ВСТУП

Тема курсової роботи з дисципліни «Діловий етикет» - «Ділові засідання».

Якщо три або більше осіб обговорюють питання бізнесу, вони проводять ділове засідання. Статистика свідчить, що середній працівник кожного тижня проводить чотири години на різного роду засіданнях. Виконавець середнього рівня проводить на засіданнях приблизно 35 відсотків тижневого робочого часу, а виконавець вищого рівня - більше 50 відсотків.

Як правило, ділові засідання необхідні при веденні бізнесу, і якщо вони відповідно (правильно) підготовлені, то можуть бути ефективними та результативними. Висока ділова культура вимагає ретельної підготовки засідань організаторами, щоб у такий спосіб продемонструвати ввічливе ставлення до колег та ділових партнерів, а також повагу до їх часу. Будучи головуючим або ж учасником засідання, ви можете зробити конкретний внесок при його плануванні та підготовці, під час проведення, а також після закінчення, з тим, щоб увесь захід був більш ефективним та результативним.

Мета курсової роботи – ознайомитися з формою і метою проведення ділового засідання, зосередитися на помилках, які виникають під час проведення останнього.

1. ПЛАНУВАННЯ ТА ПІДГОТОВКА ЗАСІДАННЯ

засідання планування регламент головуючий

Ділові засідання можуть бути формальними, тобто такими, які проводяться на регулярній основі з конкретними цілями та порядком денним (щомісячні/щоквартальні збори співробітників), або ж неформальними, які проводяться при виникненні певної конкретної проблеми чи у відповідній ситуації, що вимагає обговорення. (Хтось із колег раптово зайшов до вашого кабінету/індивідуального робочого місця, щоб обговорити якесь питання, або ж спонтанна розмова співробітників переросла у дискусію щодо конкретних справ фірми.)

Формальні чи неформальні, ділові засідання у будь-якому разі будуть більш ефективними, якщо проходитимуть відповідно до певних правил та встановленої процедури проведення подібних заходів та з урахуванням норм етикету.

Відомо, що деякі засідання бувають затягнутими, з погано визначеними або зовсім не визначеними цілями, недбало підготовленими. Виявом непрофесіоналізму та поганих манер є відсутність чіткого визначення учасників засідання, його цілей і порядку денного. Ретельна підготовка допомагає уникнути проведення поганого, неефективного заходу.

Неформальні засідання насамперед мають властивість ставати непотрібною тратою часу. Без глибинної підготовки, вони часто не мають чітко визначеної цілі; учасники не готові викласти інформацію чи взяти участь у дискусії; рідко встановлюються часові рамки проведення заходу, що також зменшує його ефективність.

Згідно з дослідженнями ЗМ Meeting Management Institute, які проводилися у Вартонській школі бізнесу Пенсильвансько-го університету (США) та в Університеті Міннесоти (США), є сім етапів, яких необхідно дотримуватися при плануванні та підготовці формального/неформального ділового засідання:

1. Визначення цілей - з урахуванням можливості їх досягнення у відведений для засідання час.

2. Відбір/підбір учасників - відбувається, виходячи з необхідності досягнути визначених цілей.

3. Підготовка місця проведення - з урахуванням можливості проведення дискусії (забезпечення необхідного обладнання).

4. Підготовка порядку денного - у логічній послідовності, із зазначенням імен та часу, відведеного для представлення та обговорення кожного конкретного питання.

5. Визначення основних правил проведення заходу - для затвердження та дотримання учасниками стандартів поведінки.

6. Запрошення учасників - надання їм можливості підготуватися до засідання.

7. Підтримка контактів з колегами, які не беруть участі у заході. У такий спосіб вони будуть проінформовані про те, що відбулося на засіданні.

1.1 Визначення цілей засідання

Перше завдання при плануванні та підготовці ділового засідання - визначити, чи є необхідним цей захід (чи потрібно його взагалі проводити). Рішення про проведення засідання має бути ретельно виваженим і спланованим, воно не може бути результатом давньої звички ("Ми завжди збираємося по понеділках") або існуючого своєрідного ритуалу ("Нас збирає шеф"). Взагалі ж, якщо є необхідність вирішити певне питання, засідання має бути останньою із прийнятних можливостей це зробити.

Чітке розуміння цілей, яких ви хочете досягнути, організовуючи засідання, допоможе вам з'ясувати, чи такий захід необхідний. Який результат ми бажаємо отримати на закінчення засідання, і чи є інші засоби вирішення існуючої проблеми?

Навіть неформальне засідання повинне мати ціль. Грубістю є марно витрачати час колег, якщо немає причини збиратися. Щоб уникнути подібної ситуації (зібралися невідомо для чого), ви можете, наприклад, постійно мати під рукою та поповнювати за необхідності список питань, які вам треба обговорити з конкретним співробітником, - ви зможете освіжити інформацію перед тим, як зустрітися з ним. Також можна мати такий список з собою, щоб при нагоді мати можливість вирішити необхідні питання.

Щоб визначити, чи справді необхідно проводити формальні збори, головуючий (організатор) повинен запитати себе, чи можна досягнути бажаного результату без проведення засідання. Час, який буде витрачено, та вартість заходу мають обов'язково враховуватися при прийнятті відповідного рішення. Збори не можуть проводитися тому, що всі звикли до них.

Чи може бути більш ефективним, ніж проведення засідання, простий телефонний дзвінок; надісланий меморандум; повідомлення на автовідповідачі; вивішена об'ява; зустріч з колегою - конкретним виконавцем? Чи можна взагалі прийняти рішення самостійно та, виходячи з нього, продовжувати роботу? (Не будемо забувати, що засідання навряд чи буде ефективним, якщо представлена на ньому інформація не стане поштовхом для дискусії та прийняття необхідних рішень.)

Приймаючи рішення про проведення ділового засідання переконайтеся, що визначені для нього цілі - реальні і їх можна досягнути за час, відведений для заходу. Не перевантажуйте порядок денний. Заздалегідь з'ясовуйте, скільки часу потрібно і можна відвести для зборів (вони не можуть бути безкінечними). Розумно, чітко окресліть цілі для конкретних зборів. Якщо ви передбачаєте широке обговорення, обмежте коло питань, що виносяться на розгляд. Відомо, що ділові збори бувають ефективними тоді, коли вони короткі, тому намагайтеся завершувати їх за годину.

1.2 Підбір учасників

На ділових засіданнях "більше" далеко не завжди означає "краще, ефективніше". Очевидно, що чим більше людей бере участь у засіданні, тим складнішою стає вся процедура. Чим вона складніша, тим більше часу витрачається для досягнення поставлених цілей. Чим більше витрачається часу, тим більша вартість заходу в цілому.

Це правило діє як під час формальних, так і неформальних засідань. Саме визначення "неформальне засідання" викликає асоціації з відсутністю встановленого офіційного порядку денного, можливо - відсутністю головуючого, а також визначених правил проведення (регламенту), що легко призводить до безкінечних, нічим і ніяк не обмежених розмов (дискусій). Додавши до подібного сценарію велику кількість учасників, у результаті можна легко створити хаос. Тому організовуючи неформальне засідання, обмежте, мінімізуйте число учасників з тим, щоб уникнути марної трати робочого часу колег, які повинні бути присутніми, і тих, які не повинні бути присутніми, але внаслідок поганої організації (у цьому випадку - через відсутність ретельного відбору учасників) беруть участь у цьому заході.

Формальне ділове засідання, метою якого є лише ознайомлення з інформацією, може пройти дуже просто і не забрати багато часу навіть у тому випадку, коли на ньому присутня значна кількість співробітників. Але якщо формальне засідання збирається для розгляду проблемного питання/питань і тим самим, очевидно, передбачає обговорення, кількість його учасників має надзвичайно важливе значення. Чим більше число запрошених на засідання, тим пропорційно більше часу буде витрачено на дискусію.

Спеціалісти ЗМ Meeting Management Institute визначають оптимальне число учасників для кожного типу ділових засідань:

Засідання, метою яких є

вирішення проблем(и) До 5 осіб

Засідання, метою яких є

визначення проблем (и) До 10 осіб

Засідання-огляд

чи презентація До 30 осіб

Мотивуючі засідання Чим більше, тим краще

Існуючі значні особливості засідань інформативного характеру і засідань, метою яких є вирішення проблем(и), - у головуванні цих засідань, у характері питань, які є змістом засідань, у тактиці досягнення успіху на цих засіданнях - безумовно впливають на визначення оптимального числа їх учасників. Після того, як визначено цілі певного конкретного засідання, а отже - визначений його характер, ви, виходячи з цього, можете планувати відповідне, адекватне число учасників.

Число учасників ділових засідань, метою яких є прийняття рішення, найкраще обмежити до п'яти (не більше семи), тому що для досягнення успіху - прийняття рішення - необхідно провести активну дискусію, у ході якої присутні будуть багаторазово виступати. Головна увага на засіданнях такого роду приділяється обговоренню та вирішенню проблеми, тому ключем для їх успішного проведення є відповідна атмосфера, яка сприяє та стимулює відкрите і вільне вираження думок.

У тому випадку, коли не всі із запланованих учасників засідання за тих чи інших причин можуть бути присутніми, необхідно розглянути можливість зміни порядку денного або ж взагалі перенесення цього засідання на іншу дату. Інколи, у випадку, коли засідання досить тривале, не всі учасники мають можливість бути присутніми на ньому від початку до кінця. Ввічливим, професійним та оптимальним рішенням у подібній ситуації буде спланувати порядок денний засідання з урахуванням робочих графіків цих осіб з тим, щоб вони могли бути присутніми при розгляді тих питань, які безпосередньо їх стосуються.

Часто співробітники вважають, що вони повинні бути присутні на конкретному засіданні, навіть якщо їх конкретна робота ніяк не пов'язана з проблемами, винесеними для обговорення, і вони тим самим ніяким чином не можуть сприяти досягненню поставлених цілей. У певних випадках причиною подібного рішення може бути прагнення людей бути у курсі справ, які навіть не пов'язані з їх прямою діяльністю. У деяких фірмах та компаніях учасники засідань визначаються, виходячи з відповідної існуючої практики або на основі посади, статусу в організації конкретного співробітника. В ідеалі ж на діловому засіданні мають бути присутні тільки ті особи, які можуть безпосередньо вплинути на вирішення конкретної проблеми. Тому чим більш специфічними, вузькими є питання порядку денного конкретного засідання, тим більше лімітується число присутніх на ньому.

