Дипломная работа: Разработка предложения по совершенствованию деятельности ОГУ "БелИФ" на основе технологий информационного менеджмента

*;;;.;;.;;;;;;o;;;;;;o;;;;;.;;.;;.;;.;;.;;.;;.;;.;;.;;;;;o;;;;;;;;;;;;;;;;;;;o;;;;;;o;;;;;;o;;;;;;;o;;;;;;o;;;;;;o;;;;;;;o;;;;;;o;;;;;;o;;;;;;;o;;;;;;o;;;;;;o;;;;;);;.;;.;;.;;.;;.;;.;;.;;.;;;;;o;;;;;;o;;;;;;o;;;;;.;;.;;.;;.;;.;;.;;.;;.;;.;;;;;o;;;;;;o;;;;;;o;;;;;;;o;;;;;;;;;;;;;;;;;;;o;;;;;;;;;;;;;;;;;.;;.;;.;;.;;.;;.;;.;;.;;.;;;.;;o;;;;;;;;;;;;;;;;;;;o;;;;;;;;;;;;;;;;;;;o;;;;;;o;;;;;;o;;;;;;;o;;;;;;o;;;;;;o;;;;;;;o;;;;;;o;;;;;;o;;;;;;;o;;;;;;o;;;;;;o;;;;;;;o;;;;;;o;;;;;;o;;;;;;;o;;;;;;o;;;;;;o;;;;;.;;;;;o;;;;;;o;;;;;;o;;;;;;;o;;-;;;;;;;;;;;;;;;.;;.;;.;;.;;.;;.;;.;;.;;.;;;.;;.;;.;;.;;.;;.;;.;;.;;.;;;;;o;;;;;;o;;;;;;o;;;;;;;o;;;;;;o;;;;;;o;;;;;;;o;;;;;;o;;;;;;o;;;;;Глава .;;..;;;;;;;;;;;;;;;;;;;o;;;;;;;;;;;;;;;;;.;;;;;o;;;;;;o;;;;;;o;;;;;;;o;;;;;;o;;;;;;o;;;;;);;.;;.;;.;;.;;.;;.;;.;;.;;;.;;.;;.;;.;;.;;.;;.;;.;;.;;;.;;;;;o;;;;;;o;;;;;;o;;;;;;;;.;;.;;.;;.;;.;;.;;.;;.;;.;;;;;;;;o;;;;;;o;;;;;;o;;;;;);;;;;;;;;;;o;;;;;;o;;;;;ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы. Главным направлением перестройки менеджмента и его радикального усовершенствования, приспособления к современным условиям стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий. Средства и методы прикладной информатики используются в менеджменте и маркетинге. Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных изменений организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации. Особое значение имеет внедрение информационного менеджмента, значительно расширяющее возможности использования компаниями информационных ресурсов. Развитие информационного менеджмента связано с организацией системы обработки данных и знаний, последовательного их развития до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звенья производства и сбыта.

В современных условиях эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация. Но то, что действительно, скажем, для строго формализованного производственного процесса, отнюдь не столь очевидно для такой изящной сферы, как управление. Трудности, возникающие при решении задачи автоматизированной поддержки управленческого труда, связаны с его спецификой. Управленческий труд отличается сложностью и многообразием, наличием большого числа форм и видов, многосторонними связями с различными явлениями и процессами. Это, прежде всего, труд творческий и интеллектуальный. На первый взгляд, большая его часть вообще не поддается какой-либо формализации. Поэтому автоматизация управленческой деятельности изначально связывалась только с автоматизацией некоторых вспомогательных, рутинных операций. Но бурное развитие информационных компьютерных технологий, совершенствование технической платформы и появление принципиально новых классов программных продуктов привело в наши дни к изменению подходов к автоматизации управления производством.

Объект: деятельность ОГУ «БелИФ».

Предмет: управление деятельностью ОГУ «БелИФ» на основе технологий информационного менеджмента.

Цель: Разработать предложения по совершенствованию деятельности ОГУ «БелИФ» на основе технологий информационного менеджмента.

В соответствии с объектом, предметом и целью исследования нам необходимо решить следующие задачи:

Изучить теоретические основы управления деятельностью предприятия и технологии информационного менеджмента.

Провести диагностику использования технологий информационного менеджмента в деятельности ОГУ «БелИФ».

Разработать предложения по совершенствованию деятельности ОГУ «БелИФ» на основе технологий информационного менеджмента.

Состояние научной разработанности темы. Изучению проблем создания, функционирования, системы управления на основе технологий информационного менеджмента, посвящало свои труды множество ученых, исследователей, специалистов в этой области. Это объясняется тем, что в условиях быстро развивающейся информатизации общества организациям для конкурентоспособного положения на рынке необходимо иметь максимально эффективную информационную систему.

Этой цели служат работы таких известных исследователей, как Г.В.Дружинин, Г.Н. Калянов, В.И. Ананьин, Е.Г. Ойхман, А.В. Костров, В.И.Дмитров. В частности, важный вклад в изучение данной проблемы внесли А.М. Карминский и П.В. Нестеров в их книге «Информатизация бизнеса», широко известна работа Д.А. Марки совместно с К. Мак Гоуеном «Методология структурного анализа и проектирование». Множество статей, касающихся анализа опыта ведущих специалистов по вопросам проектирования информационных систем, публикуется в журналах (В.И.Дмитров, Ю.М. Макаренков «CALS-стандарты», журнал «Автоматизация проектирования»).

Методологической основой исследования является синтез системного и диалектического подходов. При выполнении работы, в частности, при анализе практического применения современных технологических решений на потребительском уровне, использовался метод индукции, предполагающий определение эффективного решения и последующего поиска проблем, для решения которых оно применимо, что характерно для практики управления в области информационных технологий.

Структура дипломной работы. Дипломная работа состоит из введения, четырех глав, заключения, списка литературы и приложений.

ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ И ТЕХНОЛОГИЙ ИНФОРМАЦИОННОГО МЕНЕДЖМЕНТА

Теоретические аспекты организации системы управления предприятием

Производительность труда на предприятиях во многом зависит от эффективности организации структуры, от сбалансированности различных сфер деятельности внутри предприятия. Это требует от высшего руководства осуществления постоянного контроля за рентабельностью, эффективностью и вообще необходимостью координированной работы всех подразделений предприятия.

Анализируя функции руководства предприятия и проблемы его прибыльности, нужно исходить из того, что прибыль является не причиной существования предприятия, а результатом его деятельности и слаженной работы основных функциональных подразделений предприятия (маркетинговая служба, финансовая служба, производственная служба и другие).

Сегодня, в условиях рыночной экономики, прибыль определяется как итог успешной деятельности предприятия. Вместе с тем она создает определенные гарантии дальнейшему существованию предприятия, поскольку только ее накопление на предприятии позволяет ограничить и преодолевать риски, связанные с реализацией товаров на рынке. В этом, в частности, может помочь планирование деятельности предприятия. Но даже планирование, осуществляемое на высоком профессиональном уровне, не в состоянии существенно ограничить риски, с которыми сталкивается предприятие.

Одна из важнейших функций управления - создавать условия, необходимые для дальнейшего успешного функционирования предприятия. Именно поэтому даже на предприятиях западных стран основным принципом и ориентиром менеджмента является не максимизация прибыли, а успешное элиминирование влияния рисковых ситуаций. Та или иная операция предприятия должна приносить такую прибыль, которая позволяла бы аккумулировать достаточно средств, создающих реальную возможность преодолевать возможные риски будущего.

В основе деятельности высшего руководства лежит глубокий анализ деятельности предприятия, а одним из важнейших элементов ее является маркетинг и нововведения. В силу этого любой менеджер одновременно представляет собой одну из форм предпринимательской деятельности. Руководство не может быть чисто бюрократическим, административным актом или базироваться на политических домыслах. Это по настоящему творческая деятельность, исключающая все формы приспособленчества. Оно должно постоянно, активно, в широких масштабах создавать, творить новые условия, а не просто пассивно реагировать на изменения, происходящие в окружающей среде. Именно это делает менеджмент истинно современной формой управления.

Высшее руководство само ставит перед собой цели. Вначале они приобретают форму желаемого. Затем в процессе разработки конкретных, детализированных планов и постановки конкретных задач для отдельных сфер деятельности предприятия эти глобальные цели соотносятся с имеющимися возможностями. Из этого следует, что менеджмент должен умело организовывать аналитическую работу на предприятии.

Руководство фирмы решает важные проблемы. Ему крайне важно знать, а как будет выглядеть рынок завтра и послезавтра, что будут ожидать клиенты от фирмы не только сегодня, но и завтра.

Основными сферами деятельности, для которых высшее руководство должно устанавливать цели, являются ситуации на рынке, инновации, производительность труда, обеспечение финансовыми средствами и рабочей силой, рентабельность в чисто техническом и финансовом смысле, а также эффективность труда служащих и их взаимоотношения, а также связи с общественностью.

Между всеми этими сферами существуют тесные взаимосвязи и взаимозависимости. Например, плохие отношения, сложившиеся между руководством и сотрудниками, рано или поздно станут отрицательно сказываться и на положении предприятия на рынке. Сказанное относится и к низкой эффективности труда рабочей силы, низкой удовлетворенности сотрудников работой. Последнее особенно влияет на их отношения с клиентами. Предприятие - это совокупность своих сотрудников, и, следовательно, если клиенты размышляют о нем, то имеют в виду не здание, машины и оборудование, а своих конкретных собеседников на конкретном предприятии1.

Анализируя положение предприятия на рынке, следует руководствоваться тем, что все рынки непрерывно меняются. Поэтому сопоставлять свое положение на нем стоит не с его прошлой и теперешней долей рынка, а со всем рынком и его стоимостью. К примеру, руководство предприятия не может исходить из того, что до тех пор, пока объем продажи растет, все идет нормально. Так оно легко может упустить из виду, что весь рынок расширяется намного быстрее, чем растет объем продаж. Такой анализ необходим особенно тогда, когда в сфере интересов предприятия приходится небольшая доля рынка. Именно эти предприятия зависят не только от колебания конъюнктуры рынка, но и от поведения конкурентов, которые довольно легко и неожиданно для предприятия в состоянии вытеснить его с рынка.

На Западе опасные для предприятия ситуации могут возникать и в тех случаях, если на него приходится чересчур большая доля рынка.

С точки зрения достижения оптимальной динамики развития, руководство фирмы должно, по меньшей мере, анализировать:

желаемое положение предприятия на рынке с товарами, выпускаемыми в настоящий момент;

желаемое положение текущей продукции на новых потенциальных рынках;

выпуск продукции в зависимости от того, в какой степени необходимо выводить определенные изделия из производственной программы;

производство новых видов товаров, предназначенных для выведения на новые рынки;

возможные изменения сбытовой и прочих организаций, если возникает необходимость достижения вышеназванных целей.

Необходимость в нововведениях возникает тогда, когда их уже требует рынок. Но руководство предприятия должно само заблаговременно определять их необходимость и целесообразность. Именно в данной сфере ему следует:

определить новые виды товаров или услуг, с помощью, которой предприятие будет иметь соответствующую долю рынка;

определить новые виды товаров и услуг, которые должны заменить существующие, но устаревшие товары и услуги;

внедрить нововведения и осуществить модернизацию во всех сферах деятельности предприятия (делопроизводство, связи с общественностью);

Современное предприятие характеризуется тем, что на нём занято меньше рядовых рабочих, чем 50 или даже 10 лет назад. А через 5, 10 или 20 лет их будет еще меньше. Уже сейчас существуют предприятия, на которых практически нет рабочих, а имеются лишь высококвалифицированные служащие и менеджеры. Менеджеры становятся основным и одновременно самым редким фактором производства. Производственные предприятия без них работают малоэффективно, так как при отсутствии соответствующих опытных менеджеров капитал сам по себе не может найти выгодного применения. Следовательно, наличие опытных менеджеров становится решающим элементом в решении вопроса о дальнейшем существовании предприятия. В то же самое время предприятие и высшее руководство должны принимать все меры для того, чтобы обеспечить наличие такой численности квалифицированных менеджеров, которая необходима для успешной работы предприятия в длительной перспективе.

Для создания творческого коллектива менеджеров требуется минимум два-три года. Выйти за рамки срока довольно легко и быстро. По этой причине современные предприятия придают особое значение «человеческим отношениям», то есть взаимоотношениям между менеджерами и сотрудниками.

На современном предприятии один-единственный человек никогда или почти никогда не в состоянии быть наиболее компетентным менеджером. Фактически на всех крупных западных предприятиях высшее руководство формируется в виде рабочей группы.

На современном предприятии, если это не очень мелкие фирмы, менеджеры могут выполнять свои обязанности лишь при условии, что они делегируют часть своих полномочий другим руководителям. Таким образом, одни менеджеры постоянно работают в тесном контакте с другими.

Создание соответствующего климата, прежде всего в кругу менеджеров, играет решающую роль в обеспечении успешной работы предприятия. Менеджеры и сотрудники обязаны видеть и понимать, что выполняемая ими работа, это небольшая, иногда даже крохотная часть работы предприятия в целом, оказывает прямое воздействие на производительность всего предприятия. Они должны быть в состоянии контролировать собственную деятельность. Подобная возможность самоконтроля стимулирует работу сотрудников в большей мере, чем страх быть уволенным или лишенным премии.

Итак, одной из важнейших задач менеджмента является постановка сотрудниками фирмы конкретных задач, предоставление им возможности контролировать свою собственную работу, а также видеть, какой вклад в общие результаты деятельности предприятия внес их труд. Сотрудник независимо от того, является ли он простым рабочим или директором завода, должен понимать, что от его работы зависит судьба предприятия.

Многие ведущие западные фирмы перешли от конвейерной системы организации производства к более эффективной групповой работе. В таких условиях каждая рабочая группа занята на каком-то одном участке предприятия (например, на шведском автомобильном заводе "Вольво", где вполне определенное число групп рабочих производит автомашину практически целиком)1. Эта система позволяет повысить понимание рабочими необходимости проявлять заботу о судьбе своего предприятия и их прямого участия в достижении положительных результатов работы предприятия. Заинтересованность рабочих растет незамедлительно, что стимулирует резкое повышение производительности труда и сокращение текучести кадров. В связи с этим следует подчеркнуть, что высокая зарплата является только одним из важных и, может быть, даже решающим элементом формирования благоприятного климата на предприятии.

Высшее руководство предприятия никогда не должно забывать о том, что существует только благодаря клиентам, а также потому, что их сотрудники готовы работать в тесном контакте с ним.

Именно высшее руководство предприятия легко поддается искушению думать, что судьба предприятия, рабочих и их семей зависит от решений руководства. На деле все обстоит совсем иначе: существование руководства зависит от работы сотрудников и от рынка. Умелая организация рабочего времени и хороший выбор ближайших сотрудников нередко являются одним из решающих элементов успешной или неуспешной деятельности высшего руководства.

Менеджер, и, прежде всего высший менеджер, должен быть не только исключительно образованным человеком, но и крепким по характеру человеком. Он должен быть активным бойцом и не бояться любых столкновений с акционерами, со своими сотрудниками, а при необходимости даже со своими коллегами1.

Даже с технической и коммерческой точек зрения, управление предприятием в наши дни является столь сложным делом, что эту функцию почти никогда не может выполнять только один человек.

На многих западных предприятиях уже не существует генерального директора или председателя высшего звена руководства, а есть группа равноправных руководителей высшего звена управления. Задачи и функции каждого члена такой рабочей группы должны быть четко обозначены. Никому не предоставляется права вмешиваться в сферу деятель своих коллег, и в то же время все они вместе не должны опровергать мнения своих коллег. Наконец, многое в деятельности группы менеджеров зависит от сложившихся в ней чисто человеческих отношений.

На современных предприятиях большое внимание уделяется вопросам создания оптимальной организационной структуры. Создавая ее, необходимо иметь в виду, что она должна:

обеспечивать достижение предприятием оптимальной рентабельности. Поэтому организационную структуру следует создавать по возможности простой, четкой и легко обозримой;

охватывать по возможности минимальное количество промежуточных звеньев. Иными словами, командную и информационную системы необходимо создавать не столь громоздкими;

обеспечивать условия подготовки менеджеров на перспективу.

