Європейський університет

кафедра документознавства та інформаційно-аналітичної діяльності

Курсова робота

на тему:

Становлення та розвиток діловодства з IX по XIX ст.

Виконала:

студентка ІІ курсу, групи № 222

заочної форми навчання

Давиденко Олександра Олександрівна

Київ-2009

Зміст

Історія діловодства в дореволюційній Росії (до Великої жовтневої соціалістичної революції). Діловодство в епоху феодалізму.

1.1 Зародження діловодства; документування до утворення централізованої багатонаціональної російської держави (ІХ – ХV ст.)

1.2 Документування в період феодальної роздробленості

Діловодство в період освіти і розвитку централізованої, багатонаціональної російської держави (наказове діловодство XV – XVIII ст.)

2.1 Загальне наказове діловодство

2.2 Спеціальне документування

Діловодство в Російській імперії XVIII ст.: Колезьке діловодство

3.1 Загальне колезьке діловодство

3.2 Спеціальні системи документування

Висновок

Список використаної літератури

1. Історія діловодства в дореволюційній Росії (до великої жовтневої соціалістичної революції). Діловодство в епоху феодалізму

1.1 Зародження діловодства. документування до утворення централізованої багатонаціональної Російської держави (IX-XV ст.)

Виникнення російської писемності і документування.

Питання про час виникнення писемності на Русі давно цікавить істориків. Для відповіді на це питання використовуються відомості, що містяться в письмових джерелах (літописах, вістях іноземців), письмові документи, що дійшли до нас, а також археологічні і лінгвістичні джерела.

Так, в літописі передається вміст договорів Київської держави з Візантією, князів Олега в 911 р. і Ігоря в 944 р. Договірні стосунки з греками, згідно зі свідченнями літопису, були і раніше: у 876 р. був відновлений договір з греками. Договори полягали і з іншими народами, наприклад, князя Володимира з волжськимі болгарами, про якого згадує літопис від 985 і 1006 рр.

У договорі 911 р. згадується про вживання росіянами письмових заповітів, в договорі 944 р. про постачання російських кораблів, що вирушали до Візантії, грамотами.

Арабський письменник Ібн-Фадлан в своїй книзі про подорож на Волгу (920 921 рр.), розповідаючи про похорони знатного русява, відзначає, що на могилі була розміщена дошка з ім'ям померлого. Ібн-ель-Недін у вигадуванні "Каталог книг", розповідає, що в 987 р. він бачив російський напис.

Болгарський письменник початку X ст.- Хоробрий свідчить про те, що слов'яни задовго до кирилиці користувалися "межами і резамі". До XI ст історична наука відносить виникнення такого чудового письмового пам'ятника російського права, як "Російська правда" (1030 1040 рр. "Правда Ярослава", 1054 1074 рр. -"Правда Ярославічей"). З XI ст починається російське літописання. Від XI ст. до нас дійшли такі пам'ятники російської писемності, як Остромірово євангеліє (1056 1057 гг), та збірки (збірки повчальних статей 1073 1076 рр.), пам'ятник староруської епіграфіки Тмутараканськнй камінь, з написом про вимір ширини Керченської протоки (1068 р.).

Від XII ст. збереглися - дарована грамота на землю, виробництво суду, збір дані, дана великим князем Мстиславом Володимировичем (сином Володимира Мономаха) спільно з сином князем новгородським Всеволодом Новгородському монастирю Юрьеву (біля 1130 р.). Іншою справжньою грамотою XII ст. є вкладна грамота Варлаама Хутинського (у миру багатого новгородського боярина Олексія Михайловича), що є записом дарування землі, городів, рибних ловів заснованому Варлаамом недалеко від Новгорода Хутинському монастирю.

Від XII ст до нас дійшли в копіях: грамота новгородського князя Всеволода Мстіславича, дана їм церкви Івана Предтечи на Опоках, якою встановлювалися привілеї купців, що торгували воском (близько 1134-1135 рр.); статут Всеволода Мстіславича "Про церковні суди і торгівельні мірила"; статут новгородського князя Святослава Олеговича (1137 р.) про доходи новгородської єпископії і ін.

Чудові знахідки археологічної експедиції проф. А. В. Арциховського в Новгороді в 1951-1955 рр. поповнили число прадавніх пам'ятників російської писемності.

Так, експедиція 1951 р. при розкопках на Неревськом кінці знайшла десять грамот, написаних на бересті, з яких одна датується XI ст, а інша XI-XII ст. Обидва документи представляють приватні листи новгородців (з останніх грамот одна, також лист, відноситься до XIII ст, а сім до XIV ст). Ще багатшими є знахідки експедиції в подальші роки.

Як вказує проф. А. Арциховський, знайдені грамоти не представляють якого-небудь архіву. Вони знайдені на ділянці розкопаної новгородської вулиці, де грамоти були кинуті або загублені. Насиченість розкопок берестяними грамотами, по висновку А. Арциховського, така, що можливість нових знахідок грамот при подальших роботах може ймовірно обчислюватися тисячамі.

Приведені дані свідчать про те, що писемність в цей період використовувалася і як засіб запису і як засіб обміну кореспонденцією (листування), що вона була покликана задовольнити зростаючі потреби державного і приватного життя, що ускладнюються. Розвиток виробництва, класових стосунків, зміцнення держави, зростання внутрішніх і зовнішніх економічних зв'язків, з'явилися тими рушійними силами, які мали вирішальне значення для поширення документування і листування. Введення християнства, діяльність церковних місіонерів, зокрема, Кирила і Мефодія, грали допоміжну роль в цьому процесі, допомагаючи впорядкуванню окремих елементів писемності, створенню кадрів писарів. Зародження писемності і її розвиток - тривалий процес, пов'язаний з діяльністю багатьох людей, впродовж довгого історичного періоду, а не винахід однієї особи. У феодальній державі застосовується документування правових стосунків, перш за все, в цілях зміцнення прав і привілеїв панівного класу феодалів. Охорона приватної власності (даровані, вкладні грамоти, письмові заповіти), зміцнення влади феодальної держави і окремих феодалів, їх прославляння (літописи, написи на могилах), використання релігії (церковна література) як ідеологічна зброя закабалення народних мас, - все це ланки єдиного ланцюга розвитку у документування в даний час. Писемність проникає і в приватне життя. І тут на перше місце висувається документування феодальних стосунків, а також торгівельних зв'язків (листування).

1.2 Документування в період феодальної роздробленості

Документування в цей період продовжує розвиватися, у зв'язку з потребами нових державних утворень, що виникли в результаті дроблення Російської держави, в їх стосунках: один з одним із державами іноземців.

Від XIII-XIV ст. до нас дійшла велика кількість письмових пам'ятників, що показують, що документування і листування знаходять все більше вживання.

У нових центрах державного життя - Галицько-Волинською, Новгородській і Володимирській (Ростово-суздальськой) землях створюються нові письмові пам'ятники права (Псковська і Новгородська судні грамоти, статутна грамота Двінськая). Нові стосунки між князівствами, що виникли через феодальну роздробленість, документуються в договорах великих і питомих князів (договори Новгорода і ін.). Феодальні права закріплюються в духовних грамотах московських питомих і великих князів, в дарованих і статутних грамотах, представлених рядом різновидів.

Розвиток феодальних стосунків фіксується у великому числі приватно-правових актів, серед них: вкладні, дані, купчі і їх різновиди на землю і інше майно; кабала позикова, застави, служиві на позику грошей, рухомого і нерухомого майна, житлові і життєві записи на термінове особисте наймання, повні (пізніше доповіді) грамоти на продаж в рабство, картомні грамоти на наймання майна, відпускні грамоти при відпустці на свободу і цілий ряд інших. Ряд різновидів актів були створені при документуванні діяльності церковних установ. До приватних актів відносяться і духівниці.

Розширення вживання документування в даний період створює серйозні передумови його спеціалізації. Так, виникає документування з метою обліку фінансових і господарських операцій окремих феодалів.

Усе більш певних форм набуває документування зовнішніх стосунків. Накопичення традицій в області документування приводить до створення усе більш стійких формулярів тих або інших різновидів документів. Встановлюється форма до прийоми засвідчення документів підпису, скріплення, друк. З'являються спеціальні особи, що займаються документуванням (дяки, подьячие).

Поширюються образотворчі прийоми документування (малюнки, плани, креслення). Зокрема необхідно відзначити документальне значення російських мініатюр. З'являються підлоги і фальсифікація документів, як наслідок наростання класових протиріч.

Обставини, що викликали розширення сфери застосування документування, пояснюють і зміни в його техніці.

Так, потреба в прискоренні листа у зв'язку з розширенням вживання документування веде від статуту до напівстатуту, і кінець-кінцем і скорописи. Якщо раніше документи писалися на пергамене, то тепер розширюється вживання паперу як дешевшого і доступнішого матеріалу для листа.

У даний період відомі документи у вигляді окремих листів, зошитів, книг, а також стовпців - груп окремих документів.

Виникають певні традиції відносно створення документа, пройденого стадію чернетки, варіантів або редакцій, беловіка.

Рукописне розмноження документів у вигляді "списків", копій стає усе більш визначеним і досконалим. З'являються копійні книги, що представляють новий крок в документуванні, оскільки в ці книги заносяться всі документи в цілях їх обліку і охорони. Все частіше удаються до опису документів як для їх обліку, так і наведення довідок.

Виникають і відомі навики в організації документів в первинні комплекси - діла.

Розвитку документування і листування в Російській централізованій державі і його установах передував, таким чином, тривалий період накопичення і узагальнення значного досвіду, ще не закріпленого в законодавчому порядку, але який мав великий вплив і на подальший розвиток російської писемності і діловодства.

2. Діловодство в період освіти і розвитку централізованої багатонаціональної Російської держави (наказове діловодство ХV-ХVIII ст.)

2.1 Загальне наказове діловодство

Створення російської централізованої багатонаціональної держави, центром якої стало Московське князівство, у величезній мірі розширює кордони вживання документування і листування. Виникає система органів державного управління наказів в центрі, наказових хат на місцях.

