Міністерство освіти і науки України
Донбаський державний технічний університет
Реферат
на тему: Сутність та зміст контролю
Алчевськ, 2008р.
Зміст
Поняття «контроль» в управлінні
Основні завдання контролю
Об’єкт, суб’єкт та предмет контролю
Призначення контролю
Принципи контролю
Класифікація управлінського контролю
Мета контролю
Перелік літератури
Поняття «контроль» в управлінні
Термін "контроль" має французьке походження: соntrоlе — перевірка або спостереження з метою перевірки. Французьке соntrоlе утворилось від латинського соntrа — протидія і rоlе — ступінь впливу, значення, участь у чомусь. У такому розумінні термін "контроль" означає перевірку або спостереження з метою протидії чомусь небажаному в організації.
Слово «контроль», як й слово «влада» породжує передусім негативні емоції. Для багатьох людей контроль означає обмеження, примус, відсутність самостійності і т.д. — все те, що прямо протилежне нашим уявленням про свободу особи. Внаслідок такого сприйняття, контроль відноситься до числа функцій управління, суть яких розуміється правильно. Якщо запитати менеджера, що означає контроль, то він відповість, що це те, що дозволяє утримувати працівників у певних рамках.
Фахівці з управління дають різні, взаємодоповнювані визначення контролю.
Контроль — це:
процес забезпечення досягнення організацією визначених цілей;
систематичний процес, за допомогою якого менеджери регулюють діяльність організації, забезпечують її відповідність планам, цілям, нормативним показникам;
постійне порівняння запланованих результатів з реально одержаними;
систематичне спостереження і перевірка процесу функціонування відповідного об'єкта з метою встановлення його відхилень від заданих параметрів.
Одним з аспектів контролю є забезпечення дотримування певних норм і правил. Однак зводити контроль до деяких обмежень, що виключають можливість шкідливих дій і змушують кожного вести себе строго, дисципліновано — означало б основне завдання управління не побачити.
Контролювання є однією з чотирьох головних управлінських функцій в організаціях. Функція контролю, відповідно, має чотири головні завдання. Правильно спроектована система контролю здатна виконати кожне з цих завдань.
Контроль забезпечує організацію засобами для пристосування до зміни середовища, зменшення нагромадження помилок, долання складних організаційних проблем та мінімізації витрат.
Під контролем розуміють перевірку діяльності когось або чогось. За його допомогою виявляють негативні тенденції під час виконання запланованих завдань, запобігають зривів у виробництві.
Контроль — це процес забезпечення досягнення цілей організації за допомогою оцінки та аналізу результатів діяльності, оперативного втручання у виробничий процес і прийняття коригуючих дій.
Контроль також визначають як механізм перевірки дотримання та виконання нормативно встановлених завдань, планів та рішень. Зазначимо, що контроль завжди має функціональне призначення і виникає на певній стадії управлінського процесу. Контроль є підсумковим етапом управлінської діяльності, що дозволяє зіставити досягнуті результати із запланованими.
До основних економічних категорій, що стосуються контролю, належать: контрольна діяльність, норми контролю, об'єкт та суб'єкт контролю, відхилення від норм тощо.
Контроль - це одна з функцій управління виробництвом, що має аналітичний характер. Під час її виконання здійснюється спостереження за ходом виробничих процесів і дотриманням виробничої програми, порівнюються величини та значення параметрів, що контролюються заданою програмою, фіксуються результати порівняння у зручній для використання формі.
Трактування терміну «контроль» залежить від об'єкта контролю. Наприклад, його зміст змінюється, якщо мова йде про контроль за діяльністю підприємства в цілому і про контроль якості продукції зокрема.
Поняття «контроль в управлінні» необхідно розглядати у трьох основних аспектах:
як систематичну та конструктивну діяльність керівників та органів управління, одну з управлінських функцій, тобто контроль як діяльність;
як підсумкову стадію процесу управління, серцевиною якої є механізм зворотного зв'язку;
як складову процесу розробки, прийняття та реалізації управлінських рішень.
