Академія педагогічних наук України

Університет менеджменту освіти

Контрольна робота

з курсу: "Кадрове діловодство"

Тема: "Організація звітності про стан кадрів"

Виконав студент

Кравченко Олександр Олександрович

Чернігів 2009 р.

ЗМІСТ

Вступ

1. Загальне діловодство

1.1 Суть загального діловодства

1.2 Правова основа загального діловодства

2. Кадрове діловодство

2.1 Призначення кадрового діловодства

2.2 Правова база кадрового діловодства

3. Звітність по кадрам за формою №6-ПВ

Висновки

Список літератури

Вступ

Процес одержання, творення, обслуговування, використання, зберігання і передачі документів називається документоводством, провадженням документів або діловодством.

Існує загальне діловодство та його різновиди, кожен з яких має свою специфіку. Кадрове діловодство є спеціальним діловодством, незалежним від інших видів діловодства. Але воно, як і всі інші, ґрунтується на вимогах загального діловодства.

Особливість кадрового діловодства полягають у тому, що воно стосується правового регулювання низки соціальних питань: праці, зарплати, відпочинку, навчання, кар'єри, пенсії, а також виконання владних вимог щодо обліку військовозобов'язаних та підготовки документів державної статистичної звітності. На цьому рівні реалізуюються принципи та категорії законодавства про працю і соціальний захист.

Крім того, кадрове діловодство має чітко визначені ознаки конфіденційності, встановлені відповідним законодавством.

Метою контрольної роботи є дослідження звітності по кадрам.

Задачі контрольної роботи:

Розглянути суть загального діловодства та його правову основу;

З'ясувати призначення кадрового діловодства та його правову базу.

Об’єктом дослідження є кадрове діловодство, а предметом

дослідження – статистична звітність у кадровому діловодстві.

1. Загальне діловодство

1.1 Суть загального діловодства

Управлінські процеси реалізуються шляхом нагромадження, систематизації, збереження і передачі специфічної інформації.

Фіксування цієї інформації на матеріальних носіях — папері, плівці, електронних системах і в системах проводового електрозв'язку — та її опрацювання є процесом створення документів.

Документ — матеріальний об'єкт, на якому зафіксована певна інформація, призначена для використання в сфері управлінської діяльності. Сукупність таких документів, оформлених за встановленими правилами і зведених у систему називається, документацією.

Процес одержання, творення, обслуговування, використання, зберігання і передачі документів називається документоводством, провадженням документів або діловодством (з російської — "делопроизводство").

Система одержання документів організацією і надсилання їх за межі організації, а також проходження документів всередині організації — етапи, адресати, маршрути — і забезпечення зворотного зв'язку називається документообігом.

Без реалізації таких функцій діловодства не обходиться жодний управлінський орган.

Отже, призначення діловодства полягає в:

створенні документів;

забезпеченні використання документів;

контролі за виконанням встановлених документом вимог;

організації зберігання та передачі документів.

Усе це повинно виконуватися на рівні вимог, встановлених директивними органами.

Стан документоводства відображає рівень, масштаб і спрямування діяльності організації, її внутрішню структуру і специфіку, інтенсивність зв'язків із зовнішнім світом.

Важливою особливістю діловодства є те, що ця ланка управлінської діяльності забезпечує можливість підтримання динамічної рівноваги в системі суб'єктно-об'єктних відносин всередині організації та за її межами (рис. 1.1).

Центр динамічної рівноваги — поняття умовне і не завжди матеріалізоване. Але, коли він зруйнований, — втрачаються суб'єктно-об'єктні зв'язки і система взаємозалежних і "взаємозацікавлених" одиниць розпадається. Центр динамічної рівноваги створюється більшістю реалій існуючого суспільства, з яких формується правове та економічне поле.

1.2 Правова основа загального діловодства

Зважаючи на важливість цієї сфери діяльності, органи влади на загальнодержавному рівні запроваджують чітку регламентацію, спрямовану на уніфікацію (уподібнення) документів та створення систем документації залежно від їх призначення.

Регламентація забезпечує:

можливість раціонального користування документами на основі їх однорідності;

умови для машинної обробки інформації, зафіксованої в документах;

оптимізацію зберігання та пошуку документів;

оперативний контроль за станом документообігу.

