Автоматизированные библиотечные информационные системы (АБИС) – системы планирования ресурсов предприятий для библиотеки, которые используются для отслеживания библиотечных фондов, от их заказа и приобретения до выдачи посетителям библиотек.

АБИС обычно состоит из реляционной базы данных, программного обеспечения, которое взаимодействует с базой данных, и двух графических пользовательских интерфейсов (один для читателей, второй для персонала).

Отдельные функции программного обеспечения большинства АБИС представляют собой функционально законченные модули, которые объединены в общий интерфейс. Примерный перечень модулей включает:

– приобретения фондов (заказ, выставление счетов и получение);

– каталогизацию (классификация и внесение в общий указатель материалов);

– учет обращения (учет выдач читателям экземпляров из фонда библиотеки и их возврата);

– работу с периодикой (отслеживание журналов и газет, аналитическую роспись статей);

– OPAC (публичный интерфейс для пользователей).

Под «автоматизацией библиотек» понимается комплекс мероприятий по разработке (внедрении) в её работу интегрированной АБИС определённого масштаба и назначения, что определяется самой библиотекой или их корпоративным объединением.

АБИС в широком смысле слова – это сложный организационно-функциональный и программно-технический комплекс (требующих разнообразных средств обеспечения), предназначенный для осуществления в автоматизированном режиме библиотечно-информационных процессов, обслуживания пользователей библиотеки и обеспечение их доступа к внешним электронным информационным ресурсам, а так же для обеспечения жизнедеятельности системы.

Большие библиотеки используют АБИС, чтобы заказывать и приобретать, каталогизировать, распространять книги и иные фонды, резервировать материалы и отслеживать их возврат. Небольшие библиотеки зачастую используют некоторые из этих возможностей.

Автоматизация процессов обслуживания читателей связана с рядом сложностей, которые заставляют многие библиотеки отложить создание этой подсистемы на более обеспеченное будущее. Для данной системы целесообразно иметь несколько дисплеев к одной компьютерной памяти, принтеры в каждом помещении книгохранилища для печати заказов читателей. Кроме того, без использования штрих кодов в библиотеке с номерами читательских билетов и инвентарными номерами единиц хранения, при клавиатурном вводе простых последовательностей знаков с читательских билетов и экземпляров документов легко допустить ошибки.

Рассматриваются вопросы разработки интегрированной библиотечной информационной системы (АБИС) для публичных и университетских библиотек Беларуси с онлайновым Интернет доступом, корпоративной каталогизацией и свободным электронным каталогом.

Для внедрения АБИС необходимо определить конфигурацию системы и средств ее программного обеспечения. Нормативные документы предусматривают следующую последовательность этапов работ:

· исследование и обоснование создания системы (предпроектное обследование);

· разработка технического здания;

· эскизное проектирование;

· рабочее проектирование;

· изготовление несерийных компонентов комплекса средств автоматизации;

· ввод в действие.

Автоматизация процессов входной обработки массивов документов (функции обработки документов, создание на текущих потоках базы данных, записи читателей). Массивы документов определяют виды документов, для которых составляются записи (библиографические, о единицах хранения, о партнерах по книгообмену и т.д.). Каждая запись состоит из набора элементов.

Важнейшим элементом автоматизации является ЭК (Электронный Каталог). В начале основное требование к программным продуктам – возможность получения библиографической карточки и в меньшей степени создание ЭК. Освоив новую технологию обработки документов, решив проблему библиографической карточки, накопив определенные массивы данных, подключив к ним пользователей, можно внедрять программные продукты, использующие один формат. Подготовка данных в формате карточки предполагает создание ее образа, что требует в совершенстве знания ГОСТов на все типы и виды описаний. При поэлементном вводе данных каталогизатору нет необходимости думать о той части ГОСТа, которая описывает взаимодействие элементов. Образ карточки формируется программным путем.

