РОЗДІЛ 1. ІСТОРІЯ УПРАВЛІНСЬКОГО ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА ЯК НАУКОВОЇ ДИСЦИПЛІНИ

1.1 Історичні передумови розвитку управлінського документознавства

Історичні передумови розвитку документознавства почали складатися ще в ХІХ столітті, в першій половині ХХ ст. Для розуміння обставин формування галузей знань про документ неабияке значення має з’ясування соціально-економічного, суспільно-політичного контексту побутування науки. Зрушення в економіці вказаного проміжку часу – поширення та зміцнення позицій крупно масштабного машинного виробництва у промисловому сегменті, успішні досліди раціоналізації сільського господарства, поглиблення спеціалізації торгівлі, механізація транспорту, масові міграційні процеси, у т.ч. й урбанізація, демографічний вибух (1860-1914) і т.д., спричинили серйозні соціальні зміни. Цілком закономірно, що в таких умовах зростає функційність держави. Через нові види завдань, які постали перед нею, ускладнюються управлінські механізми, процеси, розширюється бюрократичний апарат, що відіграє важливу роль у забезпеченні повсякденної діяльності влади. «Розкріпачувальні» (за висловом В.О. Ключевського) зусилля Російської імперії 1960-1870-х рр. супроводжувалися численними нововведеннями у сфері управління, що базувалися на вітчизняній практиці та раціонально адаптавоному зарубіжному досвіді. Становлення індустріального суспільства посилило усвідомлення важливості чіткої регламентації соціальних відносин. Яскравим зразком подібного стало прагнення реорганізувати, уніфікуючи, діловодство №, яке є важливим чинником формально –технологічного забезпечення діяльності влади.

Крім висловлених вище міркувань, проведемо ще одну лінію-пояснення екстернальних наукових спонукальних мотивів для розгортання галузей знань про документ –культурний контекст їх розвитку. Протікання соціально-економічних, суспільно-політичних процесів відбувалося за нових підходів у культурі, «продиктованими» осмисленням буття в дусі романтизму. Одним із найважливіших постулатів романтизму є твердження, що кожен народ має свій «дух», який зумовлює його розвиток. За цих умов зростає популярність студій з історії, етнографії, фольклористики, мови, літератури та інших наукових дисциплін, які могли сприяти виявленню доленосних духовних визначників розвитку кожного народу.

Цілком природно виглядає зростання інтересу до джерел інформації, зокрема історичних, сприйняття їх як продукту цілеспрямованої людської діяльності, явища культури. Масово поширюється практика збирання документів, їх систематизація наукове опрацювання та вивчення, видання з метою популяризації історичних знань, ствердження ідентифікуючих процесів епохи становлення європейський націй.

1 Тут під «діловодством» розуміємо документування управлінської інформації, організацію роботи з службовими документами в установі.

Це послужило могутнім стимулом розвитком галузей знань про документ, наукової критики документів. Завдяки теоретичним надбанням спеціальних історичних галузей знань (археографії, архівознавства, дипломатики та ін.) методик дослідження джерел, збагачується історична наука, зміцнюються міждисциплінарне осмислення й узагальнення накопиченого емпіричного досвіду, дослідницької практики джерелознавця, архівіста, бібліотекаря, діловода, усіх тих, хто працював із документом чи займався його вивченням.

Зростає роль архівів як центрів збереження колективної пам’яті та потенційно-наукових установ. Серед пріоритетних архівознавчих тем – історія архівної справи, наукова евристика, класифікація та критика документа, технології зберігання документів. Вагомим є внесок у розвиток архівознавства В.Б. Антоновича, М.В. Владимирського-Буданова, М.В. Калачова, І.М. Каманіна, Д.І.Самоквасова та ін. Разом із цим, приходить переконливе усвідомлення важливості раціональної організації діловодної практики, головний об’єкт якої по завершенню виконання оперативної функції з динамічного стану переходить у стан статичний, продовжуючи побутувати уже в статусі потенційного джерела інформації.

Аналіз інтернальних когнітивних факторів визрівання передумов розвитку документознавства необхідно, крім архівознавства проводити також і через дослідження еволюції діловодства. Початок нового періоду розвитку Російського діловодства, який одержав назву «виконавчий» або «міністерський», традиційно пов’язують із реорганізацією органів влади і управління- запровадженням міністерств (1802), започаткуванням діяльності Державної ради ( 1801), реформами М.М. СперанськогоІ (1772-1839). Особливістю «міністерського» періоду розвитку діловодства стало оновлення його технологій, що позначилося на підготовці управлінських документів та організації роботи з ними, поглиблення спеціалізації діяльності канцелярій. Відбувається виокремлення функцій т. зв. «загального діловодства», пов’язана з управлінням, остаточно складаються види спеціального діловодства, як от, фінансове, статистичне, адміністративне, судове та ін. Законодавчо врегульовується порядок ведення справ, підготовки текстів, їх оформлення із застосуванням методів уніфікації форм і змісту документів. Спостерігається різке зростання обсягів потоків управлінської документації із домінуванням при цьому масової документації, що було зумовлено соціально-економічними чинниками та політичними перетвореннями в державі. Тоді ж у російській діловодній традиції відбуваються кардинальні зміни оформлення документів, їх видової структури.

2. М.М. Сперанський – видатний державний діяч Російської імперії, один із ініціаторів і авторів ряду програм реформування органів управління, складання та запровадження інструкцій, що встановлювали на рівні форми одно подібність їх структури, функцій міністерств, указу про обов’язків належний освітній ценз для особи державної служби (1809), кодифікації законів (1828-1830) та ін. проектів.

Науково - технічний прогрес зумовив зміни в організації сфери управління. Новітні засоби праці канцелярій (друкарська машинка, телеграф, телефон), підвищенні вимоги до функціонування управлінського апарату, складання документів, організації документообігу спричинили пошук шляхів раціоналізації діловодства, а отже, й науково-теоретичних і технологічних студій у цій галузі. Фактами, що засвідчили «вимальовування» обрисів нової науки, стали праці М.Л. Магницького, М.В. Варадінова, В.О. Вельдбрехта, І.І. Ріхтера та ін., у яких узагальнюються результати практичного діловодства, розробляються початки його теорії. Спільним для них був об’єкт дослідження – управлінський документ, але шлях його пізнання, тобто предмет, визначався по-різному. Так, М.Л. Магницькому належать спроби класифікувати окремі типи управлінської документації, проаналізувати їх із точки зору лінгвістичних особливостей; М.В. Варадінову – класифікувати документи, що функціонують у державній установі, уніфікувати їх форми, дефініціювати термінологію діловодства, визначити правила організації документообігу; В.О. Вельдбрехту – розробити правила діяльності канцелярій, складання документів залежно від сфери їх функціонування; І.І. Ріхтеру – застосувати десяткову систему класифікації до класифікації документів казенних залізниць і т.д. Намагаючись окреслити зміст власних праць, вчені дають різні означення новій галузі наукової діяльності – «теорія діловодства», «теоретичне діловодство», «документальне джерелознавство» та ін., що свідчить про термінологічний пошук у межах новацій них дослідницьких напрямів.

