Реферат з теми:

Структура інформаційної системи організації

1. Функціональна структура інформаційної системи організації

1.1 Інформаційна система організації

У міру того як фахівці з комп'ютерних інформаційних систем накопичували досвід їх використання в рамках всієї організації, працівники різних підрозділів і підсистем також починали краще усвідомлювати специфіку своїх інформаційних потреб. Врешті-решт, це призвело до виділення з ІС організації функціональних інформаційних підсистем маркетингу, виробництва, фінансів і кадрів, що обслуговують підрозділи компанії, що виконують відповідні функції. Крім цього, визнання специфіки інформаційних потреб вищого керівництва фірми призвело до створення спеціальної інформаційної підсистеми для їх обслуговування. Функціональна структура ІС організації, що включає в себе п'ять окремих частин:

1) інформаційну систему керівництва;

2) інформаційну систему маркетингу;

3) інформаційну систему виробництва;

4) інформаційну систему фінансів;

5) інформаційну систему кадрів (управління персоналом).

Інформаційна система (ІС) керівництва

Але слід пам'ятати, що цей поділ формальне. База даних є спільною для всіх підсистем. Частина програмного забезпечення також може бути універсальною. Функціональні підсистеми ІС організації працюють одночасно в інтересах досягнення загальних цілей компанії. Тому рішення, прийняті в одній з них, повинні бути порівняні з рішеннями, прийнятими в інших.

Таким чином, поділ ІС організації на окремі підсистеми є скоріше логічним, ніж фізичним.

1.2 Інформаційна система керівництва

Керівництво фірми має свої унікальні вимоги до інформації. ІС керівництва призначені для забезпечення управлінців вищого рівня всієї необхідної для них інформацією про діяльність фірми з необхідним рівнем деталізації. Ці системи почали створюватися в організаціях порівняно недавно. Мабуть, це пов'язано з тим, що діяльність вищого керівництва, яка зачіпає безліч погано структурованих і зовсім неструктурованих проблем, у значно меншій мірі розумілася фахівцями з інформатики, ніж діяльність працівників на більш низьких рівнях управління. Сьогодні ІС керівництва, призначені головним чином для менеджерів, які працюють на рівні стратегічного планування, є об'єктом інтенсивних наукових досліджень.

Структура ІС керівництва наведена на рис. 4.2. В основу її створення покладено принцип поєднання можливостей великого центрального комп'ютера компанії та мережі персональних комп'ютерів, що виконують роль робочих станцій, що обслуговують вище керівництво. Центральний комп'ютер (працює не тільки в інтересах ІС керівництва) використовує базу даних компанії, включаючи дані з СЕОД, бібліотеку програмних засобів, а також спеціально вводяться в інтересах керівництва поточні новини та пояснення.

Власна база даних робочих станцій, що обслуговують керівництво, містить дані та інформацію, попередньо підготовлені центральним комп'ютером. Керівник лише вибирає потрібну йому інформацію з зазначенням необхідного ступеня подробиці або будує свою роботу в режим "запитання-відповідь режимі. Система забезпечує доступ керівництва до електронної пошти, а також до зовнішньої інформації та даних.

Діалог між керівником і ІС керівництва будується на основі використання меню з мінімальним використанням клавіатури. Інформація надається у вигляді табуляграм, графіків і пояснень. Використовувані програми повинні давати можливість перемикання між графічної і символьно-числового формою представлення даних.

Супровідні пояснення можуть вводитися помічниками керівників або розроблятися системами штучного інтелекту. Таким чином, в рамках ІС керівництва реалізується в основному інформаційна та експертна форма підтримки прийняття рішень.

Обов'язковим елементом діалогу є можливість зниження (або підвищення) рівня деталізації опису того чи іншого контрольованого параметра. Наприклад, почавши з огляду вихідних параметрів в їх остаточному вигляді і виявивши в них якусь невідповідність, керівник може зажадати розшифрувати структуру, порядок розрахунку і вихідні дані, використані для обчислення цього показника. Використання такого методу є корисним для пошуку можливих помилок.

Зазвичай керівники будують свою роботу з ІС керівництва на основі відомих принципів менеджменту. Наприклад, керівники використовують так зване «управління за відхиленнями», що реалізовується на основі постійного порівняння запланованих і поточних результатів діяльності компанії. Інші вважають за краще вводити і контролювати тільки «критичні параметри» діяльності організації. Ясно, що всі подібні методи мають на меті зменшити обсяг контрольованих даних, що перевантажують керівництво і утрудняють прийняття обгрунтованих рішень.

І кілька слів про програмне забезпечення ІС керівництва. В даний час ринок програмних продуктів, спеціалізованих для ІС керівництва, недостатньо широкий. Альтернативою покупки такого забезпечення є його розробка власними силами, яка поки що не під силу невеликим компаніям. У найближчому майбутньому слід очікувати появи нових видів гнучкого програмного забезпечення для ІС керівництва, особливо використовують принципи штучного інтелекту.

