РЕФЕРАТ

по дисциплине «Основы делового общения»

на тему:

 

«ВЗАИМОПОНИМАНИЕ КАК ЦЕЛЬ ОБЩЕНИЯ»

 

СОДЕРЖАНИЕ

Введение __________________________________________________ 3

1.                Что помогает и что мешает общению______________________ 5

2.                Установление взаимопонимания __________________________7

3.                Различные картины мира________________________________10

4.                Особые проблемы _____________________________________ 11

5.                Как установить взаимопонимание _______________________  12

Заключение________________________________________________ 14

Список литературы _________________________________________16

ВВЕДЕНИЕ

Ни для кого не является секретом, что общение является важной частью ведения дел. Мы регулярно общаемся с коллегами, начальниками, подчиненными, клиентами. Через общение мы узнаем их нужды, показываем себя, представляем свои результаты.

Можно быть хоть семи пядей во лбу и разрабатывать гениальные проекты, но без умения понятно и тактично излагать свои мысли, а также слушать окружающих, реализовать эти проекты нам не удастся. А значит и не дождаться повышения с прибавкой к зарплате.

Деловое общение определенно являете искусством, в котором существенную роль играет чувство такта и ощущение контакта с партнером. В то же время уже появились определенные приемы и наработки, рекомендующие как правильно и доступно излагать свои мысли. Какие слова наилучшим образом подходят для выбранной темы. В каких случаях стоит делать акценты на личности партнера, а в каких – на его деятельности.

Общаться нам приходиться письменно и устно, при личной встрече и по телефону. Для каждого вида общения существуют свои приемы и методы для достижения главной цели – взаимопонимания.

Из всего вышесказанного мне бы особенно хотелось обратить внимание на актуальность такого фактора, как взаимопонимание. В основном он заключается в том, что в межличностном общение не в полной мере достигаются поставленные задачи, не оправдываются ожидания из – за простого, казалось бы, недопонимания.

Но основную суть проблемы не достижения взаимопонимания невозможно обнаружить на поверхности нашего повседневного общения, поэтому основная цель моего реферата – это углубиться в тему межличностного общения,  сделать постанову проблем взаимопонимания и постараться найти оптимальные пути их разрешения.

Еще на начальном этапе подготовки реферата, я сделала вывод, что взаимопонимание рассматривается как комплексный феномен, состоящий из четырех компонентов:

1)                Взаимопонимание – это согласование индивидуальных точек зрения на объект понимания;

2)                Взаимопонимание обязательно включает понимание в себя, т.е. любое понимание одновременно является и самопониманием;

3)                Обсуждаемый феномен включает понимание партнера по общению, т.е. понимание его целей, мыслей, личностных черт, а также его ценностно – смысловой позиции, этических принципов и др.;

4)                Существует социально – рефлексивный компонент взаимопонимания: представление субъекта о том, как партнер по общению понимает его. 

1.     Что помогает и что мешает общению…

Основная цель общения между людьми — достигнуть взаимопонимания. Но это сделать непросто. Почему с одними людьми нам легко общаться, а с другими — трудно? Отчего с кем-то мы ладим, а с кем-то все время ссоримся? Понятно, гораздо проще наладить взаимоотношения с человеком, с которым существуют так называемые точки соприкосновения. Прежде чем устранять разногласия, необходимо выяснить их причины, и только после этого налаживать отношения с собеседником.

       В искусстве общения очень важно уметь выслушать и понять того, с кем вы говорите. Объяснив людям свои намерения и соображения, из которых вы при этом исходите, вы сумеете предотвратить множество недоразумений, ссор и конфликтов. Честность в разговоре с собеседником часто оказывается единственным выходом из конфликтной ситуации. Но правда должна высказываться не для того, чтобы унизить собеседника, а, наоборот, с целью возвысить его же в собственных глазах и прояснить вашу позицию.

