Контрольна робота
з курсу: “Спеціальне документознавство”
ЗМІСТ
Характер інформації навчальних видань.
Оглядове видання, його види за характером інформації.
Авторське свідоцтво та патент.
Бюлетень: його загальна характеристика.
Поняття неопублікованого документа.
Уніфікація управлінської документації. Характеристика національних стандартів
Загальна характеристика перфорованого документа
Аналогове та електронне середовища існування електронного документа.
Класифікації електронних документів.
Використана література
1. Характер інформації навчальних видань
Навчальне видання містить систематизовані відомості наукового чи прикладного характеру, висловлені у формі, зручній для вивчення і викладання, і розраховане на тих, хто навчається, різного віку і рівня навчання.
Цільове призначення навчальних видань — забезпечення процесу навчання, сприяння засвоєнню знань в умовах певної системи освіти, підготовки і перепідготовки кадрів. Вони частково виконують також виховну функцію. Таке призначення обов’язково вказується на титульній сторінці навчального видання. Безумовно, для навчання можна використовувати й інші видання, однак якщо вони не мають відповідного позначення, вони не вважаються навчальними. Не завжди видання, що позначається як «книга для вчителя» чи «книга для учнів», є навчальним. Воно може бути науково-популярним, літературно-художнім, виробничо-практичним.
За читацьким призначенням вони поділяються на три основні групи: для загальноосвітньої школи (початкової і старшої школи), вищої школи І-II (середні спеціальні заклади), III і IV рівнів акредитації (вищі навчальні заклади). Крім того, розрізняють навчальні видання для тих, хто навчається, і тих, хто навчає — вихователів дитячих садочків, учителів шкіл, ліцеїв, викладачів коледжів, училищ, технікумів, вищих навчальних закладів, батьків. Усередині цих груп виокремлюються підгрупи за віком тих, хто навчається, залежно від особливостей навчання (денна форма, заочна, екстернат).
Особливість характеру інформації навчального видання — широкий тематичний діапазон, обумовлений номенклатурою навчальних дисциплін, що вивчаються в усіх типах навчальних закладів. Предмети навчальних видань - це наукові і прикладні відомості, однак не в усьому обсязі, а у вигляді основних законів і висновків, які складають основу науки чи прикладних знань. Обсяг матеріалу визначається програмою навчання. Видаються навчальні видання, які повністю охоплюють курс, і навчальні посібники з окремих розділів.
Загальнотипологічної класифікації навчальних видань не має.
За роллю в навчальному процесі виокремлюють такі підвиди навчальних видань: 1) підручники; 2) навчальні посібники; 3) практикуми; 4) програмно-методичні видання.
Підручник — видання, що містить систематизоване викладення навчальної дисципліни (її розділу, частини), відповідне навчальній програмі й офіційно затверджене як даний вид видання. Для нього характерна суворість і точність добору і викладення матеріалу, чітка структура, наступність, тематична і методична єдність. Підручники одночасно виконують функції навчальні, виховні і розвиваючі. В них передбачені компоненти, розраховані на закріплення пройденого матеріалу.
Навчальний посібник — видання, що доповнює чи частково (повністю) замінює підручник, офіційно затверджене як даний вид видання. Різниця між підручником і навчальним посібником полягає в тому, що в підручнику теоретичні основи курсу викладаються в строгій відповідності з програмою, а в навчальному посібнику — без урахування такої.
До навчальних посібників відносяться також хрестоматії, книги для читання, таблиці, атласи, окремо видані частини курсу, навчальні наочні посібники.
Зокрема, хрестоматія — навчальний посібник, що містить літературно-художні, історичні й інші твори чи уривки з них, що є об'єктом вивчення навчальної дисципліни. Вона сприяє розвитку аналітичних здібностей, набуттю навичок аналізу.
Навчальний наочний посібник — образотворче видання, що містить матеріали на допомогу вивченню, викладанню і вихованню. Він допомагає наочно представити об'єкти і явища, що вивчаються, краще зрозуміти їх суть.
Практикум — навчальне видання, що містить практичні завдання і вправи, що сприяють засвоєнню теоретичних знань. Він сприяє набуттю навичок, умінню використовувати знання для розв’язання практичних завдань, закріпленню пройденого матеріалу (збірка завдань, вправ, практичних завдань, лабораторний практикум).
До програмно-методичних видань відносяться: навчальна програма, навчально-методичний посібник, методичні рекомендації.
Навчальна програма — це навчальне видання, що визначає зміст, обсяг, а також порядок вивчення і викладання якої-небудь навчальної дисципліни (її розділу, частини). Вона допомагає управляти навчальним процесом, упорядкувати його.
Навчально-методичний посібник — видання, що містить матеріали з методики викладання навчальної дисципліни (її розділу, частини) чи методики виховання. Він допомагає навчитися працювати самостійно. Відображає твори, в яких подається методика засвоєння всього курсу, окремих його розділів, частин, тем чи виконання практичних завдань.
Методичні рекомендації (вказівки) — видання, що містить роз'яснення з певної теми, розділу чи питання навчальної дисципліни, визначає методику виконання певних завдань, певного виду занять (семінарських, практичних).
За характером інформації, структурою і конструкцією розрізняють такі різновиди навчальних видань, як курс лекцій, текст лекцій, конспект лекцій, задачник, зошит і т. д.
Так, курс лекцій — навчальне видання, що містить повне викладення тем навчальної дисципліни, визначених програмою.
Текст лекцій — навчальне видання, що містить викладення матеріалів певних розділів навчальної дисципліни.
Конспект лекцій — навчальне видання, що містить коротке викладення лекцій чи окремих розділів навчальної дисципліни.
Є також видання, що посідають проміжне місце між навчальними виданнями та іншими, наприклад, довідковими (навчальний довідник, навчальний тлумачний словник тощо).
2.Оглядове видання, його види за характером інформації
Оглядове — це інформаційне видання, що містить публікацію одного чи кількох оглядів, що включають результати аналізу й узагальнення представлених у первинних документах відомостей.
Огляд — це текст, в якому викладено в стислій формі основний зміст первинних документів з певної теми, що з'явилися за певний період, чи узагальнено їх зміст.
Завдання оглядових видань — збирання й аналіз великої кількості первинних документів, переробка їх в єдиний компактний та узагальнений документ. За характером інформації оглядове видання найповніше відображає зміст первинних документів, відрізняється щонайбільшою складністю і науковою глибиною їх переробки. Результатом переробки є висновки і практичні рекомендації, зроблені на основі аналізу змісту первинних документів, критичне оцінювання їх актуальності і перспективності. Огляди виявляють тенденції, головні напрями розвитку відповідних галузей науки і виробництва.
За характером інформації (рівнем згортання первинної інформації, методами аналізу і характером узагальнення) оглядові видання поділяються на бібліографічні, реферативні, аналітичні і прогностичні.