Как раз это последнее обстоятельство часто упускают из виду даже на крупных, хорошо организованных западных предприятиях, поскольку, опираясь на личный опыт, менеджеры крайне редко допускают присутствие сильных потенциальных конкурентов. Но наличие сильных, хорошо подготовленных потенциальных менеджеров играет большую роль в деле обеспечения успешного функционирования предприятия в перспективе.

Только хорошо заинтересованные рабочие и служащие в состоянии внести существенный вклад в достижение предприятием высоких результатов, и лишь довольные всем служащие могут с высокой ответственностью относиться к работе своего предприятия. Положительные или отрицательные отношения между руководством, рабочими и служащими довольно скоро сказываются в положительном или отрицательном смысле на положении предприятия на рынке.

Менеджеры - категория трудящихся, которой присущи свои особенности функционального содержания труда, с точки зрения влияния на результаты производственно-хозяйственной деятельности коллектива.

Функции управления - это особый вид управленческой деятельности, с помощью которой субъект управления воздействует на управляемый объект1. Функции управления отражают содержание процесса управления, вид управленческой деятельности, совокупность обязанностей управляющей подсистемы.

Все функции управления подразделяются на:

основные - обязательные для любой системы управления, являются основополагающими всего процесса управления;

специфические - отражают особенности конкретной управленческой деятельности работника, имеют отраслевую направленность (например, торговля).

К основным функциям менеджмента следует отнести планирование, организацию, мотивацию и контроль. Все функции менеджмента находятся в определенной взаимосвязи и взаимозависимости между собой и, как правило, осуществляются в определенной последовательности, окончание процесса действия одной функции является основой для реализации другой. Этот процессный подход лег в основу теоретических положений концепции организации управленческого труда.

Рассмотрим содержание основных функций менеджмента.

Функция планирования.

Эта функция решает вопросы, какими быть целям организации, что нужно предпринимать для достижения поставленных целей. Планирование как функция включает:

прогнозирование;

определение целей;

разработку стратегии;

разработку программ.

Функция организации.

Обеспечивает создание организационной структуры, так как в любой организации множество элементов требующих структурирования. Выполнение этой функции требует разработки, регламентации нормативных актов, воздействие на процессы производства и на организацию труда работников. Эта функция включает в себя:

разработку организационных структур;

делегирование полномочий;

определение взаимоотношений в работе.

Функция мотивации.

Функция организует выполнение работы в соответствии с требованиями, планом, обязанностями и делегируемыми полномочиями. Необходимо, чтобы человек за свой труд получал вознаграждение, которое способствовало бы удовлетворению его личных интересов, потребностей. Она включает в себя:

подбор и расстановку кадров;

обучение персонала;

координация.

Функция контроля.

Это процесс проверки выполнения деятельности, а также сравнения с намеченными целями и направлениями развития. Составляющие элементы этой функции управления:

корректировка результатов;

измерение результатов;

разработка стандартов.

В процессе деятельности менеджмента содержание функций управления меняется в зависимости от выполняемой работы, меняется, и объем функций. Единственное, что остается неизменным - это целевое назначение.

По сравнению с другими видами труда труд менеджера имеет ряд особенностей, выражающихся в характере самого труда, его предмете, результатах и применяемых средствах. Специфика решаемых задач предопределяет преимущественно умственный, творческий характер управленческого труда, в котором постановка целей, разработка способов и приемов их достижения, а также организация совместной деятельности составляют главный смысл и содержание труда людей, относимых к управленческому персоналу. У них особый предмет труда - информация, преобразуя которую руководитель принимает решение, необходимое для изменения состояния управляемого объекта. Поэтому в качестве орудий труда работников управления - менеджеров - выступают, прежде всего, средства работы с информацией, а результат труда менеджеров оценивается по достижению поставленных целей.

Менеджмент, как особый вид трудовой деятельности, требует соответствующей организации труда работников, выполняющих функции управления на различных уровнях.

Под организацией управленческого труда принято понимать порядок, правила служебного поведения в аппарате управления, нацеленные на выполнение текущих и перспективных плановых заданий должностными лицами, специалистами и техническим персоналом в соответствии с действующими должностными инструкциями и положениями о структурных подразделениях1.

Это определение вытекает из значения слова «организация» (в переводе с латинского - упорядочение чего-либо в сфере практической деятельности).

Содержание труда руководителя основывается на управлении производственно-хозяйственной деятельностью предприятия и коллективом. В процессе осуществления управленческой деятельности, руководителю приходится систематически участвовать в решении задач, которые выполняют его подчиненные, постоянно общаться с людьми, получать от них и передавать им управленческую информацию, решать задачи, вытекающие из его личных, служебных обязанностей как руководителя предприятия.

Содержание труда руководителя предприятия включает создание организационно-технических и социально-экономических условий для эффективного труда работников, занятых в технологическом процессе, планирование и организация личной работы, организацию работы с подчиненными и многое другое.

Определяя формы участия в решении задач производственно-хозяйственной деятельности, руководитель должен распределить свое рабочее время на решение текущих и перспективных задач, рационально разделить функции между работниками аппарата, делегировать им обязанности и полномочия и определить формы своего участия в выполнении функций аппарата управления. От правильного распределения времени на решение текущих и перспективных задач зависит степень реального воздействия руководителя на производственный процесс и эффективность его труда.

Элементы эффективной организации труда менеджера включают1:

Планирование и распределение рабочего времени.

Размещение и оснащение рабочего места. Создание комфортных условий труда и отдыха.

Рациональное использование технических средств.

Применение научно-технической, экономической, оперативно-производственной информации и коммуникаций.

Организаторская работа руководителя немыслима без контактов с подчиненными, работниками других подразделений аппарата управления, обращающимся по тем или иным вопросам. Руководитель постоянно общается с подчиненными и посетителями. Это позволяет ему получить информацию о работе предприятия и подведомственных объектов управления.

Информация в менеджменте является формой связи между субъектом и объектом управления, объективно отражающей их состояние. Для менеджера предприятия информация является предметом, средством и результатом труда. Предмет труда - это нормативно-справочная информация. Средства труда - последовательность переработки информации (проведение расчетов, анализа). Результат труда - управленческие решения о необходимости воздействия на управляемый объект для достижения поставленной цели. Поэтому для управления предприятием необходимо иметь оперативную и достоверную информацию.

Использование информации, идущей от исполнителей, коллег на работе, получаемой на совещаниях, конференциях и беседах, в процессе контроля, во время командировок, экскурсий, при осмотрах выставок и пр. предполагает следующие этапы:

Получение и сбор предварительной, текущей и заключительной информации.

Обработка, систематизация, анализ и обобщение информации.

Передача информации исполнителям.

Приступая к сбору информации, необходимой для принятия решения, руководитель сталкивается с двумя трудностями - ее избытком или недостатком. Руководитель должен выработать четкий подход к общей оценке материала, определить необходимость фактов и их содержание, сроки их сбора и обработки, эффективность предполагаемых результатов; установить методы и приемы классификации материала. Наиболее простыми и часто использующимися формами передачи информации являются:

переноска, пересылка, перевозка документов;

получение по телефону, телефаксу, телетайпу, телеграфу и радио;

использование телекоммуникационных систем.

При сборе информации необходимо использовать такие способы, при которых может быть обеспечено выполнение следующих условий:

Правильность и четкость информации.

Своевременность получения.

Мобильность.

Простота ее сбора и передачи.

Экономичность при сборе и передаче.

Доступность и применение технических средств.

Сбор предварительной информации необходим для формирования профессиональной квалификации. Текущая информация - для выполнения конкретной задачи, ознакомления с инструкциями, приказами, положениями, планами, графиками, отчетами, для проведения экспериментов, хронометражных наблюдений. Получение заключительной информации служит основанием для проведения анализа деятельности предприятия, сравнения работы предыдущего и текущего периодов, выявления сильных и слабых сторон в деятельности предприятия. Выполняемая работа предполагает также получение управленческой информации из книг, монографий, периодики. В результате личных наблюдений, при посещении рабочих мест и так далее.

Помимо сбора информации руководитель обрабатывает, систематизирует и анализирует ее. Обработка и регистрация информации на современном предприятии осуществляется с помощью быстродействующих электронно-вычислительных машин персонального назначения и периферийной техники. Процесс переработки информации состоит из следующих операций: прием первичной информации, контроль правильности оформления входных документов, подготовка информации к вводу в ЭВМ, сортировка, кодирование входящей информации, ввод информации в ЭВМ, обработка информации, вывод информации, выдача информации по принадлежности для управления, хранение информации для дальнейшего использования.

Процесс обработки информации на ЭВМ осуществляется с помощью специальных прикладных программ, которые в свою очередь разрабатываются математиками-программистами. ЭВМ позволяет быстро, четко и надежно проверять различные предположения, делать правильные умозаключения, принимать оптимальные решения на основе переработанной информации. Кроме того, вести учет, классифицировать, периодически проверять ход выполнения решений, выдавать необходимую информацию в виде сводок и группировок с указанием сроков по каждому из них, контролировать и так далее1.

Выходная информация передается исполнителям для принятия решений. Внутренняя информация предприятия характеризует различные стороны промышленно-хозяйственной деятельности. Она носит оперативный характер, отражает экономические результаты работы предприятия. Передача информации исполнителям осуществляется в виде приказов, распоряжений, инструкций, программ, методик и так далее. Важная роль при передаче информации отводится специальному аппарату при руководителе (секретарь, секретарь-референт и прочие.), который призван осуществлять сбор, регистрацию, сортировку, анализ и подготовку информации для принятия решений.

Работа руководителя с информацией предполагает внедрение новейших технических средств обработки информации, включая известные средства механизации, регистрационную, копировальную, оптическую и другую современную технику.

Определяется оптимальное количество и качество принимаемой и перерабатываемой информации. Работа с информацией характеризуется количеством инстанций, которые проходит документ в процессе оперативной работы с ним. А также временем, необходимым для прохождения документа.

Используя, передавая информацию и получая обратный сигнал, руководитель организует, направляет и мотивирует подчиненных. Передача информации от субъекта управления объекту происходит при помощи процесса коммуникации, который является элементом работы с информацией. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и даже целые организации. В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятии, чувств и отношений от одного лица другому в устной или другой форме (письмо, жесты, позы, тон и тембр голоса) с целью получения в ответ желаемой реакции.

Коммуникации включают и то, что передается, и то, как передается. Для того, чтобы процесс коммуникации состоялся необходимо наличие как минимум двух людей. Каждый из участников должен обладать способностью, видеть, слышать, ощущать, определять запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также определенной степени взаимного понимания.

Руководитель постоянно общается с людьми, что позволяет ему получать информацию о работе предприятия и подведомственных объектов управления. Информация характеризует состояние хозяйственной деятельности предприятия в данный момент и ее преобразование в соответствии с решением как в форме документов (планов, распоряжений), так и в устной форме для изменения состояния этого объекта по достижению поставленных перед ним целей и задач.

Основные направления развития информационного менеджмента

Учитывая современные тенденции по организации системы управления предприятием, можно с уверенностью говорить о необходимости интеграции управленческой культуры и информационной культуры как двух основных составляющих деятельности менеджера. В то же время, накопленный по этим направлениям опыт, является одновременно основой и средством для принятия грамотных управленческих решений, которые нацелены на решение задач, стоящих перед предприятием1.

Управляя предприятием, не следует забывать о необходимости системного подхода и учета информационных аспектов данного процесса. Системный менеджер как активный информационный технолог обеспечивает использование каналов адаптивного дуального управления, соединяющего изучение и управление объектами.

Разработка предложения по совершенствованию деятельности ОГУ "БелИФ" на основе технологий информационного менеджмента

Рис. 1.1 Информационные составляющие деятельности менеджера

Тем самым возникает необходимость преодолеть комплекс невмешательства системного менеджера в информационную технологию.

Таблица 1.1 Понятие и средства офис – технологий

Задачи системного менеджера	Средства системного менеджера
Создание и актуализация наблюдаемой информационной модели системы управления	Сети компьютеров и рабочих станций с серверами, объединенными в комплекс, корпоративная структура сетей
Визуализация сложных объектов управления, их отображение с высокой точностью в реальном масштабе	Средства визуализации объектов управления, таких, как геоинформационные системы, объединенные с распределенными базами данных
Развитие менеджером информационных систем с опережением или в темпе возникновения изменений в объекте или системе управления	Средства проектирования и развития менеджерских информационных систем
эффективное оснащение информационными технологиями процессов системного менеджмента	Средства офис - технологий

Системный менеджер выступает как конструктор эффективных управленческих решений, что обязывает его участвовать в выборе информационных технологий и сетей компьютера, баз данных, средств проектирования и развития МИС. Системный менеджер вместе с администратором сети и баз данных организует наилучший вариант информационной технологии, обеспечивающий надежную реализацию принятых решений. В состав информационной техники менеджера входят такие элементы как: средства ввода данных, средства коммуникации, средства коммуникации, средства накопления данных, средства отображения данных (см. Приложение А).

Системный менеджер должен обладать, как правило, навыками и умениями по манипулированию компьютером как пользователь, знать принципы построения и использования менеджерских информационных систем, известных под аббревиатурой МИС. Системный менеджер организует доступ через Internet источникам информации, является активным участником электронных коммуникаций, участвует в формировании Internet-систем по направлениям деятельности управляемого объекта. Это создает возможность решения проблем информационного менеджмента современными компьютерными средствами, которые доступны квалифицированному руководителю. Информационный менеджмент становится важным содержанием системной управленческой деятельности.

Современные перспективы использования компьютерных средств для информационного менеджмента связаны с визуальным отображением объектов управления, с использованием геоинформационных систем, обеспечивающих привязку информации к объекту управления. Для достижения высокой надежности информационных процессов информационная система, эффективное использование которой должен обеспечить системный менеджмент, организуется в виде сети и насыщается требуемым программным обеспечением.

Современный информационный менеджмент в составе информационных систем управления (ИСУ) использует мощные средства визуального отображения объектов в процессах управления в сочетании с цифровыми и текстовыми данными.

Проблема интеграции средств визуализации с общей информационной базой ИСУ и базами данных предметных областей - ключевая для информационного менеджмента.

Для решения таких задач системный менеджер должен быть знаком с возможностями современных систем визуализации баз данных на примере совместного использования традиционные инструментальных средств геоинформационных систем (ГИС) и баз данных. В системном менеджменте зачастую складываются распределенные структуры управления, действуют субъективные факторы в выборе информации для руководства, по-разному оцениваются приоритеты в информировании служб менеджера, поэтому, прежде чем приступать к внедрению программ визуализации на каком-либо объекте, необходимо разработать концепцию построения и развития визуальной информационной системы в службах информационного менеджмента в масштабе предприятия. Только после этого можно решать:

какие согласованные функции отображения объектов цели сообразно автоматизировать;

какие программы покупать или разрабатывать;

какие требования предъявлять к визуальным информационным системам (ВИС);

как синхронизировать потоки визуальных образов.

Сегодня рынок ВИС представляет средства визуализации, обеспечивающие возможность интеграции с приложениями самых разных уровней — от поддержки стандартных форматов данных до использования протоколов обмена на уровне операционный систем. Применение универсальной ВИС или специализированной прикладной программы визуализации должно обеспечить эффективную совместную работу ВИС с другими прикладными программами и сделать систему визуализации максимально открытой для расширения и развития, что обеспечит технологическую независимость пользователей от систем визуализации объектов управлений. С появлением нового поколения вычислительных систем, основанных на сетевых технологиях и 64-разрядных процессорах, количество и сложность отображаемых объектов управления в составе ИСУ растет. Соответственно растет и сложность проблемы их интеграции и эффективного использования ВИС. Вместе с тем появляется возможность перехода от автоматизации отображения процессов решения отдельных задач менеджмента или групп задач построению ВИС, ориентированных на повышение эффективности информационных обменов и системное управление в делом1. Основа таких систем — единая база данных, обеспечивающая оперативный доступ средств визуализации ко всей информации в режиме клиент-сервер. Визуализация объектов и процессов управления сопровождается текстами и данными.

