Курсова робота
по етиці
на тему: «Правила побудови ділової бесіди»
Зміст
Введення
1. Правила побудови ділової бесіди
1.1 Підготовка до бесіди
1.2 Діловий етикет
1.3 Письмові види ділового спілкування
1.4 Наради
1.5 Класифікація ділових нарад
1.6 Планування проведення нарад
2. Абстрактні типи співбесідників
3. Етапи і фази ділового спілкування
4. Техніка телефонних переговорів
4.1 Етичні норми телефонної розмови
Висновок
Список використовуваної літератури
Вступ
Ділове спілкування – це складний, багатоплановий процес взаємодії між людьми на основі обміну інформацією у сфері професійної діяльності і бізнесу.
Ділове спілкування це дуже актуальна і поширена тема на сьогоднішній день. Люди, які займаються бізнесом їм ділове спілкування дуже необхідне. Оскільки уміння вести переговори з діловими людьми, уміти правильно підбирати слова, ухвалювати правильні і стандартні рішення це є їх головним завданням, від цього залежить кар'єра ділової людини в майбутньому. Тому як бізнес це професійна діяльність у сфері якої люди встановлюють один з одним контакт, обмінюються важливою інформацією для того, щоб надалі будувати плани і добиватися наміченої мети. Також ділове спілкування необхідне у сфері управлінської діяльності, тобто в менеджменті, оскільки менеджерові необхідно в першу чергу уміти вести ділові бесіди, проводити ділові операції, також менеджер повинен уміти проводити ділові наради, уміти організовувати завдання, а також різного роду заходу для своїх підлеглих. Менеджер повинен приймати правильні, а в деяких випадках нестандартні рішення. Ділове спілкування необхідне і таким особам як президентам, оскільки вони щодня ведуть переговори з президентами інших країн, вирішують питання всього світу, усувають конфлікти.
Специфічною особливістю ділового спілкування є той або інший ступінь його офіційності, тобто підлеглості встановленим обмеженням, які визначаються безліччю чинників: національними і культурними традиціями, професійними особливостями діяльності, вимогами організації, етичними принципами.
Уміння поводитися з людьми належному образом, є одним з найважливіших, якщо не найважливішим чинником, який визначає шанси добитися успіху в бізнесі службової або підприємницької діяльності. Доїв Карнегі ще в 30-і роки 20 століть відмітив, що успіх тієї або іншої людини в його фінансових справах, навіть в технічній сфері або в інженерній справі, відсотків на 15 від його професійних знань і відсотків на 85 від його уміння спілкуватися з людьми.
Основна мета цієї теми полягає у вивченні і закріпленні матеріалу. Я вибрав тему ділове спілкування оскільки, на мій погляд, вона дуже цікава у вивченні і корисна, оскільки від уміння правильно і красиво виражатися залежить надалі кар'єра людини. Особливо в управлінській діяльності важлива така наука як діловий етикет. Знання ділового етикету – це запорука підприємницького успіху.
1. Правила побудови ділової бесіди
Ділові бесіди (ділові зустрічі наради, бесіди це одна з найважливіших форм управлінської діяльності).
Ділові бесіди – це форма міжособового спілкування обмін поглядами, точками зору, інформацією, думками, направленими на рішення проблеми.
Структура бесіди:
Початок бесіди;
Створення сприятливого клімату (вітання, уявлення);
Виклад своїй позиції її обґрунтування;
З'ясування позицій співбесідника;
Сумісний аналіз проблеми;
Ухвалення рішення, з'ясування позицій співбесідника.
Типові помилки, що здійснюються керівником при проведенні бесід:
Керівник проявляє авторитет і не вважається з думкою інших;
Керівник ігнорує стан співробітників;
Не враховує мотиви поведінки співробітників;
Керівник не виявляє цікавість до співбесідника (ігнорування);
Керівник не слухає співбесідника і постійно перебиває.
Функції бесід:
Взаємне спілкування працівників з однієї сфери;
Сумісний пошук, висунення, оперативна розробка робочих ідей і задумів;
Підтримка ділових контактів;
Стимулювання ділової активності;
Контроль і координація вже початих операцій.
Ділові індивідуальні бесіди діляться на дві групи:
Бесіди вільні і цілеспрямовані з двостороннім обміном інформацією, такі, що проходять без спеціальної підготовки (з обліком або без урахування часу).
Бесіди, спеціально підготовлені і строго регламентовані.
Будь-яка ділова індивідуальна бесіда складається з трьох етапів:
Етап перший – підготовчий. У нього входить визначення завдань бесіди і складання її плану; встановлення часу і вибір місця, де проходитиме бесіда. Складання плану бесіди, виходячи з її завдань – головний розділ цього етапу. Тут необхідно проаналізувати свою зайнятість, визначити час бесіди і її тривалість, а також продумати, чи зручно вибраний час для співбесідника.
На цьому підготовчому етапі слід перевірити себе по наступній пунктам:
1. Ретельна продуманість ходу бесіди;
2. Свобода від стереотипів, готовність сприймати людей такими, які вони є, гнучко реагувати на зміни, що відбуваються в них;
3. Повна готовність вислухати співбесідника і правильно відповісти на можливі питання;
4. Наявність точного, ясного і коректного плану бесіди;
5. Здатність складеного плану бесіди викликати питання, що відводять обговорення убік;
6. Наявність природних і переконливих формулювань;
7. Вираз всіх думок точний і ясно;
8. Правильний вибір тону проведення бесіди;
9. Спроба представити себе на місці співбесідника і зрозуміти його;
10. Представте, якби подібна бесіда була проведена з вами, залишилися б ви, задоволені нею.
Етап другої – ознайомлювальний. Протягом цього етапу долається психологічний бар'єр і встановлюється атмосфера довіри.
Етап третій – основний. Він складається з трьох частин: Ввідна частина бесіди (заперечення); основна частина бесіди (докази); завершальна частина бесіди (виводи).