Утворення централізованої держави з'явилося результатом суспільно-економічного розвитку країни, що знайшов своє вираження в подальшому розширенні феодального господарства, в зростанні товаро-грошових стосунків, посиленні зв'язків між феодальними господарствами і містом, в розвитку ремісничого виробництва, в зміцненні економічних зв'язків між окремими областями країни, що привело в XVII ст. до концентрації "невеликих місцевих ринків в один всеросійський ринок" (Ленін). Велике значення в створенні централізованої держави мав його захист від зовнішніх ворогів.

Роль держави в цих умовах зростає, його діяльність посилюється, від його апарату управління потрібна робота по певній системі.

Накази, як державні установи, виникли з особистих доручень великого князя, які він давав у зв'язку з тими або іншими завданнями державного управління, своїм довіреним особам - боярам і дякам. Поступово ці доручення стали вимагати для свого виконання створення спеціального апарату, особливих установ, що отримали назву "наказів", відали певними галузями державного управління. Так поступово виникли такі центральні установи як Розряд (Розрядний наказ), Маєтковий, Посольський і ряд інших наказів. Розряд відав комплектуванням і формуванням війська, враховував ратних людей, встановлював їм посадові оклади, а також керував місцевим управлінням. У Маєтковому наказі було зосереджено забезпечення дворян і дітей боярських маєтковими землями. Посольський наказ відав закордонними справами.

Накази, що спочатку відрізнялися недостатньою визначеністю функцій (їх налічувалося до п'ятдесяти), поступово перетворилися на центральний державний апарат, за допомогою якого держава здійснювала свої функції.

Документування в цих умовах неминуче повинне було перетворитися на систему, яка в окремих випадках будувалася вже не лише на традиціях, а і вказівках закону. Усередині наказів продовжується подальша диференціація функцій, створюється бюрократія служивого. Процес документування і листування поступово зосереджується в руках особливого апарату дяків і подьячих, число яких безперервно зростає; бюрократія служивого грає усе більш видну роль в житті держави.

В результаті розширення об'єму документування і листування при виробництві справ в наказах складається наказове діловодство як система документування діяльності наказів. У цій системі видне місце займає і листування.

У зв'язку із здійсненням внутрішньої функції держави посилюється законодавча діяльність і її документування. Судебник Івана III (1497 р.) представляв вже акт кодифікування правових стосунків. Є припущення існування Судебника Василя III (письмовий пам'ятник, що не дійшов до нас), що послужив основою Судебника 1550 р. Цей останній дає вже певну систему російської мови. Окрім судебників, законодавчий матеріал містили укази пануючи і вироки Боярської думи. З указів пануючи, стосовно діяльності окремих наказів, в останніх складалися указні книги, що служило доповненням до судебників.

У 1649 р. Земським собором був затверджений визначний пам'ятник російського права "Соборне укладення", що з'явилося результатом великої роботи кодифікування. Укладення, відрізняючись багатством вмісту, свідчить і про високий рівень документування. Нові законодавчі акти після видання укладення отримали назву "Нововказанних статей".

Сфери застосування документування і склад документів в наказах визначався характером діяльності останніх. Але поряд з особливостями документування діяльності окремих наказів, в них здійснюються загальні норми діловодства, застосовуються єдині прийоми і техніка документування.

Як же велося діловодство в наказах?

На чолі наказів стояли судді з думних чинів, а при них дяки, як товариші, яких, дивлячись по масштабом діяльності наказу, могло бути декілька. Дяки і керували поточною діяльністю наказів, у тому числі і діловодством. Наступний розряд наказових чинів складали подьячие: "старі", "середньої руки" і "молодшие". Подьячие вели роботу під керівництвом дяків.

У наказах створювалася певна послідовність проходження документів, а також їх оформлення. На документах, що поступають в накази, ставилася дата їх здобуття. Коли потрібно дяк робив позначку: "виписати", тобто навести довідку. Далі проводилася підготовка справи до доповіді. В результаті обговорення ухвалювався вирок наказу і складався у відповідь документ.

Проекти документів по вказівці дяка складалися старими подьячимі, після чого дяк "чорнив" (виправляв) документ. Правлені документи, що представляли чернетки, переписувалися молодими подьячими начисто, а чернетка залишалася як відпустка. Поправки при "чорнінні" робилися в тексті, а коли не вистачало місця, на звороті аркуша. Вставки і поправки розмічалися "крижами" і тому подібне знаками.

Вивірений з чернеткою белової екземпляр, як "справленний" засвідчував своїм підписом – справа внизу на оборотній стороні, - подьячий, що "справив" документ. Остаточно підготовлений беловік документа "приписувався", тобто підписувався дяком або подьячим "з прописом".

"Припис", на відміну від "справи", що означала відповідальність за відповідність беловіка чернетці, свідчила про відповідальність за вміст "приписаного" документа. Підпис дяка або подьячего з "приписью" ставився по слову або складу підпису - по склеюваннях. Цар і бояри документи не підписували. Не підписувалися і чернетки. Підписи на лицьовій стороні документів в рядок з останнім словом зустрічаються рідко.

В цілях охорони документів в стовпцях застосовувалася "скріплення" підпис дяка, подьячего "з приписью", розтягнута по складах на місцях, де склеювалися стави стовпця. Книги скріплялися по листах. Значення скріплення мала нумерація цифрами (буквами слов'янської азбуки).

У наказах отримала розвиток столбцовая форма діловодства, що представляє своєрідний вигляд документациоїной техніки. Суть цієї техніки полягала в наступному. Текст документа писався на вузьких смужках паперу (15 або 17 см), оборотна сторона використовувалася для адреси, резолюції і інших "послід".

Якщо документ писався на декількох листах, то вони склеювалися по вузькому краю в стрічку, інколи дуже великої довжини (напр. Укладення 1649 р. мало в довжину близько 309 м), що скачувалася в сувій - "стовпець" (інакше "стовп", а маленькі свити "стовпики"). Стовпці, склеєні з декількох документів, представляли більш менш правильно сформовані первинні комплекси.

Правильно сформовані стовпці (поділа) починаються ініціативним документом (чолобитною, пам'яттю і т. д.), за яким слідують інші документи, що відносяться до виробництва у даній справі (мови розпитів, казки, виписи і т. д.). Всі ці документи зазвичай слідують в хронологічній послідовності. У інших випадках документи підклеювалися у міру їх накопичення, без попереднього угрупування у справах. Інколи ознакою угрупування служила назва різновиду документів.

Розвиток наказів, як відомо, ускладнив їх структуру. У крупних наказах з'явилися столи і повитья, які очолювали старі подьячие. Процес проходження документів за цих умов став складнішим і тривалішим. "Виробництво справ" і, тим самим, "діловодство" стало ареною багаточисельних зловживань наказової бюрократії служивого, підготувавши грунт для пишного розквіту бюрократизму в подальший період.

Накази в стосунках один з одним, з воєводами на місцях і з органами губної і земської самоврядності широко застосовували листування. Між собою накази зносилися "пам’ятами". Пам'яті ("наказні") давалися воєводам при від'їзді до місця служби. Формою письмового звернення до урядових установ були чолобитні, що мали формуляр, що склався. У чолобитних виклад суті справи перемежається багатократним вживанням досить обширного царського титулу.

Таким чином, в наказовому діловодстві застосовувалися форми документування, що вже визначилися (укази пануючи, вироки Боярської думи, указні книги, облікова документація і ін. листування, необхідне в управлінській діяльності держави).

У період, що вивчається, розвиток документування вже досяг рівня, коли можна говорити про певні вимоги, що передвиявляються як до окремих документів, так і до їх організації. Так, наприклад, згадуване Укладання 1649 р. відрізняється відомою систематичністю свого викладу. Це знайшло віддзеркалення в розділенні цього документа на 25 глав і 967 статей. Визначеність форми властива багатьом обліковим документам, зокрема, все частіше застосовується графлення в цілях чіткішої систематизації записів. Склалися формуляри ряду документів (чолобитні, відписки, накази, статейні списки і т. д.).

Межі відомої системи мають бути відмічені і відносно угрупування документів в первинні комплекси. Так, серед матеріалів наказів, зокрема, стовпців, немало первинних комплексів, сформованих по певних ознаках; по наочно-питальний, номінальному, кореспондентському, хронологічному, географічному. Серед стовпців можна зустріти комплекси документів, що мають характер справ, що дають послідовне виробництво з того або іншого питання. Часто при угрупуванні викорстовуються декілька ознак. Але незрідка стовпці все ще представляють конгломерати документів, без якої-небудь системи. Як свідчать описи документів, що дійшли до нас, останні часто складалися в скрині, короби в повному безладі.

Кажучи про столбцову форму діловодства, не слід випускати з уваги, що в цей період досить умілий і з повним успіхом користувалися для запису зошитами і книгами, в яких застосовувалися ті ж прийоми засвідчення, що і в стовпцях (скріплення і т. п.). Більш того, книжкові форми є древніми прийомами документаційної техніки.

У наказовому діловодстві налагоджується і організація архіву. Документи описувалися і враховувалися. Зокрема, в розписних списках, що складалися при зміні воєвод, поряд з іншими цінностями за списком передавалися і документи.

Складалися і спеціальні описи документальних матеріалів. Чудовий пам'ятник представляє "Опис царського архіву", який служить джерелом вивчення і питань історії розвитку документування. З "Опису царського архіву" ми дізнаємося про види документів, про розвиток образотворчого документування – про креслення і карти, що зберігалися в "Царському архіві" і не дійшли до нас.

До описів документальних матеріалів вже в ХVII ст складалися для наведення довідок про документи покажчики, зокрема, особистих імен ("азбуки"). У описах робилися відмітки друкарень про місце зберігання документів.

Якщо в наказах і місцевих установах з діловодством була пов'язана велика група чиновництва, що формується, то його резервами за межами урядових установ, були так звані "площадкові подьячие". Виникнення цього інституту, що розвинув активну діяльність не лише в Москві, але і в ряду інших міст, є зайвим свідоцтвом поширення документування серед населення, що вдягається ряд своїх дій в письмову форму. Головні напрями вживання документування: закріплення феодальних стосунків, захист власності, документування господарської діяльності, листування.

Укладення 1649 р. вводить ряд норм про порядок письмового оформлення різних договорів, у тому числі про вживання кріпосної форми письмового складання актів і про участь в цьому площадкових подьячих.