При построении информационной системы по технологии клиент-сервер функции работы с образами управляемых объектов на программном уровне могут быть отделены от других задач управления. Программные средства решения задач организуются в виде клиентских приложений, устанавливаемых на рабочих станциях. На каждой рабочей станции можно устанавливать несколько клиентских приложений для решения различных задач визуализации. Обмен информацией между ними осуществляется через сервер. Это позволяет нужным образом конфигурировать программы визуализации объектов управления для пользователей и делает систему открытой для расширения и изменений. Для взаимодействия программ визуализации к программному обеспечению ВИС предъявляется требование хранения всех атрибутивных данных образов во внешней базе данных и работа с ними языке запросов SQL.

Положительный опыт внедрения подобного рода систем известен в мировой практике информационного менеджмента. При этом важнейшее условие успеха — интеграция ВИС с системой отображения предметной области с помощью мощных баз данных.

Принципы визуализации объектов и процессов управления в теории управления связываются с фундаментальным понятием, наблюдаемым ныне, такие возможности доступны для системного менеджера. Уровень развития компьютерной технологии позволяет успешно решить подобные задачи на даже сравнительно небольших объектах управления. Руководители предприятий и системные менеджеры должны быть технологически готовы подходить к проблемам информатизации используя технологии визуализации объектов управления и их интеграцию с базами данных. Интеграция ВИС и баз данных — путь к информационным технологиям системной наблюдаемости объектов управления в целом, что является решающим условием улучшения управляемости сложных объектов. Это, в свою очередь, ставит проблему улучшения предоставления предметной области.

Полное отображение данных предметной области для визуализации задач информационного менеджмента, объектов и процессов управления часто требует интеграции различных ВИС с помощью мощной системы управления базой данных (СУБД). Формируемые при этом банки данных предметных областей должны обеспечивать внутреннее корпоративное взаимодействие через сети типа Intranet и внешние взаимодействия через Internet. Открытые интерфейсы для Internet/Intranet дают возможность удобно обращаться как к корпоративным данным на основе Intranet, так и к множеству данных разных предметных областей, накопленных в Internet пользуясь решениями мощных СУБД на основе универсальных структур сервера и сервера дли бизнес-приложений. Это достигается благодаря объединению высокопроизводительной, многопоточной архитектуры и защиты, обработки банков данных предметных областей основы для приложений Intranet/Internet следующего поколения.

Пользователь получает полный доступ ко всем поддерживаемым текстовым, реляционным и пространственным типам банков данных предметных областей и может передавать мультимедиа-приложения по Internet. При этом визуализация данных обеспечена полностью, в соответствии со стандартами интегрированных решений для новых и существующих корпоративных приложений Intranet/Internet

Для системной работы менеджера важнейшую роль могут сыграть технологии коллективной работы на основе современных технологий Intranet/Internet. Эффективная организация базы данных предметной области объекта управления осуществляется на основе архитектуры клиент-сервер, объединяя разные операционные системы, аппаратные платформы и разнотипные сети. Такие системные информационные технологии обеспечивают менеджеру:

передачу сообщений;

организацию службы каталогов;

планирование календаря;

выбор участников, времени и места проведения совещаний;

автоматическое назначение даты и времени совещаний на основе анализа свободного времени участников;

• поиск интегралов свободного времени участников совещания.

Управление документами системного менеджера (хранение документов в библиотеках, поиск по полному тексту, по атрибутам, выборка данных) и организация документооборота основаны на масштабируемой, надежной информационной технологии реляционных баз данных, позволяющей разделять данные по предметным областям и обмениваться сообщениями, используя различные типы средств передачи сообщений, в том числе осуществляет отправку и прием электронной почты с мультимедиа-приложениями, сохранение полученных сообщений на локальном диске, сортировку сообщений по разным атрибутам и их размещение по иерархическим папкам.

Таким образом, современные возможности информационных систем управления обеспечивают удовлетворение требований самых передовых технологий управления. Серверы баз данных предметных областей предоставляют менеджеру технологию, обеспечивающую надежность, функциональность, защищенность и производительность, согласованность потоков информации.

Системная работа менеджера обеспечивается контролем обработки транзакций в масштабе управляемого объекта в многопользовательских конфигурациях сетей ЭВМ. Это достигается за счет интеллектуального оптимизатора запросов, использования параллельных архитектур, взаимодействия систем защиты данных.

Современные системы управления базами данных (СУБД) реализуют полномасштабную поддержку повышенной готовности информационных сетей — кластерные структуры; поддерживают также базы данных горячего резерва, позволяющие с минимальными потерями времени продолжать работу после выхода из строя основного сервера.

Системный менеджмент, используя распределенные базы данных предметных областей при формировании и модификации системы, может не делать никаких модификаций в приложениях. Если объект управления распределен на большой территории, а линии связи не всегда доступны или не очень надежны, системы управления базами данных решают эту проблему с помощью тиражирования данных предметных областей или любого их подмножества. При этом автоматически решается задача синхронизации тиражированных данных, осуществляется разрешение возможных конфликтов между разными серверами.

Управление в распределенной менеджерской информационной системе, когда базы данных предметных областей на разных серверах имеют своего администратора, должно строиться на основе технологии защиты данных. Пользуясь удобным графическим интерфейсом, администраторы баз данных со своей рабочей станции могут оперативно управлять любым сервером в сети, задавать расписания выполнения отдаленных заданий, получать извещения о событиях, происходящих на удаленных серверах и оперативно реагируют на них.

Все это позволяет системному менеджеру выполнить сложный мониторинг управляемого объекта, при необходимости осуществить его автоматическую настройку любого сервера с помощью экспертной системы.

Помимо традиционных реляционных типов данных, базы данных менеджерских информационных систем поддерживают пространственные данные: неструктурированные тексты, видеоклипы, многомерные структуры данных, удобные для проведения оперативного анализа и принятия решений на любом уровне управления.

Этим обеспечивается максимальная гибкость приложений для решения задач менеджмента, возможность их разработки и эксплуатации оптимальной по производительности информационной среде клиент-сервер с использованием симметричной многопроцессорной обработки многопотоковых данных.

У системного менеджера появляется возможность управлять работой мощных баз данных предметных областей в среде клиент-сервер, не обладая специальными знаниями, используя графический инструментарий визуализации системы. Управление базой данных, ее резервное копирование, восстановление, тиражирование данных и другие сложные задачи решаются менеджерами по информации или администраторами баз данных по поручению системного менеджера.

Системный менеджер может готовить приложения-задания на родном языке. Встроенная поддержка национальных языков и программы-переводчики гарантируют, что отображение, преобразование и сортировка данных и их интерпретация выполняются согласованно. Рассмотренные возможности использования информационных технологий системным менеджером существенно улучшают наблюдаемость и управляемость объектов в сложных системах управления.

Важнейшая функция системного менеджера — участие в развитии и модификации информационных систем1. В данной части кратко излагаются возможности современных средств информационных технологий для этой цели. Знание их возможностей превращает системного менеджера в руководителя инновационных процессов в системе управления.

В основе технологии сквозного проектирования ИСУ лежит использование CASE-инструментария.

САSЕ-технология представляет собой сочетание способов и средств построения формализованной модели проектируемой и развиваемой информационной системы, способов и средств получения из такой модели информационной системы программного кода, являющегося компьютерной реализацией проектируемой информационной системы для соответствующей платформы технических средств и пользовательского интерфейса. Совершенство САSЕ-технологии определяется степенью формализации и автоматизации всех этапов проектирования, выполняемых разработчиком совместно с пользователями под руководством системного менеджера.

Главными проблемами, решаемыми с помощью САSЕ-средств, являются:

представление информационной модели системы пользователем (техническое задание, аван-проект, эскизный проект), в которой обеспечивается концептуальная целостность, непротиворечивость и полнота информационных решений в проекте;

выбор пользовательского интерфейса на этапе информационного моделирования;

документирование проекта; анализ различных вариантов в процессе проектирования и реализации проекта;

кодирование и соответственно документирование программного кода создаваемых новых приложений;

внесение изменений в проект.

САSЕ-технология — совокупность нескольких компонент, каждая из которых взаимосвязана с остальными и придает технологии проектирования и развития системы определенные свойства, ориентированные на удобство работы конечного пользователя — системного менеджера.

Методология разработки информационной модели проекта МИС включает структурный подход и объектно-ориентированый подход. В информационной модели ИСУ выделяют модель данных, модель взаимодействия объектов, динамическую модель и модель поведения (функционирования) объекта управления.

Определяются составляющие информационной модели, их взаимосвязь и последовательность разработки. Строится технологический маршрут разработки, выделяются отдельные этапы (фазы) процесса, устанавливаются структура и содержание исходных и конечных данных каждого этапа. Выполняются формальные процедуры семантического контроля выходных данных каждого этапа для отладки информационной модели и контроля процесса разработки проекта.

Технологический маршрут операций управления в системном менеджменте обусловливается действующими стандартами на разработку менеджерских информационных систем, в наибольшей степени детализирующих документирование проекта.

Интерфейс доступа к проектным данным обеспечивает внешнее представление проекта ИСУ, доступ к средствам редактирования компонентов информационной модели ИСУ, графическое представление компонентов модели ИСУ с помощью набора графических и текстовых редакторов.

Графический интерфейс и метод диаграмм позволяет наглядно и минимальной трудоемкостью описать объекты информационной модели проекта ИСУ, взаимодействие между ними, квалифицировать их свойства. Описания объектов, проекта свойств и связей между ними выполняются, объединяются в структуры (домены).

Средства хранения информационной модели проекта ИСУ обеспечивают управление версиями проекта и многопользовательским доступом к модели проекта.

В составе кейсов имеются средства, ориентированные на корпоративную разработку информационных систем с единым хранением всего проекта. При и этом обеспечивается управление рабочими группами, администрирование проекта, поддержка версий, управление доступом к проектным данным. Версия проекта может быть закрытой от изменений, таким образом, база данных проекта выступает как депозитарий проекта и может служить хранилищем эталона проекта информационной системы на всех стадиях жизненного цикла проекта, включая собственно проектирование, реализацию, внедрение, опытную эксплуатацию, плановую эксплуатацию, внесение изменений, модернизацию.

Средства генерации схем проектируемой базы данных ИСУ для конкретной информационной модели проекта ИСУ используют язык запросов (SQL-скрипт) для создания таблиц, хранимых процедур и триггеров, задающих семантику реляционных отношений объектов базы данных ИСУ1.

Генерация схем базы данных основана на открытых менеджеру как конечному пользователю интерпретируемых программах, представляемых обычно на специальных языках (например - TCL). При необходимости могут быть применяемы оригинальные реляционные отношения в базе данных предметных областей.

Средства документирования проекта информационной модели ИСУ обеспечивают интеграцию базы данных с текстовыми процессорами и издательскими системами, что позволяет издавать разделы проекта для документирования проектных решений. Каждый элемент информационной модели проекта ИСУ снабжается текстовым описанием стандартной структуры проектного документа. Управляют форматированием проектного документа программы, которые при необходимости могут быть адаптированы под требования заказчика. Выходные форматы проектных документов ИСУ согласованы с популярными издательскими системами.

Помимо документирования законченного проекта ИСУ средства САSЕ обеспечивают оперативную выдачу многочисленных отчетов о состоянии разработки проекта, отдельных его подсистем объектов. Отчеты являются удобным способом контроля и управления разработкой проекта.

Средства САSЕ допускают и традиционный подход к разработке приложений — менеджерских задач, обеспечивая наглядность и документируемость проекта, где основная трудоемкость определяется структурным анализом требований, их системным согласованием, разработкой программного кода приложения. Информационная модель проекта ИСУ представлена техническими требованиями, функциями системы, пользовательским интерфейсом (алфавитно-цифровой, графический), алгоритмами решения прикладных задач, структурой данных, составом программного обеспечения в соответствии с регламентирующими проект ИСУ документами. Для управления разработкой больших программ ИСУ (гигабайты кода) используются различные способы стандартизации и автоматизации кодировки программ. Типовой пользовательский интерфейс для объектов предметной области менеджера позволяет представлять базу данных таблицами, обеспечивает оформление экранной формы, выполнение стандартного набора операций над отдельными объектами и отражает взаимодействия объектов проекта ИСУ в форме связанных таблиц.

Технология САSЕ обеспечивает создание программного кода, его тестирование, создание и хранение эталона разработанного программного кода для формирования программы любых однотипных объектов. В технологии САSЕ структурный подход к проектированию использует как основной копирование эталонного программного кода с последующей глобальной заменой идентификаторов объектов базы данных, элементов экранных форм и программных переменных. Такой подход обеспечивает внесение значительных изменений в программный код и для табличных описаний объектов, существенно отличающихся от эталонных.

Рассмотренные в данной части современные средства информационного менеджмента ориентируют системного менеджера на разностороннее освоение приемов работы на персональном компьютере. Менеджеры, знающие структуру и возможности менеджерских информационных систем (ИСУ), отличающиеся глубоким пониманием возможностей системных средств информатики, организующие согласованное взаимодействие персонала управления, получают существенные возможности в достижении целей менеджмента. В обобщенном виде состав средств информационного менеджмента представлены в Приложении 2.

Таким образом, мы приходим к выводам о том, что система управления является одним из важнейших элементов любой организации, так как она выполняет различные функции: планирования, организации, мотивации и контроля. В качестве основных направлений развития информационного менеджмента можно определить разработку и внедрение: средств администрирования баз данных, средств администрирования компьютерных сетей, средств автоматизации систем управления технологическими процессами, средств автоматизированной поддержки принятия решений и организации управления, средств организации надежного функционирования комплексных ИСУ, средств визуализации и согласованного представления образа ситуации и средств отображения данных, средств рабочих станций для выполнения менеджерских автоматизированных офисных операций.

Учитывая необходимость перспективного планирования деятельности всего предприятия органы управления должны следить за тем, насколько комплексно внедряются технологии информационного менеджмента, для реализации всех функций системы управления.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОГУ «БЕЛГОРОДСКИЙ ИНФОРМАЦИОННЫЙ ФОНД»

2.1 Общая и организационно-экономическая характеристика ОГУ «Белгородский информационный фонд»

В начале 2002 года для реализации проектов в сфере информационных технологий на территории Белгородской области постановлением губернатора было создано областное государственное учреждение «Белгородский информационный фонд» (ОГУ «БелИФ»). В соответствии со своей уставной деятельностью, Фонд осуществляет обеспечение мероприятий и проектов в сфере информационных технологий (Приложение Б).

В основе работы ОГУ «БелИФ» – комплексный подход по оказанию информационных услуг и применению коммуникационных технологий. Миссия организации звучит следующим образом: «Сделать информационно-коммуникационные технологии в органах государственной власти, органах местного самоуправления и учреждениях Белгородской области простой и доступной услугой, как газ, свет, вода, что позволит государственным служащим еще качественнее решать их основную задачу – повышение качества жизни населения Белгородской области».

Основной целью деятельности ОГУ «БелИФ» является обеспечение региональной политики, направленной на улучшение качества жизни населения в информационно-телекоммуникационной сфере, участие в проектах и мероприятиях, для поддержки и развития информационной системы государственного управления в Белгородской области1 .

Учреждение осуществляет свою деятельность по следующим основным направлениям:

повышение качества информационного обслуживания населения, путем эффективного и рационального использования информационных ресурсов;

содействие государственному управлению путем привлечения и эффективного использования финансовых ресурсов для реализации целевых программ, проектов и мероприятий в области передачи, хранения и использования информации;

участие в разработке, проведении экспертизы, конкурсном отборе и реализации региональных, отраслевых и муниципальных информационных программ;

осуществление поддержки инновационной деятельности предпринимательских структур, стимулирование разработки и производства принципиально новых видов продукции, содействие в освоении новых технологий и изобретений, предназначенных для информационных систем;

содействие в привлечении отечественных и иностранных инвестиций, кредитов для реализации приоритетных направлений деятельности по развитию информационных систем.

