Курсовая работа: Основні етапи процесу реферування документів

Актуальність теми. Реферування – процес аналітично-синтетичного опрацювання інформації, що полягає в аналізі первинного документу, знаходженні найвагоміших у змістовому відношенні даних (основних положень, фактів, доведень, результатів, висновків).

Процес реферування набуває розвитку вже протягом декількох століть, однак досягши певних результатів у дослідників існує безліч питань не лише щодо суті процесу, але й навіть до самого визначення продукту процесу – реферату.

Мистецтво реферування – витяг найважливіших і найхарактерніших фрагментів одного чи декількох джерел інформації – невід’ємна частина повсякденного життя.

Дослідженням питання реферування документів займалися такі вчені, як Бірбраєр В., Блюменау Д. И., Бондарь В.В., Брискман М.А., Вейзе А.А., Воронков В.І., Гончаренко А.П., Гречихин А.А., Дубровіна Л.А., Ефременкова В.М., Жданова Г.С., Зайченко Н., Карташов Р., Коваль А.В., Коханова І., Кубах А.І., Кушнаренко Н.М., Удалова В.К., Мамрак А.В., Омельчук В.Ю., Петренко П.П., Рогаченко Т., Самойленко Т., Сілкова Г., Тріщук О. та інші.

Отже, мета курсової роботи – охарактеризувати основні етапи процесу реферування документів.

Об’єктом дослідження в курсовій роботі є документ, а предметом дослідження – процес реферування документів.

Для досягнення поставленої цілі в курсовій роботі вирішуються наступні завдання:

визначаються поняття, призначення та функції реферату,

аналізуються етапи процесу реферування,

з’ясовуються особливості процесу реферування документів різних видів.

1 Поняття, призначення та функції реферату

1.1 Суть і функції реферату

Результатом реферування документів є вторинні документи – реферати.

Реферат – це стислий виклад змісту первинного наукового документа з основними фактичними відомостями та висновками і без інтерпретації чи критики. При реферуванні здійснюється мікрозгортання інформації, і тому реферат більш повно розкриває зміст першоджерела, ніж інші продукти аналітико-синтетичної обробки документів [15,244].

Ознайомлення з рефератами дає змогу оперативно одержати коротку інформацію про зміст первинних документів і завдяки цьому максимально правильно вирішити питання про необхідність використання їх. Інколи таке ознайомлення навіть замінює вивчення першоджерела, що особливо важливо, коли воно з якихось причин недоступне. Реферати також використовуються при формуванні бібліографічних і фактографічних пошукових масивів традиційних і автоматизованих ІПС.

Реферати часто розглядають як моделі первинних документів, оскільки вони не тільки передають зміст, а й зберігають читацьку спрямованість документа, який реферується.

Наприклад, реферат на опис винаходу якогось обладнання і реферат на методичний посібник про технологію використання цього ж обладнання обов'язково відрізняються, відображаючи відповідне читацьке і цільове призначення. Проте слід ураховувати, що читацька адреса реферата може бути ширшою, ніж першоджерела, оскільки з ним може знайомитися більш широке коло користувачів, хоча первинні документи і не є релевантними їхнім запитам. З іншого боку, реферат може задовольнити потреби користувача, який має більш вузькі запити. До того ж реферати задовольняють потреби індивідуальних користувачів і різноманітних інформаційних служб – органів НТІ, спеціальних бібліотек, патентних служб і т. ін.

Основною сферою складання рефератів виступає науково-технічна інформація. Саме органами НТІ різних рівнів створюються автоматизовані ІПС і традиційні картотеки, які містять реферати, публікуються реферативні видання тощо. Особливо важливу роль відіграють реферативні журнали. Тут публікується велика кількість рефератів вітчизняних і зарубіжних первинних документів певної тематики.

При використанні рефератів реалізується ціла низка різноманітних функцій. Основними функціями реферата вважаються такі: інформаційна, індикативна, пошукова, адресна, довідкова, науково комунікативна, сигнальна, прогностична і функція індексування.

Зрозуміла суть інформаційної функції – реферат містить цілісну, узагальнену інформацію про зміст первинного документа.

Суть індикативної функції полягає в тому, що реферат дає користувачам інформацію про невідомі, але релевантні їхнім запитам документи, вказує на їхнє існування, характеризує певні їхні ознаки. Оскільки реферат є моделлю первинного документа, його можна розглядати як пошуковий образ цього документа і здійснювати бібліографічний пошук, тобто реферату притаманна пошукова функція.

З пошуковою пов'язана адресна функція, яка виконується завдяки наявності в рефераті бібліографічного опису. Реферат містить конкретні фактичні відомості, тому за його допомогою можна одержати потрібну довідку. Так реалізується довідкова функція [17,40].

Ознайомлення з рефератами з певної галузі знання, проблеми може допомогти одержати відомості про результати наукових досліджень, винаходи, про проблеми, над якими працюють учені, тощо, і це становить суть науково-комунікативної функції.

