Автоматизация рабочего места менеджера МСП

Введение

Одной из самых сложных задач для фирмы, занимающейся торговой деятельностью, является точный и упорядоченный учет материальных средств. При очень большом обороте первичных документов становится очень сложным их упорядочивание. Как правило, многие фирмы до сих пор, при таком стремительном развитии компьютерной техники и программного обеспечения, не имеют четко отлаженного компьютерного учета.

Одной из проблем несовершенства методов ведения учета – является недальновидность руководства фирм. Да это факт, что это требует немало средств, но если посчитать убытки от разрозненности учета, несовпадения остатков на складе с остатками по документообороту и даже просто спокойствия, а не нервозности в коллективе, то становится очевидным, что фирме нужна автоматизация.

Пусть для начала это будет небольшая программа, с малым набором функций, но правильной структурой, и безошибочным счетом и учет станет гораздо проще. Просто подумать о том, чтобы посмотреть движение определенного товара за последний месяц, при средней интенсивности продаж, и становится понятно, что при “бумажном” учете это просто нереально. Но при компьютерном учете – нет ничего проще (один запрос).

В данном курсовом проекте представлена справочная часть программы, автоматизирующей складской учет на малых и средних предприятиях. Наибольшее внимание в курсовом проекте направлено на построение правильных структур баз данных, т.е. на даталогическое проектирование.

 

Глава 1. Техническое задание на проектирование

1.1. Постановка задачи

Выделим предметную область. Это учет товарооборота на фирме занимающейся торговой деятельностью. Сюда входит и учет товаров на складе ( на нескольких складах), оформление документов по отгрузке и при оприходовании товара на склад, ведение реестра поставщиков и покупателей, учет взаиморасчетов с юридическими и частными лицами и получение отчетной информации о продажах.

Спроектировать всю систему целиком для учебных целей не имеет смысла, поэтому в данном проекте основной задачей ставится правильная организации структуры хранения информации (т.е. структуры баз данных.), алгоритмов ввода, чтения, корректировки информации. А сама программа представляет собой справочную систему, которая продемонстрирует пример доступа к хранимой информации.

1.2. Требования к системе.

Главным требованием данного курсового проекта является правильные структуры данных, поэтому и требования к проектируемой системе в основном будут состоять из требований к правильной организации структур баз данных и их взаимосвязи.

Требования к разрабатываемой системе:

Четкая и логичная структура баз данных;

Наличие минимум третьей нормальной формы для всех создаваемых структур данных;

Наличие логически грамотных связей между компонентами структуры данных;

Способы получения информации из спроектированной системы.

Что касается требований к аппаратным ресурсам, то здесь все зависит от размеров автоматизируемого учета, но для данного проекта достаточным будет платформа на основе 386 процессора и операционной системы ДОС.

1.3. Пользователи системы

Данная проектируемая система предназначена для очень широкого круга пользователей.

Первыми пользователями этой системы будут кладовщик и/или менеджер, т.к. они будут вводит первичные документы. По мере надобности они могут удалять документы, изменять уже существующие документы, добавлять информацию о новых покупателях, формировать отчеты для отслеживания неточностей в учете. Но этими людьми круг пользователей не заканчивается.

Система может быть использована бухгалтером для получении информации о суммах приходных и расходных накладных, догах поставщикам, и долгов клиентов нам. Кроме того они могут участвовать в этой системе, например, вводить выписки из банка, которые будут погашать задолженности.

Для главного менеджера фирмы система тоже может представлять интерес. Например, он может посмотреть объемы продаж, товарооборота за определенный период, определить товар пользующийся, который приносит наибольший доход (самый продаваемый товар) и получить другую статистическую информацию.

1.4. Этапы разработки

Основными этапами разработки системы являются :

разработка технико-экономического обоснования проекта;

разработка технического задания на проектирование;

сбор исходного материала для проектирования;

оформление проекта (документирование информационной системы и программного обеспечения, подготовка текстовой записки);

представление курсового проекта на кафедру; защита курсового проекта в случае написания курсового проекта, либо передача системы заказчику и продолжение работы с ней в режиме сопровождения.

Сроки и состав работ согласовываются с преподавателем и оформляются представленным в приложениях “Заданием на курсовое проектирование”.

Приемка осуществляется преподавателем путем предоставления студентом демонстрации работы системы на контрольных примерах, защиты проектных и программных решений.

Глава 2. Инфологическое проектирование

2.1. Обследование предметной области.

Прежде чем начать любое проектирование необходимо проанализировать предметную область.

Для анализа предметной области была выбрана конкретная фирма, и на ёё примере исследовались информационные потребности менеджера, кладовщика, бухгалтера и других пользователей системы.

При более подробном рассмотрении работы менеджера был выявлен перечень документов и типовых операций, необходимых для ведения учета. Для оприходования товара использовались документы либо приходная накладная, либо возврат от покупателя. Расход товара оформлялся либо расходной накладной, либо возврат поставщику.

После выявления полного перечня необходимых документов и выполняемых типовых операций была разработана сложная структура баз данных (приведена ниже) основным требованием к которой - были универсальность, логичность, наглядность.

Для проектирования структур баз данных были формализованы первичные документы (выделен реквизитный минимум, проанализированы связи между ними) и сформированы структуры записей БД. Затем путем нормализации структур данных они были сведены к структурам данных, удовлетворяющим требованиям 3нф.

2.2. Описание пользователей

Для рассматриваемой системы может существовать большое множество категорий пользователей, но предлагаемая программа предполагает пользователя, которому необходима справочная информация.

Для каждой хорошей системы всегда должен существовать администратор, который будет сопровождать систему, устранять ошибки, а при расширении предметной области дорабатывать программные модули.

Что касается конечных пользователей, то тут могут быть почти все сотрудники фирмы, причем для каждого сотрудника может быть запрограммирован тип доступа (чтение, изменение, добавление, удаление и др.) к документам, справочникам, регистрам и другой информации в системе.

2.3. Запросы и регламентные задачи

Для проектируемой системы основным запросом является запрос на получение движения по определенному товару за конкретный промежуток времени. Этот запрос выполняется на основании данных хранящихся в базах данных, которые можно условно отнести к “Регистрам”.

Также в системе могут реализованы следующие запросы:

информация о долге клиента (или нашем долге клиенту)

любая информация, которая может быть получена на основании документов (например, сумма отгрузок клиенту за определенный период, и др.)

Регламентной задачей для проектируемой системы является расчет объемов продаж (например, за наличный или безналичный расчет).

Для прилагаемой программы регламентным запросом является получение информации об остатках товаров и движении товара по документам и вывод полученной информации в видеоформу.

2.4. Описание алгоритма работы системы

В данном разделе, описывается: каким образом должна функционировать проектируемая система на основании выбранной предметной области.

Рассмотрим цепочку документов, которые необходимо оформить для отпуска товара при расчете за безналичный расчет.

Сначала клиент выбирает нужный ему товар в необходимом количестве. На основании этой заявки (возможно устной) менеджер выписывает этому клиенту счет для оплаты. В случае если клиент еще не существует в системе, то его необходимо добавить. Когда клиенту выписан счет, это не говорит о том, что товар клиенту отдан, но документ в систему введен. Для этого этот вид документов не учитывается в базах учитывающих движение товаров (назовем их регистрами). Позже, когда клиент оплатил, выписанный ему счет, и деньги попали на наш расчетный счет, бухгалтер вводит выписку из банка, соответствующим документом, например, “приход денег на счет”. Соответственно в системе появляется наш долг клиенту на сумму, которую он оплатил. Через некоторое время клиент приходит, чтобы получить свой товар и тогда менеджер выписывает ему расходную накладную и налоговую накладную по безналичному расчету (можно ввести на основании ранее выписанного счета). При выписывании накладной система автоматически заносит информацию о том, что клиенту был отдан товар на сумму указанную в накладной, и таким образом погашает наш долг клиенту. Кроме этого документ проходит по регистрам движений и остатков товаров, т.е. информация о количестве проданного товара заносится в соответствующие базы данных.

На основании выданной клиенту накладной, кладовщик отдает товар. Таким образом, мы получили четкую систему отгрузки товара.

Процедура отгрузки товара за наличный расчет происходит аналогичным образом, только счет при этом не выписывается, деньги оформляются документом “приходный кассовый ордер” или другим подобным и при оформлении накладных указывается что продажа произведена за наличный расчет.

Поступление товара на склад может возникать в двух случаях. Во-первых, при поступлении товара от поставщика, а во-вторых, при возврате товара от покупателя.

В первом случае оформляется приходная накладная от поставщика за наличный или безналичный расчет, а деньги поставщику (подразумевается в системе) отдаем документом “платежное поручение” или “расходный кассовый ордер” или другим документом.

Если оформляется возврат от покупателя, то процедура идентична, только в накладной указывается соответствующий признак накладной.

2.5. Словарь данных

Словарь данных, необходимых для хранения в проектируемой системе получается очень объемным. Поэтому сейчас приводится только словарь данных для документов. Для упомянутых выше документов необходимо сохранять следующие реквизиты:

№ пп	Наименование элемента данных	Имя	Скаляр/массив/ вх/вых/расчетный	Длина байт	Ограничение целосности	Примечания
1.	Номер документа	Number	Скаляр	10	Маска #####	Значение формируется автоматически
2.	Дата оформления	Date	Скаляр	8	Маска 99.99.99
3.	Вид документа	DocType	Скаляр	3	Маска 999
4.	Признак накладной	Priznak	Скаляр	3	Маска 999	Имеет смысл только для накладной
5.	Фирма	Firm	Скаляр	20
6.	Клиент	Klient	Скаляр	150
7.	Вид продажи	SailType	Скаляр	20
8.	Склад	Sklad	Скаляр	20
9.
10.	Основание для выписки документа	Osnov	Скаляр	50
11.	Автор документа	Author	Скаляр	3	Маска 999
12.	Наименование товара.	Tovar	Скаляр	70
13.	Цена за единицу	Price	Скаляр, входная	10, 2	Маска 9999999.99
14.	Количество	Kol	Скаляр, вход	10, 3	Маска 999999.999
15.	Сумма	Sum	Скаляр, расчетный	12, 2
16.	НДС	NDS	Скаляр, расчетный	12, 2
17	Проведен	Proveden	Логический	1		Проходит документ по регистрам или нет

 

Глава 3. Даталогическое проектирование.

3.1. Выбор СУБД

Для реализации спроектированной системы могла бы подойти любая СУБД среднего уровня (например, Microsoft Access). Но в рамках данного курсового проекта система должна быть реализована в среде FoxPro. И эта система вполне подходит для составления программы, обслуживающей проектируемую систему, а именно:

СУБД является специализированной программой для работы с реляционными БД, что значительно упрощает процесс даталогического проектирования;

У нее довольно мощный язык, удобный для программирования приложений средней сложности;

Наличие большого количества мастеров позволяет быстро создавать удобный для конечных пользователей интерфейс, формировать красивые отчеты

Эта система очень нетребовательна к аппаратным ресурсам и может выполняться на любом компьютере на котором установлена система Windows (и сама СУБД)

Отдельные утилиты позволяют создавать конечный исполняемый файл, и тогда это очень значительно упрощает распространение программы.

 

3.2. Даталогическая модель

После подробного анализа предметной области на этапе инфологического проектирования были получены реквизиты баз данных. После этого было произведено распределение этих реквизитов по записям БД, затем базы были декомпозированы до тех пор, пока не получились структуры, удовлетворяющие требованиям третьей нормальной формы и обладающие минимальной избыточностью (хотя избыточность должна присутствовать для ускорения процессов обработки информации). В результате были получены файлы баз данных со следующими структурами:

Сначала представим базы, которые можно условно отнести к справочникам. Это означает, что в них хранится информация, которая используется другими базами.

 

Tovar.dbf – Справочник товаров

Название поля	Тип	Длина	Описание
Kod	Numeric	5	Код товара
Name	Character	20	Наименование товара
PriceIn	Numeric	6,2	Входная цена
PriceOut	Numeric	6,2	Продажная цена
Unit	Character	5	Единица измерения
Proizvod	Numeric	3	Код производителя

Proizv.dbf – Справочник с производителями

Название поля	Тип	Длина	Описание
Kod	Numeric	3	Код производителя
Name	Character	10	Полное название производителя
Coment	Character	30	Информация о производителе

Sklad.dbf – Справочник складов

Название поля	Тип	Длина	Описание
Kod	Numeric	3	Код склада
Name	Character	25	Полное название склада

Users.dbf – Справочник пользователей системы

Название поля	Тип	Длина	Описание
Kod	Numeric	2	Код сотрудника
Name	Character	25	Имя и Отчество сотрудника
Passport	Character	15	Серия и номер паспорта
Address	Character	50	Адрес сотрудника
Status	Numeric	1	Статус сотрудника как пользователя

Firms.dbf – Справочник фирм по которым ведется учет

Название поля	Тип	Длина	Описание
Kod	Numeric	2	Код фирмы
Name	Character	25	Полное название фирмы
Address	Character	50	Адрес фирмы
Tel	Character	15	Телефоны
RS	Numeric	14	Расчетный счет
OKPO	Numeric	8	Код ОКПО
MFO	Numeric	6	Код МФО банка
Bank	Character	15	Название банка

Klients.dbf – Справочник клиентов (поставщиков и покупателей)

Название поля	Тип	Длина	Описание
Kod	Numeric	2	Код клиента
Name	Character	25	Полное название клиента
Address	Character	50	Адрес клиента
Tel	Character	15	Телефоны
RS	Numeric	14	Расчетный счет
OKPO	Numeric	8	Код ОКПО
MFO	Numeric	6	Код МФО банка
Bank	Character	15	Название банка

Doctype.dbf – Справочник типов накладных

Название поля	Тип	Длина	Описание
Kod	Numeric	3	Код
Name	Character	10	Название документа
Coment	Character	30	Расшифровка названия

Sailtype.dbf – Справочник видов продаж

Название поля	Тип	Длина	Описание
Kod	Numeric	1	Код
Name	Character	10	Вид продажи
Coment	Character	30	Расшифровка вида

PriznDoc.dbf – Справочник признаков накладных

Название поля	Тип	Длина	Описание
Kod	Numeric	1	Код
Name	Character	10	Признак накладной
Coment	Character	30	Расшифровка признака

Следующие две базы в совокупности и представляют собой документ (в одном сохраняются шапки, в другом – табличные части)

DocumShp.dbf – Шапки документов

Название поля	Тип	Длина	Описание
Number	Character	10	Номер документа
Date	Date	8	Дата оформления документа
Type	Numeric	3	Тип накладной
Firm	Numeric	3	Фирма от которой выпис. накладная
Sklad	Numeric	3	Склад для документа
Klient	Numeric	3	Клиент на которого выпис. Накл
Osnov	Character	50	Основание документа
Positions	Numeric	3	Количество позиций в накладной
SailType	Numeric	1	Вид продажи
Priznak	Numeric	1	Признак накладной
Author	Numeric	2	Автор документа (сотрудник)
Proveden	Logical	1	Прошел ли док-т по регистрам ?

DocumTbl.dbf – Табличные части документов

Название поля	Тип	Длина	Описание
Tovar	Numeric	5	Код товара
Kol	Numeric	4	Количество
Price	Numeric	6,2	Цена (по которой продали)
Docum	Character	10	Номер документа

Следующая и последняя группа представляет собой базы в которых отражается реальное движение чего-либо. Назовем их регистрами.

Rests.dbf – Регистр остатков товаров

Название поля	Тип	Длина	Описание
Tovar	Numeric	5	Код товара
Sklad	Numeric	3	Склад
Rest	Numeric	5	Остаток товара

Motion.dbf – Регистр движения остатков

Название поляОписание
Tovar	Numeric	5		Товар
Kolvo	Numeric	4		Количество
Date	Date	8		Дата
Docnum	Character	10		Номер Документа

Duties.dbf – Регистр остатков взаиморасчетов

Название поля	Тип	Длина	Описание
Klient	Numeric	3	Клиент
Duty	Numeric	12,2	Текущий долг (или кредит)

Mduty.dbf – Регистр движений взаиморасчетов с клиентами

Название поля	Тип	Длина	Описание
Klient	Numeric	3	Клиент
Sum	Numeric	12,2	Сумма
Date	Date	8	Дата
Docum	Character	10	Номер документа

Теперь кратко опишем назначение каждого справочника.

Справочник товаров предназначен для хранения товаров. Причем код должен быть уникальным во всем справочнике. Каждый товар имеет приходную и продажную цены, ед. измерения и производителя, который хранится в справочнике производители.

Справочник производители сохраняет код производителя и его полное наименование. Поле Coment предназначено для дополнительной информации по производителю.

Справочник склад содержит код и название всех складов в системе.

В справочнике клиентов хранится вся необходимая информация о фирме-покупателе или фирме-поставщике. В то время как в справочнике фирм хранится информация о наших фирмах, т.е. фирмах от лица которых мы работаем.

Справочник Вид Накладной хранит в себе все виды документов, которые могут быть выданы системой. Например:

Приходная накладная;

Расходная накладная;

Счет;

Перемещение;

Налоговая накладная

и другие.

Справочник виды продаж может содержать информацию такого рода: ЗаНал; ЗаБН; Вкредит. Что будет означать, как была проведена операция – за наличные, безналичные деньги или в кредит.

Справочник сотрудников хранит всех возможных пользователей системы и краткую информацию о них, причем каждому из них можно указать статус. Например: 1-Администратор;

2-Менеджер; 3-Бухгалтер, и т.д. А уже программист определит для кого какие возможности доступны, а какие недоступны.

Справочник признаков накладной хранит информацию Следующего вида, например: 1-Продажа; 2-Возврат Поставщику; 3- Покупка; 4-Возврат Покупателю.

База данных в которой хранятся шапки документов – просто хранит все необходимые реквизиты документа. Уникальным во всей системе является номер документа. Он специально объявлен текстовым. По этому номеру в базе, которая хранит табличные части, мы может отыскать те позиции, которые принадлежат этому документу. Если построить индексный файл по полю Number (он построен в системе), то став на первый элемент, соответствующий этому документу, можно получить все остальные элементы по порядку, т.к. в шапке документа хранится количество строк в нем.

Регистры остатков товаров хранят остатки товаров по каждому складу в отдельности. Получается как таблица, где столбцы соответствуют складам, а строки – товарам, а на пересечении – будет количество товара на конкретном складе.

В регистре движения остатков товаров отражается каждая операция, над этим товаром (приход или расход) и указывается, какой документ осуществил данное движение и когда.

Регистры взаиморасчетов идентичны регистрам остатков, только учитывают движение денежных средств.

3.3. Описание программы

Программа представляет собой справочную систему, которая призвана показать, каким образом можно получить доступ к заносимой в систему информации. В программе реализована система добавления нового товара, как пример добавления информации в справочник.

Сама программа предлагает выбрать товар и показывает всю информацию о товаре, остаток этого товара на складе, и все движения по данному товару. Ниже приведены виды экранов .

V. Выводы

В результате спроектирована надежная, логичная, гибкая структура данных, которая удовлетворяет требованиям 3 нф, наглядна и может быть легко изменена или дополнена. На базе спроектированной системы данных может быть написан серьёзный программный продукт, который в последствии может быть использован очень широким кругом фирм, занимающихся торговой деятельностью.