Бібліографічний огляд є связним оповіданням про первинні документи. В завдання бібліографічного огляду входить добір певної кількості представлених первинних документів, їх бібліографічний опис і характеристика змісту. Бібліографічний огляд складається з двох частин: тексту, що містить порівняльний аналіз основних документів, і бібліографічного списку з теми. Бібліографічний огляд може бути науково-допоміжним (містить повне охоплення первинних документів з теми) чи рекомендаційним (містить характеристику найважливіших первинних документів з теми). Бібліографічний огляд — перший рівень інформаційного узагальнення, він слугує основою для наукової інформаційної діяльності.
Реферативний огляд є зведеною характеристикою питань, що розглядаються в первинних документах, без їх критичного оцінювання. Його завдання — адекватне відображення змісту первинних документів, хоча це не виключає виокремлення найважливіших і найактуальніших документів.
Аналітичний огляд містить всебічний аналіз даних первинних документів, їх критичну аргументовану оцінку, обґрунтовані висновки і рекомендації по суті досліджуваних питань. Це вид оглядових видань, що знаходиться на межі вторинної і первинної інформації. Висновки тут є результатом змістовного, фактографічного аналізу й узагальнення великої кількості первинних документів і тому несуть в собі нові науково значущі факти та ідеї з даної проблеми. Аналітичний огляд буває великого обсягу, виходить у палітурці, ілюструється малюнками, графіками, таблицями, діаграмами і т. д.
Прогностичний огляд містить оцінку тенденцій розвитку науки, виробництва, суспільства, на основі якої компетентні органи можуть ухвалити рішення, розробити короткострокові і довгострокові плани розвитку тієї чи іншої галузі, території, наукових досліджень і т. д.
Оглядове видання - связне монографічне повідомлення (тобто певним чином взаємопов'язана сукупність фактографічної інформації), отримане в результаті аналізу, узагальнення певного масиву первинних документів і висновків (огляди). Структурно огляд складається з таких частин: 1) вступ; 2) основна частина; 3) висновки (висновок); 4) список літератури; 5) допоміжні покажчики (іменний, предметний, заголовків і т. д.).
Оглядове видання за конструкцією — видання невеликого обсягу, в обкладинці, іноді з ілюстраціями.
3. Авторське свідоцтво та патент
Правова охорона винаходів (корисної моделі) здійснюється шляхом патентування. Під патентом розуміють охоронний документ, що засвідчує пріоритет, авторство і право власності на винахід (корисну модель). Розрізняють такі види патентів:
- патент на винахід – видається за результатами кваліфікаційної експертизи заявки на винахід;
- деклараційний патент на винахід – видається за результатами формальної експертизи заявки на винахід;
- деклараційний патент на корисну модель – видається за результатами формальної експертизи заявки на корисну модель;
- патент (деклараційний патент) на секретний винахід – видається на винахід, віднесений до державної таємниці;
- деклараційний патент на секретну корисну модель – видається на корисну модель, віднесену до державної таємниці.
Форма патенту і зміст зазначених у ньому відомостей визначаються Державним департаментом інтелектуальної власності (орган виконавчої влади з питань правової охорони інтелектуальної власності в Україні).
Патент надає його власнику виняткове право використовувати винахід (корисну модель) за своїм розсудом, якщо таке використання не порушує прав інших власників патентів, а також забороняти іншим особам використовувати винахід (корисну модель) без його дозволу, за винятком випадків, коли таке використання не визначається, згідно з законодавством, порушенням прав, що надаються патентом.
Власник патенту має право дати будь-якій особі дозвіл (видати ліцензію) на використання винаходу (корисної моделі).
Реєстрація патенту здійснюється на підставі рішення про видачу патенту, для чого вносяться відповідні відомості до Реєстру. Водночас з державною реєстрацією Державний департамент інтелектуальної власності публікує у своєму офіційному бюлетені визначені в установленому порядку відомості про видачу патенту (деклараційного патенту). Протягом трьох місяців від дати опублікування Державний департамент інтелектуальної власності публікує опис до патенту, що містить формулу та опис винаходу (корисної моделі), а також креслення, якщо на нього є посилання в описі. Лише після опублікування відомостей про видачу патенту будь-яка особа має право ознайомитися з матеріалами заявки в установленому порядку (за ознайомлення з матеріалами заявки сплачується збір).
Сутність винаходу визначається його формулою, призначеною для визначення обсягу правової охорони, що надається патентом (деклараційним патентом). Формула містить сукупність суттєвих ознак винаходу (корисної моделі), достатню для досягнення зазначеного заявником технічного результату. Формула базується на описі й характеризує винахід (корисну модель) тими самими поняттями, що містить опис винаходу (корисної моделі).
Опис винаходу (корисної моделі) повинен розкрити його суть настільки ясно і повно, щоб його (її) міг здійснити фахівець у зазначеній галузі. Опис починають із зазначення індексу рубрики діючої редакції Міжнародної патентної класифікації, до якої належить винахід (корисна модель). Назва винаходу (корисної моделі) повинна відповідати суті винаходу (корисної моделі), і, як правило, характеризувати його (її) призначення.
Опис винаходу (корисної моделі) складається з таких розділів:
„Галузь техніки”, де зазначають галузь техніки, до якої належить винахід (корисна модель), а також, за потреби, галузь застосування винаходу (корисної моделі);
„Рівень техніки”, де наводять рівень техніки, відомий заявнику і який можна вважати корисним для розуміння винаходу (корисної моделі) та його (її) зв’язку з відомим рівнем;
„Суть винаходу (корисної моделі)”, що розкриває технічне завдання, на вирішення якого спрямований винахід (корисна модель), а також технічний результат, якого можна досягти при здійсненні винаходу (корисної моделі);
„Перелік фігур” креслення безпосередньо, де наводять перелік фігур та стислі пояснення того, що зображено на кожній з них;
„Відомості”, що підтверджують можливість здійснення винаходу – розкривають можливість одержання зазначеного в розділі „Суть винаходу (корисної моделі)” технічного результату при здійсненні винаходу (корисної моделі).
Опис до патенту (деклараційного патенту) на винахід (корисну модель) є вичерпним джерелом інформації стосовно винаходу (корисної моделі); містить бібліографічні дані, власне опис, формулу винаходу (корисної моделі), а також креслення, на які є посилання в описі.
Патент також видається на промисловий зразок – результат творчої діяльності людини в галузі художнього конструювання. Об'єктом промислового зразка може бути форма, малюнок чи розфарбування або їх поєднання, які визначають зовнішній вигляд промислового виробу і призначені для задоволення естетичних та ергономічних потреб.
Одночасно з публікацією відомостей про видачу патенту Державний департамент інтелектуальної власності здійснює державну реєстрацію патенту на промисловий зразок.
Патент надає його власнику виключне право використовувати промисловий зразок за своїм розсудом, якщо таке використання не порушує прав інших власників патентів.
Свідоцтвом засвідчується право власності на знак для товарів і послуг. Знак - позначення, за яким товари і послуги одних осіб відрізняються від товарів і послуг інших осіб. Об'єктом знака може бути будь-яке позначення чи будь-яка комбінація позначень. Такими позначеннями можуть бути слова, (зокрема власні імена), літери, цифри, зображувальні елементи, кольори та комбінації кольорів, а також будь-яка комбінація таких позначень.
Форма свідоцтва і зміст зазначених у ньому відомостей визначаються Державним департаментом інтелектуальної власності.
