Академия труда и социальных отношений

Курганский филиал

Финансовый факультет

База данных «КОМУС» для информационной системы ООО «Лагуна»

практическая работа по дисциплине:

«Информационные системы в экономике»

Курган 2010

Введение

База данных «КОМУС» предназначена для ввода данных о сотрудниках, о клиентах, о контрактах с клиентами, также для хранения данных о клиентах, о сотрудниках, о контрактах и для автоматического получения отчетов для анализа работы сотрудников с клиентами.

База данных «КОМУС» создается при помощи Microsoft Access, входящую в пакет Microsoft Office. База данных разработана в соответствии с техническим заданием.

база данные информация

1. Требование к техническому и программному обеспечению для применения БД

Для работы с базой данных необходимо соблюдение следующих минимальных системных требований:

операционная система Windows XP;

Microsoft Office Access;

Процессор Pentium II 630 Мб;

Оперативная память 64 Мб;

Видеокарта 10 Мб;

Свободное место на жестком диске 10 Мб

Необходимо иметь корочки программиста.

2 Описание базы данных

База данных состоит из 4 таблиц:

Сотрудники (рис. 1) – в нее вносятся данные о сотрудниках

Клиенты (рис. 2) – в ней отображаются данные о клиентах

Контакты (рис. 3) – отображает тип, тему и результат контакта

Контракты (рис 4) - показывает, предмет контракта, сумма и с кем заключен контракт

Рисунок 1 – Таблица «Сотрудники»

Рисунок 2 – Таблица «Клиенты»

Рисунок 3 – Таблица «Контакты»

Рисунок 4 – Таблица «Контракты»

Все таблицы имеют связи друг с другом, представленные на рис.5

Рисунок 5 – Схема данных

База данных содержит запросы:

- запросы на выборку (простой):

А) список клиентов. Полный набор. Отсортировать по названиям.

Б) списки сотрудников: контактные данные; адресные данные, идентификационные данные. Отсортировать по алфавиту.

- запрос с условием:

А) список контрактов с юридическими (физическими) лицами

Б) список законченных контрактов суммы (дата контракта <сегодняшней даты

- запросы с параметром (вместо значения условия):

Контакты заданного параметром типа по сотрудникам.

- Запросы с группировкой

А) анализ эффективности работы сотрудников за указанный период (количество и объем контрактов для каждого сотрудника). Сортировка по убыванию.

Б) анализ контрактов клиентов за указанный период (количество и объем контрактов для каждого клиента). Сортировка по убыванию.

- Перекрестный запрос: (на основе базового запроса, содержащего всю нужную информацию)

А) анализ контактов (количество) каждого сотрудника по типам (за указанный период времени)

Также база данных содержит формы: «Кнопочная форма» - обобщающая форма, в ней содержатся кнопки, «Сотрудники», «Управляющий», «Выход». Они помогают предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме размещены специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки) для автоматизации ввода.

3.Описание действий при работе с Базой данных

Для начала работы с БД необходимо открыть документ «КОМУС». Появится окно, главная кнопочная форма «КОМУС», которое упростит работу с Базой данных (рис 7).

Рисунок 7 – Главная кнопочная форма «КОМУС»

В окне расположены кнопки «Сотрудники», «Управляющий», «Выход». Эти кнопки служат для добавления и изменения и удаления информации.

Если базой данных хочет воспользоваться сотрудник, то он нажимает кнопку Сотрудники и выходит окно кнопочной формы «Сотрудники» (рис 8).

Рисунок 8- Кнопочная форма «Сотрудники»

Если базой данных хочет воспользоваться управляющий, то он нажимает кнопку управляющий и выходит окно кнопочной формы «Управляющий» (рис 9).

Рисунок 9 – Кнопочная форма «Управляющий»

Потом заполняются форма «Регистрация сотрудников» (рис.10), форма «Регистрация клиентов» (рис.11), затем форма «Регистрация контрактов» (рис.12). По этим данным формируется запрос и отчет.

Рисунок 10 – Форма «Регистрация сотрудников» для добавления данных о новых сотрудниках.

Рисунок 11 – Форма « Регистрация клиентов» для добавления данных о клиентах

Рисунок 12 –Форма «Регистрация контрактов» для добавления новых контрактах

Заполняются все поля кроме «код … » т.к. эти поля заполняются автоматически. После этого нажимается в правом верхнем углу, чтобы закрыть окно.

Для добавления нескольких данных нажимается кнопка, .

Для того чтобы выйти из базы данных нужно вернуться на главную кнопочную форму и нажать кнопку выход. После чего программа закроется!

Заключение

В результате выполненной работы создано Руководство пользователя Базы данных «КОМУС» для информационной системы ООО «Лагуна». Оно поможет даже самому низкоквалифицированному пользователю освоить работу с базой данных.