Реферат: Методические рекомендации по внутреннему учету
Содержание
1. Основные принципы внутреннего учета
1.1. Документирование операций
1.2. Регистры внутреннего учета
2. Бэк-офис в структуре компании
2.1. Фронт-офис и бэк-офис
2.2. Бэк-офис и Бухгалтерия
2.3. Функциональная структура бэк-офиса
3. Первичный учет сделок
3.1. Поручение на сделку
3.1.1. Принципы составления и обращения поручения на сделку
3.2. Тикет (распорядительная записка)
3.2.1. Назначение тикета
3.2.2. Форма тикета и процедура заполнения
3.2.3. Система нумерации тикетов
3.3. Подтверждение сделки
3.4. Журнал сделок
3.4.1. Назначение и ведение журнала сделок
3.4.2. Данные журнала сделок
4. Централизованные базы данных
4.1. Принципы и задачи
4.2. Файл имен и адресов
4.3. Файл ценных бумаг
4.4. Архивы
4.4.1. Архив операций
4.4.2. Архив сделок
4.4.3. Архив движения денежных средств
4.4.4. Архив движения ценных бумаг
5. Внутренний план счетов
5.1. Схема плана счетов бэк-офиса
5.2. Комментарии к Плану счетов системы учета денежных средств
6. Система учета движения денежных средств
6.1. Принципы системы учета движения денежных средств
6.2. Принципы ведения Журнала ежедневного учета денежных средств
6.3. Структура Журнала ежедневного учета денежных средств
6.4. Пример организации Журнала учета денежных средств
6.5. Структура Книги учета денежных средств
6.6. Пример организации Книги учета денежных средств
6.7. Баланс по денежным средствам
7. Журнал учета дилерских операций
7.1. Назначение журнала учета дилерских операций
7.2. Принципы ведения журнала учета дилерских операций
7.3. Структура журнала учета дилерских операций
7.3.1. Общая информация о сделках
7.3.2. Информация о портфеле
7.3.3. Рыночная переоценка портфеля
7.4. Пример организации Журнала учета дилерских операций
7.4.1. Взаимосвязь между Журналом учета дилерских операций и Журналом учета денежных средств
7.4.2. Отчетность руководству
8. Система учета ценных бумаг
8.1. Принципы Системы учета ценных бумаг
8.2. Счета Системы учета движения ценных бумаг
8.3. Принципы ведения Журнала ежедневного учета ценных бумаг
8.4. Отражение операций с ценными бумагами
8.5. Структура Журнала ежедневного учета ценных бумаг
8.6. Пример организации Журнала ежедневного учета ценных бумаг
8.7. Структура Книги учета ценных бумаг
8.8. Пример организации Книги учета ценных бумаг
8.9. Периодическая сверка наличия ценных бумаг
9. Внутренние отчеты бэк офиса
9.1. Отчет о незавершенных сделках
9.1.1. Описание полей журнала
9.1.2. Пример организации журнала незавершенных сделок
9.2. Отчет о состоянии счетов клиентов
9.3. Журнал регистрации сделок
10. Отчетность перед клиентами
10.1. Общие принципы
10.2. Отчет о состоянии счета клиента
10.2.1. Общая информация
10.2.2. Таблица операций
10.2.3. Структура портфеля ценных бумаг клиента
10.2.4. Сальдо счета денежных средств
10.2.5. Сводная таблица операций по счету клиента
10.2.6. Общая стоимость портфеля клиента
10.3. Файлы клиентов
11. Пример использования учетных регистров бэк-офиса
1. Основные принципы внутреннего учета
Специфика деятельности брокерских и дилерских компаний определяет особые требования, предъявляемые руководством таких компаний к получению внутренней финансовой информации - информации о наличии денежных средств и ценных бумаг в портфеле компании и клиентов в любой момент времени.
Для получения подобной информации недостаточно данных бухгалтерии, деятельность которой ориентирована, в основном, на подготовку финансовой и налоговой отчетности регулирующим органам.
В связи с этим возникает необходимость в осуществлении внутреннего учета операций с ценными бумагами, направленного, в первую очередь, на предоставление финансовой информации руководству для принятия инвестиционных решений и планирования операций.
Главными задачами внутреннего учета являются:
* формирование полной, достоверной и оперативной информации об операциях с ценными бумагами
* подготовка документов для совершения сделок с ценными бумагами
* составление регулярной внутренней отчетности руководству
* подготовка регулярной отчетности клиентам.
