Система управления базами данных MICROSOFT ACCESS
Создать файл базы данных по результатам таблицы. На основе таблицы сформировать
запрос с итоговыми вычислениями в который включить поля: “ наименования товара”,
“Остаток”, “Сумма выручки”; предусмотреть: сортировку записей по полю
“Наименование изделия”, вычисление значений в поле “Сумма выручки”: “Цена за
единицу” х “Реализовано”, по полю “Остаток”: “Произведено” - “Реализовано”,
итоговые вычисления по полям “Остаток”, “Сумма выручки”: создать форму для ввода
новых записей в таблицу базы данных, вид форм - “В один столбец”; создать отчет
по результатам запроса, вид отчета “В один столбец”, в отчете предусмотреть
вычисление итогов по полю “Сумма”; создать макрос в виде панели кнопок,
предусмотреть кнопки для ввода записей в таблицу базы данных и просмотра
содержимого таблицы.
Таблица
ДатаНаименование изделияЦена изделия (руб.)Произведено (шт.)Реализовано
(шт.)Остаток (шт.)Сумма выручки (руб.)
06.01.99Глушитель250480450
06.01.99Колесо380150150
22.02.99Корпус658080
06.01.99Диск706055
06.01.99Маховик98350300
22.02.99Глушитель250400400
23.03.99Корпус656060
19.03.99Глушитель250350380
22.02.99Колесо380180180
23.03.99Маховик98280260

Итого :

Выполнение задания.
Создадим файл базы данных. Для этого вначале загрузим ACCESS. После того, как на
экране высветится меню выберем последовательно пункты “Файл” и “Создать” В
появившемся диалоговом окне укажем диск и каталог , на который будет записан
файл базы данных и пропишем имя файла базы данных в нашем случае PRO_DT
(расширение MDB , будет присвоено файлу автоматически самой программой). При
этом будет создан и записан на диск файл PRO_DT.MDB.
Сформируем таблицу данных. Для этого в следующем диалоговом окне нажмем
последовательно кнопки “Создать” и “Новая таблица” При этом открывается
диалоговое окно формирования структуры файла базы данных.
Определим поля. Для этого присвоим каждому полю имя и определим тип
представления данных и их основные свойства. Присвоим по запросу программы имя
таблицы - “Произв_деятельность”
Представим определение полей в виде таблицы:
ПолеТипРазмер поляЧисло десятичных знаковФормат поляМаска ввода
ДатаДатавремя Краткий формат даты99.99.00;0
Наименование изделияТекстовый30
Цена изделияДенежный АвтоДенежный
ПроизведеноЧисловойС плавающей точкой 8 бт.Авто
РеализованоЧисловойС плавающей точкой 8 бт.Авто

Следует отметить, что для отображения данных имеющейся таблицы, поле
“Наименование” может иметь длину 9 символов, но в этом случае, при производстве
товара с более длинным наименованием оно может не поместиться, поэтому длина
поля выбрана 30 символов.
После внесения приведенных в таблице данных и закрытия диалогового окна, на
экране высветится окно базы данных. После нажатия на клавишу “Открыть” появится
пустая таблица базы с наименованием полей. Заполним таблицу. При этом данные
внесенные в таблицу будут сохранены в файле базы данных PRO_DT.MDB.
Сведем результаты действий в таблицу.
Элемент ACCESSДействия пользователяРезультат операции
Меню ACCESSВыбор пунктов меню “Файл”, “Создать”Диалоговое окно дискового
пространства активного диска (ДОАД)
ДОАДВыбор имени файла PRO_DT.MDBПрисвоение базе данных имени, переход в
окно базы данных (ОБД)
ОБДПоследовательный выбор кнопок “Создать”, ”Новая таблица”Переход в окно
формирования структуры таблицы (ОФСТ)
ОФСТВвод имен полей, выбор типа данных и элементов форматирования
данныхСоздание структуры файла таблицы, присвоение имени таблице, переход
к окну базы данных (ОБД)
ОБДНажатие кнопки “Открыть”, ввод данных в таблицуФормирование таблицы
базы данных с исходной информацией.