Історія діловодства в XVI – XVII вв. не обмежується стінами наказів. Діловодство велося в місцевих установах.

Створення в другій половині XVI ст в наказових, губних і земських хат, заміна намісницького управління воєводським свідчили про зміцнення влади на місцях. Воєводи на місцях діяли на підставі наказів, губні і земські хати на підставі статутних грамот.

Діловодство наказових хат, що був канцеляріями воєвод, як свідчать документальні джерела, що дійшли до нас, представляє певну систему.

Так, Верхотурськая наказова хата отримувала з наказів укази пануючи, вироки Боярської думи, наказні пам'яті і ін. і слала в центр відписки. Тут регулярно складалися розписні і кошторисні списки, велися книги по обліку грошей і хлібних запасів. У наказову хату поступали чолобитні людей служивих, селян, людей посадників; по цих чолобитних виносилися ухвали. У документальних матеріалах Верхотурськой наказової хати, що збереглися, відбивалися всі сторони життя цього краю.

Розглядаючи документальні матеріали XV – XVII вв. як спосіб і форму документування різних сторін суспільного і приватного життя, в основу класифікації цих матеріалів можна покласти певні області документування.

Такими областями, де в даний період застосовувалося документування, були: документування загальної і спеціальної діяльності органів влади і управління феодальної держави і документування феодальних стосунків.

Документування феодальних стосунків виражалося в створенні цілого ряду різновидів документів.

Земельні стосунки і права феодальної власності оформлялися такими документами, як даровані грамоти (вотчинні, маєткові, пільгові, заповідні, обільні, несудимі), праві і безборонні грамоти, - в яких фіксувалися феодальні права і привілеї.

Майнові і правові стосунки між феодалами фіксувалися в купчих і їх різновидах (посильних, запродажних, меновних), в картомних (на наймання майна), ділових, окремих (на розділ майна), вкладних і даних (на передачу майна церкви), грамотах (пізніше записах).

Відношення феодальної залежності оформлялися кабалою (позиковими, заставами, служіламі), порядними, позиковими, оброчними записами (стосунки особистої залежності), житловими і життєвими записами (особисте наймання на термін) і ін.

Діяльність церкви документувалася в таких адміністратівно-розпорядчих актах як окружні і статутні грамоти. А також грамоти, що видаються членам кліра, – благословенні, показні, звільнювальні і ін.

Короткий огляд історії документування в XV – XVII вв. дозволяє зробити деякі загальні висновки. Документування в цей період особливо інтенсивно розвивається у зв'язку з діяльністю централізованої Російської держави, що створила систему центральних і місцевих органів. У центральних установах держави – наказах поступово створюється система документування, що отримала назву наказового діловодства. У наказовому діловодстві виховуються кадри чиновництва, культивуючого в наказах бюрократичні порядки. Поза стінами урядових установ великого значення набуває діяльність інституту площадкових подьячих. Створюються усе більш стійкі форми документів, прийоми їх складання. Розширюється вживання листування, службовці для здійснення управлінської діяльності держави. З'являються окремі законодавчі вказівки про порядок документування, у тому числі про складання приватних актів. Техніка документування спрямована на його прискорення, здешевлення (скоропис, вживання паперу). Отримує подальший розвиток образотворче документування (креслення, карти). Документи все частіше враховуються, описуються, краще охороняються. Створюються архіви, де документи піддаються у ряді випадків більш менш правильному угрупуванню і систематизації.

2.2 Спеціальне документування

діловодство документування наказовий колезький

Поряд із загальним діловодством, в період, що вивчається, поступово зароджуються і системи спеціального документування. Так, документування діяльності Розрядного наказу, що відав людьми служивих, дає цілий ряд специфічних видів документів. З діяльністю Маєткового наказу, що відав дворянськими і церковно-монастирськими землями, зв'язана поява документації статістіко-економічного характеру. У зв'язку з фінансовою діяльністю наказів створюються системи документування в області бухгалтерського обліку. У судових наказах процес документування відбивався у рішеннях суду і судових справах. Діловодство Посольського наказу, з діяльністю якого пов'язано здійснення зовнішніх стосунків, мало свої специфічні особливості, що характеризують російську дипломатичну документацію цього періоду.

Спеціальні види документування, приймаючі усе більш певні і виразні форми і що складалися в системи, можна відзначити для таких областей як: а) організація озброєних сил;

б) діяльність суду;

в) зовнішні стосунки;

г) облік.

Серед документів по організації озброєних сил відзначимо боярські книги – іменні списки бояр, окольничих, думних дворян, думних дяків, стольників, стряпчих, дворян московських, початкових людей, дяків в наказах. У книгах вказувалися маєткові і грошові оклади і зміни в службовій діяльності. У боярські списки вносилися поіменно люди служивих московських чинів. У списки жителів записувалися поіменно дворяни, зобов'язані по черзі знаходиться в Москві для різних доручень ("мешканці").

Десятні представляли іменні списки городових дворян і дітей боярських, таких, що складалися при розборі (розбірні десятні), верстанні (верстальні десятні) і роздачі грошової платні (роздавальні десятні). Окрім цього відзначимо ті, що застосовувалися в озброєних силах:: полкові і сотенні списки; городові, засічні, строїльні книги; накази полковим воєводам, списки останніх та інші.

В процесі документування судової діяльності створювалися грамоти (праві, судні і ін.), судові вироки, чолобитні, доручні записи, мови розпитів, обшуків і казки.

У складі документації по зовнішніх стосунках застосовувалися договори (хресні і докончальні), акти оголошення війни – замітні, розмітні, доладні грамоти, небезпечні і проїжджі грамоти (на проїзд на території держави).

Російські посли, прямуючи в іноземну державу, отримували накази, пам'яті, віруючі грамоти. Про свою діяльність посол докладав уряду статейним списком, що представляв звіт посла по статтях наказу. Статейні списки, як правило, не пересилалися, а представлялися особисто при поверненні з-за кордону.

Розвиток обліку господарської діяльності (бухгалтерський облік) і різних сторін і явищ соціально-економічному життю (статистичний облік), привело до поступового створення систем документування і в цих областях.

У даний період застосовувалася проста система обліку господарської діяльності. У самий початковий період розвитку обліку велася зазвичай одна облікова книга, в якій відбивалися всі господарські операції. У облікових книгах не було графління і виділення тих, що підлягають підрахунку цифр в стовпець.

Але вже в XV – XVI ст. для окремих видів операцій заводяться самостійні книги. Так, грошові операції записуються в прибутково-видаткових книгах грошової казни; для обліку мит на внутрішніх митницях заводяться митні книги; для обліку урожаю – змолотні, для обліку хліба – прибутково-видаткові книги хлібних запасів і так далі.

Поступово в книгах для зручності підрахунку цифри виписуються стовпцем, з'являється графління, ліві сторінки книги відводяться під прибуткові операції, а праві під витратних.

Через розширення торгівельних зв'язків, коли операції здійснювалися на стороні, а не в самому господарстві, коли потрібно було мати докази їх здійснення, - з'являються виправдувальні документи (розписки, розписи і ін.) в здобутті грошових і матеріальних цінностей.

Значення облікових книг мають розписні списки, що складалися при передачі міста одним воєводою іншому, кошторисні списки і книги, що містять припущення по доходах і витратах, платежніци для обліку вступу податків і ін.

При системі простого обліку, таким чином, велися одна або декілька книг, на підставі яких, проте, не можна було отримати загальних результатів господарської діяльності. Це виявилося можливим лише при подвійній системі обліку шляхом складання балансу підприємства – особливої таблиці про стан господарства на певне число, з вказівкою джерел засобів і їх розміщення.

Потім, що в російському законодавстві, включаючи і Укладення 1649 р., немає вказівок про ведення обліку. Лише у Новоторговом статуті 1667 р. міститися вказівки про облік про облік торгівельних операцій, особливо при веденні торгівлі з іноземцями.

Книгами, які можна розглядати як книги статистичного обліку, були писцові, переписні, дозорні, книги приправ. Особливо важливе значення мають писцові книги. Вони містили найчастіше опис міста з повітом, що відноситься до нього. При опису міста наголошувалися його зміцнення, церкви і монастирі, вулиці, лавки, населення (по вулицях і слободі), міські землі. При опису повіту вказувалися села, лагодження, пустки, населення. Писцові книги складалися в цілях обліку і опису податних сил, перевірки прав користування землею і закріплення цих прав. Після закріпачення селянства писцові книги мали значення кріпосних документів, Валові описи міста і повіту, унаслідок їх дорожнечі, вироблялися рідко, через 20 і більше років.

Дозорні книги, представляли записи результатів перевірки скарг населення дозорцями, коли та або інша місцевість піддавалася розоренню (у наслідку воєн, епідемій і т. д.).

Переписні книги містять загальні подвірні переписи населення, які були зроблені в 1646 і 1678 рр.

Книги приправ представляли списки з пісцових, дозорних і інших книг і документів XVI ст, які довалися писарям XVII ст Для довідок.

Всі ці книги містять коштовний первинний статистико-економічний матеріал.

У наказовому діловодстві, таким чином, поряд із загальною системою документування поступово розвиваються і складаються системи спеціальної документації. Ці системи є віддзеркаленням подальшого розвитку виробництва і ускладнення економічного і суспільного життя. Спеціалізація документування стає об’єктивною необхідністю. Ця необхідність зумовила і подальший розвиток спеціальних систем документування в подальший історичний період.

3. Діловодство в російській імперії XVIII ст.: колезьке діловодство

3.1 Загальне колезьке діловодство

Перехід від самодержавства XVII ст ".с боярською Думою і боярською аристократією." до самодержавства XVIII ст ".с його бюрократією, станами служивих.", привів до створення в XVIII ст Абсолютній монархії, чиновницько-дворянській імперії.

Перетворення уряду Петра I, направлені на зміцнення національної держави поміщиків і торговців, торкнулися самих різних сторін державної діяльності. Значне місце в цих реформах приділене реорганізації державного апарату – вищого, центрального і місцевого. Крупні зміни відбуваються і в області постановки діловодства.

Реформа державного апарату в першій чверті XVIII ст Привела до створення системи нових установ: Сенату, Синоду, колегій і місцевих канцелярій. У цих установах, під впливом подальшого суспільно-економічного розвитку і зміцнення держави. Вживання документування продовжує безперервно розширюватися.