Сигнальна функція реалізується, коли реферат повідомляє про публікацію або надходження до фонду нових документів. Здійснивши аналіз за допомогою рефератів змісту основного потоку документів з певної галузі науки або галузі практичної діяльності, можна прогнозувати їхній подальший розвиток, виникнення нових проблем, напрямів досліджень тощо, тобто реферати виконують прогностичну функцію.

У ході координатного індексування, як правило, ключові слова вибираються не з тексту первинного документа, а з тексту реферата, що дає змогу значно скоротити час і зусилля при індексуванні. На основі рефератів можна здійснювати систематизацію і предметизацію документів, але на практиці це застосовується доволі рідко [17, 41].

Щоб повноцінно виконувати зазначені функції, реферат має відповідати певним вимогам, зокрема: повнота, об'єктивність, змістовність, стислість, зрозумілість.

Це передбачає, що реферат має повно відобразити зміст документа, передати позицію його автора, однак, він має бути лаконічним, не подавати зайвої інформації, загальновідомих положень, має бути зрозумілою логіка викладу матеріалу автором, до того ж мова тексту реферата має бути доступною користувачам, "читабельною".

1.2 Класифікація рефератів

Проблему класифікації рефератів вирішити однозначно досить складно у зв'язку з різноманітністю їхніх функціональних властивостей, особливостей їхнього створення і використання, характером і тематикою первинних документів. Тому існує велика кількість класифікацій рефератів, що ґрунтуються на різних типоутворювальних ознаках.

Найбільш відомими і поширеними є класифікація, яка склалася в практиці органів науково-технічної інформації, а також класифікація, розроблена санкт-петербурзькими вченими-інформатиками. Обидві класифікації мають багато спільного, оскільки базуються на найважливіших ознаках документів. Виходячи з цих класифікацій, основними видами рефератів можна вважати ті, які розглядаються нижче.

За глибиною розкриття змісту реферати поділяють на інформативні та індикативні. Інформативний реферат може виконувати весь комплекс властивих рефератам функцій, оскільки він максимально повно розкриває зміст первинного документа. У такому рефераті здебільшого наводять відомості про предмет дослідження і мету роботи, про методи, умови й основні результати дослідження; подають пропозиції автора щодо застосування результатів дослідження, основні характеристики розглянутих технологічних процесів, технічних виробів; ознайомлюють з новою інформацією про відомі явища, предмети тощо [2, 163].

Прикладом такого реферата можна вважати реферат на статтю про знезаражування та очищення питної води портативними автономними водоочисниками комбінованої дії.

Портативні автономні водоочисники (ПАВ) призначені для доочищення водопровідної води в умовах відсутності централізованого питного водопостачання. Набули поширення десятки типів ПАВ різних конструкцій – індивідуальних, Індивідуально-групових і групових (І, II, III). До води постійного споживаний, яку одержують за допомогою ПАВ класу II, ставляться вельми жорсткі вимоги, що за деякими показниками перевищують чинний стандарт на питну воду з додатковими вимогами щодо мікробіологічного контролю (загальна місткість бактеріофагів, вірусів), хімічної нешкідливості компонентів води. ПАВ різних класів поєднує загальний принцип дії: гарантоване мікробне знезаражування води; достатнє для досягнення безпечного рівня очищення води від надміру дизенфектантів і хімічних домішок. У найзагальнішому вигляді цей принцип виражається схемою: передочищення – знезаражування – сорбційне очищення. Ефективність комбінованого принципу знезаражування й очищення питної води підтверджується високими функціональними показниками ПАВ. Розроблено водоочисники для підготовки доброякісної питної води: "Родник" – ПАВ класу III для роботи в екстремальних умовах; "Фильтр" – ПАВ класу II для роботи в польових умовах і створення запасу води; "Байкал" – ПАВ класу І (для сімейного водозабезпечення). [15, 244]

Головне завдання індикативного реферату звернути увагу користувача інформації на певний документ і допомогти прийняти рішення про необхідність звертатися до нього.

Тому такий реферат містить лише відомості про головні аспекти змісту первинного документа. Тут немає детальної фактографічної інформації, практичних і теоретичних результатів, висновків.

Індикативні реферати складають здебільшого на документи великого обсягу, наприклад, на монографії, звіти про науково-дослідні роботи й т. ін. Тож індикативний реферат на книгу "Електронна бібліотека" може бути таким:

Програмний комплекс "Електронна бібліотека" є довідково-інформаційною системою, яка надає можливість ведення каталогів бібліотеки, ознайомлення й відображення змісту книг, що зберігаються в електронній формі.[15, 245]

Деякі фахівці виділяють ще аспектні реферати або реферати резюме, їх складають на основі переробки інформації, що стосується не первинного документа загалом, а лише кількох або навіть одного змістового аспекту, який є інтересним для певної групи користувачів.