1.3 Інформаційна система маркетингу

Менеджери, що займаються проблемами маркетингу, мають у своєму розпорядженні різні види ресурсів. Їх прямим обов'язком є розробка стратегій використання цих ресурсів з метою підвищення обсягу продажів продукції, якою можуть бути вироби, послуги або ідеї.

Інформаційна система маркетингу являє собою частину ІС організації, що постачає інформацію про її клієнтів і конкурентів, необхідну для прийняття рішень. Вхідні підсистеми служать для збору даних та інформації, що зберігаються в базі даних. Вихідні підсистеми ІС маркетингу містять програмні засоби, що трансформують дані в потрібну користувачам інформацію.

Вхідні підсистеми ІС маркетингу

Велика кількість даних та інформації, потрібної для цілей маркетингу, надходить в ІС маркетингу від бухгалтерської інформаційної системи СЕОД. Сюди входять деталізовані відомості про продажі компанії, які використовуються для створення періодичних та спеціальних звітів, побудови математичних моделей і отримання порад від ЕС.

Дослідницька підсистема маркетингу призначена для збору даних, пов'язаних з будь-якими аспектами маркетингових операцій фірми, але особливо з аспектами, що стосуються теперішніх та майбутніх споживачів.

Дані можуть купуватися в компаній, що спеціалізуються на зборі даних, або збиратися за допомогою проведення опитувань. Проведення маркетингових досліджень - складна і дорога справа. Тому проводити їх самостійно могли дозволити собі лише великі, добре стоять на ногах компанії. За останні роки на ринку програмних засобів з'явилися програми проведення маркетингових досліджень, які надзвичайно розширили коло компаній, що займаються тонкими проблемами маркетингу власними силами. Такі програми містять широке коло додатків (від проведення телефонних опитувань і до складного статистичного аналізу), доповнених графічними можливостями інтерпретації одержуваних даних [5].

Зовнішня підсистема маркетингу забезпечує збір зовнішніх даних та інформації про конкурентів фірми, а також про всі аспекти урядового та міжнародного регулювання бізнесу. Причому ці дані та інформація повинні бути орієнтовані на майбутнє. Історично ця підсистема завжди здобувала відомості, використовуючи неформальні шляху. Однак збір інформації про конкурентів все ж є легальним (законним), видом діяльності ІС маркетингу, який не слід плутати з промисловим шпигунством, що стоять поза законом.

Вихідні підсистеми ІС маркетингу

Маркетингова інформація про продукцію і послуги, що пропонуються фірмою покупцям, включає в себе чотири характеристики:

1) найменування продукту;

2) місце, де продукт був проданий;

3) активність фірми в рекламі і персоналу у продажу;

4) ціну продукту.

Для отримання повної інформації, що характеризує кожну з зазначених характеристик, ІС маркетингу має відповідні чотири вихідні програмні підсистеми, що виробляють інформацію про сферу збуту виробленої продукції або послуг. П'ята вихідна підсистема, звана інтегрованою, дає можливість менеджеру розробляти маркетингові стратегії, що використовують різні комбінації цих чотирьох характеристик. Прикладом інформації, одержуваної від інтегрованої підсистеми, може бути прогноз продажів, в якому інтерактивно змінюються всі чотири зазначені вище характеристики маркетингу.

Дуже важливо зрозуміти, що вихідні підсистеми кожної з функціональних інформаційних підсистем організації можуть містити всі типи програмного забезпечення СЕОД, ІСУ, СППР, САВ і ЕС.

Кожна з вихідних підсистем ІС маркетингу складається з програмних продуктів, що знаходяться в бібліотеці програм центрального комп'ютера. Ці програми дають можливість менеджеру отримувати інформацію у формі періодичних або спеціальних звітів, результатів математичного моделювання, електронної комунікації або рад експертної системи.

Підсистема продукції.

Перше рішення менеджера, який займається маркетингом, зазвичай пов'язане з визначенням виду продукції, яким фірма має намір задовольнити потреби ринку. Для прийняття такого рішення часто використовується діаграма життєвого циклу продукції, побудована на основі даних про її продажах з часу її першої появи на ринку.

Життєвий цикл продукції складається з чотирьох стадій: стадії появи на ринку, стадії росту, стадії насичення і стадії спаду.

На кожній з цих стадій менеджер, працюючи в рамках підсистеми продукції, повинен прийняти відповідні рішення. До початку першої стадії приймається рішення про доцільність виходу на ринок з новим виробом. На першій, другій і третій стадіях прийнята стратегія кожен раз піддається сумніву. На четвертій стадії вирішується питання про зняття цієї вироби з продажу. Як ми вже відзначили, перед початком першої стадії життєвого циклу продукції приймається рішення про доцільність виходу на ринок з новим виробом. Це серйозне рішення вимагає спеціального фінансового аналізу, що приймає до уваги потенційну прибутковість вироби та ефективність використання ресурсів.