У відмінності від попереднього періоду, коли діловодство в наказах грунтувалося на канцелярських традиціях, в державних установах петровського часу і всього XVIII ст Форми і вживання документування все рішучіше визначаються законодавством.

Реформи центрального і місцевого управління значно збільшили кадри бюрократії, роль якої в роботі державного апарату безперервно підвищується. Бюрократія стає однією з основних опор самодержавства. Російський абсолютизм характеризує ".самовластіє чиновників і поліції і безправ'я народу".

Робота державної машини Російської імперії, що розрослася, вимагала впорядкування діловодства, розробки закінченої системи норм, регулюючих постановку документування в державних установах.

У 1699 р. Петро вводить, за пропозицією "прібильщика" Олексія Курбатова, гербовою папір. У 1700 р. Опубліковані укази про відміну столбцової форми діловодства і заміну стовпців – зошитами. У тому ж році іншим указом введена кріпосна форма здійснення актів. Цей обов'язок покладався на Ратушу і Велику московську митницю. За площадковими подьячимі було залишено писання чолобитних, а декілька пізніше був встановлений інститут "кріпаків подьячих", що представляли систему російського нотаріату.

Вказівки по питаннях документування зустрічаються в значному числі законодавчих актів, особливо присвячених реформі державного апарату. У знов створених установах – Сенаті і колегіях – розробляється цілий ряд спеціальних інструкцій по діловодству.

Але лише з виданням 28 лютого 1720 р. Генерального регламенту ("Генеральний регламент або статут, по якому державні колегії, також і все оних канцелярій, що належать до них, і контор служителі, не лише в зовнішніх і внутрішніх установах, але і у відправленні свого чину подданнейше поступати мають"), в державних установах в законодавчому порядку була оформлена система документування, що отримала назву колезького діловодства. Норми по веденню діловодства, вказані Генеральним регламентом, з деякими змінами, зберегли свою силу до Великої Жовтневої соціалістичної революції. Виявилася надзвичайна живучість канцелярських традицій і канонів, встановлених регламентом, нездатність царського бюрократичного апарату до реформ в області діловодства. Останнє поступово перетворилося на своєрідний обряд, жерцем якого було чиновництво, розподілене Табелью про ранги по рівнях ієрархічної бюрократичним сходам в суворому порядку.

У Генеральному регламенті дається закінчена система норм по документуванню внутрішньо діяльності колегій і їх листування з іншими установами. Даються і закінчені організаційні форми документування, яке покладене на спеціальний апарат – канцелярії.

Який же порядок діловодства передбачав Генеральний регламент в колегіях.

Петро зрадив велике значення дорадчому порядку розгляду і вирішення справ, вказуючи, що те, що "все краще влаштувало через ради буває". У Генеральному регламенті є спеціальна (Ii-ая) глава "Про перевагу колегій", в якій особливо підкреслюється, що колегії повинні працювати в суворій відповідності з указами пануючи і Сенату, причому царські "укази в Сенат і в колегії, також і з Сенату в колегії відправляти письмово, бо як в Сенаті, так і колегіях словесні укази ніколи відправленими бути не належать".

Регламент детально визначає склад колегії і обов'язку її членів президента, віце-президента, радників, асесорів, а також порядок її роботи, зокрема, порядок ведення засідань.

Детально визначений склад і порядок роботи канцелярій, в штаті яких були секретар, нотаріус, реєстратор, актуаріус, канцеляристи, копіїсти, перекладачі (для письмових переведень), товмачі (для усних переведень) і вахмістр. Президент колегії мав особистого секретаря.

Робота в колегії була посадою присяги і всі чини колегії давали урочисту письмову або усну присягу служити "вірою і правдою" під страхом страшного царського суду.

Центральною фігурою в колезькій канцелярії був секретар. Над ним лежала відповідальність за постановку діловодства, підготовку справ до засідань, доповідь справ на колегії, зберігання друку. Секретар повинен був добре знати закони і в доповідях у справах робити обов'язкові заслання на відповідне законодавство.

При "вступі" документів до колегії секретар повинен був позначати на отриманому документі (у верхньому правому кутку) номер і дату його здобуття, що мало значення при визначенні черговості слухання справ.

Від того, як підготував секретар справу до слухання, на які статті закону послався, як зробив доповідь інколи залежало і вирішення справи колегією.

Обов'язки нотаріуса полягали в документуванні засідань колегії, складанні протоколів по певній формі. Зверху протоколу позначалася дата засідання, рік і число. Потім вказувалися присутні на засіданні члени, а далі наступний текст протоколу. До протоколу вносилися "виписки або вміст" як всіх отриманих указів, листів, реляцій, меморіалів і т. д.. так і "відпущених" в результаті вирішення колегії документів. Передбачалося ведення просторових і коротких протоколів залежно від важливості справ, право на внесення до протоколу особливих думок, обов'язковості підписання протоколів всім складом колегії.

У колегіях в першу чергу повинні були слухатися справи державні, а серед них "інтересниє" (тобто пов'язані з інтересами казни), і тільки тоді поділа "приватні" (приватні).

З особливою ретельністю в Генеральному регламенті були розроблені питання реєстрації документів "отриманих" і "відпущених". Основна мета обліку документів полягала в їх охороні. Одночасно реєстраційні журнали представляли і систему довідкового апарату як для- контролю виконання, так і для наведення довідок про отримані або відправлені документи. Відоме значення реєстрація документів мала і для їх систематизації, оскільки реєстрація певних груп документів (напр., указів пануючи і Сенату) вироблялася в спеціальних журналах, у зв'язку з чим ці документи групувалися особливо.

Реєстрація супроводжувала документи протягом всього процесу виробництва справ, і після того, як виробництво закінчувалося, справи враховувалися в архіві.

Окрім секретаря, зобов'язаного ставити на всіх листах, що "приходять, і доношеніях номери і на них числа, коли подані, приписувати", на особливий "чин реєстраторський" (колезького реєстратора) було покладено ведення реєстраційних журналів. Генеральним регламентом передбачалася, перш за все, загальна реєстрація всіх справ, що розглядаються в колегії. Для цієї мети колезький реєстратор вів "повсякденну записку" (журнал), в якому "за абеткою, числу і місяцю" записувався вміст всіх справ з вказівкою імен, в них згадуваних, а також куди і кому були направлені справи.

Повсякденна записка велася на підставі "концептів всього року", тобто указів або доношеній, що були кінцевим висновком розгляду справ. З концептів було видно як вміст справ, так і прийнятих по ним рішень.Таким виглядом Генеральний регламент передбачав систематичний запис всіх справ, розташованих, по-перше, за абеткою осіб, яких справи стосувалися, і, по-друге, в хронологічній послідовності. У кожній справі наголошувалося, в цілях контролю виконання, "кому і куди справа послана" на виконання". Все це робило повсякденну записку (пізніше загальний журнал) основним довідковим посібником при наведенні довідок про всі справи. розглянутих в колегії, і для контролю за їх виконання.

Цілям контролю виконання служили два "розписи", які вів нотаріус. До однієї з них вносилися всі справи, що підлягають розгляду і виконання колегією, і перш за все укази пануючи і Сенату. У цьому розписі, що знаходився під час засідань на столі перед президентом (звідси вона отримала назву "Настільного реєстру"), перераховувалися справи, намічені до слухання, визначалася послідовність їх розгляду, наголошувалися справи ще не розглянуті ("не вершенниє"), а також поділа вершенниє, але не виконані. Інший розпис вівся на виконаних справах. Секретар у свою чергу відзначав в останньому розписі, кому з чиновників канцелярії справа передавалася після вирішення колегії. Копія настільного реєстру вивішувалася для загального зведення.

Для обліку "вхідних" документів в колегії велися чотири книги, що отримали назву "реєстратури". Дві з них ("А" і "В") служили для реєстрації "витікаючих" документів, дві що інших ("С" і "О") "входять".

У книгу "А", по вказівці реєстратора, копіїстам вносився повністю текст листів, реляцій, доповідей, посланих з колегії на ім'я царя і Сенату, з вказівкою "всіх чинів", що підписали документ. Запис в книзі вівся в хронологічній послідовності відправлення документів; коротко позначалася назва справи, що пов'язувало цю книгу реєстратури з повсякденною запискою.

Інша книга реєстрації витікаючих документів "В", використовувалася для обліку відправлених справ, а також "інструкцій, дипломів, патентів", посланих з колегії всім іншим установам -і особам. Вона велася аналогічно книзі "А". Декілька інший характер носили книги "С" і "О".

Книга "С" була, по-перше, всіма указами і справами, отриманими протягом року від царя і Сенату, розташованими в хронологічній послідовності і, по-друге, реєстр до них. Все це перепліталося разом і набувало форми книги.

До складу книги "О" входили отримані колегією "від інших колегій, губерній, від інших служителів і підданих", "оригінальні листи, відомості, меморіали, вимоги, вісті". Ці документи розташовувалися по провінціях і в хронологічній послідовності, до них складався реєстр і потім ці матеріали, зібрані разом за рік, перепліталися і виходила книга "О". У реєстрі справи реєструвалися в хронологічній послідовності з вказівкою "колегій і провінцій, звідки справи були прислані", завдяки чому необхідну довідку про справу можна було отримати і по книзі "Б" і в повсякденній записці. Ця остання, таким чином, представляла своєрідний показник до "реєстратури".

Перерахованими видами реєстрації справа не обмежувалася. Всі закінчені виробництвом документи ("листи") повинен був збирати актуаріус, ведучи їм особливий реєстр. При видачі справи з архіву в тимчасове користування актуаріус повинен був брати "квітанцную" (розписку), яка знищувалася при поверненні справи, про що робилася відмітка в реєстрі.

Велика увага в Генеральному регламенті приділена порядку посвідчення документів. Як вже вказано, протоколи засідань колегії повинні були підписуватися всіма її членами .

Документи, складені на підставі прийнятих рішень, підписувалися членами колегії, що виявлялися у момент підписання в наявності. На документах був обов'язковий підпис ("скріплення") секретаря. "Скріплення" свідчила про правильність виробництва документа і його відповідність закону.

