Поскольку люди так устроены, что стараются по мере сил решать те сложности, которые перед ними возникают, то вполне закономерно, что для учета и оценки наш творческий народ разработал огромное количество простых и функциональных программ, в частности, на базе приложений Microsoft Office, в большинстве бесплатных, которые контролируют либо весь процесс продаж, либо его отдельные моменты.
К программным продуктам, которые разработаны для работы с широким комплексом составляющих задач, можно отнести такие программы, как «Финансы и Склад 3.2» (Access 97), «AltaBase'99» — система управления предприятием (Office 97), «AltaBase I-99» — учетная программа предприятия (склад, документы, касса, счета, поставщики, баланс) (Access 97 и 2000), «База данных торгового предприятия 1.0» — система автоматизации розничных торговых предприятий, «Розничная торговая точка» — система учета деятельности торговой точки (Access 97), «MagSklad» — магазин-склад с торговыми точками (Excel 97/2000/XP), Merchantilius ver. 3.9 build 06 — учет оптового и сетевого товарооборота (Access 97/2000), OSA — Открытая система бухгалтерского учета (реализация для розничной торговли) (Access 97 и 2000) и т.д.
Программа «Финансы и Склад 3.2» (Access 97) посвящена вопросам ведения бухгалтерского учета на предприятии. В списке функций программы учет денежных средств на 50 счете и учет денежных средств на 51 счете, расчеты с Поставщиками и Покупателями, учет всех финансовых операций в «Главном журнале», подготовка и выписка валютных платежных поручений, подготовка и выписка счетов и прайс-листов, учет приходных и расходных накладных (включая налоговые накладные), учет движения различных товарно-материальных ценностей (01, 05—12, 40—41 счета), подготовка различных отчетов и ведомостей, включая «шахматку» и баланс, печать чистых бланков некоторых бухгалтерских документов.
Опций немного, но зато все просто — программка скорее ориентирована на бухгалтера по учету материальных ценностей без особых знаний в области компьютеров и бухгалтерии, для небольшой компании.
«AltaBase'99» — Система управления предприятием (Office 97) уже программа более «серьезная». Это система управления предприятием и производит она автоматизацию всех бизнес-процессов торгового предприятия — от выписки документов, оплаты и отгрузки товаров до полуавтоматического ведения взаиморасчетов с поставщиками и клиентами, интеллектуального формирования счета-фактуры в новом формате (введенного 25.02.2000), подсчета прибыльности операций по стоковым алгоритмам, поддержки мультивалютных операций и автоматического составления новостей типа «Цена снижена на 15%!». Система принципиально сетевая, хотя может работать и на одном компьютере без локальной сети. Полная интеграция с электронной почтой — пересылка ссылок на документы по корпоративной сети, использование папок Exchange Server как адресатов сообщений. Содержит интерактивную помощь, руководство «быстрого старта». Работает под Microsoft Office97, но весьма интересно.
AltaBase I-99 — учетная программа предприятия (склад, документы, касса, счета, поставщики, баланс) (Access 97 и 2000), детище того же автора. Занимается учетом складов, документов, касс, расчетных счетов, расчетов с поставщиками, формирует баланс компании каждый день (что очень и очень полезно для четкого оперативного управления фирмой). Предусмотрена программа учета всего цикла работы с клиентами и поставщиками. Кроме учета склада, кассы, ведения баланса в режиме реального времени — встроенные средства аудита, генерации новостей, поддержки прайс-листов, создания нестандартных документов на основе шаблонов Microsoft Word. Система модульная, на базе Access 97 и Access 2000. Система принципиально сетевая, интегрирована с Outlook, MS Exchange, хотя работает и на одной машине без сети. Много приятных мелочей, вроде печати ценников. Такие мелочи пользователь может создавать самостоятельно: система модульная, таблицы открыты, запросы к базе данных прилагаются, мастер экспорта в 1C — тоже.