Підсистема місця

Другим параметром, що визначає обирану стратегію маркетингу, є місце реалізації продукції. Вибір параметра місця залежить від прийнятої на фірмі системи розподілу продукції. Для деяких фірм довжина розподільних каналів невелика, оскільки вони продають свою продукцію безпосередньо

61потребітелю. Для інших - довжина каналів розподілу збільшується за рахунок залучення в неї мережі посередників: оптовиків, брокерів і дистриб'юторів. Кожен учасник каналу розподілу при цьому повинен знати всі деталі операцій, вироблених з продукцією в каналі. Так, виробник, що продає продукцію оптовику, повинен знати, за якою ціною його продукція продається в роздрібну мережу і за якою ціною вона реалізується споживачеві. Таким чином, в кожному каналі розподілу крім матеріального потоку, спрямованого від виробника до споживача, існують два різноспрямовані інформаційних потоку. Один, спрямований від споживача до виробника, характеризує фінансову сторону вироблених в каналі операцій. Другий, спрямований від виробника до споживача, несе рекламну інформацію, а також відомості про можливі знижки, інструкції по використанню продукції, гарантійні зобов'язання, прогнози попиту в майбутньому.

Використання комп'ютерів у кожному з цих двох потоків сприяє підвищенню ефективності роботи каналу розподілу продукції.

Підсистема активності

Використання комп'ютерів може також сприяти підвищенню активності фірми в рекламі та її співробітників у продажу своєї продукції. Перш за все, це стосується розробки та використання математичних моделей для підтримки прийняття рішень у сфері реклами. Іншим важливим аспектом цієї діяльності може бути поліпшення комунікацій продавців і торгових агентів. Це досягається використанням портативних комп'ютерів, які торгові агенти носять із собою, працюючи на закріпленій за ними території. Портативні комп'ютери дають можливість:

• реалізувати запитання-відповідь "з центральною базою даних для уточнення відомостей про наявність товару, ціні, транспортних витратах і т. п.;

• вводити дані за новими замовленнями;

• розробляти та надавати керівництву доповіді, що містять узагальнення контактів з покупцями з метою оцінки ефективності вибраної стратегії маркетингу та змін у конкурентному оточенні фірми.

З іншого боку, використання такої системи комунікацій дає можливість компанії надати своєму торговому агенту додаткову інформацію:

• про нові види продукції, що розробляються на фірмі;

• про продажі і покупців даного регіону за минулі роки;

• про прибутковість продукції і зростанні комісійних винагород при її реалізації.

Така інформація дає можливість торговому агенту виконувати свою роботу краще. У результаті всі виявляються у виграші - агент збільшує свої комісійні, а фірма - свої продажі.

Підсистема цін

Прийняття рішень у сфері ціноутворення є дуже важливим, якщо не сказати критичним, при встановленні стратегії маркетингу. Деякі фірми при встановленні цін слідують витратної концепції ціноутворення, визначаючи рівень цін рівнем своїх витрат плюс деякої нормованої прибутком. У теорії цей підхід оцінюється як дуже обережний, оскільки, можливо, споживач був готовий заплатити і більше.

Інші, менш обережні, фірми дотримуються концепції ціноутворення в залежності від попиту. Тут основою для визначення цін є коректна оцінка попиту на дану продукцію, що вимагає обліку переваг споживача, стану економіки та конкурентного середовища. Ясно, що в даному випадку не обійтися без комп'ютерної підтримки, що включає математичне моделювання. Використання моделей дає менеджеру можливість багаторазовим рішенням завдання «що буде, якщо ...?» Визначити рівень цін, максимізує прибуток. Програмне забезпечення вирішення таких завдань є типовим для підсистеми цін ІС маркетингу.

Інтегрована підсистема

Інтегрована підсистема ІС маркетингу дає можливість менеджеру розробляти маркетингові стратегії, варіюючи усіма чотирма характеристиками: продукцією, місцем, активністю і ціною.

Як видно на рис. 4.3, структура ІС маркетингу включає в себе вхідні підсистеми, що забезпечують збір даних як з внутрішніх, так і з зовнішніх джерел, базу даних, яка використовується для їх зберігання, і вихідні підсистеми, трансформують дані в інформацію, потрібну для менеджерів, які займаються проблемами маркетингу. Така трансформація, яка відбувається в рамках вихідних підсистем ІС маркетингу, може зажадати використання засобів інформаційної, модельної і навіть експертної підтримки. Як ми побачимо надалі, ця структура характерна для всіх функціональних підсистем ІС організації.

1.4 Інформаційна система виробництва

Управлінці, що працюють у сфері виробництва, використовують комп'ютер і як компонент самої виробничої системи, і як компонент інформаційної системи управління нею. У виробничій системі комп'ютери використовують в системах автоматизованого проектування (САПР), а також для створення промислових роботів і гнучких виробничих систем. Входячи до складу ІС виробництва, комп'ютери використовуються для календарного планування процесу виробництва, управління запасами матеріалів і комплектуючих елементів, контролю якості виробленої продукції та обліку виробничих витрат. Нижче ми розглянемо тільки комп'ютерні програми ІС виробництва [5].