       Что мешает и что способствует общению? Причины непонимания между людьми могут быть разные: политические, религиозные взгляды, мировоззрение, психологические особенности. Однако основная причина кроется в неумении услышать собеседника. Важнейшая часть процесса общения — умение слушать. Если человек внимательно слушает своего собеседника, значит он воспитан, вникает в проблему говорящего и как бы помогает ему правильно формулировать свои мысли. Процесс общения сложен, на него влияют различные факторы: настроение, стечение обстоятельств, характер человека, его коммуникабельность или, наоборот, застенчивость. В зависимости от вида общения, формального или неформального, необходимо правильно выбирать манеру поведения, тон, жесты, слова и выражения.

       Неформальное общение — это общение дома, с родителями и друзьями; формальное — на работе, во время учебы, с малознакомыми людьми. В общении мы нередко допускаем то, что мешает взаимопониманию. Это использование обидных слов и выражений, оскорбительных прозвищ, ненужных сокращений. Способствуют налаживанию межличностных отношений знаки внимания, способные успокаивать и оказывать длительное воздействие. «Здравствуйте», «спасибо», «пожалуйста», «извините»… — эти простые слова имеют власть над нашим настроением. Очень важно, чтобы они всегда присутствовали в общении людей на работе, в общественных местах, употреблялись в семье.

       Так что же такое культура общения? Если человек грамотно излагает свои мысли, умеет себя вести, с уважением относится к собеседнику, мы говорим о том, что этот человек владеет культурой общения.

       Существуют правила, выполнение которых помогает наладить хорошие отношения с людьми:

Общение на равных, без грубости и подобострастия.

Уважение личного мнения собеседника.

Отсутствие желания выяснять, кто прав, а кто виноват.

Общение на уровне просьб, а не приказов.

Поиск компромиссных решений.

Умение ценить решение другого.

Умение принимать опыт других.

Уважительное отношение к человеку невозможно без уважения его точки зрения, даже если она не сходится с вашей. Воспитать в себе уважительное отношение к людям можно только в том случае, если научишься видеть в каждом человеке индивидуальность, то есть те черты характера, которые присущи только ему.

2. УСТАНОВЛЕНИЕ ВЗАИМОПОНИМАНИЯ

Взаимопонимание – основа сотрудничества.

Оформление идеи

Общение начинается с формирования идеи и облечения ее словами (см. рис. 1). Уже на этой стадии возможно возникновение барьера для взаимопонимания. Барьер возникает тогда, когда собеседники не осознают различия в их картинах мира и используемых словарях.

Наиболее сильные конфликты из-за непонимания возникают у представителей близких, но различных субкультур. Не случайно американский психолог Э. Берн сказал, что «дурак – это тот, кто делает то же самое, что и мы, но только чуть-чуть по-другому» [3].

Представители близких субкультур обычно даже не отдают себе отчета в том, что само собой разумеющиеся вещи для них различны. Поэтому надо четко осознавать различие между своим восприятием мира и восприятием мира своего партнера. Сообщение желательно привязывать не столько к своему восприятию мира, сколько к восприятию мира партнера. Термины для сообщения также следует использовать не столько из своего словаря, сколько из словаря партнера.

Формируя сообщение, полезно сосредоточиться на его теме, избегая не относящихся к делу деталей. В то же время, необходимо предоставить всю необходимую для понимания и принятия решений информацию. Объяснение начинается с сообщения базисных положений, без которых вся логическая цепь рассуждения бессмысленна. Просьба о принятии мер начинается с изложения аргументирующих их положений, без которых она выглядит как необоснованное требование, что может привести к эмоциональному всплеску партнера.

Наше сообщение адресовано нашему партнеру, поэтому именно для него оно и готовится. Успех обращения напрямую зависит от степени нашей подготовленности, то есть от владения информацией о партнере и его ситуации. В этом случае нам легче включать в сообщение только имеющую отношение к делу информацию. Сообщение, направленное в «пустую», имеет все шансы остаться без внимания.

