Курсовая работа: Создание базы данных "Паспортистка жилищной организации"

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. ОБСЛЕДОВАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

1.1 Описание предметной области

1.2 Описание работы паспортистки

1.3 Анализ входных и выходных документов

1.4 Описание запросов пользователя

2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

2.1 Определение цели создания базы данных

2.2 Определение таблиц, которые должна содержать база данных

2.3 Определение необходимых в таблице полей

2.4 Определение полей с уникальными значениями в каждой записи

2.5 Определение связей между таблицами

3. ИНФОЛОГИЧЕСКОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ

3.1 Перечень сущностей

3.2 Диаграмма "сущность-связь"

4. ПРЕОБРАЗОВАНИЕ ER-ДИАГРАММЫ В ОТНОШЕНИЯ

5. ВЫБОР И ОПИСАНИЕ ИСПОЛЬЗУЕМОЙ СУБД

6. СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ВВЕДЕНИЕ

Автоматизация технологических и управленческих процессов, без которых немыслимо эффективное решение задач управления промышленным или торговым предприятием, банком, учебным заведением, государственными структурами и т.д., основывается на накопление, обработке и хранении больших объемов информации. Современные системы управления базируются на автоматизированных информационных технологиях. Информационные технологии – это процессы сбора, передачи, обработки информации и принятие управленческого решения.

Эффективность автоматизированных информационных управляющих систем в значительной мере зависит от того, насколько обеспечивается скорость доступа к данным, их полнота, достоверность, непротиворечивость. И практически везде информационная система представляет собой интегрированную систему, ядро которой составляет база данных, представляющее собой самодокументированное собрание взаимосвязанных данных.

Для написания курсового проекта, необходимо обладать теоретическими знаниями и практическими умениями создания базы данных.

База данных – это уникальный файл (или набор файлов), содержащий в себе информацию, которая является однородной и упорядоченной по определенному критерию.

Данная курсовая работа разработана для базы данных «Паспортистка жилищной организации».

Целью курсового проектирования является приобретение практических навыков обследования предметной области, концептуального, логического и физического проектирования, а также автоматизация работы паспортистки жилищной организации. Результатом данной работы является создание собственной базы данных и всех программных средств.

Создание данной базы облегчит работу пользователю (оператору), который физически не может помнить и хранить всю необходимую информацию в голове. Данная база должна автоматизировать работу с потенциальными клиентами. Информация, хранящаяся в базе данных, поможет работать администратору.

Перед разработчиком этой базы данных были учтены следующие требования:

Полное отражение в модели данных реальных процессов деятельности паспортистки жилищной организации.

Обеспечение быстрого и удобного доступа к данным.

Разграничение прав пользователей в соответствии с их местом, занимаемым в структуре организации и наличием различного рода привилегий.

Обеспечение безопасности данных от несанкционированного доступа.

Обеспечение сохранности данных в случае сбоев работы информационной системы.

Наличие удобных форм ввода данных в базу.

Обеспечение вывода отчётов по совершаемой деятельности.

Обеспечение возможности быстрого поиска нужной информации.

9. Обеспечение целостности данных.

При разработке базы данных были использованы следующие программные средства:

Microsoft Access;

Microsoft Visio version 2007;

Acrobat Reader;

Microsoft Word.

1. ОБСЛЕДОВАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

1.1 Описание предметной области

Тема данного курсового проекта актуальна, поскольку паспорт является важным неотъемлемым документом, удостоверяющим личность каждого гражданина своей страны. Также практически каждый из нас сталкивается со сферой услуг, такими, как оформление частной собственности, приватизация, оформление заграничных паспортов, БТИ, ГУЮ и т.д. Специфика таких организаций связана с большим разнообразием индивидуальных интересов большого числа клиентов. В связи с этим на рабочих местах приходится вести множество записей, заявок, журналов содержащих запросы, выписывать квитанции. Существует множество программных средств, которые позволяют упростить ведение документации.