Свідоцтво посвідчує також право на кваліфіковане зазначення походження товару чи право особи на використання зареєстрованої назви місця походження товару чи зареєстрованого географічного зазначення походження товару. Кваліфіковане зазначення походження товару передбачає визначення назви місця походження товару (назва географічного місця, яка вживається для позначення товару, що походить із зазначеного географічного місця та має особливі властивості, винятково чи головним чином зумовлені характерними для даного географічного місця природними умовами чи поєднанням цих природних умов з характерним для даного географічного місця людським фактором) та географічного зазначення походження товару (назва географічного місця, яка вживається для позначення товару, що походить із цього географічного місця та має певні якості, репутацію чи інші характеристики, в основному зумовлені характерними для даного географічного місця природними умовами чи людським фактором або поєднанням цих природних умов і людського фактора).
Використанням зареєстрованого кваліфікованого зазначення походження товару визнається нанесення його на товар або на етикетку чи упаковку товару, застосування у рекламі чи запис на бланках, рахунках та інших документах, що супроводжують товар.
Крім кваліфікованого, зазначення походження товару може бути й простим - будь-яке словесне чи зображувальне (графічне) позначення, що прямо чи опосередковано вказує на географічне місце походження товару. Ним може бути і назва географічного місця, яка вживається для позначення товару або як складова частина такого позначення. Просте зазначення походження товару передбачає недопущення використання зазначень, що є неправдивими (фальшивими) чи такими, що вводять споживачів в оману про дійсне географічне місце походження товару. Просте зазначення походження товару не підлягає реєстрації.
Свідоцтвом також засвідчується виняткове право на використання топографії інтегральних мікросхем - зафіксоване на матеріальному носії просторово-геометричне розміщення сукупності елементів інтегральної мікросхеми та з'єднань між ними.
4. Бюлетень: його загальна характеристика
Бюлетень (записка, лист, або документ з печаткою) — вид періодичного і продовжуваного видання. Бюлетені виокремлюються в самостійний вид видань за двома ознаками: характером інформації та оперативністю виходу в світ. Цим вони відрізняються від журналів, періодичних і продовжуваних збірок.
Бюлетень випускається оперативно, містить короткі офіційні матеріали з питань, що входять до компетенції організації, що його випускає (наприклад, патентний бюлетень «Промислова власність»).
Періодичні бюлетені мають, як правило, постійну рубрикацію. В окремих випадках вони можуть випускатися протягом короткого часу, обмеженого певним заходом. Часто в таких виданнях публікується не лише інформація про законодавчі, нормативні чи інші офіційні документи, а й узагальнюючі, оглядові і роз'яснювальні статті.
Відмінність між журналом і бюлетенем полягає в характері основного тексту. В журналах друкуються різноманітні матеріали: постанови уряду, статті, хронікальні замітки, белетристичні твори, репродукції з творами образотворчого мистецтва і т. п. Бюлетені присвячені якому-небудь певному колу питань (наприклад, рішення Верховної Ради України, інформація про документи, що вийшли, і т. п.).
В завдання бюлетеня входить швидке і регулярне інформування зацікавлених осіб та організацій про те нове, що є в даній галузі чи сфері діяльності установи. Максимальна оперативність виходу в світ є важливою ознакою бюлетеня як виду видання, що відрізняє його від інших видів. Бюлетені включають поточну інформацію і видаються зазвичай не рідше одного разу на квартал. Вони містять переважно короткі офіційні матеріали, що використовуватимуться в наукових, практичних, довідкових чи рекламних цілях, з питань, що входять до компетенції організації, що його випускає.
Класифікація бюлетенів розроблена недостатньо. За сукупністю ознак виокремлюють сім груп бюлетенів, що мають різне функціональне призначення: нормативний, довідковий, рекламний, бюлетень-хроніка, бюлетень-таблиця, статистичний та інформаційний бюлетень.
До нормативного відносять бюлетень, що містить матеріали нормативного, директивного чи інструктивного характеру, що видається, як правило, яким-небудь державним органом. Будучи офіційним виданням, цей тип бюлетенів містить закони, укази, постанови, накази, правила і т. п.
Довідковий бюлетень містить довідкові матеріали, розташовані в порядку, зручному для їх швидкого відшукання. Він містить інформацію про заходи, що проводяться випускаючою організацією, наприклад, про репертуар театрів і т. п.
Рекламний бюлетень публікує викладені в привабливій формі відомості про вироби, послуги, заходи для створення попиту на них.
Бюлетень-хроніка містить повідомлення, які відображають діяльність видаючої його організації і доводять до зацікавлених осіб відомості про її роботу.
Бюлетень-таблиця публікує фактичні дані цифрового чи іншого характеру, розташовані у формі таблиці і слугує початковим матеріалом для наукових досліджень чи розв'язання практичних завдань.
Різновидом бюлетеня-таблиці є статистичний бюлетень. Він відображає оперативні статистичні дані, що характеризують певну сферу життя і діяльності суспільства.
Інформаційний бюлетень відноситься до інформаційних видань і в переважній більшості випускається органами інформації. В ньому містяться відомості про опубліковані і неопубліковані праці, розташовані у формі, зручній для швидкого ознайомлення з ними.
За оформленням бюлетені майже не відрізняються від журналів, хоча й є певна специфіка. Бюлетені різноманітні за форматом. Їх видають і в настільній, і в портативній формі. В них не буває ілюстрацій. Бюлетені різноманітні і за періодичністю виходу в світ: від 1 разу на тиждень до 1 разу на квартал.
5. Поняття неопублікованого документа
Поняття «неопублікований документ» виступає як протилежне до понять «опублікований документ», «публікація», «видання».
Неопублікований документ не розрахований на широке розповсюдження; створений в ході діяльності організацій, окремих осіб, він відображає результати їх роботи. Неопубліковані документи лишаються в рукописному вигляді чи тиражуються в невеликій кількості примірників. До них відносяться: звіти про науково-дослідницьку роботу та дослідно-конструкторські розробки, дисертації (за винятком виданих у вигляді наукової доповіді), рукописи алгоритмів і програм, проекти і кошториси, технічні умови, стандарти підприємств, раціоналізаторські пропозиції, неопубліковані заявки на винаходи, депоновані рукописи, рукописи перекладів, аналітичні огляди.
Неопубліковані документи оформляються, як правило, засобами машинопису чи друкуються на принтері ЕОМ, реєструються в органах інформації і бібліотеках для відображення в інформаційних виданнях чи базах даних цих органів. Більшість документів цього масиву створюються безпосередньо в ході чи одразу після завершення наукового дослідження чи виробничої роботи, що робить їх особливо цінними.
За загальною кількістю назв число неопублікованих документів, що щорічно з'являються, перевищує випуск опублікованих, а за важливістю, новизною, актуальністю, унікальністю і достовірністю інформації, оперативністю виходу та іншими інформаційними якостями вони часом перевершують опубліковані документи.
Основними видами неопублікованих документів є звіт про науково-дослідну і дослідно-конструкторську роботу, дисертація, депонований рукопис, науковий переклад, оглядово-аналітичний документ.