Найбільш важливі документи складалися секретарем, останні, по вказівці секретаря, канцеляристами. Частина документів (дипломи, патенти і ін.) складалася по "генеральних формулярах (зразковим листам)". Документи, складені канцеляристами, перевірялися секретарем.

У спеціальній главі Генерального регламенту встановлювався порядок користування друком. Для кожної колегії передбачався друк із зображенням державного герба і "з надпіса-нієм звання" колегії. Державний друк, за яким посилалися грамоти в іноземні держави, зберігався в Колегії закордонних справ; друк для указів і грамот внутрідержавного значення в Сенаті; друк до указів і грамот по митних зборах і інших доходах в Камер і Штатс-контор колегіях. Додаток друку повинен був вироблятися у присутності двох свідків; одним з них міг бути вахмістр (сторож при колегії).

Турбота про охорону інтересів держави, державної таємниці пронизує весь вміст Генерального регламенту. Пакети з документами, отриманими від царя або Сенату, міг роздруковувати лише президент колегії.'' Категорично заборонялося зберігання ким би то не було службових документів будинку. Особливо охоронялася таємниця документів, що стосуються державних справ.

"Посада присяги" за Генеральним регламентом означала неухильне дотримання законів. Передбачалася ціла система покарань за посадові злочини, за порушення державних інтересів, зокрема, інтересів казни.

Серйозними покараннями каралося порушення правил документування, зберігання і використання документів. У цій області передбачалася наступна провина:

а) розкрадання "на якийсь час, або зовсім, таємно з коллегийних листів і документів";

б) неправильне складання документів, спотворення їх сенсу із злим наміром, невиконання указів;

в) підробка протоколів і інших документів;

г) передчасне розголошування вирішень колегії, містячи нія її протоколів і таємниці голосування;

д) зневага службовими обов'язками "по дружбі або по ворожнечі, або з взятков або інших намірів".

Покарання за серйозні посадові злочини як "горішнім, так і нижнім" чинам вважалися вельми суворі: страта, "вічна на галери заслання з вирезиванієм ніздрів і з видаленням всього маєтку"; за менші злочини призначалися -временная заслання на галери, повна або часткова конфіскація майна, позбавлення чину або грошовий штраф.

У колезькому делопроїзводстве.возникло велике число нових різновидів документів, яких незнало наказове діловодство. Крім того, документи як наказового, так і доприказного періодів в петровський час отримали нові найменування. До Генерального регламенту був прикладений особливий список "Тлумачення іноземних мов, які в сьому регламенті". У цьому списку видне місце займали і назви документів. Крім того, і в тексті Генерального регламенту, як і в інших законодавчих актах, часто приводяться тлумачення нових найменувань різновидів документів.

У Генеральному регламенті є і загальні визначення, що відносяться до документів: документ (тлумачений регламентом, як "доказовий лист"), оригінальний лист, копія "відправлення" (відпустка), концепт, що тлумачиться як "вигадування чорне" або як "вигадування всяких указів і доношеній".

Документи, в яких фіксувалися законодавчі і розпорядливі акти ("грамоти", "накази") називалися указами, регламентами, інструкціями (генеральними і партикулярними), протоколами, резолюціями, вироками.

Різновидами листування були листи, кореспонденції (обидва терміни уживалися як загальні для позначення листування), доношенія, реляції ("відписки"), репорти (тлумачені, як "доношенія" і як "відомості"), вісті, вимоги, "екзекуції" ("виконання по указу" тобто донесення про виконання) і ін. Особливо слід зазначити "екстракти" конспект документів справи, що набули широкого поширення і що представляють велику пізнавальну цінність.

Даровані грамоти Генеральним регламентом перейменовані в дипломи; даровані грамоти на чин отримали назву патентів. Чолобитні названі "проханнями челобітчиковимі", хоча декілька пізніше, в указі "Про форме.суда" (1/23 р.) збереглася стара назва "чолобитні".

Вельми поширений в попередній період різновид документів "грамоти" в Генеральному регламенті тлумачиться як документи, звернені до іноземних держав. При вживанні усередині держави грамоти тлумачаться як укази.

Як важлива в Генеральному регламенті відмічена образотворча документація ландкарти або "креслення государеві" (генеральні і партикулярні), що містять опис кордонів, річок. міст, містечок, церков, сіл, лісів "і інше".

Законодавча діяльність уряду Петра відрізнялася різносторонністю і винятковою плодючістю.

Веління, укази, регламенти, "посади", накази, інструкції всі ці види законодавчих і розпорядчих актів петровського часу.

Як показують документальні джерела, пошукам найбільш досконалих форм законодавчих актів в петровський час приділялася велика увага. Так, Генеральний регламент мав тринадцять редакцій; указ про "Посаду Сенату" шість і т. д.. Петро брав найактивнішу участь в редагуванні актів, добиваючись стислості і точності формулювань. Особлива установа. Кабінет Петра, що представляв його особисту канцелярію, виконував велику роботу по документуванню законодавства. У першому відділенні Кабінету була зосереджена підготовка нових законів, що дійшли до нас у вигляді наказів, редакцій, копій, записних книг іменних указів. Друге відділення Кабінету підбирало матеріали для законодавства. Деяку роботу за законодавством вів і Сенат, що зберігав справжні тексти законів, "справжніх іменних указів і велінь".

Питання документування і діловодства торкнулися н ряду інших законодавчих актів Петра I і його наступників. До них відносяться такі важливі закони, як "Посада Сенату" і "Посада генерал-прокурора" (обидва укази від 27 квітня 1722 р.), указ "Про форму суду" від 5 листопада 1723 р., "Регламент або статут Головного магістрату від 11 січня 1721 г." і ряд інших актов2).

У окремих колегіях (Закордонних справ, камер-колегії і ін.), крім того, були створені спеціальні інструкції. У інструкціях місцевим установам також містяться вказівки по діловодству.

У узаконеняях і інструкціях даються вказівки по складанню документів. Так, указ "Про форму суду" вимагає складання чоло бітових по значно спрощеною, порівняно з XVII ст, формі і за пунктами. Внутрішнє розчленовування документів, з метою дати складний документ, що стосується низки запитань, у вигляді окремий сформованих пунктів, полегшувало читання, дачу вказівок (на полях проти кожного пункту), і, отже, виконання і контролю виконання документів. Виклад за пунктами в петровськоє час характерний не лише для чолобитних, які поступово змінюються "проханнями". Багато інших документів також писалися за пунктами. Петро добивався стислості викладу, його послідовник ності, показуючи особистий приклад редагування і складання до кументов.

Все частіше даються обов'язкові форми документів. Так, в "Регламенті або статуті "Головного магістрату" є детальна схема "генерального репорту", що представляє цілу програму статістіко-економічного опису міст. Обов'язковість складання документів по "формулярах" (зразкам), передбачається і іншими законодавчими актами петровського часу.

Законодавство петровського часу і, перш за все,, Генеральний регламент є найважливішим етапом в подальшій бюрократизації державного апарату і бюрократизації документування.. Законодавче закріплення норм діловодства є відмінною рисою цього періоду. Слід зазначити, що систему норм по документуванню і діловодству в XVIII ст не можна розглядати як щось нове, невідоме наказовому діловодству і тим більше, як прямі запозичення з канцелярської практики західно-європейських країн, зокрема, Швеції і Данії (на доказ останнього зазвичай посилаються на діяльність іноземців фон-Любераса і Фіка).

У Генеральний регламент включена спеціальна (ХІІV) глава про архіви. У ній передбачалося створення: а) поточних архівів при канцеляріях і конторах, в яких зберігаються протягом трьох років "книги, документи, поділа, реєстратури", що чинять, би) архівів колегій, в які канцелярії і контори здають документальні матеріали після закінчення трьох років і в) державних архівів, куди всіма колегіями повинні задаватися "особливі статути, регламенти і всі документи", потрібні для довідок. Генеральним регламентом проектувалася освіта два таких архівів: першого при Колегії закордонних справ, для зберігання документальних матеріалів, "які не торкаються приходу і витраті", і другого при Ревізіон-колегії для зберігання справ, доходів, що відносяться до обліку, і витрат.

Створення вказаних архівів (за винятком державних, таких, що залишилися в проекті) є додатковим свідоцтвом розвитку документування, коли поряд з канцеляріями і конторами, ведучими діловодство, виникають самостійні частини установ архіви, на обов'язку яких лежить зберігання і організація використання документальних матеріалів, що утворилися в діяльності колегій. Назва "архів" вперше згадана в Генеральному регламенті.

Як же групувалися документальні матеріали в цих архівах.

У колезькому діловодстві здійснювалася, порівняно з наказовим, чіткіша система організації документів. Окрему групу складали укази, журнали, протоколи, що представляють зазвичай складні документи і груповані по номінальному. авторській і хронологічній ознакам. Особливу категорію надавали книги, в назвах яких зазвичай розкривався і вміст. Основну ж масу первинних комплексів складали справи: у справи документи групувалися за змістом (наочно-питальна ознаці) і часто по кореспондентському, географічному ознакам. Вживання географічної ознаки при угрупуванні документів частково пояснюється і тим, що структурні підрозділи в колегіях відали не лише окремими питаннями, але і тими або іншими територіями держави. У зв'язку з цим поділа, сформовані в канцеляріях, столах і повитьях, представляли документацію більш менш певного вмісту і що відноситься до певної території.

Здані в архів справи описувалися і до описів складалися алфавіти особистих імен.

Введення в дію "Табелі про ранги", будучи кульмінаційним пунктом в оформленні правового положення дворянства служивого і чиновної бюрократії, наклало свій відбиток і на документування. Річ у тому, що в результаті привласнення чинів і встановлення чиновної ієрархії, було введено як обов'язковий титулування, у тому числі і при письмових стосунках. Знання титулів, що уживалися в царській Росії, у ряді випадків допомагає дозволу таких питань, пов'язаних з документами, як встановлення авторства, датування і тому подібне.

Титулування, тобто особливі найменування високопоставлених н посадових осіб, застосовувалося і раніше. Але лише з XVIII ст, з виданням Табелі про ранги (від 24 січня 1722 р.). титули і титулування були приведені в закінчену систему.