1.3 Підготовка місця проведення

При підготовці ділового засідання, як правило, дуже мало уваги приділяється місцю його проведення. Так само мало хто усвідомлює, наскільки важливим фактором успішного проведення засідання є саме місце, де воно відбувається.

1.3.1 Вибір приміщення

Атмосферу засідання частково визначає саме приміщення, де проходить захід. Те саме рішення буде сприйматися по-різному, якщо воно буде прийняте не у залі засідань фірми, а в її кафетерії. Необхідно, щоб мета зборів визначала місце їх проведення. Наприклад, для обговорення будь-якого важливого питання краще підійде кабінет когось із співробітників, ніж кімната відпочинку.

Звичайно, не завжди ви можете вибирати, де саме проводити засідання. У тих випадках, коли у вас є така можливість, виходьте із критеріїв, яким має відповідати вибране приміщення. Для цього дайте відповіді на такі запитання:

1. Чи вибрана кімната достатньо велика для того, щоб вмістити всіх учасників та необхідне обладнання?

2. Чи є у вибраному приміщенні адекватне освітлення та вентиляція?

3. Чи ця кімната ізольована від зовнішніх втручань, інших заходів, що можуть проходити одночасно із засіданням?

4. Чи наявні у приміщенні меблі достатньо функціональні та комфортні для засідання визначеної тривалості?

5. Чи необхідно оплачувати оренду приміщення і чи прийнятна сума оплати?

6. Чи вибране приміщення буде вільним у потрібний вам час?

Якщо вибране приміщення буде замалим, дуже ймовірно, що присутні на зборах відчують обмеженість розміру, об'єму приміщення (у них з'явиться відчуття клаустрофобії) і вони захочуть швидше піти з нього, а отже, швидше закінчити засідання. Ви можете компенсувати невідповідність розміру приміщення тим, що зробите засідання якомога коротшим і проведете його якомога швидше (хочеться вам цього чи ні, входить це у ваші плани чи ні) або ж заплануєте частіші перерви.

Якщо приміщення завелике, присутні можуть розміститися дуже далеко один від одного та від головуючого, що у свою чергу утруднить проведення адекватної дискусії з участю всіх присутніх. Вирішити подібну проблему можна, виділивши для засідання лише певну частину приміщення, розміри якої будуть адекватними числу учасників.

Якщо приміщення погано освітлене або недостатньо вентильоване, активність присутніх швидко спаде і тим самим знизиться їх здатність ефективно працювати. Щоб уникнути подібної ситуації, необхідно забезпечити яскраве освітлення приміщення, а також підтримку в ньому температури, нижчої, ніж звичайно встановлена (особливо важливим цей фактор є при проведенні засідання з великим числом учасників).

Меблі у кімнаті для засідань не повинні бути занадто комфортними тому, що можуть налаштувати учасників не на робочий настрій, а на відпочинок. Водночас, якщо меблі не зручні, це дратує людей, а отже, відволікає їх від обговорюваних питань.

Однією з найбільших проблем при проведенні засідань є їх небажані, незаплановані переривання (хтось зазирає чи заходить до приміщення, можливо, ставить запитання і т. ін.). Кожен раз, коли за певних причин засідання переривається, виступаючі у той момент учасники повинні повертатися до сказаного раніше, щоб, нагадавши попередню інформацію, мати змогу продовжувати викладати свої міркування. Очевидно, що всі при цьому втрачають час. Щоб уникнути втручання осіб, які випадково заходять до приміщення, де проводиться засідання, повісьте на дверях відповідну нотатку, наприклад: "Проходить засідання". Можна просто зачинити двері на ключ. У тому випадку, коли засідання відбувається у кабінеті когось із співробітників, необхідно заздалегідь подумати про переведення всіх дзвінків на наявні у цьому приміщенні телефони на іншу лінію.

Дуже відволікають присутніх на засіданні постійні входи-виходи деяких учасників. Подібне ходіння ще гірше впливає на роботу засідання, ніж одиночний вихід особи, яка за певних причин має піти з заходу. (Абсолютно прийнятно, збираючись на засідання, що буде відбуватися в іншому приміщенні, залишити своєму секретарю/помічнику/колезі номер телефону, за яким вас можна розшукати у разі термінової необхідності.)

Уникайте переривання засідання різними засобами зв'язку - біперами, мобільними телефонами. Вони мають бути вимкнуті протягом усього заходу.

Один із бізнесменів, говорячи про ділові засідання, любить згадувати, як під час одного з них задзвонив мобільний телефон виступаючого і всі присутні були змушені чекати, поки він переговорить з особою, яка дзвонила, а потім продовжуватиме свій виступ.

1.3.2 Підготовка приміщення

Після визначення місця проведення засідання приміщення необхідно відповідним чином підготувати. Залежно від того, якого типу ділове засідання ви плануєте проводити, необхідно буде:

- Перевірити, чи вибране приміщення має достатню кількість столів та стільців, які розставлені відповідно до мети та типу заходу (рис. 1).

- Забезпечити наявність паперу, ручок та олівців для ведення присутніми за необхідності записів.

- У разі, коли учасники засідання не знайомі один з одним або малознайомі, поставити на столі/столах, перед відповідними стільцями, картки з іменами присутніх.

- Забезпечити наявність необхідних технічних засобів, а також перевірити їх справність.

- Потурбуватися про наявність прохолодних напоїв, кави, чаю та легких закусок для учасників. За необхідності забезпечити проживання та харчування учасників, які приїхали на засідання з інших міст, регіонів.

Перелічені пункти треба опрацювати за певний час до засідання з тим, щоб уникнути марної трати часу під час самого заходу. Названі кроки також є, за умови певної модифікації та спрощення, необхідними при підготовці неформального засідання.

1.4 Підготовка порядку денного/регламенту

Навіщо при підготовці ділового засідання думати про порядок денний? Це необхідно робити тому, що порядок денний є своєрідною картою. Ми просуваємося, йдемо далі, коли ми маємо визначений напрямок руху і знаємо, куди ми рухаємося. Порядок денний засідання каже його учасникам: " Ось наша мета, цілі, до яких ми прямуємо, і ось - яким чином ми досягнемо визначених цілей". Наявність у кожного присутнього копії регламенту допомагає стежити за ходом дій, а також не дає можливості повести засідання іншим шляхом, відволіктися від поставлених цілей.

Порядок денний має бути достатньо детальним. Рідко, або ж ніколи, учасники засідань скаржаться на занадто детальний регламент. Повний, детальний, конкретний порядок денний є безумовним свідченням того, що організатори цінують час кожного з учасників і саме для його збереження та ефективного використання підготували дієвий, ефективний розклад роботи.

При проведенні неформальних зборів регламент може становити перелік питань чи проблем, які ви плануєте розглянути та вирішити. Складання порядку денного заздалегідь допоможе вам визначити, скільки часу слід відвести на проведення заходу і коли його краще проводити.

1.4.1 Попередня підготовка порядку денного

Перед визначенням порядку денного для формального засідання з'ясуйте у кожного члена оргкомітету, які саме питання він планує винести на розгляд. У такий спосіб буде гарантовано, що засідання, його розпорядок готуватиметься за участю всіх членів оргкомітету та з урахуванням їх побажань і рекомендацій. Такий крок також може допомогти вам виявити, які непередбачені питання готуються для розгляду на найближчому засіданні.

Подібне опитування особливо допоможе, якщо засідання проводяться на регулярній основі і його учасники можуть спеціально чекати чергового заходу, щоб запропонувати на розгляд певне питання.

Перед укладанням порядку денного засідання задайте членам оргкомітету та особам, участь яких планується, такі питання:

1. Які матеріали/інформацію ви бажаєте представити на засіданні?

2. Скільки часу ви потребуєте для викладення вашого матеріалу, для представлення вашої теми?

3. Які проблеми ви бажаєте обговорити?

Залежно від отриманих відповідей ви можете прийняти рішення про недоцільність проведення засідання взагалі або про скорочення часу його проведення від години до 20 хвилин. Можливо також, що ви вирішите замість проведення загального заходу зустрітися з кожним співробітником окремо або ж приймете рішення про проведення замість одного великого засідання два коротших, що у конкретному випадку буде більш ефективним засобом досягнення поставлених цілей.

Якщо хтось із бажаючих виступити на засіданні просить для цього 10 хвилин, надайте такий час - не менше і, звичайно, не більше, адже людина сама встановлює часові рамки. Якщо ж ця особа визначила час неточно, "на око" і під час її виступу з'ясувалося, що потрібен додатковий час, не варто задовольняти її прохання і надавати додаткові хвилини. Практика свідчить, що у такий спосіб співробітник не навчиться бути більш акуратним при визначенні часу і надалі. Не треба вирішувати його проблему (недостача часу) за рахунок інших учасників, забираючи у них запланований час і тим самим роблячи проблему загальною.

1.4.2 Визначення тривалості засідання

Коли ви знаєте, які питання розглядатимуться під час засідання, ви можете визначити, скільки часу необхідно відвести для проведення заходу. Яким чином це можна зробити?

У тому випадку, коли засідання проводиться у формі виступу (без дискусії), працює правило 75 відсотків. Воно означає, що для виступу або презентації відводиться 75 відсотків часу, запланованого для засідання. Так, при одногодинному засіданні слід планувати 45 хвилин на виступ. При цьому враховуйте можливість деякого збільшення відведеного часу у зв'язку з тим, що швидкість виступу може бути нижча від звичайної середньої, а також у зв'язку з можливими питаннями до оратора (для запитань слід також зарезервувати час).

Якщо засідання передбачає проведення дискусії, на виступ (и) відводьте не більше 50 відсотків загального часу, інколи, при складності обговорюваних проблем, на виступ доцільно відвести іще менше часу - не більше 20 відсотків загального часу. Дискусії, як правило, забирають багато часу, про це слід пам'ятати, готуючи засідання-обговорення. Не варто планувати більше, ніж можна реально "вмістити" у відведений час.

Не варто визначати тривалість ділового засідання за формулою "триватиме так довго, як буде необхідно" (такий підхід можливий при обговоренні умов контракту). Якщо учасники не знатимуть, якою буде тривалість засідання, у них, навіть несвідомо, виникатимуть думки: " Коли це все закінчиться? Мені обов'язково треба зробити цей дзвінок до четвертої" або "Чи встигну я закінчити сьогодні документ?" Так чи інакше увага присутніх не буде повністю зосереджена на питаннях, що обговорюватимуться на засіданні.