Загальне діловодство здійснюється відповідно до вимог Постанови Кабінету Міністрів № 1153 від 17.10.1997 р. "Про затвердження Примірної інструкції з діловодства", а також Закону України "Про національний архівний фонд і архівні установи". Новим документом, що регламентує діловодство, є Держстандарт ДСТУ-4163-2003.

Відповідальність за загальне діловодство, як правило, покладається на керівника канцелярії (загального відділу), де нема такого підрозділу — на секретаря, секретаря-друкаря або діловода, можливі й інші варіанти. У будь-якому випадку повинні бути враховані такі вимоги:

посада названа відповідно до переліку кваліфікаційних характеристик професій працівників;

обов'язки та функції діловода визначені розпорядчим документом (наказом, розпорядженням) по управлінському органу;

коло обов'язків відображено в посадовій інструкції відповідного працівника.

На рівні управлінського органу – організації – урядові вимоги щодо загального діловодства реалізуються Інструкцією з діловодства, яка видається на підставі зазначеної Примірної інструкції. Інструкція організації повинна регулярно переглядатись і перезатверджуватись керівником з метою врахування динаміки середовища й адаптації до нових умов.

Типова інструкція складається з таких розділів:

Загальні положення.

Документування управлінської діяльності.

Приймання, розгляд і реєстрація кореспонденції.

Складання та оформлення службових документів.

Порядок обробки та відправлення вихідної кореспонденції.

Організація контролю за виконанням документів.

Складання номенклатур і формування справ.

Підготовка справ до зберігання та використання.

Інструкція доповнюється переліком документів, які повинні бути в обігу і на зберіганні, та зразками оформлення цих документів.

У номенклатуру, поряд із справами, заносяться всі довідкові картотеки та журнали реєстрації документів. Передача документів до архіву оформляється описом і актом встановленої форми

2. Кадрове діловодство

2.1 Призначення кадрового діловодства

У кожному управлінському органі, в кожній організації, крім загального діловодства, відбувається провадження і спеціальних діловодств. До спеціальних належить і кадрове діловодство (діловодство служби управління персоналом). Воно не належить до системи загального діловодства, має свою окрему юридично визначену специфіку.

Очевидно, можна вважати недоліком, що досі нема ґрунтовних методологічних та практичних посібників, у яких були б систематизовані та подані в логіко-хронологічному порядку основні операції, з яких складається кадрове діловодство. Функціональний аналіз системи цих операцій дав би змогу визначити їх місце в управлінській ієрархії та роль у дотриманні законодавства і вихованні правосвідомості працівників.

Відправною позицією тут могло би бути уточнення такої специфіки.

Кадрова служба (чи служба управління персоналом) підпорядкована, як правило, керівникові організації або одному з його заступників. Отже, кадрове діловодство провадиться на рівні основного, адміністративного, але паралельно з ним, а не як окремий елемент адміністративного діловодства. Розпорядчі документи по кадровій службі стосовно зарахування на роботу, звільнення з роботи, переміщення, моральних та матеріальних заохочень, дисциплінарних стягнень підписує тільки перша особа або той із заступників, кому офіційно надано таке право і на кого покладено обов'язки вирішувати такі питання (зазвичай, це стосується великих організацій). Процес провадження таких документів — від складання проектів до реєстрації і зберігання оригіналів не виходить за межі кадрової служби, за винятком тих випадків, коли кадрова служба надсилає копії окремих документів, або видає посвідчення чи довідки, що передбачено чинним законодавством.

Фактично кадрова служба є "організацією в організації", та з позицій правової, моральної, соціально-психологічної виконує і таку роль, яка не передбачена жодним нормативним документом. Особливо, коли функції служби управління персоналом не обмежуються роллю реєстрації, оформлення та обліку, але мають повноваження у справі маркетингу ринку робочої сили, формування персоналу та управління його розвитком.

