Фаина Филина
Бухгалтерский учет – дело объемное и сложное, требующее повышенного внимания, времени, кадров и средств. Но ни одна московская фирма без него не обойдется. Иногда предприниматели не могут или не хотят полностью вести собственную бухгалтерию. Таким фирмам будет удобно, если их «финансовые обязанности» возьмет на себя кто-то другой. Например, аутсорсинговая компания.
Аутсорсинг (от англ. outsourcing – использование внешних источников) – это ситуация, в которой фирма «перекладывает» часть своих задач и повседневных функций на другую – специализированную компанию. Эти обязанности не являются основной деятельностью компании, однако предпринимателю необходимо их выполнять, чтобы фирма эффективно работала и развивалась: управление персоналом, бухгалтерский учет, маркетинг, реклама, логистика.
Компания, которая берет «чужие» функции на себя, называется аутсорсинговой. Как правило, она специализируется на выполнении некоторых задач для других предпринимателей, но не ведет какой-то определенный бизнес полностью.
За рубежом уже давно открыт этот оригинальный способ сокращения издержек для представителей малого и среднего бизнеса. Оказывается, иногда дешевле передать часть своих повседневных функций сторонним компаниям, чем осуществлять их самостоятельно. При этом сделку между предпринимателем и специализированной организацией обычно оформляют в договоре аутсорсинга.
По словам Инги Матвеевой, генерального директора столичной торговой фирмы, «в России рынок аутсорсинга вообще и в сфере бухучета, в частности, в последнее время начал набирать обороты». Московские компании уже начали приходить к выводу, что нанимать штатного счетовода дороже и проблематичнее, чем купить эти услуги у специализированной фирмы. Сегодня дистанционная бухгалтерия становится популярной в столице, особенно среди владельцев малых и небольших фирм.
Конечно, для компании имеет смысл пользоваться услугами сторонних профессиональных организаций лишь в том случае, если это принесет ей реальную экономию. В Москве, например, уже сейчас небольшие компании и частные бухгалтеры обслуживают очень многие малые предприятия. В среднем, финансовая аренда для малой фирмы стоит приблизительно столько же, сколько услуги главбуха средней квалификации. Разброс цен в столице на такие услуги большой – от $180 до $2000 в месяц. Расценка зависит от того, к кому предприниматель предпочтет обратиться «за помощью» – к услугам крупной аутсорсинговой компании или по объявлению возьмет на работу бухгалтера с небольшим опытом работы.
По словам Инги Матвеевой, в первом случае «специализированная фирма обязательно применит глубоко индивидуальный подход к каждому клиенту. Неопытный бухгалтер, возможно, не будет знать многих финансовых «хитростей», но во всяком случае он будет стараться качественно и в срок сделать свою работу».
Григорий Поликарпов рассказал, что основными заказчиками финансового аутсорсинга чаще всего становятся средние и малые предприятия, которые стремятся к внедрению у себя эффективной системы внутреннего контроля и управленческого учета, но при этом не имеют в своем штате квалифицированных специалистов. Поиск сотрудника, обладающего квалификацией и практическим опытом работы во всех требуемых областях – российском бухгалтерском и налоговом учете, МСФО, финансовом контроллинге, внутреннем аудите, управленческом учете и бюджетировании, может затянуться надолго, да и стоимость такого сотрудника будет соответствующая.
В то же время специализированные фирмы (профессиональные бухгалтерские организации) имеют в своем составе специалистов с соответствующей квалификацией, которые могут параллельно обслуживать несколько клиентов. Таким образом, каждый из предпринимателей-заказчиков оплачивает только часть времени финансового специалиста, что снижает расценку на услуги для каждой отдельно взятой компании.
Если собственная бухгалтерия отнимает у руководителя много времени, которое необходимо уделять основному предмету бизнеса, то возможны следующие ситуации. Либо бизнесмен начнет досконально разбираться во всех тонкостях бухгалтерского учета, либо станет «заложником» бухгалтерии. По мнению Инги Матвеевой, именно поэтому динамично развивающиеся компании все чаще обращаются к профессионалам, которые предоставляют услуги по ведению бухгалтерского учета. «Пользуясь услугами финансового аутсорсинга, руководитель может быть уверен, что ему предоставят грамотных специалистов с накопленным опытом решения схожих проблем».
К примеру, Тимур Рябикин, владелец сети компьютерных магазинов в Москве, рассказал, что он трижды менял главного бухгалтера. После того как очередная налоговая проверка выявила массу нарушений вплоть до подлога документов, г-н Рябикин обратился в кадровое агентство с просьбой найти нового главбуха. После предварительной аттестации претендентов бизнесмен отказался от всех кандидатур. «Я вдруг испугался – как же я мог доверять бухгалтерию непрофессионалам?» – поделился он своими мыслями. Сейчас учет для него ведет специализированная бухгалтерская компания. Услуга стоит примерно столько же, сколько штатный главбух. Бухгалтерию нового направления бизнеса, которое планирует открыть предприниматель, он тоже собирается передать на аутсорсинг. «Это позволяет максимально концентрироваться на ходе “дела” и не обращать внимания на дополнительные обязанности», – говорит Тимур Рябикин.
К сторонним бухгалтерам часто обращаются организации, которые только начинают деятельность. Хороший пример – несколько приятелей решили открыть свою фирму. Они еще толком не знают, насколько крупным и успешным будет их бизнес, и нанимать главбуха в этой ситуации кажется им несколько преждевременным. Поэтому на период становления бизнеса новички обращаются в специализированную фирму, которая может оказывать целый комплекс бухгалтерских услуг вплоть до формирования элементарной «нулевой» отчетности.