ЭК требует создания деятельного вспомогательного справочного аппарата «Authorityfile». В традиционных карточных каталогах это справочные картотеки альтернативных имен авторов, псевдонимов, коллективов, предметных рубрик, ссылки типа «см.», «см. также». Без создания «Authorityfile» ЭК не может функционировать нормально из-за частой смены наименований, например, коллективов, их переподчинения.

Программное обеспечение в первую очередь должно реализовать следующие функции АБИС:

– обработку, хранение библиографической и фактографической информации, ее поиск по любым элементам записей и их сочетаниям;

– поддержку иерархических классификаций и тезаурусов и использование зафиксированных в них смысловых отношений между поисковыми признаками при тематическом поиске;

– подготовку материалов для библиографических изданий, подборок материалов в виде списков, фактографических и библиографических записей, отсортированным по индексам какой-либо классификации и алфавиту;

– вывод данных о занятости экземпляра издания, осуществление заказа единицы хранения читателем непосредственно при работе сЭК с автоматическим формированием читательского требования;

– фиксацию выдачи и возврата единиц хранения с параллельным изменением данных об их местонахождении и сведений в читательском формуляре о полученных документах;

– поддержку использования при поиске нормативных записей об индивидуальных авторах и коллективах;

– наличие справочных текстов для ситуаций, которые могут вызвать затруднения у пользователя;

– ввод записей о заказываемых документах и учет поступления их в библиотеку;

– выдачу результатов поиска на экран и на принтер в принятой форме;

– загрузку данных из текстовых файлов и выгрузку записей из базы данных в текстовые файлы;

– защиту базы данных от несанкционированного доступа;

– восстановление базы данных в случае аварийной ситуации.

Благодаря внедрению АБИС и наличию доступа к информационной сети любая библиотека может стать виртуальной библиотекой, т.е. она сможет не только предоставит информацию о документах, но и тексты самих документов в машиночитаемом виде. Виртуальные библиотеки, объединяясь в единую глобальную структуру – электронную библиотеку, будут обеспечивать интерактивный доступ любому потребителю к информационному ресурсу в любой форме в любом месте.

В 1999 году в рамках Программы работ по развитию научно-информационной компьютерной сети (НИКС) Республики Беларусь, утверждённой Комитетом по науке и технологиям Республика Беларусь начато выполнение трёх проектов по разработке интегрированных систем автоматизации библиотечной деятельности для Национальной библиотеки Беларуси, Республиканской научно-технической библиотеки и Фундаментальной библиотеки Белорусского государственного университета.

Внедрение в практику работы библиотеки автоматизированной системы является сложной, комплексной по словам Я.Л. Шрайберга «многоэтажной» проблемой, которая связана с понятием жизненного цикла системы, начиная с пред проектного обследования библиотеки как объекта автоматизации и заканчивая её эксплуатацией, сопровождением и администрированием.

АБИС состоит из четырёх компонентов:

Материальной базы (МБ) – система является сложным программно-техническим комплексом и требует соответствующей инфраструктуры (помещений, компьютеров, периферийных устройств, систем связи, офисного оборудования и т.д., эргономических условий) для обеспечения работы персонала и пользователей библиотеки;

Информационных ресурсов (ИР) – наиболее развитые АБИС могут содержать в своих БД полнотекстовую, библиографическую, фактографическую, графическую и мультимедийную, информацию или обеспечивают доступ к однотипным удалённым БД;

Работники библиотек РБ – представители различных профессий (библиотекари, библиографы, инженеры, программисты, администраторы БД и сетей и др.) которые обеспечивают функционирование системы;

Пользователи библиотеки – локальные (читатели библиотеки) и удалённые, обслуживаемые с использованием сетевых технологий.

Каждая из компонентов также имеет внешние связи (ВС). Сама АБИС отдельной библиотеки относительно независима и является частью корпоративной, национальной и глобальной автоматизированной библиотечной системы.