Методами реализации основных целей организации является разработка и внедрение информационных проектов для нужд областных и муниципальных образований области. Одним из первых был реализован проект торгово-информационной системы «Электронные торги», в рамках которой размещается и исполняется государственный заказ области на закупку и поставку товаров, выполнение работ и оказание услуг для государственных нужд Белгородской области. Работа над данным проектом была начата в соответствии с вышедшим постановлением главы администрации Белгородской области №494 от 31 декабря 2002 года (Приложение 2).

В течение 2002 года в рамках подготовки данного ИТ-проекта было создано программное обеспечение, обучен персонал для проведения, сопровождения и консультирования на электронных торгах.

Основываясь на опытных торгах, к концу 2002 года был разработан ряд нормативно-правовых актов, регламентирующих осуществление госзакупок при помощи систем «Электронные торги». Также был определен механизм возмещения финансовых затрат на проведение электронных торгов без расходования бюджетных средств. Разработаны основы и принципы электронного документооборота торгов. Таким образом, к началу 2003 года в Белгородской области был создан работоспособный комплекс электронных торгов для осуществления закупок в рамках бюджетов всех уровней и внебюджетных фондов.

В третьем квартале 2004 года началось поэтапное внедрение электронной цифровой подписи, организация электронной биржевой площадки. В этом же году было осуществлено внедрение пилотного проекта электронных госзакупок лекарственных препаратов, предусматривавшего автоматизацию всей схемы госзакупок от момента формирования потребности конкретного лечебного учреждения до момента поступления лекарственных препаратов на его склад.

Помимо проведения электронных торгов для государственных нужд Белгородской области, создается и внедряется автоматизированная система «Учет коммунальных платежей населения» (Приложение 3). Система призвана автоматизировать работу подразделений ЖКХ по начислению и учету платежей за жилищно-коммунальные услуги, и обеспечить прозрачность функционирования субъектов жилищно-коммунального комплекса области для органов местного самоуправления1 .

ОГУ «Белгородский информационный фонд» принимало участие во многих выставках: ВВЦ, Медицина 2002, ПРОМЭКСПО 2003, Информационные технологии в медицине 2003, Здравоохранение и стоматология 2003, Современный офис 2003, Городской ландшафт 2003 «Электронная коммерция и торговля - 2004», Медицина 2004, Medsoft 2005.

Фонд является членом Ассоциации Развития Медицинских Информационных Технологий (АРМИТ), Регистрационным центром Электронной Цифоровой Подписи и входит в сеть удостоверяющих центров ekey.ru.

ОГУ «БелИФ» стало одним из учредителей некоммерческого партнерства «Национальная ассоциация участников электронной торговли» («НАУЭТ»), организатором которого является Институт системного анализа РАН. Основная цель «НАУЭТ» является создание условий для построения общенациональной системы электронной торговли (ЭТ), проведение согласованной политики в вопросах совершенствования и развития ЭТ на территории РФ, повышение эффективности проведения государственных закупок за счет внедрения систем ЭТ на территории РФ.

На данный момент штат работников в ОГУ «БелИФ» составляет 17 человек: директор - 1, заместитель директора - 2, главный бухгалтер - 1, руководитель проект -3, консультант - 4, главный специалист - 5, водитель - 1.

ОГУ «БелИФ» находится по адресу 308007, г. Белгород, ул. Некрасова, 9/15.

Почтовый адрес: 308007, г. Белгород, а/я 202.

Телефон: + (4722) 31-39-24

Факс: + (4722) 31-38-59

e-mail: info@belif.ru

Рассмотрим организационную структуру ОГУ «БелИФ» (Приложение 4). Организационная структура ОГУ «БелИФ» выглядит следующим образом:

Директор;

Заместитель директора;

Заместитель директора по финансам;

Главный бухгалтер;

Руководители проектов (3 человека);

Главные специалисты (3 человека);

Консультанты (2 человека);

Консультант финансового отдела.

Организационная структура представляет собой вертикальную модель во главе организации стоит директор, имеющий двух заместителей. В штате имеются главный бухгалтер, руководители проектов, непосредственно работающие над ИТ-проектами, главные специалисты и консультанты, так же занимающиеся проектной деятельностью. Все работники ОГУ «БелИФ» являются специалистами в области разработки проектов, что в сочетании с достаточно высокой технологической и программной обеспеченностью организации способствует достаточно высоким результатам деятельности.

В настоящее время деятельность ОГУ «БелИФ» направлена на разработку и внедрение ряда ИТ-проектов, которые, в свою очередь, будут нацелены на совершенствование информационного взаимодействия в рамках системы региональной и муниципальной власти. Каждый из проектов затрагивает определенную проблемную область в деятельности региональных образований.

21 июля 2005 года был принят Федеральный закон №94 «О размещении заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд», вступающий в силу с января 2006 года. Этот закон, по мнению разработчиков, призван упорядочить сложившуюся систему правового обеспечения государственных закупок, а также создать базу для развития передовых направлений в этом секторе. Принципиальным отличием ФЗ №94 является то, что в документе, наконец-то, узаконена практика применения электронных госзакупок. Однако полноценное вступление закона в силу не состоялось по причине задержки в подготовке постановлений правительства, конкретизирующих «отсылочные» статьи ФЗ №94.

Новый закон вводит ведение реестра контрактов и реестра недобросовестных поставщиков (Статья 19 - «Реестр недобросовестных поставщиков»). Поскольку все сведения о проведении торгов планируется размещать на едином портале госзакупок, вступление закона в силу неизбежно должно привести к появлению федеральных, региональных и муниципальных «черных списков» поставщиков для госнужд. В соответствии с распоряжением правительства все сведения о проведении госторгов должны размещаться на едином портале госзакупок, официальном сайте Российской Федерации, проект по созданию которого был включен в ФЦП «Электронная Россия» еще в 2003 году. В дальнейшем, в течение около трех лет он находился в опытной эксплуатации в Минэкономразвития. Экономический эффект от принятого ФЗ №94, по мнению экспертов ФАС РФ, может составить от $5 млрд. до $10 млрд. ежегодно, в том числе благодаря ряду нововведений в сфере использования современных ИТ при размещении государственных и муниципальных заказов.

По мнению экспертов, основным недостатком ФЗ №94 является то, что он содержит «отсылочные» статьи, опирающиеся на нормативные акты, которые все еще только готовятся к подписанию. Подобная ситуация откладывает на неопределенное время полноправное внедрение системы электронных госзакупок.

В то же время, после первого чтения в Госдуме проект ФЗ №94, благодаря внесенным поправкам, изменился почти до неузнаваемости. Одной из ключевых корректировок стало подтверждение законности проведения аукционов, в том числе и on-line, правда, размер сделки не должен превышать 500 тыс. рублей. До этого в законах, регламентирующих госзакупки, вопрос проведения любого аукциона (открытого, закрытого), находился вне правового поля. Госзакупки с использованием этого инструмента осуществлялись только в тех регионах, главы администраций которых одобрили такой шаг.

Полноценная система «электронных госзакупок» должна, с одной стороны, обеспечивать удобный интерфейс для государственных и муниципальных заказчиков по размещению информации о проводимых ими закупках на официальных ресурсах в сети Интернет, на которых публикуется информация о государственном и муниципальном заказе. А с другой стороны, автоматизировать основные функции заказчиков, конкурсных, котировочных, аукционных или единых комиссий по проведению процедур, связанных с подготовкой и проведением конкурсов, аукционов и запросов котировок на сайте в сети Интернет.

ФЗ №94 принес новые правила работы и новые стандарты взаимодействия, направленные на создание единой инфраструктуры для систем проведения торгов, сбора и анализа информации о них. Но закон работает вполсилы — требуются обученные специалисты и единые технические стандарты и регламенты.

Одно из основных направлений информатизации в секторе закупок для государственных нужд — введение единых технологических стандартов, единой инфраструктуры для систем проведения торгов, сбора и анализа информации о них.

В феврале 2006 года было выпущено распоряжение правительства «Об общефедеральном портале госзакупок» (20 февраля 2006 года №229-р). Но определенные проблемы имеются и в части технических стандартов обмена данными между регионами и центральным порталом и в формате передачи данных на единый портал. Другая сложность заключается в необходимости перехода на единый кодификатор продукции, без чего невозможна работа портала, как площадки где размещается информация о всех госзаказах органов власти России. В настоящее время все производители реализуют тот или иной его вариант. С отменой системы ГОСТов наименования товаров не стандартизированы, поэтому один и тот же товар может быть внесен в кодификатор несколько раз, что очень сильно затруднит аналитику. Необходимо создание единого стандарта на названия и ключевые характеристики товаров.

Другая проблема — это подготовка специалистов. Требования нового закона к проведению госзакупок довольно жесткие и в части объемов публикуемой информации, и в части сроков проведения конкурса, сроков экспертных оценок и заключения госконтрактов. Переходный период, согласно планам Минэкономразвития, должен закончиться в июне 2006 года. К этому времени необходимо провести обучение сотрудников конкурсных комиссий всех уровней, подготовить или переподготовить их в соответствии с требованиями нового закона. А это, по самым скромным подсчетам, более 20 тысяч человек. Еще в начале 2006 годы было очевидно, что министерство не способно решить эту задачу с должным качеством к завершению переходного периода.

Кроме того, в некоторых регионах и в Белгородской области, в частности, организовано дистанционное обучение (ДО) процедурам проведения закупок для государственных нужд, но его широкому распространению препятствует недостаточная разработанность нормативно-правовой базы. Кроме того, ДО предполагает значительные технические возможности, как со стороны организаторов, так и обучающейся стороны.

Рис. 2.1 Процедура проведения электронных торгов

Что касается формы проведения электронных торгов, то в законе предусмотрены конкурсы (открытые, закрытые и двухэтапные), аукционы, в том числе аукцион в электронной форме, а также совместные торги. К числу законных форм размещения госзаказов приравниваются также мероприятия без проведения торгов: запрос котировок, заказ у единственного поставщика, размещение на товарных биржах.

Проведение конкурса подразумевает подачу поставщиками заявок на участие, составленных в соответствии с заранее опубликованными требованиями. Далее на конкурсной основе проводится отбор участников, предложения которых наиболее соответствуют условиям заказчика. Закрытый конкурс проводится по предварительно разосланным приглашениям и только в том случае, если речь идет о заказе, связанном с государственной тайной.

Также, одним из приоритетных направлений деятельности ОГУ «БелИФ» является разработка системы повышения квалификации персонала. В связи с принятием федерального закона от 21 июля 2005 г. № 94-ФЗ муниципальные и районные образования столкнулись с проблемой недостаточной подготовки сотрудников для работы по новым правилам. Именно на повышение профессиональной компетентности работников муниципальных и районных образований и направлена серия семинаров, посвящённых 94-ФЗ и носящая разъяснительный характер.

Семинары разделены на несколько модулей :

1. «Общие принципы размещения заказов для государственных и муниципальных нужд» - продолжительность: 8 часов.

Содержание: основные принципы, заложенные в основе процесса размещения заказа, необходимость организации конкурентных торгов в экономике России, информационное обеспечение системы размещения заказа, понятия и термины, применяющихся в российской и международной системе размещения заказов для государственных и муниципальных нужд.

2. «Нормативная правовая база размещения государственных и муниципальных заказов» - продолжительность: 26 часов.

Содержание: действующая российская нормативно-правовая база размещения государственных заказов, включая: Гражданский кодекс Российской Федерации, Бюджетный кодекс Российской Федерации, федеральные законы от 21 июля 2005 г. № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» (в последней редакции), от 2 февраля 2006 г. № 19-ФЗ «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных или муниципальных нужд»», от 26 июля 2006 г. № 135-ФЗ «О конкуренции», от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании», постановление Правительства Российской Федерации от 10 ноября 2003 г. № 677 «Об общероссийских классификаторах технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области».

«Процедуры размещения заказов» - продолжительность: 36 часов.

Содержание: основные методы планирования размещения государственных и муниципальных заказов, выбор способа размещения заказа, порядок проведения конкурсов, аукционов, размещения заказа способом запроса котировок, у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика), порядок подготовки документации для проведения конкурса, аукциона (ее содержание), порядок ее предоставления, внесения в нее изменений, работы с конкурсной документацией определяет порядок и требования к составлению технического задания.

«Государственные и муниципальные контракты» - продолжительность: 12 часов.

Содержание: основы понятийного аппарата, структура государственных и муниципальных контрактов и оценка эффективности; основные термины и определения, используемые в контрактном праве и при составлении государственного контракта, особенности государственного контракта как вида договора, терминология условий поставок, включая международные термины ИНКОТЕРМС в последней редакции, и их применение, цена контракта и условия платежа, сроки, условия вступления контракта в силу, ответственность сторон, инспектирование и приемка продукции, обеспечение исполнения контрактов, рассмотрение споров, структура контракта, порядок ведения реестра государственных и муниципальных контрактов.

«Специфика размещения заказов для государственных и муниципальных нужд» » - продолжительность: 20 часов.

Содержание: специфика размещения заказов для государственных и муниципальных нужд: особенности размещения заказов на поставку товаров, на оказание услуг и выполнение работ (НИР, НИОКР, строительный подряд, прочие работы, услуги, горюче-смазочные материалы, лекарственные средства, мебель, компьютерная и офисная техника, продукты питания), особенности составления технических требований и спецификаций на указанную продукцию.

«Практика. Деловые игры по размещению государственных и муниципальных заказов» - продолжительность: 16 часов.

Содержание: получение практических навыков подготовки распорядительной документации по процедурам размещения заказа (приказ о проведении конкурса, аукциона, запроса котировок, создании комиссий, положения и регламента работы комиссий и др.), документация для проведения торгов, размещение заказа путем запроса котировок, организация и проведение «открытого конкурса» и «аукциона», опубликование информации о размещении заказов в официальном печатном органе и ее размещение на официальном сайте в Интернете по каждой процедуре размещения заказа, сведения для внесения в реестры контрактов недобросовестных поставщиков, статистической отчетности по размещению заказа. В рамках системы повышения квалификации работников областных и муниципальных образований осуществляется разработка деловых игр по ФЗ-94, с помощью которых (2 дня - аукцион и 1 день - запрос котировок), в том числе и на выезде, можно было познакомить с соответствующими процедурами муниципальных заказчиков

Самым последним проектом, к разработке и внедрению которого приступило ОГУ «БелИФ» является создание системы рейтинговой оценки муниципальных образований. Основной целью данного ИТ-проекта является создание действующей системы рейтингового голосования для выяснения сводных показателей регионального развития. Согласно протоколу заместителя главы администрации г. Белгорода Полухина О.Н. в срок до23 марта 2007 года работникам ОГУ «БелИФ» необходимо разработать «пилотный» вариант системы рейтинговой оценки .

Первоначально предполагается разработать вариант рейтинговой системы для 22 муниципальных образований Белгородской области, позднее планируется расширить количество участников до 337 районных образований.

Прежде всего, будет заключено соглашение о сотрудничестве между региональными образованиями и аппаратом губернатора, регламентирующее порядок взаимодействия в рамках системы рейтинговой оценки.

Специалистами ОГУ «БелИФ» была разработана система показателей – паспорт муниципального образования (Приложение 7). Паспорт содержит ряд показателей, по которым оценивается отдельное муниципальное образование. Совокупность показателей унифицирована и является оптимальной для всего множества образований. Тем самым, облегчается оценка деятельности и потенциала развития района при дальнейшем анализе данных в аппарате губернатора Белгородской области.

Данная система довольно эффективна, но при дальнейшем внедрении и управлении возможны некоторые проблемы: необходимо будет учитывать интересы участвующих сторон (аппарат губернатора, районные образования) и, в связи с этим, совершенствовать систему оценки. Кроме того, возможно некоторое изменение схемы взаимодействия.