1.1 Підготовка до бесіди
Якщо ви на бесіду прийшли вперше, то необхідно, увійти і назвати себе. Якщо відвідувач прийшов до вас і представився, потрібно постаратися відразу запам'ятати його ім'я і по батькові. Зустрівши відвідувача, потрібно встати з-за столу і запросити співбесідника сісти навпроти. Добре вийти йому назустріч: цей жест дає співбесідникові зрозуміти, що ви його поважаєте і готові до розмови на рівних. У разі, коли ви зустрічаєтеся для бесіди з своїм товаришем по службі або просто із знайомим вам людиною, вітаючи його і називаючи при цьому на ім'я та по батькові, цілком досить встати з-за столу. Перед початком бесіди з незнайомою людиною рекомендується попереджати співбесідника про час, який ви маєте в своєму розпорядженні для бесіди. Бесіда (це основний етап). Менеджер повинен зрозуміти, як його співбесідник оцінює ситуацію. Необхідно постаратися представити повну картину всіх подій або обстановку, орієнтуватися тільки на словах співбесідника. Потрібно уміти слухати і правильно ставити уточнюючі і навідні питання, які допоможуть розкрити думки співбесідника.
Після дотримання вказаних вимог можна переконливо і детально висловлювати свою точку зору. Треба робити так, щоб співбесідник побачив обстановку з іншого боку і міг критично переглянути свої погляди виходячи з повнішого знання цієї обстановки. Бесіда може не завжди проходити гладко. Причину невдачі потрібно знаходити в самому собі, в своєму виразі обличчя, тоні, увазі, а не в співбесіднику, потрібно знаходити точний підбір фраз. Якщо з вашого боку сиплються стрічні питання – контртвердження, це може привести до суперечки із співбесідником. Причиною контртверджень часто виявляється невміння швидко оцінити ситуацію. Згубною для бесіди виявляється нестримна категоричність думок, яка може знищити доброзичливість співбесідника. В процесі бесіди треба послідовно проводити основну думку, потрібно навчитися слухати, вибирати правильні моменти для зауважень і робити їх в тактовній формі, ненав'язливо аргументувати свої установки, проявляти самокритичність при обґрунтованих стрічних зауваженнях, терпляче вислуховувати співбесідника і його заперечення.
Випадки, коли доводиться відповідати на заперечення:
Потрібно дати співбесідникові самому відповісти на свої власні заперечення і спростувати їх. Для цього непотрібно суперечити відкрито, вислухавши зауваження, треба спробувати відкинути його побічно; умовно погодитися з тим або іншим запереченням; постаратися вислухати декілька заперечень, щоб уловити головне і відразу відповісти; різкі заперечення слід повторити спокійним тоном.
Свою реакцію на слова співбесідника потрібно виразити кивком голови «чекаючим поглядом», короткими схвалюючими зауваженнями, повторенням останніх слів, сказаних співбесідником, показуючи, що думка зрозуміла.
Бувають випадки, коли співбесідник має яскраво виражену зарозумілість і схильність до спор. В цьому випадку потрібно дати йому виговоритися, потім повернутися до цього питання, або чекати поки ваш співбесідник не зайде в безвихідь.
Також потрібно звертати увагу на темп бесіди і паузи. Це має велике значення, оскільки допомагає виділити головне. Мова співбесідників повинна бути виразна і гранично ясна. Не варто говорити дуже голосно або дуже тихо. Перше – нетактовно, друге – може примусити вашого співбесідника багато разів ставити одне і те ж питання.
Рішення завжди повинне слідувати за переконанням, оскільки в іншому випадку співбесідник замість викладу своїх ідей почне критикувати вас або буде байдуже зі всім погоджуватися.
Закінчення бесіди. Як тільки точки зору співбесідника стають ясні, можна бесіду завершувати.
1.2 Діловий етикет
Діловий етикет – це комплекс норм поведінки вироблених багаторічною міжнародною практикою ділового спілкування.
Діловим етикетом називається прийнятий порядок і форма поводження в діловій сфері. Він ґрунтується на всіх видах етикету. Основними функціями ділового етикету є формування правив, сприяючих взаєморозумінню людей.
Етика (від грец., – звичай, вдача) – це вчення про мораль, моральність. Термін «етика» вперше спожив Арістотель (384-322 до н.е.) для позначення практичної філософії, яка повинна дати відповідь на питання, що ми повинні робити, щоб здійснювати правильні, етичні вчинки.
Діловий етикет багатше за своїм змістом, оскільки відноситься до даної категорії як особливе до загального. У вітчизняних бізнесменів, що починають, зривається безліч вигідних операцій, особливо з іноземними фірмами, із-за того що вони не знають правил ділового етикету. Правила етикету, одягнені в конкретні форми поведінки, указують на єдність два його сторін: морально-етичною і естетичною.
Перша сторона – це вираз етичної норми: попереджувальної турботи, пошани, захисту.
Друга сторона – естетична – вона свідчить про красу, витонченість форм поведінки.
Етикет – це явище історичне. Правила поведінки людей змінювалися із змінами умов життю суспільства, конкретного соціального середовища. Етикет виник в період зародження абсолютних монархій. Дотримуватися певних правил поведінки, було необхідно для звеличення важливих персон, таких як: імператорів, королів, царів, князів, принців, герцогів і т.д. Від знання етикету, виконання його правил часто залежала не тільки кар'єра, але і життя людини. Етикет завжди виконував і виконує певні функції.
Наприклад, розділення по чинах, станах, знатності роду, званнях. Особливо дуже строго дотримувалися і дотримуються до цих пір правила етикету в країнах Дальнього і Ближнього Сходу. До Росії спочатку XVIII в. став, посилено упровадяться західний етикет. На російський грунт переносилися одяг, манера і зовнішні форми поведінки. За дотриманням цих правил боярами і дворянським станом особливо і наполегливо, деколи жорстоко, стежив сам цар Петро I. За їх порушення строго карали.
Суспільний прогрес сприяв взаємопроникненню правил поведінки, збагаченню культур. Мир ставав тіснішим. Процес взаємного збагачення правилами поведінки дозволив виробити взаємоприйнятний, такий, що визнається в головних рисах етикет, що закріплюється в звичаях і традиціях.