За кількістю охоплених джерел реферати можуть бути монографічні (одноджерельні) і зведені (багатоджерельні, оглядові). Монографічним є реферат, у якому міститься згорнута інформація з ОДНОГО первинного документа.

Зведений (багатоджерельний, оглядовий) реферат містить Інформацію з кількох первинних документів, присвячених одній темі.

За призначенням реферати можна поділити на загальні (універсальні) та цільові (спеціалізовані). Загальний реферат призначений для використання широким колом користувачів. Такий реферат орієнтує на задоволення не конкретного інформаційного запиту, а інформаційних потреб з певної галузі науки, практичної діяльності.

Цільові реферати складають для задоволення конкретних інформаційних запитів, вони мають чітку читацьку адресу [15, 247].

Залежно від методу викладу матеріалу реферати поділяють на рефератиекстракти і перефразовані (інтерпретивні). Перші складено із запозичених з тексту першоджерела речень, а другі – це текст, який референт написав самостійно шляхом перефразування і скорочення тексту першоджерела.

За формою розрізняють текстові і бланкові реферати. Абсолютна більшість рефератів мають текстову форму, тобто це зв'язний текст, до якого можуть входити ілюстрації, таблиці, графіки, формули. Бланкові поширилися завдяки виникненню формалізованих методик складання рефератів. Вони можуть бути анкетними, табличними, телеграфного стилю. Анкетний реферат – це відповіді на заздалегідь сформульовані запитання.

Якщо запитання стосуються кількох об'єктів, а відповіді розміщено у відповідних колонках (графах) таблиць, реферат називають табличним. Реферати телеграфного стилю – це коротке повідомлення про зміст документа, яке схоже на текст телеграми [13, 31].

Крім того, реферати розрізняють за обсягом (короткий і розширений), за укладачем (авторський і неавторський – референтський), за використанням засобів автоматизації (ручний – підготовлений людиною) і автоматичний (з використанням ЕОМ)).

Між усіма розглянутими видами рефератів існують різноманітні зв'язки. На практиці навіть не завжди просто визначити вид деяких конкретних рефератів.

Зрозуміло, що реферати можуть мати відмінності, зумовлені особливостями відповідних первинних документів: їхнім цільовим призначенням, характером інформації, обсягом, структурними і текстовими ознаками тощо. Може мати значення і та обставина, опубліковано документ, чи ні.

Питання класифікації рефератів, визначення їхніх типологічних ознак має важливе значення для практики. Ці відомості відіграють велику роль у відборі матеріалів для реферування, в організації діяльності референтських служб, у розподілі обов'язків між ними, у визначенні ряду документів для реферування в національних органах інформації.

Чітке визначення видів рефератів необхідне для референтів і редакторів, для укладачів інструкцій з реферування, для індексаторів і розробників алгоритмів автоматизованого реферування та індексування текстів тощо.

2 Етапи процесу реферування

2.1 Попереднє загальне ознайомлення з первинним документом

Процес реферування – низка логічних операцій, таких як: оцінка, відбір, аналіз та узагальнення відомостей, що містяться в первинному документі. Правила виконання кожної окремої операції, послідовність операцій становлять методику реферування.

Основоположною дією референта в складанні реферату є читання, позаяк доводиться кілька разів читати і перечитувати первинний документ. Причому читання виступає як складний розумовий процес, пов'язаний з глибоким усвідомленням змісту документа. Розрізняють три основних види читання, застосовуваних у процесі реферування: ознайомлювальне, вивчальне, реферативне.

Під ознайомлювальним читанням розуміють загальне ознайомлення з інформацією, яку містить документ, без настанови на дальше відтворення.

Вивчальне читання – це інтенсивне, вдумливе читання, спрямоване на запам'ятовування змістової інформації тексту, використаних мовних засобів.

Реферативне читання має бути таким, щоб унаслідок цього можна було коротко викласти зміст першоджерела [5, 29].

Процес реферування поділяється на такі етапи:

попереднє загальне ознайомлення з первинним документом;

реферативний аналіз змісту документа;

узагальнення здобутої інформації;

складання;

редагування й остаточне оформлення реферату.

Кожному етапу відповідає певний вид читання, бо кожен етап, як і вид читання, виконує свої конкретні завдання.

Під час попереднього загального ознайомлення з документом референт має справу з ознайомлювальним та вивчальним читанням.

При цьому необхідно виявити формальні ознаки документа (назву, підназву, прізвище автора, назву колективного автора або організації, причетної до створення документа, тощо), для чого слід переглянути вступ, зміст, висновки, резюме.

Завдання цього етапу – визначення тематики, усвідомлення змісту, наукової цінності документа, його інформативності. На основі цього приймають рішення про доцільність його реферування.

Якщо рішення про реферування позитивне, то на цьому ж етапі, як правило, вирішують питання про вид майбутнього реферату.