«База данных торгового предприятия 1.0» — система автоматизации розничных торговых предприятий.
Данное приложение предназначено для торговых розничных предприятий, имеющих несколько торговых точек (потребителей). Приложение может работать с несколькими независимыми предприятиями-пользователями, позволяет вести учет товаров на складе, взаиморасчетов с поставщиками и потребителями, распечатывать необходимые товарные и кассовые отчеты, создавать прайс-листы для каждой из торговых точек предприятия.
Частным предпринимателям будет полезным программный продукт «Розничная торговая точка», который представляет собой систему учета деятельности торговой точки (Access 97) и предназначен для учета продаж товара на небольшой розничной торговой точке (киоск, магазинчик, палатка и т.д.). Изначально «Розничная торговая точка» разрабатывалась для учета торговли мороженым с лотка для частных предпринимателей, но оказалась приемлемой и для целей побольше — например для торговли в киосках.
MagSklad — магазин-склад с торговыми точками (Excel 97/2000/XP). Это компактная программа для предпринимателя, занимающегося торгово-закупочной деятельностью (3 года реальной эксплуатации). С помощью программы производится учет движения товаров, денег на всех этапах, включая перемещение товаров по торговым точкам. Также можно учесть взаиморасчеты с поставщиками, реализаторами, подотчетными лицами, реализацию оптом и в розницу с расчетами и документами. В программу заложен гибкий механизм полуавтоматических «проводок» c поэтапным контролем баланса, возможность сортировки товаров по эффекту «прибыль», используются различные базы товаров, документов и др. и предусмотрено взаимодействие с таблицами Excel.
Merchantilius ver. 3.9 build 06 — Учет оптового и сетевого товарооборота (Access 97/2000). Данная программа обеспечивает ведение учета хозяйственной деятельности фирмы, торгующей оптом и имеющей собственную дистрибьюторскую сеть и сеть розничных магазинов. Программа является ядром для создания полного учета для небольших оптовых фирм; остальные функции учета реализуются с помощью MS Excel и Access. Таким образом, достигается максимальная гибкость и производительность для всей системы в целом. Программа обеспечивает одновременную работу для нескольких пользователей.
Еще одним представителем группы программных продуктов созданных в помощь бухгалтеру является OSA — Открытая система бухгалтерского учета (реализация для розничной торговли, Access-97 и 2000). Программа распространяется бесплатно и обеспечивает реальный учет хозяйственной деятельности предприятия розничной торговли, включая синтетический учет, товарный учет и управление документами. Некоторые программные продукты изначально ориентированы на решение более узких, специализированных задач и созданы исключительно для целей учета на складах и предприятиях.
Среди таких программ можно назвать: «Sklad» — система учета нескольких складов (Excel 97/2000), «Shepherd» — учет оборудования, расходных материалов и т.п. (Access 97 и 2000), «RASP (Rapid Analysis Sale Point)» — учет торговых операций на оптовом складе, «УЧТИ!» — аналитическая система учёта материальных ценностей, учет поступления, реализации и оплаты товара, «Провиант» — программа для контроля складской деятельности и т.д.
Бесплатная программа Shepherd — разработана под Access 97 и 2000 и предназначена для учёта различного компьютерного и коммуникационного оборудования, расходных материалов и т.п., при этом программа позволяет регистрировать и анализировать действия, связанные с этими ценностями. Разработана для применения в организациях и структурах типа холдинга или финансово-промышленной группы, осуществляющих эксплуатацию всех перечисленных выше средств. Работать с программой может ответственный сотрудник (или несколько сотрудников) подразделения, занимающегося вопросами автоматизации.
Вопросам учета торговых операций на оптовом складе посвящен и программный продукт RASP (Rapid Analysis Sale Point). Программа также распространяется бесплатно и представляет систему учета операций оптовой и мелкооптовой купли-продажи на оптовом складе (прием/передача товаров на реализацию, продажа за наличный расчет). Производится учет как товарных, так и денежных проводок, опции: ценники, касса, долги поставщикам, долги реализаторов, транспортные и пр. расходы, анализ доходности и т.д. Возможен вывод денежных проводок для анализа в MS Excel.