Система автоматизации библиотечной деятельности, применяемые в настоящее время библиотеками Беларуси, различаются форматами представления данных, не поддерживают или только частично поддерживают международные MARC-стандарты. Действующие АБИС ориентированы на использование персональных ЭВМ и локальных сетей с размещением баз данных на файловом сервере. Последнее затрудняет их применение в корпоративных сетях крупных публичных, научных и университетских библиотек, функционирующих в режиме «клиент-сервер». Кроме того, все системы не поддерживают технологию Интернет-сетей и онлайнового публичного доступа к каталогам удалённых пользователей.

АБИС поддерживает выполнение следующих функций библиотечной деятельности, реализуемых в соответствующих функциональных подсистемах:

Комплектование и учёт фондов;

Каталогизация и внедрение каталогов;

Сводный электронный каталог;

Библиотечное обслуживание;

Информационно-справочное обслуживание;

Управление библиотечной деятельностью и администрирование.

Генеральным направлением развития информационных ресурсов и систем на сегодняшний день является создание электронных библиотек – распределённых документальных систем, предоставляющих пользователям глобальной сети онлайновый доступ к электронным документам и широкий спектр информационных услуг.

Использование универсальных схем и решений позволяет на базе существующих программно-технических средств для автоматизации библиотек и средств сетевого доступа организовать распределённую электронную библиотеку или систему электронных библиотек с распределёнными информационными ресурсами.

Под словосочетанием «автоматизация библиотечно-библиографических процессов» будем понимать действия, осуществляемые в библиотеке с целью создания комфортных условий её работникам, оперативного обеспечения пользователей релевантной и пертинентной информацией.

Объектом автоматизации в библиотеке могут выступать её работники, выполняемые ими процессы, фонд, пользователи и т.п.

При исследовании и внедрении новых технологий в функционирующий сложный объект, коим является библиотека, целесообразно использовать системный подход, ориентированный на предварительную и тщательную проработку функциональной и организованной структур системы. Он позволяет детализировать объект на более мелкие подобъекты с целью создания моделей его составных частей с выявленными связями к другим подобъектам и режимов их работы, что даёт возможность получить в конечном итоге целостное описание всего объекта. При этом анализируются в основном следующие аспекты:

Система, содержащая определённое количество составляющих;

Составные части системы (подсистемы, модули, элементы и др.);

Изменения элементов системы в зависимости от внешних (микро) и внутренних (макро) условий;

Изменения системы в зависимости от состояния элементов а также (микро и макро) условий.

Под автоматизацией библиотеки следует понимать все процессы, связанные с установкой компьютеров на рабочие столы сотрудников библиотеки и читательские места и позволяющие поэтапно освободить сотрудников библиотеки от рутинной работы, пишущих машинок, перфораторов, ручных картотек, счет и т.д., а читателям – создать эффективный и комфортный сервис в поиске и получении изданий из фондов библиотеки. Все эти изменения должны привнести компьютеры, локальные вычислительные сети компьютеров и программные системы, работающие на них. А появление других новых технологий, новых элементов, повышающих качество и эффективность работы библиотекарей и читателей, уже должно покрываться термином «информатизация», внутри которого «автоматизация» является одной из компонент. Другими компонентами информатизации являются телекоммуникационные технологии, онлайн и Интернет; штриховые коды и автоматическая идентификация изданий и читательских билетов; CD-ROM и системы «CD-ROM Networking»; издательские технологии; полнотекстовые базы, и наконец, сверхмодные электронныеили цифровые библиотеки.

Платформа для системы автоматизации представляет собой тот базовый набор программных средств, который был выбран разработчиком для построения своей системы. Как правило, существуют два вида платформ:

1) СУБД и приравненные к ним организованные программные средства хранения и переработки информации (DBASE, CLIPPER, CDS/ISIS, INFORMICS, ORACLE и др.);

2) языковые средства, т.е. как правило, языки высокого уровня, на которых пишутся средства поддержки баз данных и комплекс приложений, поддерживающий необходимые функции системы автоматизации (КОБОЛ, ФОРТРАН, ПАСКАЛЬ, С, С++ и др.).