Брокерские и дилерские компании осуществляют внутренний учет операций с ценными бумагами отдельно и в дополнение к бухгалтерскому учету их финансово-хозяйственной деятельности для целей более точного отражения специфических операций, проводимых этими компаниями на рынке ценных бумаг.
Основными принципами внутреннего учета операций с ценными бумагами являются:
* отражение всех операций с ценными бумагами в ведомостях внутреннего учета на день совершения операции, т.е. не позднее конца рабочего дня, когда операция была совершена. В случае, если компания получает информацию о факте совершения операции с ценными бумагами позднее конца рабочего дня, когда операция была совершена, то указанная операция отражается в ведомостях внутреннего учета не позднее конца рабочего дня, когда информация о совершении операции была получена;
* разделение во внутреннем учете собственных денежных средств и ценных бумаг и денежных средств и ценных бумаг своих клиентов. Система внутреннего учета предполагает открытие и ведение отдельных счетов по ценным бумагам и счетов аналитического учета по денежным средствам для каждого клиента и контрагента компании.Каждому счету клиента или контрагента присваивается уникальный номер в соответствии с внутренними принципами нумерации счетов в системе учета;
* предоставление регулярной отчетности клиентам компании по результатам операций с ценными бумагами, которые были совершены для данного клиента. Отчетность клиентам отражает все операции, произведенные для клиента с использованием его средств и ценных бумаг, а также остаток денежных средств и ценных бумаг на счете клиента согласно данным внутреннего учета.
1.1. Документирование операций
Основанием для записей в регистрах внутреннего учета являются следующие первичные документы, фиксирующие факт совершения операции с ценными бумагами (заключения сделки, движения ценных бумаг, движения денежных средств):
* документы внутреннего учета, фиксирующие факт получения приказа клиента на совершение сделки с ценными бумагами - поручения клиентов, и факт совершения сделки с ценными бумагами - распорядительные записки (тикеты) и подтверждения сделок.
* договора, контракты, соглашения на осуществление сделки с ценными бумагами;
* платежные документы (ордера, поручения, требования и другие документы, являющиеся основанием для признания платежей согласно действующему законодательству);
* документы, удостоверяющие перерегистрацию права собственности на ценные бумаги (выписки из реестра акционеров, выписки депозитария со счета депо), передаточные распоряжения и другие документы, являющиеся необходимыми для перерегистрации права собственности на ценные бумаги согласно действующему законодательству, а также акты приема-передачи сертификатов ценных бумаг;
Документирование первичного учета сделок обеспечивается путем заполнения документа, удостоверяющего факт получения приказа клиента на совершение сделки с ценными бумагами, и документа, удостоверяющего факт совершения сделки с ценными бумагами.
Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения во внутреннем учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах бэк-офиса.
1.2. Регистры внутреннего учета
Учет операций с ценными бумагами в бэк-офисе ведется с использованием следующих журналов и ведомостей внутреннего учета:
Журнал сделок
Журнал учета дилерских операций
Журнал ежедневного учета денежных средств
Книга (ведомость) учета денежных средств
Журнал ежедневного учета ценных бумаг
Книга (ведомость) учета ценных бумаг
Журнал незавершенных операций
Журнал учета клиентских операций
Компания выбирает способ ведения журналов внутреннего учета в зависимости от объема операций и возможностей программного обеспечения:
* на бумажном носителе в виде журнала или карточек учета;
* в форме электронные таблицы;
* в виде компьютерных баз данных, являющихся частью автоматизированной системы обработки информации бэк-офиса и др.
2. Бэк-офис в структуре компании
В структуре брокерской и дилерской компании можно выделить следующие подразделения, связанные с процессом исполнения и учета сделки:
* Торговый отдел (“Фронт-офис”), сотрудники которого заключают сделки с ценными бумагами;
* Бэк-офис, обеспечивающий исполнение сделок, осуществляющий внутренний учет и контроль операций с ценными бумагами;
* Бухгалтерия, осуществляющая учет операций и составляющая финансовую отчетность в соответствии с правилами российского бухгалтерского учета.
2.1. Фронт-офис и бэк-офис
Фронт-офис включает в себя торговые подразделения компании - торговый отдел (дилинг), отдел портфельного менеджмента, отделы работы с индивидуальными и институциональными клиентами.