Вхідні підсистеми ІС виробництва

До складу ІС виробництва фірми входять наступні три вхідні підсистеми, що поставляють зовнішню і внутрішню інформацію, а також дані:

• підсистема бухобліку;

• інженерна підсистема;

• підсистема зовнішньої інформації.

Велика кількість даних та інформації, потрібної для цілей управління виробництвом, надходить в ІС виробництва від бухгалтерської інформаційної системи СЕОД.

Сюди входять деталізовані відомості про всі дії персоналу і машин в процесі переробки матеріалів і сировини в готову продукцію, що використовуються в подальшому для створення періодичних та спеціальних звітів, побудови математичних моделей і отримання порад від ЕС.

Отримуючи всю поточну інформацію про стан виробництва, центральний комп'ютер створює постійно оновлювану, динамічну модель виробничої системи. Додаткова інформація, що описує вироблені виробничі операції, надходить в ІС виробництва від інженерної підсистеми. Працюючі у складі інженерної підсистеми виробничі інженери займаються вдосконаленням конструкції і технології виробленої на фірмі продукції (тобто вдосконалюють саму виробничу систему). З іншого боку, в їх компетенцію також входять питання розміщення виробничих потужностей по території регіону, управління запасами матеріальних цінностей і календарно-виробниче планування (тобто вдосконалення управління виробництвом).

Третя вхідні підсистема ІС виробництва - підсистема зовнішньої інформації - забезпечує отримання даних та інформації про двох елементах зовнішнього оточення фірми: постачальників і профспілках. Збір відомостей в обох вказаних напрямах вимагає проведення спеціальних і особистих контактів.

Вихідні підсистеми ІС виробництва

До складу вихідних підсистем ІС виробництва входять наступні чотири незалежні підсистеми, що оцінюють окремі напрями виробничого процесу:

• календарна підсистема;

• підсистема управління запасами;

• підсистема контролю якості;

• підсистема обліку витрат.

Календарна підсистема оцінює часовий аспект потоку робіт, які переходять з одного робочого місця на інше.

Підсистема управління запасами оцінює витрати зберігання матеріальних цінностей (сировини, матеріалів і напівфабрикатів, незавершеного виробництва, комплектуючих виробів і готової продукції) на всіх стадіях їх обробки.

Підсистема контролю якості займається комплексним контролем якості на всіх стадіях виробництва, починаючи з вхiдного контролю на фірму матеріалів, сировини і комплектуючих елементів і закінчуючи контролем якості готової продукції перед відправкою її з підприємства.

Підсистема обліку витрат оцінює виробничі витрати, що мали місце на всіх стадіях процесу виробництва.

Функціонування зазначених вище підсистем ІС виробництва, як правило, пов'язане з використанням засобів інформаційної та модельної підтримки. Методи, пов'язані з експертною підтримкою прийнятих рішень, тут використовуються значно рідше.

1.5 Інформаційна система фінансів

Для того щоб підтримувати виробництво, маркетинг і інші види діяльності, на фірмі має бути достатньо грошей. Звідси випливає завдання контролю фінансових ресурсів фірми для забезпечення їх ефективного використання. Практично всі менеджери фірми несуть фінансову відповідальність у рамках своїх основних функцій. Щонайменше вони зобов'язані узгоджувати свої витрати з бюджетними обмеженнями даного року.

Проте фінансовий стан фірми хвилює не тільки її працівників. Багато приватні особи та організації пильно спостерігають за фінансовим становищем фірми, маючи на цьому свій власний інтерес. Це перш за все власники акцій фірми, фінансові організації, постачальники, конкуренти, урядові чиновники.

Інформаційна система фінансів фірми повинна задовольнити інформаційні потреби як менеджерів фірми, так і її оточення відносно фінансового стану фірми.

ІС фінансів призначена для забезпечення відповідної фінансової інформацією працівників як в самій організації, так і за її межами. Інформація при цьому може бути представлена у вигляді періодичних та спеціальних звітів, результатів математичного моделювання, електронної комунікації і рад ЕС.

Так само як і інші функціональні підсистеми ІС організації, ІС фінансів включає в себе ряд вхідних і вихідних підсистем. Серед вхідних підсистем ми бачимо вже знайомі нам за раніше розглянутим функціональним підсистемам ІС організації - бухгалтерську підсистему та підсистему зовнішньої інформації. Третя вхідні підсистема оригінальна. Її метою є внутрішній аудит (перевірка) правильності обробки фінансових даних.

Три вихідні підсистеми ІС фінансів створені для управління потоками фінансових засобів в організації.

Підсистема прогнозування створена для передбачення поведінки фірми разом з її оточенням у довгостроковій перспективі.

Підсистема управління фінансами має на меті досягнення збалансованості потоків коштів, які циркулюють між фірмою і її оточенням.

Підсистема контролю покликана контролювати ефективність використання менеджерами всіх доступних їм видів фінансових ресурсів. Вихідні підсистеми ІС фінансів містять різні типи програмного забезпечення, трансформуючого дані, що містяться в базі даних, в інформацію, що забезпечує підтримку прийнятих рішень.