Основна мета контролю полягає у забезпеченні виконання управлінських рішень, успішному здійсненні завдань, а також у запобіганні можливим помилкам.
Завдання контролю є загальними та конкретними. Конкретні завдання поширюються тільки на якусь певну сторону діяльності об'єкта (фінанси, дотримання трудового законодавства, достовірність звітних даних), а загальні - всебічна діяльність об'єктів, що контролюються.
Основні завдання контролю
визначення фактичного стану об'єкта чи його частини в даний момент часу;
прогнозування стану та поведінки об'єкта та його частини на визначений майбутній період часу;
зміна стану та поведінки об'єкта чи його частини так, щоб при зміні зовнішніх умов в допустимих межах були забезпечені необхідні та оптимальні значення характеристик об'єкта чи його частини;
завчасне визначення місця та причин відхилень значень характеристик об'єкта від заданих (тих, що передбачались);
збір, передача, обробка інформації про стан об'єкта;
забезпечення стійкого стану об'єкта при досягненні критичних значень характеристик об'єкта.
Об’єкт, суб’єкт та предмет контролю
Об'єкт контролю - це те, що (хто) контролюється. У системі управління виробництвом об'єктами контролю є народне господарство в цілому, його окремі галузі, регіони, об'єднання та підприємства. Всередині підприємства об'єктами контролю є всі без винятку виробничі процеси. Контролюються технологічні процеси, якість продукції, що виготовляється, витрати сировини та матеріалів, інструменти, використання основних виробничих фондів, дані про продуктивність праці та заробітну плату, випуск продукції, постачання матеріалів і обладнання, реалізацію продукції.
Суб'єктом контролю може бути група людей або організація, що наділена відповідними повноваженнями. За характером стосунків суб'єкта та об'єкта контролю, тобто між тими, хто контролює і кого контролюють, розрізняють контроль внутрішній та зовнішній. При внутрішньому суб'єкт та об'єкт контролю функціонують у межах однієї системи, а при зовнішньому відокремлений суб'єкт діє автономно, незалежно від об'єкта.
Суб'єктами контролю виступають державні, відомчі органи, громадські організації, колективні і колегіальні органи управління, лінійний і функціональний апарат підприємств та організацій.
Предмет контролю - це стан і поведінка об'єкта управління. Предметом контролю таких об'єктів, як об'єднання, підприємство, організація, структурний підрозділ або їх окремі частини та елементи, є їх діяльність відповідно до встановлених законів, норм, правил, рішень, доручень, тобто певний стан об'єкта контролю на конкретну дату.
Призначення контролю
Чому потрібен контроль? Керівники здійснюють функцію контролю з того моменту, коли вони сформулювали ціль і завдання й створили організацію. Контроль дуже важливий, якщо ми хочемо, щоб організація функціонувала успішно. Без контролю починається хаос, коли об'єднати діяльність будь-яких груп неможливо. Контроль — це об'єктивна необхідність. Одна з важливих особливостей контролю, що слід враховувати в першу чергу, полягає в тому, що контроль повинен бути всеосяжним. Контроль не може лишатися прерогативою лише менеджера, що називається «контролером». Кожен керівник незалежно від свого робочого місця повинен здійснювати контроль як невід'ємну частину своїх посадових обов'язків, навіть якщо ніхто йому спеціально не доручав.
Контроль - це обов'язкова функція менеджменту, яка є заключною стадією управлінського процесу і відіграє роль ланки, що встановлює зв'язок між керуючою і керованою системами. Якщо відмежуватись від конкретної сфери контролю, то суть його полягає в замірах і аналізі проходження та здійснення певних операцій, пов'язаних з реалізацією планів та програм, використанні одержуваної інформації для коригуючих дій.