Сформируем запрос. Для этого, находясь в окне базы данных нажмем последовательно
кнопки “Запрос” и “Создать”. В появившемся диалоговомокне “Создание запроса”
нажмем кнопку “Новый запрос”. Так как в нашей базе данных имеется только одна
таблица, то в появившемся диалоговом окне выбора таблицы для создания запроса
последовательно нажмем кнопки “Добавить” и “Закрыть”. В появившемся окне
формирования структуры запроса выполним следующие действия:
В первой строке “Поле” формируем поле “Наименование изделия”.
В строке сортировка поля “Наименование изделия” в раскрывающемся меню выбираем
“По возрастанию”.
Создадим дополнительное поле “Остаток”. Для этого переместим курсор в свободную
колонку справа от поля “Наименование изделия” и введем выражение : “Остаток:
Произведено - Реализовано” Таким образом будет создано новое поле “Остаток”
Затем зафиксировав курсор на поле “Остаток” и нажав правую клавишу мыши выберем
в появившемся меню пункт “Свойства”. В открывшемся диалоговом окне свойств поля
в строке формат поля активизировав раскрывающееся меню выберем “Числовой” и
опишем его свойства.
Аналогично создается дополнительное поле” Сумма выручки”. Переместим курсор в
свободную колонку справа от поля “Остаток”. Введем выражение “Сумма выручки:
Цена изделия * Реализовано” Поместив курсор на поле “Сумма выручки” и нажав
правую клавишу мыши выберем “Свойства” и определим тип данных при помощи меню
как “Денежный”
Для реализации операций итогового вычисления произведем следующие действия:
Для определения итогов по полю “”Остаток” выберем из меню “ACCESS” пункт “Вид”.
Затем выберем пункт “Групповые операции” В окне формирования структуры запроса
появится строка “Групповая операция”. В этой строку в поле “Остаток” из
раскрывающегося меню выберем “SUM”.
Для определения итогов по полю ”Сумма выручки” выберем из меню “ACCESS” пункт
“Вид”. Затем выберем пункт “Групповые операции” В окне формирования структуры
запроса появится строка “Групповая операция”. В этой строку в поле “Сумма
выручки” из раскрывающегося меню выберем “SUM”.
При закрытии окна “Запрос” ответим “Да” на вопрос “Сохранить изменения запроса”
и присвоим запросу имя “Полный запрос”
Сведем в таблицу основные операции по созданию запроса.
Элемент ACCESSДействия пользователяРезультат операции
Окно базы данныхПоследовательное нажатие кнопок “Запрос и
“Создать”Диалоговое окно создания запроса (ДОСЗ)
ДОСЗКнопка “Новый запрос”Диалоговое окно “Добавление таблицы” (ДОДТ)
ДОДТВыбор исходной таблицы Кнопки “Добавить, Закрыть”Диалоговое окно
формирования структуры запроса (ДОФЗ)
ДОФЗВыбор полей запроса, условий сортировкиСтруктура таблицы запроса (СТЗ)
Вычисляемые поля ДОФЗВыбор полей запроса, создание дополнительных
вычисляемых полей, форматирование данных.Структура таблицы запроса (СТЗ)
Итоговые запросы ДОФЗВыбор полей запроса; меню ACCESS - “Вид” ”Групповые
операции”, определение итога полем “SUM”Структура таблицы запроса (СТЗ)
СТЗЗакрытие ДОФЗЮ, присвоение имени запросуРезультатная таблица запроса.