Для получения достоверной информации о предметной области был использован личный опыт студента по прохождению производственной практике и беседа с паспортисткой жилищной организации п.Тенистый. В результате были выявлены пользовательские требования к разрабатываемой базе данных, а также получена информация о процессе функционирования паспортной организации и некоторые входные и выходные формы.

При формировании требований к разрабатываемому продукту, большое внимание уделялось тому, что работники данной организации далеко не в полном объеме владеют навыками работы с персональным компьютером. В этой связи были предусмотрены следующие требования:

удобство в использовании;

простота в обслуживании;

русскоязычный интерфейс;

предоставление необходимой коммуникации.

Вся необходимая информация для работы с базой данных представлена в трех частях. К первой части относится описание работника, сюда относится фамилия, имя, отчество паспортистки, адрес проживания, номер контактного телефона, а также паспортные данные. Во второй части описывается предоставляемая организацией услуга. При оформлении запроса о получении паспорта должна указываться причина: утеря раннее выданного паспорта, первичное получение паспорта, достижение определенного возраста, при котором срок действия паспорта завершен, замужество (для женщин). В третьей части содержится описание клиента.

Входные и выходные документы представлены в разделе 1.3.

1.2 Описание работы паспортистки

Записаться на ту или иную услугу клиент может двумя способами: либо совершив звонок, либо посетив организацию лично. Для назначения посетителю времени, паспортистка изучает информацию, необходимую для записи, после чего записывает клиента. Клиент, придя в назначенное ему время, сообщает об этом паспортистке. В свою очередь паспортистка выполняет необходимые клиенту услуги.

Таким образом, осуществляются следующие процессы:

получение запроса от клиентов;

предоставление выполненной услуги клиенту.

Паспортистка выполняет следующую работу:

При покупки квартиры клиент должен заполнить «Листок статистического учета мигранта» (к документам о регистрации по новому месту жительства) – обозначается «П», также заполняется документ «Сведения о регистрации физического лица по месту жительства» - Приложение №1. При временной регистрации клиент пишет «Заявление о регистрации по месту пребывания» - Форма №1 и должен заполнить «Адресный листок прибытия» (Прописка - П), если прибыл из другого района, области, города – Форма №2, либо «Адресный листок убытия» (Выписка - В), если прописан в другом районе, области, городе – Форма №7.

При регистрации клиента паспортистка заполняет «Поквартирную карточку», в которой указываются владелец квартиры, состав семьи, т.е. общая информация о жильцах данной квартиры – Форма №10, а также заполняет «Карточку регистрации» для каждого члена семьи, проживающего в данной квартире – Форма №9. Данные две карточки скрепляются вместе и хранятся в картотеке. Также клиент должен предъявить паспорт, заполнить «Адресный листок прибытия» (если прибыл из другого района, области, города) – Форма №2, копия свидетельства о регистрации, «Адресный листок убытия» - Форма №7. При заполнении данных документов, паспортистка открывает карточку регистрации на прописку «Поквартирная карточка» - Форма №10.

Для выписки клиент должен написать заявление от руки начальнику УФМС г.Воронежа, заполнить «Адресный листок убытия» - Форма №7, а также предоставить копию паспорта.

Для первичной прописки ребенка в квартиру, собственнику необходимо лишь написать согласие о прописке, если квартира приватизирована, если квартира не приватизирована – заявление родителей (квартиросъемщиков) на прописку ребенка.

При получении паспорта клиент заполняет «Заявление о выдаче (замене) паспорта» - Форма №1П. В заявлении указывается причина выдачи (замены) паспорта. Также клиент предоставляет паспортисте «Листок прибытия» - Форма №2 (если прибыл из другого района, области, города), 3 фотографии (3Ч4), квитанцию оплаты госпошлины, ксерокопию свидетельства о рождении, ксерокопию свидетельства о браке (если состоит в браке), ксерокопию свидетельства о рождении детей до 14 лет (если имеются дети).