Програмне забезпечення ІС фінансів більш різноманітно, ніж для інших функціональних підсистем ІС організації. Реалізуючи в основному інформаційний і модельний вид підтримки, воно може містити в собі різноманітні стандартні пакети (загальні або спеціалізовані за галузевим принципом) прикладних програм, такі як розрахунок зарплати, управління дебіторською рахунками та запасами. Фінансові менеджери широко використовують електронні таблиці як програмні засоби підвищення персональної продуктивності праці. Рядки в цих таблицях використовуються для вираження таких фінансових показників, як обсяг продажу, собівартість, прибуток і ін, а стовпчики - для інтерпретації часових періодів (роки, квартали, місяці).

Використання готових програмних продуктів дає можливість навіть невеликим фірмам ефективно використовувати ІС фінансів без значних витрат на зміст комп'ютерних фахівців.

Нижче ми розглянемо кожен з елементів структури ІС фінансів.

Вхідні підсистеми ІС фінансів

Бухгалтерська інформація і дані використовуються в якості вхідних при роботі ІС фінансів.

Бухгалтерський облік контролює всі події, що відбуваються в організації і мають економічний зміст. Бухгалтерські дані можуть аналізуватися різними функціональними менеджерами в різних напрямках. Менеджер з маркетингу аналізує дані про обсяги продажів. Менеджер з виробництва аналізує витрати виробництва при створенні продукції в цехах. Фінансовий менеджер аналізує рух дебіторських рахунків. Оскільки бухгалтерські дані є єдиним загальним вхідним компонентом всіх функціональних ІС організації, можна сказати, що бухгалтерська інформаційна система є фундаментом їх роботи.

Підсистема внутрішнього аудиту. Зазвичай для перевірки правильності фінансових розрахунків фірми звертаються до зовнішніх аудиторів, що спеціалізуються в справах такого роду. Часто великі фірми створюють свої власні підрозділи внутрішнього аудиту. Оскільки завданням таких підрозділів є своєчасна оцінка роботи фірми з фінансових позицій, ми включили їх до складу вхідних підсистем ІС фінансів.

У своїй діяльності підрозділу внутрішнього аудиту незалежні від інших підрозділів фірми і відповідальні лише перед її керівництвом. Це сприяє проведенню незалежної експертизи фінансових рішень, прийнятих на фірмі. З іншого боку, робота внутрішнього аудиту ніяк не пов'язується з поточними результатами діяльності фірми. Працюючи в режимі радників, працівники внутрішнього аудиту надають свої рекомендації керівництву, яке вирішує, чи варто впроваджувати їх у життя. У роботі підрозділів внутрішнього аудиту виділяють чотири види діяльності: фінансовий аудит, операційний аудит, проведення перевірочних заходів та вдосконалення внутрішньої системи контролю.

Фінансовий аудит являє собою звичайну роботу з перевірки правильності фінансових розрахунків, часто доручають зовнішнім компаніям-аудиторам.

Операційний аудит не пов'язаний з перевіркою правильності розрахунків, а скоріше стосується раціональності (ефективності) вироблених розрахунків, процедур обробки даних і операцій контролю.

Проведення перевірочних заходів покликане забезпечити перевірку вихідних фінансових документів. Наприклад, перевірку наявності підставних осіб у відомостях за видачу заробітної плати.

Удосконалення внутрішньої системи контролю. У процесі операційного аудиту та проведення перевірочних заходів працівники служби внутрішнього аудиту вивчають існуючу систему контролю. У процесі знаходження помилок ними вносяться пропозиції щодо вдосконалення існуючої в рамках ІС фінансів системи контролю фінансових розрахунків.

Підсистема зовнішньої інформації. Підсистема зовнішньої інформації створена для знаходження додаткових зовнішніх фінансових джерел, які можуть бути використані для фінансування діяльності фірми.

Головними джерелами інформації при цьому виявляються власники акцій фірми та її фінансове оточення (банки, постачальники, конкуренти, споживачі). Як і аналогічні підсистеми зовнішньої інформації інших функціональних ІС, підсистема зовнішньої інформації ІС фінансів отримує також інформацію від урядових організацій.

Інформація від власників акцій. Для контактів з власниками акцій на фірмі зазвичай створюється невеликий підрозділ. У його функції входить створення і опублікування квартальних і річних звітів про дивідендну політику фірми і зміну ринкових цін на її акції. Крім того, власники акцій можуть звернутися до працівників цього підрозділу з будь-якими питаннями та пропозиціями.

Інформація від фінансового оточення. Фінансове оточення фірми робить істотний вплив на прийняття фінансових рішень. Щоб вчасно відреагувати на будь-які зміни процентних ставок, показників інфляції, курсів валют, фінансового

69положенія пов'язаних з фірмою фінансових інститутів, підприємств-постачальників, компаній-конкурентів і т. п., створюється система постійного збору необхідної інформації, яка реалізує цей збір усіма можливими способами.