Може йтися про різноаспектність взаємодії кадрової служби з навколишнім оточенням, про її об'єктивний вплив на це оточення і конкретно — про виховний вплив на претендентів на посади і працівників організації. У чинному нині кадровому діловодстві ці проблеми не набули повного відображення. Традиційно кадрове діловодство призначене для юридично правильного оформлення факту виникнення трудових відносин між працедавцем і працівником, зміни і припинення цих відносин, а також; обліку та навчання персоналу. Об'єктивно кадрове діловодство виконує роль посередника між двома сферами, які не в усьому співпадають: між законодавством про працю і системою управління персоналом.

2.2 Правова база кадрового діловодства

Правова основа кадрового діловодства формується низкою законодавчих і нормативних актів соціального спрямування, а здебільшого — Кодексом законів про працю. Наприклад, тільки питання навчання працівника без відриву від виробництва регламентують 20 статей Кодексу (ст. 201—220). Безпосередні стосунки до кадрового діловодства мають закони про оплату праці, про відпустки, про соціальний захист тощо. Але є багато законодавчих актів, які лише окремими аспектами дотичні до кадрового діловодства. У Законі України "Про інформацію" ст. 21—23 визначають правові норми інформації державних органів та органів місцевого самоврядування, норми правової інформації та інформації про особу. Ст. 200 Кодексу про адміністративну відповідальність встановлює санкції за прийняття на роботу без паспорта або з фальшивим паспортом. Колективним договором можуть бути встановлені додаткові умови оплати праці та соціальних пільг працівників. Правилами внутрішнього трудового розпорядку можуть бути передбачені також особливі вимоги щодо зарахування на роботу та внутрішнього режиму в організації.

Основним документом щоденного та щогодинного використання вважається положення про підрозділ — про кадрову службу чи про службу управління персоналом.

Основу цього документа становить Типове положення про кадрову службу, затверджене Постановою Кабінету Міністрів України. Типове положення про кадрову службу складається з п'яти розділів. Перший розділ визначає статус служби та її підпорядкування, встановлює, якими документами вона керується і який існує порядок прийняття на роботу та звільнення з роботи працівників кадрової служби, а також обумовлює наявність у службі круглої печатки і штампів. Другий розділ формулює основні завдання служби, третій — основні функції, четвертий — права, п'ятий — відповідальність.

Усі приписи та вимоги директивних документів реалізуються у посадових інструкціях працівників кадрової служби. Кожна така інструкція затверджується керівником організації і видається працівникам для ознайомлення. Тільки після того, як працівники прочитали посадові інструкції та поставили на них свої підписи і числа, можна вважати, що процедура формування правової бази для діяльності кадрової служби завершилась.

Провадження кадрової документації реалізується в багатоплановому і багаторівневому правовому полі. Правова база кадрової служби не обмежується законодавством про працю. Та й саме це законодавство зазнає динамічних змін у зв'язку із змінами у суспільстві. Це історичний процес, відомий із досвіду багатьох держав. Загальна характеристика така: чим більше впорядковується суспільне життя, чим чіткіше визначаються економічні особливості — тим необхіднішим стає правове регулювання трудових відносин між працедавцем і працівником. Яскравим прикладом цього є відповідні процеси в Україні останнього десятиліття. Часті зміни в законодавстві, що регулює перебіг різних соціальних перетворень, відображаються в кадровому діловодстві і формують різнорівневість правового поля кадрової служби: від Кодексу законів про працю до правил внутрішнього трудового розпорядку в кожній організації.

З огляду на це виникає потреба акцентувати увагу на ролі і значенні кадрового діловодства (діяльності служб управління персоналом) у правовому і соціологічному аспектах. Успішна взаємодія двох економічних та соціологічних об'єктів — працедавця і працівника — можлива лише за умови досконалого юридичного регулювання їх стосунків. Обидві ці сторони правового процесу однаково зацікавлені в чіткому і грамотному формулюванні їх взаємних вимог і сподівань, а також у їх закріпленні на основі чинного законодавства. Реалізується це шляхом провадження кадрової документації.