Срок действия паспорта гражданина:

от 14 лет – до достижения 20-летнего возраста;

от 20 лет – до достижения 45-летнего возраста;

от 45 лет – бессрочно.

На основании «Карточки регистрации» - Форма №9 ведется выписка квартиросъемщика или регистрация, если не прописан в квартире. Для приватизации квартиры, собственник пишет заявление начальнику УФМС г.Воронежа. Также для получения прописки клиент регистрируется по месту жительства, т.е. заполняет «Заявление о регистрации по месту жительства» - Форма №6 и «Заявление о регистрации по временному пребыванию» (временная регистрация) – Форма №1.

При получении паспортисткой всех вышеприведенных документов от клиентов, она обязана проверить правильность заполнения, занести данные в сводный регистрационный журнал и в течение установленного времени предоставить клиентам все необходимые документы по их запросам.

Паспортистка также выдает справки по месту жительства «Справка», «Выписку из домовой книги (по квартирной карточке) – Форма №2, а также справки о составе семьи. Все данные справки выдаются по требованию клиентов, необходимые им по месту работы, учебы и т.д.

Данная база данных должна содержать только необходимую информацию для пользователя. Данная программа предназначена для автоматизации таких процессов, как:

упрощение ввода необходимых форм для работы;

печать выходных форм и документов;

упрощение системы поиска информации о необходимой услуги.

Все вышеприведенные формы представлены в Приложении.

1.3 Анализ входных и выходных документов

Заявление о регистрации по месту жительства – Форма №6;

Заявление о регистрации по месту жительства – Форма №1;

Адресный листок убытия – Форма №7;

Адресный листок прибытия – Форма №2;

Листок статистического учета мигранта (к документам о регистрации по новому месту жительства) – П;

Сведения о регистрации физического лица по месту жительства – Приложение №1;

Отрывной талон к листу статистического учета мигранта (к документам о снятии с регистрационного учета с последнего места жительства) – Форма №12;

Справка с места жительства;

Карточка регистрации – Форма №9;

Поквартирная карточка – Приложение 10 к Инструкции Форма №10;

Заявление о выдаче (замене) паспорта;

Выписка из домовой книги (по квартирной карточке).

При оплате услуг в Сбербанках России клиенту предоставляются следующие выходные документы:

Квитанция оплаты;

Приходный кассовый ордер.

Наиболее подробно все входные и выходные документы представлены в Приложении.

1.4 Описание запросов пользователя

При работе с данным программным продуктом пользователем может быть реализовано множество запросов, таких как:

Запрос вывода информации о жильце (фамилии, имени, отчества, номера дома, номера квартиры, наименования услуги) с сортировкой результата по фамилии клиента;

Запрос вывода информации об организации (названия организации, адреса, телефона, номеров домов, принадлежащих организации) с сортировкой по названию организации;

Запрос вывода номера дома, номера квартиры и жилой площади данной квартиры;

Запрос вывода наименования услуги и информации о жильцах (фамилии, номера дома, номера квартиры);

Запрос вывода информации о жильце (номера жильца, фамилии, паспортных данных, состава семьи, номера дома и номера квартиры).

2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

Прежде чем создавать с помощью Microsoft Access таблицы, формы и другие объекты, составляющие базу данных, необходимо уделить время этапам проектирования базы данных.

Основными этапами проектирования базы данных являются:

определение цели создания базы данных;

определение таблиц, которые должна содержать база данных;

определение необходимых в таблице полей;

определение полей с уникальными значениями в каждой записи;

определение связей между таблицами.

2.1 Определение цели создания базы данных

На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить назначение базы данных, как она будет использоваться, и какие сведения она должна содержать. Зная это, можно определить, какие сведения будут храниться в таблицах и в полях таблиц. База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна покрывать база данных, отчеты, которые она должна выдавать, проанализировать документы, которые в настоящий момент используются для записи данных, сравнить создаваемую базу данных с хорошо спроектированной, подобной ей базой. Целью данной базы данных является получение как можно больше сведений о клиенте, а именно, фамилию, имя, отчество, адрес, телефон, а также услугу, которую необходимо выполнить для данного клиента.