Навіть при проведенні неформального засідання доцільно зразу ж встановити його часові рамки. Без цього розмови можуть тривати безкінечно, забираючи необхідний вам час. Ви можете сказати: "Давайте відведемо 15 хвилин для обговорення цього питання" або "Давайте спробуємо закінчити дискусію до обідньої перерви".

1.4.3 Встановлення перерв

Люди можуть висидіти без перерви максимум 90 хвилин. Для тих, хто палить, навіть цей час може бути занадто довгим.

Якщо ваше засідання триватиме більше 90 хвилин, заплануйте коротку - 5-7 хвилин - перерву приблизно у середині заходу. Цього часу достатньо для того, щоб зробити терміновий телефонний дзвінок або інші необхідні справи. Якщо ви відведете для перерви більше часу, люди, ймовірно, займуться чимось іншим, і вам буде досить важко зібрати їх знову. Краще мати дві перерви по 5-7 хвилин, ніж одну, яка триватиме 15 хвилин.

Якщо ви плануєте у засіданні перерву, обов'язково зазначте про це у порядку денному. При цьому визначте точний час і дотримуйтесь його, щоб учасники могли попередити своїх секретарів/помічників, коли за необхідності з ними можна зв'язатися по телефону.

1.4.4 Визначення дати і часу проведення засідання

Вибираючи дату і час проведення засідання, важливо враховувати робочі плани учасників. Але вони не можуть бути єдиним критерієм. Для того, щоб знайти оптимальний варіант, організатори заходу повинні також мати відповіді на такі питання: Як довго триватиме засідання? Коли його провести - до обіду чи після? Який день краще підходить для цього заходу?

Спеціалісти з ділового етикету та психології ділових стосунків вважають, що у цілому друга половина п'ятниці та ранок понеділка - поганий час для проведення засідань. По понеділках зранку співробітники хочуть прийти на роботу і зорієнтуватися у справах, які вони мають на цей день і на весь тиждень. Якщо вам необхідно провести засідання у понеділок у першій половині дня, для поліпшення ситуації призначте його початок через півгодини після того, як співробітники приходять на роботу. Засідання, що проводяться під кінець робочого дня, також можуть викликати проблеми. Люди хочуть закінчити роботу і йти у своїх справах: їм треба встигнути на автобус чи електричку; закривається дитячий садок і треба забрати дітей; у них є свої плани на вечір. Як правило, засідання, що проводяться по п'ятницях після обіду, - "викинутий", марно згаяний час. Співробітники присутні на цих засіданнях фізично, але їх думки далекі від справ, і тому розраховувати на високий процент ефективності заходу не реально.

Хорошим вибором часу для проведення засідання є час перед обідньою перервою. При цьому засідання, заплановане на час до обіду, не повинне тривати більше двох годин. Якщо ви бажаєте провести коротке засідання, заплануйте його початок за годину до обідньої перерви - усі хочуть відпочити та поїсти, так що зайвих затягувань не буде.

Якщо вам треба провести справді коротке засідання, зробіть його без розсадки учасників (усі присутні стоять). При цьому враховуйте, що засідання такого роду не може тривати довше 15 хвилин.

Попередження заздалегідь - вияв ввічливості при проведенні неформальних засідань. Навіть якщо ви не встановлюєте конкретний час, краще напередодні попередити співробітника, що ви збираєтесь зайти до нього та обговорити певні питання. У такому випадку співробітник буде готовий до дискусії і ви швидше вирішите існуючі проблеми.

1.4.5 Інформація, яку необхідно викласти перед переліком питань порядку денного

Необхідно конкретно визначити, хто саме збирається на це засідання. Можливо назвати учасників як певну групу (наприклад, група підготовки звіту за півріччя). У такий спосіб ви фокусуєте співробітників на конкретному питанні (конкретних питаннях), а також створюєте у них відчуття єдиної команди.

Визначайте мету засідання чітко і зрозуміло, наприклад: "Визначення доповідачів на річній конференції" або "Складання плану проведення занять групи молодих спеціалістів на другу половину поточного року". Співробітники повинні обов'язково знати, які зміст і мета проведення конкретного засідання.

Встановлення заздалегідь мети засідання, як і попереднє визначення імен учасників, безумовно допоможе мінімізувати число людей, які, незважаючи на той факт, що виконують іншу роботу і відповідають за інші питання, бажають бути присутніми на заході.

Бажано вказати, хто організовує засідання. Не варто обмежуватися лише іменем співробітника. Номер телефону чи інша подібна інформація допоможе учасникам за необхідності зв'язатися з відповідною особою. Краще заздалегідь надати бажаючим можливість висловити організаторам свої пропозиції або сумніви щодо проведення засідання: це гарантуватиме вищу ефективність самого заходу.

Слід також визначити тип запланованого засідання: "інформаційне", " прийняття рішення", "вирішення проблеми" і т. ін. При цьому варто бути відвертим. Якщо певне рішення вже прийняте і мета засідання - довести і роз'яснити його, не треба називати захід "Засідання для прийняття рішення". Ваші співробітники - дорослі, розумні люди, не слід ставитися до них як до наївних новачків, це ніколи не дасть позитивних результатів.

Учасники засідання повинні знати, які робочі матеріали необхідно мати при собі, тому перед порядком денним слід назвати ці матеріали. У тому разі, коли на засіданні передбачається обговорення певних документів, необхідно, роздаючи/розсилаючи копії порядку денного, передати учасникам і екземпляр документа для розгляду. Наприклад, готується засідання, на якому планується затвердити бюджет на наступний рік. Розсилаючи/роздаючи заздалегідь копії порядку денного, слід роздати і копії бюджету з тим, щоб співробітники могли ще до засідання ознайомитися з цим документом і бути готовими для його обговорення і, як результат, ефективніше використати час, відведений на захід.

Що робити, коли ви направили певний документ учаснику з тим, щоб він міг підготуватися до обговорення, а на засіданні ця особа заявляє, що не ознайомилася з паперами? Не лишайте без уваги подібний факт, відповідним чином (негативно) прореагуйте на непідготовленість співробітника до дискусії. Якщо ви вирішите "пожаліти" колегу і не звернете належної уваги на його непрофесійну поведінку, подібне рішення не принесе вам - організатору засідання - ніяких переваг. Навпаки, якщо ви не оціните відповідним чином подібну безвідповідальність співробітника, наступного разу більше людей не звернуть належної (або ніякої) уваги на матеріали, надані їм для ознайомлення перед засіданням. Подібна позиція організатора заходу може здатися досить жорсткою, але насправді вона буде виявом поваги до абсолютної більшості учасників, які зібралися саме для проведення дискусії. Дайте чітко зрозуміти співробітникам, що ви очікуєте від кожного з них підготовленості до засідання, що включає ознайомлення з наданими їм до заходу матеріалами та готовність до їх обговорення.

Не забудьте вказати день тижня, у який проводитиметься засідання, та, щоб уникнути непорозумінь, відповідну дату календаря. Разом з цією інформацією зазначається час початку та час закінчення заходу. Щоб відчувати себе впевнено, ви можете визначити час закінчення засідання на півгодини пізніше, ніж ви реально плануєте його закінчити. Навіть якщо засідання затягнеться на 15-20 хвилин довше від запланованого вами насправді, для учасників воно все одно закінчиться вчасно.

1.4.6 Безпосереднє складання порядку денного

Безпосереднє складання порядку денного вимагає значної попередньої роботи та обдумування. Починайте кожне засідання з так званої вступної частини, яка, як правило, забирає від 10 до 15 відсотків усього часу, відведеного для заходу. Так, на одногодинному засіданні вступна частина займатиме від 6 до 10 хвилин. У цей час проводиться привітання учасників, необхідне представлення окремих присутніх осіб; визначаються мета і завдання заходу; встановлюються загальні правила ведення засідання; визначаються головуючий та секретар засідання; переглядається порядок денний.

Складаючи порядок денний, варто на початок ставити питання, обговорення та вирішення яких вимагатимуть найбільшої уваги, зусиль і творчого підходу присутніх, адже з часом рівень їх енергії очевидно і безумовно знизиться.

Якщо ви хочете, щоб співробітники справді брали участь у тому, що відбуватиметься, формулюйте положення порядку денного у нейтральній формі. Так, якщо ви запишете: "Голосування за новий бюджет", - це автоматично знизить активність учасників тому, що саме формулювання пункту регламенту підкаже їм, якого рішення від них чекають (проголосувати "за"). Тому краще поставити "голосування щодо нового бюджету". Звичайно, інколи можна використати порядок денний для вираження певних побажань організаторів, але робити це треба дуже обережно, щоб не понизити дух творчості та почуття важливості і власної значущості учасників.

Називайте пункти порядку денного у тому порядку, в якому буде відбуватися обговорення питань. При цьому враховуйте можливі приходи - відходи тих учасників, які за певних причин не можуть бути присутніми до кінця заходу.

Завжди зазначайте конкретну особу (осіб), яка відповідає за підготовку певного окремого питання. Необхідно мати людину (людей), яка несла б відповідальність за зроблене/незроблене.

Визначення точного часу, що відводиться для кожного пункту регламенту, - надзвичайно важливий елемент при підготовці успішного засідання. Дуже часто, коли часові рамки пунктів порядку денного не встановлюються, обговорення першого питання забирає більшу частину часу, відведеного для всього заходу, і, як результат, останній(і) пункт(и) або розглядається поспіхом і не повністю, або ж не розглядається зовсім. Особи, які відповідали за підготовку питань, що виявилися не повністю обговореними/зовсім не обговореними, можуть відчувати себе забутими. Без вияву належної уваги з боку присутніх до підготовленої ними теми ці співробітники можуть зробити висновок, що їх питання не має особливого значення для загальної справи. Тому наступного разу вони можуть підготуватися до заходу менш ретельно, або ж зовсім нічого не зробити.

Зупиняючи когось із виступаючих тому, що час, відведений йому, закінчився, головуючий обов'язково має сказати, що обговорення цієї теми може бути/буде продовжене на наступному засіданні. У тому разі, коли присутні вважають, що важливість проблеми вимагає продовження дискусії і тому розгляд деяких інших пунктів порядку денного слід перенести/відкласти, необхідно обговорити цю пропозицію і прийняти відповідне загальне рішення.

Навіть неформальне засідання проходить успішніше у тому разі, коли порядок денний визначено заздалегідь. Зрозуміло, що для неформального засідання регламент може бути не таким детальним, як для формального заходу, але присутні у будь-якому разі повинні знати і розуміти, для чого/з якою метою вони зібралися, а також повинні мати перелік питань, які передбачається розглянути.