Фірми звичайно використовують для збору необхідної зовнішньої фінансової інформації наступні три способи: неформальні методи, опубліковані дані та комп'ютерні бази даних.

Неформальні методи включають в себе наявні засоби комунікації між управлінцями фірми та представниками її фінансового оточення (включаючи приватні бесіди за ленчем і довірчі телефонні розмови). Використання засобів автоматизації офісу (АТ) може внести істотний внесок у підвищення ефективності роботи підсистеми зовнішньої інформації через неформальні методи.

Велика кількість зовнішньої фінансової інформації може бути отримано з опублікованих даних: газет, журналів, цінників, буклетів та іншої рекламної інформації. Тут також може бути використано такий засіб автоматизації офісу як відеотекст.

Велика кількість фінансової інформації у формі комп'ютерних баз даних охоплює спеціалізованими фірмами на лазерних дисках.

Вихідні підсистеми ІС фінансів

Підсистема прогнозування. Прогнозування є одним з найбільш ранніх кількісних додатків в бізнесі. Існує значна кількість методів прогнозування. Перш ніж розглядати їх особливості, необхідно зробити ряд загальних зауважень.

Всі прогнози базуються на минулому. Для того щоб зрозуміти, що може трапитися в майбутньому, слід поглянути назад, у минуле. Всі існуючі методи прогнозування використовують цей принцип. Ось чому такі важливі для прогнозування бухгалтерські дані.

Прогнозні завдання ставляться до класу погано структурованих завдань, для вирішення яких необхідна підтримка СППР.

Кожен метод прогнозування має свої переваги і недоліки. Розрізняють короткострокове і довгострокове прогнозування. Короткострокове прогнозування використовується у функціональних сферах роботи організації. Так, у сфері маркетингу обсяг продажів прогнозується зазвичай на 1-3 роки. Всі інші функціональні сфери використовують цей прогноз як базу для визначення обсягу потрібних їм ресурсів для забезпечення прогнозованого рівня продажів.

Довгострокове прогнозування (п'ять років і більше) часто використовують на рівні стратегічного планування при визначенні глобальних тенденцій розвитку фірми в майбутньому.

Серед методів прогнозування виділяють кількісні та некількісних методи.

Некількісних методи.

Некількісних методи прогнозування грунтуються на суб'єктивних оцінках. Менеджери, намагаючись передбачити величину деякого параметра у майбутньому, міркують так: «У минулому році ми продали 2000 виробів. Після того як ми вклали в розвиток роздрібної мережі певні кошти, ми вправі очікувати, що в майбутньому році обсяг продажів підвищиться до 2500 виробів ». Ясно, що такий метод базується на наявності певного досвіду, яким повинен володіти менеджер, який прогнозує добре відомий йому процес. І багато хто досягає в цьому значних успіхів. В даний час відомий ряд формальних некількісних методів прогнозування, найбільш популярними з яких є наступні: метод консенсусу, метод Дельфі та метод комп'ютерної конференції.

Метод консенсусу реалізується групою експертів, відкрито обговорюють фактори, що впливають на поведінку процесу в майбутньому. У результаті дискусії приймається єдина точка зору, заснована на компромісі. Група може працювати по заздалегідь наміченим розкладом, маючи повістку для кожного засідання та зберігаючи їх докладні записи.

Метод Дельфі також реалізується групою експертів, які, однак, не зустрічаються для дискусій, а лише відповідають на представлений ним набір питань. Кожен наступний набір питань розробляється координатором групи з урахуванням результатів, отриманих на попередньому турі. Так поступово група приходить до спільної думки.

Метод комп'ютерної конференції в даному випадку слід розуміти як використання групових систем підтримки прийняття рішень (ГСППР) для задач прогнозування. Робота експертів в рамках такої комп'ютерної конференції відбувається в спеціальному приміщенні, оснащеному великим екраном і локальною комп'ютерною мережею.

Кількісні методи. Існує безліч кількісних методів прогнозування. Серед них найбільш використовуваним безумовно є регресійний аналіз.

Регресійний аналіз дає можливість встановлювати взаємозв'язок

71между деякої незалежної змінної та іншої, залежної змінної, поведінка якої нам потрібно передбачити. Так, наприклад, якщо вважати обсяг продажів фірми залежною змінною, а кількість працюючих на фірму торгових агентів - незалежної змінної, то можна побудувати лінію регресії, що визначає зв'язок між ними. По лінії регресії, задавши будь-яке значення незалежної змінної (кількість агентів), можна передбачити відповідне значення залежної змінної (обсяг продажів).

Існують спеціальні програми для реалізації регресійного аналізу на комп'ютері, які є частиною статистичних програмних пакетів (таких, наприклад, як Statistica), що входять до складу бази моделей СППР.

Кількісні та некількісних методи прогнозування часто використовуються спільно, уточнюючи і доповнюючи один одного. Наприклад, при неоднозначності (сумнівності) результатів кількісного прогнозування, отриманих при використанні математичних моделей, може знадобитися обговорення цих результатів методом консенсусу або комп'ютерної конференції.