Программа «Kassa—Кассовая книга» (Excel 97/2000) автоматизирует создание приходных и расходных кассовых ордеров и оформление кассовой книги.
Значительный интерес представляет программный продукт «PriceLst». Достаточно часто покупатель, зайдя в магазин и прилагая массу усилий, не может найти ценник с указанной стоимостью на товар. Программный продукт «PriceLst» с этим борется: воспользовавшись кнопкой «Поиск товара», покупатель быстро находит цену нужного ему товара, при этом прайс-лист может быть изменен для представления любых товаров/категорий или групп/подгрупп товаров, их цен и т.п. В указанный прайс-лист можно добавлять товары (до 10000); категории товаров (до 100) — Optional; группы товаров (до 100 в каждой категории); подгруппы товаров (до 100 в каждой группе) или изменять их.
Перечисленные выше программные продукты достаточно универсальны и не дифференцированы по товару, марке или иным признакам. Однако существует немало таких же простых решений, разработанных для предприятий, работающих в какой-либо конкретной части рынка.
К таким программам относится, например, «Mobile» — программа для фирм, занимающихся продажей телефонов (Access 97), разработанная для небольшой точки стационарной торговли.
Можно назвать и такой программный продукт, как «Таверна» — система учета хранения и реализации на предприятиях общественного питания, созданная на базе Access 2000, простая и функциональная программа, которая может существенно облегчить жизнь небольшому кафе или ресторану.
Программа «Ломбард», или «Автоматизация ломбарда, версия 3», предлагает автоматизировать весь комплекс действий и транзакций, присущих стандартному ломбарду: работу с клиентами по приему залогов, выдаче и возврату кредитов под залог ювелирных изделий и вещей, проведению публичных торгов, а также обеспечивает материальный учет и оперативный анализ. Программа состоит из четырех приложений Microsoft Access 2000: основное приложение «Ломбард»; дополнительные приложения «Публичные торги», «Оперативный анализ», «Ломбард-Сервис». В этой программе имеется около 100 форм документов и отчетов, а с помощью более 120 параметров можно гибко настраивать ее работу. Справочники ускоряют ввод данных и снижают количество ошибок при вводе.
«Кулинария 1.0» — база данных для кулинарий и мини-пекарен (Access 97). Эта программа отличается дружественным интерфейсом и функциональной структурой и решает широкий спектр задач: ведется учет продуктов, калькуляций изделий, накладных, анализ по проданным изделиям, расходным продуктам на проданные изделия. Также имеется возможность расчета дохода по изделиям, на основании калькуляций, с учетом изменений цены и себестоимости с течением времени, дается инструмент для управления ассортиментной политикой, что очень и очень важно, если предприниматель, использующий программу, желает получать максимальную прибыль. Выходные документы могут быть получены в виде отчетов, прайсов, накладных. Программа распространяется бесплатно.
В области расчета заработной платы можно найти особенно много полезных приложений, например: «Зарплата 99», «Империя „Зарплата“» (Excel 97/2000), «Sdelka», XLZaP 2000 и т.д.
«Зарплата 99» — это система расчета зарплаты, сделанная на базе Excel 97, она представляет собой приложение для русской версии Microsoft Excel и ориентирована для использования прежде всего в малом бизнесе.
«Империя „Зарплата“» разработана для расчета начислений и учета табельного времени, а «Sdelka» — для расчета сдельной зарплаты для водителей грузовиков и самосвалов с учетом километража и расхода топлива.
Одной из программ, на которой остановимся поподробнее, является «Evrasia2003», помогающая при расчете зарплаты на малом предприятии. Написана на базе Excel и прекрасно подходит для Excel 97/2000/2003.