Создадим форму для ввода новых записей в таблицу базы данных.
Для создания формы откроем окно базы данных. Затем последовательно нажмем кнопки
“Форма” и “Создать”. На экране появится диалоговое окно “Создание формы”. В
раскрывшемся перечне созданных таблиц и запросов ( окно “Выбор таблицызапроса”)
выберем созданную таблицу “Произв_деятельность”. Затем нажмем кнопку Мастера. Из
предложенных “Мастером” разновидностей выберем форму “В один столбец” . После
запуска мастера необходимо определить поля формы. Перенесем в форму весь список
полей. При закрытии макета формы присвоим ему имя “Произв_деятельность”
Создадим в форме кнопки для перехода в “пустой” бланк формы для внесения данных
в таблицу и выхода из режима ввода записей. Для этого в окне базы данных нажмем
последовательно кнопки “Форма” и “Конструктор” (Если на экране отсутствует
панель элементов, предварительно в меню ACCESS выберем пункты “Вид” и “Панель
элементов”)
Для выхода на “пустую” форму для добавления новой записи выберем пиктограмму
“Кнопка” на “Панели элементов” и зафиксируем указатель мыши на свободном
пространстве формы в режиме конструктора. В раскрывшемся диалоговом окне
выбираем “Тип действия” - “Работа с записями” и “Действие” - “Добавление новой
записи”. Затем выбираем что разместить на кнопке - рисунок или текст. Выбираем
“Рисунок”, “Новая запись”. В качестве подписи-комментария к кнопке выбираем
“Новая запись”.
Для выхода из режима формы фиксируем кнопку на свободном месте поля формы,
отмечаем “Тип действия” - “Работа с формой” и “Действие” - “Закрытие формы”.
Затем выбираем рисунок и название кнопки. В результате на форме появятся две
кнопки позволяющие управлять работой формы.
При нажатии на кнопку “Новая запись” ACCESS переводит диалог с пользователем на
создание новой записи предлагая ему пустую форму без записей. При нажатии на
кнопку “Выход” диалог из режима формы переходит в окно базы данных.
Представим результаты действий по созданию формы в виде таблицы
Элемент ACCESSДействия пользователяРезультат операции
Окно базы данныхНажатие кнопки “Создать”Окно “Создание формы” (ОСФ)
ОСФВыбор таблицызапроса для которой создается форма, нажатие кнопки
мастераОкно “Мастера по разработке форм” (МРФ)
МРФВыбор мастера “В один столбец”Окно мастера создания структуры формы
(МСФ)
МСФВыбор полей, порядка полей в форме, выбор типа и названия формы.Готовая
форма
Окно базы данныхНажать кнопку “Конструктор”Конструктор форм (КФ)
КФМеню ACCESS: выбор пунктов “Вид”, “Панель элементов”Вызов на экран
“Панели элементов”(ПЭ)
Окно базы данных, КФ, ПЭВыбор на “Панели элементов” пиктограммы “Кнопка”,
перенос ее на форму.Мастер создания кнопки (МСК)
МСКВыбор “Тип действия”, “Действие”, рисунка и подписи к
кнопкеФункциональная кнопка в форме.

Создадим отчет по результатам запроса. Для этого в окне базы данных
последовательно нажимаем кнопки “Отчет” и “Создать”. В появившемся диалоговом
окне выбираем запрос, по которому будет создаваться отчет -
“Полный запрос”. После выбора запроса нажимаем кнопку “Мастера” для вызова
мастера отчета. Из списка Мастеров выбираем пункт “В один столбец”. В
появившемся диалоговом окне выбираем поля которые будут помещены в отчет. В
следующем диалоговом окне определяем поле, по которому будет производиться
сортировка записей - “Наименование изделий”. Затем определяем стиль оформления
отчета. Определяем, что расстояние между строк 0,5 см., формат бумаги - А4,
ориентация бумаги - книжная, заголовок отчета - “Справка по производственной
деятельности”. После этого Мастер откроет отчет в режиме предварительного
просмотра. Для вычисления итогов по полю “Сумма” в режиме конструктора отчета в
“Области примечаний отчета” создадим поле, активизируем вызов на экран окна
свойств. Затем, в строке “Данные” введем формулу +SUM ([Сумма]). В
раскрывающемся меню в строке “Формат поля” укажем “Денежный”, в строке “Сумма с
накоплением” укажем “Для группы” и отформатируем название поля - “Общая сумма
выручки” . В окончании работы сохраняем отчет присваиваем ему имя.
Представим действия в виде таблицы
Элемент
ACCESSДействия пользователяРезультат операции
Окно базы данныхНажатие кнопок “Отчет” и “Создать”
ОСОВыбор таблицызапроса, нажатие кнопки “Мастер”
ОВМОВыбор мастера “В один столбец”
ОМСОВыбор полей и очередности полей в отчете, выбор полей для сортировки
данных, выбор типа отчета, выбор полей для вычислений, выбор формата
отчета выбор типа группировкиСтандартный отчет “В один столбец” с
итоговыми вычислениями
Стандартный отчетИзменение структуры, форматирование отчетаСтандартный
отчет “В один столбец” с итоговыми вычислениями

Создадим макрос в виде панели кнопок. Для этого в окне базы данных
последовательно нажать кнопки “Форма” и “Создать”. В окне “Создание формы”
нажать кнопку “Пустая форма”. При этом откроется окно конструктора форм Если на
экране нет “Панели элементов”, то надо воспользоваться пунктами меню ACCESS
“Вид” и “Панель элементов”. Создадим на поле формы кнопку. Для этого нажмем
мышью на пиктограмму “Кнопка” панели элементов и зафиксируем указатель мыши на
свободном пространстве поля формы. В открывшемся окне мастера создания кнопки
нажмем “Отмена”. Поместив указатель мыши на созданную кнопку, нажмем на правую
клавишу мыши. В появившемся контекстном меню выберем пункт “Свойства” В
раскрывшемся меню выберем пункт “Свойства событий” В строке “Нажатие кнопки”
перейдем в режим построителя макросов, после чего перейдем в пункт “Макросы” в
окне построителя.
Ответим да на запрос программы о сохранении макроса и сохраним его под именем
“Ввод данных” В открывшемся окне конструктора макроса выберем в раскрывающемся
меню пункта “Макрокоманда” выберем “Открыть таблицу”. В разделе “Аргументы
макроса” в строке “Имя таблицы” выберем “Произв_деятельность”, в строке “Режим”
- таблица”, в строке “Режим данных” - “Изменение”. Закроем конструктор сохранив
сделанные изменения. Поместив указатель мыши на кнопку и нажав правую клавишу
выберем в появившемся меню пункт “Свойства кнопки” В меню свойств выберем
“Свойства макета”. В строке “Рисунок” нажмем на кнопку перехода в окно
построения рисунков. Выберем из списка рисунок “Новая запись”, при этом рисунок
появится на созданной кнопке. Для обозначения кнопки надписью, выберем
пиктограмму “Подпись” и разместим указатель мыши рядом с кнопкой. Введем надпись
“Ввод новой записи”. Повторим те же действия для создания кнопки “Просмотр
таблицы”, но при этом в разделе “Аргументы макроса” в строке “Режим данных”
укажем “Только чтение”. Также при изменении свойств кнопки выберем рисунок
“Просмотр документа, а при выборе пиктограммы “Подпись” наберем текст “Просмотр
таблицы”.
Для помещения названия панели кнопок выберем пиктограмму “Подпись”, зафиксируем
указатель мыши на свободном месте формы и ведем текст “Панель кнопок”. Сохраним
сделанные изменения.
Представим действия в виде таблицы
Элемент ACCESSДействия пользователяРезультат операции
Окно базы данныхНажать кнопки “Форма”, “Создать”, “Пустая
форма”Конструктор создания формы (КСФ)
КСФМеню ACCESS. Пункты “Вид”, “Панель элементов”Вывод панели элементов на
экран (ПЭ)
КСФ, ПЭНажать на пиктограмму “Кнопка” ПЭ, зафиксировать указатель мыши на
поле формыМастер создания кнопки (МСК)
МСКНажать кнопку “Отмена”Кнопка на поле
формы (К)
КПоместить мышь на кнопку, нажать правую клавишуКонтекстное меню (КМ)
КМВыбор пункта “Свойства”Окно свойств
кнопки (ОСК)
ОСКВыбор пункта “Свойства событий”, в строке “Нажатие кнопки” выбор
пиктограммы режима перехода в режим построения макроса Окно построителя
макросов (ОПМ)
ОПМВыбор пункта “Макросы”, сохранение макроса, присвоении имени “Ввод
данных” макросуОткрытие окна конструктора макросов (ОКМ)
ОКМВыбор в пункте “Макрокоманда” пункта “Открыть таблицу”, в разделе
“Аргументы макроса” выбрать , имя таблицы режим открытия, режим данных,
закрыть ОКМЗапись созданного макроса в окно базы данных
ОСКВыбор пункта “Свойства макета” в строке “Рисунок” перейти в окно
построителя рисунковОкно построителя рисунков (ОПР)
ОПРВыбрать рисунокСоздание рисунка на кнопке
ПЭВыбрать пиктограмму “Подпись”, разместить на поле формы, набрать текст
подписи.Создание надписи к форме

Для автоматического запуска панели кнопок с “рабочего стола” Windows в окне базы
данных выбирают кнопку “Макрос”. Нажимают кнопку “Создать” и в открывшемся окне
“Макрокоманда” выбирают “Открыть форму”. В позиции “Аргументы макроса” в строке
“Имя формы выбирают “Панель кнопок”, а в строке “Режим” - “Форма”. При
сохранении макроса ему присваивают имя “autoexec”. На диске С: находят файл с
именем PRO_DT.MDB, создают для него ярлык и присваивают этому ярлыку имя. При
активизации ярлыка на рабочем столе, автоматически запускается панель кнопок