У зв'язку із специфікою кадрової служби і кадрового діловодства необхідно звернути увагу на такі терміни, як регламентація, конфіденційність, державна таємниця, правовий режим. На основі Закону України "Про інформацію" встановлено: майже вся кадрова документація є конфіденційною, тобто не підлягає розголошенню, і порядок доступу до неї визначається окремим дозволом. Нерідкісні випадки, коли в кадровій службі працюють з документами, які мають гриф різного рівня таємності, і регулюється така діяльність Законом України "Про державну таємницю". Отже, для успішного провадження документації та надійного її зберігання в кадровій службі регламентовано практично все. Особову справу, наприклад, не можна виносити з приміщення кадрової служби, а для ознайомлення з нею сторонньої особи необхідний персональний дозвіл керівника організації. Відповідні органи контролюють у кадровій службі всі аспекти збереження таємниці — від системи захищеності приміщення до правил провадження діловодства і дотримання вимог номенклатури справ. Перевіряється також наявність відображення відповідних прав і обов'язків у посадових інструкціях працівників кадрової служби. А для працівників, допущених до роботи з таємними документами, існують ще й окремі вимоги щодо оформлення трудових відносин. Постановою Кабінету Міністрів України

№ 414 від 15.06.1994 р. за роботу в умовах режимних обмежень встановлено надбавку в розмірі 15% від основного окладу.

У кадровому діловодстві відображається як рівень правового регулювання у сфері трудових відносин, так і рівень правової культури в суспільстві. У зв'язку з цим доцільно звернути увагу на проблему нормативної та реально функціонуючої правової та загальної культури працівника кадрової служби. Такий показник є одним з визначальних у справі побудови та функціонування правової держави.

3. Звітність по кадрам за формою №6-ПВ

Підготовка державної статистичної звітності здійснюється відповідно до наказу Мінстату України №124 від 28.06.1993 р. Усі установи, підприємства й організації, незалежно від форми власності, подають органам державної статистики за місцем знаходження, а також своєму вищому управлінському органу звіти про чисельність окремих категорій працівників та про підготовку кадрів за формою №6-ПВ "Звіт про кількість працівників, їхній якісний склад та професійне навчання" (далі — форма №6-ПВ). Звіт готується кадровою службою організації і подається щороку 5 січня.

При складанні статистичного звіту важливо правильно врахувати пенсіонерів-пільговиків.

Міністерства і відомства мають право збирати відомчу інформацію, за погодженням із органами держстатистики.

Заповнення показників у формі №6-ПВ (річна) здійснюється відповідно до положень:

Інструкції зі статистики кількості працівників, затвердженої наказом Держкомстату України від 28.09.2005 №286, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 30.11.2005 за №1442/11722;

Інструкція щодо заповнення форми державного статистичного спостереження №6-ПВ (річна) "Звіт про кількість працівників, їхній якісний склад та професійне навчання" затверджена наказом №508 Держкомстату України від 06.11.2006 р.

Підставою для складання звіту є форми первинної облікової документації: накази (розпорядження) про приймання на роботу та звільнення; направлення на навчання; особові картки, записи в трудовій книжці працівника, копії документів, що підтверджують рівень освіти, наукове звання, тощо.

Періоди спостереження при заповненні показників форми такі:

у I розділі — 31 грудня або останній робочий день звітного року,

у розділах II та III — за січень-грудень звітного року.

У формі №6-ПВ відображаються наступні дані:

Розділ І (форма №6-ПВ).

облікова кількість штатних працівників;

кількість працівників, які згідно з трудовим договором прийняті на роботу на умовах неповного робочого дня (тижня) або яким надалі було встановлено неповний робочий день (тиждень) за згодою працівника;

здійснюється розподіл працівників за віковими групами залежно від числа повних років, що виповнилося їм за станом на кінець року;

кількість працівників з неповною, базовою та повною вищою освітою;

кількість працівників, які отримують пенсії за вислугу років. До них, зокрема, відносяться окремі категорії працівників авіації та льотно-випробного складу, робітники локомотивних бригад, водії вантажних автомобілів на шахтах, у рудниках, розрізах і рудних кар’єрах, плавсклад морського, річкового флоту, робітники і майстри, безпосередньо зайняті на лісозаготівлях і лісосплаві, деякі категорії артистів театрів, працівники освіти, охорони здоров’я та соціального забезпечення та ін.;

