СОДЕРЖАНИЕ
Введение
1 Теоретический аспект учета расчетов с подотчетными лицами
2 Организационно-экономическая характеристика МУП «Кристалл»
2.1 Основные экономические показатели хозяйственной деятельности
2.2 Анализ финансового состояния предприятия
3 Учет расчетов с подотчетными лицами
3.1 Документальное оформление и учет командировочных расходов
3.2 Учет хозяйственных расходов
3.3 Учет компенсаций за использование личного транспорта
3.4 Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами
3.5 Учет представительских расходов
3.6 Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами
Выводы и предложения
Список использованной литературы
Приложение
ВВЕДЕНИЕ
В финансово-хозяйственной деятельности предприятия часто возникает ситуация, когда требуется производить расходы через сотрудников. Для этих целей работникам выдаются определенные денежные суммы подотчет. Поскольку в основном средства выплачиваются в наличной форме, то при данных операциях возможность злоупотреблений максимальна. Зная об этом, налоговые органы особое внимание при проверке деятельности предприятия уделяют данному аспекту. Поэтому руководитель и другие заинтересованные лица должны следить за порядком выдачи денежных средств под отчет, целесообразностью расходов, направлением их списанию, а также своевременностью сдачи неиспользованных авансов сотрудниками, не допускать не отрегулированных сумм по данным расчетам.
В процессе контроля расчетов с подотчетными лицами проверяются наряду с кассовыми операциями отдельно операции по производственным командировочным и хозяйственным расходам (при этом пристальное внимание уделяется представительским расходам, а также затратам на использование автотранспорта), следует определить возможность компенсации, включение в себестоимость затрат, так и связанного с затратами доходы работника.
Тема курсовой работы «Учет расчетов с подотчетными лицами» является актуальной, так как возникают постоянные споры по учету.
Целью данной курсовой работы является изучение особенностей учета расчетов с подотчетными лицами в организации.
Объектом исследования в курсовой работе является МУП «Кристалл».
В соответствии с целью в работе поставлены следующие задачи:
- дать организационно–экономическую характеристику деятельности организации;
- рассмотреть теоретические аспекты учета расчетов с подотчетными лицами.
- изучить порядок учета расчетов с подотчетными лицами в организации.
- предложить пути совершенствования автоматизации учета расчетов с подотчетными лицами.
Источниками информации для выполнения данной курсовой работы являются учебные пособия, журналы, бухгалтерская отчетность за 2003-2005 гг., приложение к бухгалтерскому балансу, пояснительная записка, устав, учетная политика предприятия, первичные документы по расчетам с подотчетными лицами, журнал – ордер № 7.
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЙ АСПЕКТ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
В условиях рыночной экономики постоянно происходят изменения в бухгалтерском учете и налогообложении расчетов с подотчетными лицами. В периодической и экономической литературе постоянно идут дебаты по совершенствованию учета и налогообложения расчетов с подотчетными лицами.
Луковецкая А.А., директор департамента аудита Группы компаний «РУСКОНСАЛТ», отмечает, что Налоговый кодекс РФ не устанавливает для коммерческих фирм никаких норм по оплате расходов на проезд и проживание. Включить их в затраты можно в полном объеме.
Затраты на командировки относятся к прочим расходам, пусть даже косвенно. Прежде всего, это приказ о командировке, а также документы, подтверждающие затраты на жилье и проезд. Плюс авансовый отчет. Требовать от фирмы каких-либо дополнительных документов налоговики не вправе. Более того, не требуется даже командировочного удостоверения, достаточно приказа (п. 1 ст. 252 НК РФ). В то же время на случай спора с налоговиками фирма должна быть готова обосновать цель командировки [5,32c.].
Жиленко Е.В., главный бухгалтер ООО «Космос- Терминал», на вопрос можно ли оплачивать командировку, не учитывая средний заработок, отвечает, что если организация считает, что платить за командировку как за обычные рабочие дни удобнее, то должны иметь в виду следующее. Статья 167 Трудового кодекса РФ гарантирует сохранение за командированным сотрудником его среднего заработка, который рассчитывается исходя из зарплаты за 12 предыдущих месяцев. То есть главное, чтобы человек получил сумму, которая была бы не меньше средней заработной платы. Собственно поэтому законодательство требует сохранять за сотрудником, который находится в командировке, также премии и прочие выплаты, предусмотренные в организации [6, 68c.].
Сбитнева И.К., советник налоговой службы П ранга, объясняет, что затраты работников, связанные со служебными поездками за рубеж, в налоговом учете можно признавать на основании косвенных документов. Минфин России подтвердил это в письме от 8 сентября 2006 г. № 03-03-04/1/660. В нем чиновники ссылаются на статью 252 НК РФ. В ней расшифровано, какие расходы можно считать «документально подтвержденными» при расчете налога на прибыль. С 1 января 2006 года пункт 1 статьи 252 НК РФ действует в обновленной формулировке. Утвердив ее, законодатели расширили существующий до этого перечень бумаг, которыми плательщики налога на прибыль могут подтверждать свои расходы. В частности, в этом перечне появились документы:
оформленные «в соответствии с обычаями делового оборота», применяемыми на территориях иностранных государств;
косвенно подтверждающие произведенные расходы.
Суточные по загранкомандировкам можно подтвердить, например, приказом о командировке и посадочным талоном на самолет [7, 20c.].
Шкловец И.Н., советник налоговой службы I ранга, разъясняет по поводу учета стоимости виз по отмененным командировкам. Минфин России заявил, что при отмене занранкомандировки средства, истраченные на визы, налогооблагаемую прибыль не уменьшают (письмо Минфина России от 6 мая 2006г. № 03-03-04/2/134). Рассуждали чиновники так. С одной стороны, статья 264 НК РФ позволяет списать на расходы стоимость виз по командировкам. С другой стороны, любой расход должен быть обоснован. Если же командировка отменена, то независимо от причины расходы по ее подготовке обоснованным считать нельзя. По моему мнению, фирма имеет полное право списать стоимость виз независимо от того, состоялась командировка или сорвалась. Только доказывать это право придется в суде. Также, средства, истраченные на визы для работников, налогом на доходы физических лиц не облагаются и ЕСН на них начислять не надо (п. 3 ст. 217 и подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ) [4, 18c.].
2. ОРГАНИЗАЦИОННО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА МУП «КРИСТАЛЛ»
МУП «Кристалл» образовано в результате реорганизации на основании решения Президиума Кумертауского городского Совета депутатов от 12.02.2003 года № 25-2 путем слияния муниципального предприятия «Блеск» и муниципального предприятия «Снежинка».
Фирменное наименование предприятия: Муниципальное унитарное предприятик «Кристалл».
Предприятие находится в ведомственном подчинении Администрации г.Кумертау Республики Башкорстостан. Функции учредителя предприятия осуществляют Комитет по управлению муниципальной собственностью г.Кумертау и Администрации г.Кумертау.
Предприятие является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный счет в банке, круглую печать со своим наименованием, штамп.
Место нахождения предприятия: 453350, Республика Башкортостан, г.Кумертау, ул.Рабочая, 57а.
Предприятие имеет филиалы:
- Приемный пункт с. Мраково, ул.З. Биишевой, 94:
- Приемный пункт с. Юмагузино.