Етикет став наказувати норми поведінки на роботі, на вулиці, в гостях, на ділових і дипломатичних прийомах, в театрі, в суспільному транспорті. Але як в ті давні часи, так і зараз, правила ділового етикету допомагають зближенню економічних і фінансових інтересів торгових людей, бізнесменів. Прибуток був і залишається вищим за всі відмінності національного характеру, соціального положення, психологічних особливостей. Ці відмінності підкорялися етикету країни, що цікавила бізнесмена. Підпорядкування правилам гри визначальної сторони створювало основу для успіху операції.
Правила поведінки, які потрібно знати підприємцеві:
Перш за все, слід пам'ятати, що діловий етикет включає точне дотримання правил культури поведінки, яка припускає в першу чергу глибоку пошану людської індивідуальності.
Соціальна роль, яку грає та або інша людина, не повинна робити гіпнотичного впливу на ділового партнера.
Культурний підприємець винен в рівній мірі шанобливо відноситися до рядового технічного працівника міністерства, президента компанії, фірми тобто всім показувати щиро пошану.
Культура поведінки в діловому спілкуванні немислима без дотримання правил вербального (словесного, мовного) етикету, пов'язаного з формами манерами мови, словарним запасом, тобто зі всім стилем мови, прийнятим в спілкуванні даного круга ділових людей. У діловій розмові треба уміти дати відповідь на будь-яке поставлене питання. У вербальному (словесному, мовному) спілкуванні діловий етикет припускає застосування різних психологічних прийомів. Один з них – це “формула погладжування”. Це словесні обороти типу: “Успіхи вам!” “Бажаю успіху”.
У мовному етикеті ділових людей велике значення мають компліменти – прийняті слова, що виражають схвалення, позитивну оцінку діяльності в бізнесі, підкреслюють смак в одязі, зовнішності, збалансованість вчинків партнера, тобто оцінка розуму ділового партнера. Комплімент, тим більше, якщо ви маєте справу з партнером-жінкою, - необхідна частина мовного етикету. Під час ділового спілкування завжди є реальна можливість для компліментів.
Діловий етикет вимагає особливої поведінки в спілкуванні з клієнтами. У кожному виді послуг, що надаються клієнтам, є свої професійні тонкощі в поведінці. Але завжди треба пам'ятати, що визначає відносини з клієнтами найголовніший принцип: клієнт – найдорожча і бажана людина у вашому офісі (магазині, підприємстві).
Важливо також дотримувати певні правила відносно одягу і зовнішнього вигляду. Зовсім необов'язково надягати надмодний костюм. Важливо, щоб костюм був в пристойному стані. Костюм повинен бути до місця і до часу. Оскільки хороший одяг підкреслює елегантність ділової людини.
Для бізнесу етикет означає дуже багато. Одяг, поведінка підприємця, менеджера – це його візитна картка. Думку про ГОСТ починають складати заздалегідь, збираючи про нього інформацію. Джерелами інформації служить поведінка бізнесмена в дорозі до місця ділової зустрічі, поведінка в готелі, під час самої зустрічі.
Дотримання найважливіших правил поведінки з незнайомими людьми – ознака вашої респектабельності, вихованості, упевненості в собі. Існує цілий ряд правил поведінки в різних видах транспорту. Довга подорож розташовує до неквапливої бесіди. Треба уміти вести її. Перш за все, не слід зловживати увагою попутників, не прагнути, щонайшвидше оволодіти всіма сторонами бесіди, не бути надмірно говірким: балакучість – ознака поганого тону. Інша крайність – замкнутість, похмурий вигляд, нелюдимість.
Етика ділового спілкування «по горизонталі».
Загальний етичний принцип спілкування «по горизонталі» тобто між колегами (керівниками або рядовими членами групи). Стосовно колег-керівників слід мати на увазі, що знайти вірний тон і прийнятні норми ділового спілкування з рівними по статусу співробітниками. Ось декілька принципів етики ділового спілкування між колегами:
Не вимагайте до себе якого-небудь особливого відношення або особливих привілеїв з боку іншого.
Спробуйте досягти чіткого розділення має рацію і відповідальності у виконанні загальної роботи.
У відносинах між колегами з інших відділів вам слід відповідати самому за свій відділ, а не звалювати провину на своїх підлеглих.
Не давайте обіцянок, які ви не зможете виконати. Не перебільшуйте свою значущість і ділові можливості. Якщо вони не виправдаються, вам буде незручно.
1.3 Письмові види ділового спілкування
Письмові види ділового спілкування – це численні службові документи: (діловий лист, протокол, звіт, довідка, доповідна і пояснювальна записка, акт, заява, договір, статут, положення інструкція, рішення, розпорядження, вказівка, наказ, довіреність).
За змістом спілкування може бути розділене на:
Матеріальне – обмін предметами і продуктами діяльності.
Когнітивне – обмін знаннями.
Мотиваційне – обмін спонуками цілями інтересами, мотивами, потребами.
Діяльне – обмін діями, операціями, уміннями, навиками.
По засобах спілкування можливе ділення на чотири види:
Безпосереднє здійснюється з допомогою, природних органів даних живій істоті;
Опосередковане зв'язане з використанням спеціальних засобів і знарядь;
Пряме припускає особисті контакти і безпосереднє сприйняття друг іншому людей, що спілкуються, в самому акті спілкування;
Непряме здійснюється через посередників, якими можуть виступати інші люди.
У психологічній науці спілкування традиційно розглядається як специфічний вид спільної діяльності людей. Так в роботах відомого вітчизняного психолога Б. Г. Ананьєва людина розглядається як суб'єкт трьох основних видів діяльності: праці, пізнання і спілкування.
У структурі спілкування зазвичай виділяють: когнітивний (пізнавальний), афектний (емоційний) і поведінковий компоненти.
Когнітивний компонент пов'язаний з об'єктом інформації словесними (знаковими) засобами. Афектний компонент пов'язаний з об'єктом інформацією на емоційному рівні. А поведінковий характеризує спілкування з позиції взаємної регуляції поведінки і діяльності партнерів по спілкуванню.
1.4 Наради
Ділова нарада – це спосіб залучення колективного розуму до вироблення більш оптимальних рішень виробленим питанням тих, що виникають в процесі наради.