6. Уніфікація управлінської документації. Характеристика національних стандартів
Стандарт є основним кінцевим продуктом діяльності із стандартизації, метою якої є сприяння організації та упорядкуванню будь-якої діяльності для підвищення відповідності продукту, послуги чи процесу їх функціональному призначенню, усунення технічних перешкод у міжнародному товарообміні, сприяння науково-технічному прогресу і співпраці в різноманітних галузях. Об’єктом (чи предметом) стандартизації є продукція, процес чи послуга, для яких розробляють ті чи інші вимоги, характеристики, параметри, правила тощо. Галуззю стандартизації є сукупність взаємопов’язаних об’єктів стандартизації.
Стандартизація здійснюється на різних рівнях державного, міждержавного та міжнародного господарювання. На міждержавному рівні стандартизацію здійснюють залежно від того, учасниками якого регіону світу приймають стандарт, а якщо участь у стандартизації відкрита для відповідних органів будь-якої країни, то це міжнародна стандартизація.
Регіональна стандартизація – стандартизація, що здійснюється на відповідному регіональному рівні та участь у якій відкрита лише для країн певного географічного, політичного чи економічного простору.
Національна стандартизація – стандартизація, що здійснюється на рівні однієї країни. При цьому стандартизацію можна здійснювати також на різних рівнях господарювання: на державному рівні (національні стандарти), на рівні галузі, підприємства, громадської організації, товариства чи спілки (стандарти організацій).
Національні стандарти містять вимоги, що стосуються насамперед безпечності продукції для життя, здоров’я і майна громадян, її сумісності і взаємозамінності, охорони довкілля і вимоги до методів випробувань цих показників. Стандарти організацій розробляють, якщо є потреба поширити результати фундаментального та прикладного дослідження чи практичного досвіду, одержаних у певних галузях науки чи сферах професійних інтересів.
Національні стандарти приймає Держспоживстандарт, а стандарти в галузі будівництва та промисловості будівельних матеріалів – Держбуд України. Національні стандарти та зміни до них підлягають державній реєстрації в Держспоживстандарті і публікуються державною мовою.
Для нормативних документів національного рівня встановлено такі індекси:
ДСТУ – національний стандарт;
ДСТУ-П – пробний стандарт;
ДСТУ-Н – настанова, кодекс усталеної практики;
ДК – державний класифікатор;
ДСТУ-ЗТ – технічний звіт.
Повне позначення національних стандартів України, кодексів усталеної практики та інших нормативних документів загальнодержавного застосування, прийнятих національним органом стандартизації, складається з відповідного індексу, реєстраційного номера наданого йому при прийнятті (до п’яти цифр) і відокремленого знаком „двокрапка” року його прийняття. У позначенні національного стандарту України, що входить до комплексу стандартів, в його реєстраційному номері перші цифри (від 1 до 99999) з крапкою визначають комплекс стандарту, наступні цифри (від 1 до 999) – реєстраційний номер, наприклад ДСТУ 3.27:2003.
Якщо стандарт складено з кількох самостійних частин, їх реєстраційні номери складають з номера стандарту і номера частини, відокремленої знаком дефіс.
Національний стандарт України, прийнятий впровадженням міжнародного чи регіонального стандарту, і який не містить технічних змін (є ідентичним), має позначення, що складається з індексу „ДСТУ” і позначення відповідного першоджерела. При цьому замість року прийняття міжнародного чи регіонального стандарту вказується рік прийняття національного стандарту. Наприклад, національний стандарт України, оформлений на підставі застосування автентичного тексту міжнародного стандарту ISO 22001:2000 позначається ДСТУ ISO 22001:2004.
Для нормативних документів інших рівнів встановлено такі індекси:
СОУ – стандарт організацій;
ТУУ – технічні умови;
СТУ – стандарт наукового, науково-технічного чи інженерного товариства чи спілки.
У позначенні стандарту організацій рекомендовано після індексу вказують групу згідно з державним класифікатором ДК 009 – перші три цифри кодового позначення виду економічної діяльності (КВЕД). Далі, через дефіс – код суб’єкта стандартизації, якому належить право власності на документ, згідно з „Єдиним реєстром підприємств і організацій” – вісім знаків. А вже потім – реєстраційний номер, що надається організацією, і рік прийняття стандарту.
Позначення стандарту наукового товариства може складатися з індексу, абревіатури товариства і реєстраційного номера, що надається за порядком, встановленим цим науковим товариством, та року прийняття цього стандарту.
Позначення технічних умов складається з індексу документа – ТУУ; групи згідно з ДК 009; коду підприємства чи організації, які є власниками технічних умов згідно з „Єдиним реєстром підприємств і організацій”; порядкового номера – три знаки, що проставляється власником оригіналу документа та року прийняття ТУ. Наприклад, ТУУ 15.8-24106105-002:2004.
Стандарт – це нормативний документ, розроблений на підставі консенсусу, затверджений визнаним органом, спрямований на досягнення оптимального рівня упорядкування в певній галузі. У стандарті встановлюються для загального і багаторазового використання загальні принципи, правила, характеристики, що стосуються різних видів діяльності чи їх результатів. Стандарт базується на узагальнених результатах наукових досліджень, передових технічних досягненнях і результатах практичного досвіду. Використання стандарту повинно нести оптимальну вигоду для суспільства.
Враховуючи міжнародний досвід стандартизації можливими видами стандартів є: основоположний стандарт, термінологічний стандарт, стандарт на методи випробувань, стандарт на продукцію, стандарт на процес, стандарт на послугу, стандарт на сумісність, стандарт з відкритим значенням.
Основоположний стандарт – нормативний документ, що містить положення загального чи директивного характеру для конкретної галузі. Переважно виступає як стандарт чи як методичний документ, на підставі якого можна розробляти інші стандарти.
Термінологічний стандарт – це нормативний документ, в якому об’єктом стандартизації є терміни. Такий стандарт містить визначення (пояснення) терміну, приклади його застосування тощо.
Стандарт на методи випробувань встановлює методики, правила, процедури різних випробувань і сумісних з ними дій (наприклад, добір зразка).
Стандарт на продукцію містить вимоги до продукції, що забезпечують відповідність продукції її призначенню; може бути так званим повним і неповним. Повний стандарт встановлює не лише вищевказані вимоги, а й правила добору проб, проведення випробувань, пакування, зберігання тощо. Неповний стандарт містить окремі вимоги до продукції (лише стосовно показників якості, лише до правил постачання тощо).
Стандарт на процес, стандарт на послугу – це нормативні документи, в яких об’єктом стандартизації відповідно є процес (наприклад, технологія виробництва) чи послуга (наприклад, туризм, побутові послуги, автосервіс, транспорт, банківські послуги тощо).
Стандарт на сумісність встановлює вимоги, що стосуються сумісності цілого продукту, а також його окремих частин (деталей, вузлів). Такий стандарт може бути розроблений на систему загалом, наприклад, систему вентиляції, сигналізаційну систему тощо.
Стандарт з відкритим значенням. У деяких ситуаціях певну норму (чи кількісне значення окремої вимоги) визначають виробники (постачальники), а в інших – споживачі. Тому стандарт може містити перелік характеристик, що конкретизуються в договірних відносинах. Це - стандарт з відкритим значенням.