Підсистема управління фінансами. Управління потоком засобів, які прямують з фірми в її оточення і з оточення у фірму, переслідує дві мети:

1) переконатися, що потік доходів перевищує потік витрат;

2) переконатися, що становище фірми стабільно.

Фірма може показувати цілком пристойну річний прибуток, у той час як деякі місяці всередині року виявляються збитковими. Для аналізу потоку коштів, що надходять і що йдуть з фірми кожен місяць, розробляються спеціальні моделі, що дозволяють отримати результат у графічній або табличній формі. Використовуючи моделі потоку коштів, фінансовий менеджер намагається знайти стратегію, яка змінює потоки входять і виходять з фірми коштів у необхідному напрямку. Стратегія може включати в себе зміна плану виробництва і просування продукції до споживача, а також зміни порядку фінансування та оплати витрат фірми. Шукана стратегія повинна забезпечити фірмі стабільний дохід не нижче певного рівня.

Модель потоку коштів являє собою типовий приклад використання комп'ютера для підтримки управління фінансами фірми.

Підсистема контролю. Менеджери, маючи певні цілі, яких вони повинні досягти протягом поточного періоду, можуть діяти лише в межах встановлених для них фінансових обмежень.

2. Інформаційна система управління персоналом

Служба управління персоналом забезпечує новими працівниками всі функціональні сфери діяльності організації, навчає і тренує їх, зберігає дані, пов'язані з персоналом. Виділяють чотири основні функції підрозділів, що займаються управлінням персоналом [5].

Знаходження і найм. Включає підготовку та розміщення оголошень у засобах масової інформації та агентствах з прийому на роботу.

Навчання й тренування. У процесі роботи на фірмі працівники отримують можливість безкоштовного навчання та тренування у зв'язку з підвищенням їх кваліфікації або зміною виконуваних функцій.

Створення та збереження баз даних. Створюються спеціальні бази даних, пов'язані з використовуваним персоналом, на основі яких складаються всілякі звіти для зацікавлених підрозділів і служб.

Звільнення та надання негрошових компенсацій. За роки роботи на фірмі службовці отримують від неї такі негрошові стимули (компенсації), як оплата госпіталізації, медичне страхування, компенсації витрат на ліки та протезування і т. п. Після відходу з фірми на пенсію частина негрошових компенсацій працівника може зберегтися.

Головне, що відрізняє ІС управління персоналом (кадрами) від інших функціональних ІС організації, це велика кількість створюваних на її основі звітів і додатків.

Структура ІС управління персоналом побудована на тих же принципах, що і структури ІС інших функціональних сфер. Вона також включає в себе вхідні і вихідні підсистеми і базу даних (мал. 4.9).

Серед вхідних підсистем ми бачимо бухгалтерську підсистему, підсистему досліджень і підсистему зовнішніх даних. У більшості фірм записані дані про персонал знаходяться на магнітних комп'ютерних носіях. Вихідні підсистеми відображають процес руху персоналу через фірму.

Вхідні підсистеми ІС управління персоналом. Бухгалтерська ІС. Дані, з якими має справу ІС управління персоналом, включають в себе бухгалтерські та кадрові елементи.

Кадрові елементи даних щодо постійні і не несуть економічної інформації в своїй основі. Сюди входять такі ознаки, як прізвище, ім'я, по батькові, стать, дата народження, освіта, кількість утриманців. Ці елементи даних створюються при прийомі даної особи на роботу і зберігаються протягом усього часу його роботи в компанії, а також після виходу на пенсію.

Бухгалтерські елементи даних мають економічну природу і характеризуються більшою динамікою зміни, ніж кадрові. До їх складу входять годинні тарифні ставки, місячні оклади, премії, податки.

Бухгалтерська ІС поставляє для бази даних управління персоналом бухгалтерські елементи даних про кожного з працівників фірми. З іншого боку, ІС управління персоналом відіграє певну допоміжну роль в роботі бухгалтерської ІС організації, поставляючи для неї поточні зміни кадрових даних, необхідні для розрахунку додатків, пов'язаних із зарплатою.

Підсистема досліджень. Часто перед ІС управління персоналом ставляться такі завдання, вирішення яких неможливо знайти безпосередньо в базі даних системи. Для вирішення таких завдань проводяться спеціальні дослідницькі проекти в рамках спеціально для цього створеної підсистеми досліджень. Найбільш важливими є наступні напрямки кадрових досліджень.

Пошук кандидатів. Проводиться для пошуку серед співробітників фірми кандидатів на місце, що звільняється (наприклад, у зв'язку з відходом на пенсію певного працівника).

Розробка вимог. Проводиться з метою визначення пропонованих до працівників вимог щодо знань і навичок, необхідних для виконання тієї чи іншої виконуваної на фірмі роботи.

Аналіз скарг. Проводиться з метою виявлення причин скарг, поданих співробітниками фірми.

Підсистема зовнішніх даних служить для збору даних, що мають відношення до управління персоналом, із зовнішнього оточення фірми, що включає в себе урядові установи, профспілки, постачальників, фінансові інститути, конкурентів і т. п.