Ускладнення організаційної структури управління стимулювало необхідність підготовки відповідних кадрів. Якщо у першій половині ХІХ століття працівників канцелярій готували в установах, з урахуванням специфіки їх роботи, то в другій половині ХІХ ст. з’являються спеціалізовані освітні осередки. Так, 1868 р. у Харкові були відкриті спеціальні курси підготовки секретарів, а наприкінці ХІХ ст. – машинопису і стенографії. На межі ХІХ –ХХ ст. побачили світ перші фахові періодичні видання з діловодства – «Бюллетень конторщика», «Вестник контор и канцелярий», «Машинопись» та ін. Ці та інші факти свідчать про якісно новий етап розвитку діловодства, що було пов’язано із становленням його як галузі знань.

Становлення у ХІХ ст. передумов тісної інтеграції діловодства й архівознавства у майбутньому спродукує появу нових галузей знань – управлінського документознавства, документознавства у мета науковому розумінні, що займуться комплексним студіюванням історії, теорії, методики дослідження документа в цілому, зокрема управлінського.

Виразними етапом у формуванні галузей знань, утворених у результаті взаємодії діловодства й архівознавства, стали 1920-1930 роки. Зазвичай пояснення цього факту пов’язують із практикою реорганізації форм державного устрою та правління доби національно-визвольних змагань (1917-1920), а також встановлення радянської влади, що супроводжувалося корінними змінами в політичній, економічній, культурній соціосистемах. У сфері практичного діловодства спостерігаємо активні спроби шляхом чіткої регламентації, опосередкованої нормативними актами, удосконалити організацію та функціонування діловодних служб, усіх ланок технологічної схеми формування руху документів.

Яскравою ілюстрацією особливого ставлення нової влади до питань практичного діловодства стали конференції з наукової організації праці, що сприяли поширенню так званого «НОТівського руху» в управлінні.

Зміни у діловодній сфері викликали проведення наукових досліджень зі з’ясування шляхів підвищення ефективності управління. Непересічне значення для вивчення питань організації праці на наукові основі мали Всесоюзний державний інститут техніки управління (Москва, 1926-1932) ат Український державний інститут раціоналізації управління (Харків, 1929-1934). У результаті тісної співпраці теоретиків і практиків з’явилися правила організації архівної частини діловодства в установах (1928), проект загальних правил документації та документообігу (1931), що передбачали впровадження єдиної схеми організації діловодства в управлінні, перші результати уніфікації форм документів найвищого рівня – стандарти.

Діловодна практика потребувала узагальнень, які оформили б її результати в ідеї, концепції, теорію. Проте, продовжували переважати праці практичного змісту. Особливо популярними стали викликані тривалою практикою узагальнюючі студії з уніфікації та стандартизації документів, їх класифікація, спеціальної термінології. Варті уваги серйозні і вельми показові термінологічні дослідження поняття «діловодство», неоднозначне тлумачення якого породжує пропозицію уточнити його сутність через введення нових термінів – «документовиробництво», «оперативно-адміністративна діяльність», «канцелярське виробництво», «документацій не обслуговування (адміністративної) діяльності». Запропоновані синонімічні поняттю «діловодство»варіанти стали втіленням сприйняття його передусім як сфери практичної діяльності. Зарахування діловодства до технічних галузей знань віддзеркалило не тільки його зміст, декларований владою, за якого поціновували ся роботи прикладного характеру.

Нова ситуація, в якій діють учені першої половини ХХ ст., була пов’язана з необхідністю удосконалення шляхів і методів ведення дослідження. Непересічним у процесі пізнання залишається значення документа як засобу комунікації і джерела інформації. Міцніють запозичення фахівців різних галузей знань на рівні теорії та методики. На теоретичному рівні остаточно утверджується переконання в генетичній спорідненості діловодства й архівознавства. Показовою є пильна увага архівістів до проблематики діловодства. Неодноразово питання правильної постановки діловодства в установах виносилися на порядок денний зібрань архівістів, які, до того ж, брали найактивнішу участь в організації курсів підвищення кваліфікації, присвячених удосконаленню «техніки діловодства». На шпальтах архівної періодики часто публікувалися нормативні документи з діловодства. Звично сприймається спільне вживання слів «діловодство» й «архівна справа» у назвах директивних постанов влади щодо їх розвитку.

Існування тісного зв’язку між діловодством і архівною справою продемонстрував навчальний курс професора Московського державного історико-архівного інституту (далі – МДІАІ, 1930) М.В. Вишневського «Теорія і практика архівної справи» (1936), який містив розділ «загальне діловодство». Його зміст склали питання з історії діловодства, класифікації документів, що функціонують в управлінській сфері, методики їх вивчення. Через кілька років назву розділу було змінено на «Загальне документознавство»і, а автором нової редакції курсу «Теорія і практика архівно справи» (1944) став Костянтин Григорович Мітяєв (1902-1969). Зміна назви розділу мало вплинути на його сутнісне наповнення, що засвідчило певне ототожнення К.Г. Мітяєвим понять «загальне діловодство» і «загальне документознавство». Розділ «Загальне документознавство» у курсі «Теорія і практика архівної справи» за статусом був пропедевтичним і представляв собою своєрідний вступ до вивчення документів, систем і способів документування в історичній ретроспекції діловодної практики. Варто зазначити, що стрижневим об’єктом, навколо якого розгортався зміст розділу, виступав управлінський документ. Таким чином, загальне документознавство для К.Г. Мітяєва, оперуючи сучасною термінологією, за змістом було тотожним управлінському документознавству.

Наприкінці 1930-х – на початку 1940-х рр.. у радянських часописах з архівістики з’являються критичні статті з діловодства, постановки нагальних проблем йог організації, доведення необхідності уніфікації всіх діловодних процесів, створення єдиної раціональної системи діловодства в органах державної влади й управління, відкриття науково-дослідного центру, який мав би розробляти ці питання на науковій основі та здійснювати керування відповідними службами на рівні установи. Примітно, що наукову інституцію пропонувалося відкрити при Головному архівному управлінні НКВС СРСР. Перша всесоюзна міжгалузева нарада з оргтехніки (19410 накреслила широку програму заходів, спрямованих на удосконалення організації діловодства. Проте, події Другої світової війни стали на заваді реалізації ухвалених рішень.

Основні поняття управлінського документознавства і його теоретичні основи

Управлінське документознавство – це наукова дисципліна, яка розробляє теорію управлінського документа, вивчає його генезис та еволюцію, практику створення та функціонування.

Невід’ємною складовою управлінського документознавства , як і будь-якої іншої науки, є теорія, а саме – теорія управлінського документа. Теорія є узагальнюючим знанням, що дозволяє не просто описати явище, а й пояснити йог сутність, причинно-наслідкові зв’язки взаємодії складових одиниць, спрогнозувати розвиток основних ідей галузі. На основі фундаментальних положень, принципів, пояснюючи факти, теорія об’єднує знання у певну систему. Поза системою теорія існувати не може.

Теорія управлінського документознавства, як і будь-яка наукова теорія, вибудовується на емпіричній основі, що складається із сукупності фактів, які належать управлінській сфері діяльності суспільства. Важливим чинником організації та забезпечення ефективного функціонування управлінської сфери є документ. Документ є основним об’єктом пізнання управлінського документознавства. Теорія управлінського документа – це відображення через систематизоване знання суттєвих властивостей, ознак управлінської документації у процесі її складання та функціонування. Факти в теорії фігурують не самі пособі, а у вигляді основних понять і категорій, тобто розширених понять, що концентрують знання про найважливіші властивості конкретної досліджуваної реальності.

