Ценен тот руководитель, который знает своё дело, умеет хорошо управлять и добиваться поставленных целей, независимо от его внешности и образования. Это главный стандарт настоящего руководителя. Но даже при наличии всех выше перечисленных навыков руководитель не будет успешным если он не будет правильно организовывать своё время и рабочий день. Ведь такой ресурс как время стоит на ряду со многими другими ресурсами: людьми, финансами и сырьём. Менеджер всегда находится в трёх измерениях в настоящем, прошлом и будущем. Время – необратимо. Его нельзя накопить, умножить или передать. Оно проходит безвозвратно. К сожелению в России с давних времён сложилось представление о руководителе, как о человеке с минимальным количеством свободного времени, и чем меньше времени имел руководитель, тем более значительной персоной он казался. Но на самом деле это лишь говорит о низком уровне самоменеджмента, который представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать своё время.
Здесь было бы уместно процитировать высказывания разных авторов о значении времени: Алан Лэкейн: "Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь; тот, кто держит в руках своё время, держит в руках свою жизнь"; Питер Друкер: "Время – самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим"; Ульрих Зиверт: "Умение распоряжаться временем наряду с правильным руководством и техникой влияния на людей выступает фактором, который предопределяет Ваш успех и неудачу".
Таким образом, мы можем смело сказать, что успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием – временем.
Причины дефицита времени.Для того, чтобы понять всю глубину проблемы необходимо понять, прежде всего, причины дефицита времени, которые заключаются в следующем:
Постоянная спешка. При спешке руководитель не успевает даже сосредоточиться на той проблеме, которую он выполняет в данный момент. Следовательно он не думает о других способах решения, которые возможно лучше, чем тот способ, который пришёл на ум первым.Необходимо проводить инвентаризацию времени за несколько рабочих дней, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дифицитов времени. Симптомы тревожащей руководителя временной проблемы можно определить по следующим признакам:
отсутствие чёткого расписания работы на текущий день (руководитель не знает, что ему сегодня предстоит сделать в первую очередь, что – во вторую);Сперва необходимо проанализировать все виды деятельности в которых участвовал руководитель. Для этого могут использоваться такие таблицы, как:
Анализ вилов деятельности и расхода времени;Анализировать можно с точки зрения двух позиций: позитивных и негативных, т.е. анализировать сильные стороны и слабые стороны.
Анализ временных потерь.У самоменеджмента есть определённый круг правил и функций:
Постановка цели.Это анализ и формирование личных целей.
Значение постановки целейИменно в постановке целей заключаются азы деятельности предприятий и его успешное будущее. Цель описывает конечный результат. Необходимо осознавать, что здесь понимается ни то, что мы делаем, а то ради чего мы это делаем. Цели – это своего рода вызов, который побуждает к действиям. Даже самый лучший способ работы безнадёжен, если мы заранее чётко не обозначим то, чего мы хотим. В свою очередь, чтобы поставить эти цели надо думать о будущем. Цель даёт ястность о том, в каком направлении необходимо двигаться. Без неё можно потеряться в мелочах и сойти с верного пути.
Постановка целей – это временный процесс, поскольку в течении деятельности предприятия может выясниться, что те или иные параметры изменились, что приводит к необходимости изменения цели. Для самоменеджмента фундаментальное значение имеет осознание того, куда мы хотим прийти и куда мы попасть не хотим, а также не попасть туда куда нас хотят привести другие. Если у руководителя существует осознанная цель, то туда же направлены и все неосознанные силы руководителя, т.е. цели служат концентрации сил на важных направлениях. “Случайные успехи хороши, но редки. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемы и случаются чаще”.
Нахождение целей.Для того, чтобы добиться успеха необходимо правильно выбрать цели. Для этого могут использоваться различные технологии. Необходимо ответить для себя на следующие вопросы:
Каких целей Вы хотите достичь?Одним словом, необходимо добиться ястности цели.
Ситуационный анализПредставляет собой своего рода реестр личных ресурсов (средств для достижения целей) и позволяет выяснить, что следует поощрать (сильные стороны) и над чем ещё надо работать (слабые стороны).
Путём анализа своих способностей мы определяем, что вообще мы можем совершить, т.е. каким личным потенциалом для достижения своих целей вы располагаете. Речь идёт о дальнейшем развитии этого потенциала. С другой стороны, мы должны ясно представлять себе свои слабости, чтобы избегать действий, которые могут способствовать проявлению подобных "качеств", или принять меры к избавлению от этих недостатков.