Дані, що надходять з урядових установ, допомагають компанії в дотриманні трудового законодавства.

Дані, що надходять від профспілок, надають допомогу компанії при укладанні колективних договорів.

Дані, що надходять від постачальників. В якості постачальників в даному контексті розглядаються компанії, які постачають дані, які б пошуку необхідної робочої сили.

Дані, що надходять від засобів масової інформації, характеризують умови життя (вартість житла, доступність освіти, медичної допомоги та розваг) в регіоні. Ці дані допомагають фірмі здійснювати функції пошуку та набору працівників з інших регіонів та з-за кордону.

Дані, що надходять з фінансових інститутів. Дані банківських та небанківських (страхових компаній, пенсійних фондів та ін) інститутів даного регіону багато в чому визначають економічні та соціальні умови життя потенційних співробітників фірми.

Дані, що надходять від конкурентів, часто представляють певну допомогу для пошуку нових кваліфікованих співробітників з числа працюючих на конкурентів.

Всі зазначені дані можуть збиратися як суто формальними (наприклад, покупкою відеотексту та оголошень), так і неформальними (але законними) методами.

База даних. Зберігання даних в ІС управління персоналом великих фірм, як правило, здійснюється на комп'ютерній основі. Основні бази даних побудовані на основі списку співробітників фірми і включають в себе велику кількість характеристик кожного з них. Дані по співробітниках фірми зберігаються зазвичай або у центральному комп'ютері фірми, або в комп'ютері відділу управління персоналом. Для створення з цих даних різних звітів і додатків ІС управління персоналом широко використовують стандартні СУБД.

Вихідні підсистеми ІС управління персоналом

Зацікавлені особи зазвичай отримують інформацію від ІС управління персоналом у вигляді періодичних звітів та відповідей на запити. У ряді випадків для отримання необхідної інформації використовуються математичні моделі та поради експертних систем. При цьому в більшості випадків використовується стандартне програмне забезпечення.

До складу ІС управління персоналом входять 6 вихідних підсистем, що забезпечують розробку різних програм.

Підсистема планування робочої сили пов'язана з діяльністю по визначенню потреб фірми в робочій силі на наступний календарний період.

Найбільш популярними програмами, що розробляються в рамках даної підсистеми, є:

1) розрахунок потреби в праці за прогнозом продажів, розрахунок потрібних витрат на заробітну плату;

2) розробка переліків вимог до працівників;

3) моделювання потреби в робочій силі з урахуванням альтернативних можливостей (підвищення ступеня автоматизації робіт).

Підсистема найму включає в себе два основних програми:

1) пошуки і переговори із зовнішніми кандидатами;

2) дослідження з пошуку кандидатів, що проводяться всередині фірми. Як показує практика, перше з вказаних додатків є більш популярним в середовищі управлінців.

Підсистема контролю робочої сили включає з себе наступні програми:

1) підвищення кваліфікації;

2) контроль відповідності займаній посаді;

3) контроль наявності певної кваліфікації;

4) дисциплінарний контроль працівників. Підсистема виплат включає в себе наступні програми:

1) визначення динаміки зарплати;

2) визначення виплат за вислугу років;

3) визначення доплат керівництву;

4) визначення різних видів страховки, купівля ліків, використання службового транспорту і т. п.

Підсистема компенсацій є кілька програм, що визначають внесок працівника в успіх компанії і які визначають порядок формування його пенсійного фонду, а також використання різного роду страховок і компенсацій.

Підсистема зовнішньої звітності служить для створення звітів для урядових та профспілкових організацій про виконання фірмою трудового законодавства і умов трудових договорів.

Слід зауважити, що на практиці розробка різних додатків в межах названих вихідних підсистем ІС управління персоналом має високу ступінь інтегрованості, коли результати розрахунків по одному з додатком використовуються як вхідні дані для іншого. У цілому ж слід зауважити, що впровадження комп'ютерної технології в сферу управління персоналом в значній мірі затримується у порівнянні з іншими функціональними сферами використання ІС.

Література

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике: учебник. Под ред. проф. Титоренко Г.А. - М.: ЮНИТИ, 2000. - 400 с.

2. Информационные системы в экономике: учебное пособие. Под ред. В.Б. Уткина, Г.В. Балдина. - М.: Академия, 2006. - 288 с.

3. Информационные технологии в экономике: учебное пособие. Под ред. Ю.Ф. Симионова. - Ростов-на-Дону: Феникс,2003. - 352 с.

4. Мишенин А. И. Теория экономических информационных систем: учебник. - М.: Финансы и статистика, 1999. - 240 с.

5. Матвеев Л.А. Компьютерная поддержка решений: учебник. - СПБ.: Специальная литература, 1998. - 472.

6. Марухина О.В. Информационные системы в экономике: учебное пособие. - Томск: Из-во ТПУ, 2005. - 160 с.

7. Петров В.Н. Информационные системы / учебник для вузов. - СПб. -2002.-186 с.