Установлению взаимопонимания может препятствовать эмоциональное состояние партнера. Если логика расходится с эмоциями, то трудно быть убедительным и заставить собеседника поверить в наши аргументы. Эмоциональный конфликт с логикой сообщения говорит на о том, что мы сами в глубине души не разделяем свою точку зрения.

Так, готовя план реструктуризации фирмы, мы находим его противоречащим интересам близких друзей. Возникающий в этом случае эмоциональный конфликт, препятствует поиску убедительных аргументов, даже если наш план реструктуризации наилучшим образом отвечает интересам фирмы.

Взаимопониманию мешают и затруднения при выражении своих мыслей. Затруднения преодолеваются работой и практикой. При подготовке выступления или доклада полезно на чистом листе бумаги в произвольном порядке написать основные мысли. Затем их следует соединить линиями, отражающими логические, причинно-следственные и хронологические связи. Таким образом, формируется «смысловая карта» выступления или доклада.

Передача сообщения

В мире полно непризнанных гениев, не сумевших донести свои мысли до окружающих.

Взаимопонимание может нарушиться на стадии передачи сообщения. Взаимопониманию могут мешать (см.рис. 2):  

·                   Физические факторы;

·                   Противоречивые сигналы;

·                   Избыточное число посредников.

Некоторые физические факторы, такие как плохая слышимость, очевидны и лежат на поверхности. Другие, например, яркий свет, высокая температура воздуха, неудобное кресло, не столь очевидны, но, тем не менее, мешают собеседнику расслабиться и сконцентрироваться на смысле сообщения.

Установлению доверительного общения не способствует, например, расположение партнеров друг против друга. При установлении неформальных отношений лучше сесть рядом или углом.

При выступлении в аудитории следует проверить, что слушатели легко видят и слышат вас. При написании письма, - что выбранный сорт бумаги соответствует теме сообщения.

Передача слишком многих сообщений одновременно мешает их адекватному восприятию. Выбрав тему, следует оставаться в ее рамках, следуя правилу: одно общение – одна тема. Излагая же мысли в письменном виде, следует в каждый абзац вкладывать по одному тезису.

Противоречивые сообщения часто идут по вербальным и невербальным каналам одновременно. Мимика, положение и разворот тела, тон голоса, жесты – все это подтверждает или опровергает вербальное сообщение. В случае возникновения противоречия доверять следует невербальным сигналам.

При передаче сообщения через несколько посредников, каждый, вследствие особенностей своего восприятия, сообщение искажает. До получателя сообщение может дойти измененным до неузнаваемости.

Получение сообщения

Не умея слушать, мы не научимся убеждать.

На стадии получения сообщения взаимопониманию могут препятствовать факторы (см. рис. 3):

·                   Физические;

·                   Эмоциональные;

·                   Ментальные.

Рисунок 3  Восприятие сообщения

Яркий свет, шумная аудитория, некомфортная температура воздуха – все эти факторы не дают аудитории сосредоточиться на сообщении. Слушателям будет также сложно воспринять вас, если они чем-то взволнованы.

Контакт достигается только если тема сообщения представляет для слушателей интерес, в противном случае их внимание отвлекается в сторону. Поддержание внимания слушателей становиться проблемой при изложении сложного и тяжелого материала. В этом случае рекомендуется разнообразить материал живыми примерами и имеющими отношение к делу шутками.

3. РАЗЛИЧНЫЕ КАРТИНЫ МИРА

 

Интерпретация – извлечение смысла из сообщения. Каждый из нас имеет свою картину окружающего мира. Связано это с различием в происхождении, образовании, профессии, занимаемой должности, складе души.

На основе картины мира формируется идея сообщения, которая затем облекается в слова. Неудивительно, что сильно различающиеся картины мира сильно затрудняют взаимопонимание.

Обычно мы общаемся с людьми из своего круга, то есть имеющими с нами примерно одинаковые хотя бы один из следующих параметров:

·                   Возраст;

·                   Профессию;

·                   Должность;

·                   Происхождение;

·                   Образование;

·                   Склад души.