Таким образом, подводя итог общему и организационно-экономическому анализу деятельности ОГУ «БелИФ», можно отметить важную роль, которую играет указанное предприятие в развитии регионального информационно-коммуникационного пространства и широкий спектр задач, решаемых ОГУ «БелИФ». Кроме этого, обращает на себя внимание тот факт, что данная организация реализует современные подходы и принципы процессного управления и управления проектами. Экономическое положение ОГУ «БелИФ» можно охарактеризовать как хорошее.

2.2 Исследование технологий информационного менеджмента в ОГУ «БелИФ»

В ОГУ «БелИФ» создана современная, высокопроизводительная сетевая инфраструктура, обеспечивающая интеграцию в единую информационную сеть. Сегодня она объединяет все отделы организации, имеет выход в Интернет. В своей работе специалисты ОГУ «БелИФ» активно используют справочную правовую систему «Консультант Плюс», текстовый редактор Microsoft Word и почтовую систему Microsoft Outlook, информационное хранилище Microsoft SharePoint, систему оперативного управления деятельностью компании и различные справочники. Такая информационная инфраструктура создает все условия для осуществления эффективного управления организацией.

Главный бухгалтер ОГУ «БелИФ» использует программу «Инфо-Бухгалтер». В стандартную версию программы входит около 260 бланков бухгалтерской отчетности. Также «Инфо-Бухгалтер» позволяет передавать на магнитных носителях данные о начислениях сотрудников и по персонифицированному учету в программу пенсионного фонда «Оазис», автоматически формировать справки о доходах физических лиц за год и печатать их на специальных бланках, предоставляемых ГНИ. Программа «Инфо-Бухгалтер» имеет компилятора внутреннего языка, ускоряющего расчеты в 5-30 раз и возможность интеграции с справочно-правовой системой «Гарант» и с другими программами.

В последнее время сотрудники ОГУ «БелИФ» активно используют в работе информационное хранилище Microsoft SharePoint (второе поколение продуктов SharePoint - Services V2 и Portal Server 2003).

Microsoft SharePoint Services – это компонент Server 2003, предназначенный для быстрого и несложного создания веб-узлов и рабочих областей для обеспечения эффективного распространения информации и совместной работы команд. Службы SharePoint Services – это многофункциональная технология в составе серверной системы Windows Server 2003, позволяющая компаниям и бизнес-подразделениям любого размера повышать эффективность ключевых бизнес-процессов и продуктивность рабочих групп. Благодаря средствам для совместной работы, обеспечивающим связь между сотрудниками в разных подразделениях и даже странах, с помощью службы SharePoint Services пользователи могут получать доступ к нужным информационным ресурсам.

Кроме того, основанная на серверной системе Windows Server 2003 служба SharePoint Services может стать базовой платформой для создания бизнес-приложений с веб-интерфейсом, которые можно легко адаптировать и расширять в соответствии с меняющимися и увеличивающимися потребностями развивающегося предприятия. Надежные инструменты управления хранилищем информации и веб-приложениями позволяют ИТ-подразделениям получить экономически выгодный способ внедрения и поддержки высокопроизводительной среды для организации совместной работы. Привычный веб-интерфейс и удобство работы с повседневно используемыми инструментами делают системы на базе SharePoint Services удобными в работе и обеспечивают их быстрое и эффективное развертывание.

Использование SharePoint Portal Server 2003 позволяет разворачивать информационные порталы для обеспечения эффективного взаимодействия пользователей и рабочих групп и для обмена данными. Благодаря оперативному обмену нужными сведениями между участниками различных бизнес-процессов повышается производительность работы. SharePoint Portal Server 2003 представляет собой корпоративную систему, позволяющую объединять данные из различных систем в общее решение за счет использования единого входа в систему и возможностей интеграции корпоративных приложений. Сервер обладает широкими возможностями по развертыванию и мощными средствами управления. Портал облегчает совместную работу с помощью средств объединения, организации и поиска данных, сотрудников и рабочих групп. Использование индивидуальной настройки содержимого и оформления портала, а также выделение целевой аудитории дает возможность пользователям быстро находить нужные данные. Выделение целевой аудитории предусматривает распределение данных и обновлений в соответствии с положением, занимаемым сотрудником в организации, его участием в рабочих группах, интересами, принадлежностью к той или иной группе безопасности или в соответствии с другими условиями, которые могут быть заданы отдельно1 .

SharePoint Portal Server 2003 предоставляет мощную среду для совместной работы, позволяющую объединять, упорядочивать, искать и создавать узлы SharePoint в пределах предприятия. Узлы SharePoint для рабочих групп, документов и собраний могут быть доступны для клиентов и партнеров, что позволит расширить область действия и эффективность существующих способов сотрудничества. Портал облегчает совместную работу как отдельных сотрудников, так и рабочих групп, подразделений и предприятий. Управление версиями и утверждением документов, контроль над извлечением и возвратом документов, разделение документов на категории и возможность публикации облегчают совместную работу над документами, проектами и задачами. Кроме того, благодаря порталу специалисты имеют возможность с легкостью находить и использовать навыки нужных людей и рабочих групп, отыскивать готовые решения.

Совсем недавно в ОГУ «БелИФ» функционирует справочная правовая система «КонсультантПлюс». СПС «КонсультантПлюс» - это уникальный источник правовой информации, включающий весь спектр российского законодательства. Это экспертно-аналитический инструмент для повседневной работы с правовой информацией. Именно в ней содержатся практически все документы, необходимые в работе. Также система оснащена комментариями и консультациями специалистов. Кроме того, в ней содержатся решения спорных вопросов и электронная библиотека бухгалтерских изданий.

Важно, что документы, хранящиеся в справочной правовой системе «КонсультантПлюс», поддерживаются в актуальном состоянии и полностью соответствуют оригиналам по содержанию и оформлению. А консультации, которые могут помочь в решении самых спорных вопросов, даны специалистами государственных органов и экспертами в области налогового и бухгалтерского учета. В СПС «КонсультантПлюс» легко и удобно находить необходимые документы: все информационные банки системы связаны между собой, и система поиска позволяет быстро найти не только нормативные документы, но и комментарии к ним.

СПС «КонсультантПлюс» может состоять из многих информационных банков, но самые основные и наиболее востребованные из них это – Бухгалтер, ВерсияПроф и Деловые Бумаги. Рассмотрим их подробнее1:

1. «Консультант. Бухгалтер» - универсальный бухгалтерский пакет.

«КБ» состоит из 5-и информационных банков: Вопросы-Ответы, Корреспонденция Счетов, Путеводитель по налогам, Бухгалтерская пресса и книги, Нормативные Документы. Комплект из этих информационных банков практически обеспечивает бухгалтера в полном объеме всем необходимым - и нормативными документами, и консультационными материалами бухгалтерской тематики.

Первые четыре информационных банка составляют раздел "Финансовые консультации". Поиск документов в этом разделе позволяет искать документы не только стандартными средствами - по тексту, дате, названию и номеру. Но и по специальным полям - по счету из Плана Счетов, по видам налогов, выплат и расходов, а также по ключевым словам - это слова или фразы, определяющие суть консультаций.

Раздел «Законодательство» представлен Информационным Банком Нормативные Документы. Этот банк содержит все необходимые в работе бухгалтера федеральные нормативные документы - законодательство по бухучету, налогообложению, трудовому законодательству. Включены также все нормативные документы, которые упоминаются в трех информационных банках раздела «Финансовые консультации». Возможен поиск по любым реквизитам документа - по номеру, по дате, по принявшему органу, по тематике документа, по словам из названия или из текста. Широки аналитические возможности по работе с документами - можно легко отследить все связи документа с другими документами, получить редакцию документа, действующую на определенный момент времени. Удобна функция «Документ на контроле», с помощью которой можно поручить программе отслеживать изменения в документах и сообщать об этом.

Информационные банки Вопросы-Ответы, Корреспонденция Счетов, Бухгалтерская пресса и книги, Путеводитель по налогам взаимосвязаны с банком Нормативные Документы гиперссылками: по ссылкам из консультаций, схем и статей можно перейти в тексты нормативных документов, на которые ссылаются авторы и самому проанализировать ситуацию, исходя из документов действующего законодательства.

Система содержит полезную справочную информацию - все актуальные формы бухгалтерской и налоговой отчетности, таблицы минимальных размеров оплаты труда, размеров пенсии, нормы возмещения командировочных расходов и другие. Все показатели представлены в наглядных сводных таблицах на все моменты времени. Имеется интерактивный календарь бухгалтера и производственный календарь, курсы валют на каждый день и многое другое. Вся справочная информация, так же как и информационные банки, регулярно обновляется (например, курсы валют - ежедневно).

2. «ВерсияПроф» - большая универсальная система по федеральному законодательству.

Включает все правовые акты РФ общего и отраслевого значения и правовые акты, касающиеся отдельных категорий граждан. Значительную часть документов системы составляют правовые акты разъяснительного характера.

В полном объеме представлены документы по всем отраслям хозяйственной деятельности - в том числе банковской, внешнеэкономической, таможенной, рынку ценных бумаг.

Система включает акты официального разъяснения действующих норм, регулирующих отдельные сферы деятельности, документы советского периода, представляющие интерес в настоящее время.

Система адресована на самый широкий круг специалистов средних и крупных предприятий всех форм собственности и направлений деятельности. 3. «Деловые бумаги» - система для тех, кто занимается делопроизводством и документооборотом.

Включает образцы документов, используемые на практике предприятиями с различными организационно-правовыми формами и направлениями деятельности и просто документы, которые приходится часто заполнять простым гражданам - заявления, объяснительные, справки и т.д. и т.п.

Система предоставляет типовые договоры, контракты, учредительные, организационные, внутренние документы, формы отчетности предприятий, страховых и банковских учреждений. Большинство документов разработано и утверждено органами власти Российской Федерации. Остальные разработаны на заказ авторитетными юридическими фирмами.

Карточка поиска позволяет использовать для поиска номер типовой формы (если он известен), слова из названия или текста (даже если Вы знаете их приблизительно), тематику (если Вы хотите просмотреть документы, относящиеся к одной теме или вопросу). При поиске форм удобно пользоваться такими полями, как «Вид документа» (сразу можно отобрать только договора или заявления или другой тип документа), «Разработчик» (можно отобрать, например, только формы, принятые госорганами) и «Источник» (если известен официальный документ, который утвердил нужный Вам бланк, форму или другой документ).

При использовании системы в комплекте с информационными банками по федеральному российскому законодательству (например, Консультант Плюс: Версия Проф), любое упоминание нормативных документов в тексте формы или другого документа Деловых Бумаг превратится в гиперссылку на текст упоминаемого документа, по которой можно сразу попасть в официальный текст документа, при чем сразу в тот его раздел, где речь идет о найденной форме.

«Деловые Бумаги» - профессиональный инструмент референта и кадровика, полезный помощник бухгалтера и юриста (формы отчетности и образцы договоров) и огромный цифровой архив деловой документации, который будет полезен гражданам как для личного так и в трудовой деятельности, например, для госслужащего или руководителя фирмы.

Можно сделать вывод, что оснащенность персонала ОГУ «БелИФ» информационно-правовыми средствами и программами находиться на довольно высоком уровне, что очень способствует повышению эффективности основной деятельности персонала – создание, внедрения и управления ИТ-проектов на региональном уровне, а, в конечном счете, повышению эффективности управления.

С 2006 года в ОГУ «БелИФ» начались работы над созданием системы электронного документооборота для внедрения в аппарат губернатора Белгородской области.

Необходимо заметить, что принятый в настоящее время в Белгородской области обмен бумажными документами между органами государственной власти и местного самоуправления является чрезвычайно медленным и влечет значительные затраты ресурсов на функционирование курьерских и почтовых служб, экспедиций и канцелярии, вынужденной регистрировать входящие и отправлять исходящие документы. В случае функционирования автоматизированной системы к этому еще прибавляется ввод информации о документе и сканирование текста для помещения в базу документов системы. Зачастую отсутствует возможность контроля со стороны отправителя за процессом получения и регистрации документов принимающей стороной.

Эта ситуация представляется еще более неестественной, если учесть, что исходящий документ также готовится в автоматизированной системе, а текст существует в виде файла и специально распечатывается для отправки в другие организации. Выходом из этой ситуации является создание системы обмена электронными документами между органами государственной власти и местного самоуправления. Создание такой системы позволит обеспечить:

радикальное ускорение доставки документов;

гарантию доставки;

доставку «под роспись» – уведомление отправителя о получении и регистрации документа получателем;

снижение издержек.

Необходимо учитывать, что традиционный бумажный документооборот еще не скоро потеряет свое значение – в ближайшие годы важные документы все равно будут издаваться, утверждаться и доставляться в бумажном виде. Тем не менее, существуют (и в ряде организаций уже эксплуатируются) интегрированные бумажно-электронные технологии, в которых документ пересылается в электронном виде, регистрируется, и именно с электронной копией идет работа, а бумажная копия передается обычным путем.

Введение в Белгородской области законодательства, обеспечивающего юридическую значимость электронной цифровой подписи (Приложение 5), открывает возможность создания систем обмена электронными документами, не требующих дублирования электронных документов бумажными и позволяющих тем самым значительно снизить издержки органов власти и управления. Но на пути разработки такой системы у специалистов ОГУ «БелИФ» имеются объективные трудности:

Отсутствие каких-либо систем автоматизации документооборота в аппарате губернатора Белгородской области.

Разнообразие систем и форматов, используемых в аппарате губернатора.

Необходимость надежной аутентификации отправителей / получателей в аппарате губернатора.

Защита информации от изменения в процессе доставки документов между органами государственной власти и местного самоуправления.

Необходимость защиты конфиденциальной информации.

Основное содержание работы органов государственной власти в Белгородской области – это выработка управленческих решений, протекающая в форме работы с документами. Поэтому эффективность осуществления ими своих функций в значительной степени определяется системой работы с документами.

В аппарате губернатора Белгородской области повсеместно используется традиционная система делопроизводства. Эта система, основанная на централизованном контроле документов на всех стадиях их исполнения, обладает рядом важных достоинств. Однако при больших объемах обрабатываемых документов все равно возникают проблемы, неизбежные при работе с бумажными документами:

Длительные процедуры передачи документов.

Возможность утери информации о местонахождении документов.

Отсутствие эффективного контроля, как за работой отдельных чиновников, так и за деятельностью аппарата в целом со стороны вышестоящих органов и общества.

Высокие издержки на инфраструктуру хранения и движения бумажных документов.

Высокая трудоемкость рутинных операций в деятельности чиновников и нехватка времени на подготовку качественных решений.

Зачастую эти проблемы приводят к неоправданно затянутым срокам рассмотрения вопросов и неэффективности работы в аппарате губернатора.

Существует два возможных подхода по применению информационных технологий для решения этой проблемы:

Повышение эффективности существующих процедур работы с документами (автоматизация делопроизводства).

Переход к электронному документообороту.

Автоматизация делопроизводства основана на том, что при регистрации бумажного документа он полностью или частично переводится в электронную форму, и дальнейшая работа ведется в основном с электронными регистрационными карточками и представлениями документов.

Внедрение такой технологии позволяет:

Ускорить движение документов.

Гарантировать своевременное рассмотрение документов.

Обеспечить эффективный контроль исполнения документов и принятия управленческих решений.

Повысить эффективность работы, как отдельных чиновников, так и всего аппарата губернатора в целом.

Снизить издержки на размножение, передачу и хранение множества копий бумажных документов.

При принятии решений повысить их обоснованность и качество за счет предоставления исполнителю максимально полной документационной базы.

Необходимо заметить, что при таком подходе появляются дополнительные издержки в процессе регистрации документа. Впрочем, их можно избежать, если значительную часть документов организация будет получать в электронном виде.

Идея же электронного документооборота состоит в том, что для документов вообще не создается бумажных версий. Это позволит значительно поднять эффективность и снизить издержки по сравнению со смешанным документооборотом.