Маючи перед собою подібний документ, учасники:

а) витратять менше часу на дискусію, тому що мали можливість попередньо підготуватися,

б) не відволікатимуться на обговорення незапланованих тем.

1.5 Визначення основних правил проведення засідання

Для того, щоб ефективно та без проблем вести ділове засідання необхідно, з одного боку, дотримуватися широковідомих та використовуваних правил ведення засідань будь-якого масштабу - так званих Robert's Rules of Order, а з іншого боку - виходити із принципів здорового глузду, які у загальних рисах визначають поведінку учасників.

Robert's Rules of Order є системою парламентської процедури, яка вперше була опублікована у США у 1876 р. По суті, ці правила - система, що визначає, яким чином має проходити засідання будь-якого рівня. Деякі з правил дуже детальні, але зовсім не потрібно знати їх усі і повністю. Однак необхідно чітко уявляти основні їх принципи.

Не всі засідання настільки формальні, щоб при їх проведенні жорстко дотримуватися названих правил. Багато ділових засідань є неформальними заходами, на які співробітники збираються тоді, коли цього вимагає робоча ситуація. Та навіть на засіданнях такого роду необхідно дотримуватися певної процедури. (Може статися так, що присутні, бажаючи висловити свою думку або захистити свій погляд, почнуть говорити одночасно.) Тому головуючому на самому початку засідання необхідно прийняти і довести до присутніх конкретні правила, за якими буде проходити обговорення та прийматимуться рішення.

Знання основних принципів процедури ведення засідань, які були визначені у Rober's Rules of Order, безумовно допоможе при цьому:

- Головуючий відповідає за проходження засідання згідно з прийнятим порядком денним і не допускає переривання виступаючого іншими учасниками.

- Учасники, що бажають виступити, як правило, піднімають руку. Головуючий потім визначає особу, яка буде виступати. Очевидно, що коли на засіданні присутня незначна кількість співробітників, їм не обов'язково піднімати руку над головою, достатнім буде невеликий рух рукою вверх. Інколи може бути досить лише прямого погляду на головуючого.

- Після того, коли головуючий визначить учасника, який виступатиме, ця особа може говорити, викладаючи свою думку щодо конкретного питання, протягом відведеного їй часу. Якщо хтось намагається втрутитися у виступ, головуючий має право у ввічливій формі зауважити, що промова ще не закінчена. При цьому головуючий повинен надати право виступити усім бажаючим.

- Крім того, що головуючий не допускає втручання у виступи, він також стежить за тим, щоб оратор не повторював себе або ж не говорив не по суті.

- Після закінчення свого виступу оратор мусить надати іншим присутнім можливість висловити свою думку.

Основні принципи здорового глузду, які визначають принципи поведінки учасників, можуть бути передані учасникам як частина порядку денного, або ж їх можна встановити на початку засідання:

- Бути відкритим для сприймання інформації, що надається.

- Шукати способи та шляхи використання отриманої інформації.

- Не допускати особистих випадів проти будь-кого ні в якій формі (словами, жестами, позою чи мімікою).

- Вчасно повертатися з перерв. Якщо вам необхідно терміново вийти із приміщення, де проводиться засідання, робіть це, не заважаючи присутнім продовжувати роботу.

- Пам'ятати, що інформація, представлена на засіданні, - конфіденційна і не повинна розголошуватися ні за яких умов.

- Використовувати можливість ставити питання у будь-який час/у визначений час.

- Брати участь у тому, що відбувається у залі засідань.

- Бути членом команди/колективу.

Наведені як приклад основні правила учасників засідання, можливо, не підходять до кожної конкретної ситуації. Деякі з них можуть представлятися настільки очевидними, що, враховуючи дух та культуру вашої компанії, немає потреби їх спеціально називати. У будь-якому разі визначення подібних правил є надзвичайно важливим як один зі шляхів встановлення основних принципів проведення ділового засідання. Хорошою ідеєю є підключення самих учасників до процесу встановлення такого роду правил, у такий спосіб люди відчуватимуть свою причетність до справи. Багато засідань були малоефективними, "провалилися" саме тому, що присутні розглядали встановлені правила ведення засідання як надані, нав'язані їм. Визначення подібних принципів самими учасниками допоможе їм чіткіше усвідомити, що саме передбачається під словами "бути відкритим для сприймання інформації, що надається" або "брати участь у тому, що відбувається у залі засідань" (те, що здається очевидним та загальнозрозумілим, для декого може бути складним або не достатньо зрозумілим).

Якщо ви хочете, щоб правила працювали, їх, зрозуміло, треба виголосити. Ви можете, наприклад, сказати: "Нам би хотілося почути думку кожного учасника з цього приводу, так що, будь ласка, беріть участь в обговоренні" або: "Ви, звичайно, можете не погоджуватися з даними положеннями, це нормальна практика; ми хотіли б отримати якомога більше інформації від кожного з вас".

Якщо засідання проводяться з постійними учасниками (якщо кожного разу зустрічається та сама група людей), ви можете встановити основні правила поведінки у перший раз і вивісити їх перелік у приміщенні, де відбуваються засідання. Очевидно, що ви не повинні кожен раз нагадувати їх, аж поки хтось із учасників не почне їх порушувати. Якщо засідання проводяться нечасто, з великими перервами, ви можете щоразу нагадувати ці правила присутнім, сказавши, наприклад: "Давайте домовимося про таке..."

Завжди визначайте основні правила на початку засідання, це може зайняти усього кілька хвилин перед тим, як перейти до безпосереднього обговорення питань бізнесу/справ.

Важливо пам'ятати, що коли ви обговорюєте з присутніми основні принципи поведінки учасників засідання, тон вашого

голосу має надзвичайно важливе значення. Він навіть важливіший за те, що ви скажете. Ваші слова не можуть звучати як слова старшого наставника (ваші колеги - не маленькі діти), вони не можуть бути жорсткими (так ви легко образите людей). Виголошуйте правила у максимально дружелюбній, дипломатичній манері, і можна очікувати, що учасники засідання будуть мати більше бажання додержуватися їх.

Дуже часто люди помилково вважають, що неформальні засідання не передбачають наявності основних принципів поведінки. Навіть під час проведення неформальних заходів, необхідно цивілізовано поводитися та ставитися один до одного з повагою. Основні правила, безумовно, можуть бути гарантією цього.

1.6 Запрошення учасників

Розповсюджуйте порядок денний за два-три дні до дати проведення засідання. Якщо зробити це раніше, він може загубитися серед робочих паперів. Якщо ви зробите це пізніше, учасникам може не вистачити часу для підготовки до дискусії. Зрозуміло, що на момент ознайомлення з регламентом день та конкретна дата проведення заходу мають бути встановленими.

Під час проведення неформальних засідань, які можуть скликатися спонтанно, дуже важливо не забувати ні про кого із тих співробітників, присутність яких бажана та необхідна.

1.7 Підтримка контактів з колегами, які не беруть участі у засіданні

Деякі співробітники приходять на засідання лише завдяки відчуттю правильності такого кроку. Якщо організатори заходу не підтримують подібний підхід, вони можуть надсилати відповідним колегам регламент засідання з нотатками такого роду: "Вам не обов'язково бути присутнім на цьому засіданні, але я хотів би, щоб Ви були у курсі того, що відбувається".

Зрозуміло, люди відчувають себе надзвичайно некомфортно і часом невпевнено, якщо вважають себе забутими, відокремленими від загальних справ. Але якщо ви повідомите співробітників про запланований захід і пообіцяєте надіслати звіт, такого вашого кроку може бути досить для того, щоб утримати їх від участі у засіданні (приходу на засідання).

Інколи люди, яких запрошують взяти участь у засіданні, хронічно цього не роблять, від чого може страждати справа. Якщо ви готові проявити твердість, ви можете поступити таким чином - направити порядок денний начальнику цього співробітника, пообіцявши при цьому надати після засідання список присутніх на ньому. Коли особа, яка хронічно пропускає засідання, дізнається про такий ваш крок, можна очікувати, що вона обов'язково з'явиться.

Якщо хтось зі співробітників не зміг бути присутнім на засіданні, можливо тому, що воно відбулося спонтанно, дуже важливо ввести таку людину у курс справ. У тому разі, коли колега, який не був присутнім на засіданні, запитає, чому його не повідомили про захід, найкраще сказати те, як було: "Ми думали Вас запросити, але Ваш помічник сказав, що Ви на переговорах з представниками фірми-партнера".

2. НЕОБХІДНІ КРОКИ ДЛЯ ПРОВЕДЕННЯ УСПІШНОГО ЗАСІДАННЯ: ПОВЕДІНКА ГОЛОВУЮЧОГО

Засідання можна порівняти з театральною постановкою - всі присутні мають свої ролі, порядок денний є своєрідним сценарієм, а дискусії надають можливість імпровізувати. Очевидно, що всі присутні на засіданні мають свою відповідальність: як головуючий, так і учасники. Для того, щоб засідання пройшло успішно, кожен повинен знати свою роль (свої функції) та виконувати її адекватно.

2.1 Роль (функції) головуючого ділового засідання до засідання

- Визначення цілей засідання.

- Підбір учасників.

- Попередні контакти з учасниками для з'ясування можливості/ неможливості бути присутнім.

- Замовлення на конкретну дату та час приміщення і забезпечення необхідного технічного обладнання та прохолоджуючих напоїв.

- Підготовка порядку денного.

- Вироблення основних принципів поведінки учасників.

- Запрошення учасників, ознайомлення з порядком денним та розповсюдження необхідних додаткових матеріалів.

- Підтримка контактів з тими, хто не бере участі у засіданні.

- Перевірка приміщення для засідання безпосередньо перед його початком.

2.2 Під час засідання

- Починати засідання вчасно.

- Визначати мету та завдання засідання.

- Дотримуватися порядку денного.

- Стежити за часом.

- Сприяти проведенню дискусії.

- Мати справу з "проблемними" учасниками.

- Надавати присутнім можливість ставити питання.

- Роз'яснювати рішення, прийняті у ході засідання.

- Підбивати підсумки.

2.3 Після засідання

- Привести приміщення у порядок та повернути технічне обладнання, що використовувалося.

- Оцінити засідання, у тому числі й ефективність головуючого.

- Розповсюдити серед учасників копію протоколу засідання.

- Виконувати поставлені завдання.

- Розпочати планування та підготовку наступного засідання.

Участь головуючого, як і кожного учасника, у роботі засідання починається з вибору відповідного місця. Якщо ви обіймаєте високу посаду або є почесним гостем на цьому засіданні і прийшли першим, почекайте, доки вам не вкажуть ваше місце, чи запитайте, куди сісти.