2.2 Определение таблиц, которые должна содержать база данных

Определение необходимых в базе данных таблиц может оказаться самым непростым этапом процесса проектирования базы данных, поскольку результаты, которые должна выдавать база данных — отчеты, формы и т.п. — не всегда дают полное представление о структуре таблиц, по которым они создаются. Для проектирования таблиц вовсе не обязательно использовать Microsoft Access. Сначала лучше разработать структуру на бумаге. При разработке таблиц рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:1) Сведения не должны дублироваться в таблице или между таблицами. В этом отношении таблицы в реляционной базе данных отличаются от таблиц в приложениях, работающих с таблицами в текстовом формате, таких как редакторы электронных таблиц. Данные, хранящиеся только в одной таблице, обновляются только в этой таблице. Это более эффективно и, кроме того, исключает возможность дублирования записей, содержащих разные сведения. Например, адрес и номер телефона каждого клиента достаточно сохранить один раз, в одной таблице.2) Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Когда каждая таблица содержит сведения только по одной теме, со сведениями по каждой теме можно работать независимо от остальных тем. Например, адрес клиента хранится отдельно от заказов этого клиента, что позволяет удалить один запрос, сохранив сведения о клиенте. В данной базе данных содержится семь таблиц: жилищная организация, жилой дом, квартира, жильцы, информация о жильцах, услуга, информация о выполненной услуге.

2.3 Определение необходимых в таблице полей

Каждая таблица содержит сведения по конкретной теме, а каждое поле в таблице содержит конкретный факт по теме таблицы. Например, таблица «Жильцы» содержит поля фамилия, имя, отчество, а конкретный факт это конкретный человек, например, Иванов Иван Иванович.

При составлении полей для каждой таблице необходимо учитывать следующие основные принципы:

Каждое поле должно быть связано с темой таблицы;

Таблица должна содержать все необходимые сведения;

Данные следует разбить на наименьшие логические единицы.

2.4 Определение полей с уникальными значениями в каждой записи

Для связывания в Microsoft Access сведений, хранящихся в разных таблицах - например, для связывания паспортистки со всеми ее клиентами - каждая таблица базы данных должна содержать поля или набор полей, однозначно определяющих каждую запись. Такое поле или набор полей называют первичным ключом. Например, таблица “Жилищная организация” связана с таблицей “Жилой дом” связью “один ко многим”, следовательно, таблица “Жилой дом” имеет вторичный ключ “Номер организации”, а первичный ключ “Номер дома”.

2.5 Определение связей между таблицами

После того, как разбили сведения на таблицы и определили ключевые поля необходимо выбрать способ, которым Microsoft Access будет вновь объединять связанные сведения. Для этого следует определить связи между таблицами базы данных Microsoft Access. Связи бываю: один ко многим, много ко многим (реже используется).

3. ИНФОЛОГИЧЕСКОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ

3.1 Перечень сущностей

На последующих страницах представлены ER – диаграммы на русском (рис.1) и английском языках (рис.2) (разработаны в проектировщике Microsoft Visio). Данные ER – диаграммы были разработаны в 2008 году Пилюгиной Татьяной Анатольевной.

Перечень сущностей:

Сущность «Жилищная организация», атрибуты: номер организации, код, название, адрес, телефон;

Сущность «Жилой дом», атрибуты: номер дома, адрес, количество квартир;

Сущность «Квартира», атрибуты: номер квартиры, количество комнат, жилая площадь (квадратных метров);

Сущность «Жильцы», атрибуты: номер жильца, фамилия, имя, отчество;

Сущность «Информация о жильце», атрибуты: паспортные данные, дата рождения, место рождения, откуда прибыл, гражданство, национальность, владелец/квартиросъемщик, вид прописки, состав семьи, количество прописанных;

Сущность «Услуга», атрибуты: номер услуги, наименование, цена, причина;

Сущность «Информация о выполненной услуге», атрибуты: номер выполненной услуги, срок выполнения.