Ділову нараду визначає три завдання:
Збір і переробка інформації;
Координація діяльності служб, фірми і співробітників;
Ухвалення рішення.
Під час наради між підлеглими і керівником відбувається обмін інформацією, ухвалюються управлінські рішення. Наради допомагають зв'язати те, чим займається окремий співробітник, з роботою інших працівників підприємства. Процес управління при цьому відношенні зводиться до трьох основним стадіям:
Збір і обробка інформації;
Координація діяльності всіх служб підприємства і всіх його співробітників;
Ухвалення рішення.
Крім того, що ділова нарада є способом залучення колективного розуму до вироблення оптимальних рішень по актуальних і найбільш складних питанням, що виникають на підприємстві, воно може вирішувати важливу учбово-виховну задачу. На нарадах співробітники вчаться працювати в колективі, комплексно підходити до рішення загальних завдань, досягати компроміси, набувати культури спілкування т.п. Для деяких підприємств ділова нарада – це єдина можливість бачити і чути керівників вищих рівнів управління. А для керівника ділова нарада – це можливість показати свій талант менеджера.
Основні завдання, які можна вирішити за допомогою ділових нарад:
Розвиток і зміцнення політики підприємства, і проведення її в життя.
Інтеграція заходів всіх відділів і служб з урахуванням загальних цілей фірми.
Виявлення і розрахунок колективних результатів.
Колективне рішення проблем обліком повчального ефекту.
1.5 Класифікація ділових нарад
Ділові наради є видом організації праці. Існує певна класифікація нарад, яка залежить від наступних основних ознак:
За призначенням:
виробляючі і приймаючі рішення;
роз’яснюючі і уточнюючі завдання по реалізації раніше ухвалених рішень;
підсумки, що підводять, і що дають оцінку ухваленим раніше рішенням;
оперативні (диспетчерські).
По періодичності (частоті) проведення:
разові;
регулярні;
періодичні;
По кількості учасників:
вузький склад (до п'яти чоловік);
розширені (до двадцяти чоловік);
представницькі (понад двадцяти чоловік).
По ступеню стабільності складу учасників наради:
з фіксованим складом;
із запрошеними за списком, складеним для кожної наради;
комбіновані.
По приналежності:
громадських організацій;
адміністративні
наукові і науково-технічні;
об'єднані.
наукові
1.6 Планування проведення нарад
Таблиця 1 - Технологія організації і проведення ділової наради
| Етапи | Елементи |
| 1. Підготовка. |
Визначення доцільності проведення наради. Визначення порядку денного. Визначення складу учасників. Призначення дати і часу наради. Визначення місця проведення. Підготовка учасників наради. |
| 2. Проведення. |
Тривалість наради. Регламент Протокол |
| 3. Підведення підсумків і ухвалення рішення. |
Виводи: Визначення тих, хто і в які терміни повинен виконати певний об'єм робіт. Визначення форми підведення підсумків наради. Ухвалення рішення про широту інформування. |
| 4. Контроль над виконанням рішення. |
Способи вироблення рішення. Визначення осіб, рішення тих, що здійснюють контроль. |
Проведення нарад має чотири етапи:
Підготовка наради. Нарада починається з визначення ретельності його проведення. Наради проводяться, коли є необхідність в обміні інформацією, виявлення думок і альтернатив, аналізі складних (нестандартних) ситуацій. На цьому етапі менеджер винен все проаналізувати, всі альтернативи цієї форми роботи. Це можуть бути рішення вищестоящого керівництва, можливість рішення питання по телефону, можливість об'єднання з іншими (плановими) нарадами. У випадку менеджер переконається в корисності наради, то його можна проводити. Наступний елемент даного етапу це визначення порядку денного. Тут потрібно визначити: зміст обговорюваних проблем і головну тему наради, яка повинна характеризувати його суть.
При формуванні порядку денного, як показує практика, допускаються численні помилки з боку менеджерів – організаторів нарад.
Виділяють шість груп помилок:
Відсутня головна тема наради;
За наявності декількох тим наради немає забезпечення їх точного розмежування і відповідного аналітичного обговорення;
Учасникам заздалегідь не роз'яснена суть обговорюваної проблеми;
До порядку денного включені питання різного об'єму і різноманітного змісту, тому є загроза, що нарада може перетворитися на обговорення або в сварку між окремими учасниками або групами;
На нараді обговорюються проблеми і питання, які можна вирішити в робочому порядку;
Не вдається дотримуватися порядку денного. Учасники відступають від неї і розглядають стихійно виниклі побічні теми або яку-небудь проблему, яка існує на даному підприємстві постійно.
Склад учасників. Менеджер винен дуже уважно підійти до формування списку складу учасників, подумати як про кількісний, так і якісному складі.
Кількісний склад. Оптимальною вважається така кількість учасників наради, яка співпадає з кількістю працівників, що беруть активну участь в обговоренні питання. При цьому основним критерієм є компетентність в питаннях порядку денного. Найпоширенішою помилкою є запрошення найбільшої кількості учасників, яка може уміщатися в залі засідань, тобто масове запрошення.
Якісний склад. До участі в нараді повинні притягуватися тільки ті посадові особи, які найбільш компетентні в обговорюваній проблемі.
Призначення дня і часу проведення наради. Для проведення наради відводиться один певний день в тиждень. Це дозволяє його учасникам правильно спланувати свій робочий час і належним чином підготуватися до наради. Наради краще проводити в другій половині дня, по теорії біоритмів відомо, що у людини протягом робочого дня є два піки підвищеної працездатності: перший з 11 до 12 годин і другий – між 16 і 18 годинами. Наради найзручніше проводити в кінці робочого дня або в кінці робочого тижня, оскільки буде набагато краще.
Основні помилки, що допускаються при проведенні нарад:
не регламентується його тривалість;
не дотримується встановлена тривалість;
дуже велика тривалість;
не робляться перерви;
не обмежується час на доповіді і виступи;
учасники не уміють стисло і ясно висловлювати свої думки.
Місцем для проведення значної частини (більше 70%) ділових нарад є кабінет керівника організації. В даний час на підприємствах є спеціально обладнані для нарад приміщення. Існують певні вимоги до оснащення таких приміщень. Наприклад, таке приміщення повинне мати хорошу звукоізоляцію, нормальну температуру і вологість повітря, вентиляцію, зручну для роботи меблі і оргтехніку.