Головуючий, як правило, сидить на "місці влади" - найдалі від дверей. Найближче місце з правого боку від головуючого надається почесному гостю або особі, яка обіймає найвищу посаду. Для того, щоб заохотити учасників брати участь в обговоренні, головуючий може сісти у середині столу. Це стане виявом його впевненості у собі, продемонструє, що головуючому немає потреби підкреслювати свою роль на засіданні.

Якщо на засіданні присутні дві особи, які мають однаково високий статус, вони сідають у центрі столу один проти одного. Інші присутні розсаджуються з обох боків від них. У тому разі, коли відомо про напружені відносини між двома особами, які обіймають однаково високі посади, краще уникати подібної розсадки, а посадити їх поруч один з одним. У такому випадку стіл не буде відігравати роль додаткового бар'єра між лідерами (достатньо їх власних протиріч).

Ці зауваження щодо розміщення стосуються і неформального засідання. Очевидно, що на неформальному заході учасники можуть вибирати місце, де сидіти, більш вільно. При цьому не треба ніколи забувати, що вибране вами місце є відображенням вашого статусу в ієрархії засідання.

Безумовно, ефективність будь-якого засідання значною мірою залежить від того, наскільки сильним є головуючий.

Розглянемо кожне з названих вище завдань головуючого на засіданні з певними коментарями.

Починати засідання вчасно

Ви повинні визначити конкретний час початку засідання та зазначити його у порядку денному. Напередодні заходу нагадайте його всім учасникам, розіславши меморандуми, зателефонувавши або скориставшись електронною поштою.

Внесіть вчасний прихід на засідання у перелік основних правил поведінки учасників. Ви можете окремо реєструвати вчасне прибуття співробітників на засідання. Можливо також підкреслювати негативні сторони запізнення на захід: зачиніть двері (і ті, хто запізнився, просто не зможуть зайти до приміщення), не повторюйте сказане раніше і пропущене тими, хто прийшов пізніше, розглядайте найцікавіші питання у першу чергу (на початку засідання).

Починайте засідання не пізніше 5 хвилин після зазначеного у порядку денному часу (це типове розходження між годинниками різних людей), незважаючи на те, чи зібралися всі, хто має бути присутнім на заході. Не затримуйте відкриття засідання через запізнення інших, це буде виявом явної неповаги до тих, хто прийшов вчасно.

Визначення конкретного часу для початку заходу, як і максимальне дотримання його, є бажаним (а краще - обов'язковим) правилом і для неформального засідання.

Визначати мету та завдання засідання

Важливою функцією головуючого є визначення мети та завдань засідання, а також досягнення згоди учасників з таким рішенням. Щоб уникнути можливих непорозумінь, на початку заходу ще раз назвіть його мету та завдання. Добре вивісити їх на спеціально відведеному стенді. Поясніть важливість поставлених цілей та завдань та щоразу нагадуйте про них, коли дискусія спрямовується не в бажане русло, відходить від визначеного напрямку.

Якщо ви вивісите перелік завдань на окремому стенді або на спеціальних перекидних картах, ви у такий спосіб заощадите свій час та сили: вам не буде потрібно повторювати сказане для тих, хто запізнився (вони зможуть отримати всю необхідну інформацію, не відволікаючи присутніх і не перериваючи хід засідання). Таким чином, темп роботи учасників не буде знижуватися, а особи, які прийшли пізніше, зможуть зразу увійти у курс справи.

На неформальному засіданні у разі, коли для обговорення заплановане лише одне питання, очевидно, можна обійтися і без подібного висвітлення цілей заходу. Та коли передбачається розглянути два і більше питань, з цією інформацією мають бути ознайомлені всі учасники будь-яким прийнятним способом. Якщо у неформальному засіданні бере участь всього 2-3 особи, стенд із переліком цілей заходу можна замінити звичайним аркушем паперу з необхідною інформацією, який буде видно всім присутнім.

Дотримуватися порядку денного

Головуючий повинен мати додаткові копії регламенту. Необхідно постійно нагадувати учасникам положення, внесені до нього: це допоможе не відволікатися від запланованих тем. Якщо на початку засідання у порядок денний були внесені зміни, без затримки занотуйте їх, щоб не забути. Стежте за тим, щоб для розгляду кожного питання, занесеного у регламент, витрачалося стільки часу, скільки на це було відведено при плануванні засідання.

Окремо занотовуйте всі нові питання, які були підняті під час розгляду запланованих. Зазначте, що вони будуть обговорені пізніше.

Не повертайтеся до незакінчених питань. Якщо необхідність продовжити дискусію з певного питання очевидна, внесіть його у порядок денний наступного заходу.

На неформальних засіданнях дуже часто порядку денного у письмовому/друкованому вигляді немає. Це, як правило, і стає головною причиною безконтрольної дискусії, яка проходить без будь-яких рамок та регулювання. Найпростіше записати порядок денний неформального засідання на аркуші паперу, який має головуючий. Навіть за допомогою такого нескладного кроку ви уникнете безконтрольного протікання дискусії, що призводить до марної трати часу учасників. Точно дотримуючись визначених для обговорення питань, ви не будете відволікатися на теми, не пов'язані зі справою, і, як результат, успішно проведете засідання.

Стежити за часом/Розпоряджатися відведеним для засідання часом

Головуючий повинен максимально допомагати успішному проведенню засідання: у цьому виявиться його розуміння важливості ролі лідера. Одним із найефективніших способів сприяння вдалому проведенню засідання є вміле розпорядження часом, відведеним для заходу.

Для того, щоб не втрачати дорогоцінний час, ви можете роздати всі матеріали, необхідні учасникам, заздалегідь, до початку заходу, поклавши папери перед місцем, де будуть сидіти присутні. Якщо ви на кожному пакеті з документами вкажете ім'я конкретної особи-учасника, ви у такий спосіб вирішите і питання розміщення присутніх (що часом стає занадто складним та болючим).

Для того, щоб дискусія проходила без затримок та непотрібних перерв, бажано:

- у приміщенні, де проводиться засідання, мати настінний годинник, який би бачили всі присутні;

- визначити особу, яка б стежила за часом (за тим, щоб виступаючі не забирали додатковий час для своїх промов);

- не заохочувати переривання виступів та припиняти дискусії, не пов'язані з питаннями порядку денного;

- обмежити кількість перерв, після яких поновлювати роботу засідання без затримок, незважаючи на те, чи повернулися до залу засідань всі учасники, чи лише певна частина.

На неформальних засіданнях також необхідно постійно нагадувати присутнім про ліміт часу та заохочувати чіткі, незатягнуті виступи по суті обговорюваних питань.

Сприяти проведенню дискусії

Вміла організація та проведення дискусії (спрямування її у необхідному напрямку) - дуже часто є найважчим завданням головуючого. Він повинен, виконуючи роль лідера, незважаючи на вільність форми обговорення, різноманітність та спонтанність виступів, контролювати процес і сприяти його максимальній сфокусованості на визначених для обговорення питаннях.

Для полегшення проведення дискусії необхідно з самого початку представити присутніх один одному. У такий спосіб під час обговорення вони зможуть адекватно, у прийнятній формі звертатися один до одного, що, безумовно, допоможе їм відчувати себе впевненіше і комфортніше. Це також надасть учасникам можливість з'ясувати або краще уявити сфери спеціалізації, професійні інтереси кожного із присутніх, що у свою чергу сприятиме подальшій ефективній роботі.

Готуючи порядок денний, внесіть до нього зауваження: "Прохання бути готовим до дискусії", а також підкресліть, що будуть вислуховуватися будь-які зауваження та пропозиції. Якщо під час обговорення хтось із учасників звернув увагу на якесь складне, делікатне питання, відзначте його ініціативу, сказавши, наприклад: "Дякую за те, що ви звернули нашу увагу на цю проблему".

Намагайтеся підключати до дискусії всіх присутніх. Для того, щоб надати можливість виступити кожному, можна розбити учасників на невеликі групи: крім того, що обговорення пожвавиться, будуть висловлені думки, які при великій аудиторії не були б сказані.

Визначте час для відповідей на запитання (запитання ставляться всіма бажаючими). Своїми власними запитаннями намагайтеся отримати додаткову інформацію з певної проблеми; необхідне роз'яснення висловленої раніше думки; потрібні відповідні приклади. Наприклад, можна сказати: "Ми чули виступи за розробку даного проекту; можливо, є аргументи і проти? Хотілося б їх почути". Ставлячи запитання, використовуйте таку їх форму, що вимагає широкої відповіді, а не прості "так" чи "ні". Наприклад, замість: "Чи ви маєте проблеми з виконанням цього завдання?" запитайте: "Які ви маєте проблеми з виконанням цього проекту?"

Якщо хтось із присутніх не бере ніякої участі в обговоренні, назвіть його ім'я і запропонуйте висловити свою думку. Не забувайте кожному надавати необхідний для висловлення його думки час.

Вимкніть усе технічне обладнання, яке використовувалося до початку дискусії: навіть незначний (але постійний) шум може заважати почути те, що говориться.

Нагадайте присутнім про основні правила поведінки учасників засідання: ніяких випадів ні проти будь-кого із присутніх; ніяких негативних коментарів, а також грубих слів, ображаючих жестів, поз та виразів обличчя в адресу присутніх. Усе сказане на засіданні є конфіденційним і не підлягає обговоренню з особами, які не брали участі у заході і робота яких не стосується розглянутих проблем.

У ході дискусії головуючий-лідер повинен уважно, активно слухати виступаючих, використовуючи для цього не тільки відповідні слова ("цікава думка, бажано почути про це більше"), але і тон голосу, вираз обличчя, жести та міміку.

Для заохочування дискусії головуючому краще представляти свою думку в кінці обговорення, у такий спосіб учасники вільніше зможуть висловлювати свої думки.

Сказане вище повною мірою стосується і неформальних засідань. При цьому очевидно, що сам характер заходу може дозволяти таку поведінку учасників, яка не допустима на формальних засіданнях, наприклад, ведення паралельного обговорення. Головуючий може дозволити ведення більш вільної дискусії (з певним відволіканням на інші теми), аж поки обговорення, як і засідання в цілому, рухається у визначеному напрямку.