Возможно также составление баланса своих крупнейших неудач и поражений и выделение, следствием отсутствия каких качеств они были. "Знать свои слабости – значит укреплять свои сильные стороны".
Анализ "цель – средство"В процессе анализа необходимые для достижения желаемых целей средства (личные, финансовые, временные ресурсы) сравниваются с реальной ситуацией.
Формулирование целей.Это последняя ступень при постановки целей. Это конкретное формулирование практических целей для последующей стадии планирования. "Установить сроки – сформулировать результаты".
При этом необходимо помнить о физическом состоянии, здоровье, о самообразовании и о своём культурном просвещении. Необходимо не брать на себя слишком много и устанавливать также краткосрочные цели, согласованные с достижением своих долгосрочных глобальных целей.
2. Планирование.Разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности.
Планирование означает подготовку к реализации целей и упорядочение времени. Главное преимущесто, достигаемое путём планирования работы состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени. практический опыт говорит, что время затраченное на планирование приводит к сокращению времени на использование и в конечном счёте приводит к экономии времени в целом. Но при этом нельзя считать то, что чем больше времени мы тратим на планирование, тем больше времени мы сэкономим. У времени, как у многих других процессов, когда-то наступает оптимум, после которого дальнейшее планирование не имеет смысла. Но всё же, как я полагаю, если уделять хотя бы 10 минут в день, то можно с экономить до 2-х часов.
Принципы и правила планирования времени.Чтобы правильно выполнять свои функции и достигать целей мы прежде всего должны чётко представить себе свой бюджет времени и совокупность своих задач. Тогда мы будем готовы перепоручать менее важные дела и уменьшать их число.
При планировании следует придерживаться некоторых основных правил:
При составлении плана дня лучше оставить 40% рабочего времени совбодными. Т.е. 60% - запланированное время, 20% - непредвиденное время, 20% - спонтанное время.Как мы видим началом служит план на несколько лет вперёд. Он выводится из плана жизни. После того, как составлен план на ближайшие несколько лет мы может составить план на год. При этом надо следить за тем, чтобы случайно не заниматься более поздними делами. Далее составляется квартальный план, который служит инструментом контроля за годовым. Учитываемые в месячном плане задачи и цели переносятся из квартального плана истёкшего месяца. Декадный план – это ещё более детальный, точный прогноз предстоящего периода.
“Дневной план представляет собой последнюю и одновременно самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение (реализацию) поставленных целей”! Дневной план строится на основе декадного плана
Составление планов дня с помощью метода “Альпы”.Этот иетод включает 5 стадий:
а) составление заданий;
б) оценка длительности акций;
в) резервирование времени (в соотношении 60:40);
г) принятие решений по приоритетам и перепоручению;
д) контроль (учёт несделанного)
Необходимо всегда перепроверять свои планы и изменять их , если они оказываются не выполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели к сроку.
3. Принятие решений.Принять решение – это значить установить приоритетность. Оно предпологает выбор первоочередных дел и задач.
Вопрос принятия решений встал из-за появления у руководитель проблем таких как: попытка выполнения сразу большого объёма работ, распыление своих сил на отдельные не существенные, но кажущиеся необходимыми дела. И к концу дня руководители приходит к выводу, что они проделали огромную работу за этот день, но главные проблемы и дела остались не решёнными. Многие руководители оправдываются говоря, что они вынуждены каждый день делать много важных дел. Для того, чтобы так не получалось необходимо обязательно устанавливать приоритеты, что означает принять решение о том, каким из задач следует придавать первостепенное, второстепенное и т.д. значение. Если следовать этому давольно таки простому правилу, то можно достичь следующего:
соблюдать установленные сроки;Очерёдность дел можно определять с помощью следующих методов:
Принцип Парето (соотношение 80:20)Он означает, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе. Согласно этой теории можно сделать вывод приминительно для рабочей ситуации руководителя: за первые 20% расходуемого времени достигается 80% результатов. Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога.
Установление приоритетов с помощью анализа АБВ.Это техника исходит из опыта, что доли в процентах более важных и менне важных дел в сумме остаются неизменными. С помощью букв А, Б и В задачи подразделяются на три класса, в соответствии с их значимостью. Анализ АБВ основывается на следующих трёх закономерностях:
важнейшие задачи составляют примерно 15% всего количества дел, которыми занимается руководитель. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%.Чтобы применить анализ АБВ необходимо следовать следующим пунктам:
составить список всех предстоящих задач.Этот принцип является простым вспомогательным средством в тех случаях, когда необходимо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Приоритеты устанавливаются по таким критериям как срочность и важность дела. Они подразделяются на 4 группы:
Срочные/ важные дела – необходимо выполнить их самому руководителю.“От задач менее срочных и несущественных следует воздерживаться”.
Благодаря принципу Эйзенхауера можно существенно увеличить производительность, продуктивность и результативность.
Основы делегирования.Под делегированием в общем смысле понимается передача задач своему подчинённому из сферы деятельности самого руководителя. Но при этом начальник сохраняет за собой ответственность за руководство, которое не может быть делегирована.
Передача задача или деятельности может осуществляться на длительный срок или ограничиваться разовыми поручениями.
Управленческая ответственность (не делегируется)Целесообразно отметить преимущества делегирования:
делегирование помогает руководителю высвободить время для важных задач и немного разгрузиться;Для того, чтобы научиться правильно делегировать необходимо ознакомиться и принять во внимание следующие правила:
подобрать подходящих сотрудников;Делегировать необходимо рутинную работу, специализированную деятельность, частные вопросы и подготовительную работу.
Ни в коем случае нельзя делегировать такую работу как определение целей, руководство сотрудниками, задачи высокой степени риска, и т.д.
4. Реализация и организация.Составление распорядка дня и организация трудового процесса в целях достижения поставленных целей.
Организация своего рабочего дня должна соответствовать основному принципу: “Работа должна подчиняться мне, а не наоборот”. Существует 25 правил, которые можно разделить на 3 группы: правила начала дня, основной части дня и конца дня.
Правила начала дня:
начинать день с позитивным настроением;Правила основной части дня:
Хорошая подготовка к работе;Правила завершения рабочего дня:
Завершить несделанное;Естественный дневной ритм
У разных людей разная психология и организм. Вследствие этого работоспособность
людей различна в различные периоды времени. Некоторые люди продуктивнее работают
утром, некоторые днём, а некоторые вечером. Но при этом нельзя сказать, что
одни из них работают лучше, а другие хуже. Просто пик работоспособности у
этих людей приходится на разные периоды дня. Абсолютные значения пика и спада
продуктивности индивидуально различаются, но что одинаково для всех людей
– так это относительные, ритмичные колебания!
Самоконтроль и контроль итогов.
Контроль за результатами служит улучшению, а в идеальном случае – оптимизации трудового процесса. Все вышеперечисленные функции самоменеджмента будут не столь эффективными если не будет проводиться соответствующий контроль. Контроль охватывает три задачи:
осмысление физического состоянияНеобходимо регулярно, через равные промежутки времени проверять свои планы и организацию труда, анализировать свою деятельность и своё время и составлять листок дневных помех.
Контроль за результатами труда (целевой контроль) должен в любом случае производиться после выполнения задачи (конечный контроль).
В конце рабочего дня необходимо контролировать и отражать не только выполнение поставленных целей, но и личную ситуацию.
“Тот кто хочет себя по-настоящему разгрузить не может отказаться от самоконтроля”.
6. Информация и коммуникация.Самая важная фаза, т.к. все остальные фазы нуждаются в ней.
Информация и коммуникация составляет сердцевину самоменеджмента, вокруг которой постоянно вращаются другие функции. На руководителя каждый день обрушивается поток информации с которым ему приходится справляться. В реальной жизни руководитель обрабатывает намного больше информации, чем это необходимо. Для того, чтобы экономить своё время руководителю необходимо разработать рациональный подход к обладению информацией.
Рациональное чтениеЭто важно для руководителя, поскольку рационализировать чтение означает ликвидацию потерянного времени на бессистемное чтение и пустую трату средств.
Независимо от скорости чтения, можно путём целенаправленного, селективного чтения сэкономить массу времени.
Рациональное чтение предполагает прежде всего определение того надо ли этот материал читать вообще, если да, то в каком объёме.
при просмотре и чтении надо думать о том, какую информацию мы хотим из него получить;Читать можно также быстрее если избавляться от вредных привычек и отвлекающих факторов и совершенствовать методику чтения.
Необходимо также привыкнуть и к тому, что важные тексты нужно не только читать, но и обрабатывать после чтения.