Окремим видом нормативних документів із стандартизації є комплекс стандартів, який об’єднує взаємопов’язані стандарти, якщо вони мають спільну мету і встановлюють узгоджені вимоги до взаємопов’язаних об’єктів стандартизації. У комплекси (системи) стандартів для нормативного забезпечення в певній сфері діяльності, як правило, об’єднують загально технічні та організаційно-методичні стандарти. Такі комплекси охоплюють галузі промисловості та виробництва, а часто стають і міжгалузевими (наприклад, Єдина система конструкторської документації тощо). До систем, які не можна назвати міжгалузевими, бо мають загальнодержавне значення, відносять комплекс основоположних стандартів національної стандартизації.
Український національний інформаційний фонд стандартів (Національний фонд стандартів), класифікаторів техніко-економічної інформації, а також міжнародних (регіональних) стандартів, правил, норм і рекомендацій із стандартизації, національних стандартів закордонних країн організовує і веде Держспоживстандарт у взаємодії з міністерствами і відомствами, підприємствами і організаціями, громадянами – суб’єктами підприємницької діяльності, громадськими організаціями тощо.
Національний фонд стандартів складається з Головного інформаційного фонду стандартів Держспоживстандарту; Національного центру міжнародної інформаційної мережі ISONET WTO; інформаційних фондів стандартів як спеціалізованих організацій, так і відповідних структурних підрозділів міністерств, відомств, установ та організацій.
7. Загальна характеристика перфорованого документа
На перфорованому документі інформація записана шляхом перфорування (пробивання) чи вирізання в різних комбінаціях певної кількості отворів (перфорацій) в заданій послідовності. Кожна перфорація містить в собі інформаційну одиницю, а сума прорізів чи пробивок — повну інформацію, яка може складатися з тисячі і більше одиниць (якщо використовується поєднання кількох отворів).
Інформацію на перфорованому документі отримують за допомогою перфоратора — пристрою для записування інформації шляхом пробивання отворів в перфоносіях.
Залежно від призначення документи на перфоносіях поділяють на три типи:
1) для управління пристроями автоматик при виконанні різних операцій у процесі виготовлення і контролю спроектованих виробів;
2) для управління, обробки, перетворення інформації при проектуванні виробів на ЕОМ;
3) для використання в процесі обробки і перетворення.
За матеріальною конструкцією носія перфоровані документи поділяють на карткові (перфокарти, апертурні карти) і стрічкові (перфострічки).
Перфокарти і перфострічки згруповують у види за такими ознаками:
- за каналом сприйняття — перфокарти і перфострічки відносяться до візуальних документів;
- за матеріальною основою — штучні, паперові (частіше за все), рідше пластмасові (перфокарти) і целулоїдні чи лавсанові (перфострічки);
- за призначеністю для сприйняття - машиночитані (перфокарти машинного сортування) і людиночитані (перфокарти ручного сортування);
- за розташуванням матриці - перфокарти з краєвою і внутрішньою перфорацією;
- за способом кодування — вирізні з перфорацією, вирізуваною в процесі кодування, і пробивні з перфорацією, одержуваною при кодуванні;
- за способом обробки — перфокарти ручного і машинного сортування;
- за цільовим призначенням - облікові, довідкові, бібліографічні, інформаційні, діагностичні, навчальні.
Перфокарта — носій інформації, призначений для використання системами автоматичної обробки даних. Перфокарта подає інформацію наявністю чи відсутністю отворів у певних позиціях карти.
Головною перевагою перфокарт була зручність маніпуляції даними — в будь-якому місці колоди можна було додати карти, видалити, замінити одні карти іншими.
На обох боках неперфорованої частини картки друкується чи пишеться від руки різний текст, наприклад, на бібліографічній картці — анотація статті, на картці обліку кадрів — особисті дані про співробітника тощо.
Перфокарти ручного сортування (або «ручні» перфокарти) дозволяють за допомогою найпростішого і дешевого устаткування приблизно вдесятеро швидше здійснювати такі трудомісткі операції, як сортування, групування і добір інформації, тобто дають можливість багатоаспектного пошуку. Вони можуть використовуватися в бухгалтеріях, поліклініках, бібліотеках, інформаційних службах, школах тощо.
Перфокарти ручного сортування поділяють на карти з внутрішньою і зовнішньою перфорацією.
Перфокарти з внутрішньою перфорацією називають візуальними, або суперпозиційними перфокартами.
Карти-грати. Таку назву ці карти отримали за негативним принципом кодування, коли на матриці, де кожен осередок відповідає одній карті, всі отвори пробиті (перфоровані), окрім одного, що відноситься до даної карти.
Зведені фотографічні карти. Ці карти є одним з шляхів модернізації одноаспектного системного пошуку. Цей метод зводиться до того, що всі карти з однією головною ознакою репродукуються на одну фотографічну карту того ж формату. На одній такій карті поміщається 200-400 карт, а при ультрамікрорепродуціюванні — до 10 тисяч.
Клясерні карти забезпечені одним чи кількома кишенями, щоб розмістити в них фотокадри окремих документів невеликого обсягу: листів, патентних описів, фірмових проспектів, рентгенівських знімків та ін. В одних випадках клясерна карта — це модернізована форма футляра, що забезпечує не лише збереження, а й багатоаспектний пошук, в інших — альбом («клясер»), досьє, справа.
В апертурну карту вмонтований кадр мікрофільму, відрізок неперфорованої плівки чи мікрофіша. Такі карти ще називають перфорованими картами типу «джекет». На відміну від клясерної, апертурна карта розрахована на документи великого обсягу із стабільнішою інформацією. На карті вирізується вікно — «апертура» — і вставляється в нього частіше за всього прозора мікрофотокопія з двостороннім текстом.
Розрізняють два види апертурних перфокарт: 1) карти з рамкою з липкої надтонкої плівки по контуру апертури для вкладення чи вклеювання мікрофільму; 2) карти з кишенею з прозорої безбарвної плівки для монтажу кадрів мікрофільмів шляхом вкладення їх у конверт. Апертурні перфокарти бувають ручного і машинного сортування.
Основним типом апертурної перфокарти можна вважати 80-тиколонкову перфокарту з апертурою (вікном, що калібрувалося) формату Д (30х41 мм), в яку вклеюється один кадр неперфорованого 35 мм мікрофільму.
Апертурні перфокарти К-5 (207х147 мм) і К-6 (147х105 мм) з краєвою перфорацією застосовуються при створенні фондів технічної документації, а також для зберігання малих за обсягом інформаційних документів. На вмонтованому в перфокарту мікрофільмі можна розташувати при зменшенні в 22 рази 8 сторінок тексту.
На перфокарті апертура займає поле від колонки 54 до колонки 76. Монтаж мікрокадрів у бланки апертурних перфокарт здійснюється з рулонного мікрофільму. Для цього розроблене і серійно випускається відповідне устаткування — ручні пристрої (продуктивність 400 кадрів на годину), напівавтоматичні пристрої (з такою ж продуктивністю), а також пристрої автоматик (продуктивність 2 тис. кадрів на годину).