Предприятие осуществляет в установленном законодательством Российской Федерации и Республики Башкортостан следующие виды деятельности:
химчистка и крашение одежды;
услуги прачечных;
услуги бань и душевых;
пошив швейных изделий по заказам населения;
пошив постельного белья;
пошив ватных изделий;
ремонт и реализация технологического оборудования прачесных и машин химической чистки;
пошив чехлов и спецодежды;
парикмахерские услуги;
услуги массажиста;
услуги косметолога;
ремонт сложно-бытовой техники (стиральных машин, холодильников, морозильных камер, электробритв, пылесосов, чайников, самоваров, швейных машин);
ремонт часов;
ремонт и техническое обслуживание промышленных холодильников;
ремонт и обслуживание кассовых аппаратов;
коммерческая деятельность.
Имущество предприятия находится в муниципальной собственности Республики Башкортостан, является неделимым и не может быть распределено по вкладам (долям, паям), в т.ч. между работниками предприятия на праве хозяйственного ведения и отражается на его самостоятельном балансе.
На момент утверждения Устава чистые активы предприятия составляют 2025763 руб., в т.ч. недвижимое имущество.
Размер уставного фонда предприятия 162500 рублей.
Увеличение уставного фонда предприятия может быть произведено за счет:
дополнительной передачи ему имущества;
имеющихся активов;
выделения средств из государственного бюджета;
остатка нераспределенной прибыли.
Предприятие создает резервный фонд не менее 10 процентов своего уставного фонда путем ежегодных отчислений в размере 5 процентов от доли чистой прибыли, остающейся в распоряжении предприятия. Также имеет право образовывать другие фонды (социальный фонд, жилищный фонд, фонд материального поощрения) в размерах, допускаемых действующим законодательством Российской Федерации и Республики Башкортостан, за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия.
Предприятие возглавляет директор, назначаемый на эту должность распоряжением главы администрации г. Кумертау.
2.1 Основные экономические показатели хозяйственной деятельности
Основные технико-экономические показатели представляют собой обобщающие параметры, которые в совокупности отражают общее состояние организации, а каждый в отдельности характеризует одно из направлений его деятельности.
При анализе основных технико-экономических показателей производятся сопоставления:
-оцениваемых показателей предприятия с соответствующими показателями других предприятий (для оценки места этого предприятия на потребительском рынке, его роли в удовлетворении потребностей населения, а также для получения вывода о конкурентоспособности продукции предприятия);
-различных показателей предприятия между собой (для определения степени использования наличного производственно-технического аппарата предприятия, соотношений между выпуском продукции и ее реализацией, затратами и реализацией, затратами и результатами и т.д.);
-плановых и фактических показателей предприятия (для выявления его резервов).
Информационную базу для анализа составляют данные плановых документов, бухгалтерского и статистического учета и отчетности предприятия.
Технико-экономические показатели, используемые при анализе в качестве исходных данных должны быть:
-достоверны (т.е. отражают реальное положение дел на предприятии);
-представительны, (обязательное условие представительности исходной информации – наличие в ее составе фактических данных за последний отчетный период, предшествующий текущему периоду деятельности предприятия);
-сопоставимы (т.е., временные периоды используемых при анализе данных должны быть одинаковыми по продолжительности; одноименные сопоставляемые показатели должны иметь одинаковые единицы измерения и быть рассчитаны по одной методике; разноименные, но связанные между собой показатели, должны быть сопоставимы);
-взаимосвязаны между собой (взаимосвязь показателей выражается через объективно складывающиеся и достаточно устойчивые отношения между ними, которые поддается вероятность оценке с учетом отраслевой деятельности предприятия).
Динамика основных технико-экономических показателей деятельности МУП “Кристалл” за 2003- 2005 годы приведены в таблице 2.1 из баланса, отчетов ф.2, ф.5 [Приложение А].
Из таблице 2.1 видно, что объем реализации услуг из года в год увеличивается, так в 2004 году по сравнению с 2003 годом увеличение составило 34,6%, а в 2005 г по сравнению с 2004г на 16,6%. Соответственно растут и затраты на производство и реализацию услуг, так в 2004г по сравнению с 2003г. увеличение составило 27%, а в 2005г по сравнению с 2004г на 18,1%. Затраты на рубль реализованных услуг в 2004г по сравнению с 2003г снизилась на 5,6%, а в 2005г по сравнению с 2004г увеличились на 1,3%.
В 2003 году предприятие было убыточным, убыток составил 98,6 тыс.руб, а в 2004-2005гг предприятие стало прибыльным, соответственно прибыль составила 63,7 тыс.руб и 24,7 тыс.руб, увеличение составило в 2004г по сравнению с 2003г 162,3 тыс.руб., а в 2005г по сравнению с 2004г прибыль снизилась на 39 тыс.руб.
Среднесписочная численность персонала в 2003-2005гг с каждым годом снижается, соответственно на 1,4% и 5,7%, а численность рабочих в 2004г по сравнению с 2003г увеличивается на 1,6%, а в 2005г по сравнению с 2004г снижается на 6,5%.
Выработка на 1 работника и рабочего в анализируемых годах увеличивается, соответственно на 36,4%; 16,6% и 32,3%; 24,6%.
Таблица 2.1 – Основные экономические показатели деятельности МУП «Кристалл»
| Показатели | 2003г. | 2004г. | 2005г. | Темп роста, % | |
|
2004г.к 2003г. |
2005г.к 2004г. |
||||
| Объем реализации услуг, тыс.руб | 2510,5 | 3377,9 | 3939,1 | 134,6 | 116,6 |
| Себестоимость реализации услуг, тыс.руб | 2609,1 | 3314,2 | 3914,4 | 127,0 | 118,1 |
| Затраты на рубль реализованной услуг, коп. | 109,9 | 98,1 | 99,4 | 94,4 | 101,3 |
|
Среднесписочная численность персонала, чел. из них рабочих |
71 61 |
70 62 |
66 58 |
98,6 101,6 |
94,3 99,5 |
| Выработка на 1 работника ППП, тыс.руб. | 35,4 | 48,3 | 56,3 | 136,4 | 116,6 |
| Выработка на 1 рабочего, тыс.руб. | 41,2 | 54,5 | 67,9 | 132,3 | 124,6 |
| Среднегодовая стоимость ОПФ, тыс.руб. | 6155 | 7676 | 8199 | 124,7 | 106,8 |
| Фондоотдача ОПФ, тыс.руб. | -0,02 | 0,01 | 0,003 | - | 30,0 |
|
Фонд заработной платы работников ППП, тыс.руб. в т.ч. рабочих |
986,4 819,9 |
1455 1132,0 |
1589 1303,5 |
147,5 138,1 |
109,2 115,2 |
|
Среднемесячная заработная плата работников ППП, руб. в т.ч. рабочего |
1157,7 1120,1 |
1732,1 1521,5 |
2006,3 1872,8 |
149,6 135,8 |
115,8 123,1 |
| Прибыль(убыток) от продаж, тыс.руб. | -98,6 | 63,7 | 24,7 | - | 38,8 |
Растет производительность труда в связи с увеличением автоматизации производственных процессов.
Фонд заработной платы в 2003-2005гг увеличивается с каждым годом, соответственно на 47,5%; 9,2% и 38,1%; 15,2%. Также увеличивается и заработная плата работников, соответственно на 49,6%; 15,8% и 35,8%; 23,1%.
Это увеличение связано с инфляционными процессами в экономике, увеличением МРОТ.
2.2 Анализ финансового состояния предприятия
Из таблицы 2.2 видно, что предприятие в 2003 году было убыточным, убыток составлял 98,6 тыс.руб., а в 2004-2005 году предприятие получило прибыль, соответственно 63,7 тыс. руб. и 24,7 тыс.руб.