Необходимо также иметь в виду, что переход на электронный документооборот и делопроизводство в аппарате губернатора Белгородской области потребует значительного времени. Но внедрение систем автоматизированного делопроизводства уже сейчас создает хорошие технологические предпосылки для перехода к электронному документообороту, так как сотрудники аппарата губернатора постепенно отвыкают иметь дело с бумагами (оборот бумаг замыкается на канцелярии и архиве), и в них исчезает технологическая необходимость.

А для некоторых видов документов (например, внутренних) электронный документооборот возможен уже сейчас. Он также возможен для всех проектов документов на стадии их разработки и согласования.

Таким образом, в данный момент ОГУ «БелИФ» реализуются основные подходы информационного менеджмента. В процессе реализации стратегических, тактических и оперативных целей деятельности активно используются современные инструменты (программные, аппаратные средства). Однако, существует ряд недостатков, а именно. Во-первых, в условиях снижения объемов финансирования деятельности и ограничения бюджетных средств, становится необходимым использование более дешевых и доступных программных продуктов эффективного распространения информации, документооборота, оперативного управления деятельностью компании и совместной работы команд и сотрудников. Во-вторых, в связи со структурными особенностями и спецификой деятельности ОГУ «БелИФ» (участие в реализации государственных программ и проектов) необходимо учитывать возможности взаимодействия информационной системы и, в частности, системы электронного документооборота и оперативного управления деятельностью компании с информационными системами региональных органов власти и муниципального самоуправления. В процессе устранения указанных недостатков нам предстоит: изучив определенный сектор рынка информационных продуктов и услуг, выбрать наиболее приемлемое решение, удовлетворяющее потребностям организации, регламентировать процесс перехода на новую систему электронного документооборота и оперативного управления деятельностью компании.

ГЛАВА 3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОГУ «БЕЛИФ» НА ОСНОВЕ ТЕХНОЛОГИЙ ИНФОРМАЦИОННОГО МЕНЕДЖМЕНТА

3.1 Выбор системы оперативного управления деятельностью на основе анализа российских и зарубежных программных продуктов

Так как обслуживание и обновление установленной в организации системы оперативного управления Microsoft SharePoint в условиях ограниченного финансирования и сокращения штата ОГУ «БелИФ» вызывает затруднения руководства и персонала, нами было предложено проанализировать определенный сектор рынка информационных продуктов и услуг и выбрать оптимальный вариант программного обеспечения с целью организации документооборота, оперативного управления деятельностью организации и совместной работы команд проектов и остальных сотрудников. Основными критериями выбора стали стоимость и доступность обслуживания программного обеспечения. При этом еще одним критерием выбора является возможность взаимодействия информационной системы ОГУ «БелИФ» с информационными системами региональных органов власти и муниципального самоуправления.

Нами разработаны общие требования к системе электронного документооборота с учетом особенностей исследуемой организации.

Обобщенный список требований

Бизнес-требования

1) Идентификация пользователей

Первый этап. Аутентификация

защищенность протокола связи;

интегрируемость с существующими системами аутентификации пользователей.

Второй этап. Авторизация

возможность организации различных уровней доступа к данным для пользователей и групп пользователей;

организация рабочего места под функции, выполняемые пользователем или группой пользователей.

Третий этап. Разграничение прав доступа к документам

возможность установки различных прав доступа к документам (чтение, редактирование, удаление и т.п.) для пользователей и групп пользователей;

делегирование прав доступа к документу от одного лица другому.

2) Хранилище документов

Первый этап. Производительность хранилища данных

зависимость скорости работы с документами от количества документов в базе данных и количества одновременно работающих с системой пользователей.

Второй этап. Поиск документов

поиск по полям документа;

контекстный поиск по вложенным (присоединенным) файлам.

Третий этап. Архивация документов

вопросы сложности извлечения документов из архива (поиск, чтение)

Четвертый этап. Устойчивость хранилища к сбоям базы данных

Пятый этап. Репликация данных

только для чтения

с возможностью сохранения изменений

3) Работа с документами

Первый этап. Работа с типами документов

создание новых типов

наличие конструктора форм

справочные (подстановочные) поля

история документа

отслеживание версий документов

Второй этап. Конвертация документов

сканирование

импорт из других форматов файлов

Третий этап. Электронная подпись

4) Работа с бизнес-логикой

Маршруты движения документов

Задания (задачи) для пользователей

Работа с пользовательскими сценариями

Требования к программному обеспечению

1) Требования к ресурсам

Операционная система

СУБД (необходимость приобретения сторонней СУБД)

Зависимость от сторонних продуктов

наличие дополнительного программного обеспечения для работы системы

Аппаратная часть

производительность компьютеров

2) Стоимость продукта

А) Стоимость дополнительного программного обеспечения

СУБД, офисные пакеты, другое программное обеспечение

Б) Закупка нового оборудования

В) Затраты на обучение персонала

Г) Затраты на подготовку готового решения

3) Удобство сопровождения

Документация

соответствие документации текущей версии продукта

наличие электронных обучающих материалов

освещенность вопросов расширения системы

Возможности расширения системы

Техническая поддержка системы

Удобство использования

Простота выполнения базовых операций пользователя

доступность управляющих элементов

количество элементарных операций для выполнения действий

Рассмотрим программное обеспечение электронного документооборота, представленное на рынке России.

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией. Ниже приведен список наиболее часто встречающихся задач.

Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.

Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.

Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.

Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности).

Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.

Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.

Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Основные факторы, влияющие на решение о выборе системы в ОГУ «БелИФ»

Требования по объему хранения. Необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM - Hierarchal Storage Management). Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители.

Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т. д.).

Необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры.

Наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д.

Наличие бумажного архива большого объема. Некоторые системы документооборота поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов.

Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота.

Необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflow managing). Как продолжение этой необходимости потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов.

Требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива на микрофильмах.

Требования к "открытости", расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования.

Необходимость хранения изображений документов. Использование в организации специфических форматов хранения документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия.

Необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихся в организации документов.

Требования к безопасности (шифрование, организация доступа, и т. д.). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота.

Требования по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации.

В настоящее время в России наблюдается рост интереса к системам электронного документооборота (СЭД) среди государственных и коммерческих структур. Компании-разработчики готовы предоставить СЭД как для небольших организаций численностью 5-10 человек, так и для крупных предприятий численностью тысячи человек. Всего на рынке представлено более пятидесяти решений этого класса. Но на вопрос, по каким критериям правильно выбирать систему, ответ знают далеко не все. В данном обзоре предлагается анализ наиболее популярных отечественных разработок в области автоматизации документооборота и делопроизводства.

Сегодня можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков, работающих в сфере автоматизации работы с документами: Босс-Референт, ГранДок, Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, CompanyMedia, Directum, DIS-системы, DocsVision, LanDocs, Optima-Workflow, Мотив.

Таблица 3.1 Основные возможности систем электронного документооборота

Система возможность	Б-Р	ГД	Д	Е-Д	СМ	D	DIS	DV	LD	O-W	М
Регистрации документов	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+
Введение регистрационной карточки	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+
Введение номенклатуры дел	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+
Сканирование	+/-1,2	+	+/-1,5	+	+/-1	-/+	+	+	+	+/-1	+
Распознание документов	+/-1,2	+	+/-1,5	+	+/-1	-/+	+/-1	+/-1	+/-1	+/-1	+
Связанные документы	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+
Прикреплённые файлы	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+
Работа со словарями и справочниками	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+
Срок поручений	+	-	+	+	+	+	+	+	+	+	+
Поиск: - по реквизитам - по виду рекивзита документа -полнотекстовый - с учётом морфологии	+ - + -	+ - + -	+ + + -	+ + + +	+ - + -	+ - + +	+ + - -	+ + + -	+ - + +	+ + + +\-	+ + + +
Списание документа в архив	+	+	+	+	+	+	-	+	+	+	+
Введение архивов электронных документов	-/+	-	+/-6	+/-7	-/+	-/+	-	-/+	+/-9	-/+	+
маршрутизация	+	-	+	+	+	+	-	+	+	+	+
Генерация отчётов	+/-і	+/-4	+	+	+/-8	+	+	+	+	+/-4	+
Продолжение табл. 3.1
Разграничение прав доступа	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+
Пароли	+	-	-\+	+	+	+	+	+	+	+	+

Условные обозначения систем в таблицах: Босс-Референт (Б-Р), ГранДок (ГД), Дело (Д), ЕВФРАТ-Документооборот (Е-Д), CompanyMedia (CM), Directum (D), DIS-системы (DIS), DocsVision (DV), LanDocs (LD), Optima-Workflow (O-W), Мотив (М).

Пояснения к таблицам: «+» - возможность имеется, возможности нет, «+/-»- опционально или внешним ПО, «-/+» - неполная функциональность возможности.

Чтобы получить представление о возможностях систем, позволяющих организовать электронный документооборот, была составлена таблица с необходимым набором функционала (таблица 3.1).

Как показано в таблице, все представленные системы стараются идти в ногу со временем и поэтому обладают почти всеми необходимыми функциональными возможностями. Наилучшим образом с типовыми задачами электронного документооборота справляются системы Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, DocsVision и LanDocs.

Примечания:

1- c применением внешних OCR

2 - интеграция С CuneForm

3 - с помощью Report’sMan

4 - с помощью Crystal Reports

5 - опционально «потоковое сканирование»

6 - опционально подсистема « архивное дело»

7 - опционально модуль «архивариус»

8 - опционально с помощью системы «центр отчётов»

9 - опционально система LanDocs архив

СЭД - это в первую очередь система, позволяющая решать все типовые задачи электронного документооборота для работы с документами — регистрация и ввод документов, поиск документов, маршрутизация, создание отчётов, ведение архива, установление правами доступа в системе. Поэтому при выборе СЭД просто необходимо убедиться в том, что система действительно обеспечивает выполнение таких задач.

Следующим моментом, на который стоит обратить внимание при выборе той или иной системы, являются услуги, предоставляемые компаниями-разработчиками, и технические требования к системе. Для полноценной работы с системой в первую очередь необходимо пройти обучение. Разработчик должен предоставить постоянно действующую оперативную техническую поддержку. Услуги по установке и настройке системы, предлагаемые разработчиками, являются необязательными и могут понадобиться только в том случае, если собственные IT-специалисты не в силах самостоятельно осуществить адаптацию системы и ввод ее в эксплуатацию. Знание технических требований к системе позволяет заранее оценить расходы на приобретение дополнительного программного обеспечения и нового оборудования.

Суммарные затраты на приобретение системы складываются из стоимости лицензий программного продукта, базы данных, услуг, дополнительных модулей системы и стороннего программного обеспечения. По общей стоимости серверной и пользовательских лицензий, а также стоимости СУБД/платформы, наиболее приемлемыми являются системы ГранДок, ЕВФРАТ-Документооборот и DocsVision. Стоимость базы данных и программных платформ варьируется от 900$ (MS SQL Server 2005) до 4000$ (Lotus Notes Domino). Исключением является система ЕВФРАТ-Документооборот, имеющая встроенную СУБД Ника (0$) (таблица 2). Сравнение полных затрат на внедрение систем практически неосуществимо в силу различного подхода компаний-разработчиков к предоставлению услуг. В примечаниях к таблицам можно найти информацию об используемых системами базах данных и платформах, а также о модулях, стоимость которых учтена для систем LanDocs и CompanyMedia.

Таблица 3.2 Стоимость сервера и лицензии

Система	Б-Р	ГД	Д	Е-Д	СМ	D	DIS	DV	LD	O-W	М
Стоимость сервера и 50 рабочих мест	17600	10-20	12100	7200	21000	14800	19700	9200	21050	18200	10200

Приобретая систему, не следует забывать о «подводных камнях» ее внедрения и промышленной эксплуатации. Может оказаться, что все достоинства функционала приобретенной системы сойдут на «нет», когда дело дойдёт до внедрения и использования системы. Например, если приобретаемая система не содержит инструментария необходимого для настройки под потребности организации собственными силами, то процесс внедрения будет требовать участия разработчика, что существенно повлияет на повышение стоимости внедрения. Адаптировать систему под нужды своей организации доступными средствами без участия разработчика и без дополнительных затрат смогут обладатели систем ЕВФРАТ-Документооборот и DocsVision. Заказчикам других систем предлагается набор стандартных настроек, которые могут быть доработаны разработчиками или их партнерами, что приведет к увеличению затрат на внедрение (таблица 3.3).

Таблица 3. Доступный инструментарий для настройки системы

Система инструментарий	Б-Р	ГД	Д	Е-Д	СМ	D	DIS	DV	LD	O-W	М
Дизайнер форм карточек документов	+	-	-\+3	+	+\-4	-\+7	-	+	-\+8	+	+
Дизайнер маршрутов\процессов	+	-	-\+	+	+\-5	-\+7	-	+	+	+	+
Редактор отчётов	+\-	+\-2	-	+	+\-6	-\+7	-\+	+	+	+	+\-2
Создание и изменение словарей и справочников	+	+	+	+	+	-\+7	-	+	+	+	+

Стоимость и сроки внедрения являются одними из факторов, влияющих на распространенность системы. В каждом конкретном внедрении они зависят от возможностей выбранной системы и структуры компании-заказчика (масштаб, специфика деятельности и т. д.), приобретающей систему. По имеющимся оценкам (таблица 4), на сегодняшний день наибольшее количество внедрений имеют системы ЕВФРАТ-Документооборот, Дело и CompanyMedia. Система Дело популярна в государственных учреждениях благодаря тому, что она ориентирована на автоматизацию процедур традиционного делопроизводства. Распространенность системы ЕВФРАТ-Документооборот объясняется универсальностью ее использования и гибкой ценовой политикой. Большое количество внедрений CompanyMedia обеспечивает модульность системы и реализация на платформе Lotus Notes/Domino.

Таблица 3.4. Опыт внедрения систем

Система вопрос	Б-Р	ГР	Д	Е-Д	CM	D	DIS	DV	LD	O-W	M
Количество внедрений?	>100	>100	>500	>1000	>500	>100	>100	>100	>100	>100	>100
Возможно ли внедрение собственными силами?	нет	нет	Нет \ да	да	нет	Нет \ да	Нет \ да	Да \ нет	нет	нет	да
Внедрение проектные (П) и собственными (С) силами?	П	П	С<П	П<<С	П	П>>C	П>C	П<С	П	П	П>С
Примечание: * - «нет \ да»- жесткие настройки, «да \ нет» требует специалист ** - П > (<) С – проектных внедрений больше (меньше) чем собственными силами; “>> (<<) –на много больше ( меньше); П – проектные внедрения Учитываются только внедрение продукта Дело; С учетом внедрений продукта OfficeMedia

Предполагая, что внедрение прошло успешно, следует рассмотреть, что же ещё существенно для автоматизации электронного документооборота. Помимо необходимого набора возможностей (таблица 3.1) наличие в системе дополнительного функционала (таблица 3.5) может значительно упростить работу с системой всем сотрудникам организации (например, настройка уведомлений и напоминаний). В некоторых случаях этот функционал просто необходим (например, WEB-доступ). Потребности заказчика в автоматизации процессов обработки документов со временем могут меняться (например, в случае изменения организационной структуры предприятия), что может привести к необходимости в развитии системы.

Например, возникает ситуация, когда заказчик, успешно эксплуатирующий систему в головном офисе организации, впоследствии принимает решение о внедрении ее в филиалы. Как видно из таблицы 3.5, наиболее полноценный дополнительный функционал за счет гибких настроек пользовательского интерфейса предоставляют системы Босс-Референт и Optima-Workflow. По остальным параметрам уверенные позиции занимают системы Directum, DocsVision и ЕВФРАТ-Документооборот.