Підготовка учасників наради. Менеджер – організатор нарад повинен завчасно ознайомити всіх учасників з порядком денним і необхідними матеріалами. Кожен учасник винен заздалегідь знати тематику і завдання наради. У цьому і полягає застава ефективного проведення наради, оскільки всі її учасники будуть належним чином до нього підготовлені.
Проведення наради. Час на проведення наради складає 40-45 хвилин. Під час проведення наради повинні даватися декілька хвилин для відпочинку, десь 10-15 хвилин. Через 50 хвилин у учасників наради починає ослаблятися увага, виявляється втома, стомлення. Після 90 хвилин роботи увага і інтерес до обговорюваних проблем падають. Даний етап фахівці називають періодом негативної активності. Оптимальна тривалість наради не повинна перевищувати 1 години.
Регламент – це порядок ведення засідання, зборів, наради. Походить це слово (від латів. regula – що означає правило). Окрім вищеназваного, це слово має ще значення: статут, зведення правило, порядок роботи установи. У випадку, якщо регламент до початку наради не встановлений, існує небезпека виникнення неділової обстановки на самому засіданні.
Протокол наради - це первинний, офіційний документ, що складений по певній формі і містить запис виступів учасників наради, збори, засідання і ухвалені ними рішення. На підставі даного документа керівництво має право вимагати від співробітників виконання доручених ним завдань. Збори призначають або вибирають секретаря, який фіксує в протоколі за дорученням зборів найбільш важливі моменти:
Досягнення мети наради;
Рішення;
Виконавці завдання і терміни.
Далі нижче приводяться ті позиції, які повинні бути відображені в протоколі ділової наради:
Дата і місце проведення;
Номер протоколу;
Короткий зміст обговорюваного питання;
Присутні;
Відсутні, причини відсутності;
Копії (прізвище тих, кому призначені);
Порядок денний за пунктами;
Тема по пункту порядку денного;
Обговорили (хто випустив);
Ухвалили (повідомляється, що саме);
Виконання рішення покладено на (прізвище);
Терміни виконання (дата).
Підведення підсумків і ухвалення рішення.
Зазвичай рішення на діловій нараді ухвалюються всіма разом. Ефективність цього рішення залежить від того, наскільки кожному учасникові наради вдалося включити свої ідеї і міркування в загальне рішення. Підводяться підсумки наради і робляться виводи. Визначаються і ті, хто і в які терміни повинні виконати певний об'єм робіт. Визначаються співробітники, які виконуватимуть завдання. Терміни, протягом яких повинні бути виконані завдання. Форми підведення підсумків наради (розсилка протоколу або його частини, виписка з протоколу). Ухвалення рішення про широту інформування. Його може приймати колектив або окрема його частина, окремий підрозділ.
Рішення можуть вироблятися двома способами:
Спеціально вибрана комісія з підготовки рішення заздалегідь складає його проект. Проект зачитується. Учасники наради вносять свої коректування і приймають його за наслідками голосування.
Голова зборів підводить підсумки обговорення і формує рішення.
Контроль над виконанням рішення. На цьому етапі наради, визначаються особи, які здійснюватимуть контроль. Тому що без перетворення рішення в життя і контролю над цим процесом будь-яка ділова нарада стає безглуздою.
2. Типи співрозмовників
Абстрактний співрозмовник – це тип людей, уявна психологічна модель, що відображає певні характерні властивості, які мають значення для підготовки і проведення ділової бесіди.
Для класифікації типів ділових, але абстрактних співрозмовників використовуються наступні критерії:
компетентність, тобто володіння знаннями, що дозволяють судити про предмет розмови, уміння висловлювати вагому, авторитетну думку з питання, що обговорюється в ході ділової бесіди;
відвертість;
щирість;
володіння прийомами спілкування з іншими учасниками бесіди;
зацікавленість в темі і успіху бесіди.
Класифікація абстрактних типів співбесідників.
Безглузда людина (нігіліст). Характеристика: часто виходить за рамки теми ділової бесіди; в ході ділової бесіди нетерплячий, нестриманий і збуджений; часто своєю позицією і підходом не усвідомлено провокує співбесідників на те, щоб вони не погоджувалися з його аргументами і виводами.
Рекомендації по спілкуванню під час бесіди:
слід постаратися обговорити з ним можливі спори моменти заздалегідь, до початку групової бесіди;
не втрачати холоднокровності і упевненості у власній компетентності;
прагнути включати у формулювання рішення його слова;
перш ніж відхилити його рішення, надати іншим співбесідникам можливість спростувати його;
постаратися встановити з ним контакт, зробити його своїм прихильником;
розмовляючи з ним віч-на-віч, застосовувати слухання нерефлексії, щоб зрозуміти дійсні причини його негативної позиції;
у критичний момент припинити групову бесіду, щоб дати йому остигнути.
Позитивна людина. Характеристика: серед всіх типів абстрактних співбесідників цей найприємніший тип ділового партнера. Завжди прагне до співпраці при проведенні дискусії.
Рекомендації по спілкуванню під час бесіди:
слід спонукати такого співбесідника до активної участі в дискусії;
потрібно старатися, щоб решта учасників бесіди розділяла його позитивний підхід до вирішення дискусійних питань;
слід в критичних ситуаціях шукати допомоги і підтримки саме у нього.
Всезнайко. Характеристика: важкий в спілкуванні, завжди упевнений в тому, що знає все краще за інших, любить нав'язувати свою точку зору, про все має свою думку, постійно вимагає слова.
Рекомендації по спілкуванню під час бесіди:
посадити його ведучим бесіду;
час від часу нагадувати йому, що інші теж повинні висловитися;
надати йому можливість резюмувати, формулювати проміжні висновки;
іноді ставити йому складні спеціальні питання, на які у разі потреби може відповісти хто-небудь з учасників бесіди.
Холоднокровний, неприступний. Характеристика: замкнутість, відчуває себе і тримається відчужено, не включається в ділову бесіду, створюючи враження у учасників бесіди, що це здається йому негідним його уваги і зусиль.