Таблица 2.2 – Анализ показателей рентабельности МУП «Кристалл»
| Показатели | 2003г. | 2004г. | 2005г. | Изменения,(+,-) |
| 2005г. к 2003г. | ||||
| Прибыль от продаж, тыс. руб. | -98,6 | 63,7 | 24,7 | +123,3 |
| Чистая прибыль, тыс. руб. | -98,6 | 25,6 | 18,8 | +117,4 |
| Выручка от реализации продукции, тыс. руб. | 2510,5 | 3377,9 | 3939,1 | +1428,6 |
| Собственный капитал, тыс. руб | 8780 | 4497 | 5336 | -3394 |
| Долгосрочные заемные средства, тыс. руб | 9 | - | - | 9 |
| Среднегодовая стоимость основных производственных фондов, тыс. руб. | 6155 | 7676 | 8199 | +2044 |
| Среднегодовая стоимость имущества, тыс. руб | 8349 | 7078 | 6374 | -1975 |
| Рентабельность продаж, (убыточность), % | -3,9 | 1,9 | 0,6 | +4,5 |
| Рентабельность собственного капитала, % | - | 0,6 | 0,4 | +0,4 |
| Рентабельность перманентного капитала, % | - | 0,6 | 0,4 | +0,4 |
| Рентабельность производственных фондов, % | - | 0,3 | 0,2 | +0,2 |
| Рентабельность имущества, % | - | 0,4 | 0,3 | +0,3 |
Собственный капитал в 2003г у предприятия составила 8730 тыс.руб, в 2004г по сравнению с 2003г он уменьшился на 4233 тыс.руб, а в 2005 году по сравнению с 2004г увеличился на 839 тыс.руб. Уменьшение собственного капитала в 2004г связано с реорганизацией предприятия в муниципальное и в связи с этим уменьшился уставной капитал на 474 тыс.руб., добавочный капитал на 5039 тыс.руб и резервный капитал на 942 тыс.руб. Это также связано с покрытием убытка прошлых лет. У предприятия в 2003г был долг перед банком по долгосрочному кредиту в сумме 3 тыс.руб., в 2004г он ее погасил.
Средняя стоимость основных производственных фондов в 2003-2005г из года в год увеличивается, соответственно на 1521 тыс.руб и 523 тыс.руб.
Стоимость имущества в 2003-2004гг наоборот, снижается, соответственно на 1271 тыс.руб и 704 тыс.руб.
В 2003г предприятие было убыточным и в связи с этим на каждый рубль реализованных услуг предприятие получило 39р28коп.убытка. А в 2004-2005гг предприятие стало рентабельным и составила, соответственно 1,9% и 0,6%.
Рентабельность собственного капитала показывает, какова эффективность (отдача) использования собственного капитала и составляет в 2004-2005г, соответственно, 0,6% и 0,4%, а в 2003г этот показатель имел отрицательное значение, так как предприятие имело убыток от основной деятельности.
Рентабельность перманентного капитала показывает эффективность использования собственного капитала и привлеченных на долгосрочной основе заемных средств и равен рентабельности собственного капитала.
Рентабельность производственных фондов показывает эффективность использования основных производственных фондов и равен в 2004-2005г., соответственно 0,3% и 0,2%., а в 2003г он имеет отрицательное значение.
Рентабельность имущества показывает эффективность использования имущества предприятия и равен в 2004-2005гг, соответственно 0,4% и 0,3%, а в 2003г он имеет отрицательное значение.
Из анализа видно, что предприятие в начале слияния в 2003г двух предприятий было убыточным, а в 2004 году предприятие получило прибыль в сумме 63,7 тыс.руб. Это говорит о том, что предприятие в 2004 году сумело покрыть убытки и получить прибыль, но в 2005 году прибыль снизилась на 39 тыс.руб.
Таблица 2.3 – Анализ платежеспособности МУП «Кристалл»
| Показатели | 2003г. | 2004г. | 2005г. |
Отклонение, (+,-) 2005г.к 2003г. |
| Денежные средства и краткосрочные финансовые вложения, тыс.руб. | 1 | 1 | - | -1 |
| Дебиторская задолженность, тыс.руб. | 5946 | 149 | - | -5946 |
| Оборотные активы, тыс.руб. | 6824 | 1297 | 1102 | -5722 |
| Краткосрочные обязательства, тыс.руб. | 1348 | 2064 | 1859 | +511 |
| Коэффициент абсолютной ликвидности для РФ | 0,001 | 0,0005 | - | -0,001 |
| Коэффициент промежуточной ликвидности | 4,4 | 0,07 | - | -4,4 |
| Коэффициент текущей ликвидности | 5,1 | 0,6 | 0,6 | -4,5 |
| Коэффициент обеспеченности собственными средствами | 0,8 | 0,9 | -0,7 | -1,5 |
Из таблицы 2.3 видно, что у предприятия в 2003-2004гг денежных средств и краткосрочных финансовых вложений 1 тыс.руб., а в 2005г они отсутствуют.
Дебиторская задолженность у предприятия из года в год снижается, так если он в 2003г составлял 5946 тыс.руб., в 2004г он снизился до 149 тыс.руб., а в 2005г он отсутствуют совсем. Это свидетельствует о том, что предприятие контролирует за исполнением договорных обязательств и в основном работает с заказчиками по предоплате.
Оборотные активы предприятия с каждым годом снижаются, так в 2004г они снизились на 5527 тыс.руб., в 2005г на 195 тыс.руб. Это связано со снижением дебиторской задолженности.
Краткосрочные обязательства предприятия в 2004г по сравнению с 2003г увеличились на 716 тыс.руб., а в 2005 году по сравнению с 2004г снижаются на 205 тыс.руб. Основную долю задолженности предприятия составляет задолженность перед поставщиками и подрядчиками.
При анализе коэффициентов платежеспособности мы видим, что ни один коэффициент не соответствует норме и с каждым годом они снижаются, это свидетельствует о том, что предприятие теряет свою платежеспособность.
Показатели финансовой устойчивости предприятия характеризуют структуру используемого капитала с позиции его платежеспособности и финансовой стабильности развития.
Анализ финансовой устойчивости общества отражены в таблице 1.4.
По данным таблицы 1.4 коэффициент автономии и финансовой независимости в 2003г составляли 0,9, это свидетельствует о том, что более 90% активов предприятия сформированы за счет собственного капитала. Предприятие обладает достаточной независимостью и возможностями для проведения независимой финансовой политики.
Коэффициент соотношения заемных и собственных средств в 2003-2005гг равна, соответственно, 0,2; 0,5 и 0,3. Это означает, что на 1 рубль собственного капитала предприятие привлекло соответственно 20 коп, 50 коп и 30 коп, то есть участие кредиторов в его финансировании ничтожно мало. Зависимость данного предприятия от внешних источников мала.
Таблица 2.4 – Анализ финансовой устойчивости МУП «Кристалл»
| Показатели | 2003г. | 2004г. | 2005г. | Отклонение, (+,-) |
| 2005г. к 2003г. | ||||
| Коэффициент финансовой независимости | 0,9 | 0,7 | 0,7 | -0,2 |
| Коэффициент соотношения заемных и собственных средств | 0,2 | 0,5 | 0,3 | +0,1 |
| Коэффициент автономии | 0,9 | 0,7 | 0,7 | -0,2 |
По данным показателям финансового состояния предприятия в целом можно охарактеризовать как устойчивое, что обеспечивается высокой долей собственного капитала и предполагает стабильность его деятельности в будущем. Но снижение коэффициента обеспеченности собственными средствами в 2005 году (-0,7) (таблица 2.3) вызывает опасение и поэтому предприятию следует обратить внимание на использование собственного капитала.