Мати справу з проблемними учасниками

Найкращий, найефективніший спосіб нейтралізувати проблемних учасників - за можливості взагалі не запрошувати їх на засідання. Якщо це не можливо зробити, визначте чіткі, жорсткі основні правила поведінки учасників засідання (в них можуть бути визначені неприйнятні жести, рухи і т. ін, як наприклад, цокання язиком, постукування нігтями по столу тощо.) У такий спосіб особи, які застосовують подібні жести, рухи, вираз обличчя і т. ін., будуть заздалегідь попереджені про їх недопустимість у ході ділового засідання.

Хороший спосіб нейтралізації проблемних учасників - доручення їм на період засідання обов'язків, які займуть увесь їхній час та увагу. Так, їх можна залучити до підготовки заходу, попросити вести протокол засідання. Можна також запропонувати обговорити те, що викликає зауваження чи незадоволення, пізніше, у приватному порядку.

Є кілька категорій проблемних учасників. Відповідно до специфіки кожної із них пропонуються кроки для нейтралізації подібних осіб під час засідань (ці рекомендації стосуються як формальних, так і неформальних заходів):

Агресор (домінатор): люди такого типу не довіряють почутому, сумніваються у наданих фактах і не визнають достатню підготовленість/рівень знань тих, хто виступає. Свій виступ спрямовують проти конкретної особи.

Припиняйте випади особистого характеру, перефразовуючи сказане таким чином, щоб воно набуло нейтрального (неособистого) характеру. Попросіть групу чи окрему особу висловити власну думку щодо сказаного домінатором. Підкресліть необхідність знати думки з цього конкретного приводу інших присутніх.

Базіка: такі учасники, отримавши слово, довго і нудно говорять, переливаючи із пустого в порожнє і, як правило, відступаючи від теми дискусії.

Користуючись паузою у виступі, перервіть базіку. У такому разі ваші дії будуть виявом поваги до всіх присутніх (до групи), хоча можуть здатися досить жорсткими щодо конкретної особи. Підкресліть ваше розуміння думки виступаючого, нагадайте про цілі засідання та обмеженість часу, відведеного для заходу. Поставте питання іншому учаснику або зверніться із запитанням до всієї групи. Попросіть базіку підсумувати, узагальнити свої думки. Обмежте обсяг відповіді, сказавши, наприклад: "Для того, щоб мати час почути думки всіх бажаючих, давайте зупинятися лише на основних положеннях та приділяти увагу тільки найважливішому".

Паралельні виступаючі: розмовляють зі своїми сусідами під час виступу або загальної дискусії.

Якщо ви виступаєте, зробіть паузу і пильно подивіться на цю особу/цих осіб, можливо, ваше мовчання та відповідний погляд привернуть увагу та допоможуть добитися порядку. Підійдіть до розмовляючих і запитайте, чи мають вони якісь питання. Нагадайте цілі засідання та підкресліть, що засідання буде більш успішним, буде досягнуто більше результатів у тому разі, коли присутні виступатимуть по черзі і при цьому говоритиме лише одна людина. Включіть до основних правил поведінки учасників засідання можливість мати тільки одного виступаючого у конкретний час.

Пасивні учасники: ті, хто не бере ніякої участі у засіданні. З'ясуйте, чому ця особа (ці особи) не виявляють ніякої ініціативи, чому не виступають. Під час перерви переговоріть з ними, щоб зрозуміти їхню думку, позицію. Підключіть їх до обговорення питань у невеликій групі учасників. Дізнайтеся, чи мають вони питання. При цьому будьте обережні, щоб не поставити "можливо сором'язливих людей у складне, некомфортне становище.

Любителі говорити "Ні": особи, які негативно реагують на все, що відбувається на засіданні. З'ясуйте, наскільки глибоким є негативізм, що проявляється на засіданні. Переговоріть з цією особою (цими особами) під час перерви. Дайте конкретне завдання на час засідання, наприклад доручіть вести протокол.

Урегульовувати конфлікти, що виникають під час засідання

Коли у ході дискусії між учасниками виникають протиріччя, що часом можуть мати досить гострий характер, завдання та відповідальність головуючого, як на формальному, так і на неформальному засіданні, полягають у тому, щоб усіма засобами допомогти нейтралізувати їх та поновити ефективну роботу учасників.

Головуючий має діяти як посередник, заохочуючи опонентів до того, щоб вони самі шукали шляхи для пом'якшення ситуації та продовження співпраці. При цьому необхідно, не виражаючи своїх емоцій, займати нейтральну позицію. Слід уважно, спокійно вислухати та об'єктивно сприйняти і оцінити позиції всіх сторін. Виразити розуміння кожної з викладених позицій. Якщо конфліктуючі сторони наполягають на виступі перед усіма присутніми, слід надати їм таку можливість, попередивши перед цим про жорсткі часові рамки, що будуть встановлені для них.

Ще кілька порад для головуючого при виникненні конфліктних ситуацій:

- Намагайтеся знайти спільні точки у позиціях сторін, що конфліктують.

- Запропонуйте опонентам ще раз чітко та конкретно визначити свої позиції та позиції протилежної сторони.

- Добивайтеся повного розуміння сторонами причини конфлікту, розбіжностей у поглядах, сутності протиріч.

- Нагадайте опонентам, що основна мета - знайти взаєморозуміння та вирішити конфлікт.

- За можливості підключіть до процесу досягнення прийнятного протилежними сторонами компромісного рішення всіх інших учасників засідання.

- Шукайте та пропонуйте альтернативне рішення проблеми.

- Знаходьте компроміси.

- У тому випадку, коли є очевидним, що вирішити конфліктну ситуацію у даний момент неможливо, не гайте час на подальші пошуки шляхів її розв'язання, а продовжуйте засідання згідно з визначеним порядком денним.

- Запропонуйте обом сторонам можливість обговорити проблему, що виникла, пізніше.

- Передайте розгляд конфліктного питання у підкомітет.

- У разі, коли ситуація загострюється і загальна атмосфера засідання погіршується, оголошуйте перерву.

- За можливості використовуйте гумор: сміх нейтралізує гнів.

Надавати учасникам можливість ставити запитання

Відповіді на запитання учасників засідання надають головуючому час та можливість розвинути свої ідеї та роз'яснити їх присутнім. При цьому можливо також завоювати нових прихильників своєї позиції. Для того, щоб якомога успішніше провести дану частину засідання:

- Заздалегідь визначте та оголосіть присутнім, коли саме ви будете відповідати на їхні запитання.

- Пропонуючи ставити запитання, уважно стежте за своїми жестами, інтонацією, мімікою (невербальними сигналами, які ви передаєте учасникам): ви не повинні виглядати як людина, що відчуває себе невпевнено перед аудиторією, або бажає закінчити відповіді на запитання, не розпочинаючи їх.

- Заздалегідь з'ясуйте, на які запитання учасники очікують отримати відповіді, щоб мати час відповідно підготуватися.

- Якщо на засіданні ви - головуючий або основний доповідач, підготуйте власні питання на випадок, коли присутні не будуть мати своїх.

- Намагайтеся зрозуміти причину, за якої було поставлене кожне з питань. Чи ця особа зацікавлена в отриманні додаткової інформації? Чи в основі питання лежить бажання продемонструвати присутнім власні знання у певній сфері ? Чи є конкретне запитання способом, щоб розвинути власні ідеї та отримати їхню підтримку від присутніх?

- Перефразуйте поставлене запитання. Це допоможе присутнім краще усвідомити його, а також надасть вам можливість викласти його у прийнятній, підходящій для вас формі. Коли ви повторюєте запитання, дивіться на особу, яка його поставила, звертаючи увагу на її реакцію на сказане вами. Коли даєте відповідь, дивіться на всіх присутніх.

- Усвідомлюйте суть запитання. Дуже часто люди роблять широкий вступ, який за смислом мало чим пов'язаний (або ж зовсім не зв'язаний) з тим, про що запитується.

- Давайте короткі відповіді по суті.

- Завжди будуйте відповідь у позитивному ключі.

- Завершуйте відповіді на запитання заключним словом.

Є кілька різних способів того, як давати відповіді на запитання. Вони залежать від конкретної ситуації:

- Коли ви знаєте відповідь на запитання, відповідайте чітко, коротко і по суті.

- Коли ви не знаєте відповіді, визнавайте це зразу, не кажіть неправди. Скажіть особі, яка поставила запитання, що ви зможете відповісти їй пізніше, або назвіть джерела, з яких можна отримати необхідну інформацію. Якщо ви пообіцяли зв'язатися з людиною і відповісти на її запитання пізніше, обов'язково виконайте свою обіцянку. Недотримання свого слова - очевидна грубість.

- Якщо серед учасників є спеціаліст у цій сфері, насамперед назвіть його ім'я, щоб у такий спосіб попередити людину про передачу їй для відповіді поставленого запитання. Потім повторіть для експерта запитання і надайте йому можливість відповісти. Зразу ж після закінчення відповіді спеціаліста беріть ініціативу у проведенні засідання у свої руки (наприклад, не допускайте того, щоб присутні почали прямо - без вашого посередництва - задавати цій особі інші питання).

- Якщо ви отримали недоброзичливе, агресивно сформульоване запитання, визначте, чому його було поставлено, а потім перефразуйте його на свою користь.

Роз'яснювати дії та суть прийнятих рішень

Плутанина, нечіткість - небажані учасники багатьох засідань. Дуже часто присутні чують (або думають, що вони чують)

те, що їм хотілося б почути, а не те, що, власне, говорить виступаючий. Після засідання, звіряючи свої записи, учасники часом помічають, що у їх нотатках щодо одного і того ж питання є досить багато розбіжностей.

Саме тому для головуючого дуже важливим є:

а) роз'яснення прийнятих рішень, суті досягнутих домовленостей, подальших кроків учасників засідання після його завершення;

б) чітке визначення питань, які необхідно винести на розгляд на наступному засіданні.

Головуючий перед прийняттям учасниками остаточного рішення обов'язково повинен ще раз назвати, уточнити ті положення, які будуть внесені у текст документа. ("Таким чином, ми визначили всі заходи, які необхідно провести при реорганізації даного підприємства. Чи є якісь інші, що треба внести у заключний документ?")

При прийнятті плану подальших дій, треба встановити конкретних виконавців, які відповідають за певний обсяг роботи. Попросіть цих осіб сформулювати, якими є їхні обов'язки. Кожному виконавцю у кінці засідання надайте перелік завдань, покладених конкретно на нього. Копію цього документа надішліть його начальнику. Визначте кінцевий термін виконання завдання/проекту, встановивши при цьому контрольні дати для окремих його частин.