Як відомо, Табелью про ранги всьому складу державних чиновників імперії були привласнені чини. Всього було встановлено чотирнадцять класів чинів: морських, сухопутних, цивільних, починаючи від генерал-адмірала, генералісимуса, фельдмаршала, канцлера, дійсного таємного радника (I клас) і кінчаючи прапорщиком, корнетом, колезьким реєстратором (14-й клас).

Чинам, вказаним в Табелі про ранги, привласнені були загальні титули. Приватними титулами були позначення самого чину, вказані в табелі (адмірал, генерал, полковник, таємний радник, статський радник, титульний радник і т. п.)

Окрім титулів, придбаних чином, були приватні титули, нагородженні за посадою (напр., р. предводитель дворянства, р. губернатор і т. п.). Загальні титули в цьому випадку привласнювалися відповідно до положення особи на державній службі і згідно з класами посад, розділених так само, як і чини, на 14 статей 3).

Третій вигляд титулів зв'язувався з походженням. Приватними титулами, що позначили походження, були: світлий князь, князь, граф, барон, дворянин. Цим приватним титулам додавалися і загальні титули.

Духівництво, підрозділене на мірі, також титулувалося.

Всі ці титули уживалися аж до Великої Жовтневої соціалістичної революції.

Хоча питання документування діяльності місцевих установ і зачіпаються в законодавчих актах уряду Петра I ("Регламент або статут Головного магістрату", "Інструкція або наказ воєводам", "Інструкція, або наказ земським камерірам в губерніях і провінціях", "Інструкція земським рентмейстерам, або скарбникам, в губерніях і провінціях"), але в закінченій формі ці питання знайшли віддзеркалення в "Установах для управління губерній" від 7 листопада 1775 р.

Губернська реформа Катерини II, зроблена в цілях подальшого зміцнення ролі дворянства в управлінні країною, внесла одноманітність до пристрою губерній шляхом розмежування в них адміністративних, судових і фінансових справ.

Результатом реформи 1775 р. з'явилася ліквідація більшості колегій, з яких були залишені лише три Закордонних справ, Військова і Морська. Нові губернські установи, що знаходилися в руках дворянства, підкорялися безпосередньо Сенату і цареві.

"Установи" детально визначили не лише місце і функції присутствених місць: губернського правління, казенної палати, судових установ і ін., але і порядок діловодства в цих установах, порядок, заснований в головних межах на вказівках Генерального регламенту.

Особлива увага в "Установах" приділена встановленню ієрархії "властей і місць" і визначенню порядку стосунків між ними. Листування між установами перетворюється на своєрідний ритуал, який потрібно добре знати, щоб займати місце в бюрократії служивого.

Для стосунків певних "властей і місць" встановлювалися певні види документів, залежно від положення установи в ієрархічних сходах. Створювалася ієрархія не лише установ, але і документів.

Так, губернатори отримували від верховної влади укази і представляли рапорти і доношенія. Всім установам губернії - губернському правлінню ("коли в нім губернатор не присутній"), судовим палатам, наказу суспільного піклування, совісному суду губернатори давали пропозиції і отримували від них вистави. З городничими і земськими справниками губернатори зносилися розпорядженнями і приймали від них рапорти і доношення.

Губернське правління, окрім як від царя і Сенату, указів ні від кого не приймало, посилаючи цареві і Сенату рапорти і доношення. Всім підлеглим місцям і посадовим особам управам благочинності, судам повітів і земських, магістратам, ратушам, городничим, справникам губернське правління посилало укази і отримувало від них рапорти і доношенія. З судовими палатами, наказом суспільного піклування і совісним судом губернське правління зносилося повідомленнями.

Казенна палата від верховної влади і Сенату отримувала закони, укази, веління, представляючи, у свою чергу, рапорти і доношення. Підлеглим управлінням, а дорівнює поліції (міською і земською), судовим місцям повітів казенна палата посилала укази і розпорядження, отримуючи від них рапорти і доношенія. З губернським правлінням, судовими палатами і іншими рівними ним органами казенна палата зносилася повідомленнями.

Цей ієрархічний порядок стосунків, встановлений для місцевих установ в XVIII столітті, був поширений в XIX ст і на центральний державний апарат.

Залежно від об'єму роботи місцевих установ, їх канцелярії полягали, не рахуючи секретаря, з різного числа чиновників: реєстраторів, протоколістов, писарів і ін. У "присутність" губернських установ входили радники і асесори, що мали право підписання документів. У судових установах присутність складали голова, радники і засідателі.

Порядок вирішення справ в присутності в основному був колегіальним. Як і в колегіях, справи вирішувалися в результаті їх обговорення в присутності. Колегіальне вирішення справ по раз і назавжди встановленому порядку відрізнялося повільністю і тяганиною. Підготовка справ до слухання на колегії була пов'язана з представленням ряду документів, з'ясуванням шляхом листування тих або інших відомостей. Питання про здобуття потрібних відомостей у справі так само, як і про відсилання тих або інших документів до інших установ, вирішувалися присутністю.

При передачі справ в нову інстанцію було потрібне представлення всього попереднього виробництва. При русі по інстанціях справи зростали, як сніговий кому. Весь процес руху: документів тих, що "входять" і "витікаючих" реєструвався у ряді журналів, книг, реєстрів. Складність виробництва справ в присутствених місцях, відсутність законодавства, що кодифікує, створювали вдячний грунт для посадових злочинів.

Документи, що поступають до установи, повинні були прийматися лише в самій установі. На "вхідному" документі головою присутності або старшим членом наголошувалася дата вступу документа, після чого він заносився в реєстр вхідних паперів і в доповідний реєстр. Зареєстровані документи розподілялися по відповідних виконавцях і заносилися в цілях встановлення черговості слухання справ в настільний реєстр. Окремі настільні реєстри велися для реєстрації указів вищої влади, що виконувалися в першу чергу, і окремо для всіх останніх справ. Секретарем присутності вівся розпис вирішених і невирішених справ з вказівкою, де знаходяться ці справи.

"Установами" вводилося правило складання у кожній справі, що поступила в присутність, доповідної записки ("випіси"), що була коротким викладом даної справи по суті, а також заслання на відповідні статті законів. У викладі вказувався ініціативний документ (указ, прохання, доношеніє і ін.), яким збуджувалася справа, і описувалося, із засланням на документи, все подальше виробництво у справі. У довідках приводилися текстуально або в скороченій передачі свідоцтва, акти і інші докази. У засланнях вказувалися статті законів і в необхідних випадках приводилися виписки з них. Доповідні записки скріплялися по листах секретарем, несучим відповідальність за точність записки і за відповідність її форми закону.

Складання доповідної записки вимагало великого уміння: вона була документом, на підставі якого (зважаючи на велику кількість документів в справах) зазвичай і вирішувалася справа. Складання доповідних записок використовувалося чиновниками-крючкотворами для різних вимогательств.

Діяльність присутності документувалася в журналі, що представляв детальний протокол засідань присутності, що складався по певній формі. На підставі протоколу прийняте рішення формулювалося у вигляді "вироку" або "визначального рішення", що включалися до складу справи. Прийняті рішення, крім того, наголошувалися в доповідному реєстрі. Вирок оголошувався сторонам, що беруть участь в справі, а якщо справа вироблялася по указу вищестоящої установи, то виготовлявся витікаючий документ (указ, рапорт, доношеніє і пр).

"Витікаючі" документи записувалися дослівно в реєстрах, яких було два: один реєстр служив для реєстрації рапортів, донесень, вистав, а інший для реєстрації повідомлень рівним установам, а також указів і розпоряджень підлеглим установам і особам.

Журнали, протоколи і "витікаючі" документи скріплялися секретарем і підписувалися всім складом членів присутності. Кожна присутність мала свій друк, якому, окрім підписів, упевнялися документи.

Для полегшення відшукання справ, до реєстрів створювався довідковий апарат алфавіти установ і осіб, яких стосувалися справи. Про свою роботу установи складали щомісячні звіти, а про кількість і склад прослуханих справ термінові відомості.

Поряд із загальними нормами, в діловодстві окремих центральних і місцевих установ залежно від характеру їх діяльності, природно, були і особливості.

Так, в губернських правліннях зосереджувалося документування різних сторін економічного життя губернії: стану промисловості, міського, дорожнього будівництва, стани податного населення і так далі В городових магістратах велися книги для реєстрації явочних актів при здійсненні різних операцій і при протесті векселів. У судах повітів велися книги запису купчих і кріпосних грамот, контрактів і умов, полюбовних казок.

Документування діяльності губернських дворянських депутатських зборів, окрім журналів, протоколів, подів, виражалося у веденні родовідних книг. У дворянських списках були відомості, що характеризують маєтки, узяті в опіку.

У міських думах, створених на підставі "Грамоти на права і вигоди міст Російської імперії" (1785 р.), велися книги, де записувалися зведення про економічний стан міст, про положення міського населення, велася різного роду листування.

У всіх установах створювалася документація по грошовій і матеріальній звітності.

Для оформлення операцій в XVIII ст, як правило, встановлюється письмовий порядок їх здійснення.

Поступово складаються три форми укладення договорів: кріпосна, явочна і домашня.

При кріпосному порядку договори, головним чином, на нерухоме майно, складаються у "кріпаків справ" в губернських, провінційних і воєводських канцеляріях, а з виданням закону 1775 р. в палатах цивільного суду і судах повітів. Кріпосні акти писалися на гербовому папері і здійснювалися при свідках. Після твердження акти вносилися в кріпаки книги.

При явочному порядку, складені учасниками договори, реєструвалися ("були") і упевнялися маклерами (пізніше нотаріусами). Домашні акти писалися і підписувалися лише учасниками договору, а також свідками.

Договірні акти складалися на купівлю продаж майна, на наймання особистих послуг, підряди і постачання і так далі Кріпаком, явочним і домашнім порядком оформлялося і спадкове право (духівниці).

У Установах для управління губерніями" визначається і порядок ведення архівів в місцевих установах.

Архів установи ділився на поточний і остаточний. У поточному архіві зберігалися статути, регламенти, інструкції і інші довідкові матеріали для постійного користування. У остаточний архів задавалися по опису закінчені виробництвом справи, а також документи, не потрібні для поточного виробництва.

Документи місцевих установ групувалися в основному по наочно-питальній ("поділа"), а також номінальній, географічній, кореспондентській і хронологічній ознакам.