Основна перевага апертурних перфокарт полягає в тому, що такі перфокарти дозволяють скоротити на 80 і більше відсотків площу приміщень, що використовуються для зберігання документів в натуральному вигляді, а також забезпечують швидкий пошук цих документів і виготовлення їх копій. Крім того, їх обробку можна здійснювати на стандартних сортувальних машинах.
Перфокарти із зовнішньою перфорацією можуть мати отвори з одного, двох, трьох чи усіх боків. Є перфокарти з одним, двома, трьома і більше рядами перфораційних отворів. Найбільш поширені одно- і дворядні перфокарти.
На периферію картки наносяться різні ознаки або вирізкою, виробленою від отвору, або вирізкою простору між двома пробивками, або за допомогою рейтерів. Рейтерні карти забезпечуються по верхньому краю кольоровими пластмасовими рейтерами, з яких кожен має свій колір (червоний, синій, зелений). Отвір позначається певним кольором рейтера, що позначає яку-небудь інформацію.
Перфокарти ручного сортування і рейтеркарти застосовуються для бібліографічного пошуку і виконання облікових, контрольних і статистичних операцій.
Найважливішим параметром перфокарт з краєвою перфорацією є максимальне число різних характеристик, яке дозволяє одночасно записати систему отворів, що калібрувалися, нанесених уздовж країв цієї перфокарти.
Сукупність таких отворів називається кодовим полем перфокарти, оскільки характеристики записуються на перфокарті в кодованому вигляді. Місткість кодового поля перфокарти з краєвою перфорацією визначається числом отворів, що калібрувалися, які має ця перфокарта.
Перфокарти з краєвою перфорацією доцільно використовувати для механізації пошуку в масивах до 10 тис. документів — при ручному сортуванні, до 30 тис. документів — при використанні вібраційних чи ударно-динамічних селекторів. Найбільш широко перфокарти з краєвою перфорацією застосовують для інформаційного пошуку в масивах близько 1-2 тис. документів, для створення індивідуальних перфокартотек з вузьких питань науки і техніки.
Розрізняються перфокарти: 80-ти колонкові, що є найпоширенішими з огляду на високу щільність запису, з прямокутними отворами по контуру цифр; 45-ти колонкові, 65-, 90- і 100-колонкові. Устаткування для обробки цих карт відповідно розрізняється кількістю колонок. На кожній перфокарті записуються до 12 шестирозрядних шифрів документів.
За зовнішнім виглядом перфокарти розрізняються цифровою сіткою, пристосованою для фіксації 45 або 80-колонкових розрядів чисел у десятковій системі числення. Звичайна перфокарта має цифрову сітку, що дозволяє за її координатами встановити величини зафіксованих значень ознак чи числових величин. На цифровій сітці розрізняють колонки, тобто стовпці цифр від 0 до 9 в кожному, і позиції — значення пробивки в колонці. При цьому позиція (рядок) за всіма колонками перфокарти має одне і те саме значення.
Будучи дублікатом первинного документа, що містить в закодованому вигляді за допомогою пробивок всі підраховувані дані, перфокарта за своїми фізичними властивостями володіє ізоляційними і механічними якостями. Переміщаючись між валом і щітками в сприймаючому механізмі машини, вона пропускає електричний струм лише в листах пробивки. Різне розташування пробивок в перфокартах впливає на черговість і час проходження імпульсів струму в електроланцюгах, які примушують спрацьовувати виконавчі механізми машини і виконувати властиві їм операції.
Для визначення, які дані відперфоровані на перфокарті, числа повинні розташовуватися в певній системі. На початку перфокарти розміщують постійні дані, однакові для групи перфокарт. Розподіл колонок перфокарт між окремими реквізитами з урахуванням їх значущості називається макетом перфокарт чи схемою перфорації. Макет є постійним для конкретної роботи, по ньому перфоруються всі однорідні документи. Зміни в ньому викликають зміни налаштувань машин, а іноді і методу обробки інформації. В деяких випадках схема макета друкується на перфокарті друкарським шляхом — це маркетована перфокарта.
При перфорації частина даних фіксується в прийнятих одиницях вимірювання: кг, т, шт., година, звил., грв., коп. і т. д., інша — в закодованому вигляді. Використання перфокарти як спеціального машинного носія інформації обумовлено застосуванням різних видів ПЕОМ для обробки даних. Перфокарти машинного сортування виконані на картонному матеріальному носії.
Розташування і розміри граф основного напису документа, виконаного на перфокарті, стандартизовано.
Основний напис документа виконується на зворотному боці перфокарти, що не містить перфораційних отворів.
До основних реквізитів перфокарт відносяться: позначення документа, назва виду документа, порядковий номер змін, номер перфокарти, спеціальні відмітки.
Перфострічка (перфорована стрічка) — застарілий носій інформації у вигляді паперової1 стрічки з отворами, на яку дані наносяться певною послідовністю кодових комбінацій отворів. Кожна кодова комбінація кодує один знак і розміщується на стрічці перпендикулярно напряму її руху.
Завдяки простоті пристроїв уведення-виведення, перфострічка набула поширення в комп'ютерній техніці. Пізні комп'ютерні перфострічки мали ширину 7 чи 8 рядів і використовувалися для записування кодування ASCII. Були стрічки і з іншою кількістю рядків (навіть з двома). Використовувалися в мінікомп'ютерах для введення-виведення інформації до середини 1980-х років і були витиснені магнітними носіями інформації.
Недоліком перфострічок у порівнянні з перфокартами є низька механічна міцність стрічки і неможливість «ручного редагування» текстових файлів (додаванням чи заміною перфокарт у колоді). В порівнянні з магнітними стрічками основним недоліком була низька швидкість читання/записування.
Інформація наноситься на перфострічки шляхом пробивки круглих інформаційних і транспортувальних отворів на кодових доріжках (позиціях).
Пробивки в поперечному напрямі утворюють рядки. В кожному рядку записується один символ, відповідний коду цифри, букви або знака. На перфострічки можуть записуватися цілі тексти. В середній частині перфострічки є безперервна послідовність отворів, призначених для переміщення перфострічки по направляючих пристрою введення або для синхронізації зчитування інформації. Ці отвори перфоруються на кожному етапі автоматично одночасно з перфоруванням основних кодуючих отворів.
Сутність перфострічок полягає в автоматичному і стабільному записуванні даних, які фіксуються за допомогою наперед розробленого коду (тобто комбінації отворів) на перфострічку.
Перфострічку можна використовувати:
а) при переданні чи прийомі телеграфних депеш;
б) при роботі на обчислювальних машинах і іншій організаційній техніці, на спеціальних дешифраторах тощо;
в) як запис інформації наукового і технічного характеру і т. д. на різних машинах і пристосуваннях.
Відперфоровані на стрічці дані можуть слугувати для: перетворення їх у звичайний текст; повторної репродукції стрічки; складання нової стрічки з кількох первинних стрічок; автоматичного передання інформації телеграфом; управління іншими машинами, наприклад, перфораторами карт; введення-виведення інформації в ЕОМ.