Анализ финансовых результатов общества показаны в таблице 2.5.
Таблица 2.5–Анализ финансовых результатов деятельности МУП «Кристалл», тыс. руб.
| Показатели | 2003г. | 2004г. | 2005г. | Отклонение, (+,-) |
| 2005г. к 2003г. | ||||
| Выручка от реализации продукции, работ, услуг | 2510,5 | 3377,9 | 3939,1 | +1428,6 |
| Себестоимость проданных товаров, продукции, услуг | 2609,1 | 3314,2 | 3914,4 | +1305,3 |
| Прибыль (убыток) от продаж | -98,6 | 63,7 | 24,7 | +123,3 |
| Прочие операционные доходы | 39 | 9 | 12 | -27 |
| Прочие операционные расходы | 74 | 39 | 11,9 | -62,1 |
| Прочие внереализационные доходы | 35 | - | - | -35 |
| Прочие внереализационные расходы | - | - | - | - |
| Прибыль (убыток) до налогообложения | -98,6 | 33,7 | 24,8 | +123,4 |
| Налог на прибыль и иные аналогичные обязательные платежи | - | 8,1 | 6 | +6 |
| Чистая прибыль (убыток) | -98,6 | 25,6 | 18,8 | +117,4 |
Анализ структуры полученной прибыли в 2004-2005гг (63,7 и 24,7) позволяет установить, что основную ее часть составляет прибыль от основной деятельности. Убыток (-98,6) полученный в 2003 году полностью получен от реализации услуг.
У предприятия прочие операционные расходы намного превышают прочие операционные доходы, это дало в 2004г отрицательный результат, снизив чистую прибыль на 30 тыс.руб.
В 2003г предприятие имеет внереализационные доходы. А в 2004-2005гг. у предприятия отсутствует внереализационная деятельность.
3. Учет расчетов с подотчетными лицами
Предприятие в процессе финансово – хозяйственной деятельности, могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.
Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, хозяйственные расходы, на расходы по командировкам для осуществления оперативной деятельности предприятия.
Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно – хозяйственные и командировочные расходы.
В организациях выдаются деньги подотчет на следующие цели :
- командировочные расходы;
- хозяйственные расходы;
- представительские расходы.
Документальное оформление и учет командировочных расходов
Командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы, срок командировки определяется руководителем предприятия и не должен превышать 40 дней (не считая времени нахождения в пути).
В случае производственной необходимости руководитель организации может направлять в служебную командировку граждан, связанных с предприятием договорами подряда, поручения, авторского договора, если это предусмотрено условиями договора.
Коллективный договор – правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем через их представителей (ст. 40 Трудового кодекса РФ). Коллективным договором может быть предусмотрено принятие локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права по согласованию с представительным органом работников. Работодатель может принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах его компетенции в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями. При этом локальные нормативные акты, ухудшающие положение работников по сравнению с трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, либо принятые без соблюдения предусмотренного Трудовым кодексом РФ порядка учета мнения представительного органа работников, являются недействительными (ст. 8 Трудового кодекса).
Такая поездка командировкой не является, так как отношения по договорам гражданско-правового характера регулируются нормами гражданского права, а не трудовым законодательством, и осуществляется за счет средств предприятия. В аналогичном случае без оформления договора выплачиваемые гражданину средства в счет компенсации производственных расходов включаются в облагаемый подоходным налогом доход.
Направление работников в командировку производится руководителем предприятия и оформляется приказом, в котором отражается причитающийся к выдаче аванс, обычно рассчитываемый по схеме.
В случае временной нетрудоспособности командированного работника, удостоверенной в установленном порядке, и невозможности вернуться к месту постоянного жительства. Работнику, кроме пособия по временной нетрудоспособности возмещаются расходы по найму жилья и суточные. При этом дни временной нетрудоспособности не включают в срок командировки.
При направлении в командировку оформляется командировочное удостоверение, которое может не выписываться при возвращении работника из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Командировочное удостоверение должно обязательно содержать отметки о прибытии и выбытии работника. Отметки в данном документе заверяются печатью, обычно используемой в хозяйственной деятельности организации. Если работник командируется в разные населенные пункты, то соответствующие отметки должны быть заверены печатью предприятия, отправляющего и принимающего работника. При этом фактическое время пребывания в месте командировки определяется по данным отметкам о дне пребывания в место командировки и дне выбытия из него.
В каждой организации следует вести журнал регистрации выбывающих и пребывающих командированных работников.
Примером локального нормативного акта является приказ руководителя предприятия. Учитывая их социальное значение, кадровое и бухгалтерским службам организаций необходимо уделять особое внимание нормам Трудового кодекса РФ, связанным с процедурой принятия и сферой применения локальных нормативных актов.
Таким образом, организации имеют право самостоятельно своими локальными нормативными актами устанавливать конкретные размеры возмещения командировочных расходов. Иными словами организации могут устанавливать любые размеры командировочных расходов, но не ниже норм, установленных постановлениями Правительства РФ.
С 1 января 2004 г. нормы возмещения командировочных расходов для работников бюджетных организаций установлены постановлением Правительства РФ от 02 октября 2003 г. № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (далее Постановление № 729).
В соответствии с Постановлением № 729 возмещение расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, производится в следующих размерах:
- расходы по найму жилого помещения – в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 руб. в сутки;
- расходы на выплату суточных – в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке;
- расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) – в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда;
- железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
- водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте 11 речного судна всех линий сообщения, в каюте 1 категории судна паромной переправы;
- воздушным транспортом – в салоне экономического класса;
- автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).
При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, они возмещаются в размере минимальной стоимости проезда:
- железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
- водным транспортом – в каюте Х группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
- автомобильным транспортом – в автобусе общего типа.
При расчете суточных необходимо руководствоваться инструкцией Минфина СССР, госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее – Инструкция № 62), которая ныне применяется только в части, не противоречащей действующему законодательству (в первую очередь Трудовому кодексу РФ).
Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, дни нахождения в пути, а также за время вынужденной остановки в пути (п.14 Инструкции № 62). При расчете суточных учитывать, что днем отъезда считается день отправления соответствующего транспортного средства (самолета, поезда и т.п.) из места постоянной работы командированного работника, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.
При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с нуля часов и позднее – последующие сутки. Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции (п.7 Инструкции № 62).
Расходы на проживание возмещаются работнику в сумме фактических произведенных затрат со дня его прибытия к месту командировки и по день выезда к месту постоянной работы по представленным документам.
В соответствии с Постановлением от 25 апреля 1997 г. № 490 «Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации» при оформлении проживания в гостинице организация или индивидуальный предприниматель, оказывающие гостиничные услуги выдают командированному работнику квитанцию (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг, в указанных документах должны содержаться следующие реквизиты:
- наименование организации (для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество, сведения о государственной регистрации);
- фамилия, имя, отчество командированного работника;
- сведения о предоставляемом номере ( месте в номере );
- цена номера (места в номере);
- срок проживания;
- другие необходимые данные по усмотрению исполнителя.
Гостиницы при оказании услуг в обязательном порядке должны применять контрольно–кассовые машины (ККМ) при расчетах с заказчиками, в том числе и с иностранными физическими лицами, как правило, гостиницы дают счет, подтверждающий заключение договора на оказание услуг по найму жилья и чек ККМ.