Правильна постановка контролю вимагає дотримання діалектичної єдності трьох його стадій: установлення фактів, критична їх оцінка, розробка заходів впливу на керований об'єкт у потрібному напрямку.
Контроль є необхідним тому, що на керований об'єкт завжди діють збурювальні фактори (несвоєчасне постачання комплектуючих агрегатів, запасних частин, зміна кон'юнктури ринку та ін.), і виникає потреба мати інформацію, щоб адекватним чином відреагувати на нову ситуацію. Контроль здійснюється з метою досягнення узгодженості і синхронізації зусиль виконавців, виявлення суперечливих тенденцій і протиріч у їх діяльності* Контроль проводиться за дотримання законності при здійсненні господарських операцій певних правил і регламентів діяльності, а також нормативів витрачання коштів та сировини і матеріалів. Тому контроль виконує важливу виховну функцію, а також профілактичну і захисну функції, сприяє збереженню власності, правильному витрачанню ресурсів, дотриманню планової, фінансової, виконавчої і трудової дисципліни.
Контроль здійснюється на основі певних принципів.
Принципи контролю
принцип спрямованості на головне. В діяльності будь-якої організації виділяють основні, другорядні та зовсім незначні напрями. Таким чином необхідно розподіляти і контроль: основні напрями діяльності контролюються найретельніше, другорядні — з використанням меншої кількості витрат;
принцип орієнтації на результат. Кінцевим результатом процесу контролю є не тільки виявлення порушень і відхилень, а й визначення і ліквідація їх причин;
принцип всеосяжності — поширення контролю на всі сфери діяльності організації. Процесів, підрозділів, напрямів діяльності поза контролем в організації не може бути;
принцип економічності — здійснення контролю а найменшими витратами, мінімальною кількістю працівників, які володіють спеціальними знаннями і навичками;
принцип науковості — застосування останніх досягнень науки і техніки, передового досвіду у процесі здійснення контролю;
принцип дієвості — активний вплив суб'єктів контролю на об'єкти шляхом прийняття ефективних управлінських рішень з усунення виявлених недоліків, профілактики та попередження їх у подальшій діяльності;
принцип об'єктивності контролю — його інформація не піддається впливу та суб'єктивній оцінці, не може бути результатом суб'єктивних тверджень окремих осіб;
принцип раптовості, який має вирішальне значення для досягнення цілей контролю. Під раптовістю розуміють застосування перевірки в момент, коли підконтрольні особи цього не очікують. Завдяки раптовості з'являється можливість перевірити реальний стан справ на підприємстві;
принцип виховної дії. Контроль має не тільки економічне, а й певне виховне значення. Мало виявити певні порушення і домогтися їх усунення. Важливо, щоб у кожному окремому випадку виключалась можливість повторення помилок та порушень в майбутньому, що можливо за наявності певного виховного ефекту, заснованого на моральних засадах.
Керівники здійснюють контролюючу функцію шляхом особистого контролю на місцях виробництва, заслуховування доповідей безпосередніх підлеглих та інших працівників, ознайомлення задокументованою інформацією.
В залежності від змісту і сфери здійснення можна виділити економічний, соціальний, екологічний, технологічний контроль.
Класифікація управлінського контролю
Управлінський контроль класифікують за такими ознаками:
за рівнем управління в організації — стратегічний та оперативний;
за сферами перевірки — контроль стану матеріально-технічного забезпечення; контроль виробництва; контроль маркетингу і збуту тощо;
за змістом — контроль ресурсів і контроль процесів;
за часом здійснення — попередній, поточний і заключний;
за методами організації — бюрократичний і децентралізований;
за спрямованістю — зовнішній і внутрішній (самоконтроль); .
за сутністю завдання — лінійний, функціональний та операційний;
за плановістю здійснення — плановий і раптовий;
за ступенем охоплення — частковий (вибірковий), повний (суцільний)» комбінований;
за місцем здійснення — стаціонарний і рухомий;
за ступенем доцільності — недостатній, оптимальний і надмірний;
за ступенем відкритості — відкритий і прихований.