Перфострічки мають ряд переваг: можливість за їх допомогою об'єднувати різні рахункові й обчислювальні машини і комплекси, під'єднувати до них периферійне устаткування; простота обробки інформації, нанесеної на перфострічку (сортування, розподіл, об'єднання, коригування і т. д.); можливість нанесення інформації на перфострічку автоматично, паралельно з основними процесами без значних додаткових витрат; достатньо велика накопичувальна місткість стандартних рулонів перфострічок при невеликих їх габаритах і вазі́; можливість багатократного використання інформації, записаної на перфострічці; невисока вартість устаткування, що використовує перфострічки в порівнянні з іншими пристроями введення-виведення інформації; можливість передання інформації, записаної на перфострічці, лініями зв'язку.
8. Аналогове та електронне середовища існування електронного документа
Періодичні електронні видання почали розповсюджуватися переважно мережами, зокрема, глобальною мережею Інтернет. Інформаційним середовищем для розповсюдження книг стали і лишаються останні п'ятнадцять років компакт-диски.
Спочатку «електронним виданням» називали повністю зверстане та підготовлене до друку видання, що зберігалося в пам’яті комп’ютера (на жорсткому магнітному диску) чи на спеціальному запам’ятовуючому пристрої довготривалого типу. Згодом поняття «електронне видання» почало включати тексти книг, журналів і газет, що поширювалися в будь-якому текстовому чи іншому форматі, наприклад в гіпертекстовому (HTML) чи одному із стислих форматів (ZIP, ARJ, RAR, WINZIP тощо).
У складі електронних видань почали застосовуватися ще й мультимедійні компоненти, під якими маються на увазі цифрові звукові чи відеофрагменти, а також анімаційні вставки в основну частину видання. В результаті електронні видання стали засобом комплексної інформаційної дії на людину, яку можна порівняти з радіо, кіно і телебаченням, а в чомусь навіть як таку, що перевершує ці важливі засоби масової комунікації.
Принциповою відмінністю друкованих від електронних видань є можливість інтерактивної реалізації останніх, за якої користувач (читач) може не лише переміщатися вбудованими у текст гіперпосиланнями, а й активно втручатися в хід подій, моделювати процеси.
В останні кілька років з'явилися мережні електронні видання, що пов’язано з такими поняттями, як Web-сайт і Web-сторінка. Остання визначається як електронна сторінка у відповідному форматі, а Web-сайт - це набір пов'язаних Web-сторінок, з'єднаних загальними ознаками чи призначенням. У даний час у мережі Інтернет є значна кількість сайтів, що є, по суті, електронними виданнями, тобто аналогами книг чи брошур, але лише в електронному мережевому уявленні.
Електронні видання відносяться до класу продукції, що динамічно розвивається. Їх кількість збільшується швидкими темпами, а якість безперервно Перехід поліграфічної продукції на цифрову форму дозволяє забезпечити збереження багатьох унікальних видів продукції, таких, як стародавні рукописи. Навіть звичні фотографії і картини втрачають з часом свої якості. Зберігання їх електронних копій дозволяє донести до наступних поколінь унікальні культурні шедеври. Нарешті, зберігання документів і видань в електронній формі дозволяє організовувати електронні бази даних, чітка структура і розвинені засоби пошуку і навігації в яких полегшують процес виявлення потрібних матеріалів та їх фрагментів.
Складові елементи електронного видання Основною частиною більшості електронних видань, також як і книг, випущених друкарським способом, є текстові фрагменти. Деякі видання взагалі є цілком текстовими. Якщо таке видання набрано на комп'ютері в будь-якому текстовому редакторі, то його можна назвати електронним виданням. Різновидом такого видання є так звані гіпертекстові документи- видання в спеціальному HTML-форматі.
У всесвітній мережі Інтернет є некомерційні електронні бібліотеки, в яких практично всі видання представлені в текстових чи упакованих текстових форматах, тобто одержаних в результаті попереднього стиснення відповідного файлу спеціальними програмами - архіваторами. Такі видання характеризуються мінімальним інформаційним обсягом і можуть бути швидко завантажені на комп'ютер користувача.Видання, забезпечує його незалежність від шрифтових гарнітур, встановлених на комп'ютері користувача, однак вимагає використання спеціальних засобів для його перегляду.
Ілюстративний матеріал. В електронних виданнях використовують таку кількість ілюстрацій, яка потрібна для якнайкращого сприйняття і розуміння матеріалу, причому ця величина завжди більша, ніж у виданнях, тиражованих друкарським способом. Ілюстративний матеріал містить на кілька порядків більше інформації, ніж текст, що займає той самий простір на сторінці, і набагато ефективніше впливає на відчуття людини.
Швидкість сприйняття ілюстративної інформації також на багато разів вища, ніж швидкість сприйняття тексту. Це пов'язано з особливостями візуального сприйняття інформації людиною. Зорові образи у вигляді графічних об'єктів сприймаються цілком і безпосередньо заносяться в довготривалу пам'ять, без проміжного перетворення в поняття, як це відбувається з текстом.
Звуковий супровід. Невід'ємною частиною багатьох видань є звуковий супровід. Звуковий супровід може бути авторським текстом чи ремарками, шумові ефекти, що ілюструють події, що відбуваються, і що роблять їх опис реалістичнішим. Звук може синхронно супроводжувати включені у видання відеокадри чи анімацію.
Швидкість сприйняття людиною звукової інформації має той самий порядок величин, що і для тексту. Проте одночасна робота з текстовою і звуковою інформацією не лише збільшує загальну швидкість сприйняття, а й сприяє більш довготривалому її запам'ятовуванню.
Анімація і відео
Цифровий формат, що використовується в комп'ютерному відео, на відміну від аналогового, відрізняється незрівнянно вищою якістю відтворення і роздільною здатністю, однак вимагає великого об'єму пам'яті для зберігання відеоінформації і високої пропускної спроможності для її відтворення з необхідною частотою кадрів. Тому набагато частіше, ніж відеофрагменти, в електронних виданнях використовується комп'ютерна мультиплікація чи прості анімаційні файли. Вони ж дуже часто зустрічаються на різних Web-сторінках, причому у багатьох випадках використовуються як реклама. Проте така мультиплікація може з успіхом використовуватися для ілюстрації послідовності виконання технологічних операцій, роботи поліграфічних машин і комплексів і навіть послідовності виконання операцій в комп'ютерних програмних пакетах. У всіх перерахованих випадках анімація відіграє допоміжну роль, сприяючи наочності опису відповідних процесів і кращому розумінню і запам'ятовуванню їх опису.
Формати електронних видань. Якщо в звичній книзі формат характеризує її ширину і висоту, то в електронному виданні формат описує те, яким чином у файлі представлена інформація. В даний час для сучасних і якісних електронних видань використовуються два основні формати, а саме:
PDF (Portable Document Format), розроблений фірмою Adobe; представляє розвиток і вдосконалення відомого видавничого формату опису сторінок документів Post Script;
HTML (Hyper Text Markup Language) - гіпертекстова мова розмітки сторінок, за допомогою якого створено велика кількість електронних документів, у тому числі - абсолютна більшість видань, циркулюючих в середовищі Інтернет.
Головна перевага обох форматів полягає в можливості розміщення в тексті видання гіперпосилань, за якими здійснюються швидкі переходи як усередині даного видання, так і в зовнішні, по відношенню до даного, документи. Зокрема, за допомогою гіперпосилання можна зв'язатися з автором чи видавцем електронною поштою, проглянути літературні джерела, на які посилаються в даному виданні, викликати ілюстрацію, яка пояснює значення деякого текстового фрагмента тощо.
9. Класифікації електронних документів
Підходи до класифікації електронних документів відрізняються методологічним, концептуальним поглядом на їх сутність: головне в них – технологічна чи змістовна компонента.
Найприйнятнішими є чотири види класифікації електронних документів:
за носієм інформації (на гнучких магнітних дисках, магнітооптичних дисках, оптичний дисках та магнітних стрічках);
за інформаційною технологією (різноманітні автоматизовані системи, банки і бази даних, інформаційно-пошукові та інформаційно-довідкові системи, текстові дані, програми та програмні засоби);
в залежності від комплектності (лише файли на машинному носії, файли на машинному носії плюс документація на паперовому чи іншому носії);
за видами діяльності організації (проектна, виробнича, комерційна, фінансова, управлінська тощо).
Крім того, серед електронних можна виокремити три групи документів:
- оцифровані електронні документи;
- сучасні електронні документи;
- електронні документи, що є продуктами різних безпаперових технологій (електронна пошта, цифрові фотографії, електронні записні книжки, електронні газеті тощо).
Оцифровані документи виокремлено в окремий вид електронних документів з огляду на тенденцію до перетворення традиційних документів в цифрову форму. Таким чином, оцифровані документи, хоча й є копіями традиційних документів, однак починають відігравати самостійну роль і набувають важливого значення в житті суспільства.
Оцифровані документи – це документи, отримані в результаті конверсії паперових чи технотронних документів в цифрову форму.
Така конверсія називається оцифровуванням. Оцифровування - це перетворення документа з традиційної властивої йому форми в цифрову (комп’ютерну). В комп’ютері оцифрований документ подається у вигляді файлу.
Найпростіша технологія оцифровування, поширена достатньо широко, - сканування. Сканування дозволяє перевести ілюстративні, графічні документи, фотографії в електронну форму – в файли.
Розроблені технології оцифровування звуку і відео. Прикладами оцифровування фоно- і відеодокументів є компакт-диски і лазерні відеодиски.
Сучасні електронні документи – це документи, що функціонують лише в цифровій формі. Такі електронні документи є інформаційними продуктами останніх інформаційних технологій: Інтернет-технологій, WWW-технологій, мультимедіа. Сучасні електронні документи – це інтеграція в єдиний документ:
- вербальної інформації;
- фото;
- відеофрагментів;
- звуку;
- анімації;
- графіки.
Поєднання кількох типів інформації (тексту, графіки тощо) означає багатосередовищність, тобто (буквально) мультимедіа. Мультимедійні продукти надають користувачу різноманітну інформацію зазначених видів, поєднану в єдине ціле певною метою. Інтерактивна система мультимедіа використовує комбінацію цих складових, однак додатково знаходиться під контролем користувача й організовує діалог користувач-система.
Мультимедіа продукти дуже поширені на сьогодні і з доступністю засобів обчислювальної техніки їх стає все більше. Найпоширенішими з них є мультимедійні ігри та енциклопедії.
Особливістю сучасних електронних документів є їх багатофайловість, тобто якщо для оцифрованих документів характерне оцифровування документа в один файл (як правило), то мультимедіа продукти містять деяку кількість комп’ютерних файлів. Ця властивість характерна й для Web-сторінок Інтернету.
Сучасні електронні документи мають великий обсяг і для свого зберігання вимагають носіїв великої місткості. Найпоширенішими носіями для мультимедіа продуктів є оптичні диски CD-ROM, CD-R.
Продуктом безпаперових технологій є, перш за все, електронна пошта. Електрона пошта – це пересилання повідомлень у вигляді файлів телекомунікаційними каналами. Файл може містити повідомлення (лист, статтю тощо), малюнок, фотографію, попередньо оцифровані, а також бази даних тощо.
На сьогодні електронна пошта – один з видів сервісу як в мережі Інтернет, так і в інших телекомунікаційних каналах, що найбільш широко використовується.
Документи такого виду швидко наповнюють архіви різних установ та організацій. Зберігання здійснюється на ZIP–дискетах та CD-R.
Іншим різновидом безпаперової технології є цифрове фотографування, що стає все більш популярним. В найближчому майбутньому можливе надходження таких дискет з цифровим фото на державне зберігання.
В якості класифікаційної моделі може бути представлене також ранжування електронних документів в залежності від комбінації метаданих:
- однорангові електронні документи: документ складається з одного типу даних, поєднаних однією структурою, і записаний в один файл певного формату;
- дворангові електронні документи: документ складається з кількох типів даних, поєднаних однією структурою, і записаний в один файл певного формату бази даних, документи, що складаються з геометричних обєктів;
- трирангові: документ складається з кількох типів даних, поєднаних кількома структурами, і записаними в один файл певного формату;
- чотирирангові: документ складається з кількох типів даних, поєднаних кількома структурами, і записаними в кілька файлів спільного формату;
- пятирангові електронні документи: документ складається з кількох типів даних, поєднаних кількома структурами, і записаними в кілька файлів різних.
Всередині кожного рангу документи можна поділяти за конкретними технологіями, в межах яких вони були створені: текстовим чи графічними процесором, типами СУБД, гіпертекстовими системами тощо.
Використана література
Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг" // Вісн. ДКАУ. - 2003. -№ 1. - 150 с
Закон України "Про інформацію" // Голос України. - 1992. – 13 листопада.№ 6.-125 с
Закон України "Про науково-технічну інформацію" // Голос України. - 1993.-23 липня.
ДСТУ 2628-94. Системи оброблення інформації. Оброблення тексту. Терміни та визначення. - Чинний від 1995-01-07. - К.: Держстандарт України, 1994.-35с.
ДСТУ 2737-94. Записування і відтворення інформації. Терміни та визначення. - Чинний від 1995-07-01. - К.: Держстандарт України, 1994. -158с.
Асеев, Г.Г. Электронный документооборот[Текст]: Учеб. для студентов вузов культуры и искусств / Харьк. гос. акад. культуры. - X.: ХГАК, 2000. - 470с.
Баласанян, В. Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием // Управление персоналом. [Текст] - 2002. - № 2. - 20 с.
Кушнаренко, Н.Н. Документоведение[Текст]: Учебник. - 3-е изд., стер. - К.: О-во «Знання», КОО, 2001. - 460с. - (Высшее образование XXI века).
Мешков, Д.Ю. Електронний документ[Текст]: обіг, зберігання, використання, законодавчі аспекти. Досвід ФРН (1990-2000) // Архіви України.-2001.
Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство[Текст]: Практич. Пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. - М.: Прибор, 1995.-246с.
Пріб, Г.А. Патентознавство[Текст]: Навч.посібник для дистанційного навчання / За наук. Ред. С.І. Табачнікова.- К.: Університет «Україна», 2007