Статьей 168 Трудового кодекса РФ определено, что все иные командировочные расходы производятся работником только с разрешения работодателя. К таким расходам можно отнести :
- расходы по оплате услуг связи;
- дополнительные услуги, связанные с наймом жилья (в том числе бронирование номера).
- другие расходы, определенные работодателем.
Вернувшись из командировки работник должен в течение трех дней сдать в бухгалтерию авансовый отчет о суммах, которые он там потратил. об этом сказано в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40. К авансовому отчету сотрудник прикладывает командировочное удостоверение и первичные документы, чтобы подтвердить свои расходы (билеты, счета, чеки и т.д.).
Командировки за пределы России.
Как указывалось выше, правоотношения работника и работодателя определяются Трудовым кодексом РФ. Отдельно стоит отметить главу 53 Трудового кодекса РФ, которая регулирует труд работников, направляемых на работу в дипломатические представительства и консульские учреждения РФ, а также в представительства федеральных органов исполнительской власти и государственных учреждений РФ за границей. В то же время основные положения и условия направления работников в заграничные командировки, а также оплата их труда регламентируются постановлением Госкомтруда СССР от 25 декабря 1974 г.№ 365 «Об утверждении правил об условиях труда советских работников за границей» (далее – Правила № 365). Данное постановление в настоящее время применяется только в части, не противоречащей действующему законодательству РФ. Под зарубежными командировками понимаются все командировки за пределы Российской Федерации, в том числе и в страны СНГ.
Действие положений статьи 168 Трудового кодекса РФ распространяется и на служебные командировки за пределы Российской Федерации. В соответствии с нормами данной статьи работнику при заграничной командировке работодателем возмещаются следующие расходы:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилья;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками за пределы Российской Федерации, определяются коллективным договором или локальны нормативным актом организации.
Размеры возмещения командировочных расходов при загранкомандировках не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.
Размеры суточных при загранкомандировках установлены постановлением Правительства РФ от 1 декабря 1993 г. № 1261 «О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств» (далее – Постановление № 1261). В соответствии с пунктом 2 Постановления № 1261 Минфин России по согласованию с Министерством иностранных дел РФ при необходимости вносит изменения в размеры суточных, предусмотренные данным постановлением. Кроме того, Минфину России поручено устанавливать размеры суточных при краткосрочных командировках, если их размеры не были установлены.
С 1 января 2003 г. размеры выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран установлены приказом Минфина России от 12 ноября 2001 г. № 92н «О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран» (далее – Приказ № 92н).
При выплатах суточных необходимо помнить следующие положения Постановления № 1261.
1) Если работник в период краткосрочной командировки за границу обеспечивается иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, то организация (направляющая сторона) выплату суточных лицам не производит. Если принимающая сторона не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет им за свой счет питание, то организация (направляющая сторона) выплачивает им суточные в размере 30% нормы, включая надбавки, предусмотренные Постановлением № 1261.
2) В случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей более 60 дней выплата суточных, начиная с 61 дня, производится в размерах, установленных для работников загранучреждений Российской Федерации при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение.
3) Работникам, выехавшим в командировки за границу и возвратившимся в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 % нормы.
Работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. При выезде из Российской Федерации со дня пересечения границы суточные выплачиваются по норме, установленной для страны, в которую он направляется, а при въезде в Россию со дня пересечения границы – по норме, установленной при командировках в пределах РФ. Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по таможенной отметки в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для страны, в которую он направляется. Данные разъяснения были приведены в письме Минтруда РФ и Минфина России от 17 мая 1996 г. № 1037- ИХ «О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу».
Рассмотрим изложенные положения на примерах.
Пунктом 7 Постановления № 1261 определено, что предельные нормы возмещения расходов по найму жилья при загранкомандировках устанавливает Минфин России по согласованию с Министерством Иностранных дел РФ. С 1 января 2003 г. приказом Минфина РФ от 04 марта 2003 г. № 15н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран» (далее – Приказ № 15н) установлены указанные предельные нормы. В связи с ведением с 1 января 2003 г. главы 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ нормы, установленные Приказом № 15н используется исключительно для организаций бюджетного финансирования, а также в качестве нижнего предела при установлении организацией норм возмещения расходов по найму жилого помещения при загранкомандировках.
При определении пределов возмещения расходов на проезд командированного работника за рубеж в служебную командировку следует руководствоваться пунктом 10 Правил, установленных постановлением Госкомтруда СССР от 25 декабря 1974 г. № 365 «Об утверждении Правил об условиях труда советских работников за границей». В соответствии с указанными Правилами командированным за границу работникам, возмещаются следующие расходы по проезду:
- на железнодорожном транспорте – по тарифу второго класса;
- на воздушном транспорте – по тарифу экономического класса;
- на морском и речном транспорте – по тарифу туристического класса;
- расходы по оплате аэродромных, страховых и комиссионных сборов (при следовании указанными видами транспорта).
С разрешения руководителя предприятия расходы по проезду железнодорожным транспортом могут возмещаться командированному сотруднику и по тарифу первого класса, и по тарифу мягкого вагона. Также по разрешению руководства организации могут возмещаться затраты на пользование постельными принадлежностями в поездах.
Если классификация кают на пассажирских судах установлена в категориях, каюты первой, второй и третьей категории считаются каютами первого класса, а каюты других категорий – второго (туристического) класса. При отсутствии в стране вагонов (а на судах – кают) второго класса, расходы возмещаются по тарифу первого класса.
Стоимость проезда по железным дорогам в странах Азии и Африки возмещается всем работникам по тарифу первого класса. Если проезд железнодорожным или водным транспортом происходил в ночное время, то возмещается и стоимость спальной плацкарты.
Командированному работнику, кроме указанных расходов, также компенсируются:
- расходы по проезду на вокзал, аэродром или пристань, а также с вокзала, аэродрома или пристани в местах отправления, назначения и пересадок (кроме тех случаев, когда работнику предоставляются бесплатные средства передвижения);
- расходы по проезду по грунтовым, шоссейным дорогам и водным переправам;
- расходы по провозу багажа (возмещается не более 30 кг. независимо от количества багажа, полагающегося провозить бесплатно по билету того вида транспорта, которым следует работник).
Расходы возмещаются по установленным нормам только по представлению работником подтверждающих документов (счета, квитанции, проездные билеты и т.п.).
Статьей 168 Трудового кодекса РФ определено, что иные командировочные расходы работника возмещаются работодателем только с согласия. К указанным расходам можно отнести:
- расходы на получение и регистрацию заграничного паспорта;
- расходы на получение визы;
- расходы за услуги аэропортов;
- комиссионные сборы;
- расходы по оплате услуг связи;
- расходы, связанные с обменом наличной валюты или чеков в банке;
- другие подобные расходы.
При этом еще раз подчеркнем, что Трудовой кодекс РФ дает организации возможность для самостоятельного установления размеров командировочных расходов, но не ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.
3.2 Учет хозяйственных расходов
Для обеспечения оперативной деятельности предприятий подотчетными лицами могут быть выданы денежные средства на хозяйственные расходы
С работниками, которые включены в список постоянных получателей денег на хозяйственно - операционные расходы, должен быть заключен договор о материальной ответственности.
Подотчетным лицам деньги выдаются для закупок товарно–материальных ценностей на рынках, у населения, а также у других юридических лиц.