До терміносистеми управлінського документознавства входять терміни, поняття, категорії, які означують об’єкти, процеси, явища, що вивчаються цією дисципліною. Фундаментальними поняттями управлінського документознавства є «управління», «інформація», «управлінський документ», «управлінська документація».

Під управлінням розуміють сукупність дій керуючого об’єкта, спрямованих на створення оптимальних умов функціонування керованого об’єкта відповідно до його завдань. У загальнодержавному масштабі управління представляє собою чітку диференціацію керуючих і керованих соціальних об’єктів залежно від функцій і завдань, які вони виконують. Процеси управління суспільством є складними, оскільки, з одного боку, потребують забезпечення функціонування різних його сфер (економічна, політична, культурна), а, з іншого, - на це впливає значна кількість чинників, що спричинюють коригування їх змісту та напряму реалізації.

Основними видами управлінської діяльності є комунікація, регулювання, контроль, забезпечення корпоративності та ін. загального і спеціального характеру, які залежать від конкретних умов функціонування органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, закладів, установ і організацій усіх форм власності (далі – установа).

Комунікація - це управлінська діяльність, спрямована на збір та опрацювання інформації, забезпечення її обміну, досягнення ефективної інформаційної взаємодії на рівні установи та між установами, тими, хто є носієм і реалі затором управлінських відносин. [ ]

Кожен суб’єкт правління є своєрідним вузлом комунікаційної мережі, який здійснює обмін інформацією, що надходить від різних джерел, різними каналами і спрямовується за різними адресами. Термін «комунікація» також використовують для означення сукупності прийомів, методів і процедур, термінології, які забезпечують ефективну інформаційну взаємодію між учасниками комунікаційного процесу. Комунікація установи – складана багаторівнева система зв’язків, що охоплює саму установу (внутрішня комунікація) та зовнішнє оточення (зовнішня комунікація). Зовнішня комунікація неминуча, оскільки будь-яка установа будь-якого рівня взаємодіє з оточенням у межах сфери її діяльності та суміжних із нею сфер. Внутрішню комунікація існує у вигляді обміну інформацією між підрозділами організації і має пріоритетне значення для її успішного функціонування.

Розрізняють вертикальну та горизонтальну внутрішню комунікацію. У випадку, коли вертикальна комунікація відбувається по низхідній лінії, зверху вниз, вищі рівні ієрархії управлінської структури установи повідомляють підлеглим про стратегічні, тактичні цілі, а також конкретні задачі, зміни пріоритетів, стандартів діяльності та ін. Значна частина низхідної управлінської інформації регламентує не тільки функціонування соціальних об’єктів низового рівня, а й процеси створення та передавання цими об’єктами інформації до об’єктів вищого рівня. Управління неможливе без зворотного зв’язку з керованими соціальними об’єктами, який здійснюється шляхом організації висхідних потоків інформації, що відбивають зміст діяльності цих об’єктів, їх завдань і повноважень. Ця інформація містить показники управління у межах самого соціального об’єкта, які засвідчують його ефективність, демонструє наскільки дієвим є управління вищих ланок і чи потребує воно корегування або оновлення. Завдяки висхідній комунікації керівництву повідомляється про реальний стан справ в установі, результат виконання прийнятих рішень, труднощі, що виникають при розв’язанні тієї чи іншої управлінської ситуації та пропоновані шляхи її подолання. Отже, напрями руху управлінського інформації у випадку вертикальної комунікації можуть бути низхідними або висхідними. На відміну від вертикальної, заснованої на відносинах рівня керуючий-керований, горизонтальна комунікація розвивається між рівноправними, одного рівня підрозділами установи.

За ступенем поширення потоки управлінської інформації можуть бути загальнодержавними, регіональними(міжрегіональними), галузевими (міжгалузевими), або ж обмежуватися конкретною установою.

Процес створення та розповсюдження інформації чітко регламентується державою, що відображено в правових, нормативних, нормативно-правових документах. Такими документами є, зокрема, закони України «Про інформацію» (1992), «Про науково-технічну інформацію» (1993), «Про захист інформації в автоматизованих системах» (1994), «Про національний архівний фонд та архівні установи» (2001), «Про електронні документи та електронний документообіг» (2003), Примірна інструкція у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади (1997), Тимчасовий регламент кабінету міністрів України (2000), постанови Кабінету міністрів України «Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади» (2004) та ін. Рівень керування вищих органів влади всіма низовими інфраструктурними ланками у державі також залежить від якості організації управління в цих органах.

Діяльність, яка спрямована на підтримку функціонування керованої політичної, соціально-економічної системи у сфері дій об’єктивних законів і її цілей, їх досягнення називається регулюванням. Зміст регулювання змінюється в залежності від рівня управління. Чим вище рівень управління, тим у більшій мірі регулятивній функції властива діяльність із забезпечення безперервності виробничих і обслуговуючих процесів, підтримка руху матеріальних, трудових, фінансових, інформаційних потоків і т.д.

Контроль - такий вид управлінської діяльності, який дозволяє виявити ,корегувати, запобігати відхиленням досягнення результатів від намічених параметрів і цілей. Контроль представляє собою спостереження керуючого за керованими об’єктами і процесами з метою перевірки відповідності стану справ бажаному, передбаченому нормативними актами, програмами, планами та ін. Особлива роль контролю як функції управління полягає в тому, що він служить засобом своєчасності вжиття заходів впливу на керований об’єкт, зміни плану чи поставлених цілей.

Інформація трактується як сукупність даних про внутрішній і зовнішній стан керованої системи, які використовуються для оцінки ситуації і розроблення управлінських рішень. Варто зауважити, що, сприймаючи і інформацію як сукупність даних, необхідно пам’ятати, що їй, шляхом фільтрації цілей, завдань, проблем конкретної управлінської ситуації, дії, надано спрямований характер. Інакше кажучи, управлінська інформація – це інформація, що відбиває форму і зміст управління. Інформація – це документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому середовищі [ ]. Інформація державних органів та органів місцевого самоврядування – це офіційна документована інформація, яка створюється в процесі поточної діяльності законодавчої, виконавчої та судової влади, органів місцевого і регіонального самоврядування [ ]. Інформація в автоматизованих системах - сукупність усіх даних і програм, які використовуються в автоматизованих системах незалежно від засобу їх фізичного та логічного представлення [ ]. Документальна інформація - інформація в документній або бездокументній формі, що ґрунтується на документі (документах) чи підтверджена документом (документами). Інформація документа – документна інформація разом з інформаційними елементами, що містяться в документі поза його змістом.

Інформація має певні властивості: здатність до накопичення, руху, збереження при використанні, вартість, комунікативність, різноманітність форм існування тощо. Ці та інші властивості інформації відіграють важливу роль у розумінні характеристики інформаційного забезпечення управління. Для чіткого функціонування установи необхідною є ефективна організація руху інформації, яка в сфері управління відзначена офіційно-діловим стилем і має бути актуальною, оперативною, точною, достовірною, позбавленою емоційного забарвлення, суб’єктивних суджень, відповідати повноваженням і компетенції суб’єкта управління та ін. Це впливає на інформаційний потенціал управління. Інформація, яка циркулює в управлінні, може класифікуватися за різним ознаками:

За напрямом руху: низхідна, висхідна;

За сферою діяльності суспільства: політична, економічна, культурна ;

За структурованістю6 систематизована (згідно зі складом показників, спрямованістю, періодичністю, строком виконання, формою подачі і т.д.) і несистематизована;

За підпорядкуванням конкретній системі управління: зовнішня, внутрішня;

За часом виконання6оперативна, поточна, стратегічна;

За характером носія: документована для друку, засобів зв’язку та ін.;

За масштабом адреснсті6державна, регіональна, місцева, персональна і т.д.