XVIII століття в розвитку діловодства характеризується безперервним наростанням бюрократичного початку, із значенням чиновництва, що набиралося з дворян, що все посилюється. Колезьке діловодство в установах представляло детально регламентований обряд, складності якого сприяла громіздкість державного апарату і його неповороткість. В той же час це був один з прийомів, яким панівний клас користувався, щоб тримати експлуатовану більшість в своєму підпорядкуванні. Законодавче регулювання всіх областей діловодства в державних установах також є характерною межею цього періоду.

3.2 Спеціальні системи документування

Документування бухгалтерського і статі-стічеськогоучета. У XVIII ст продовжувався розвиток простого бухгалтерського обліку. Унаслідок зростання товарно-грошових стосунків і ускладнення завдань обліку, що продовжувалося, збільшилося число книг простого обліку, що охоплюють певні види господарських операцій.

Про увагу до питань обліку вже на початку XVIII ст свідчить установа контор при колегіях, які "тільки рахункові справи управляють". У конторах велися наступні книги: книга для запису всіх "вхідних" документів; меморіальна книга для запису всіх "витікаючих" документів, книга чернеток, або "концептів" ("вигадувань чорних"); ця книга виходила шляхом з'єднання в одній палітурці чернеток і застосувань, що відносяться до них (прохань, доказових листів і інших виправдувальних документів); книга для обліку справ і книг контори; розписочна книга на видачу документів, і книг з контори; книга "резолюцій" статутів, регламентів, інструкцій. Крім того, в конторах могли заводитися і інші книги залежно від спеціальних потреб. Перерахований склад книг, звичайно, не означає, що в конторах не було власне рахункових книг, прибутково-видаткових і інших, як це буде з'ясовано нижче. Тут же поважно підкреслити створення спеціального апарату (контор) для документування обліку.

Проста система обліку могла задовольняти потреби обліку господарської діяльності лише до певного моменту. Безперервне розширення і ускладнення господарської діяльності державних установ і приватних підприємств зажадало вживання системи подвійного обліку. Виникнення цієї системи відноситься ще до XI ст і зв'язано з діяльністю італійських банків. У подальшому ця система поступово удосконалювалася. У епоху Відродження вона отримала опис в працях італійців Бенедікто Котрульі (1458 р.) і Луки Пачиолло (1494 р.).

Особливістю подвійного обліку є те, що він дає можливість мати уявлення не лише про окремі види (як при простому обліку) господарської діяльності, але і про загальні її результати.

Це досягається складанням балансу особливої таблиці, що показує стан господарської діяльності на певну дату.

Баланс складається на підставі записів в головній книзі, якої немає при простому обліку. Для контролю правильності запису в головній книзі ведеться журнал, в якому всі операції реєструються в хронологічній послідовності.

У головній книзі всі операції господарства реєструються в систематичному порядку на так званих рахівницях, які відкриваються . для обліку окремих видів операцій (напр., рахунок каси, рахівниць товарів, рахівниць майна, рахівниць дебіторів, рахівниць капіталів і т. д.). Кожен рахунок в головній книзі складається з двох частин "дебету" (ліва сторона) і "кредиту" (права сторона).

Особливість головної книги полягає в тому, що кожна операція в ній записується двічі (подвійний запис): по дебету одного рахунку і кредиту іншого, пов'язаного з першим ("що кореспондує") рахунки. При покупці, наприклад, товарів за готівку, в одній і тій же сумі "дебітуєтся" рахівниць товарів і "кредитується" рахунок каси, оскільки рахунок товарів в цьому випадку збільшується, а рахунок каси зменшується на одну і ту ж суму.

Для складання балансу по кожному рахунку головної книги виводиться залишок ("сальдо") на день складання балансу (напр., залишок грошових коштів, товарів, заборгованості, майна, капіталу і т. д.).

Для здобуття балансу виведені по всіх рахунках головної "книги залишки підрозділяються на дві групи: актив і пасив. У актив включаються залишки по тих рахунках головної книги, які показують засоби господарства, тобто в які операції ці засоби вкладені (напр., грошові кошти, майно, товари, заборгованість господарству, витрати і т. д.). У пасиві групуються залишки по тих рахунках головної книги, які показують джерела засобів, розміщених в активах, тобто звідки останні отримані (напр., капітали, позики, кредити, прибуток і т. д.). Зрозуміло, що в активі може бути показане стільки засобів, скільки їх в пасиві, і, отже, актив завжди дорівнює пасиву. Звідси і сталася назва "баланс", тобто "рівновага" (в даному випадку активу і пасиву).

На початок XVIII ст система подвійного обліку вже отримала теоретичну розробку і поширення в західно-європейських країнах.

У Росії перші вказівки про вживання подвійного обліку є в законодавстві першої чверті XVIII ст, коли в російській мові з'являються терміни "баланс", "дебет" і "кредит", "бухгалтер" .

Термін "баланс" вперше спожитий в регламенті адміралтейства і флотів (5 апр. 1722 р.), правда, не зовсім в тому значенні, в якому він охарактеризований вище.

У "Статуті про банкротів" (15 грудня 1740 р.) баланс характеризується вже правильніше. "Всякий справжній купець, вказано в Статуті, після закінчення року книги свої закінчує і лагодить баланс; і тако він вельми може відати, в якому він стані знаходиться, а при збитках, що трапилися йому, дивлячись в закінчені раніше книги і баланс, що чинить, йому тієї ж години видно бути має, чи може він ще борги свої заплатити чи ні". У Статуті містяться також вказівки про обов'язковість виправдувальних документів.

Особливо детально питання обліку знайшли віддзеркалення в іменному указі Сенату від 8 червня 1799 р. "Про іменування склалася для промислів і торгівлі по Північно-східному морю Російсько-американською компанією" .Согласно указу компанія повинна була вести наступні книги:

1. "Капітальну" для запису "ськладственного капіталу", роздільного на акції, з вказівкою їх ціни, а також для запису прибутку або збитку, падаючих на акції;

2. "Книгу капітальних листів і свідоцтв" для запису при числяємой до "ськладственному капіталу" прибули;

3. "Книгу протокольну" для запису всього, що пов'язане з видачами Компанії; 4. "Річну касу" для запису приходу і витрати готівкових грошових сум;

5. "Вексельну книгу" для обліку векселів;

6. "Книгу генеральних відомостей" для обліку приходу і розходу компанійського капіталу;

7. "фактури-накладну" для запису відправки товарів;

8. "Прибуткову товарну" по обліку приходу товарів;

9. "Відпускну товарну" для обліку відпустки товарів;

10. "Алфавіт робочий" для запису службовців компанії і розрахунку з ними.

Питання бухгалтерського обліку по подвійній системі знайшли своє віддзеркалення і в спеціальній літературі, в таких книгах як "Ключ комерції або торгівлі, тобто наука бухгалтерії" (1783 р.), "Повчання, необхідне потрібне для російських купців, а більш для молодих людей" (1788 р.), "Поважний купець або наука бухгалтерії, показующая, яким чином виробляти власною, по комісіях і товариський торг як в державі, так і в поза оним, водою і сухим дорогою" (1790 р.).

Про безперечний інтерес до питань бухгалтерського обліку свідчить і видане в Курську в 1795 р. переведення книги Іоана Стіллігера "Грунтовне керівництво подвійного або італійського рахівництва купецького".

Подвійний облік у всіх цих роботах знайшов свій досить повний опис. Значення статистичних джерел для XVIII ст мають церковні метричні книги, в яких з 1702 р. записувалися народження і смерті.

Указом 26 листопада 1718 р. '') були введені не подвірні, як в XVII ст, а подушні переписи населення, названі ревізіями. По указу Сенату 22 січня 1719 г.) "О чиненні загального перепису людей податного стану для обкладення населення подушною податтю і квартирною повинністю" була проведена перша ревізія. Період ревізій зазвичай розтягувався на ряд років, що допускало можливість подвійного рахунку податного населення. Іншим недоліком ревізій було те, що вони охоплювали лише податноє населення; з перепису виключалися, напр., дворяни, козаки, неросійські народності і так далі Оскільки ревізії вироблялися у фіскальних цілях. то отримані дані часто були неточними.

Основним документом статистичного обліку при ревізіях були ревізські казки, в яких в порядку номерів сімей враховувалися "душі" чоловічої і жіночої статі.

На підставі ревізських казок казенні палати складали губернські зведення, що служили для підрахунку населення по всій країні.

У XVIII ст зароджується ідея створення центрального статистичного органу. Прібильщик А. А. Курбатов запропонував проект установи особливої "кабінету-колегії", на яку передбачалося покласти функції статистичного органу. Але цей проект (як і інші) здійснений не був.

У XVIII ст починається розробка багатьох питань статистики, в якій взяли участь такі учені як М. Ст Ломиносів, Н. Ст Татіщев, А. Т. Болотов, П. І. Ричков і ін. Велику роль в розробці окремих питань зіграло Вольне економічне суспільство.

Вотчинно-поміщицька статистика знайшла своє віддзеркалення у ряді інструкцій по управлінню вотчиною і маєтками (Інструкція А. П. Волинського 1724 р., Інструкція управителям палацових волостей 1725 р., Інструкція В. Н. Татіщева 1742 р. і ін.)

Дипломатична документація. На форми дипломатичної документації XVIII ст впливали норми не лише національного, але і міжнародного характеру. Вплив національних норм помітніше в раніший період розвитку дипломатичної документації (приблизно до XVIII ст). Норми міжнародного права визначають форми дипломатичної документації в пізніший час, починаючи з XVIII ст.

У міру розвитку дипломатичних стосунків склад і характер дипломатичної документації ускладнювався. Зростання і зміцнення міжнародних зв'язків Російської держави супроводилися розвитком дипломатичних стосунків, що привело до створення у ряді країн постійних дипломатичних представництв. Особливо помітні зміни в складі і характері дипломатичної документації відносяться на початок XVIII ст..

Договірні стосунки з іноземними державами знаходять віддзеркалення в трактатах і договорах (загальних угодах), конвенціях (угодах по окремих питаннях), інструментах (різних додатках до договорів) і протоколах. Цим актам додавалася форма викладу, якою підкреслювалися урочистий характер і високе положення сторін, що беруть участь в складанні актів. Окрім підписання, міжнародні акти скріплялися друком. Велике значення надавалося і зовнішньому оформленію.акта що виконувався з особливою ретельністю.