кількість працівників, які при досягненні пенсійного віку отримують пенсію за віком згідно зі статтями 26–29 Закону України "Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування" ". Крім того, до зазначеної кількості враховуються: працівники, які отримують пенсії за віком на пільгових умовах, зокрема, які працювали або працюють на підземних роботах, на роботах з особливо шкідливими і особливо важкими умовами праці за списком №1 та на інших роботах із шкідливими і важкими умовами праці за списком №2 виробництв, робіт, професій, посад і показників, затверджених Кабінетом Міністрів України, пенсії громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, та інші.;

кількість працівників, які відповідно до статті 30 Закону України "Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування" отримують пенсії в разі настання інвалідності, що спричинила повну або часткову втрату працездатності внаслідок загального захворювання (у тому числі каліцтва, не пов’язаного з роботою, інвалідності з дитинства), або пенсії по інвалідності від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання;

кількість жінок, які відповідно до статті 17 Закону України "Про відпустки" на кінець звітного періоду перебувають в оплачуваних відпустках у зв’язку з вагітністю та пологами;

кількість осіб, які відповідно до статті 18 Закону України "Про відпустки" на кінець звітного періоду перебувають у відпустках для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;

кількість працівників, які щоденно або не рідше одного разу на тиждень здійснюють поїздки на роботу (незалежно від виду транспорту) до іншої адміністративно-територіальної одиниці, ніж їхнє місце проживання (області, м. Києва та м. Севастополя), тобто які створюють маятникову міграцію;

кількість працівників, які захистили дисертацію на здобуття наукового ступеня й отримали диплом доктора чи кандидата наук незалежно від дати його видачі;

кількість працівників, які надали заявки на винаходи та раціоналізаторські пропозиції;

кількість працівників, які зайняті на роботах зі шкідливими умовами праці, де хоча б один шкідливий виробничий фактор перевищує граничнодопустиму концентрацію або граничнодопустимий рівень, установлений нормами, визначеними відповідно до Гігієнічної класифікації праці за показниками шкідливості та небезпечності факторів виробничого середовища, важкості та напруженості трудового процесу, затвердженої наказом Міністерства охорони здоров’я України від 27.12.2001 N 528.

Розділ ІІ (форма №6-ПВ).

У цьому розділі наводяться дані про всіх штатних працівників облікового складу (крім сумісників), уключаючи і тих, які звільнилися впродовж року, але у звітному році їх було навчено на виробництві за рахунок коштів підприємства, установи, організації (далі — підприємства) незалежно від форми навчання та типу навчального закладу. Особи, які навчалися за рахунок власних коштів, не враховуються.

Тут відображаються наступні дані:

кількість осіб, які у звітному році на виробництві здобули першу професію;

кількість навчених працівників, професійні вимоги до яких допускають їхню підготовку безпосередньо на виробництві;

працівники, навчені новим професіям на виробництві;

кількість працівників, яких за направленням підприємства у звітному році навчено новим професіям на договірних засадах у професійно-технічних навчальних закладах;

кількість керівників, професіоналів, спеціалістів (1–3 групи згідно з Класифікатором професій, а також кваліфікованих та інших працівників, навчених новим професіям на договірних засадах у вищих навчальних закладах;

кількість керівників, професіоналів, фахівців;

кількість працівників, які за рахунок підприємства пройшли перепідготовку (навчання новим професіям) за кордоном та отримали відповідний документ про освіту.

Розділ ІІІ (форма №6-ПВ).

У цьому розділі відображається:

загальна кількість працівників (крім сумісників), які пройшли навчання з підвищення кваліфікації;

за місцем проведення навчання працівники розподіляються на тих, навчався безпосередньо на підприємстві (за місцем роботи) та тих, хто навчався в навчальних закладах (академії, інститути (центри) підвищення кваліфікації, перепідготовки тощо);

виділяються особи, які пройшли навчання з підвищення кваліфікації за кордоном.

Дані розділу ІІІ розподіляються за відповідними професійними групами, визначеними згідно з Класифікатором професій.

Висновки

Існує загальне діловодство та його різновиди, кожен з яких має свою специфіку. Кадрове діловодство є спеціальним діловодством, незалежним від інших видів діловодства. Але воно, як і всі інші, ґрунтується на вимогах загального діловодства. Діловодство повинно виконуватися на рівні вимог, встановлених директивними органами.