Визначаючи вид реферату, враховують:

категорію користувачів інформації, яким адресовано реферат;

характер інформаційного запиту (фактографічний чи документний);

змістову цінність первинного документа;

спеціалізацію і кваліфікацію референта;

чи буде реферат надруковано як елемент видавничого оформлення первинного документа, чи вій призначений для реферативного видання, при цьому слід мати на увазі вид реферативного видання [15, 248].

До того ж на етапі ознайомлення з першоджерелом можна скласти приблизний план тексту реферату (подумки або на папері). Щоб ознайомитися з документом у цілому, нерідко доводиться перечитувати документ або його фрагменти не один і не два рази.

2.2 Реферативний аналіз змісту документа

На етапі реферативного аналізу первинний документ читають повторно і виявляють основні ознаки його змісту, для чого здійснюють реферативне читання. Створюючи реферат, слід усвідомлювати, що він має відтворювати основні ознаки змісту первинного документа, ті ж самі ознаки мають бути в пошуковому образі документа й інформаційному запиті.

Такими загальними ознаками виступають основні аспекти змісту. Під аспектами змісту в цьому разі розуміють не лише погляд, а частіше – питання, проблему, напрям тощо.

Визначення загальних ознак (або аспектів змісту) дає змогу розглядати зміст документа, що реферується, з різних боків, поглядів і забезпечує однозначний підхід до його інформаційного аналізу.

У процесі реферативного аналізу саме і виявляють аспекти змісту. Завдання референта на цьому етапі – виявити основну інформацію, яка стосується об'єкта розгляду, його властивостей, переваг і недоліків, мети і методів роботи, отриманих результатів, висновків і галузей використання.

Особливу увагу приділяють тому новому, що є в первинному документі, порівняно з іншими, близькими за тематикою.

У процесі читання референт розбиває текст (у думці або на папері) на окремі фрагменти, щоб найкраще зрозуміти кожен з них і виявити найважливішу інформацію.

У результаті цього він визначає коло змістових аспектів, які буде відображено в рефераті. Для полегшення роботи можна робити короткі записи.

При реферативному аналізі відомості, що містяться в первинному документі, рекомендується ділити на три групи.

До першої входять нові ідеї, гіпотези, експериментальні дані, нові методики, оригінальні конструкції механізмів, нові явища і процеси. Ці відомості обов'язково має бути включено до реферату, причому допускаються лише текстові скорочення.

До другої групи входять фактичні дані, що не є принципово новими, а також відомості про застосування традиційних методів, технологій тощо. З цих відомостей до реферату включають цифрові дані, формули, фактичні показники.

Третю групу відомостей у первинному документі використовують як ілюстративний матеріал, аргументацію, у рефераті їх лише називають. У такий спосіб визначають різні рівні згортання інформації, унаслідок чого стає очевидно, за рахунок яких відомостей скорочено текст первинного документа.

Другий етап процесу реферування складний і відповідальний, його виконання вимагає від референта високої кваліфікації, ерудиції, глибокого знання проблематики первинного документа.

Щоб полегшити і формалізувати реферативний аналіз, використовують формалізовані схеми, що являють собою заздалегідь складені переліки основних питань, які треба розкрити в рефератах. Є ціла низка методів відбору інформації для відображення в рефераті, їх буде розглянуто далі.

2.3 Узагальнення здобутої інформації

На етапі синтезування виявленої інформації складають остаточний план або схему викладу матеріалу в рефераті з урахуванням виявлених під час реферативного аналізу змістових аспектів. На цьому етапі реферативне читання переходить у реферативний виклад.

Реферативний виклад – спосіб надання реферативної інформації. Реферативний виклад вимагає більш глибокого, ніж при реферативному читанні, логічного аналізу, позаяк передбачає не суто розуміння тексту, а можливості переказу інформації в короткій і зрозумілій формі [9, 12].

Матеріал у рефераті можна викладати в тій самій послідовності, що в первинному документі, а можна цю послідовність обумовлювати значенням різних аспектів змісту. Тому доцільно аспекти ранжувати, тобто встановлювати їхню послідовність за ступенем важливості.

Найчастіше використовують таку структурну схему:

тема, предмет (об'єкт), характер і мета роботи;

метод проведення роботи;

конкретні результати;

висновки;

галузь застосування.

Створення схеми і ранжування аспектів сприяють тому, щоб зібрати разом і логічно й чітко викласти відомості, здобуті а різних місць тексту першоджерела.

2.4 Складання й оформлення реферату

Тепер можна складати текст реферату. Незалежно від виду реферат має три основні частини: заголовну, власне реферативну і довідковий апарат. Заголовна частина є бібліографічним описом документа, складеним відповідно до державного стандарту.

Власне реферативна частина – головний структурний елемент реферату, саме вона передає основну інформацію про зміст документа. Виклад має бути лаконічним, проте не слід допускати, щоб лаконічність стала перешкодою для розуміння основного змісту документа.