Главной функцией фронт-офиса является заключение сделок с ценными бумагами от имени компании и по поручению ее клиентов. При этом на фронт-офис возлагается минимум учетных и расчетных функций. Учет и исполнение сделок осуществляет бэк-офис.
Отделение фронт-офиса от расчетных, учетных и отчетных функций позволет отделу сосредоточиться на торговых функциях и работе с клиентами и является необходимым условием эффективной деятельности компании на рынке.
Более того, разделение обязанностей между фронт-офисом и бэк-офисом является одним из основных методов внутреннего контроля.
2.2. Бэк-офис и Бухгалтерия
В настоящее время во многих брокерских и дилерских компаниях расчеты по сделкам, их учет и составление отчетности осуществляются бухгалтерией. Однако, в силу особого характера деятельности брокеров и дилеров учет операций с ценными бумагами в рамках бухгалтерии не в полной мере отвечает задачам оперативного управления и принятия инвестиционных решений по ряду причин:
* Бухгалтерия ведет учет операций с ценными бумагами в рамках Плана счетов российского бухгалтерского учета, при разработке которого не учитывалась специфика операций на фондовом рынке. План счетов и Инструкция по его применению не предполагают введение дополнительных счетов, которые позволяли бы отражать специфические операции брокеров и дилеров - короткие продажи или заемные операции с ценными бумагами.
* Недостаточная гибкость правил российского бухгалтерского учета не позволяет брокерским и дилерским компаниям адаптировать бухгалтерский учет к потребностям управленческого учета.
* Деятельность бухгалтерии направлена на составление отчетности налоговым органам. Налоговая финансовая отчетность недостаточна для обеспечения руководства компании своевременной и полной информацией.
* Для целей эффективности управления и обеспечения контроля за исполнением сделки операции с ценными бумагами целесообразно отражать в учете в момент, когда они заключаются. Бухгалтерия брокерских и дилерских компаний, как правило, ведет учет операции с ценными бумагами на день оплаты (приходования средств). Начисление обязательств в момент заключения сделки может использоваться, но встречается редко по соображениям политики налогового планирования компаний.
С учетом этих факторов многие компании, так или иначе, дополняют бухгалетрский учет различными процедурами внутреннего учета.
Разделение функций между бэк-офисом и бухгалтерией строится на следующих принципах:
Бэк-офис
Бухгалтерия
* Бэк-офис ведет управленческий учет для внутренних целей компани.
* Бухгалтерия ведет финансовый учет для целей составления внешней налоговой и финансовой отчетности.
* Все учетные документы и регистры бэк-офиса являются внутренними и ведутся в удобной для сотрудников форме. Компания самостоятельно определяет количество, виды и формы документов и регистров учета.
* Бухгалтерия ведет все свои учетные документы в соответствии с правилами российского бухгалтерского учета с целью составления финансовой и налоговой отчетности.
* Бэк-офис учитывает операции на момент их совершения
* Бухгалтерия, как правило, ведет учет операций на день платежа
Бэк-офис и бухгалтерия осуществляют учет операций с ценными бумагами параллельно и независимо друг от друга. Работая независимо, бэк-офис и бухгалтерия взаимодействуют друг с другом, в частности, в управлении банковским счетом фирмы и в периодической сверке остатков по определенным счетам двух учетных систем.
2.3. Функциональная структура бэк-офиса
Структура бэк-офиса определяется размерами компании, содержанием и объемом операций. Небольшие компании могут иметь бэк-офис, не полностью формально обособленный от бухгалтерии. Тем не менее, безотносительно размера фирмы, функции фронт-офиса и бэк-офиса должны быть четко разделены.
Достаточно крупные компании могут найти полезным разделение самого бэк-офиса на функциональные группы, отвечающие за определенные направления работы или за конкретные регистры внутреннего учета.
Количество сотрудников, занятых в каждой группе, определяется количестьвом сделок, заключаемых фирмой, и спецификой ее операций.
3. Первичный учет сделок
3.1. Поручение на сделку
Первичный учет сделок является одной из важнейших частей учетной системы. От эффективной и четкой организации учета с самого момента заключения сделки напрямую зависит функционирование всей учетной системы бэк-офиса. Поэтому очень важно организовать отлаженный процесс учета сделки еще до поступления информации о ней в бэк-офис, а именно в момент поступления распоряжения на сделку от клиента во фронт-офис.
