Рынок предъявляет предприятиям значительные требования. Надо все быстрее модернизировать продукцию, лучше владеть ценами, учитывать расходы, анализировать эффективность отдельных заказов и продуктов. От крупносерийной продукции «для складирования», в ряде отраслей, все чаще переходят к штучному производству по конкретным заказам с быстрыми поставками. Чтобы предприятие могло оперативно реагировать на требования рынка, ему необходимо повысить:

прозрачность деятельности (надо располагать актуальными данными о состоянии и тенденциях развития рынка);

гибкость (изменения требований рынка надо быстро внедрять в производство);

эффективность (требования рынка должны выполняться с предельно низкими издержками, чтобы предприятие выдерживало конкуренцию).

Информационная техника может значительно способствовать выполнению этих требований. Определенного роста эффективности можно достичь и с помощью локальных вычислительных систем, но прозрачность и гибкость значительно повышаются лишь в результате применения интегрированных информационных и управленческих систем, которые способствуют быстрому и более легкому обмену информацией между подразделениями предприятия.

Информационная система – это определенным образом организованная совокупность взаимосвязанных средств вычислительной техники и программного обеспечения, позволяющая решать те или иные функциональные задачи.

Информационные системы обеспечивают подготовку, ввод, хранение, обработку, контроль и передачу данных. Они отличаются иерархической структурой. Степень их автоматизации обычно относительно высока. Информационные системы бывают реализованы как сеть взаимосвязанных вычислительных машин разной величины и абонентских пунктов (терминалов). Их подсистемы выполняют функции на различных уровнях управления, как правило, используя общий банк данных.

Информационные системы представляют собой соответствующие информационные сети, начинающиеся с дневных требований заказчиков, распространяющиеся через распределение и производство до поставщиков. Эти системы обычно разделяются на три группы.

Информационные системы для принятия долгосрочных решений о структурах и стратегиях (так называемые плановые системы). Они служат главным образом для создания и оптимизации звеньев логистической цепочки. Для плановых систем характерна пакетная обработка задач.

Информационные системы для принятия решений на среднесрочную и краткосрочную перспективу (так называемые диспозитивные или диспетчерские системы). Они направлены на обеспечение отлаженной работы логистических систем. Речь идет, например, о распоряжении (диспозиции) внутризаводским транспортом, запасами готовой продукции, обеспечении материалами и подрядными поставками, запуске заказов в производство. Некоторые задачи могут быть обработаны в пакетном режиме, другие требуют интерактивной обработки (on-line) из-за необходимости использовать как можно более актуальные данные. Диспозитивная система подготавливает все исходные данные для принятия решений и фиксирует актуальное состояние системы в базе данных.

3. Информационные системы для исполнения повседневных дел (так называемые исполнительные системы). Они используются главным образом на административном и оперативном уровнях управления, но иногда содержат также некоторые элементы краткосрочной диспозиции. Особенно важны для этих систем скорость обработки и фиксирование физического состояния без запаздывания (т.е. актуальность всех данных), поэтому они в большинстве случаев работают в режиме on-line. Речь идет, например, об управлении складами и учете запасов, подготовке отправки, оперативном управлении производством, управлении автоматизированным оборудованием. Управление процессами и оборудованием требует интеграции информационных систем коммерческого характера и систем управления автоматикой.

Чтобы информационные системы могли обеспечить требуемую эффективность процессов, их надо интегрировать.

Существуют следующие виды информационных потоков:

в зависимости от вида связываемых потоком систем: горизонтальный и вертикальный;

в зависимости от места прохождения: внешний и внутренний;

в зависимости от направления по отношению к логистической системе: входной и выходной.

Рассмотрим только первый вид: вертикальную и горизонтальную интеграцию.

Вертикальной интеграцией считается связь между плановой, диспозитивной и исполнительной системами, посредством вертикальных информационных потоков. Схема приведена ниже.

Например, для оптимизации структуры наиболее важна информация о покупателях. При вертикальных информационных потоках, система получения информации выглядит следующим образом:

информация о покупателях собирается и структурируется в отделе сбыта;

Определенная часть информации, существенная, по мнению продавца, передается менеджеру;

Менеджер ее фильтрует и ненужную отсеивает.

Далее изменившийся информационный поток достигает руководства сбыта, где также отсеивается информация, которую сбыт использовать не компетентен.

В результате, руководству предприятия попадает незначительная часть первоначальной информации, из которой невозможно извлечь пользы.

Такую информационную систему называют вертикальной, и именно она получила широкое распространение на промышленных предприятиях нашей страны.