Рекомендації по спілкуванню під час бесіди:
будь-яким способом зацікавити його в участі в обговоренні проблеми;
Незацікавлений. Характеристика: тема бесіди такого співбесідника не цікавить. Він як би «спить» під час бесіди і байдужий до обговорення.
Рекомендації по спілкуванню під час бесіди:
слід ставити йому питання інформативного характеру, поступово залучаючи його до бесіди;
потрібно, з'ясувавши точку зору такого співбесідника, уникати питань, при відповіді на яких можна обмежитися словами, так і ні;
слід ставити йому питання по темі розмови з тієї області, в якій він вважає себе найбільш компетентним.
Важливий птах. Характеристика: абсолютно не виносить критики – ні прямої, ні непрямою. Відчуває і поводиться як особа, що стоїть вище за інших.
Рекомендації по спілкуванню під час бесіди:
не можна дозволяти йому розігрувати роль гостя;
слід час від часу просити висловлюватися з якого-небудь питання всіх співбесідників по черзі;
не показувати своє роздратування з приводу манери поведінки такого співбесідника;
слід до певного моменту погоджуватися з таким співбесідником, щоб зменшити його бажання суперечити і підготувати його до контраргументації.
Базіка. Характеристика: часто нетактовно і без видимої причини перериває хід бесіди, не обертає уваги на якийсь час, яке витрачають всі учасники бесіди на вислухування його просторових висловів.
Рекомендації по спілкуванню під час бесіди:
слідує, як і всезнайка, посадити його ближче до ведучому бесіду або до іншого авторитетного співбесідника;
у випадку якщо він почне відхилятися від теми розмови, його потрібно зупинити, застосовуючи для цього резюмуючи вислови;
якщо такий співбесідник відхилиться від теми розмови ще далі, то його слід запитати, в чому він бачить зв'язок з предметом обговорення того, про що він говорить;
потрібно заздалегідь обмежити час окремих виступів і всієї бесіди в цілому, обов'язково встановити регламент.
Боягузка. Характеристика: недостатня упевненість в собі при публічних виступах, такий співбесідник більш охоче промовчить, чим скаже що-небудь таке, що, на його думку, може показатися іншим дурним або навіть смішним.
Рекомендації по спілкуванню під час бесіди:
з таким співбесідником варто обходитися особливо делікатно;
потрібно ставити йому ясні, конкретні питання;
слід продемонструвати по відношенню до нього доброзичливість, зацікавленість. Потрібно сприяти тому, щоб він розвинув своє зауваження;
у випадку якщо такий співбесідник зважився заговорити, потрібно застосовувати слухання нерефлексії і спонукати до цього інших учасників бесіди;
слід допомагати, такому співбесідникові формулювати думки, використовуючи прийом з'ясування;
можна спеціально підкреслювати всі позитивні моменти його висловів, але не робити цього звисока.
3. Етапи і фази ділового спілкування
Аналіз структури ділового спілкування менеджера і його динаміки дозволяє виділити чотири етапи.
Етап професійного спілкування – пізнання і складання первинного психологічного портрета людини, що взаємодіє з менеджером. Психологічна інформація про іншу людину залежить від конкретної ситуації спілкування і віддзеркалення його особових властивостей, ступеня знайомства з ним, наявність певних відомостей про нього в характеристиках і розповідях інших працівників. При безпосередньому спостереженні за людиною є його вербальні і невербальні акти поведінки:
мова і її зміст, спрямованість, логічність, тривалість, експресивність, особливості лексики, граматики, фонетики;
виразні рухи, міміка і жести, експресія особи;
рухи, переміщення і пози людини, дистанція між людьми, зближення, зіткнення;
фізична дія на іншу людину (торкання, поплескування, прогладжування, підтримка, сумісні дії, відштовхування, поштовхи, удари).
Важливе значення для складання психологічного портрета має аналіз зовнішнього вигляду співбесідника: манера одягатися, акуратність в носінні одягу, проходження моді або її ігнорування, наслідування в носінні одягу іншим людям. При складанні первинного психологічного портрета співробітника рекомендується орієнтуватися на наступні параметри особи:
спрямованість (потреби, мотиви, життєві концепції і плани, ціннісні орієнтації, установки, схильності, бажання, смаки);
операційні особливості поведінки (знання, уміння, навики, звички, життєвий і професійний досвід, стереотипи поведінки);
психохарактерологічні якості, що виражають відношення до різних сторін дійсності;
психічні властивості і процеси (особливості процесів і властивостей інтелектуальної, пізнавальної і емоційно-вольової сфер особи);
соціально-психологічні особливості поведінки (соціальний і міжособовий статус, ролі, стиль життя і роботи, культура комунікативної поведінки і стиль спілкування, соціально-психологічні якості особи).
Основними способами побудови психологічного портрета в процесі ділового спілкування можуть виступати: емпатія, рефлексія, стереотипізація, індивідуалізація.
Емпатія: як спосіб психологічного аналізу дозволяє проникнути в емоційний стан людей, що взаємодіють в тій або іншій життєвій ситуації.
Рефлексія: ґрунтується на пізнанні і оцінці менеджером своєї позиції і роздумах про позицію іншої людини, в ході його думок, найближчих і перспективних планах поведінки.
Стереотипізація: будується на основі перенесення виявлених в практиці спілкування менеджера типових способів поведінки, типових властивостей тієї або іншої особи на конкретну ситуацію взаємодії.
Індивідуалізація – це спосіб аналізу поведінки і рис особи людини, в основі якого знаходиться виявлення особливих психологічних прикмет, індивідуальних особливостей діяльності, його умінні і навиків.
Етап професійного спілкування – створення відповідних умов і психологічних передумов ефективних комунікацій. Найважливішою психологічною передумовою ефективного спілкування є виявлення основної репрезентативної системи людини, що взаємодіє з менеджером, і опора на неї в процесі безпосереднього контакту.
На думку Д. Гріндера і Р. Бендлера, творців теорії нейролінгвістичного програмування, існує три основні канали, через які люди отримують інформацію про навколишній світ: зір, слух і кінетичне відчуття. У кожної людини є найбільш розвинена репрезентативна система, яка може відрізнятися від репрезентативної системи іншої людини.
Етап професійного спілкування – безпосередній контакт менеджера з іншими особами. Його мета – отримання певної інформації і дія на партнера. Цей етап спілкування важливий для усунення суперечностей, нерозуміння і розбіжностей, вирішення питань узгодженості.
Етап професійного спілкування – усвідомлення менеджером результатів і наслідків контактів.
У діловому спілкуванні виділяються декілька фаз:
Найбільш відповідальною фазою є (підготовка ділового спілкування, яке треба планувати, правильно вибравши місце і час) визначити для себе установки на результати спілкування.
Далі власне наступають фази спілкування. Першою з них є (входження в контакт). У цій фазі менеджер повинен відчути стан, настрій партнера, освоїтися сам і дати можливість зорієнтуватися співбесідникові – це самоналаштування. Тут дуже важливо відразу розташувати партнера до себе і забезпечити рівний початок спілкування. Цей період завершується встановленням психологічного контакту.
Наступна фаза – (концентрація уваги) на чомусь, якійсь проблемі, завданню сторін і розробці теми. Тут виділяють мотиваційне зондування. Він проводиться з метою зрозуміти мотиви співбесідника і виявити його інтереси.
Далі наступає фаза (аргументації і переконання). Вона має місце, якщо є розбіжність в думках.
Останньою фазою є фаза (фіксації результату). Менеджер повинен уміти відчути той момент в спілкуванні, коли тема вичерпана або співбесідник проявляє неспокій. В цьому випадку необхідно завершувати спілкування. Цей момент ще називають критичним. Але завершувати ділове спілкування потрібно так щоб була перспектива продовження, тому що розрив відносин це кінець контактів. Розрив відносин для менеджера означає упущені можливості. Менеджер в будь-якій діловій бесіді повинен знати три аспекти (діловий, особистий і динаміку розвитку бесіди).
4. Техніка телефонних переговорів
Телефонні засоби зв'язку міцно увійшли до нашого життя, і, перш за все в ділову сферу. Розмовляти по телефону – мистецтво. Один телефонний дзвінок може зробити більше, ніж декілька представницьких бесід. Дуже важливо правильно спілкуватися по телефону, використовуючи цей ефективний засіб зв'язку людей. Сучасне ділове життя неможливо представити без телефону. Завдяки ньому багато разів підвищується оперативність рішення безлічі питань і проблем, відпадає необхідність посилати листи, телеграми або здійснювати поїздки в інше місто для з'ясування яких-небудь обставин.
Іноді можна неправильно використовувати такий зручний і звичний спосіб зв'язку, як телефон. Багато людей в інших ситуаціях неодноразово здійснює базові і серйозні помилки при користуванні телефоном, навіть, не дивлячись на той факт, що по оцінках фахівців, більше 75% ділових питань вирішується по телефону. Тобто це означає, що по телефону може бути знищена істотна частина бізнесу.
Мистецтвом спілкування по телефону опановує кожен. Щоб навчитися правильно, говорити по телефону можна ходити на спеціальні курси, вивчати різну методичну допомогу, такі як етика телефонних переговорів і т.д.
У телефонної розмови в порівнянні з листом є одна важлива перевага: він забезпечує безперервний двосторонній обмін інформацією незалежно від відстані. Але до ділової телефонної розмови треба теж ретельно готуватися. Погана підготовка, невміння виділити в нім головне, лаконічно, ємко і грамотно висловлювати свої думки приводить до значних втрат робочого часу (до 20-30%). Так затверджує американський менеджер А. Маккензі. Серед 15 головних причин втрат часу бізнесменом, менеджером він поставив на перше місце телефонні розмови. Психологи відзначають, що тривалість телефонних розмов залежить від їх емоційного забарвлення.
Відомо також, що при телефонній розмові спостерігається таке явище, як пересичення спілкуванням. Воно може з'явитися джерелом напруженості між сторонами. Під час розмови потрібно дотримувати міру. Інакше може загубитися сенс спілкування і виникнути конфлікт. Ознаки пересичення спілкуванням: виникнення і посилення безпричинної незадоволеності партнером, дратівливість, образливість.
Як показує аналіз, в телефонній розмові 30-40% займають повторення слів, фраз, непотрібні паузи і зайві слова. Отже, до телефонної розмови треба ретельно готуватися: заздалегідь підібрати всі матеріали, документи, мати під рукою необхідні номери телефонів, адреси організацій або потрібних осіб, календар, авторучку, папір.
Основа успішного проведення ділової телефонної розмови – компетентність, тактовність, доброзичливість, володіння прийомами ведення бесіди, прагнення оперативне і ефективно вирішити проблему або надати допомогу в її рішенні. На думку психологів, позитивні емоції тонізують діяльність головного мозку, сприяють чіткому раціональному мисленню. Негативні емоції приводять до порушення логічних зв'язків в словах, аргументації, створюють умови для невірної оцінки партнера, його пропозицій. Тому можна зробити виводи про те, що ефективність ділового телефонного спілкування залежить від емоційного стану людини, від його настрою.
При підготовці до ділової бесіди по телефону потрібно постаратися відповісти на наступні питання:
Яку головну мету ви ставите перед собою в майбутній телефонній розмові;
чи можете ви взагалі обійтися без цієї розмови;
чи готовий до обговорення пропонованої теми співбесідник;
чи упевнені ви в благополучному результаті розмови;
які питання ви повинні поставити;
які питання може поставити вам співбесідник;
який результат переговорів влаштує (або не влаштує) вас, його;
які прийоми дії на співбесідника ви можете використовувати під час розмови;
як ви поводитиметеся, якщо ваш співбесідник:
рішуче заперечить, перейде на підвищений тон;
не відреагує на ваші доводи;
проявить недовіру до ваших слів, інформації.
Після закінчення ділової телефонної розмови потрібно витратити 3-5 хвилин на аналіз змісту і стилю розмови. Зрозуміти причину своїх помилок.