За рівнем управління в організації контроль поділяється на стратегічний і оперативний.
Мета контролю
Мета контролю - перевірити, чи все виконується відповідно до прийнятої програми, наказів і встановлених принципів, визначити помилки. Він має помічати хибні погляди на справу і помилки, щоб можна було їх своєчасно уникнути або виправити, щоб не повторювати. Контроль застосовується до всього: до предметів, осіб, дій, і практикується у всіх сферах і галузях народного господарства.
З адміністративного боку контроль повинен засвідчити, що програма існує, виконується, застосовується все для того, щоб соціальний організм був у доброму стані, що розпорядництво здійснюється згідно з прийнятими принципами, правильно виконується й функціонує. Контроль стосується всіх функцій організації: технічних, комерційних, фінансових, облікових і страхових. Операції контролю входять у коло обов'язків керівника і його підлеглих на невеликому підприємстві; на великому - вони частково передані спеціальним функціонерам, інспекторам, контролерам. Тобто контроль проникає в усі стадії процесу виробництва.
Основні умови, що має задовольняти контролер, - компетентність, обов'язковість, незалежне становище щодо контролюючого, розсудливість, тактовність. Він повинен утримуватись від втручання в управління і виконання справ.
Для того, щоб контроль був дієвим, необхідно, щоб він відбувався своєчасно і мав практичні результати, і навпаки. Якщо висновки контролю, навіть добре проведеного, надходять надто пізно, тоді такий контроль - даремно проведена операція. Не менш очевидно, що контроль також не потрібен, якщо свідомо нехтують його практичними висновками.
Такі основні правила адміністративної доктрини, які далеко не завжди виконуються, особливо в державних установах. Це пояснюється тим, по-перше, що взагалі важко управляти великими соціальними організмами і адміністратору не досить мати загальні відомості, щоб бути спроможним передбачити, організувати, розпоряджатися, погоджувати, контролювати. Ця доктрина не зовсім правильно сприймається, бо кожен думає, що він застосовує найкращі методи. Саме тому в промисловості, сім'ї, армії і державі нерідко підводять під однаковий принцип суперечливу практику.
По-друге, ще точно не встановлено, що таке організація і функціонування управління на великому підприємстві. Час і досвід надали основі соціального організму усіх підприємств пірамідальної форми, однакової для державних установ і приватних підприємств, завдяки чому вища влада спроможна впливати на нижчу у виконанні покладених на неї завдань.
Недоліки можна звести до двох основних причин: величини підприємств і адміністративної недосвідченості керівників. Розміри підприємств зумовлюють тенденцію розвитку швидше по горизонталі, шляхом союзів і філіалів, ніж по вертикалі. Адміністративна недосвідченість долається шляхом підвищення освіти керівників, а також введенням на підприємстві ефективних знарядь адміністративної техніки, а також посади менеджера.
Перелік літератури
Менеджмент: Навч. посіб. для студ. вищ. навч. закл. / За ред. Г. В. Щокіна, М. Ф. Головатого, О. В. Антонюка, В. П. Сладкевича. — К.: МАУП, 2007. — 816 с: іл. — Бібліогр.: у кінці розділів.
Основы менеджмента: Учеб. для вузов /Д.Д. Вачугов, Т.Е. Березкина, НА. Кислякова и др.; Под ред. Д.Д. Вачугова. — 2-е изд. перераб и доп. —М.: Высшая школа, 2003. — 376 с.
Осовська Г.В.Основи менеджменту: Навч. посібник. для студентів вищих навчальних закладів. — К.: «Кондор», 2003 — 556 с.
Л.Г. Дідковська, П.Л. Гордієнко Менеджмент: Навчальний посібник. - К.: Алерта, КНТ, 2007. -516 с.