Підбивати підсумки

Наприкінці засідання головуючий обов'язково має підбити підсумки. Для цього необхідно відвести відповідно достатньо часу, а отже, завершити роботу учасників (обговорення/прийняття рішень) організовано, без поспіху, але і без зайвих затримок. Бажано дати присутнім відповідний сигнал для завершення роботи та початку підбиття підсумків.

Підсумовуючи, звертайтеся до цілей, визначених для цього засідання (чи виконано заплановане? чи досягнута мета заходу?). Чітко сформулюйте прийняті рішення та з'ясуйте, чи всім присутнім зрозумілі вони та чи мають учасники якісь запитання стосовно цих рішень.

Визначте рівень ефективності засідання, що закінчилося; запитайте у присутніх, що, на їхню думку, можна поліпшити (що потребує вдосконалення) у підготовці та проведенні заходу.

Зводячи підсумки воєдино, визначте:

- наскільки корисним було засідання;

- яких результатів було досягнуто, які рішення було прийнято;

- якими мають бути наступні кроки/дії;

- хто відповідає за виконання прийнятих рішень.

Подякуйте всім присутнім за участь у засіданні та особливо відзначте тих, хто цього заслуговує (найбільш активні учасники; особи, внесок яких у вирішення поставлених проблем був найбільш ефективним і т. ін.). Надзвичайно важливо давати людям відчути їх вагомість та важливість: це не тільки є правильною поведінкою лідера (головуючого), який думає про свою команду, але також є безумовним виявом ввічливості.

За необхідності визначте дату проведення наступного засідання.

Головуючий своєю поведінкою та манерами, безумовно, задає тон усього засідання, від чого значною мірою залежить і кінцевий успіх заходу. Вище наводилися кроки головуючого, що сприяють ефективному проведенню ділових засідань різних типів: як формальних, так і неформальних.

Що є помилковим, неприйнятним у поведінці головуючого на діловому засіданні?

2.4 Найпоширеніші помилки у поведінці головуючого

- Відсутність контролю над ходом засідання, проведенням дискусії та окремими ("важкими") учасниками.

- Початок та завершення засідання невчасно.

- Непредставления себе або присутніх (учасників).

- Незаохочення молодших за віком, посадою або часом роботи у компанії до участі у роботі засідання.

- Невстановлення перерв, невизначення їх тривалості.

- Недотримання встановленного порядку денного.

3. ЕТИКЕТ УЧАСНИКА ЗАСІДАННЯ

Ділове засідання буде успішним, якщо не лише головуючий, а й усі учасники докладуть до цього зусиль. Головуючий має свою роль, виконує визначені функції як у процесі підготовки і при проведенні заходу, так і після його завершення. Свої відповідні функції у ході засідання виконують також усі інші присутні.

3.1 Роль (функції) учасника ділового засідання

3.1.1 Перед засіданням

- Внести дату та день засідання у свій робочий розклад.

- Підтвердити свою присутність на заході.

- З'ясувати роль, яку відведено вам на засіданні.

- Визначити, яку допомогу головуючий та інші організатори заходу очікують від вас.

- Запропонувати кандидатури можливих учасників засідання, присутність яких необхідна для вирішення питань порядку денного.

- Знати цілі та завдання засідання.

- Знати місце та час проведення заходу.

- За необхідності заздалегідь провести всю необхідну підготовчу роботу (вивчити матеріали, підготуватися до обговорення і т. ін.).

3.1.2 Під час засідання

- Уважно слухати виступаючих та брати участь у тому, що відбувається у залі засідання (дискусія, прийняття рішення і т. ін.).

- Бути позитивно налаштованим щодо того, що проголошують інші присутні, а також бути готовим сприймати інформацію, що надається.

- Дотримуватися порядку денного та суті обговорення.

- Мінімізувати або зовсім уникати сторонніх розмов та будь-яких інших відволікаючих факторів.

- Ставити питання, щоб чіткіше та повніше усвідомити те, що відбувається у залі засідання; краще зрозуміти, про що йдеться, які приймаються рішення.

- Вести нотатки.

3.1.3 Після засідання

- На прохання організаторів/головуючого оцінити ефективність проведеного засідання.

- Ще раз продивитися протокол засідання.

- За необхідності ввести у курс справ (повідомити про те, що відбувалося на засіданні) колег, які не були присутні на заході.

- Виконувати прийняті на засіданні рішення.

Очевидно, що брати участь у неформальних засіданнях, як правило, простіше, навіть для того, хто тільки недавно працює у компанії: норми етикету для учасників заходів такого роду не занадто строгі. Водночас етикет формальних ділових засідань значно вимогливіший і дотримання його норм може бути нелегкою справою навіть для тих, хто працює у цій фірмі не перший рік. Тому дуже важливо, якщо ви новачок у компанії/ фірмі, бути певним, що ви знаєте та розумієте всі існуючі правила та вимоги, які стосуються учасників засідання. Це допоможе вам під час заходу почуватися більш підготовленим та впевненим.

Формальні засідання, як правило, проводяться на регулярній основі (щотижня, щомісячно, кожного кварталу тощо), і мають визначеного головуючого. Для формального засідання готується порядок денний, його протокол. Для засідань такого роду, як правило, існує визначена, встановлена процедура ведення заходу, яка часом передбачає прийняття рішень та голосування. Якщо ви недавно працюєте у даному конкретному місці, вам необхідно чітко усвідомити, яким чином проходить кожний етап засідання, до того, як ви будете брати участь у першому для вас подібному заході на новому місці.

Наведені нижче поради допоможуть вам почувати себе впевнено навіть на вашому першому діловому засіданні:

- Заздалегідь підготуйтеся до заходу.

Для цього ознайомтеся з порядком денним та протоколом попереднього засідання; вивчіть матеріали, що були розіслані учасникам напередодні заходу; продумайте, яким чином ви можете взяти участь в обговоренні питань порядку денного.

- Якщо ви бажаєте винести на розгляд питання, додаткове до внесених у регламент, ви можете це зробити у час, відведений для "інших питань/різного".

Коли підійде час для розгляду питань, зазначених у порядку денному, як "інші питання", ви можете просто попросити у головуючого слово та викласти свою думку. Якщо ж ви хочете обговорити проблемне, складне питання, або ж питання надзвичайної важливості, ви повинні попросити, щоб воно було внесене до порядку денного засідання окремим пунктом. Зробити це необхідно як мінімум за три робочі дні до дати проведення заходу, не пізніше. Винесення самим питання на розгляд (без попередньої домовленості з організаторами) і при цьому наполягання на вирішенні його у той же день - яскравий вияв поганих манер та непрофесіоналізму.

- Виявом ввічливого та поважливого ставлення до всіх учасників є чітке дотримання вами регламенту.

Не повертайтеся до обговорення першого питання тоді, коли всі присутні перейшли до розгляду четвертого пункту порядку денного. Звертайте увагу на питання, що обговорюється. Якщо вам необхідно піти раніше, а ви зацікавлені у питанні, що буде обговорюватися пізніше, коли ви вже підете, не намагайтеся перенести його розгляд на початок засідання. Вам доведеться дізнатися про результати обговорення з протоколу засідання або ж від колег, які були присутні до кінця заходу.

- Одягніться формально (діловий костюм - найбільш підходящий варіант одягу у цьому випадку).

Ви можете вибрати менш формальний одяг у тому випадку, коли чітко вказується можливість подібного вибору (коли очевидно, що формальний одяг не є обов'язковим).

- Приходьте на засідання вчасно.

В ідеалі намагайтеся бути на місці засідання за п'ять хвилин до його початку; якщо це ваше перше засідання - за десять хвилин. Головуючого будь-якого засідання найбільше дратує та нервує необхідність затримувати початок роботи через учасників, що запізнюються на захід: приходячи після зазначеного часу, такі особи не тільки відволікають присутніх своєю появою, але і змушують повторювати для них суть усього, що вже було сказано до їх появи на заході (у протилежному разі, вони будуть просто не в змозі адекватно брати участь у подальшій роботі).

Пам'ятаючи, що прихід на засідання заздалегідь, без запізнення, є виявом вашого професіоналізму та безумовної поваги до інших учасників, необхідно усвідомлювати, що "заздалегідь" означає не раніше, ніж три-п'ять хвилин до початку заходу. Інколи, навіть дотримуючись цього правила, ви можете потрапити у ситуацію, коли організатор(и) попросить вас зайти до залу засідань у точно визначений час, тому що у дорогоцінні хвилини, які залишилися до початку заходу, йому /їм необхідно уточнити певні деталі. У такому випадку не наполягайте на вашій присутності, з розумінням поставтеся до сказаного вам, спокійно вийдіть з приміщення та поверніться у точно визначений час.

- Не приходьте на засідання набагато раніше визначеного часу.

Вважається, що не тільки запізнення на засідання є виявом поганих манер. Таким самим виявом порушення норм ділового етикету є і прихід на засідання набагато раніше визначеного часу. На жаль, багато бізнесменів, ділових людей різних сфер діяльності не вважають прихід у чужий офіс набагато раніше встановленого для зустрічі часу (більше ніж 5-10 хвилин) виявом неповаги до часу іншої особи та її роботи в цілому. Багато хто працює у дуже напруженому ритмі, у таких людей розписана буквально кожна хвилина, і у кожний проміжок часу вони хочуть встигнути зробити якомога більше. Тому особи, які приходять набагато раніше визначеного часу, імовірніше за все заважатимуть хазяїну офісу, де планується проведення засідання. Як ви почуватимете себе, коли хтось буде сидіти у вашому кабінеті та дивитися, як ви працюєте, або, ще гірше, заважатиме (розважатиме вас розмовами) у той час, коли ви будете намагатися сконцентруватися на важливій та складній роботі, яку необхідно закінчити якомога швидше і яка вимагає повної вашої уваги?

Взявши за звичку приходити на засідання набагато раніше встановленого часу, і таким чином бути першим із прибулих, ви можете справити про себе негативне враження: ваші колеги та /або ваш начальник можуть зробити висновок, що ви маєте занадто багато вільного часу під час робочого дня. Пунктуальність, прибуття вчасно на той чи інший захід - безумовно, надзвичайно важливі риси ділової людини. Але не варто несвідомо перетворювати їх з ваших плюсів у мінуси, дуже часто (або завжди) приходячи на ділові засідання набагато раніше встановленого часу.