У рефераті слід використовувати стандартизовану загальноприйняту термінологію. При першому згадуванні будь-якого нового терміна або символу їх пояснюють. Термінологічні словосполучення можна замінювати загальноприйнятими абревіатурами або скороченнями, розкриваючи їхній зміст у тексті.

У дій частині поряд із словесним текстом можна наводити формули, таблиці, ілюстрації, що визначається вимогами інструктивно-методичних матеріалів, які розробляють конкретні інформаційні служби і редакції реферативних видань.

Формули, графіки, таблиці, креслення наводять, якщо без них не можна обійтися або вони значно скорочують текст і полегшують розуміння змісту первинного документа.

Текст власне реферативної частини можна оформляти з абзацами або без абзаців. До побудови тексту з абзацами вдаються в рефератах, що мають більший обсяг порівняно із стандартним, а також у коротких рефератах, якщо первинний документ має широкий міжгалузевий зміст [14, 9].

Безабзацна побудова характерна для коротких рефератів, у яких узагальнено передають зміст першоджерела, а також для рефератів, що друкуються безпосередньо після статті, у книзі тощо. Такі тексти являють собою єдиний логічний блок основного змісту первинного документа.

Розроблено спеціальні методи наведення інформації в рефератах, які буде розглянуто далі.

Єдиних вимог до обсягу реферату немає. Однак склалися деякі загальноприйняті норми, яких дотримуються провідні реферативні служби світу.

Так, обсяг рефератів на короткі повідомлення, дописи звичайно становить 500–600 знаків; на статті, описи винаходів – від 1000 до 1500, на документи великого обсягу (монографії, збірки, наукові звіти, дисертації) – від 2500 до 3000 знаків.

Не обмежено обсягу рефератів на видання із суспільних і гуманітарних наук, наприклад, реферати на статті з питань культури та мистецтва можуть налічувати від 2700 до 9000 знаків, а іноді наголошують, що такий реферат не може перевищувати 0,1 обсягу первинного документа [14, 10].

До довідкового апарату належать відомості, які додатково характеризують первинний документ і реферат, а саме:

класифікаційні індекси;

шифр (номер) реферату;

довідки про кількість ілюстрацій і таблиць у тексті первинного документа, про наявність пристатейних та прикнижкових бібліографічних списків, посилань;

примітки референта або редактора;

прізвище референта або назва установи, де складено реферат.

Розміщення окремих структурних елементів заголовної частини, власне реферативної й довідкової, зумовлюється особливостями конкретного матеріалу (тематика, вид первинного документа, вид реферату), а також правилами, які встановлено стандартами й реферативними службами під час підготовки своїх інформаційних видань.

Складений реферат редагують, звертаючи особливу увагу на літературний бік тексту, і остаточно оформляють для включення до інформаційно-пошукового масиву.

3 Особливості процесу реферування документів різних видів

3.1 Реферування статей

Загальні правила складання рефератів не завжди враховують особливості окремих наукових документів, які виявляються в процесі реферування їх, тому керуватися тільки цими правилами часто неможливо. З огляду на це загальні правила і положення набувають розвитку й уточнення в спеціальній методиці реферування окремих видів наукових документів, а також документів різної тематики. Розглянемо найважливіші особливості обробки документів, які найчастіше підлягають реферуванню.

Наукові статті становлять нині більшість реферованих документів. На них складають пристатейні реферати, короткі та розширені реферати для реферативних журналів, розширені реферати для видань експрес-інформації тощо.

Обираючи статті для реферування і в процесі складання рефератів, враховують їхні найважливіші змістові та структурні ознаки, відмінності. Під цими ознаками розуміють чітку тематичну спрямованість; глибокий аналіз і ґрунтовну наукову переробку матеріалу; широту теоретичних і практичних узагальнень; аргументованість висновків і пропозицій; оперативність, актуальність, інформаційну новину; достатній читацький інтерес.

Усі названі ознаки можуть по-різному проявлятися в різних статтях, що зумовлено галуззю науки чи практики, цільовим призначенням статті, її профілем (загальна стаття чи спеціальна), читацькою адресою та іншими чинниками аж до своєрідності авторського стилю і традицій, що склалися в редакціях і в окремих країнах [15, 274].

З погляду структурних особливостей у тексті статей чітко виділяють вступну частину, основну частину і висновки. Головний зміст реферату формулюють відповідно до інформації, яку містить основна частина. Окремі елементи може бути включено до реферату із вступу, це найчастіше відомості довідкового характеру. Із заключної частини до реферату включають оцінки теоретичного і практичного значення результатів.

Пристатейний реферат здебільшого складає автор статті і, як правило, реферат є індикативним за глибиною згортання. У ньому вміщують узагальнену характеристику змісту статті, викладають найсуттєвіші результати. Проте короткий реферат може бути й інформативним. Вибір виду реферату залежить від цінності змісту статті, її читацької адреси, доступності, а також від особливостей видання, в якому опубліковано статтю.

Розширені реферати повніше відображають зміст першоджерела і більші за обсягом. Так, на статті в галузі суспільних наук, культури, мистецтва вони можуть сягати 10–15 % від обсягу статті, а власне реферативна частина може містити додаткові відомості, що стосуються як теми документа, так і автора. У цій частині реферату обов'язково є довідковий вступ, основний текст і висновки [21, c.275].

Прикладом може бути реферат на статтю В. Кітель "Економіко-математичне моделювання в управлінні валютними резервами", надруковану у "Віснику Національного банку України".

Вагомим чинником стабілізації інфляційних процесів та ефективності зовнішньоекономічної діяльності є валютний резерв. Його утворюють з набору валют і періодично переформовують, позаяк відносна цінність окремих валют з часом змінюється. За умов, коли динаміку майбутньої цінності валютна короткостроковий період визначають точно, цінність валютного резерву можна збільшити серією послідовних операцій переформування. В умовах ризику оптимальний план цього процесу накреслюють за критеріями максимізації очікуваної цінності майбутнього резерву та мінімізації дисперсії його цінності. Такий підхід зменшує ризик можливого знецінення валютного резерву внаслідок непередбачуваних змін відносної цінності окремих валют. [15, 272]

Дві останні частини поряд з інформацією, здобутою безпосередньо з первинного документа, можуть включати і довідкові дані, які вніс референт. У такому разі у вступі наводять відомості про автора (місце його роботи, посада, вчене звання і вчений ступінь, основні наукові праці); в основному тексті викладають зміст статті відповідно до її структури, а також примітки або довідки референта; у висновках – авторське резюме, відомості описового характеру, можливі напрями подальших досліджень, оцінюють значення одержаних результатів. Розширений реферат для видань експрес-інформації доволі великий за обсягом і вельми інформативний за змістом, тому може замінити читання статті. Його складають, здебільшого конспектуючи найцінніші в науковому плані матеріали.

3.2 Реферування книг

На книги складають як короткі, так і розширені реферати. Короткі реферати вміщують у реферативних виданнях, у вихідних відомостях книг, розширені – у реферативних та інших виданнях.

Складаючи короткий реферат, мають на увазі, що зміст книги відрізняється багатотемністю, багатоаспектністю у висвітленні проблеми, бо в ній, як правило, подано фундаментальне дослідження. У змісті ж реферату наводяться лише найважливіші аспекти змісту книги, без яких неможливо усвідомити її цільову спрямованість, а саме: предмет дослідження, його методи, основні результати. Передмову і перелік назв розділів, глав тощо в рефераті дублювати не слід [5, 62].

Наприклад, на книгу "Екосистема Чорного моря" можна скласти такий короткий реферат.

Розглянуто сучасний стан екосистеми Чорного моря. Здійснено аналіз фундаментальних процесів у прошарку взаємодії аеробних та анаеробних вод, що визначають особливості функціонування екосистеми моря. Виявлено негативні екологічні зміни, що сталися в екосистемі моря протягом останніх 10–15 років. [15, 273]

Підготовку прикнижкового реферату найчастіше покладають на автора. Такі реферати доповнені необхідними бібліографічними даними, можна використовувати в реферативних журналах, у періодичних виданнях і виданнях, що продовжуються, у неперіодичних збірках, де вони виконують сигнальну, інформативну, індикативну, адресну та пошукову функції.

Розширеному реферату більшою мірою властива інформативна функція. Такі реферати, як правило, складають на іноземні книги, що є в країні в обмеженій кількості примірників, або на вітчизняні, якщо це зумовлено необхідністю. Розширений реферат найчастіше складають на основі поаспектного аналізу змісту книги, що забезпечує його компактність і змістовність.

Залежно від наукової цінності аспектів їхній зміст у рефераті можна подати як переказ або описово, що надає реферату рис інформативного й індикативного типів.

Фактичний матеріал, який становить самостійний науковий інтерес, незалежно від трактування автора слід включати до реферату. Однорідну інформацію з документа узагальнюють і подають у вільній формі [15, 277].

При багатотемному змісті книги можливі два варіанти підготовки. Перший полягає в тому, що в змісті реферату виділяють кілька частин, у кожній з яких поаспектно викладають зміст відповідного тематичного розділу книги, у другому – реферат складають лише з урахуванням якогось основного тематичного напряму відповідно до запитів користувачів (цільовий або аспектний реферат).

3.3 Реферування звітної науково-технічної й дослідно-конструкторської документації

Звітна науково-технічна й дослідно-конструкторська документація містить відомості про найновіші дослідження, тому вона становить особливий інтерес для користувачів, разом з тим ця документація належить до неопублікованих документів, кількість її примірників невелика. Звідси досить високі вимоги, які висувають до рефератів на таку документацію, зокрема до повноти і точності відображення їхнього змісту.