Сегодня практически вторая, языковая, платформа, как отдельный класс не используется и фирмы-производители заменили свои системы, ранее написанные на языковой платформе, на использование того или иного типа СУБД. Языки остались для написания и модернизации как самих СУБД-шных платформ, так и для расширения и развития их функций, которые сложно реализовать на внутренних языках СУБД.

Автоматизация в библиотеке связана с потребностью поручить выполнение ручных рутинных операций техническим средствам и тем самым высвободить время работников библиотеки и её пользователей для интеллектуального и производительного труда, отдыха и др. Любые операции, производимые в системе, являются составляющими процессов. В библиотеке такими являются библиотечно-библиографические процессы.

Основными задачами автоматизации в библиотеке являются:

– сокращение трудозатрат при выполнении традиционных библиотечно-библиографических процессов и операций;

– устранение рутинных операций;

– ускорение процессов обработки и преобразования информации;

– расширение возможностей осуществления статистического анализа и повышение точности учётно-отчётной информации;

– повышение оперативности и качественного уровня обслуживания пользователей;

– модернизация или полная замена элементов традиционных библиотечных технологий;

– расширение возможностей организации и эффективного использования информационных ресурсов библиотек за счёт применения в библиотеках НИТ (автоматическая идентификация изданий с использованием штрихованного кодирования, настольные издательские системы, CD-ROM и CD-R, системы теледоступа и телекоммуникаций, электронная почта, другие сервисы Интернет, сканирование текстов, гипертекстовые, полнотекстовые и графические машиночитаемые данные и др.);

– облегчение возможностей широкого обмена информацией, предоставление услуг, эффективное участие в системах межбиблиотечной кооперации и интеграции.

Автоматизация процессов функционирования системы или сети библиотек осуществляется путём интеграции образующих их подсистем. Необходимое условие – наличие– у библиотек-партнёров совместимых программно-технических средств вычислительной техники (CВТ) и связи. Это условие может быть реализовано в результате минимальных усилий участников обмена информацией путём обеспечения необходимой совместимости технических и программных средств.

Выделяются четыре типа автоматизированных библиотечно-библиографических систем:

Охватывающий один процесс (операцию) в библиотеке;

Объединяющий несколько процессов в библиотеке;

Обеспечивающий функционирование одного процесса в масштабе нескольких взаимодействующих библиотек;

Реализующий работу нескольких процессов или систем в масштабе нескольких библиотек.

Внедрение систем автоматизации библиотечно-библиографических процессов обычно сопровождается пересмотром всех ранее выполняющихся процедур и операций.

Более того, использование автоматизированных систем в любых сферах деятельности зачастую требует значительного изменения ранее выполняемых операций.

Применение технических средств автоматизации в значительной степени одинаковы для разных типов библиотек (научно-технических, массовых, детских, вузовских и т.п.), что является основанием для их классификации. Классификация позволяет сформировать представление о разнообразии видов и типов технических средств, используемых библиотечными работниками в повседневной работе, а также о проблемах, возникающих при попытке автоматизировать библиотечно-библиографические процессы, использовать технические средства в библиотечном деле.

Практически любые технические средства (в том числе и автоматизации) по назначению можно разделить на универсальные для использования в различных областях применения и специальные, созданы для эксплуатации в специфических условиях или сферы деятельности, например, в библиотеках.

Литература

Шрайберг Я.Л. Основные положения и принципы разработки автоматизированных библиотечно-информационных систем и сетей: учеб-практ. пособие изд. 2-е., испр. и доп. – М.: Либерия, 2001. – 102 с.

Алёшин Л.И. Автоматизация в библиотеке: учеб. пособие / Алёшин. Л.И. – М.: Изд-во МГУКИ, 2001. – Ч 1. – 173 с.: Ч 2. – 144 с.

Яцевич М.А. Рынок АБИС Беларуси: структурно-функциональный анализ / Яцевич М.А. // Библиотечный свет. – 2–2. – №3.