Программа представляет собой пример расчета зарплаты для небольшой фирмы. Несмотря на то, что автор является бухгалтером, а не программистом, программа надежна, проста и отражает все необходимые элементы.
Рабочая книга Excel «Зарплата» предназначена для упрощения и автоматизации расчетов по исчислению. Функции и возможности рабочей книги включают выполнение таких полезных опций, как учет ежемесячно начисляемых доходов, исчисление льгот и подоходного налога в соответствии с установленным в Российской Федерации порядком, исчисление налогов и сборов, исчисляемых от фондов оплаты труда, формирование мемориального ордера, формирование и печать необходимых данных о начисленном ЕСН и взносов, формирование и печать расчетных листков для работников организации, ведение справочника кадров, данных о начисленных доходах по месяцам, формирование и печать справки о доходах по форме 2-НДФЛ, формирование и печать платежной ведомости (с ограничением максимума на 24 фамилии, при необходимости остальные можно дописать вручную или сделать вторую ведомость), формирование и печать налоговой карточки установленной формы 1-НДФЛ.
Учитываемые «Заплатой» виды доходов, их коды и налогооблагаемая база содержатся в разделе «Справочные данные и помощь», они открыты для корректировки, и пользователь программы может посмотреть, какие налоги он платит и по мере необходимости изменять ставки налогов в соответствии с текущей ситуацией.
Второй программный продукт, который также сделан на базе Excel 97/2000/2002, — это программа «Аудит». «Аудит» представляет собой справочную систему, а также является демонстрацией на практике метода связки Web- и Excel-интерфейсов.
Программный продукт разработан научно-практическим журналом «АУДИТ И БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ» и предназначен для свободного распространения. Программа «Аудит» является справочной системой, простой и полезной в использовании. В плане методологии также иллюстрирует применение симбиоза Web- и EXCEL интерфейсов. Несмотря на некоторые чисто технические проблемы, представленная в программном продукте база данных, посвященная бухгалтерии, аудиту и вопросам оценки бизнеса достаточно полна, учитывает все значимые интернет-ресурсы (преимущественно российского интернет-пространства), крайне проста в использовании и полезна на практике.
Во-первых, в программе содержится раздел, который приводит список основных аудиторских компаний (разделы «Аудиторские компании» и «Списки аудиторских фирм»). Российский сегмент интернета содержит сотни сайтов аудиторских компаний из различных регионов. В этом кратком списке приведены адреса фирм, занимающих ведущие места в профессиональных рейтингах, а также ссылки на наиболее информативные сайты. В разделе «Организации аудиторов» содержатся сайты, которые информируют о целях профессиональных объединений аудиторов и аудиторских компаний, и приводятся данные об организациях (устав, структура, руководство), фирмах-участниках и проводимых мероприятиях. Раздел «Власти и законы Федеральных органов» содержит ссылки на официальные сайты органов исполнительной, законодательной и судебной власти, занимающихся вопросами экономики, финансов и бизнеса. Этой же цели служат разделы «Юридические базы данных» и «Нормативные документы». В разделе «Обучение аудиторов» перечисляются сайты учебных заведений, осуществляющих подготовку и переподготовку специалистов в области аудита, информируется об учебных программах и курсах, преподавательском составе, условиях обучения. В списке учебных заведений представлены и питерские ВУЗы. Кроме того, приводится различная справочная информация со ссылками на основные публикации по этой тематике и электронные библиотеки, а также справочники, словари, перечислены издательства, книжные магазины и деловые информационные агентства. Приведены подборки ссылок, периодика, отдельные разделы посвящены зарубежным ресурсам и международным организациям, ведущим мировым аудиторским компаниям. В разделе « Корпоративные сайты» приведены интернет-адреса компаний, зайдя на которые можно получить информацию о компаниях, их услугах, познакомиться с публикациями об этих компаниях, узнать о проводимых мероприятиями или изучить предлагаемые вакансии.