Учетный цикл, т. е. последовательность действий бухгалтера по регистрации хозяйственных операций, обработке информации с целью подготовки финансовых отчетов, включает следующие этапы:

а) анализ хозяйственной операции на основе первичных документов (Analysis transactions from the source documents);

б) регистрация хозяйственной операции в журнале в хронологическом порядке (Journalizing);

в) перенос записи из журнала на счета в главную книгу (Posting)

г) составление пробного баланса (Trial Balance) с целью проверки  сбалансированности дебетовых и кредитовых остатков;

д) корректирующие проводки (Adjusting entries);

е) составление скорректированного пробного баланса (Adjusted Trial Balance);

ж) подготовка финансовой отчетности (Preparing of Financial Statements);

з) закрытие счетов (Closing entries), составление заключительного пробного баланса (Post-Closing Trial Balance) и подготовь к следующему отчетному периоду.

Согласно правилу соответствия доходы должны быть зарегистрированы только в те периоды, когда они заработаны, а расходы должны регистрироваться только в те периоды, когда они имели место для получения этих доходов.

Правило соответствия реализуется на практике с помощью учета по методу начислений (Accrual Accounting). Для воплощения метода начислений к операциям, которые охватывают более чем один учетный период, применяются корректирующие проводки (записи). Они необходимы, когда имеют место отсрочки/предоплаты (deferrals/prepayments) и начисления (accruals).

Метод отсрочки используется, когда полученные доходы и уже оплаченные расходы относятся более чем к одному отчетному периоду. При проведении корректирующих записей доходы и расходы, имевшие место в настоящий период времени, должны быть отнесены к этому периоду, а остаток отсрочивается на будущий период. Например, часть страховки, оплаченной авансом, должна быть отнесена на расходы текущего периода. Аналогично оплаченная вперед арендная плата, оплата периодической литературы.

Пример:

1 декабря взяли (отдали) на 3 месяца в аренду и заплатили (получили) вперед плату 600$.

1.12

Prepaid Rent600

Cash600

31.12

Rent Expenses200 (корр.)

Prepaid Rent200

1.12

Cash600

Unearned Rent600

31.12

Unearned Rent Fees200 (корр.)

Rent Fees200

Метод начисления необходим для того, чтобы зарегистрировать доходы и расходы, которые должны относиться к данному отчетному периоду, но которые еще не были ранее зарегистрированы в текущем учете. Например, начисление процентов по кредитам, процентов по ценным бумагам, начисление амортизационных отчислений. Для начисления доходов дебетуют один или несколько счетов активов и кредитуют один или несколько счетов доходов. Начисление расходов отражают по дебету одного или нескольких счетов расходов и по кредиту одного или нескольких счетов обязательств.

А.

Заработная плата 20.000$

31.12

Wage Expenses8.000 (корр.)

Wage Payable8.000

Б. Печать пяти рекламных объявлений по $ 200. На 31.12 напечатано тоько 2 объявления

31.12

Accounts Receivable80 (корр.)

Advertisement Fees80

Бухгалтеры используют рабочие таблицы {Work Sheets) для облегчения организации своей работы и обеспечения информации для подготовки финансовых отчетов. Это делает менее вероятным пропуск необходимых корректировок. Рабочие таблицы служат епособом проверки точности арифметических расчетов и помогают подготовить финансовые отчеты. Рабочая таблица никогда не публикуется, но играет важную роль в работе бухгалтера. Рабочие таблицы могут содержать десять или четырнадцать колонок.