Створення текстів рефератів у складі звітної науково-технічної документації з науково-дослідних і дослідно-конструкторських робіт доцільно здійснювати з використанням анкетного методу реферування. Як аспекти можна розглядати теоретичні питання; вироби, їхні складові; галузь науки і техніки, до яких належать дослідження; їхню мету; галузі використання (виробництво, експлуатація, проектування); відомості про технологію застосування обладнання; умови проведення дослідження (часові, географічні, кліматичні, фізичні тощо).

Основну увагу слід приділяти викладенню головних результатів роботи, характеристиці виробу або його складових, опису істотних особливостей, відомостей про наукове значення і технічну та економічну ефективність, рекомендаціям для використання результатів.

Текст реферату рекомендують подавати в абзацній формі, виділяючи в окремих абзацах різні аспекти змісту. Разом з тим текст має бути єдиним цілим, в якому всі змістові аспекти узгоджені і підводять до головного – до результатів роботи. Таке оформлення тексту полегшує реалізацію пошукової функції, що має особливе значення для рефератів на такі документи. У кінці реферату вказують кількість і характер ілюстрацій, таблиць, назв у списку літератури [15, 278].

Обсяг реферату певною мірою залежить від виду відповідного науково-технічного документа. Так, обсяг рефератів на звіти про науково-дослідницькі та дослідно-конструкторські роботи коливається в межах від 1200 до 2000 знаків; на реєстраційні карти – до 250.

Реферати для інформаційних карт на вироби найчастіше складають у табличній формі.

3.4 Реферування описів винаходів

Відомості в описах винаходів завжди однотипні й обов'язково належать до нових технічних рішень, тексти описів винаходів мають стандартну, суворо регламентовану форму надання інформації, їм притаманні типові усталені мовні звороти. Причому це стосується описів винаходів, виданих у різних країнах.

Маючи деякі розбіжності щодо повноти розкриття суті винаходу, самі описи винаходів різних країн схожі за своїми основними елементами. Таке становище сприяло уніфікації форми і мови рефератів описів винаходів у міжнародному масштабі. Відповідне рішення прийняли Комітет з міжнародної співпраці патентних відомств в інформаційному пошуку (ICIREPAT), Єдиний європейський патент (ЕРО) і Європейська патентна кооперація.

Завдяки цьому в наш час референтські служби більшості країн використовують анкетний метод для складання рефератів описів винаходів і наводять відомості за єдиною структурною схемою. Цією схемою визначено перелік аспектів змісту опису винаходу, що необхідно відобразити в рефераті: об'єкт (предмет) винаходу; його призначення і галузь використання; суть винаходу і мета, якої досягають за його допомогою; технічне завдання, яке вирішують за допомогою винаходу; його технічні та економічні переваги. Цей перелік універсальний, його можна використовувати для інформаційного аналізу описів винаходів, незалежно від країни патентування [2, 147].

Прикладом може бути реферат на опис винаходу методу обробки рідких радіоактивних відходів з високим рівнем активності.

Пропонуємо метод обробки рідких радіоактивних відходів з високим рівнем активності, що утворюються на переробних підприємствах. Унаслідок заморожування таких відходів утворюється сублімат, який становить рідкі радіоактивні відходи з низьким 1 рівнем активності, що містять воду, азотну кислоту й нукліди, а також осад, який містить продукти поділу, актиниди, продукти корозії, нітрат натрію та гідроксид натрію. Для розчинення нітрату натрію й гідроксиду натрію осад обробляють лужним розчином. Розчинені нітрати й гідроксид відокремлюють від осаду, що містить продукти поділу і корозії. Подано схему процесу.[15, 276]

Важливо мати на увазі, що, складаючи реферат, необхідно аналізувати весь текст опису винаходу, а також додаткові матеріали (креслення, схеми тощо), незважаючи на те, що всі основні положення відображено у формулі винаходу, яка становить самостійну частину опису і чітко визначається. На жаль, ця вимога не завжди задовольняється [15, 279].

Так, реферати, вміщені в деяких зарубіжних офіційних бюлетенях (США, Німеччина та інші), створено лише на основі патентної формули, унаслідок чого в цих рефератах не відображено юридичних властивостей первинного документа, що утруднює застосування їх для попередньої патентної експертизи.

ВисновКи

Узагальнення вітчизняного і зарубіжного досвіду реферування документів показує, що воно пройшло, хоч і відносна короткий, але вельми швидкий шлях розвитку. Триває активне дослідження питань історії, методики й організації реферування, дискутуються теоретичні аспекти реферування: вимоги до рефератів, критерії відбору матеріалу для реферування, принципи реферативного аналізу текстів, особливо тоді, коли використовуються ЕОМ, тощо.