Обіг управлінської інформації в усій управлінській інфраструктурі здійснюється винятково за допомогою управлінських документів. Дефініції основних термінів, понять, якими оперують у сфері діловодства й архівної справи, пов’язаних із означенням фактів, явищ, процесів життєвого циклу управлінського документа, знаходимо в Національному стандарті України ДСТУ 2732:2004 «діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять».

Під «управлінським (службовим) документом» слід розуміти документ, який містить інформацію для прийняття управлінського рішення, тобто управлінську інформацію.

Проблеми створення та функціонування документованої інформації в управлінській сфері має досліджувати управлінське документознавство. Проте на сьогодні їх дослідження є прерогативою дисциплін, пов’язаних із державним управлінням. Управлінське документознавство, виходячи з традицій розвитку і сучасного стану як наукової дисципліни, досліджує проблеми документування управлінської інформації, її функціонування у документованій формі у межах органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємства, установи , організації, інших соціальних об’єктів.

Управлінське документознавство сконцентроване на студіюванні процесів створення та обігу документів в установі, які містять управлінську інформацію. Якщо документування в цілому – це процес створення документів, то документування управлінської інформації - це процес створення службових документів, змістом яких є управлінська інформація.

Документи, які установа (чи інший суб’єкт господарювання) створила або отримала в процесі діяльності, є управлінським або службовим. Серед вхідних документів службовими варто називати тільки ті, які були зареєстровані в установі. З позиції документально-інформаційних комунікацій службові документи, по-перше, є внутрішньо-обіговими документами, тобто такими, що створюються і функціонують лише в установі, а, по-друге, належать до неопублікованих документів, тобто документів, які не є виданнями чи їхніми частинами. Сукупність службових документів, об’єднаних за ознакою належності до певної галузі, сфери, напряму діяльності, установи чи її підрозділу називається документацією. Звідси словосполучення –«службова документація», «наукова документація», «документація установи» тощо. Службові документи розрізняють за жанром і номіналом. Згідно з ДСТУ 2732:2004, жанрові характеристики запису інформації - це функцій ні та структурно - композиційні ознаки певного твору літератури чи мистецтва (роман, звіт про науково-дослідну роботу, монографія, хронікально документальний фільм тощо). Вид номіналу документа – це те що конкретизує номінал документа за змістовою характеристикою. Наприклад, наказ є номіналом службового документа, а накази про відзначення працівника, відпустку, контроль і. т. д. – видом номіналу документа.

Унаслідок упорядкування та формування службових документів у справи підрозділах установи організовується її документаційний ( синонім – документальний) фонд – службових документів, який установа нагромадила внаслідок діяльності, склад і процес формування якого визначають нормативні документи. Склад і формування документаційного фонду в установі визначають такі нормативні документи: інструкція з діловодства, номенклатура справ, перелік документів зі строками зберігання.

Виконання документами функції правління забезпечується їхньою юридичною силою, яку можна потрактувати як властивість службового документа, надану чинним законодавством бути підставою для вирішення правових питань, здійснювати правове регулювання чи управлінські функції (організаційні, розпорядчі, планування тощо). Склад ознак, за яких документ набуває юридичної сили зокрема наявність у ньому певних реквізитів – підпису, відбитку печатки, елементів бланка тощо, визначається законами і підзаконними актами.

Більшу частину чи весь документаційний фонд установи складає її управлінська документація, тобто система документацій що забезпечує виконання управлінських функцій. Під «системою документації» розуміють сукупність взаємопов’язаних службових документів, яка застосовується у певній сфері діяльності чи галузі. Управлінська документація установи складається з службових документів що належать до різних класів управлінської документації – організаційно-розпорядчих, первинно-облікових, банківських, звітно–статистичних, планових, ресурсних, торговельних, цінових, бухгалтерсько-облікових і т. д.

Особливу увагу управлінського документознавства приділяє організаційно-розпорядчі документації – підсистемі управлінської документації, що забезпечує виконання організаційної та розпорядчої функції управління.

Об’єкт і предмет, завдання управлінського документознавства

Об’єкт пізнання – це сукупність якісно, чітко визначених явищ і процесів реальності, суттєво відмінних за своєю природою, змістом, законами і закономірностями функціонування та розвитку від інших об’єктів реальності. Оскільки практичне пізнання охоплює лише частину реальності, необхідним є поняття, що буде розкривати той зміст об’єкта пізнання, який включено в пізнавальний процес. Таким поняттям є предмет пізнання. Отже, об’єктом пізнання є певна об’єктивна реальність, а предметом – ті аспекти, риси об’єкта, які охоплені вивченням. Якщо об’єкт пізнання представляє собою незалежну від пізнавального суб’єкта реальність, то предмет пізнання – це виокремлена ним частина реальності, що вивчається.

Об’єкт управлінського документознавства має складну системну структуру. Під «системою» розуміється певна множина пов’язаних частин-компонентів, об’єднаних в єдине ціле, взаємодія між якими характеризується упорядкованістю і регулярністю. Об’єктом управлінського документознавства є управлінська документація, а також середовище її створення та функціонування.

Предметом управлінського документознавства є еволюція і зміст характеристик управлінської документації, закономірності її створення та функціонування у динамічному стані на різних етапах розвитку людства, розуміння її як явища культури, науки, суспільного розвитку з властивими рисами й ознаками.

Таке розуміння предмета управлінського документознавства визначає головні теоретичні та практичні завдання дисципліни:

-дослідити історію управлінського документа, його створення та функціонування як носія і джерела інформації;

-розробити загальну теорію управлінського документа, яка охоплює аналіз його природи, характеристики змісту та форми (властивості, ознаки, структура), функції;

-визначити принципи і методи вивчення управлінського документа;

-з'ясувати місце і роль управлінської документації у суспільстві;

-охарактеризувати основні етапи розвитку управлінського документознавства як конституйованого виду спеціального документознавства, у т.ч. відстежити процес виникнення та розбудови організаційних структур управлінського документознавства як наукової та навчальної дисципліни;

-проаналізувати найважливіші концептуальні засади управлінського документознавства;

-розкрити гносеологічну природу спеціальних документознавчих знань, місце та функції управлінського документознавства серед інших дисциплін документально-комунікаційного циклу.

Масштабні завдання зумовлено складною структурою управлінського документознавства, внутрішнім поділом його наукових напрямів (історичні, теоретичні (теоретико-фундаментальні, теоретико-прикладні), науково-технологічні дослідження), кожен із яких також багаторівнево структурований. Зокрема, теоретико-фундаментальні дослідження спрямовані на вивчення:

а) управлінської документації як інформаційного ресурсу суспільства, явища культури та елемента соціальної пам'яті;

б) впливу управлінської документації на зміст і наслідки управлінських дій у суспільстві;

в) соціально-правових аспектів створення управлінської документації та доступу до документної інформації;

г) співвідношень і перспектив розвитку комунікацій, потоків, систем традиційної та електронної управлінської документації, закономірностей цього процесу.