Хозяйственные расходы подтверждаются квитанциями почтовых отделений, мастерских по ремонту техники или автомобилей, счетами и чеками магазинов, счетами оптовых организаций и квитанциями или чеками, подтверждающими оплату им за канцелярские и хозяйственные принадлежности и др. Подотчетное лицо может приобрести предметы труда. Эти предметы должны быть сданы на склад, на них должен быть выписан приходный ордер склада, а затем на основе требования они выдаются в эксплуатацию.
При получении товарно-материальных ценностей (а также денежных средств) от организации через подотчетное лицо требуется доверенность, выданная на его имя.
При оформлении авансового отчета по произведенным хозяйственным расходам к нему должны быть приложены документы, подтверждающие покупку. К данным документам относятся счета и чеки магазинов, квитанции приходных кассовых ордеров, а в случае осуществления покупки на рынке или у населения – акты-справки.
В акте подробно излагается содержание операции с указанием даты и места покупки, количество и цена, а также реквизитов, позволяющих проконтролировать факт приобретения материалов у физического лица.
При приобретении товарно-материальных ценностей подотчетным лицом к авансовому отчету кроме документов, подтверждающих приобретение и потраченные на них суммы, должны быть приложены документы, подтверждающие их оприходование на склад (это может быть приходный ордер, приходная накладная).
Если материалы были сразу израсходованы, отнесены на общехозяйственные расходы (например, канцтовары в небольшом количестве), то к авансовому отчету должны прилагаться требования с распиской получателя либо другие документы, подтверждающие расход.
3.3 Учет компенсаций за использование личного транспорта
Сотрудниками организации могут выдаваться средства за использование автотранспорта. При этом затраты могут быть компенсированы либо в форме выплат в фиксированной сумме за использование в служебных целях личного автотранспорта, либо в виде арендной платы, заработной платы. При этом часто средства на использование автотранспорта, на закупку ГСМ, ремонт выдаются в подотчет.
Компенсация за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 24.05.1993 г. № 487 «О предельных нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок» и приказом Минфин РФ от 04.02.2000 г. № 16н «Об изменении предельных норм компенсации за использование личного легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок».
Письмом Минфина РФ от 21.07.1992 г. № 57 установлены следующие требования для выплаты компенсации:
1) если работа по роду производственной деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями работника;
2) наличие приказа руководителя предприятия, устанавливающего размер и условия оплаты. Размер компенсации устанавливается в зависимости от интенсивности использования автомобиля и предусматривает возмещение затрат по эксплуатации автомобиля, его амортизацию, стоимость горюче – смазочных материалов, расходы на техническое обслуживание и технический ремонт;
3) представление в бухгалтерию организации копии технического паспорта личного автомобиля;
4) компенсация выплачивается один раз в месяц независимо от количества календарных дней;
5) компенсация не выплачивается за время, когда личный автомобиль не эксплуатировался (за время нахождения в отпуске, командировке, за время болезни и по другим причинам).
При этом компенсация выплачивается с разрешения вышестоящих органов в пределах ассигнований на содержание данного вида транспорта, предусмотренных на эти цели сметой соответствующих расходов.
Организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, могут применять указанные выше нормы с увеличением до 10 % в зависимости от конкретных условий эксплуатации легкового автомобиля и мотоцикла.
При использовании для служебных поездок личных легковых иномарок компенсация выплачивается в размерах, установленных для отечественных машин соответствующего класса.
Суммы начисленных компенсаций за использование личных автомобилей отражают по дебету счетов 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» и кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами
Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные (подотчет на основе расходных кассовых ордеров, по кредиту суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).
При журнально-ордерной форме учета операции по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами отражают в журнале-ордере № 7. Это комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. А это значит, что каждой выданной подотчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка, и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71.
Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера на расхождение в суммах полученных и израсходованных. К учету принимаются авансовые отчеты, проверенных арифметически, по существу в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса и утвержденные руководителем организации. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.
Учет представительских расходов
Во многих организациях для осуществления успешной финансово-хозяйственной деятельности производятся так называемые представительские расходы. К данной категории затрат относят, связанные с коммерческой деятельностью расходы предприятий по приему и обслуживанию представителей других хозяйственных структур (предприятий, организаций, учреждений), включая иностранных, прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников заседаний совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии.
К представительским расходам относят расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации, участвующих в переговорах (транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечение заболеваний.
Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % от расходов на оплату труда за этот отчетный период.
При этом произведенные расходы должны быть обоснованы, приложенными к исполнительной смете правильно оформленными документами. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. К ним относятся чеки, квитанции, акты закупки, заполненные по установленной форме и обеспечивающие достоверность отражения в учете операций. При этом в случае невозможности подтверждения расходов документами соответствующие суммы учитываются при обложении подоходным налогом физического лица, получившего средства под отчет. Также личными доходами сотрудников с вытекающими из этого последствиями считаются потраченные на представительские расходы средства при отсутствии смет расходов, указаний конкретных лиц, участвующих во встрече с одной стороны и с другой стороны.
Число лиц, участвующих в переговорах со стороны принимающей организации, не должно превышать число представителей других предприятий (по аналогии с бюджетными организациями, для которых установлено данное правило по отношению к официальному приему иностранных делегаций). Также для бюджетных организаций определено, что количество сопровождающих иностранную делегацию лиц и переводчиков определяется из расчета: один сопровождающий не менее чем на пять членов делегации.
Сотрудники организации, получив средства в подотчет на представительские расходы, обязаны отчитаться в течение трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы. Данным сроком, очевидно, является последний день приема представителей другого предприятия.
Подотчетное лицо по произведенным расходам предоставляет, кроме исполнительной сметы, также авансовый отчет с приложенными счетами из магазинов, гостиницы, ресторана, театральными билетами.
3.6 Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами
1С:Бухгалтерия – это универсальная бухгалтерская программа, которая на сегодняшний день является самой распространенной в ведении бухгалтерского учета на ЭВМ. Эту программу можно изменить и откорректировать на лад своего предприятия и своей отрасли.
Возможности 1С:
1) Ведение аналитического и синтетического учета;
2) Ведение количественного и многовалютного учета;
3) Заполнение и выведение на печать первичных документов;
4) Получение автоматически бухгалтерских итогов;
5) Получение бухгалтерской отчетности на печать.
В 1С: Бухгалтерия можно реализовать и собственную схему автоматизации бухгалтерского учета, которая будет существенно отличаться от предложенной в типовой конфигурации.
На предприятии МУП «Кристалл» бухгалтерский учет автоматизирован. Рекомендуем данному предприятию в дальнейшем использовать эту программу, так как она позволяет эффективно автоматизировать учет практически любого участка работы бухгалтерии.
Для ввода в информационную базу авансового отчета в типовой конфигурации предназначен документ «Авансовый отчет». Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца.
При вводе нового документа, прежде всего, следует установить тип авансового отчета – «рублевый» или «валютный». В зависимости от этого суммы выдаваемых средств и суммы расходов указываются в рублях или иностранной валюте. При этом дополнительно запрашивается валюта, в которой выдавался аванс.
Если представляется авансовый отчет о расходовании полученных денежных средств, то в реквизите «Наименование аванса» указывается, на какие цели был выдан аванс.
Если расчеты с сотрудником по предыдущему авансовому отчету полностью завершены, то указывается сумма задолженности или перерасхода по предыдущему авансовому отчету. Ее можно ввести вручную или с помощью кнопки «Показать». Во втором случае в документе будет оказано состояние расчетов с сотрудником по данным бухгалтерского учета (сальдо на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»). Заполненную форму можно сохранить и провести (кнопка «ОК»).