Таблица 5. Дополнительные возможности работы с системой

СИСТЕМА ВОЗМОЖНОСТЬ	Б-Р	ГД	Д	ЕЕ-Д	CM	D	DIS	DV	LD	O-W	М
Настройка пользовательского интерфейса	+	-\+	-\+	-\+	+\-2	-\+	-\+	-\+	-\+	+	+
Настройка уведомлений и напоминаний	+	-\+	-\+	+	+	+	-\+	+	+	+	+
Интеграции с электронной почтой	+	-	-\+	+	+	+	-\+	+	+\-8	+	+
Web-доступ	+	-	-\+	+	+	+	-\+	+	+\-9	+	+
Территориально-распределённая работа**	+	-	-	+	+4	+\-6	+	+\-7	+\-10	+	+
Наличие API	+	-	+	+	+	+	-	+	+	+	+

Важными характеристиками СЭД являются её безопасность, надёжность и производительность (таблица 3.6). Из таблицы 3.6 следует, что системы Directum, DocsVision, Optima-Workflow и ЕВФРАТ-Документооборот позволяют обеспечить необходимый уровень надёжности и безопасности электронного документооборота. В свою очередь производительности рассматриваемых в обзоре решений достаточно, чтобы автоматизировать как небольшие, так и крупные структуры, так как производительность в большинстве случаях зависит от возможностей серверного аппаратного обеспечения. В случае создания распределенной системы электронного документооборота (отдельные серверы базы данных для каждого подразделения) количество одновременно работающих пользователей может измеряться тысячами.

Хочется отметить, что системы Босс-Референт и CompanyMedia, реализованные на платформе Lotus Notes/Domino, предлагают наиболее развитые средства администрирования при распределенной работе за счет возможностей платформы.

Таблица 3.6 Надёжность, безопасность

Система возможность	Б-Р	ГД	Д	Е-Д	СМ	D	DIS	DV	LD	O-W	M
Авторизация пользователей	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+
Шифрование документов	+\-	-	+\-2	+	+\-3	+	+	+	+\-4	+	+
Поддержка ЭЦП	+\-	+	+\-2	+	+\-3	+	+	+	+\-4	+	+
Резервное копирование БД по расписание	+	-	+	+	+	+	+	+	+	+	+
Протокол событий	+	-\+	+	+	+	+	+	+	+	+	+
Примечания: Заказная разработка с использованием БОСС-Крипто Опционально « ЭЦП И Шифрование» Опционально с помощью инфраструктуры Locker Опционально Landocs:Подсистема безопасности

Таким образом, из всех систем наилучшие показатели у системы Мотив. Это означает, что внедрение этой системы и будет для ОГУ «БелИФ» наиболее эффективным способом организации оперативного управления.

3.2 Регламент перехода на новую систему оперативного управления деятельностью

Общие положения.

Внедрение системы Мотив позволит решить следующие проблемы, связанные с организацией документооборота:

Отсутствие единого информационного пространства, отсутствие автоматизированных организационных справочников, содержащих адреса электронной почты сотрудников.

Проектные группы организации вынуждены локально формировать собственные системы классификаторов, а также словарей и нормативов.

Регистрация документов проводится вручную и часто дублируется в каждом структурном подразделении. При этом используются какие-либо таблицы или списки.

Маршрутизация документов не автоматизирована. Документ направляется только по маршруту, выбираемому очередным исполнителем, что затрудняет соблюдение регламентов, принятых в организации (особенно при согласовании документов).

Затруднено проведение контроля за своевременным исполнением документа. Напомнить о документе при этом можно только дополнительным письмом, отправленным вручную, или позвонив по телефону.

Невозможно осуществить автоматизированный поиск документов. Электронная почта не предполагает проведения подобной операции.

Сегодня развитие внутренних и внешних отношений ОГУ «БелИФ» ведет к тому, что нашей организации нужны: более совершенные современные технологии, которые предоставляют возможности коллективной работы, управления потоками данных (workflow), работы с образами и версиями документов, электронной почтой, интернетом; системы, которые отражают все факты деятельности в едином информационном пространстве, вводимые однократно в месте их возникновения, которые обеспечивают прозрачность системы для всех участников процессов при четком разграничении прав доступа и позволяют как управлять всеми процессами в целом, так и контролировать отдельные бизнес-процессы при работе проектных групп.

Основания для внедрения системы электронного документооборота.

Работа хотя бы с частью документов в электронном виде позволяет существенно сократить затраты организации на бумагу, расходные материалы, снизить затраты на приобретение и обновление копировальной техники, сократить затраты на содержание огромных архивов бумажных документов, что особенно важно в условиях ограничения бюджетных поступлений в связи с дефицитом областного бюджета 2009 года.

Регистрация документов. Время регистрации бумажного документа составляет примерно 3 мин. При автоматизированном документообороте время регистрации сокращается до 1 мин. за счет автоматического заполнения некоторых полей регистрационной карточки (поля «дата регистрации», «регистрационный номер»), за счет возможности выбора информации из списка заранее сформированных данных, справочников (поля «доставка», «тип документа», «исполнитель»).

Обмен документами. Если осуществляется работа над проектом, группы которого территориально разнесены, то время передачи документов от одного подразделения другому может измеряться часами и даже днями. При электронном документообороте передача документа осуществляется практически мгновенно благодаря встроенной почтовой системе.

Время поиска документов. Если реквизиты документа известны, то при использовании «бумажной технологии» время поиска документа займет несколько минут. Если реквизиты документа неизвестны, то поиск документа в бумажных регистрационных журналах может растянуться на несколько часов и даже дней. В этом случае эффект от применения системы электронного документооборота будет наиболее заметен; если известны хотя бы несколько ключевых слов искомого документа, поиск может быть осуществлен так же быстро, как и в предыдущем случае.

Подготовка типовых документов. По статистике, на подготовку типового документа уходит около 25% рабочего времени сотрудников. Практически независимо от занимаемой должности это время распределяется между созданием и обработкой документов, поиском и подбором информации. То есть ежедневно на подготовку документов уходит; 8ч*60мин*25%=120 мин рабочего времени. При электронном документообороте это время снижается примерно на 30% за счет унификации документационной деятельности организации, использования различных форм, шаблонов, типовых бланков.

Время согласования документов. Этот параметр косвенным образом характеризует корпоративную культуру организации, степень ее бюрократизации. Он включает время рассмотрения документа и время его передачи между инстанциями. Для каждого вида документа время согласования имеет свое значение, которое зависит от числа инстанций согласования. Согласование документа отнимает у ряда сотрудников до 50-75% рабочего времени. При электронном документообороте этот параметр уменьшается за счет сокращения времени передачи документов между инстанциями примерно в три раза.

Время, затрачиваемое на подготовку отчетов. Если регистрация документов ведется по бумажной технологии, то на подготовку таких отчетов может уходить 30-40% рабочего времени сотрудников: 8*60*30%=144 мин. При электронном документообороте подготовка отчетов занимает не более одной минуты.

Выдача напоминаний о приближении срока исполнения документа. При бумажном документообороте эта операция выполняется за счет поиска необходимого сотрудника лично или по телефону и передачи ему необходимой информации, на что уходит, по статистике, примерно 10 мин. При электронном документообороте эта операция выполняется системой автоматически при приближении или наступлении срока исполнения.

Время, затрачиваемое на размножение документа по резолюции. Оно зависит от количества резолюций (от 3 до 5) и в среднем составляет 5 мин. При электронном документообороте эта операция не нужна, т.к. поступивший документ прикрепляется к регистрационной карточке документа и доступен для просмотра всем, кому он предназначен.

Планируемые критерии оценки эффективности деятельности после внедрения СЭД Мотив.

Если говорить об оценке зависимости эффективности деятельности ОГУ «БелИФ» от организации процессов работы с документами, то можно выделить следующие основные критерии:

Критерии управления персоналом организации:

а) контроль исполнения поручений, «прозрачность» деятельности сотрудников – возможность в любой момент времени получить ответ на вопрос, «на какой стадии находится порученная исполнителю задача»;

b) исполнительская дисциплина сотрудников — степень ответственности при выполнении заданий, соблюдение сроков;

c) возможность проанализировать деятельность сотрудников в любой момент времени.

Критерии эффективности использования рабочего времени:

а) быстрота доступа к оперативной информации:

- доступ к документам;

- доступ к аналитическим справкам и отчетам;

- упорядоченность типовых бизнес-процессов;

- отлаженный механизм уведомлений и напоминаний об имеющихся задачах.

Критерии информационной безопасности:

- упорядоченный учет документов;

- надежность хранения информации;

- обеспечение распределения прав доступа сотрудников к информации.

Всем сотрудникам предлагается принять участие в разработке системы показателей на основе этих критериев, которая должна отвечать следующим требованиям:

- комплексно отражать непосредственные результаты труда, как в количественных, так и в качестве иных характеристиках;

- связывать результаты работы коллектива (индивидуального труда) с конечными результатами деятельности организации;

- отражать особенности деятельности различных коллективов и категорий работников;

- быть взаимосвязанной с системой материального и морального стимулирования:

- содержать относительно простые показатели, понятные для каждого работника, которые должны рассчитываться по единой методике, не требовать дополнительной информации, трудоемких расчетных работ:

- соответствовать цели оценки.

При этом непосредственно для оценки можно пользоваться распространенными методами измерения подобных показателей, в частности методом балльной оценки и методам коэффициентов.

В основе первого метода лежит построение балльных шкал. При этом их диапазон может быть различен в зависимости от сущности намеряемого показателя и назначения оценки (двухбалльные шкалы — «да» — «нет», трех-, n-балльные шкалы).

В методе коэффициентов, в отличие от балльного, в расчет вводятся нормативные значения, которые соотносятся с фактическим результатом, вследствие чего образуются коэффициенты. По этому принципу можно создать свою методику оценки эффективности документооборота на предприятии.

Все предложения направлять непосредственно директору ОГУ «БелИФ», который назначается ответственным за разработку системы показателей эффективности внедрения системы Мотив.

Организация процесса внедрения СЭД

Основными задачами автоматизации документооборота являются:

- Интеграция технологий делопроизводства в единый процесс;

- Ликвидация бумажного потока, автоматизация рутинных операций;

- Автоматизация процесса прохождения документов внутри предприятия и за его пределами;

- Формирование алгоритмов прохождения документов в соответствии с технологическим циклом (разработка, согласование, утверждение документов);

- Документационная поддержка бизнес-процессов;

- Планирование и управление ресурсами предприятия в рамках существующих бизнес-процессов;

- Автоматизация административно-управленческих функций (оперативное формирование указаний, распоряжений, контроль за их выполнением);

- Организация и контроль деятельности персонала, учет и планирование рабочего времени;

- Обеспечение оперативного обмена официальными документами (служебными записками, письмами, заявками, нормативными материалами и т.п.) для организации взаимодействия персонала, отдельных подразделений предприятия;

- Обеспечение рассылки и приема документов через внешние системы;

- Формирование и накопление базы данных электронных документов любых типов с возможностями многокритериального поиска как по содержимому документов, так и по сложным логическим условиям.

Стратегия автоматизации

Понятие «стратегии автоматизации» обычно означает выбор того набора бизнес-процессов, действий или операций, которые совершаются сотрудниками, клиентами и партнерами или другими участниками внешней среды при взаимодействии с компанией для достижения поставленных целей.

Нами выбрана стратегия автоматизации по участкам, которая представляет собой процесс автоматизации документооборота отдельных производственных или управленческих подразделений предприятия, объединенных по функциональному признаку. Этот способ этот способ был выбран так как: инвестиционные ресурсы ОГУ «БелИФ» недостаточны для решения задачи автоматизации документооборота в полном объеме; существуют участки, где применение СЭД дает значительный экономический эффект, например за счет сокращения персонала; технология работы или иные условия не позволяют обходиться без применения автоматизированных систем документооборота.

Автоматизация по направлениям

Автоматизация документооборота будет вестись по направлениям деятельности, таким как управление, ведение проектов по заказам органов государственного управления и местного самоуправления, управление финансами и т.п.

Этапы внедрения СЭД Мотив

Для более эффективного внедрения и эксплуатации СЭД Мотив необходима адаптация системы по следующим направлениям:

Разработка подсистемы прав и полномочий на документооборот предприятия;

Разработка маршрутных схем документов и дополнительных процедур обмена информацией.

Настройка модулей и подсистем Контроль исполнения поручений, Электронный документооборот, Электронная библиотека; подсистемы администрирования.

Тестирование системы: испытание всех программных составляющих на отказоустойчивость и корректность настройки.

Календарный план работ по внедрению СЭД Мотив представлен в виде таблицы.

Таблица 3.7 Календарный план работ по внедрению системы Мотив в ОГУ «БелИФ»

№ п/п	Перечень работ	Срок выполнения	Отчетность
1	2	3	4
Продолжение табл. 3.7
1	Анализ алгоритмов формирования, хранения, обработки, анализа, передачи, отображения, документирования информации и доступа к ней при отработке сообщений о проектах, работах и оперативном управлении в ОГУ «БелИФ»	В течение недели с момента издания приказа по ОГУ «БелИФ» о переходе на систему электронного документооборота Мотив	Документ: Описание алгоритмов формирования, хранения, обработки, анализа, передачи, отображения, документирования информации и доступа к ней
2	Определение состава средств информационных и коммуникационных технологий, методов, алгоритмов и программ автоматизации решения поставленных задач, изучение информационных технологий в организациях и на предприятиях бизнес контактов	В течение недели с момента издания приказа по организации	Документ: Описание состава средств информационных и коммуникационных технологий, методов, алгоритмов и программ автоматизации решения поставленных задач
3	Установка программного обеспечения и внедрение программных модулей системы оперативного управления и документооборота «Мотив». Инсталляция серверного и клиентского ПО, тестирование подсистем. Разработка программы приемо-сдаточных испытаний автоматизированных подсистем, согласование ее с Заказчиком и Получателем. Проведение приемо-сдаточных испытаний.	Согласно договора	Программа приемо-сдаточных испытаний Акт о приемке программного обеспечения Акт выполненных работ
4	Согласование и подписание документации на программное обеспечение, регламентов внедрения, инструкций пользователей системы электронного документооборота.	Согласно договора	Документация на программное обеспечение, регламенты внедрения, инструкции пользователей системы
5	Проведение обучения должностных лиц, сотрудников ОГУ «БелИФ» в объеме развертывания автоматизированных подсистем и их внедрение	В течение двух недель после подписания договора	Сертификаты пользователей системы Мотив

Внедрение модулей СЭД Мотив в ОГУ «БелИФ», по нашему мнению, следует произвести в следующем порядке:

Обращения граждан

Делопроизводство

Входящая документация

Регистрация заявлений на улучшение жилищных условий

Исходящая документация

Контроль за исполнением документов

Учет и контроль проектов законов, постановлений и распоряжений

Таким образом, разработанный нами проект регламента автоматизация документооборота дает возможность руководителям ОГУ «БелИФ» использовать новые методы управления, которые значительно повышают уровень управляемости организацией и позволяют быстрее реагировать на внешние изменения. Это в свою очередь приводит к значительному сокращению требуемого количества персонала и времени, повышает удовлетворенность работой, уменьшая количество рутинных ручных операций, ускоряет и оптимизирует управляющие воздействия и обратную связь на предприятии, влияя, таким образом, на его прибыльность и эффективность работы.

ГЛАВА 4. ЭКОНОМИЧЕСКОЕ ОБОСНОВАНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРЕДЛАГАЕМЫХ МЕРОПРИЯТИЙ

Выбор методики оценки связан с определением качественных и количественных показателей эффективности.

Количественные показатели могут быть следующими:

— оптимизация численности персонала и фонда оплаты труда за счет четкого предоставления о фактической загрузке сотрудника и отсутствия дублирования функций; возможность перевода части функционала в регионы, внешним исполнителям (фриланс, аутсорсинг);

— повышение производительности труда, сокращение времени на выполнение рутинных бизнес-процессов. Увеличение продолжительности рабочего дня за счет возможности работать сверхурочно (дома, в командировке и т.д.);

— сокращение затрат на телефонные переговоры и другие средства связи за счет использования корпоративной системы обмена сообщениями и организации электронных совещаний;

— сокращение сроков и повышение качества обслуживания клиентов. Единая точка сбора и обработки информации, заявок, запросов. Коллективная и личная ответственность.