Стосунки Колегії закордонних справ і дипломатичних представників з іноземними урядами здійснювалися нотами, мемуарами, меморандумами, записками і листами. Нотами називалися повідомлення або запити, що направляються іноземному уряду. Мемуари, на відміну від нот, носили більш діловий характер і складалися по окремих питаннях. Вони представлялися як главі іноземної держави, так і її міністрам. Мемуар, сформульований в сильних виразах і що містив рішучі вимоги уряду, називався ультиматумом. Мемуар, що містив історичну довідку з питання або пояснення у справі. при цьому позбавлений офіцилиюго характеру, називався меморандумом. Поточні стосунки дипломатичних представників з іноземними урядами здійснювалися за допомогою листів.

З російським урядом його дипломатичні представники зносилися реляціями, листами, депешами. Реляції були донесення імператорові по важливих політичних питаннях. Реляції складалися в результаті детального, інколи тривалого, вивчення питань і відрізнялися усебічністю. Листи адресувалися на ім'я канцлера або віце-канцлера. Ця форма стосунків дипломатичних представників відрізнялася великою свободою. Проте, вживання листів було обмежено рескриптом 7 квітня 1717 р., в якому наказувало, щоб дипломатичні представники "надалі писали до двору про всякі справи реляціями на ім'я государя, а не листами до канцлера". Ширше вживання реляцій привело до їх розділення на ординарних про поточні справи, і секретні, тобто повідомлення про важливі політичні події.

Указом 7 квітня 1733 р. була наказана форма секретнейших реляцій, які повинні були не лише писатися на ймення імператриці, але і адресуватися в її власні руки. У другій половині XVIII ст секретні і секретнейшие реляції майже виходять з вживання, замінюючись листами, і лише в 1797 р. відновлюється ця форма стосунків як обов'язкова. Окрім реляцій і листів, дипломатичні представники в стосунках зі своїми урядами користувалися депешами, які представляли термінові донесення з місця служби і посилалися з кур'єрами або поштою.

Документами, котрі дипломатичні представники отримували перед відправленням до місця призначення, були кредитивні грамоти, інструкції, паспорти. У кредитивних грамотах визначався ранг дипломатичного представника (повноважний міністр, посол і т. п.). Кредитивні грамоти зазвичай виготовлялися в двох екземплярах у вигляді оригінала і засвідченої копії. Оригінал кредитивної грамоти вручався главі іноземної держави при виставі, а копія пересилалася міністрові або статс-секретареві закордонних справ. Інструкція дипломатичному представникові визначала "образ його дій" і замінювала наказ. Вона підписувалася і затверджувалася імператором. Екземпляр інструкції з підписом імператора міг бути залишений в Колегії закордонних справ. і в цьому випадку дипломатичному представникові видавалася інструкція за підписом канцлера. Найчастіше інструкції викладалися за пунктами. Паспорт, що видається дипломатичному представникові, був посвідченням його особі і екстериторіальності.

Поточні вказівки уряду дипломатичні представники отримували у вигляді рескриптів, які стосувалися зазвичай або окремих питань, або осіб. Рескрипти були ординарними, секретними і секретнішими. Для здійснення секретних стосунків застосовувалися також партикулярні (приватні) листи, що називалися інколи "цидулямі", "цидулкамі", "особливими листами".

Про форму грамот, закордонних справ, що відправляються Колегією, до дипломатичних представників, є вказівки в "веденні" з Колегії закордонних справ в канцелярію Сенату від 29 березня 1719 р. На початку грамот належало вказувати скорочений титул імператора. Далі слідувало звернення до дипломатичного представника відповідно до його рангу ("ясновельможний, нам любезноверний", або "високовроджений", або "благородний") і двір, при якому представник полягав. В кінці грамоти позначалися число, місяць і рік. Грамоти підписували власноручно імператор і канцлер. До грамот прикладався середній державний друк. В цілях збереження таємниці значна частина дипломатичних документів шифрувалася. Для зашифровуваної колегія і дипломатичні представники користувалися ключами ("цифірниє азбуки", або "цифри"), причому для дешифровки до документа підшивався особливий аркуш паперу. Секретнейшие рескрипти посол повинен був дешифрувати особисто. Дипломатичні представники повинні були з особливою обережністю застосовувати шифровану передачу нот іноземних урядів з причини того, що спостерігалися випадки, коли такі ноти особливо важливого значення повідомлялися дипломатичному представникові навмисно, щоб мати можливість перехопити ноту в зашифрованому вигляді при її пересилці і за допомогою відомого вже тексту вивчити ключ до шифрів.

Систематизація дипломатичних документів вироблялася, по країнах, мові документів і міри секретності.

Військова документація. Склад військової документації в XVIII ст визначався як вказівками Генерального регламенту, так і іншими актами. У Військовій колегії велися журнали, з яких робилися у вигляді визначень і вироків виписки по окремих питаннях. Від верховної влади колегія отримувала укази, які записувалися в особливу книгу. Вказівки вищим воєначальникам виражалися у формі рескриптів. Вищі воєначальники доносили імператорові реляціями. Стосунки (листування) між начальницькими особами здійснювалися рапортами, донесеннями, записками, листами. Останні застосовувалися при стосунках високопоставлених осіб.

Розпорядження підлеглим особам оформлялися у вигляді наказів, ордерів, розпоряджень. Роз'яснення до виконання наказів, давалися в інструкціях, повчаннях, правилах. Підлеглі докладали своїм начальникам рапортами і донесеннями.

Облік чисельного складу військових частин здійснювався в штатах, табелях, списках, відомостях. Офіцери отримували патенти на чин, нижнім чинам видавалися паспорти і атестати. Відрядження військовослужбовців оформлялися вбраннями.

Хід військових дій відбивався в журналах військових дій, в дислокаціях, диспозиціях, припущеннях, розташуваннях військ. і інших видах документів.

Для більшості вказаних видів документів поступово складаються стійкі формуляри. Великою виразністю і лаконічністю відрізнялися рапорти, донесення, реляції, повчання, інструкції великого російського полководця А. Ст Суворова, що умів в декількох точних словах передавати великий вміст.

Висновок

В літописі передається вміст договорів Київської держави з Візантією, князів Олега в 911 р. і Ігоря в 944 р. Договірні стосунки з греками, згідно зі свідченнями літопису, були і раніше: у 876 р. був відновлений договір з греками. Договори полягали і з іншими народами, наприклад, князя Володимира з волжськими болгарами, про якого згадує літопис від 985 і 1006 рр. У договорі 911 р. згадується про вживання росіянами письмових заповітів, в договорі 944 р. про постачання російських кораблів, що вирушали до Візантії, грамотами. Від XII ст. збереглися - дарована грамота на землю, виробництво суду, збір дані, дана великим князем Мстиславом Володимировичем (сином Володимира Мономаха) спільно з сином князем новгородським Всеволодом Новгородському монастирю Юрьеву (біля 1130 р.). Іншою справжньою грамотою XII ст. є вкладна грамота Варлаама Хутинського (у миру багатого новгородського боярина Олексія Михайловича), що є записом дарування землі, городів, рибних ловів заснованому Варлаамом недалеко від Новгорода Хутинському монастирю.

Від XII ст до нас дійшли в копіях: грамота новгородського князя Всеволода Мстіславича, дана їм церкви Івана Предтечи на Опоках, якою встановлювалися привілеї купців, що торгували воском (близько 1134-1135 рр.); статут Всеволода Мстіславича "Про церковні суди і торгівельні мірила"; статут новгородського князя Святослава Олеговича (1137 р.) про доходи новгородської єпископії і ін. Чудові знахідки археологічної експедиції проф. А. В. Арциховського в Новгороді в 1951-1955 рр. поповнили число прадавніх пам'ятників російської писемності. Так, експедиція 1951 р. при розкопках на Неревськом кінці знайшла десять грамот, написаних на бересті, з яких одна датується XI ст, а інша XI-XII ст. Обидва документи представляють приватні листи новгородців (з останніх грамот одна, також лист, відноситься до XIII ст, а сім до XIV ст). Зароджуються системи спеціального документування. Так, документування діяльності Розрядного наказу, що відав людьми служивих, дає цілий ряд специфічних видів документів. З діяльністю Маєткового наказу, що відав дворянськими і церковно-монастирськими землями, зв'язана поява документації статістіко-економічного характеру. У зв'язку з фінансовою діяльністю наказів створюються системи документування в області бухгалтерського обліку. У судових наказах процес документування відбивався у рішеннях суду і судових справах. Діловодство Посольського наказу, з діяльністю якого пов'язано здійснення зовнішніх стосунків, мало свої специфічні особливості, що характеризують російську дипломатичну документацію цього періоду. Спеціальні види документування, приймаючі усе більш певні і виразні форми і що складалися в системи, можна відзначити для таких областей як:

а) організація озброєних сил;

б) діяльність суду;

в) зовнішні стосунки;

г) облік.

Серед документів по організації озброєних сил відзначимо боярські книги – іменні списки бояр, окольничих, думних дворян, думних дяків, стольників, стряпчих, дворян московських, початкових людей, дяків в наказах. У книгах вказувалися маєткові і грошові оклади і зміни в службовій діяльності. У боярські списки вносилися поіменно люди служивих московських чинів. У списки жителів записувалися поіменно дворяни, зобов'язані по черзі знаходиться в Москві для різних доручень ("мешканці").

Десятні представляли іменні списки городових дворян і дітей боярських, таких, що складалися при розборі (розбірні десятні), верстанні (верстальні десятні) і роздачі грошової платні (роздавальні десятні). Окрім цього відзначимо ті, що застосовувалися в озброєних силах:: полкові і сотенні списки; городові, засічні, строїльні книги; накази полковим воєводам, списки останніх та інші.

Список використаної літератури

Палєха Ю.І., Леміш Н.О. "Загальне документознавство";

Лихачев Д.С. "Возникновение русской литературы";

Черних П.Я. "Происхождение русского языка и письма";

Черепнин Л.В. "Русская палеография";

Діденко А.Н. "Сучасне діловодство".