Также желательно разработать свою систему маркировок и делать пометки, указывающие на важность или качество того или иного абзаца.
Можно выписывать важные идеи и мысли, но лишь самое важное и в кротчайшей форме.
Метод SQ 3R является методом 5-ти ступеней, которые предусматривают:
Обзор. Надо узнать какую информацию несёт книга в целом.
Постановка вопросов. Это критическое чтение.
Чтение. Целевое и концентрированное восприятие.
Обобщение. Необходимо, чтобы удостоверится, что материал усвоен.
Повторение. Завершающее повторение служит сведению в единое целое отдельных
результатов, полученных в ходе проработки текста.
Рациональное проведение совещаний.
Совещания забирают у руководителя и у подчинённых очень большую часть рабочего дня. Поэтому желательно провести анализ точных затрат ближайшего совещания с учётом: издержек на подготовку, заработка участников, дополнительных индивидуальных расходов, накладных расходов, командировочных расходов и потерянного времени!
"самые лучшие совещания те, которые вообще проводить не надо!"
Повеску дня составляйте с указанием времени, необходимого для обсуждения отдельных тем. Для каждого пункта намечайте время в соответствии с его значимостью. Используйте для этого следующий формуляр: "План обсуждения".
"План обсуждения"Тема___________________________ | ____ | ___________________________________ |
Дата ___________________________ | ____ | ____________________________________ |
Время__________________________ | ____ | Место проведения |
Документы для обсуждения_______ | ____ | ___________________________________ |
________________________________ | ____ | ____________________________________ |
________________________________ | ____ | ____________________________________ |
Участники ______________________ | ____ | ___________________________________ |
Пункты повестки дня | Реше-я, рез-ты, мер-тия | Памятка для выпол-ния |
После совещания
Возвращайтесь, хотя бы время от времени к ходу и результатам состоявшегося
совещания, например путём опроса участников:
а) были ли достаточно ясны тема и цель совещания;
б) получил ли каждый из участников повестку дня
в) началось ли совещание вовремя, соблюдались ли повестка дня и регламент;
г) была ли достигнута цель совещания;
д) сколько времени было использовано неэффективно.
Подраздел, отдел, подотдел | Итоговый протокол совещания | Дата |
Тема: | Место проведения: Продолжительность: | |
Ведущий обсуждения | Ведущий протокол (с указанием № тел.) | Повестка дня От . |
Участники совещания | Привлечённые участники |
Следует составлять иногда и укороченный протокол с важнейшими данными и результатами, которые раздаются участникам.
Результат | Поручение (срок испол.) | Контроль |
Контролируйте выполняются ли принятые решения всеми кого они касаются.
Невыполненные задачи и нерешённые проблемы должны быть первым пунктом следующей повестки дня.
Переговоры по телефонуТелефон является наиболее часто используемым средством коммуникации и наиболее частым источником помех. Но его можно и использовать в виде инструмента рациональной информации и коммуникации.
Его можно использовать также и в качестве нового вида: "Интернет".
С помощью телефонной линии мы можем соединиться к глобальной информационной сети.
Этот вид услуг даёт возможность отличного обмена информацией.
Рациональное ведение корреспонденции. Подготовьте стандартные ответы;Если подитожить всё выше сказанное, то можно пожалуй остановиться на следующем:
Время – это уникальнейший ресурс человека.Из написанного выше можно понять, что от каждого человека требуется серьёзно и добросовестно подходить к организации своего рабочего дня, распределению времени, иначе человек рискует угодить в ловушку, которую готовят ему время и сам же человек если не серьёзно относится к распределению времени. Таким образом, очевидно что распределять дела и время потраченное на них следует так, чтобы этого самого времени хватало на все дела, и конечно же не следует забывать об отдыхе. Следующее на что следует обратить внимание это классификация дел по степени важности а также расспределению и рассчленению каждого серьёзного мероприятия, т.е. мероприяития, обладающие определённой степени важности для вас. Не следует обходить внимание различные вспомогательные средства помогающие организации своего времени, такие например как: различного рода органайзеры, электронные записные книжки, карманные компьютеры, и секретарь. Несмотря на то, что на эту тему написано много книг и опубликовано множество статей каждый человек должен сам сказать себе: "Я не хочу больше тратить время в пустую и я не хочу неуспевать", тогда человек сделает самый трудный первый шаг по дороге к организованной жизни.
Список литературы. Кричевский Р.Л. "Если вы руководитель…" М.: Дело 1996