При проведении документа по каждой строке табличной части будут сформированы проводки по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (субсчет 71.1. или 71.11) и дебету счета, на которого списываются затраты данного наименования.
Если аванс использован на приобретение материально-производственных запасов (МПЗ) – основных средств, нематериальных активов, материалов или на оплату услуг, то в качестве корреспондирующего счета следует указать счет расчета с контрагентами (например, один из субсчетов счета 60).
В реквизите «Сумма» следует указать сумму, выплаченную поставщику. Реквизит «В том числе НДС» заполнять не следует. Операции отражающие поступление ценностей, рекомендуется оформлять предусмотренный для этого документами конфигурации: Поступление материалов», «Услуг сторонних организаций» и т.д. Тем не менее, если в табличной части документа указать счет учета МПЗ или счет затрат, то при проведении будет сформирована проводка отражающая поступление ценностей или получения услуг. Данная возможность используется в случае, когда поставщик не предоставляет счет-фактуру, а НДС можно принять к зачету по расчетной ставке, например, покупка ГСМ за наличный расчет, оплата проживания в гостинице и т.п. Сумму НДС следует указать в реквизите «В том числе НДС». (Данный реквизит предусмотрен именно для таких случаев). При проведении документ сформирует проводки без НДС.
Для списания с подотчетного лица оставшейся задолженности и отнесения ее на счет 19 «НДС по приобретенным ценностям» используется документ «Счет-фактура полученный».
ВЫВОДЫ И ПРЕДЛОЖЕНИЯ
МУП «Кристалл» образовано в результате реорганизации на основании решения Президиума Кумертауского городского Совета депутатов от 12.02.2003 года № 25-2 путем слияния муниципального предприятия «Блеск» и муниципального предприятия «Снежинка».
Бухгалтерский учет в МУП «Кристалл» ведется в соответствии с Федеральным законом “О бухгалтерском учете” от 21.11.96 № 129-ФЗ, с ПБУ 5/01 и с ПБУ 10/99 и другими нормативными документами.
На основании проведенного исследования было выявлено:
Объем реализации услуг из года в год увеличивается, так в 2004 году по сравнению с 2003 годом увеличение составило 34,6%, а в 2005 г по сравнению с 2004г на 16,6%. Соответственно растут и затраты на производство и реализацию услуг, так в 2004г по сравнению с 2003г увеличение составило 27%, а в 2005г по сравнению с 2004г на 18,1%. Затраты на рубль реализованных услуг в 2004г по сравнению с 2003г снизилась на 5,6%, а в 2005г по сравнению с 2004г увеличились на 1,3%.
Среднесписочная численность персонала в 2003-2005гг с каждым годом снижается, соответственно на 1,4% и 5,7%, а численность рабочих в 2004г по сравнению с 2003г увеличивается на 1,6%, а в 2005г по сравнению с 2004г снижается на 6,5%.
Выработка на 1 работника и рабочего в анализируемых годах увеличивается, соответственно на 36,4%; 16,6% и 32,3%; 24,6%.
Фонд заработной платы в 2003-2005гг увеличивается с каждым годом, соответственно на 47,5%; 9,2% и 38,1%; 15,2%. Также увеличивается и заработная плата работников, соответственно на 49,6%; 15,8% и 35,8%; 23,1%.
Это увеличение связано с инфляционными процессами в экономике, увеличением МРОТ.
Собственный капитал в 2003г у предприятия составила 8730 тыс.руб., в 2004г по сравнению с 2003г он уменьшился на 4233 тыс.руб., а в 2005 году по сравнению с 2004г увеличился на 839 тыс.руб. Уменьшение собственного капитала в 2004г связано с реорганизацией предприятия в муниципальное и в связи с этим уменьшился уставной капитал на 474 тыс.руб., добавочный капитал на 5039 тыс.руб. и резервный капитал на 942 тыс.руб. Это также связано с покрытием убытка прошлых лет. У предприятия в 2003г был долг перед банком по долгосрочному кредиту в сумме 3 тыс.руб., в 2004г он ее погасил.
Средняя стоимость основных производственных фондов в 2003-2005г из года в год увеличивается, соответственно на 1521 тыс.руб. и 523 тыс.руб.
Стоимость имущества в 2003-2004гг наоборот, снижается, соответственно на 1271 тыс.руб. и 704 тыс.руб.
В 2003г предприятие было убыточным и в связи с этим на каждый рубль реализованных услуг предприятие получило 39р28коп. убытка. А в 2004-2005гг предприятие стало рентабельным и составила, соответственно 1,9% и 0,6%.
Рентабельность собственного капитала показывает, какова эффективность (отдача) использования собственного капитала и составляет в 2004-2005г, соответственно, 0,6% и 0,4%, а в 2003г этот показатель имел отрицательное значение, так как предприятие имело убыток от основной деятельности.
Рентабельность перманентного капитала показывает эффективность использования собственного капитала и привлеченных на долгосрочной основе заемных средств и равен рентабельности собственного капитала.
Рентабельность производственных фондов показывает эффективность использования основных производственных фондов и равен в 2004-2005г., соответственно 0,3% и 0,2%., а в 2003г он имеет отрицательное значение.
Рентабельность имущества показывает эффективность использования имущества предприятия и равен в 2004-2005гг, соответственно 0,4% и 0,3%, а в 2003г он имеет отрицательное значение.
Из анализа видно, что предприятие в начале слияния в 2003г двух предприятий было убыточным, а в 2004 году предприятие получило прибыль в сумме 63,7 тыс.руб. Это говорит о том, что предприятие в 2004 году сумело покрыть убытки и получить прибыль, но в 2005 году прибыль снизилась на 39 тыс.руб.
Дебиторская задолженность у предприятия из года в год снижается, так если он в 2003г составлял 5946 тыс.руб., в 2004г он снизился до 149 тыс.руб., а в 2005г он отсутствуют совсем. Это свидетельствует о том, что предприятие контролирует за исполнением договорных обязательств и в основном работает с заказчиками по предоплате.
Оборотные активы предприятия с каждым годом снижаются, так в 2004г они снизились на 5527 тыс.руб., в 2005г на 195 тыс.руб. Это связано со снижением дебиторской задолженности.
Краткосрочные обязательства предприятия в 2004г по сравнению с 2003г увеличились на 716 тыс.руб., а в 2005 году по сравнению с 2004г снижаются на 205 тыс.руб. Основную долю задолженности предприятия составляет задолженность перед поставщиками и подрядчиками.
При анализе коэффициентов платежеспособности мы видим, что ни один коэффициент не соответствует норме и с каждым годом они снижаются, это свидетельствует о том, что предприятие теряет свою платежеспособность.
Коэффициент автономии и финансовой независимости в 2003г составляли 0,9, это свидетельствует о том, что более 90% активов предприятия сформированы за счет собственного капитала. Предприятие обладает достаточной независимостью и возможностями для проведения независимой финансовой политики.
Коэффициент соотношения заемных и собственных средств в 2003-2005гг равна, соответственно, 0,2; 0,5 и 0,3. Это означает, что на 1 рубль собственного капитала предприятие привлекло, соответственно, 20 коп, 50 коп и 30 коп, то есть участие кредиторов в его финансировании ничтожно мало. Зависимость данного предприятия от внешних источников мала.
По данным показателям финансового состояния предприятия в целом можно охарактеризовать как устойчивое, что обеспечивается высокой долей собственного капитала и предполагает стабильность его деятельности в будущем. Но снижение коэффициента обеспеченности собственными средствами в 2005 году (-0,7) вызывает опасение и поэтому предприятию следует обратить внимание на использование собственного капитала.