С точки зрения затрат малому предприятию невыгодно самому вести свою бухгалтерию. Кроме того, у директора обычно возникает большая зависимость от главного бухгалтера. При этом деятельность малого предприятия такова, что главный счетный работник либо простаивает, либо перегружен. «Расценки солидных аудиторских компаний для небольших предпринимателей “не по карману”. Получается, что для маленьких фирм с небольшим оборотом выгодным является сотрудничество с небольшими, но мобильными аутсорсинговыми компаниями с хорошей репутацией», – рассказал г-н Поликарпов.
«Плюсы» сотрудничества со специализированными сторонними фирмами по финансовым делам назвала Инга Матвеева.
Руководство может не отвлекаться на управление бухгалтерией как обслуживающим подразделением и вследствие этого уделять больше внимания основному бизнесу компании.
Фирма может решить проблемы с привлечением, обучением и удержанием квалифицированного персонала, а также избежать трудностей, возникающих в связи с непрерывностью бизнес-процессов (замена персонала на время отпуска, болезни, обучения и т. д.).
Предприятию не нужно беспокоиться о сокращении численности своих сотрудников при изменении ситуации на рынке, перепрофилировании деятельности, уменьшении объемов производства и т. п.
Компания может значительно снизить или избежать расходов на компьютерную технику, программное обеспечение и прочее офисное оборудование, жизненно необходимые для работы собственной бухгалтерии.
Фирма получит гарантированно достоверную отчетность, улучшит качество ведения бухучета за счет высокого профессионализма сотрудников организации, специализирующейся на конкретных функциях.
6. Компания может переложить всю ответственность за организацию учета и правильность его ведения на аутсорсинговую компанию.
7. Фирма вправе возместить убытки, связанные с неправильным расчетом налогов или с несвоевременным представлением отчетности, за счет поставщика услуг.
Очень часто клиенты аутсорсинговых фирм ошибочно сравнивают цену предлагаемых услуг только с затратами на содержание персонала, ведущего бухучет. Однако для того чтобы обеспечить такое же качество ведения учета самостоятельно, предпринимателю придется значительно потратиться на развитие персонала, оборудование, программное обеспечение и другое. И если принять во внимание все перечисленные выше факторы, чаша весов почти всегда склоняется в пользу аренды бухгалтерии. Владелец одной известной московской фирмы, предлагающей консультационные и аудиторские услуги, Мария Бобылева сказала даже, что «если сравнивать не просто цену, а смотреть на проблему с точки зрения “цена – качество”, то использование аутсорсинга малыми и средними предприятиями становится предпочтительным в 99 случаях из 100».
Приобретая услуги по бухучету, клиент получает доступ к информационным ресурсам и новейшим технологическим разработкам аутсорсинговой фирмы. Таким образом, она становится как бы «семейным доктором» для клиентского бизнеса. Весь комплекс вопросов решается профессионалами своего дела, при этом детально знающими специфику работы предприятия клиента.
Профессиональная бухгалтерская организация может найти нетрадиционные решения проблем, возникающих в ходе сотрудничества, а затем и отстоять их в споре с налоговыми инспекторами или в суде. Следовательно, снижается риск принятия ошибочных решений. Кроме того, возрастают шансы на успех в дискуссиях с налоговыми контролерами при защите выгодных для клиента решений по тем спорным вопросам, для которых существует двоякое толкование действующего законодательства.
Несмотря на все перечисленные выше достоинства, финансовый аутсорсинг в Москве еще недостаточно распространен. Конечно, многие столичные предприниматели просто не знакомы с преимуществами аренды бухгалтерских услуг. Но есть и другие, более весомые причины.
Так, некоторые компании боятся потерять контроль над ситуацией и поэтому избегают доверять посторонним коммерческие тайны. По мнению Марии Бобылевой, решение данной проблемы заключается просто в тщательном выборе поставщика бухгалтерских услуг.
Многих предпринимателей попросту останавливают дополнительные расходы сил и средств на этапе перехода и чисто психологический барьер, связанный с передачей «своей» бухгалтерии в «чужие» руки. Боязнь перемен зачастую мешает руководителям отказаться от самостоятельного выполнения некоторых функций.
Как известно, часть столичных фирм также не просто заботится о конфиденциальности информации, но и не заинтересована в какой бы то ни было открытости, так как зачастую бухгалтерский учет носит полулегальный характер. «В этом случае о сотрудничестве с профессиональными аутсорсинговыми компаниями речи быть не может», – говорит г-жа Бобылева.
Наконец, ряд руководителей предприятий ошибочно считают, что сторонняя организация мало заинтересована в оптимизации налогообложения и не учитывает отраслевой специфики бизнеса. Это не соответствует действительности уже потому, что «одной из главных задач специализированной фирмы являются снижение налоговых рисков клиента и использование эффективного налогового планирования именно с учетом специфических особенностей ее деятельности».
Несмотря на все упомянутые сложности, все эксперты сходятся во мнении, что тенденция развития российского рынка аутсорсинга такова, что уже в ближайшее время заинтересованность предпринимателей в передаче некоторых своих бизнес-процессов сторонним организациям резко возрастет.
Американская ассоциация менеджмента провела исследование среди 600 фирм, которое показало, что 1/5 часть опрошенных компаний передала на аутсорсинг хотя бы некоторую часть своих финансовых и бухгалтерских операций.
В Великобритании многие небольшие фирмы передают сторонним организациям весь свой бухучет, поскольку для них это чаще всего обходится дешевле, чем вести его своими силами.
По данным экспертов, в Москве услугами сторонних бухгалтерских компаний или частных специалистов пользуются около 40 процентов средних и малых предпринимателей.
К сторонним бухгалтерам часто обращаются фирмы, которые только начинают свою деятельность
Для подготовки данной работы были использованы материалы с сайта http://klerk.ru/