Зважаючи на важливість цієї сфери діяльності, органи влади на загальнодержавному рівні запроваджують чітку регламентацію, спрямовану на уніфікацію (уподібнення) документів та створення систем документації залежно від їх призначення.

У кожному управлінському органі, в кожній організації, крім загального діловодства, відбувається провадження і спеціальних діловодств. До спеціальних належить і кадрове діловодство (діловодство служби управління персоналом). Воно не належить до системи загального діловодства, має свою окрему юридично визначену специфіку.

Традиційно кадрове діловодство призначене для юридично правильного оформлення факту виникнення трудових відносин між працедавцем і працівником, зміни і припинення цих відносин, а також; обліку та навчання персоналу. Об'єктивно кадрове діловодство виконує роль посередника між двома сферами, які не в усьому співпадають: між законодавством про працю і системою управління персоналом.

Усі установи, підприємства й організації, незалежно від форми власності, подають органам державної статистики за місцем знаходження, а також своєму вищому управлінському органу звіти про чисельність окремих категорій працівників та про підготовку кадрів за формою №6-ПВ "Звіт про кількість працівників, їхній якісний склад та професійне навчання".

Список літератури

Конституція України. Прийнята на п'ятій сесії Верховної Ради України 28 червня 1996 р. — К.: Преса України, 1997. — 80 с.

Закон України "Про зайнятість населення" № 803-ХІІ від 01.03.1991 р. // Право. — 1996.

Закон України "Про державну службу" № 3723-ХІІ від 16.12.1993 р. // Відомості Верховної ради України. — 1993. — № 52. — С. 490.

Закон України "Про боротьбу з корупцією" № 356/95-ВР від 5.10.1995 р. // Голос України. — 1999. — 2 червня.

Закон України "Про службу в органах місцевого самоврядування" № 2493-111 від 07.06.2001 р. // Урядовий кур'єр. — 4 липня 2001. —

№ 116.

Кодекс законів про працю України з постатейними матеріалами. — К.: Юрінком-Інтер, 1998. — 1040 с.

Постанова Кабінету Міністрів України "Про затвердження Типового положення про кадрову службу органу виконавчої влади"

№ 912 від 02.06.1996 р. // Збірник Постанов Уряду України. — 1996. —

№ 16. — С. 434.

Постанова Кабінету Міністрів України "Про затвердження Примірної інструкції з діловодства" № 1153 від 17.10.1997 р. // Офіційний Вісник України. — 1997. — № 43. — С. 50.

Постанова Кабінету Міністрів України "Про затвердження Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади" № 731 від 25.05.1998 р. // Офіційний вісник України. — 1998. — № 21. — С. 764.

Постанова Кабінету Міністрів України "Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави" № 1893 від 27.11.1998 р. // Офіційний вісник України. — 1998. — № 48. — С. 1764.

Постанова Кабінету Міністрів України "Про затвердження Положення про формування кадрового резерву для державної служби"

№ 199 від 28.02.2001 р. // Офіційний вісник України. — 2001. — № 9. — С. 367.

Постанова Кабінету Міністрів України "Про затвердження Типового положення про проведення атестації посадових осіб місцевого самоврядування" № 1440 від 26.10.2001 р. // Офіційний вісник України. — 2001. — № 44. — С. 1983.

Наказ "Про затвердження Методичних рекомендацій щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади та зразків оформлення документів особових справ. Наказ Головного управління державної служби України" № 24 від 05.07.1998 р. // Довідник кадровика. — 2003. — № 7. — С. 13.

Наказ N 343 "Про затвердження форми первинного обліку" від 26.12.95 Зареєстровано в Міністерстві юстиції України м.Київ від 28 грудня 1995 р. за N 484/1020

Наказ Державного комітету статистики України №508 від 06.11.2006 Зареєстрований в Міністерстві юстиції України 17 листопада 2006 р. за № 1212/13086 "Про затвердження Інструкції щодо заповнення форми державного статистичного спостереження №6-ПВ (річна) "Звіт про кількість працівників, їхній якісний склад та професійне навчання"".