- Якщо ви ніяк не можете уникнути запізнення на ділове засідання, постарайтеся максимально мінімізувати можливі негативні наслідки вашого пізнього приходу, а також продемонструвати повагу та уважне ставлення до інших. Наприклад, їдучи на засідання, ви попали у "пробку" на трасі і бачите, що будете на місці не раніше, ніж через 20 хвилин. Якщо ви маєте мобільний телефон, найкращий варіант - використати його та попередити організаторів про своє запізнення, пояснивши його причину. Якщо ви не маєте такої можливості, намагайтеся якомога швидше знайти телефон-автомат та передзвонити відповідальній особі. У разі, коли дзвінок просто не можливий, вибачтесь та поясніть причину свого запізнення як тільки матимете таку можливість. Основне, що повинен зробити будь-який учасник засідання у ситуації, коли він запізнюється або зовсім не може бути присутнім на заході, - повідомити про це організатора(ів) якомога раніше.

- Не забувайте про необхідність бути на засіданні.

Щоб не потрапити у подібну ситуацію, візьміть собі за правило проглядати ваш робочий розклад зранку кожного дня. Ваша відсутність на засіданні може погано вплинути на ваш імідж професіонала і просто зіпсувати стосунки з начальником. Ваше завдання і ваша відповідальність - стежити за робочим розкладом і у такий спосіб не пропускати ніяких заходів, на яких необхідна ваша присутність. Якщо ви все-таки пропустили засідання, при першій же нагоді вибачтесь перед організатором(ами) та/або головуючим. Це краще, ніж шукати якісь неіснуючі пояснення того, що сталося. У разі, коли ви не можете вибачитися усно, зателефонуйте. Після цього (бажано, а часом необхідно) надішліть письмове вибачення, у якому визнайте вашу помилку та запевніть, що нічого подібного не відбудеться у подальшому. І потім зробіть усе можливе, щоб дотримати свого слова!

- Завжди протягом засідання вимикайте свій мобільний телефон.

- Знайте та поважайте існуючий порядок розміщення учасників.

Дуже часто як у великих, так і менших компаніях на неформальних засіданнях практикується вільне розміщення учасників за столом/столами (вільна розсадка). Водночас формальні заходи передбачають розміщення учасників згідно з установленим незмінним порядком/схемою.

Не намагайтеся першим зайняти місце за столом засідання. Почекайте, поки старші за посадою займуть свої місця: у такий спосіб ви будете точно впевнені, що не сидите на місці начальника. Ви можете також просто запитати у організатора(ів) заходу, яке місце вам краще зайняти.

Якщо вам здається, що ви зайняли чуже місце (місце старшого за посадою), задайте питання типу: "Ви хотіли б тут сісти?" і зробіть рух, ніби хочете піднятися. Це буде кращим виходом із ситуації, ніж дочекатися, поки старша за посадою особа попросить вас звільнити її місце.

- Якщо це перше ваше засідання у даній організації і головуючий привітав вас як нового співробітника та побажав успіхів, коротко подякуйте йому і не піддавайтеся бажанню висловити п'ятихвилинну промову.

- Поважайте роботу головуючого, наприклад, не поспішайте розпочати дискусію, якщо головуючий ще не відкрив її після виступу основного доповідача. Якщо ви недавно працюєте у цій компанії/фірмі/установі, почекайте поки свої думки, погляди висловлять старші за посадою учасники.

- Виступайте конкретно, чітко та ввічливо.

Висловлюйтесь по суті обговорюваного питання і при цьому за будь-яких умов намагайтеся бути об'єктивним і не займайтеся прямою критикою почутого.

- На формальному діловому засіданні, отримавши слово, звертайтеся до головуючого, якщо тільки правила проведення подібних заходів не диктують практику прямого звертання до конкретного учасника/конкретних учасників.

- Уникайте помпезності та пишномовності у своєму виступі - той факт, що ви присутні на формальному засіданні, не означає необхідності відмови від вашої природної, натуральної манери поведінки та висловлювання.

- Виявляйте повагу до інших учасників засідання, якими сильними не були б ваші зауваження щодо їх позицій, як негативно ви не ставилися б до того, що вони говорять чи пропонують. Ввічливі та переконливі аргументи мають значно більше ваги та сили, а тому є ефективнішими, ніж сарказм чи образливі вислови в адресу певної особи/певних осіб. Не забувайте, що поведінка співробітника на ділових засіданнях, як формальних, так і неформальних, часто буває важливим фактором при прийнятті рішення про його подальше просування по службовій драбині.

- Намагайтеся до кінця зрозуміти та з'ясувати всі моменти, що були незрозумілі вам на засіданні, а також визначити свої подальші кроки для виконання прийнятих рішень (що безпосередньо стосуються вашої роботи).

- Завжди пам'ятайте про конфіденційний характер того, що обговорюється на багатьох формальних засіданнях.

Вільне обговорення того, що відбувалося за зачиненими дверима залу засідань, - значне порушення існуючих норм ділового етикету. До того ж, репутацію ненадійного співробітника з довгим язиком (яку можна дуже легко набути у результаті необережності та вільності у розмові) надзвичайно важко змінити.

Збираючись на ділове засідання будь-якого характеру (як формальне, так і неформальне) не забувайте про те, що діловий етикет вважає помилковим та неприйнятним у поведінці учасника подібного заходу.

3.2 Помилкове та неприйнятне у поведінці учасника засідання

- Запізнюватися на засідання; завчасно іти з засідання (без серйозної причини) або періодично виходити із залу засідання між перервами.

- Будучи доповідачем, затягувати свій виступ; забирати на свій виступ більше часу, ніж відведено порядком денним.

- Не представити себе іншим присутнім учасникам.

- Не готуватися до запланованої дискусії; не вивчати матеріали та документи, які були розповсюджені напередодні заходу для ознайомлення.

- Будучи запрошеним на засідання, не прийти на нього (без причини).

- Ходити по залу засідання у процесі роботи (у період між перервами).

- Сидіти за столом розвалившись; позіхати; грати з речами (олівцями, ручками і т. ін.); барабанити пальцями по столу.

- Переривати або обривати виступаючих.

- Критикувати конкретних осіб, а не ідеї, які вони висловлюють; бути саркастичним або невиправдано критичним щодо інших учасників.

- Вести сторонні розмови під час роботи засідання.

- Читати сторонні матеріали; палити або їсти у залі засідання; влаштовувати безпорядок на столі.

- Заснути під час роботи засідання.

- Не стежити за тим, що відбувається; не брати участі у роботі засідання.

- Виступаючи, не стежити за своєю мовою та/або відволікатися від основної теми обговорення.

4. ЗАСІДАННЯ ЗАКІНЧИЛОСЯ, ЩО ДАЛІ?

Із закінченням засідання робота головуючого не завершується. Він (можливо, разом з іншими організаторами заходу) повинен привести у порядок приміщення, у якому проходило засідання, та за необхідності повернути технічне обладнання, що використовувалося.

Головуючий повинен, хоча б неформально, оцінити проведений захід, у тому числі свою власну ефективність як лідера. Необхідно розповсюдити серед учасників протокол засідання, а також прийнятий та затверджений план майбутніх дій. Як тільки ці кроки будуть зроблені, починається планування наступного засідання.

Якщо відбулося важливе формальне засідання, на якому обговорювалися важливі проблеми та/або були прийняті важливі рішення, такий захід бажано оцінити формально, розіславши учасникам відповідну форму або перелік запитань, на які очікуються відповіді. Як форма, так і перелік запитань, можуть передбачати оцінку таких елементів заходу, як чіткість поставлених цілей; виконання встановлених завдань; колективна робота учасників; використання різних ідей та пропозицій; ефективність використання часу, відведеного для заходу, за шкалою від 1 (найнижча оцінка) до 10 (найвища оцінка). Можна також попросити учасників визначити ті аспекти проведення ділового засідання, які на їх думку потребують вдосконалення.

Окремо можна і бажано визначити ефективність роботи головуючого засідання, оцінивши від 1 (неефективно) до 5 (ефективно) такі сфери його діяльності:

- залучення до співпраці всіх присутніх;

- організація та підтримка дискусії з питань порядку денного;

- нейтралізація конфліктних ситуацій, що виникали у ході засідання;

- концентрація уваги присутніх на питаннях, внесених до порядку денного (невідволікання на сторонні, незаплановані теми);

- уважне та поважливе ставлення до думок та зауважень, висловлюваних учасниками засідання;

- підсумовування;

- прояв ініціативи при визначенні необхідних майбутніх дій для виконання поставлених завдань.

Навіть якщо офіційна оцінка ефективності засідання не дається, ви повинні відзначити, чи вчасно закінчився захід, чи не затягнувся довше відведеного часу. У разі, коли засідання завершилося пізніше, ніж планувалося, постарайтеся відповісти на питання: "Чому так сталося?" Вам також необхідно зазначити, що позитивного було досягнуто у вирішенні винесених на обговорення питань.

Вважається, що засідання не закінчилося до того моменту, поки його протокол не розповсюджено серед учасників. Це необхідно зробити протягом наступних 48 годин. Копія протоколу, яка розсилається учасникам, може не включати всіх найдрібніших деталей засідання (як наприклад, невмотивований виступ когось із учасників), але повинна вміщувати перелік цілей, що стояли перед учасниками засідання; прийнятий план наступних дій; імена відповідальних виконавців; коментарі та дату проведення наступного засідання. Подібну форму протоколу можна досить легко підготувати і швидко розповсюдити. При цьому вона буде вміщувати всю необхідну важливу інформацію.

Останнім, заключним, кроком є ознайомлення з результатами засідання співробітників, що не були присутні на заході, але повинні знати (бажано, щоб знали), які питання обговорювалися і які рішення були у зв'язку з цим прийняті.

Головуючий/організатори можуть направити відповідну інформацію вищому начальству; учасники можуть, за належних умов, проінформувати інших своїх колег.

ВИСНОВОК

В курсовій роботі ми ознайомилися з плануванням та підготовкою до проведення ділового засідання, з необхідними кроками для успішного проведення засідання, як повинен себе вести головуючий та учасники ділової бесіди, діловим етикетом учасника засідання та ін..

ВИКОРИСТОВАНІ ДЖЕРЕЛА

Hindle Т. Making Presentation. - London, 1998.

Dunckel J. Business Etiquette. - Toronto, 1992.

Caspereon D.M. Power Etiquette: What You Don't Know Can Kill Your Career. - N.Y., 1999.

Sabath М. Business Etiquette: 101 Ways to Conduct Business with Charm and Savvy. - Franklin Lakes, 1998.

Соловьев Э.Л. Этикет делового человека: организация встреч, приёмов, презентаций. - Минск, 1994.

Ягер Д. Деловой этикет: как выжить и преуспеть в мире бизнеса. - М., 1994.