То есть, недостатком при использовании вертикальной системы является то, что информация проходит несколько уровней контроля и своеобразной фильтрации, в результате чего, значительная её часть теряется, а руководству организации поступает не полная информация, что может привести к принятию не верных решений.

Плюсом является то, что охватывается вся информация, на всех стадиях прохождения.

Схема вертикальной системы информации предложена на рис.1.

Рис.1. Вертикальная система информации.

Интересна обратная связь (или реакция на поступающую информацию) при вертикальной организации информационных потоков она ничтожно мала. Это в свою очередь означает, что агенты и продавцы вынуждены самостоятельно принимать решения в большинстве случаев. Накопления информации при такой организации не происходит.

Другой вид организации информационных систем - горизонтальная.

Горизонтальной интеграцией считается связь между отдельными комплексами задач в диспозитивных и исполнительных системах посредством горизонтальных информационных потоков. Она предусматривает адресное распределение информации по мере ее поступления. Агенты и продавцы адресуют информацию подразделениям, способным ее использовать. Информационные потоки выглядят, таким образом, как представлено на Рис.2.

Рис.2. Горизонтальная система информации маркетинга.

Преимущества горизонтальной системы:

более полное использование информации и сокращение сроков принятия решений.

Недостатки:

агенты и продавцы самостоятельно решают, кому и какая информация может потребоваться, адекватная реакция на информацию не стимулируется, т.е. как для агента передача информации заинтересованной службе является дополнительной нагрузкой, так и для заинтересованной службы не обязателен ответ агенту, а также накопления информации не происходит.

Существует ряд случаев, при которых нет возможности выбрать, какую систему выбрать. При необходимости в организации должно быть как горизонтальная, так и вертикальная система. На различных стадиях вовлеченные в работу над проектом сотрудники, особенно те, кто занимается принятием технологических решений, определяющих затраты, нередко должны обращаться к руководителям за помощью. Частые изменения в проекте также вызывают необходимость постоянного информирования старших руководителей о текущем состоянии проекта.

В целом преимущества интегрированных информационных систем заключается в следующем:

возрастает скорость обмена информацией;

уменьшается количество ошибок в учете;

уменьшается объем непроизводительной, «бумажной» работы;

совмещаются разрозненные информационные блоки.

В таком случае встает вопрос, каким образом должна быть организована информационная система.

Выбор той или иной системы предприятием определяется спецификой последнего. В современных условиях рынка, когда на первое место выдвигается оперативность и полнота владения информацией, каждому промышленному предприятию необходимо быть готовым к внедрению и использованию данных инструментов при построении информационной системы менеджмента.

При построении информационных систем на базе ЭВМ необходимо соблюдать определенные принципы:

1. Принцип использования аппаратных и программных модулей. Под аппаратным модулем понимается унифицированный функциональный узел радиоэлектронной аппаратуры, выполненный в виде самостоятельного изделия. Модулем программного обеспечения можно считать унифицированный, в определенной степени самостоятельный, программный элемент, выполняющий определенную функцию в общем, программном обеспечении. Соблюдение принципа использования программных и аппаратных модулей позволит:

— обеспечить совместимость вычислительной техники и программного обеспечения на разных уровнях управления;

— повысить эффективность функционирования логистических информационных систем;

— снизить их стоимость;

— ускорить их построение.

2. Принцип возможности поэтапного создания системы. Логистические информационные системы, построенные на базе ЭВМ, как и другие автоматизированные системы управления, являются постоянно развиваемыми системами. Это означает, что при их проектировании необходимо предусмотреть возможность постоянного увеличения числа объектов автоматизации, расширения состава реализуемых информационной системой функций и количества решаемых задач. При этом следует иметь в виду, что определение этапов создания системы, т.е. выбор первоочередных задач, оказывает большое влияние на последующее развитие логистической информационной системы и на эффективность ее функционирования.

3. Принцип гибкости системы с точки зрения специфических требований конкретного применения.

4. Принцип приемлемости системы для пользователя.

Я считаю, что информационные системы на предприятиях на данный момент являются необходимостью, так как регулируют доступ к информации. Это значит, что система обеспечивает высокую скорость информационного потока, а так же защищает закрытую информацию от доступа других лиц.

Список литературы:

Гаджинский А.М. Логистика: Учебник для высших и средних специальных заведений./М.: Дашков и Ко, - 2004.

Логистика: Учебник./Под ред. Аникина Б.А. - М.: ИНФРА-М, - 1997. – 327 с.

Основы логистики: Учебное пособие./Под ред. Л.Б. Миротина и В.И.Сергеева. – М.: ИНФРА-М, 1999. – 200 с.