Практика засвідчує, що, незважаючи на впровадження формалізованих методик, інтелектуальне реферування – це процес творчий, він залежить від професіоналізму, ерудиції та досвіду референта, що і позначається на якості рефератів.

Потреба в реферуванні потужних потоків документів зі зменшенням затрат, забезпечення доступності рефератів для широкого кола користувачів, забезпечення уніфікації надання інформації в рефератах дає змогу щораз активніше залучати комп'ютерну техніку, удосконалювати існуючі й розробляти нові методи автоматизованого реферування.

Реферативне читання має бути таким, щоб унаслідок цього можна було коротко викласти зміст першоджерела.

Процес реферування поділяється на такі етапи: попереднє загальне ознайомлення з первинним документом; реферативний аналіз змісту документа; узагальнення здобутої інформації; складання; редагування й остаточне оформлення реферату. Кожному етапу відповідає певний вид читання, бо кожен етап, як і вид читання, виконує свої конкретні завдання.

Під час попереднього загального ознайомлення з документом референт має справу з ознайомлювальним та вивчальним читанням. При цьому необхідно виявити формальні ознаки документа (назву, підназву, прізвище автора, назву колективного автора або організації, причетної до створення документа, тощо), для чого слід переглянути вступ, зміст, висновки, резюме. Завдання цього етапу – визначення тематики, усвідомлення змісту, наукової цінності документа, його інформативності. На основі цього приймають рішення про доцільність його реферування.

На етапі реферативного аналізу первинний документ читають повторно і виявляють основні ознаки його змісту, для чого здійснюють реферативне читання. У процесі читання референт розбиває текст (у думці або на папері) на окремі фрагменти, щоб найкраще зрозуміти кожен з них і виявити найважливішу інформацію. У результаті цього він визначає коло змістових аспектів, які буде відображено в рефераті. Для полегшення роботи можна робити короткі записи.

Останній етап - складання тексту реферату, його оформлення та редагування.

Список Використаних джерел

Автоматизация индексирования и реферирования документов [// Итоги науки и техники. Сер. Информатика. Т.7 / Под ред. проф. В.И.Горьковой. – М.: ВИНИТИ, 1983. – 246 с.

Аналітико-синтетична обробка документів: Підруч. для студ. ін-тів культури / Е.Т.Карачинська Є.А.Медведєва В.К.Удалова Л.Г.Хромченко. – Х.: Харк. держ. ін-т культури, 1996. – 257 с.

Блюменау Д. И. Информационный анализ: синтез для формирования вторичного потока документов: Учебно-практич. пособие. - СПб.: Профессия, 2002. - 235 с.

Брискман М.А., Леонов В.П. Современное состояние теории и практики реферирования // Науч. и техн. б-ки СССР. – 1976. – Вып. 4. – С. 29-33.

Вейзе А.А. Реферирование текста. – Минск: Изд-во Белорус. ун-та 1978. – 128 с.

Гончаренко А.П. Проблемы и перспективы развития общегосударственной системы научно-технической информации Украины //НТИ-99: Материалы конф. – М. 1999. – С. 85-86.

Дубровіна Л.А. Національна архівна інформаційна система України «Архівна та рукописна україніка» //Актуальні проблеми сучасного джерелознавства: Матеріали укр.-рос. наук. семінару. – К. С.Пб. 1999. – С. 81-86.

Ефременкова В.М. Хачко О.А. Отражение периодических изданий Украины в Реферативном журнале и Базах данных ВИНИТИ // НТИ. Сер.1.- 1999. – № 3. – С. 18-22.

Жданова Г.С. О научных основах методики реферирования // НТИ. Сер.2. – 1967. – № 2. – С. 12-16.

Зайченко Н. Реферативні ресурси - інформаційний продукт сучасної наукової бібліотеки //Бібліотечний вісник. - 2005. - №1. - C. 28-35.

Зайченко Н. Сорока М. Український реферативний журнал (методологічні та практичні засади розробки і створення) // Бібл. вісн. – 1999. – № 1. – С. 10-12.

Карташов Р. Про створення реферативних журналів України // Вісник книжкової палати. – 1996. – № 1-2. – С. 27-30.

Коханова І. Реферування документів як затребувана сфера інформаційної діяльності. // Вісник книжкової палати: науково-практичний журнал. – 2009. – №2. – С. 31-32.

Кубах А.І. Рекомендації до підготовки рефератів. - Харків: ХНАМГ, 2007. - 16 с.

Кушнаренко Н.М., Удалова В.К. Наукова обробка документів: Підручник. — 4-те вид., перероб. і доп. — К.: Знання, 2006. — 334 с.

Омельчук В.Ю. Національна бібліографія України: тенденції розвитку проблеми розробки // Бібліографічний вісник. – 1995. – № 5. – С. 1-13.

Самойленко Т. Реферат и аннотация. //Секретарь-референт. - 2005. - №3. - C. 40-41.

Курсовая работа: Основні етапи процесу реферування документів

Похожие работы: