Эта курсовая работа посвящена изложению "Оригинальной методики анализа альтернативных подходов к формированию структуры организации" (Глава 3).
Тема, обозначенная на титульном листе, была сознательно сужена до конкретной методики, применявшейся на практике и в разработке которой автор курсовой работы принимал непосредственное участие. Структура организации понималась как вся внутренняя среда организации (в широком смысле). Изложение теоретических сведений управленческой науки было подчинено ограничению объема курсовой работы и желанию изложить конкретную методику.
Цель работы: упорядочить знания автора курсовой работы о системном и математическом подходах к управлению и продемонстрировать изящество "Оригинальной методики анализа альтернативных подходов к формированию структуры организации".
Основные задачи:
во-первых, раскрыть тему, придерживаясь структуры требований к курсовым работам по "Теории управления";
во-вторых, к изложению материала применить принципы системного подхода (системного анализа).
Наличие развернутого плана позволяет не приводить аннотацию работы.
Глава 1. Исторические корни "Оригинальной методики анализа альтернативных подходов к формированию структуры организации". 1.1. Математический подход к управлению.Исторические корни математического подхода к управлению можно найти уже в открытиях Архимеда и работах Рене Декарта ("Геометрия", 1637 год). Да, да. "Основным достижением Декарта явился созданный им метод координат" [12]. Оси абсцисс и ординат, графики и диаграммы без них невозможно представить сегодня некоторые современные направления менеджмента, да и экономическую науку в целом. Продолжим этот великолепный ряд фамилий: Д.Рикардо, К.Маркс с его формализацией простого и расширенного воспроизводства, Дж.М.Кейнс и Н.Д.Кондратьев с их моделями макроэкономической среды, В.В.Леонтьев, Р.Акофф [1] и [2], И.Ансофф [3], С.С.Шаталин, Н.Н.Федоренко [20], В.М.Глушков [6] и [7] и многие, многие другие.
Основы современного понимания математического подхода к управлению (в рамках сформировавшегося на сегодняшний день предмета "Теории управления") заложили Черчмен, Марч, Саймон, Форрестр и Райф, применяя методы исследования операций, моделирования, теорию решений, математические модели, на фоне роста размеров корпораций, "холодной войны", спада производства и развития военно-промышленного комплекса.
Индустрия математического подхода к управлению выдавала методы и практические методики в соответствии с эволюцией теории и практики менеджмента, которая выдвигала на первый план то одни, то другие проблемы: в 50-60-е годы в центре внимания стояла организационная структура управления; в 60-70-е годы возникает стратегическое планирование; 80-е годы ознаменованы переходом передовых западных фирм от стратегического планирования к стратегическому управлению.
В ходе эволюции в рамках науки управления произошло слияние методов различных направлений (например, системный и математический подходы почти поглотили друг друга).
Резкому скачку популярности математического подхода к управлению в последние десятилетия способствовал прогресс в оргтехнике - от скоросшивателя и счетов к компьютеру. Возрастание значения информатики вызвало появление новой профессии - информационного менеджера.
"То, что происходит сегодня в теории и практике управления, называют “тихой управленческой революцией”. Ее начало совпало со вступлением западного общества в информационную стадию. На смену старой (рационалистической) парадигме управления приходит новая (неформальная), которую принято характеризовать как обновленческую, эмпирическую или маркетинговую, индивидуалистскую, “информационную” " [17].
1.2. Теории мотивации."Мотивация - это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей или целей организации" [13].
Важность вопроса мотивации вполне соответствуют тому вниманию, которое было ему уделено теоретиками научного управления. В наибольшей мере требованиям практиков отвечала теория мотивации (иерархии потребностей), разработанная в 40-е годы Абрахамом Маслоу [10]. Согласно этой теории цели индивидуума ранжируются по степени важности следующим образом:
физиологическая потребность; потребность в безопасности; потребность в принадлежности к социальной группе; потребность в уважении к себе; потребность в самоутверждении.Потребности первого порядка - это так называемые базисные потребности, которые связаны с обеспечением выживания (пища, одежда, жилье и т.д.). После того как эти потребности успешно удовлетворены, доминирующее значение, приобретают потребности следующего уровня, т.е. потребность быть уверенным в том, что базисные потребности будут и впредь удовлетворяться.
Потребность в принадлежности к социальной группе - это потребность объединяться с другими людьми.
Потребность в самоуважении должна удовлетворять самолюбие человека, а потребность в самореализации - это потребность самовыражения и осуществления желаемого.
Наряду с теорией мотивации и иерархией потребностей Абрахама Маслоу в литературе выделяют еще ряд теорий.
Так, в середине 50-х годов Ф.Херцберг разработал свою модель мотивации, основанную на потребностях. Согласно его теории все мотивы к труду делятся на гигиенические факторы, связанные с окружающей средой, в которой осуществляется работа (сюда входят условия труда, его оплата и другие факторы, связанные с физиологическими потребностями человека), и непосредственно мотивации - факторы, связанные с характером и сущностью работы. Причем Херцберг считал, что гигиенические факторы не являются мотивами, но при их необеспечении возникает неудовлетворенность работой.
Другой теоретик в области мотивации - Дэвид Макклелланд считал, что гигиенические факторы вообще не стоит учитывать, так как вопрос удовлетворения физиологических потребностей уже решен (вероятно, с этим можно согласиться, учитывая высокий уровень жизнеобеспечения в экономически развитых странах), то все внимание следует уделить лишь трем человеческим потребностям: власти, успеху и причастности (потребности людей в круге знакомых, дружеских отношениях, оказании помощи).
Теории, непосредственно связанные с потребностями, получили название содержательных теорий мотивации и в целом ориентированы на две группы потребностей: первичных - связанных с физиологическими факторами и вторичных - являющихся по своей природе психологическими.
Несколько другой подход к рассматриваемой проблеме предлагают процессуальные теории мотивации. Так, Виктором Врумом была разработана теория, по которой мотивация зависит от трех факторов: ожидания возможного результата, ожидания вознаграждения от этого результата и ожидаемой ценности вознаграждения.
Иное объяснение мотивации дает теория справедливости, которая утверждает, что люди субъективно оценивают справедливость вознаграждения за затрачиваемые ими усилия и сопоставляют его с вознаграждением других людей. Если не удовлетворенного в получаемом вознаграждении человека своевременно не мотивировать, он значительно снизит интенсивность и качество труда.
Лайман Портер и Эдвард Лоллер разработали модель мотивации, объединившую теорию ожидания и теорию справедливости. Согласно модели Портера-Лоллера уровень приложенных усилий определяется ценностью вознаграждения и степенью уверенности в том, что данный уровень усилий действительно повлечет за собой определенный уровень вознаграждения.
Различные теории мотивации в основном не противоречат друг другу, а взаимодополняют друг друга, отражая многогранность и нестандартность самого процесса мотивации и предопределяя необходимость комплексного подхода к решению этой сложной проблемы.
1.3. О системном анализе.Системный анализ можно считать дальнейшим развитием исследования операций , охватывающего совокупность методов, предназначенных для отыскания наилучшего способа достижения четко сформулированной цели.
Некоторые принципы, лежащие в основе методологии системного анализа, были выдвинуты в начале XX века русскими учеными [18]. В их работах содержались важные теоретические положения, относящиеся к рациональному использованию ресурсов. В частности, было отмечено, что по мере развития общества все большую важность для него приобретают организационные задачи интеграции деятельности социальной системы в целом. Чтобы на основе "строгой научной планомерности" координировать деятельность всех членов общества по использованию средств производства для достижения определенных целей, предлагалось создать универсальную организационную науку.
Появление сложных плановых и организационно-управленческих задач стимулировало разработку методов, которые позволяли бы обосновывать решения [9],[14]. Сформировались научные дисциплины, предметом изучения которых стали методы количественного обоснования решений: исследование операций; теория статистических решений и т.п. Получили дальнейшее развитие системные исследования и, прежде всего, системный анализ.
1.4. Резюме.В Главе 1 изложены истоки вопроса курсовой работы. Были выделены три веточки
могучего дерева истории менеджмента:
- история математического подхода к управлению;
- развитие теорий мотивации;
- история возникновения системного анализа.
Отметим, что "Оригинальная методика анализа альтернативных подходов к формированию структуры организации" стала венцом взаимодействия направлений "Теории управления" использующих как чисто количественные методы, так и учитывающих человеческий фактор.
Глава 2. Три источника (три составных части) "Оригинальной методики анализа альтернативных подходов к формированию структуры организации". 2.1. Основы моделирования экономических процессов."Допустим, что целью является совершенствование или разработка эффективной системы управления предприятием. Нужно ли для этого знать фамилии и размеры получаемой зарплаты всех работников предприятия? Нет, так как эти данные в определенной мере и влияют на режим управления, но не являются наиболее важными. Выделим существенные системные признаки. К ним относятся: число наименований выпускаемой продукции, потребности в ней народного хозяйства, производственные мощности предприятия по выпуску продукции различных наименований, обеспеченность материальными, трудовыми ресурсами, общий фонд заработной платы и условия его использования и т.д. Особо следует выделить “узкие места”. К ним относятся факторы и условия, сдерживающие повышение эффективности производства. Сущностью системы управления предприятием с точки зрения отражения условий управляемости последним является установление и описание взаимосвязей и взаимозависимостей между наиболее существенными факторами характеристиками предприятия. Еще раз подчеркнем, что речь идет о предприятии как производственно-экономической системе с точки зрения управляемости им, т.е. предприятие рассматривается как объект управления. Именно исходя из этого мы и определим существенные признаки объекта. При изменении цели другими могут стать как существенные признаки, так и связи с внешней средой. Например, если на том же предприятии мы будем анализировать уровень квалификации работников и организацию оплаты труда, то ведомость на получение заработной платы, в предыдущем случае не предоставлявшая первостепенного значения, станет теперь основным документом" [16]. Четко и изящно! Этим примером можно было бы и ограничиться, но, чтобы выдержать объем курсовой работы, продолжим.
Из вышеприведенного примера следует, что для выделения системы требуется наличие:
а) цели, для реализации которой формируется система;
б) объекта исследования, состоящего из множества элементов, связанных в одно
целое важными, с точки зрения цели, системными признаками;
в) субъекта исследования ("наблюдателя"), формирующего систему;
г) характеристик внешней среды по отношению к системе и отражения ее взаимосвязи
с системой.
Наличие субъекта исследования и некоторая неоднозначность, субъективность при выделении существенных системных признаков вызывают значительные трудности для однозначного выделения системы и, соответственно, ее универсального определения. Поэтому необходим более подробный анализ, который приведен в [11].
Изложенный выше содержательный подход дает возможность определить систему как упорядоченное представление об объекте исследования с точки зрения поставленной цели. Упорядоченность заключается в целенаправленном выделении системообразующих элементов, установлении их существенных признаков, характеристик взаимосвязей между собой и внешней средой. Системный подход, формирование систем позволяют выделить главное, наиболее существенное в исследуемых объектах и явлениях; игнорирование второстепенного упрощает, упорядочивает в целом изучаемые процессы. Для анализа многих сложных ситуаций такой подход важен сам по себе, однако, как правило построение системы служит предпосылкой для разработки или реализации конкретной ситуации.
Система суть понятие формальное. Когда система однозначно выделена, наступает черед моделирования. Именно модель системы даст ответ на вопрос о том, как достичь цели, для реализации которой формировалась исходная система.
Модели систем можно различать по ряду признаков: характеру моделируемых объектов, сферам приложения, глубине моделирования. Остановимся на специфике моделей в зависимости от средств моделирования.
По этому признаку методы моделирования делятся на две группы: материальное (предметное) и идеальное моделирование.
Материальное моделирование, основывающееся на материальной аналогии моделируемого объекта и модели, осуществляется с помощью воспроизведения основных геометрических, физических, других функциональных характеристик изучаемого объекта. Частным случаем материального моделирования является физическое моделирование, по отношению к которому, в свою очередь, частным случаем является аналоговое моделирование. Оно основано на аналогии явлений имеющих различную физическую природу, но описываемых одинаковыми математическими соотношениями. Пример аналогового моделирования - изучение механических колебаний с помощью электрической системы. Так как эксперименты с электрической системой обычно проще и дешевле, она исследуется в качестве аналога механической системы (например, при изучении колебаний мостов).
Идеальное моделирование отличается от материального принципиально. Оно основано на идеальной, или мыслимой, аналогии. В экономических исследованиях это основной вид моделирования. Идеальное моделирование в свою очередь, разбивается на два подкласса: знаковое (формализованное) и интуитивное моделирование.