Чем больше общих параметров мы имеем, тем легче находиться взаимопонимание. В этих условиях мы можем особенно не заботиться о различающихся у нас и у партнера картинах мира.

Встречая же людей из другого круга, мы находимся в условиях сильно различающихся картин мира. В этом случае для установления контакта уже становиться необходимо вставать в позицию собеседника и пытаться понять его точку зрения. Идею сообщения и используемые для ее оформления слова следует привязывать к мировоззрению партнера.

Также мы можем получить информацию, не вписывающуюся в наше представление о реальности. В этом случае ее стоит проверить и, удостоверившись в ее истинности, реконструировать нашу картину мира.

4. ОСОБЫЕ ПРОБЛЕМЫ

 

Основными специфическими препятствиями для установления взаимопонимания являются:

§     Сложность:

Ø    сообщения;

Ø    прохождения сообщения;

§     Различие восприятий автора и получателя.

В деловом общении мы играем роли представителей организации, оставаясь при этом живыми людьми. Далеко не всегда мы согласны с теми тезисами, которые должны выражать в качестве официальных лиц. При этом, высказывая даже те взгляды, которые полностью разделяем, мы можем испытывать эмоциональный дискомфорт, особенно в случае тяжелых волевых решений об увольнениях или сокращении бюджета.

Сложность сообщения может определяться его специальной тематикой, т.е. сообщение просто не может быть простым, если сама тема сложна.

Все эти обстоятельства усложняют сообщение, препятствуя его ясному восприятию.

Далеко не всегда сообщение достигает адресата напрямую. Часто оно проходит через многочисленных секретарей и референтов, которые искажают его или из-за нехватки времени у руководителя просто не хватает времени прочитать сообщение целиком. Таким образом, основными специфическими препятствиями к передаче сообщения являются:

§     многочисленные посредники;

§     конкуренция со стороны других сообщений.

Особую сложность представляют различия между автором и адресатом. Разные картины мира и точки зрения создают почву для различных интерпретаций одних и тех же слов, что способствует путанице.

Общаясь с представителями другого мира, следует:

§     установить доверие;

§     постараться понять и разделить точку зрения собеседника.

5. КАК УСТАНОВИТЬ ВЗАИМОПОНИМАНИЕ

 

Для успешного установления контакта необходимо предвидеть, как получатель отреагирует на наше сообщение. Предвидение помогает адекватно составить послание и заранее уточнить все места, где может возникнуть непонимание.

Взаимопонимание возникает только если мы выражаем свои мысли настолько точно, насколько это возможно. Любая неопределенность – поле, на котором могут возникать разные смыслы. Следует последовательно выявлять и прояснять места возможных расхождений смысла.

Так, выражение «встретимся во время обеденного перерыва» точно, только если оба человека работают в одной организации, где время перерыва на обед строго регламентировано. В противном случае полезно уточнить время.

Мы верим сообщению, если считаем его надежным и достоверным. Мы должны доверять самой тематике дискуссии. Если собеседник не верит в саму тему нашего сообщения, то проводить с ним дискуссию бессмысленно до тех пор, пока он не поверит в правдоподобность самой тематики разговора.

При установлении взаимопонимания важно контролировать реакцию собеседника. Напряжение и враждебность можно снять при помощи шутки, заставив собеседника рассмеяться. Умея контролировать реакцию собеседника, можно его побудить поменять свою точку зрения и предпринять нужные для нас действия.

Взаимопонимание возникает в дружественной атмосфере. Поэтому для его возникновения необходимо поддерживать теплые и дружеские отношения с аудиторией. Мы можем с ней соглашаться или не соглашаться, но мы обязаны демонстрировать ей свое дружеское отношение и добрую волю к сотрудничеству.

Подготовка сообщения

Установлению взаимопонимания способствует обдумывание своих целей и особенностей аудитории. Почему мы согласились выступать? Что мы хотим получить в результате нашего выступления? Что должна сделать или понять аудитория?