Качественные показатели могут характеризовать следующие результаты деятельности:

— улучшение исполнительской дисциплины с помощью своевременного выполнения задач и поручений;

— повышение уровня управляемости компанией за счет оперативного доступа к необходимой информации;

— повышение эффективности коммуникаций сотрудников;

— защита интеллектуальной собственности компании. Единый депозитарий всех рабочих документов, файлов, списков. Хранение истории изменений по ним;

— формирование благоприятного психологического климата в компании за счет слаженного взаимодействия сотрудников.

Сегодня для решения таких проблем всё чаще используются системы совместной работы над документами. Данные системы позволяют решать следующие задачи:

предоставление средств коллективного просмотра и обработки документов;

проведение централизованных мультимедиа-конференций (текст, голос, видео);

централизованное планирование конференций;

запись конференций.

Область систем совместной работы над документами включает:

проведение оперативных совещаний распределенных рабочих групп;

проведение лекций и семинаров с участием удалённых слушателей (обучение);

проведение презентаций для клиентов.

Для обеспечения максимального удобства работы системы совместной работы над документами интегрируются с такими корпоративными приложениями как электронная почта, системы телефонной и видеоконференцсвязи, а встроенные средства планирования позволяют автоматически формировать приглашения всем участникам конференции и резервировать все необходимые ресурсы.

Внедрение систем совместной работы над документами позволяет компаниям кардинально сократить нерациональное расходование рабочего времени своих сотрудников, снизить издержки на командировки и публичные мероприятия, а также получить новый инструмент взаимодействия с клиентами.

В результате внедрения предлагаемых мероприятий предполагается, что:

время реакции на возникающие проблемы, запросы о предоставлении информации по документам сократится в 4 раза;

в 2,5 раза сократится время менеджеров и руководителей на оперативный контроль подчиненных;

сроки формирования отчетности сократятся более чем в 5 раз;

общие управленческие издержки сократятся на 12,5%.

Эти предположения были сделаны по результатам внедрения СЭД Мотив в других организациях, и получения реального сокращения сроков обработки документов.

Основой для расчета годового экономического эффекта является методика, которая предусматривает сопоставление приведенных затрат по базовому и внедряемому вариантам.

Годовой экономический эффект определяется по формуле:

Эг = [( Тб + Ен * Кб ) - ( Тв + Ен * Кв )]*B , (4.1)

где Тб,Тв - годовые текущие затраты в базовом и внедряемом вариантах;

Кб,Кв - капитальные вложения в базовом и внедряемом вариантах;

Ен - нормативный коэффициент эффективности капитальных вложений, равный 0.3;

B - число единиц ПП, внедрённого в текущем году, равно 1.

Эг= Тб*Кб-Тв*Кв (4.2)

Срок окупаемости затрат в годах определяется по формуле:

Ток = ( Кв - Кб ) / Эг , (4.3)

При определении экономического эффекта, в расчете капитальных и текущих затрат, учитываются только те статьи затрат, которые имеют различие в базовом и внедряемом вариантах.

Капитальные затраты.

Капитальные затраты представляются как разовые затраты, необходимые для приобретения программного продукта, оборудования, производственных помещений, требуемого инвентаря и т.д.

Капитальные затраты в базовом варианте определяются затратами на организацию рабочих мест (офисная мебель, оборудование). Суммарная их стоимость составляет 15000 руб.

Кб = 15000 руб.

Капитальные затраты во внедряемом варианте определяются стоимостью лицензионного программного обеспечения 40000 на минимальный пакет 20 лицензий.

Кв = 40000 руб.

Текущие затраты.

Текущие расходы складываются из заработной платы работников и других расходов, связанных с обслуживанием выполнением проводимых работ.

Заработная плата определяется как сумма основной заработной платы и отчислений на социальное страхование.

Текущие расходы, связанные с затратами на обслуживание выполняемых работ (организация работ, амортизация и ремонт оборудования, использование производственных площадей, обеспечение энергией и другие статьи затрат) могут рассматриваться как конкретные статьи затрат или как накладные расходы, составляющие определенный процент от заработной платы.

Например, в выполнении вышеуказанных расчетов заняты, тем или иным образом 4 человека с зарплатой в 4000 рублей каждый, в среднем на выполнение данной задачи используют 50 % рабочего времени. Их годовая заработная плата равна:

Зоб = 4*4000*12*0,5 = 96000 руб.

Зсб = 0.37 * Зоб = 35520 руб.

Зб = Зоб + Зсб =57600+21312 = 78912 руб.

Накладные расходы приняты равными 50 % заработной платы:

Нб = 78912 * 0.5= 39456 руб.

Текущие расходы в базовом варианте составляют:

Тб = 78912+39456 = 118368 руб.

При внедрении ИС будет занят 1 человека с зарплатой в 5600 руб. выполняет работу с использованием программы за 50 % времени. Его годовая заработная плата за аналогичную работу равна:

Зов = 1*5600*12*0.5=33600 руб.

Звс = 0.37*33600 = 12432 руб.

Зв = 33600+12432=46032 руб.

Накладные расходы приняты равными 50 % заработной платы:

Нв = 46032*0,5 = 23016 руб.

Текущие расходы во внедряемом варианте составляют:

Тв = 23016+46032=69048 руб.

Расчет экономического эффекта.

Предполагается, что годовой эффект использования автоматизированной системы расчетов составит:

Эг =(118368 +0,3*15000) - (69048+0,3*40000) = 41820 руб.

Уменьшение трудоемкости и числа работников дает возможность получить годовой экономический эффект при использовании ИС и разработанной программы 41820 руб.

Срок окупаемости затрат на автоматизацию данной задачи (в годах):

Ток = (40000-15000) / 41820 =0,6; т.е. приблизительно 7 месяцев.

Таким образом, учитывая, что реализация только одной задачи повысит эффективность работы, можно судить о том, что и автоматизация других задач информационной системы повысит управленческую и экономическую эффективность при внедрении СЭД Мотив.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Владение информационными технологиями является непременным условием существования и развития организации. Использование информационных технологий для управления предприятием делает любую компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Подобная автоматизация позволяет:

- Повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных.

- Снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации. Изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях.

- Обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления.

- Руководителям среднего и нижнего звеньев анализировать деятельность своих подразделений и оперативно готовить сводные и аналитические отчеты для руководства и смежных отделов.

- Повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным аппаратом.

- Гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации.

Автоматизация дает значительно больший эффект при комплексном подходе. Этот подход реализуется посредством технологий информационного менеджмента. С его внедрением изменился инструментарий в управлении фирмой, но зато настолько сильно изменился, что повлиял на все процессы, к которым имеют отношение менеджеры: планирование, организацию, руководство и контроль.

В ходе дипломного проектирования был проведен анализ работы ОГУ «БелИФ», который показал, что для повышения эффективности работы системы управления данным предприятием необходимо, учитывая снижение объемов финансирования, использовать более дешевые и доступные программные продукты документооборота, оперативного управления деятельностью компании и совместной работы команд и сотрудников, а также при решении указанной задачи следует учесть возможности взаимодействия информационной системы с информационными системами региональных органов власти и муниципального самоуправления.

Для решения указанных задач и устранения имеющихся недостатков нами были проанализированы некоторые отечественные и зарубежные системы электронного документооборота. В ходе анализа была использована стандартная методика оценки программных продуктов, используемая для выбора приемлемого решения. В анализе участвовали Босс-Референт, ГранДок, Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, CompanyMedia, Directum, DIS-системы, DocsVision, LanDocs, Optima-Workflow, Мотив. Были проанализированы основные возможности указанных систем электронного документооборота по следующим позициям: возможность регистрации документов, введение регистрационной карточки, введение номенклатуры дел, сканирование и распознание документов, связанные документы, прикреплённые файлы, работа со словарями и справочниками, срок поручений, поиск по реквизитам, по виду документа, полнотекстовый, с учётом морфологии, списание документа в архив, введение архивов электронных документов, маршрутизация, генерация отчётов, разграничение прав доступа, пароли. Наилучшие показатели были получены у системы Мотив, которую и предлагается внедрить.

Для внедрения системы был разработан регламент перехода на новую систему оперативного управления деятельностью. Представленный регламент содержит следующие разделы: общие положения, основания для внедрения системы электронного документооборота, планируемые критерии оценки эффективности деятельности после внедрения СЭД Мотив, организация процесса внедрения СЭД, стратегия автоматизации, автоматизация по направлениям, этапы внедрения СЭД Мотив, очередность внедрения модулей СЭД Мотив.

Кроме того, была дано экономическое обоснование эффективности предлагаемых мероприятий, в ходе которого была выбрана методика оценки эффективности, произведен расчет экономического эффекта, равный 41820 руб. и срока окупаемости затрат на автоматизацию , который составит 0,6; т.е. приблизительно 7 месяцев.

Таким образом, технологии информационного менеджмента, придающие системность и функциональность информационным процессам на предприятии, являются тем ресурсом, на основе которого можно не только повысить эффективность системы управления, но и, в конечном итоге, прийти к повышению качества труда увеличению прибыли.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Бовыкин В. И. Новый менеджмент. Управление предприятиями на уровне высших стандартов, - М,: 1997,с-118.

Барановская Т. П. Информационные системы и технологии.М.: ,2003,с- 416.

Веснин В. Р. Менеджмент для предпринимателей, - М.:Новости, 1993,с-58.

Вдовенко Л. А. Автоматизированные системы управления производством / Под ред. – М.: , 1992.

Веревченко А. П., Информационные ресурсы для принятия решений Издательства: Деловая Книга, Академический проект;2000, с-560.

Валуев С.А., Игнатьева А.В. Организационный менеджмент.- М.:, 1993, с-165.

Годин В.В. Управление информационными ресурсами:17-молульная программа для менеджеров «Управление развитием организации».- М.: «Инфра-М», 1999.-432 с.

Годин В. В., И. К. Корнеев Информационное обеспечение управленческой деятельности Издательства: Высшая школа, Мастерство; 240 стр., 2001 г.

Графова Г.Ф. Критерии и показатели оценки финансово-экономического состояния предприятий//Аудитор.-2003.-№12.

Гринберг А. С., В. М. Шестаков Информационные технологии моделирования процессов управления. Издательство: Юнити-Дана; 400 стр., 2003 г.

Гринберг А. С., И. А. Король Информационный менеджмент Издательство: Юнити-Дана; 416 стр., 2003 г.

ГлущенкоВ. Менеджмент: системные основы. – г. Железнодорожный, М.О. НПЦ «Крылья»,1998.- 224 с.

Душин В. К. Теоретические основы информационных процессов и систем Издательство: Дашков и Ко , 250 стр., 2002 г.

Завьялов В.Е., Петров А.В., Тихомиров М.М.: Система информационно-аналитической поддержки кадровых решений. М.: РАГС, 1999.

Карминский A.M., Нестеров П.В. Информатизация бизнеса. М.: Финансы и статистика, 1997.

Косарева В.П. и Еремина Л.В. Компьютерные системы и сети: Учеб. пособие /Под ред.. М.: Финансы и статистика, 1999.

Комягина В.Б. . Компьютер для менеджера /Под ред М: ТРИУМФ, 1998. Т. 2.

Костров А.В. Введение в информационный менеджмент/учебное пособие.- Владимир, 1996.- 132 с.

Калянов Г. Н. Консалтинг: от бизнес-стратегии к корпоративной информационно-управляющей системе Издательство: Горячая Линия – Телеком 208 стр., 2004 г.

Когаловский М. Р. Перспективные технологии информационных систем Издательства: ДМК Пресс, Компания АйТи; 288 стр., 2003 г.

Кнорринг В.И. Искусство управления, - М,: БЕК, 1997

Крылович А. В «Информационные технологии в Управлении предприятием» – Режим доступа http://www.cfin.ru/itm/kis/.

Кричевский Р.Л. Если вы - руководитель... Элементы психологии менеджмента в повседневной работе, - М,: Дело, 1993

Липаев В. В. Системное проектирование сложных программных средств для информационных систем Издательство: Синтег; 268 стр., 2002 г.

Маклаков С. В. Моделирование бизнес-процессов Издательство: Диалог – МИФИ, 240 стр., 2003 г.

Меняев М. Ф. Информационные технологии управления. Книга 3. Системы управления организацией , 464 стр., 2003 г.

Менеджмент организации. Учебное пособие, п/р Румянцевой З.П., - М.: ИНФРА-М, 1996

Радугина А.А.,Основы менеджмента. П/р - М,: Центр, 1997

Петренко А. Безопасность в коммуникации делового человека, - М.: Технологическая школа бизнеса, 1994

Патрушина С. М. Информационные системы в экономике. Издательство: Бизнес , 352 стр., 2004 г.

Прокушева А. П., Т. Ф. Липатникова, Н. А. Колесникова Информационные технологии в коммерческой деятельности Издательство: Маркетинг, 192 стр., 2001 г.

Поляков В.Г. Формула успеха в бизнесе. Практическое руководство для российского менеджера. - Новосибирск: ЭКОР, 1993

Синюк В.Г., А.В. Шевырев Использование информационно-аналитических технологий при принятии управленческих решений Издательство: ДМК Пресс; 160 стр., 2003 г.

Скрипкин К. Г. Экономическая эффективность информационных систем Издательство: ДМК Пресс; 256 стр., 2002 г.

Старобинский Э.Е. Как управлять персоналом, - М,: Бизнес-школа, 1995.

Титоренко Г. А.. Информационные технологии управления: Учеб. пособие для вузов /Под ред. проф. -2-е изд., доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003

Травин В.В., Дятлов В.А. Основы кадрового менеджмента, - М,: Дело, 1995

Устинова Г.М.Информационные системы менеджмента: Основные аналитические технологии в поддержке принятия решений/учеб. Пособие.- СПб: Издательство «ДиаСофтЮП», 2000.- 364 с.

Филимонова Е.В. «Информационные технологии в профессиональной деятельности: учебник» / Е. В. Филимонова – Ростов н/Д: Феникс, 2004 – 352

Филипенко И.П.«Выбор ПО для автоматизации управления» –– Корпоративные системы (№3, 2001)

Шафрин Ю. В.Информационные технологии. Часть 2 Издательство: Бином. Лаборатория знаний; 320 стр., 2002 г.

1 См.: Румянцевой З.П. Менеджмент организации. Учебное пособие, - М.: ИНФРА-М, 1996, - С. 198.

1 См.: Бовыкин В. И. Новый менеджмент. Управление предприятиями на уровне высших стандартов, - М.: финансы и кредит. - 1997, - С. 218.

1 См.: Валуев С.А., Игнатьева А.В. Организационный менеджмент.- М.:Инфра М. - 1993, - С. 265.

1 См.: Травин В.В., Дятлов В.А. Основы кадрового менеджмента, - М,: Дело, 1995, С. 354.

1 См.: Старобинский Э.Е. Как управлять персоналом, - М,: Бизнес-школа, - 1995, - С. 297.

1 См.: Костров А.В. Введение в информационный менеджмент/учебное пособие.- Владимир, 1996.- 132 с.

1 См.: Душин В. К. Теоретические основы информационных процессов и систем. - М., 2002. – С. 115.

1 См.: Шафрин Ю. В. Информационные технологии. Часть 2. – М.,2002, – С. 103.

1 См.: Гринберг А.С, Король И.А., Информационный менеджмент.- М.: Пресс. - 2003, - С. 217.

1 См.: Когаловский М. Р. Перспективные технологии информационных систем. – М.: Инфра М. - 2003, - С. 288.

1См.: Карабутов Н. Н. Информационные технологии. М.: - 2003, - С. 208.

1 Устав областного государственного учреждения «Белгородский информационный фонд»: утвержден постановлением главы администрации области №20 от 11.01.2002. – С.2.

1 Новости и события Microsoft [Электронный ресурс]// Официальный сайт компании Microsof. - 2009 – Режим доступа: http://www.microsoft.com/rus/sharepoint/news.mspx

1 Новые возможности Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 [Электронный ресурс]:// Компьютерный информационный портал - 2001-2009. - Режим доступа: http://www.wss-consulting.ru/wsshelp/0.htm

Дипломная работа: Разработка предложения по совершенствованию деятельности ОГУ "БелИФ" на основе технологий информационного менеджмента

Похожие работы: