставлении дополнительной информации относительно…

…проведении… ;

Прошу Ваших (ваших) указаний…

…на заключение договора о…

…на выдачу со склада предприятия … представителю…

…на оформление документов о…

…на пересмотр… ;

Просим Вас не отказать в любезности и … .

Список литературы

Для подготовки данной работы были использованы материалы с сайта http://www.gramma.ru/