Анализ структуры полученной прибыли в 2004-2005гг (63,7 и 24,7) позволяет установить, что основную ее часть составляет прибыль от основной деятельности. Убыток (-98,6) полученный в 2003 году полностью получен от реализации услуг.
У предприятия прочие операционные расходы намного превышают прочие операционные доходы, это дало в 2004г отрицательный результат, снизив чистую прибыль на 30 тыс.руб.
В 2003г предприятие имеет внереализационные доходы. А в 2004-2005гг у предприятия отсутствует внереализационная деятельность.
Проведенные исследования позволили сделать вывод, что учет расчетов с подотчетными суммами на МУП «Кристалл» в основном отвечает требованиям бухгалтерского, аудиторского и налогового контроля и экономического анализа.
На предприятии бухгалтерский учет автоматизирован и внедрена программа 1С:Бухгалтерия.
В программе ведут учет дебиторской задолженности подотчетных лиц и заполнение авансовых отчетов.
На предприятии утвержден список лиц имеющих право получать авансом денежные средства из кассы на хозяйственные нужды. Деньги выдаются в подотчет работникам на основании заявления с указанием суммы, цели, срока на который выдаются подотчетные средства.
Также ведется строгий контроль за сроками предоставления авансового отчета по фактически израсходованным суммам, с приложением оправдательных документов. В связи с изменениями формы авансового отчета с 1 января 2001 г. (Постановление Госкомстата России от 01.08.01. № 55) предприятие заказал новую форму в типографии. Авансовые отчеты утверждаются руководителем в положенные сроки и в нормах установленных приказом Минфина РФ.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
Аудит: Учебник для вузов / В.И. Подольский, А.А. Савин, Л.В. Сотникова, и др.; Под ред. Проф. В.И. Подольского-3-е издание, перераб. и доп.-М.: ЮНИТИ-ДАНА, Аудит, 2005.-583с;
Богаченко В.М., Кириллова Н.А. Бухгалтерский учет: Учебное пособие 3-е издание, перераб. и доп.- Ростов н/Д: «Феникс», 2005.-480с;
Гражданский кодекс Российской Федерации. Части 1 и 2.-М.: Проспект, 1998 год;
Главбух. Ежемесячный журнал .2006.№11.-18с.
Главбух. Ежемесячный журнал .2006.№14.-32с.
Главбух. Ежемесячный журнал .2006.№15.-70с.
Главбух. Ежемесячный журнал .2006.№20.-20с.
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях – М.:ТК Велби, издательство Проспект, 2005.-288с.;
Козлова Е.П., Бабченко Т.Н., Галанина З.Н., «Бухгалтерский учет в организациях» - М.: Финансы и статистика, 2005.-800с;
Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие 4-е издание, перераб. и доп. – М: ИНФРА-М 2005.-640с;
Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Утверждены приказом Минфина РФ от 13.06.95 г. №49;
Налоговый Кодекс Российской Федерации. Части 1 и 2. – Н23М.; ТК Велби, издательство Проспект, 2006.-544с.;
ООО Бератор-Практическая энциклопедия бухгалтера 2005. - 788с;
«О применении кантрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением». Закон Российской Федерации от 18.06.93 г. №5215-1;
«О безналичных расчетах в Российской Федерации». Положение Центобанка РФ от 12.04.2001 г. №2-П;
«О формах бухгалтерской отчетности организации». Приказ Минфина РФ от 13.01.2000 г. №4н;
«О введении новых форматах расчетных документов». Указание Центробанка РФ от 03.12.97 г. №51-У (с изменениями и дополнениями от 22.02.99 г. №502-У);
«Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами». Указание Центробанка РФ от 07.10.98 г. №375-У;
«О мерах по повышению собираемости налогов и других обязательных платежей и упорядочению наличного и безналичного денежного обращения». Указ Президента РФ от 18.08.96 г. №212;
«Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей». Указ Президента РФ от 23.05.94 г. №106;
«Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации» Приказ Минфина РФ от 06.07.2001 г. № 49н.
Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации». ПБУ 4/99. Утверждено приказом Минфина РФ от 06.07.99 г. №34н;
Положение по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте». Утверждено приказом Минфина РФ от 10.01.2000 г. №2н;
Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Утверждено приказом Минфина РФ от 29.07.98 г. №34н (в ред. приказа Минфина РФ от 24.03.2000 г. №31н);
План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия и Инструкция по его применению. Утверждены приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. №94н;
«Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации». Инструкция Центробанка РФ от 04.10.93 г. №18;
«Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации». Приказ Центробанка РФ от 05.01.98 г. №14-П;
Сборник кодексов Российской Федерации. 5-е издание, дополнение-Ростов н/Д.; издательство «Феникс», 2005. -928с.;
Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия: Учебник – Москва ИНФРА-М, 2005.- 335с;
Сорокина Е.М. Анализ денежных потоков. Теория и практика в условиях реформирования Российской экономики. – М.: Финансы и статистика, 2005. – 176 с.
Тимофеева Т.В. Концепция и анализ денежных потоков предприятия: Курс лекций. – Оренбург: Издательский центр ОГАУ, 2005. – 136 с;
Федеральный Закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 г №129-ФЗ;
Харитонов С.А. 1С-Компьютерная бухгалтерия 7.7 в системе гибкой автоматизации бухгалтерского учета. Научно – Методическое издание, 2005.-540с;
Харитонов С.А. Упрощенная система налогообложения: «1С-Паблишинг», Москва, 2005.- 204с;
Хорин А.Н. Отчет о движении денежных средств // Бухгалтерский учет № 5. 2006. –58 с;
Чистов Д.В. Хозяйственные операции в Компьютерной бухгалтерии 7.7; (Новый план счетов): Учебное пособие, 2-е издание, перераб. – М: АОЗТ «1С», Москва 2005.- 255с.
Экономический анализ. Учебник для вузов /Под ред.Л.Т. Гиляровской. – 2-е изд., дополненное – М.:ЮНИТИ – ДАНА, 2005.-615 с.
Приложение
ТИПОВЫЕ ПРОВОДКИ
| По дебету счета | ||
| Дебет | Кредит | Содержание хозяйственной операции |
| 71 | 50 | Наличные денежные средства выданы под отчет из кассы |
| По кредиту счета | ||
| 08 | 71 | Учтены расходы подотчетных лиц, связанные с покупкой внеоборотных активов; оплачены подотчетными лицами расходы, связанные с доставкой внеоборотных активов |
| 10 | 71 | Оприходованы материалы, приобретенные подотчетными лицами расходы, связанные с доставкой материалов |
| 20 | 71 | Оплачены подотчетными лицами расходы для нужд основного производства |
| 25 | 71 | Оплачены подотчетными лицами общепроизводственные расходы |
| 26 | 71 | Оплачены подотчетными лицами общехозяйственные расходы |
| 50 | 71 | Неиспользованные денежные средства, ранее выданные под отчет, возвращены в кассу |
| 70 | 71 | До истечения срока представления авансового отчета выданные работнику суммы зачтены в счет заработной платы |
| 94 | 71 | Отложены подотчетные суммы, по которым подотчетное лицо не отчиталось в установленный срок, а также подотчетные суммы, потраченные необоснованно |
| 99 | 71 | Задолженность подотчетного лица списана в связи с чрезмерными обстоятельствами (например, в связи со смертью работника) |