Теоретико-прикладні розробки - це дослідження різних характеристик управлінської документації (функційних, надійних, понятійних властивостей документів і документної інформації). Науково-технологічні дослідження орієнтовані на вироблення раціональних методик створення різних видів управлінських документів. Історичні дослідження розгортаються навколо генезису управлінського документа, еволюції характеристик його змісту та форми, умов створення та функціонування..

1.4 Методологія та методика управлінського документознавства

У науці не існує єдиного підходу стосовно тлумачення змісту поняття "методологія".

В одному випадку під "методологією" розуміють філософську, світоглядну основу науки, в іншому - науку про методи і методику; систему принципів, методів і логічних прийомів наукового пізнання та ін. Найрозповсюдженішим випадком є сприйняття методології як сукупності підходів, способів, методів, прийомів і процедур, застосовуваних у пізнавальному процесі й практичній діяльності. Проте таке тлумачення методології є спрощеним і вимагає суттєвого уточнення. Невід'ємним і визначаючим компонентом методології є система світоглядних принципів, загальних філософських парадигм, які становлять підмурок теоретичної і практичної пізнавальної діяльності науковців. Концептуальною, фундаментуючою основою для сукупності дослідницьких методів може виступати марксизм, позитивізм (неопозитивізм, постпозитивізм), структуралізм, екзистенціалізм, персоналізм, феноменологія, функціоналізм та ін., що зумовлено світоглядом, світорозумінням суб'єкта пізнання.

"Арсенал" методологічних засобів - методів дослідження залежить від природи об'єкта й особливостей певної системи наукового знання і може розглядатися горизонтально та вертикально. Горизонтальну структуру становлять методи одного рівня, пов'язані між собою координаційними зв'язками, а вертикальну - ті, які певним чином підпорядковані один одному. Вертикальну структуру методів утворюють: загальні (філософські) методи - властиві пізнанню в цілому (методи формальної логіки, діалектики); загальнонаукові методи - притаманні науковому пізнанню(метод конкретних досліджень, кількісні методи); загальногуманітарні методи - властиві гуманітарним наукам (генетичний, типологічний, системний, статистичний та ін. методи);

Подібна ієрархізація методів є умовною, оскільки між різними рівнями методології існує зв'язок, залежність, супідрядність і взаємопроникнення. Методи мають пізнавальну силу лише тоді, коли їх адаптовано до конкретних завдань і вимог, природи самого об'єкта та предмета дослідження. Вибір методів залежить від дослідницького рівня: емпіричного (емпірично-теоретичного) чи теоретичного. Для емпіричного (емпірично-теоретичного) рівня документознавчих досліджень властиві методи спостереження, описування, вимірювання, аналізу та синтезу; теоретичного - генетичний, типологічний, системний, структурний, функційний, аксіоматичний, гіпотетико-дедуктивний методи, методи сходження від абстрактного до конкретного, єдності логічного й історичного, моделювання, абстрагування тощо.

Застосування тих чи інших методів студіювань має відбуватися при дотриманні вихідних принципів методології дослідження. Серед них - принципи історизму, об'єктивності, всебічності та цілісності. Принцип історизму передбачає розгляд усіх фактів, явищ, процесів управлінської сфери діяльності суспільства, пов'язаних зі створенням, розповсюдженням, функціонуванням і зберіганням документів, у їх внутрішньому постійному русі, урахування всіх причинно-наслідкових зв'язків, що утворюють те історичне середовище, яке визначає їх форму, зміст і статус. Документ є феноменом культури певного часу і простору, поза якими не може бути зрозумілим. Основоположним твердженням, на якому базується застосування принципу історизму, є визнання єдності відносної тривалості й змінності у часі та просторі стану будь-якого об'єкту пізнання. Суть принципу об'єктивності зумовлена природою й метою будь - якого пізнання - отримання відносно об'єктивних, істинних знань. Хоча кожен науковець прагне скласти абсолютно істинне уявлення про об'єкт пізнання, проте досягти цього практично неможливо, оскільки суб'єкт пізнавального процесу є носієм власних систем знань (у т.ч. і методологічних підходів), цінностей, які й визначають частку об'єктивного і суб'єктивного у його дослідженні. Схема відносин "дослідник - документ" позначена подвійною суб'єктивністю - міркуваннями, судженнями, знаннями дослідника, цілями, завданнями вивчення документа, а також автора документа, який теж керувався певними настановами і мотивами при його складанні. Це доводить відкритість знань для постійної об'єктивізації, якими б об'єктивними (із суб'єктивного погляду) вони не були, безкінечність наукового діалогу на шляху до істини (О.С. Лаппо Данилевський, Л.П. Карсавін, М.М. Бахтін, Г.-Ґ. Гадамер та ін.). Із принципом об'єктивності тісно пов'язаний принцип всебічності та цілісності, який застерігає від однобічності ведення дослідження, закликає до синхронного розгляду форми та змісту об'єкта пізнання - документа та сфери його створення і функціонування.

РОЗДІЛ 2. КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНИМИ ПРОЦЕСАМИ

2.1 Зміст поняття «керування документацією»

Термінологічний комітет Міжнародної ради архівів дає таке визначення керуванню документації - галузь загального адміністративного керування, спрямована на економне та ефективне створення, користування і зберігання документів протягом їх життєвого циклу. Керування документацією розглядається у контексті інтенсивного використання інформаційних технологій, що забезпечують якісний менеджмент в управлінській сфері. Якщо діловодство створює та підтримує науково-технологічні основи управління, то керування документацією в межах установи виконує функції менеджменту. У зарубіжній традиції керування документацією охоплює весь життєвий цикл документа з моменту його створення, функціонування, тобто перебування в динамічному стані, до вилучення для знищення чи передавання в архів. Під "створенням документів" розуміють проектування та складання форм документів, їх назв, переліку (згідно з практичними потребами діяльності установи), окреслення функційного призначення, моніторинг їх користування, застосування новітніх інформаційних технологій. Формування справ, створення систем пошуку документної інформації, документів, розвиток систем транслювання інформації, копіювання та тиражування документів, передавання їх до архівів для зберігання становлять ще один "життєвий" цикл документів, який так само є об'єктом пізнання керування документацією. Передання документів в архів, що є процесом, передбачає наявність важливих складових елементів - формування переліку документів зі строками зберігання, їх експертизу, ідентифікацію й опис. Керування архівами розуміється як проектування та будівництво спеціалізованих споруд з архівосховищами, удосконалення методів консервації та реставрації документів, систематизації й описування архівних фондів, доступу по документів, розроблення довідкового апарату. Таким чином, керування документацією в узагальненому варіанті тлумачиться як галузь керування, що відповідає за ефективний, системний і систематичний контроль за створенням, обігом, прийманням, зберіганням у відомчому архіві, передаванням до архіву (державного чи національного) та вилученням для знищення службових документів, включаючи процеси відбору й зберігання в документальній формі свідчень і інформації про управлінську діяльність.

Управління (керування) документацією для країн пострадянського простору є новим напрямом наукових досліджень. У Національному стандарті України ДСТУ 2732:2004 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять " вперше офіційно зафіксовано визначення поняття "керування документацією" як комплекс заходів, спрямованих на здійснювання процесів створення та функціонування службових документів. Останні наукові публікації вчених України, Білорусі, Російської Федерації вказують на схильність ототожнювати керування документацією і» теорією і практикою діловодства, управлінським документознавством, інформаційним (у т.ч. і документаційним) забезпеченням управління. Це свідчить про "завойовування" керуванням документацією місця в існуючій моделі науки, етап його становлення й утвердження як наукової дисципліни та напряму практичної діяльності в управлінській сфері. Залучаючи зарубіжний досвід та адаптуючи його для ефективного впровадження і застосування, науковці і практики свідомі щодо необхідності нагального розроблення концептуальних засад теорії та практики керування документацією.

2.2 Досвід керування документацією в різних країнах

Якщо у вітчизняній науці і практичній діяльності установ вживання поняття "керування широкого поширення, то за кордоном воно має тривалу історію документацією" ще не набуло становлення та сутнісного розмежування змісту з подібними до нього означеннями. В американській, британській традиціях поняття "керування документацією" – це records management, франкомовній – gestion des documents, російській - керування документацієй, українській - керування / управління документацією. Найзагальніше в зарубіжній і вітчизняній історіографії тлумачення поняття «керування документацією» звучить так - це наукова дисципліна й організаційна функція керування документами з метою забезпечення оперативних потреб усіх сфер життя держави і суспільства.

Історично термін "керування документацією" зароджується в Сполучених Штатах Америки. Керування документацією розглядали як складову загального управління установою. Витоки технологій керування документацією можна відстежити у США, починаючи з 1880-х рр., проте перші колективні розробки тематичної проблематики датуються початком XX ст.

Значну роль у вирішенні проблеми керування документацією відіграла Комісія з дослідження невиробничих втрат у промисловості (т.зв. Комісія Гувера), створення якої було продиктовано необхідністю упорядкування інформаційних ресурсів у вигляді документів, скорочення ємності роботи з ними в держав них, муніципальних установах.

Із 1930-х років розпочинається новий етап розвитку керування документацією. Це було зумовлено зростанням обсягів документних потоків. Для раціонального їх структурування й упорядкування потребувалося спеціальне відомство. Від початку цією проблемою опікувався Національний архів США у структурі якого було організовано відділ керування документацією. 1934 р. відділ розробив принципи і методи роботи з документа ми для всіх федеральних відомств. Теоретичні напрацювання Комісії Гувера та інших інституцій було покладено в основу Закону про керування федеральними документами (1950), який, у свою чергу, став правовою базою для розроблення Закону про Національний архів США (1984)4 і Закону про скорочення обсягів роботи з документами (1980, 1989). Закон США про керування федеральними документами 1950 р. установлював відповідальність за організацію роботи з урядовими документами, поклавши її на Національний архів США та установи, що створюють документи. Згідно з вимогами Закону були відкриті центри документації для тимчасового зберігання службових документів, які втратили оперативне значення. Закон зобов'язував урядові установи розробляти та впроваджувати чітку програму реалізації керування документацією. Розуміння необхідності упорядкування сфери керування документацією привело до прийняття законів і в інших країнах. Укажемо на типовість проблем керування документацією, інформацією в країнах світу, що позначилося на змісті тематичних нормативних документів. Найбільша кількість законів у цій сфері прийнята в країнах із високим рівнем розвитку економіки (США, Велика Британія, Франція, Німеччина, Норвегія, Швеція, Данія, Австралія та ін.). Ці акти встановлюють правові норми створення та функціонування різних видів документації, зокрема банківської, фінансової, комерційної, зовнішньоторговельної і т.д., у традиційному й електронному вигляді. Правові норми, що стосуються організації загального діловодства, як правило, є складовою різних законів (кодексів) або державних (урядових) програм чи систем, а також національних стандартів. Так, у Німеччині норми загального діловодства викладено в Законі про загальні правила роботи федеральних міністерств, Великій Британії - Земельному кодексі, Урядовій програмі з керування документацією. Зміцнення нормативно-правової сфери забезпечення керування документацією сприяє унормуванню процесів створення документів, документообігу, раціоналізації експертизи - цінності документів та організації їх зберігання. Теоретичні та організаційні засади КД, сформовані у 1950 - першій половині 1960-х рр., стали основою для його подальшого розвитку. Впровадження електронно-обчислювальних машин (із другої половини 1960-х рр.) сприяло серйозним змінам форми та змісту процесів керування документацією. Особливу увагу було звернуто на кінцевий етап "життєвого циклу документа", пов'язаний із визначенням складу документів, які підлягають передаванню до архіву, методикою їх зберігання, а також практику дослідження документів, створених за допомогою ЕОМ. Це продукувало започаткування спеціальних програм із керування електронною документацією, призначених для розроблення методів вивчення нових видів документів, їх систематизації, формування умов і визначення строків зберігання. Першими розробниками та провідниками відповідних програм стали національні архіви США та Канади. На початку 1970-х рр.

4. Згідно з Законом про Національний архів США сформовано федеральне відомство під назвою «Національний архів та керування документацією», яке виступає у межах країни координаційним органом архівної справи та КД.

Національний архів США розробив один із перших федеральних переліків типових "машинозчитуваних" (електронних) документів General records Schedule № 20, який визначив ті види документів, що мали передаватися до архівної установи на постійне зберігання.

Наприкінці 1970-х - на початку 1980-х рр. посилено студіюються питання, пов'язані з інтеграцією у системи керування документацією документів на нетрадиційних носіях, у т.ч. й електронних, з метою об'єднати різні джерела документної інформації в єдину мережу, організувати документи з відмінними носіями в межах єдиної класифікаційної схеми, усунути дублювання документних потоків, уніфікувати прийоми роботи з документами. На рубежі наступних десятиліть XX ст. з'являються стандарти 180 серії 9000. Серед вимог 180 9000 значна увага приділяється правильній організації діловодства та створенню і підтримці внутрішніх нормативних документів, скрупульозному документуванню всіх виробничих і ділових процесів, в основу яких покладено класичну концепцію "життєвого циклу" документа. Проте стандарти 180 серії 9000 окреслили лише загальні вимоги до діловодства та організації документообігу в системі якості. Останнім часом, у зв'язку з поширенням новітніх інформаційних технологій, переосмисленням можливостей інформаційного менеджменту в умовах масштабної інформатизації суспільства, було переглянуто концептуальні положення керування документацією. Якісно нові умови продукування та розповсюдження інформації вимагали не тільки науково-методичного, але й нормативно-правового забезпечення. Це привело до прийняття нoвих законодавчих актів, внесення змін і доповнень до тих, що залишаються чинними і регулюють різні аспекти створення інформації, керування нею, використання та забезпечення її збeреженості. Більшість правових актів, розроблених у 1990-х на початку 2000-х рр., що прямо чи опосередковано визначають зміст керування документацією, пов'язані з електронним документуванням і документообігом. Насамперед, це стосується розроблення документаційних систем, впровадження стандартів оптимальної методики електронного діловодства в державних установах, посилення ролі державних архівів. Першим, хто розробив національний стандарт із керування документацією за нових умов побутування інформації, став Національний архів Австралії (НАА). Ще 1995 р. НАА видав методичний посібник "Керування електронними документами", а 1997 р. - "Керування повідомленнями електронної пошти як документами". 2000 р. Національний архів Австралії оголосив про приймання електронних документів державних органів і приступив до формування відповідної технологічної інфраструктури, розроблення процедурних вимог передання документів на зберігання в архів. Національний архів Австралії є активним учасником діяльності "електронного уряду". Ним розроблено державний стандарт метаданих АGLS, тезаурус інтерактивних функцій австралійських державних закладів АGIFT. Плідна співпраця з Національною бібліотекою Австралії, Австралійським товариством архівістів, Австралійською асоціацією керуючих документацією сприяла розробленню концепції керування веб-документацією, у т.ч. архівування сайтів, збереження мережевих публікацій. Суть керування документацією в австралійській моделі чітко відображено в абревіатурі САБ88, що включає назви п'яти основних функцій із забезпечення ефективної роботи з документами: контроль (Соntrоl), доступ (Ассеss), розміщення (Disposal), зберігання (Storage), підтримка (Sustain). Важливим явищем конституювання керування документацією стало відкриття окремих (або у складі) спеціалізованих науково-освітніх інституцій. Так, ще з 1950-1970-х рр. в австралійських університетах існують спеціалізовані програми з керування документацією. Нині австралійські професійні освітні про грами з КД - одні з найкращих у світі, більшість із яких доступна для дистанційного навчання. Особливо слід поцінувати наукову й освітню діяльність Школи інформаційного менеджменту, Університету Монаш. Національні кваліфікаційні стандарти Австралії включають такі вимоги до рівня навичок і знань фахівців у галузі керування документацією й архівів:

1) планування керування документацією;

2) розроблення номенклатури справ;

3) проведення функційного аналізу діяльності організації;

4) визначення процесу документування;

5) встановлення правил і процедур забезпечення безпеки та доступу до документів.

Компетенція керуючих документацією підтримується за допомогою систематичного підвищення їх кваліфікації. Слід заeважити, що підготовка фахівців із керування документацією у країнах Західної Європи, так само як і в США, Канаді чи Австралії, є складовою різних напрямів навчання. Найпоширенішим варіантом є здобуття освіти в межах спеціальності "Бібліотечна та інформаційна наука" (Library and Information Science).

Від 1975 р. веде відлік існування Асоціація керуючих документацією та адміністраторів (АRМА) (США, 1975), яка давно за географією діяльності є міжнародною. Неабияке значення Асоціація приділяє освітньому напрямку у сфері КД. При Асоціації функціонує Інститут дипломованих керуючих документа цією. Курс навчання передбачає опанування теорії та практики таких дисциплін:

1) принципи керування документацією та програма її впровадження;

2) створення документів (у першу чергу - електронних) і контролювання їх обігу;

3) пошук документів та оперативне керування (системи й обладнання);

4) складання переліків документів на зберігання та знищення;

5) технічне забезпечення керування документацією.

Асоціація керуючих документацією та адміністраторів є організатором одних із найавторитетніших тематичних міжнародних, регіональних конференцій, активним розробником стандартів, зокрема на форми документів, технологічні операції документообігу тощо, засновником / співзасновником таких періодичних, серійних видань, як щоквартальник "Records management Quarterly", "Оffice", "Тhе Rесоrd”. Не менш популярними серед фахівців керування документацією є споріднені тематично до них часописи "Information and Records management ", "Аmeriсаn Archivist", більшість публікацій яких присвячена правовим, нормативно-правовим, технологічним проблемам роботи з документацією, соціальним аспектам її організації, освітнім програмам у галузі керування документацією.

Останнім часом спостерігається стрімке поширення керування документацією як навчальної дисципліни в системі університетської освіти, що забезпечує опанування знаннями на вищому загальному, теоретичному рівні, вільне вибудовування освітніх модифікацій на середньому спеціалізованому рівні та в рамках післядипломного професійного підвищення кваліфікації.

Усвідомлення необхідності поліпшення керування документацією знаходить відображення в діяльності не лише державних, самоврядних установ, але й різних наукових товариств, спілок, організацій.

У 2004 р. асамблея Міжнародної ради архівів визначила освіту та постійне професійне навчання архівістів і фахівців у сфері керування документацією пріоритетним завданням. Комітет професійної підготовки МРА зініціював розроблення про грам співробітництва в освітній галузі КД із DLM EEIG (Dokument Lifecycle Management Eropean Economic Interest Group), АРМА International, відомими архівними школами та ін. установами, організаціями, націленими, у першу чергу, на опанування новітніх, інформаційних технологій.

2.3 Стандарт ISO 15489-2001 і його національний аналог

Розробленням стандартів із КД займаються міжнародні організації (наприклад, IS0 – International Organization for Standartization (Міжнародна організація зі стандартизації), національні комітети зі стандартизації - АFNOR. (Франція), АNSІ (США), ВSІ (Великобританія), СSNI (Чеська республіка), DIN (Німеччина), DS (Данія), DSTU (Україна), ІРQ (Португалія), JISС (Японія), NЕN (Нідерланди), NSAІ (Ірландія), SАІ (Австралія), SСС(Канада), SIS (Швеція), відповідні державні організації, професійні об'єднання фахівців у галузі керування інформацією та документацією (наприклад, Рublic Record Office, АRМА International, АІІМ International, Гільдія керуючих документацією Росії).

Найавторитетнішим розробником стандартів є Міжнародна організація зі стандартизації (1946), в активі якої більше 14 000 стандартів для найрізноманітніших сфер діяльності суспільства. Організація об'єднує та координує діяльність 148 національних інститутів у галузі розроблення міжнародних стандартів. Розробленням міжнародних норм і стандартів, зазвичай, займаються технічні комітети ISO. Наприклад, технічний комітет ТС 154 "Документи й інформація в управлінні, торгівлі та промисловості" покликаний займатися питаннями стандартизації інформаційних елементів, форми і змісту документів, поданні даних, використовуваних при обміні інформацією в управлінні, торгівлі, промисловості. Результатом функціонування комітету став, зокрема, стандарт ISO 8439:1990 "Розроблення бланків документації. Основні положення", що встановив формат, береги, зони реквізитів для бланків документів, які використовуються у зазначених вище сферах діяльності суспільства.

Із метою розвитку стандартизації у сфері діловодства й архівної справи у складі Технічного комітету ТС 46 "Інформація й документація" було створено підкомітет SС 11 "Керування архівами / документами". Роботу секретаріату підкомітету SС 11 забезпечує австралійський національний орган стандартизації SАІ (Standards Australia International ). Із підкомітетом співпрацюють чотирнадцять національних комітетів-членів ISO (див. вище), а також п'ять комітетів країн-спостерігачів (Госстандарт Росії, NC (Куба), РКN (Польща), SFS(Фінляндія), ТІSІ (Таїланд). В умовах глобалізації світового простору, особливо після створення Євросоюзу, коли діяльність економічних, політичних, культурних інфраструктур держав вийшла за межі національних кордонів, Міжнародна організація зі стандартизації активно намагається розв'язати проблему єдиного (міждержавного) стандарту з керування документацією.

2001 р. підкомітетом ТС 46 / SС 11 було завершено роботу над першим міжнародним стандартом із керування службовою документацією - ISO 15489-2001 "Інформація та документація. Керування документацією", основу якого склали положення національних австралійських стандартів серії АS 4390 " Records management " (1996), що базуються на методології проектування і впровадження систем роботи з документацією DIRKS(автор - Д. Бірман). Стандарт ISO 15489-2001 акумулював передовий практичний досвід ряду країн у галузі керування документацією. Під "керуванням документацією", як зазначено у стандарті, розуміють:

1) керування континуумом документів (континуум документів(Record Continuum) - це графічна і теоретична модель, що охоплює послідовний і взаємопов'язаний режим роботи з документацією від моменту проектування системи роботи з документа цією, її створення і до зберігання та користування документа ми в архіві. Режимом роботи з документацією (Recordkeeping) називається система правил створення і зберігання документів певної сфери, починаючи від проектування системи роботи з документацією і до передачі в архів чи знищення документа;

2) забезпечення послуг у галузі керування та користування документами для задоволення потреб і захисту інтересів установи та її клієнтів;

3) створення повної, точної, достовірної, придатної для користування документації, що відображає діяльність установи;

4) керування документами як цінним майном і інформаційними ресурсами;

5) підвищення ефективності, раціоналізація керування документацією, діяльності установи шляхом правильного окреслення практичної роботи з документацією.

Стандарт набув чинності з 15 вересня 2001 р. і регламентує керування документами будь-якого формату і на будь-яких носіях, створюваних і одержуваних державними і недержавними установами у процесі їх діяльності, а також приватними особами, які зобов'язані документувати інформацію та користуватися документами. Хоча основною сферою застосування стандарту є робота з документами у різних галузях економіки, про те він може знайти застосування, наприклад, у роботі з науково-технічною документацією. Стандарт не торкається питань, пов'язаних із керуванням архівними документами в архівних закладах, незважаючи на те, що в деяких країнах поняття "керування документацією" включає й керування архівами.

Керування документацією в міжнародному стандарті розглядається як частина системи керування якістю, що ґрунтується на вимогах стандартів ISO 9001 та ISO14001.

Терміносистема стандарту ISO 15489-2001 базується на термінах, регламентованих стандартом ISO 5127 "Документація й інформація. Словник термінів". У стандарті подано визначення 21 основного терміна, у т.ч. і понять "документ", "керування документацією". Відмітимо, що у визначенні поняття "документ" акцент зроблено не на його формальних ознаках, а функційності. Так, п. 3.15 визначає документ як "інформацію, створену, відправлену, одержану чи ту, що зберігається організацією або фізичною особою як свідчення, дані для виконання правових обов'язків чи в ході службової діяльності". Під "керуванням документацією", як зазначалося вище, розуміють галузь управлінської діяльності, що відповідає за ефективний і систематичний контроль за створенням, одержанням, збереженням, користуванням і знищенням документів, включаючи процеси "захоплення" і зберігання у вигляді документів свідчень і даних про хід службової діяльності і службових операцій" (п. 3.16).

Структурно 180 15489-2001 складається з двох частин:

Частина перша - Загальні положення (керування документацією).

Частина друга - Практичне керівництво (з керування документацією).

У першій частині стандарту "Загальні положення" містяться основні принципи з керування документацією в державних і недержавних установах, які створюють документи. Тут же об ґрунтовано необхідність керування документацією, схарактеризовано середовище, в якому здійснюється це керування, визначено загальні принципи державної, корпоративної політики щодо організації документообігу (у т.ч. й електронного), головні умови та вимоги її реалізації, процеси формування та функціонування системи КД, їх перспективи розвитку, викладено вимоги до документування процесів КД, їх моніторингу та по операційного перевіряння, а також змісту основних положень щодо організації навчання фахівців із КД.

У другій частині стандарту в узагальнюючому вигляді представлено технологію практичної реалізації процедур (реєстрація, контроль, класифікація, зберігання документів і т.д.), зазначених у першій частині стандарту, з описом процедур, що допомагають забезпечувати керування документацією. Організація технологічних циклів КД у різних країнах має специфіку, що зумовлена історичними умовами розвитку держави і суспільства. Це визначає загальний характер рубрикації та формульованих норм 180. Проте маємо визнати, що завдяки старанням міжнародних організацій (ЮНЕСКО - Програма RАМР, Міжнародна рада архівів, Міжнародна рада з керування документа цією, Міжнародна федерація з керування документацією, Міжнародна організація зі стандартизації та ін.) керуванню документацією, як зазначалося, надано деякі загальні риси.

Частина перша стандарту призначена для користування менеджерами в установах, спеціалістами з керування документа цією, інформацією і технологіями, всіма іншими працівниками організацій і приватними особами, зобов'язаними створювати і користуватися в своїй діяльності документами. Частина друга стандарту забезпечує єдину методологію застосування його першої частини.

У стандарті визначається відповідальність установ, їх керівного складу, усіх осіб, причетних до документообігу в установі за документи та правильну організацію роботи з ними.

Делегатські збори Міжнародної ради архівів у резолюції з приводу XXXV засідання Міжнародної конференції Круглого столу архівів - CITRA (Рейк'явік, 10-13 жовтня 2001 р.) рекомендували всім державним і приватним утворювачам документів проводити керування документацією відповідно до положень даного ISO.

УНДІАСД, як член ТС "Інформація і документація" (ТС-144), у 2003 р. виступив із ініціативою включити стандарт, гармонізований з ISO 15489-2001, до плану розроблення ДСТУ. Відповіддю на пропозицію Інституту стало замовлення Державним підприємством "Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості" УНДІАСД підготувати ДСТУ, що стане відповідником зазначеного ISO. Наразі підкомітет ТС 46 / SC 11 "Керування архівами / документами" ISO проводить підготовку нових версій ISO 15489-1 та ISO/ TR 15489-2, що викликано необхідністю конкретизувати окремі позиції ISO 15489. Міжнародна організація зі стандартизації продовжує розробляти нормативні документи з питань організації роботи зі службовими документами, зосередивши увагу на процесах керування документацією. 2004 р. побачив світ перший із цієї групи стандартів ISO / TS 23081 "Інформація та документація - Процеси керування документацією Метадані для службових документів". Багатоаспектність проблематики теми потребує дальшого розроблення.

Висновки

Сучасне діловодство - система життєво важливих дій організації, пов’язаних, в першу чергу з діловою документацією, яка необхідна для функціонування сучасних закладів різних форм власності і засобів, які забезпечують її надійність в різних формах ділового спілкування, що мають документальне відображення.

В результаті дослідницької роботи над темою, можна зробити висновок: що управлінське документознавство не несе в собі якогось абсолютно протилежного змістового навантаження терміну керування документаційними процесами. По суті це один і той же вид діяльності в організації, в якому управлінське документознавство відграє роль чергового етапу, сходинки розвитку сучасного діловодства в організаціях. Деякі дослідники вважають за доцільне виділяти їх як окремі етапи розвитку документаційної діяльності, інші ні, проте жоден з них не є хибними.

Керування документаційним процесами термін і вид управлінської діяльності який розвинутий за кордоном, а на теренах нашої держави робить «перші кроки». Закордонні фахівці діляться досвідом з нами і ми намагаємось застосовувати здобутки і напрацювання закордонних колег. Прикладом може бути вітчизняний аналог міжнародного стандарту ISO 15489-2001.