4.1 Етичні норми телефонної розмови
Телефонний дзвінок є одним з інструментів ділового спілкування, тому необхідно пам'ятати про всі його характеристики згаданих вище. Крім того, особливості спілкування по телефону викликають ряд помилок, що часто зустрічаються, знижують ефективність ділового контакту, і накладають додаткові вимоги його учасників.
Головні вимоги культури спілкування по телефону – стислість (лаконічність), чіткість і ясність не тільки в думках, але і в їх викладі. Розмова повинна проводитися без великих пауз, зайвих слів, оборотів і емоцій.
Ваш співбесідник, що говорить з вами по телефону не може оцінити, ні в що ви одягнені, ні виразу вашого обличчя, ні інтер'єру приміщення, де ви знаходитеся, ні інших невербальних аспектів, які допомагають судити про характер спілкування. Проте є невербальні стимули, якими можна маніпулювати в спілкуванні по телефону, до них відносяться: момент, вибраний для паузи, і її тривалість мовчання, інтонація, що виражає ентузіазм і згоду. Джон Югер виділив такі найбільш важливі принципи етики спілкування по телефону:
якщо там, куди ви дзвоните, вас не знають, доречно з боку секретаря, попросити вас представитися і дізнатися по якому приводу (питанню) ви дзвоните. Потрібно назвати себе і стисло викласти причину дзвінка.
якщо ви дзвоните людині, яка просила вас передзвонити, а його не опинилося на місці або він не може підійти, попросите передати, що ви дзвонили. Потім потрібно подзвонити ще раз або сказати коли і де вас можна буде знайти.
коли розмова тривала, призначте її на той час, коли можна бути упевненим, що у вашого співбесідника достатньо часу на бесіду.
ніколи не можна говорити з набитим ротом по телефону з діловою людиною або взагалі.
якщо дзвонить телефон, а ви в цей час говорите по іншому апарату, то потрібно постаратися закінчити першу розмову, а вже потім докладно поговорити з другим співбесідником. Зазвичай потрібно запитати у другого співбесідника, з якого питання він дзвонить і кого покликати.
Існують і інші правила спілкування по телефону:
Відповідаючи на телефонний дзвінок, обов'язково назвіть своє прізвище, посаду і організацію, яку ви представляєте;
Потрібно говорити коротко і чітко так щоб вас могли чути і розуміти;
Уважно слухати і прагнути не перебивати сказане, не переривайте співбесідника в середині фрази, не проявляйте нетерпіння в розмові з ним;
Майте під рукою все необхідне, щоб записати важливу інформацію.
Наступні найбільш поширені помилки телефонних переговорів:
Розпливчатий ланцюг розмови;
Відступ від головної теми і зачіпання переговорів;
Не встановлюється найбільш сприятливий для дзвінка час;
Агресивний дзвінок без вибачень, не підготовлений заздалегідь;
Відсутня правильна інтонація мови;
Дуже швидкий темп розмови (співбесідник може бути упевнений, що ви поспішаєте);
монолог замість діалогу, відсутність зворотного зв'язку;
Відсутність фіналу виводів.
Висновок
По вивченій мною теми можна зробити висновок, що ділове спілкування це процес взаємодії між двома або більш людьми, які обмінюються важливою інформацією у сфері їх професійної діяльності. Ділове спілкування дуже корисно у сфері бізнесу, тому як бізнес це професійна діяльність, у сфері якої люди встановлюють один з одним контакт для отримання важливої інформації, щоб надалі будувати плани, піднімати своє кар'єрне зростання, підвищувати кваліфікацію, для того, щоб добитися наміченої мети.
Тема ділового спілкування дуже поширена і актуальна, вона зачіпає безліч сфер спілкування, такі, наприклад, як: ділове спілкування по телефону, ділове спілкування письмово, ділове спілкування по Інтернету. Але найважливіша сфера спілкування, яку зачіпає ця тема на сьогоднішній день це ділове спілкування по телефону. Тому що багато людей займається бізнесом в основному велику частину ділових питань, проблем, а також ділових зустрічей вирішують і призначають по телефону. По оцінках багатьох фахівців, затверджено, що більше 75% ділових питань вирішується саме по телефону.
Ділове спілкування також грає важливу роль і для менеджера. У його сфері діяльності воно дуже необхідне, оскільки менеджер винен, по-перше, уміти правильно проводити ділові наради, крім того, менеджер – організатор нарад повинен уміти підготувати і ознайомити всіх учасників наради з їх повісткою дня. Проводити різні ділові операції, повинен уміти проводити переговори з діловими людьми, організовувати завдання, проводити різного роду заходу. Іноді менеджер повинен уміти приймати правильні, а в деяких випадках нестандартні рішення.
У діяльності менеджера найважливішу роль грає діловий етикет, від того, як і наскільки він добре володіє ним може багато в чому залежати його кар'єра в майбутньому. Тому як менеджмент це дуже кваліфікована професія, в ході якої менеджер повинен дотримувати культуру ділового спілкування, яка немислима без дотримання правил вербального, словесного і мовного етикету. Хороші манери прибуткові (це один з найважливіших постулатів серйозного бізнесу у всьому світі). Менеджер винен зв'язаний володіти манерами мови, словарним запасом, в крузі ділових людей повинен уміти правильно підбирати слова. Чому ж діловий етикет такий важливий у сфері професійної діяльності, тому що, по-перше, він допомагає зближенню економічних і фінансових інтересів торгових людей, бізнесменів. По-друге, менеджерові, підприємцеві для ділових нарад, заходів і ділових зустрічей, потрібно надягати відповідний одяг. Оскільки хороший одяг повинен підкреслювати елегантність ділової людини.
Список використовуваної літератури
Андрєєв И.А. Етика ділових відносин. Видавництво “Вектор” Санкт-Петербург 2005 рік.
Мальханова И.А. Ділове спілкування. Проект Москва Трієста 2005 рік.
Мері Мітчелл Джон Корр. Діловий Етикет “Крок за кроком ”.
И.Н. Курочкіна “Етикет для дітей і дорослих ”.
Драчева Е.Л., Юликов Л.И. Менеджмент підручник для ССУЗОВ – М.: Москва 2002 рік.
Казначевська Г.Б. Менеджмент – М.: фенікс 2008.