При знаковом моделировании моделями служат схемы, графики, чертежи, формулы. Важнейшим видом знакового моделирования является математическое моделирование, осуществляемое средствами логико-математических построений.
Интуитивное моделирование встречается в тех областях науки, где познавательный процесс находится на начальной стадии или имеют место очень сложные системные взаимосвязи. Такие исследования называют мысленным экспериментом. В экономике, в основном, применяется интуитивное моделирование.
2.2. Особенности мотивации к труду банковского персонала.С позиции стратегии, направленной но формирование сильного банка, центральным вопросом является вопрос о мотивации к труду, заинтересованности банковского персонала в эффективной работе. Менеджмент и маркетинг, высоко производительный труд могут состояться на деле только тогда, когда решен именно этот вопрос.
Известны здесь два пути: мотивация через принуждение, страх и внутренняя убежденность. По поводу первого направления рассказывают такую историю. В связи с совершеннолетием своей дочери шах, очень богатый человек, владеющий нефтеносными землями, собрал 200 юношей и предложил им переплыть бассейн, который кишел аллигаторами. "Кто переплывет бассейн, - сказал шах, - тот может выбирать: или получить один миллион долларов, или, если захочет, может взять в жены мою дочь наследницу имущества". Не успел шах обнародовать эти условия, как один юноша мигом оказался в воде и, к удивлению всех присутствующих, благополучно оказался на другой стороне бассейна. "Выбирай, - сказал шах, - хочешь один миллион долларов?" - "Нет", - ответил юноша. "Тогда забирай тысячу акров моей земли". - "Нет", - вновь сказал молодой человек. "Тогда бери мою дочь", - согласился шах. "Нет", - упорствовал юноша. "Что же ты хочешь, наконец?", - спросил изумленный шах. "Я хочу знать, кто толкнул меня в бассейн...".
Действительно, страх способен сделать свое дело, дать определенный результат, но при этом он порождает другие желания, совсем не совпадающие с желаниями других. Вопрос, однако, состоит в том, чтобы желание достичь конечного результата было всеобщим. Как же сделать так, чтобы без принуждения, без страха банковский коллектив был единым в своем желании достичь более эффективной работы? Попытка решить эту проблему посредством моральных стимулов не оправдала себя. Прожект, как известно, не состоялся высшая производительность труда не была достигнута. Остается одно мотивация к труду через надежду получить высокую выгоду. Нужно сказать, что там, где этот принцип применяется последовательно, результаты не заставляют себя ждать. Когда трудятся ради результата, от которого лично и заметно выигрывает каждый и весь коллектив, когда каждый чувствует себя сопричастным с этим результатом, доход приходит незамедлительно.
Существуют десятки приемов, реализующих эту идею. Банки, например, практикуют акционирование своего капитала, разрабатывают высокоэффективную систему премирования, предоставляют разнообразные льготы своим сотрудникам (доплата на проезд до работы, питание, отдых) и пр. Главное с позиции стратегии все же не это, а обеспечение высокой заработной платы персоналу. С позиции стратегии банк, стремящийся к формированию сильного кадрового потенциала, должен платить сотрудникам высокую заработную плату. Кто пойдет на другую работу, если в коммерческом банке создана необходимая атмосфера и обеспечена высокая оплата труда. Как говорят, "от добра добра не ищут". Каждый будет держаться за такую работу, стремиться лучше работать, потому что знает, что и он будет достаточно вознагражден за свой труд.
Плохо с позиции стратегии, однако, для тех банков, которые повышают оклады своим сотрудникам без реального улучшения содержания их труда. Ничто так не развращает людей, как высокая заработная плата за несостоявшийся труд. Здесь начинает действовать другой неписаный экономический закон: чем выше неоправданно выплаченная часть заработной платы, тем ниже в конечном итоге производительность труда. Конечно, никто не возражает против повышения заработной платы персоналу, но оно должно сопровождаться более высокой отдачей. Более высокую заработную плату следует давать лишь тому, кто действительно повышает эффективность работы банка в целом, действительно увеличивает банковский продукт и доходность кредитного учреждения.
2.3. Теория обоснования решений.В современных условиях даже очень опытный руководитель не всегда оказывается в состоянии без применения специальных средств и методов объективно сопоставить преимущества и недостатки вариантов решения и выбрать из них наилучший. Как добиться того, чтобы решения, принимаемые руководителями во всех отраслевых и территориальных звеньях народного хозяйства, были наилучшими? Частично ответить на этот вопрос нам поможет Теория обоснования решений [19].
В последние годы в нашей стране и за рубежом у некоторой части хозяйственных руководителей и специалистов увлечение экономико-математическими методами сменилось некоторым скептицизмом по отношению к ним. Они считают, что применение количественных методов при обосновании решения сложных проблем не всегда способствует повышению качества решений. Причину неудач эти руководители и специалисты видят в несовершенстве математического аппарата. Математики же полагают, что безуспешность отдельных попыток применения математических методов для нахождения наилучшего решения - следствие неумения поставить задачу.
Принятие решения - это процесс, в результате которого из ограниченного числа предварительно отобранных вариантов руководитель выбирает один, по его мнению наилучший, или одобряет предложенный специалистами единственный вариант.
В ходе обоснования решения специалисты отсеивают неэффективные (нерациональные) варианты и отбирают один или несколько вариантов, обладающих определенными преимуществами перед остальными, и представляют их руководителю ответственному за принятие решения.
Теория обоснования решений указывает некоторые общие принципы подготовки и обоснования решений:
комплексный подход к анализу проблемы (предполагает учет всех факторов, прямо или косвенно влияющих на решение проблемы); системный подход к оценке ее возможных решений (системный подход, на основе системного анализа, ориентирует на выбор такого решения которое в наибольшей степени соответствует целям, стоящим перед системой, благодаря этому может быть обеспечено соответствие всех решений по частным вопросам общим целям).Основное назначение системного анализа - представлять сущность проблем, стоящих перед руководителями, по возможности в более простом, обозримом виде, не предлагая при этом окончательных решений. Одна из целей применения системного анализа при исследовании той или иной проблемы - получить количественные характеристики преимуществ и недостатков возможных вариантов решения. Количественный анализ помогает лицу, принимающему решение, более объективно сравнивать варианты решения и выбирать из них наилучший.
Значительным резервом повышения эффективности управления является широкое использование для выработки решений математических моделей хозяйственных процессов, реализованных на ЭВМ, создание автоматизированных систем управления. В настоящее время разработано множество экономико-математических моделей различного назначения, на основе которых составлены алгоритмы и программы решения задач на ЭВМ [8],[11].
2.4. Резюме.Системный подход, формирование систем позволяют выделить наиболее существенное в исследуемых объектах и явлениях, игнорирование второстепенного упрощает, упорядочивает в целом изучаемые процессы. Для анализа многих сложных ситуаций такой подход важен сам по себе (например, для попытки изложить "Оригинальную методику анализа альтернативных подходов к формированию структуры организации" в курсовой работе), однако, как правило, построение системы служит предпосылкой для разработки или реализации конкретной ситуации (например, для разработки "Оригинальной методики анализа альтернативных подходов к формированию структуры организации").
Глава 3. Оригинальная методика анализа альтернативных подходов к формированию структуры организации. 3.1. Немного рекламы.Московский акционерный банк содействия предпринимательству, или сокращенно Мосбизнесбанк, является универсальным коммерческим банком, преобразованным в 1990 году из Жилсоцбанка СССР. Банк располагает разветвленной сетью филиалов, в числе которых находится Омская дирекция.
Омская дирекция представляет собой одно из крупнейших банковских учреждений города Омска и оказывает комплекс услуг, таких как кредитование, расчетно-кассовое обслуживание и некоторые другие. Банк отличает высокий уровень доходов (доходность капитала акционеров) и достаточная надежность (эффективность использования всех активов). Рентабельность ("способность, потенциал отдачи" [4]) банка находится на среднем уровне. Полученная прибыль позволяет дирекции обеспечивать ускоренное развитие банка, увеличивать его собственные средства и выплачивать высокие дивиденды по акциям.
3.2. Пролог.Сентябрь 1995 года. Отделом экономического анализа, кредитных ресурсов и прогнозирования Омской дирекции Мосбизнесбанка был проведен комплексный анализ кадровой структуры банка и структуры доходов банковского персонала и была разработана методика корректировки узких мест внутренней среды банка.
3.3. Собственно методика.Банковский персонал был разбит на четыре классических группы (уровня), такие что "высший уровень управления определяет общую политику фирмы, второй уровень осуществляет распорядительные и координационные функции, на третьем уровне функциональные штабы и службы вырабатывают рекомендации, и четвертый уровень исполнительный" [17].
Данные об удельном весе численности и удельном весе доходов каждой группы в общих показателях по банку были обработаны с помощью пакета прикладных программ для ЭВМ (Рис.1). "Пирамиды эффективности" (Рис.1), имеющие форму правильного треугольника и квадрата получили название идеальных.
Итак, основное утверждение методики гласит:
Любое (геометрическое) отличие формы реальных "Пирамид эффективности" от идеальных приводит к снижению эффективности работы банка.
3.4. Обоснование.Первые несколько аргументов обоснования методики лежат в области "бытовой" интуиции:
во-первых, именно в виде треугольника обыватель-дилетант представляет себе иерархию управленческих уровней;
во-вторых, принцип "начальник должен получать больше подчиненного" нашел свое воплощение в равном удельном весе доходов групп при возрастающем удельном весе численности сверху вниз.
Если объяснять сложно: была использована модель структуры организации, описываемая восемью параметрами, с логическим критерием эффективности, т.е. базирующимся на двух утверждениях:
1) отклонение (по некоторому уровню) реальной "Пирамиды эффективности" по численности работающих от идеальной приводит к отклонению от оптимальной численности работающих (на этом уровне), следовательно, приводит к отклонению от оптимальной интенсивности труда (на этом уровне) и снижению эффективности работы (этого подразделения организации);
2) отклонение (по некоторому уровню) реальной "Пирамиды эффективности" по доходам от идеальной включает в действие принцип "доходы не по труду" и, очевидно, приводит к снижению эффективности работы (этого подразделения банка).
Для обоснования методики использовались эмпирические данные за последние два года работы банка. Практические результаты внедрения методики (значительное увеличение эффективности работы банка, рост показателей прибыльности и рентабельности, хотя и с лагом в месяц) можно также отнести в аргументы за.
Наконец, отметим, что идеальность обеих "Пирамид эффективности" устраняет все препятствия мотивационного процесса (в рамках данной методики) и приводит к резкому увеличению показателей эффективности работы банка, что можно объяснить воцарением во всем банке мотивационного принципа "все довольны" и, следовательно, увеличением эффективности межуровнего взаимодействия.
3.5. Резюме.Все оригинальное - наглядно. Настоящая методика может применяться для широкого круга предприятий и организаций (можно изменить количество и классификацию управленческих уровней или форму "Пирамид эффективности", хотя изменение последних может привести к потере гармоничности и наглядности, отличающих приведенную методику).
Также отметим важный момент практической реализации методики (да и любой математической модели): высший менеджмент, незримо присутствующий во время всего процесса анализа и применения методики на практике, должен в очередной раз принять на себя "тяжелое бремя" [5] принятия решения по соответствию модели реальной ситуации в организации и по внедрению практических выводов методики.
Наконец, заметим, что методика (без существенных изменений) может применяться как для однократного анализа и корректировки структуры организации, так и для оперативного управления структурой банка продолжительное время (пока коренным образом не измениться внутренняя или внешняя среда организации).
Заключение.Достигнуты ли поставленные цели? Уровень упорядоченности знаний автора курсовой работы о системном и математическом подходах к управлению, несомненно, повысился. Произвело ли должное впечатление изложение методики покажут оценка и рецензия преподавателя.
Указателем выбора темы и каркасом всей работы была идея "Оригинальной
методики анализа альтернативных подходов к формированию структуры организации"
при разработке которой был применен один из общих алгоритмов анализа альтернативных
подходов к формированию структуры организации:
1) возникновение конкретной ситуации (проблемы);
2) построение системы и системный анализ;
3) математическое моделирование;
4) формулировка выводов.
Затруднения и нечеткость в изложении курсовой работы наблюдаются в связи с общей для экономической науки проблеме непостоянства терминологической базы, а ограничение объема курсовой работы не позволили бы пройти весь путь от четких дефиниций, через полное раскрытие темы, к, более или менее, значимым выводам.
Литература. 1. Акофф Р. Искусство решения проблем: Пер. с англ. - М.: Мир, 1982.