3.2 Диаграмма "сущность-связь"

Создание базы данных "Паспортистка жилищной организации"

4. ПРЕОБРАЗОВАНИЕ ER-ДИАГРАММЫ

Жилищная организация (номер организации, код организации, название организации, адрес, телефон);

Жилой дом (номер дома, адрес, количество квартир, номер организации);

Квартира (номер квартиры, жилая площадь, количество комнат, номер дома);

Жильцы (номер жильца, фамилия, имя, отчество, номер дома, номер квартиры);

Информация о жильце (паспортные данные, место дата рождения, место рождения, откуда прибыл, гражданство, национальность, владелец/квартиросъемщик, вид прописки, состав семьи, количество прописанных, номер жильца);

Услуга (номер услуги, наименование, цена, причина, номер жильца);

Информация о выполненной услуге (номер выполненной услуги, срок выполнения, номер услуги).

5. ВЫБОР И ОПИСАНИЕ ИСПОЛЬЗУЕМОЙ СУБД

Microsoft Access

Легкий способ создания приложений клиент/сервер. Проект Microsoft Access (.adp) представляет собой новый тип файлов Access, предоставляющих эффективный, естественный доступ к базам данных Microsoft SQL Server с помощью архитектуры компонентов OLE DB. С помощью проекта Access можно легко создать приложение типа клиент/сервер.

Работа с проектами Access. Работа с проектом Microsoft Access очень похожа на работу с базой данных Access. Процесс создания форм, отчетов, страниц доступа к данным, макросов и модулей одинаков. Подключившись к базе данных SQL Server, можно просматривать, создавать, изменять и удалять таблицы, представления, сохраненные процедуры и схемы баз данных с помощью средств разработки Microsoft SQL Server Design Tools.

Использование ядра MSDE (Microsoft Data Engine). MSDE представляет собой новую технологию, обеспечивающую совместимость локального хранения данных с Microsoft SQL Server 7.0. MSDE можно рассматривать как ядро обработки данных в архитектуре клиент/сервер, альтернативное ядру базы данных Microsoft Jet для файлового сервера. Технология MSDE разработана и оптимизирована для использования на малых компьютерах, таких как рабочие станции пользователей или малые серверы рабочих групп.

Преобразование данных и объектов в формат SQL Server с помощью мастера. Мастер преобразования в формат SQL Server преобразует базу данных Microsoft Access (.mdb) в новую или существующую базу данных Microsoft SQL Server версий 6.5 или 7.0, либо в новый проект Microsoft Access (.adp) путем преобразования данных и описаний данных и переноса объектов базы данных.

6. СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

При запуске Microsoft Access открывается диалоговое окно, в котором предлагается создать новую базу данных или открыть существующую. Выбираем в этом диалоговом окне переключатель Новая база данных и нажимаем кнопку ОК.

Если база данных уже была открыта или если было закрыто диалоговое окно, выводимое при запуске Microsoft Access, нажимаем кнопку Создать на панели инструментов и дважды щелкаем значок «База данных» на вкладке Общие. Указываем имя и каталог базы данных и нажимаем кнопку Создать.

Создаем таблицы в режиме конструктора. Заполняем поля таблиц и выбираем для каждой нужный тип. Помечаем первичные ключи.

Каждую таблицу необходимо сохранять перед закрытием. При сохранении называем каждую таблицу.

Затем в меню выбираем «Схема данных». В появившемся окне выбираем таблицы, которые будем связывать.

Связываем таблицы. Указываем тип связи. Получается:

Создание базы данных "Паспортистка жилищной организации"