Поняв, что хотим от аудитории, мы начинаем облекать это в слова. При этом приходиться строить между позицией аудитории и желаемыми для нас действиями. Один из концов моста лежит в аудитории, поэтому целесообразно в максимальной степени понять это. Что она знает, и что она хочет узнать? Какова ее картина мира, интересы и позиция? Какие у слушателей происхождение, образование, занимаемые должности.

Во время сообщения целесообразно использовать конкретный язык, обращаясь к живым примерам. Деловое общение часто посвящено сложным и сухим проблемам. Восприятие таких тем затруднено, так как задействовано только логическое мышление. Добавление живых примеров иллюстрирует материал, делая его живым и легко запоминающимся. Эмоциональное воздействие и образное представление материала включает дополнительные каналы коммуникации, которые являются более древними и надежными, чем каналы передачи чисто логической информации.

Самый легкий и простой путь  сделать материал понятным для слушателя – привязать его к картине мира слушателя.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Общение – двусторонний процесс, в котором восприятие чужих идей занимает в полтора раза больше времени, чем изложение своих. Поэтому умение слушать и подтверждать партнеру понимание его идей критично для установления взаимопонимания.

Общение включает в себя фазы формирования идеи и облечения ее в слова, передачи и восприятия сообщения, обратной связи. На каждой стадии возможны ошибки, приводящие к потере взаимопонимания.

Участники общения имеют разные картины мира, интересы и позиции. Сообщение следует строить на основе картины мира собеседника и говорить о его проблемах, а не о своих.

Слова и термины также могут иметь свой, особенный для каждого участника общения, смысл. Разные смыслы приводят к различным толкованиям слов. Возможную путаницу можно предотвратить, если использовать профессиональные термины собеседника и конкретные (а не абстрактные) слова. При этом полезно согласовать значения тех слов, которые могут иметь несколько толкований.

Взаимопониманию могут также мешать помехи при передаче сообщения. К их числу относятся физические факторы, противоречивые сигналы и избыточное число посредников.

Для установления взаимопонимания нужно:

·                   четко представлять:

Ø    цели сообщения;

Ø    аудиторию;

·                   сконцентрироваться на сути и избавиться от лишних деталей;

·                   выделить ключевые идеи и дать им необходимую поддержку;

·                   устранить помехи;

·                   использовать обратную связь.

Из всего проработанного мной материала,  сделав выводы, я сформировала свое понимание термина «взаимопонимание»:

Взаимопонимание, это, по сути дела, встреча индивидуумов в их модели мира. Оно начинается с принятия одним человеком точки зрения другого, его положения и его стиля общения. Взаимопонимание – это способность находиться на одной волне с собеседником, устанавливать с ним ментальные и эмоциональные связи. Это также и возможность объединить людей, чтобы строить климат взаимного доверия и уважения. Взаимопонимание не означает, что вы должны соглашаться друг с другом, но подразумевает, что вы понимаете, из чего исходит другой человек (другие люди). Взаимопонимание - это ключ к влиянию. Оно начинается с принятия одним человеком точки зрения другого, его положения и его стиля общения. Для того чтобы влиять на другого человека, вам необходимо ценить и понимать его точку зрения. Это процесс обоюдный: я могу на вас влиять, только если открыт вашему влиянию...

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

1.                Тренев Н.Н. Основы делового общения // Менеджмент в России и за рубежом. – 2000. № 5. – С. 24;

2.                Бодалев А.А. Восприятие и понимание человека человеком. – 1982;

3.                Бодалев А.А. Личность и общение. – 1983;

4.                Черных А.И. История и социология – проблемы взаимопонимания //СОЦИС: социологические исследования. 2001. - № 10. – С. 16 – 25;

5.                www.nlplife.ru.

6.                www.elitarium.ru.

Рисунок 1 – Взаимопонимание

Рисунок 2. Передача сообщения

Рисунок 3  Восприятие сообщения