Поручение на сделку является документом, который заполняется во фронт-офисе ответственным лицом, выполняющим функции ведения счета клиента (далее "менеджером счета"). Поручение заполняется при получении распоряжения от клиента или направляется клиентом в форме, установленной в договоре, и содержит существенные условия предстоящей сделки для клиента.
Поручение на сделку является документом, на основе которого трейдер совершает сделку.
3.1.1. Принципы составления и обращения поручения на сделку
Поручение на сделку должно быть оформлено в письменном виде независимо от того, дается ли поручение клиентом по телефону или лично.
Количество экземпляров поручения компания определяет по своему усмотрению, но при этом должна быть обеспечена надлежащая защита от потери документа или данных в документе при передаче его от менеджера счета к трейдеру и обратно.
Каждая передача поручения от менеджера счета к трейдеру и обратно должна заверяться подписью менеджера счета либо трейдера соответственно, что указывает на тот факт, что поручение было получено, прочитано и соответствующие действия предприняты. В случае, если трейдер не может выполнить поручение и возвращает бланк поручения менеджеру счета, должна быть обязательно указана причина неисполнения поручения.
В случае исполнения поручения номер поручения должен быть вписан в бланк соответствуюшего тикета (распорядительной записки).
При необходимости функции менеджера счета и трейдера могут исполняться одним сотрудником.
Если договор с клиентом предусматривает предоставление последнему дополнительной отчетности на основе поручения, то поручение на сделку передается в бэк-офис для составления этой отчетности.
В компании должно быть выделено лицо, которое отвечает за раздельное хранение выполненных и невыполненных поручений клиентов.
Образец поручения на сделку:
ПОРУЧЕНИЕНА СДЕЛКУ
Просим Вас ознакомиться с условиями Вашего поручения на сделку с ценными
бумагами и подписать в случае полного согласия:
NПОРУЧЕНИЯ
ДАТА ПРИНЯТИЯ
КЛИЕНТ
ЭМИТЕНТ
КОЛИЧЕСТВО
ЦЕНА
ВИД ПОРУЧЕНИЯ
МЕНЕДЖЕР
ПОДПИСЬ
Поле трейдера:
ЦЕНА ВОЗМОЖНОГО
ИСПОЛНЕНИЯ
ЛОТ
КОММЕНТАРИИ
ТРЕЙДЕР
ПОДПИСЬ
Поле клиента:
Я подтверждаю
ПОДПИСЬ
вышеуказанные условия сделки
КЛИЕНТА
ПОДПИСЬ
МЕНЕДЖЕРА
Поле трейдера:
ЦЕНА
КОЛИЧЕСТВО
ИСПОЛНЕНИЯ
ТРЕЙДЕР
ПОДПИСЬ
3.2. Тикет (распорядительная записка)
3.2.1. Назначение тикета
Тикет (распорядительная записка) является основополагающим документом внутреннего учета сделки, содержащим все основные условия сделки. Тикет заполняется трейдером или иным ответственным лицом во фронт-офисе, уполномоченным совершать сделки с ценными бумагами. В дальнейшем, на основе данных тикета в бэк-офисе составляется договор.
Тикет должен содержать следующую информацию:
* стороны сделки
* наименование ценной бумаги;
* ценовые и количественные параметры сделки;
* вид сделки (покупка, продажа, дилерская, брокерская)
* условия перерегистрации и оплаты ценных бумаг;
* наименование и подпись лица, заключившего сделку;
* номер тикета, согласно принятой системе нумерации.
3.2.2. Форма тикета и процедура заполнения
Тикет заполняется как минимум в двух экземплярах, один из которых остается во фронт-офисе, другой поступает в бэк-офис. Все экземпляры тикета заполняются трейдером, заключившим данную сделку, сразу после ее заключения или непосредственно в процессе заключения. Форма тикета должна предусматривать следующее:
* поля с характеристиками сделки группируются в разделы, которые могут соответствовать стадиям расчетов по сделке: данные сделки, оплата основной суммы сделки, перерегистрация и т.д;
* все поля должны быть помещены на одной стороне одного листа;
* символы или аббревиатуры, используемые для сокращения времени заполнения тикета, должны быть установлены заранее;
* тикеты могут разделятся на два вида: для сделок по покупке и по продаже ценных бумаг.
В компании должно быть выделено уполномоченное лицо, отвечающее за:
* присвоение тикетам порядковых номеров;
* сверку количества тикетов, полученных от трейдеров в течение дня, с количеством заключенных за день сделок;
* сверку позиций, рассчитанных в бэк-офисе, с позициями, учет которых ведется в торговом подразделении;
* передачу тикетов в бэк-офис;
* проставление в тикетах отметки о их получении бэк-офисом;
* сверку количества полученных от трейдеров тикетов с количеством тикетов, переданных в бэк-офис.
Тикет подписывается начальником торгового подразделения, старшим трейдером или иным уполномоченным на это лицом. Данная процедура позволяет освободить указанное лицо от необходимости подписывать договора купли-продажи. За достоверность перенесения информации из тикета в договор несет ответственность бэк-офис.
Образец тикета на продажу ценных бумаг:
Тикет
№
ПРОДАЖА
ДАТА СДЕЛКИ
ВРЕМЯ
ТИП
Д
Б
ДАННЫЕ СДЕЛКИ
НОМЕР ПОРУЧЕНИЯ
ПОКУПАТЕЛЬ
НОМЕР СЧЕТА
ПРОДАВЕЦ
НОМЕР СЧЕТА
ЭМИТЕНТ
ЦЕНА
КОЛИЧЕСТВО
КОМИСИЯ
НДС
ДА
НЕТ
ОПЛАТА СУММЫ СДЕЛКИ
ДАТА ПЛАТЕЖА
предоплата
после перерегистр.
СПОСОБ ОПЛАТЫ
нал.
безнал.
ОБМЕННЫЙ
на дату
на дату
ВАЛЮТА ПЛАТЕЖА
КУРС
ЦБ /ММВБ
платежа
договора
ПЕРЕРЕГИСТРАЦИЯ
СДЕЛКУ РЕГИСТРИРУЕТ
ВЫПОЛНЯЕТ ПЕРЕРЕГИСТРАЦИЮ
мы
они
НОМИНАЛЬНЫЙ ДЕРЖАТЕЛЬ
ДАТА
РЕГИСТРАЦ. СБОР
КТО ПЛАТИТ
мы
пополам
они
ИЗДЕРЖКИ
мы
пополам
они
ДОГОВОР
КТО ГОТОВИТ
мы
они
ДАТА
ПОДПИСАНО
ПОДПИСЬ
ПОДПИСЬ
ДАТА
ТРЕЙДЕРА
УПОЛНОМОЧЕН-НОГО ЛИЦА
КТО БЫЛ НА ПРОВОДЕ
СО СТОРОНЫ КОНТРАГЕНТА
ТЕЛЕФОН
3.2.3. Система нумерации тикетов
Для каждой дилерской сделки заполняется один тикет. В случае осуществления ряда взаимосвязанных сделок, включая посреднические, может заполняться два и более тикетов в зависимости от количества участников сделки.
Каждому тикету присваивается неповторяющийся агрегированный номер. Агрегированный номер тикета включает порядковый номер тикета за период времени (день, неделю, месяц и т.д.), информацию о дате заключения сделки и о лице, ее заключившем.
Система нумерации выбирается с целью удобства для использования. Основным требованием к системе нумерации является простота определения на базе номера тикета количества сделок, заключенных в течение каждого дня.
Система нумерации тикетов должна также предусматривать возможность идентификации тикетов, заполненных для серии взаимосвязанных сделок.
Тикеты для дилерских и брокерских операций
Компания вправе использовать разные формы тикета для дилерских и брокерских сделок. Разрешается также использовать универсальный документ для обоих видов сделок.
В случае брокерской сделки, выполняемой по поручению клиента, в тикете должен быть проставлен номер соответствующего поручения.
После того как тикет заполнен дальнейшая обработки информации и учет сделки осуществляется бэк-офисом.
3.3. Подтверждение сделки
Подтверждение сделки предназначено для информирования контрагента о параметрах сделки с целью их сверки на первоначальном этапе обработки информации о совершенной сделке, а также для информирования клиента о том, что сделка по его поручению совершена, и для сверки ее условий.
Подтверждение сделки оформляется для всех сделок с клиентами. Подтверждение сделки контрагентам готовится в случаях, предусмотренных Положением о внутренней учетной политике компании.
Подтверждение сделки готовится на основе данных тикета специалистом бэк-офиса и подписывается начальником бэк-офиса.
Информация в подтверждении сделки должна быть представлена в виде, удобном для всех участников сделки.
Подтверждение сделки контрагенту
Подтверждение сделки контрагенту направляется сразу после совершения сделки и до подписания договора.
Подтверждение должно содержать следующую информацию:
* участники сделки;
* наименование ценной бумаги;
* данные сделки;
* условия перерегистрации;
* условия оплаты;
* имя и должность лица, которое будет подписывать договор, и на основании чего это лицо действует;
* реквизиты банковского счета, с которого будет произведен платеж по данной сделке.
В случае, если подтверждение сделки, направленное контрагенту, не поступило обратно в компанию к утру следующего дня после дня совершения сделки с подтверждением условий сделки, то считается, что контрагент принимает условия сделки.
Подтверждение сделки клиенту
Подтверждение сделки клиенту направляется после заключения сделки для него не позднее утра следующего рабочего дня после дня заключения сделки.
Подтверждение сделки предназначено для информирования клиента об условиях совершенной для него сделки до завершения компанией расчетов по ней. Подтверждение сделки не является официальным отчетом о состоянии счета клиента, а также не может быть использовано клиентом в качестве первичной документации для осуществления бухгалтерских проводок.
Компания может использовать одинаковую форму подтверждения сделки для клиента и для контрагента, при этом поля, не существенные для операций с клиентом, могут не заполняться.
Образец подтверждения сделки:
ПОДТВЕРЖДЕНИЕ СДЕЛКИ
N
ДАТА
КОМУ
НОМЕР ФАКСА
ОТКУДА
Данный документ высылается для подтверждения условий заключенной с Вами (для Вас)
сделки до подготовки договора. Пожалуйста, ознакомьтесь:
ДАТА
СДЕЛКУ
СДЕЛКИ
РЕГИСТРИРУЕТ
ПОКУПАТЕЛЬ
ПРОДАВЕЦ
ЭМИТЕНТ
ЦЕНА
КОЛИЧЕСТВО
СУММА СДЕЛКИ
КОМИССИЯ
ПЛАТЕЖ:
ДАТА
ДАТА
ВАЛЮТА
ОБМЕННОГО КУРСА
ПЕРЕРЕГИСТРАЦИЯ
ДАТА
РЕГ. СБОР
продавец
пополам
покуп-ль
КТО ВЫПОЛНЯЕТ
продавец
покуп-ль
ИЗДЕРЖКИ
продавец
пополам
покуп-ль
Подпишите документ и верните, пожалуйста, обратно
ПОКУПАТЕЛЬ
ПРОДАВЕЦ
Ф.И.О. лица, подписывающего контракт
Ф.И.О. лица, подписывающего контракт
Должность
Должность
На основании чего действует
На основании чего действует
Банковские реквизиты
Банковские реквизиты
3.4. Журнал сделок
3.4.1. Назначение и ведение журнала сделок
Журнал сделок является ежедневным журналом, в котором фиксируется основная информация о заключенных компанией сделках. Журнал объединяет записи о дилерских и брокерских операциях.
Источником данных для осуществления записей в журнал сделок является тикет.
Каждой заключенной сделке соответствует одна запись в журнале сделок. Информация о сделках заносится в журнал в день совершения сделки в хронологическом порядке.
3.4.2. Данные журнала сделок
Журнал сделок должен содержать следующую информацию о сделке:
Дата сделки
Дата подписания договора
Дата перерегистрации ценных бумаг
Дата оплаты суммы сделки (дата прихода денежных средств на счет продавца)
№ договора
Наименование продавца
№ счета продавца в системе внутреннего учета
Наименование покупателя
№ счета покупателя в системе внутреннего учета
Ценная бумага
Цена
Валюта платежа
Количество ценных бумаг
Общая сумма сделки
Брокерская комиссия
Регистрационный сбор
Итоговая сумма сделки
4. Централизованные базы данных
4.1. Принципы и задачи
Централизованные архивы бэк-офиса включают картотеку имен и адресов, картотеку ценных бумаг и Архив операций. Централизованные архивы ведутся с целью обеспечения хранения информации, необходимой для многих сделок, в удобном для доступа месте.
Картотека имен и адресов содержит информацию о всех клиентах и контрагентах компании.
Картотек ценных бумаг содержит информацию о всех ценных бумагах, с которыми компания проводит операции от собственного имени или от имени клиентов.
Архив операций содержит информацию обо всех операциях, включая сделки, получение и выплату денежных средств и движение ценных бумаг.
4.2. Картотека имен и адресов
Картотека имен и адресов клиентов содержит подробную информацию о клиентах брокерской или дилерской компании, необходимую для проведения операций на рынке. При внесении данных в картотеку имен и адресов каждому клиенту присваивается индивидуальный номер счета, который используется во всех остальных документах.
Картотека имен и адресов клиентов содержит следующую информацию, необходимую для обслуживания счета:
полное наименование клиента,
номер и тип счета,
юридический и почтовый адрес,
номера паспортов для клиентов - физических лиц,
номер лицензии на проведение операций с ценными бумагами для юридических лиц (при необходимости),
реквизиты банковского счета клиента,
инвестиционные инструкции,
налоговый статус клиента,
инструкции по осуществлению налоговых платежей от имени клиента (при необходимости),
общая финансовая информация о клиенте,
другая необходимая информация.
Информация картотеки используется для контроля правильности внесения информации о клиенте в журналы учета при осуществлении операций с клиентом.
Картотека имен и адресов является удобным инструментом для обобщения информации о клиентах. Она может быть использован бэк-офисом для отслеживания кредитоспособности и надежности клиента.
4.3. Картотека ценных бумаг
Картотека ценных бумаг предназначен для хранения справочной информации о ценных бумагах, которыми оперирует компания. По мере появления новых ценных бумаг на рынке или по мере поступления распоряжений от клиентов на сделки с новыми для компании ценными бумагами, производятся пополнения файла ценных бумаг.
Информация картотеки может использоваться как:
* Общая информация об эмитенте и/или ценных бумагах;
* Вспомогательный файл для автоматической системы обработки сделок;
Запись в картотеке ценных бумаг содержит
Название ценной бумаги,
Идентификационный номер ценной бумаги,
Символ, приписанный ценной бумаге в торговой системе,
Тип ценной бумаги (акции, корпоративные облигации, государственные облигации, муниципальные облигации, векселя и др.)
Код допуска клиринговой компании/ депозитария,
Дивиденды и проценты,
Специальная информация по облигациям:
- дата погашения,
- купонный доход
- даты выплат,
Информация о корпоративных действиях.
4.4. Архивы
4.4.1. Архив операций
В данном архиве содержится основная информация, относящаяся к завершенным операциям компании. Файл содержит хронологическую информацию о совершенных операциях, полученых и выплаченных денежных средствах, движениях ценных бумаг.
Конкретная форма представления пи хранения информации в файле (или группе файлов, составляющих архив) определяется компаниями самостоятельно.
4.4.2. Архив сделок
Архив сделок содержит основную информацию о всех завершенных сделках. Записи в архив заносятся после завершения расчетов по сделке.
Информация, содержащаяся в Архиве сделок, должна соответствовать информации Журнала сделок (см. главу 3). Помимо информации, содержащейся в Журнале сделок, архив содержит следующие данные:
Фактическую сумму оплаты по сделке,
Фактическую дату получения денежных средств,
Фактическую дату совершения перерегистрации,
Штрафы и пени уплаченные и полученные.
4.4.3. Архив движения денежных средств
Этот файл содержит информацию о всех платежах и поступениях компании по огперациям с ценными бумагами, т.е. о платежах, относящихся к сделкам, а также о получении и выплате денежных средств от клиентов, с которыми заключены договора на управление средствами, начислении и выплаты дивидендов или процентов и т.д. Архив движения денежных средств ведется на основе информации, получаемой из журналов учета движения денежных средств.
4.4.4. Архив движения ценных бумаг
Архив движения ценных бумаг содержит информацию обо всех изменениях количества или местонахождения ценных бумаг, принадлежащих компании или ценных бумаг, учитываемых брокером от имени клиентов. Эти изменения включают получение и отправку документов, необходимых для перерегистрации права собственности на ценные бумаги, получение выписок из реестра, подтверждающих осуществление перерегистрации, поставку и получение ценных бумаг, операции кредитования ценными бумагами, сделки РЕПО и обратного РЕПО, корпоративные действия и др.
Архив движения ценных бумаг аналогично другим архивам отражает завершенные опреации.
5. Внутренний план счетов
Для обеспечения своевременного и правильного учета и отчетности по операциям с ценными бумагами бэк-офис открывает и ведет счета внутреннего учета движения денежных средств и ценных бумаг. Правила и процедуры синтетического и аналитического учета по этим счетам определяются каждой компанией на базе Положения о внутренней учетной политике. Положение о внутренней учетной политике определяет основные правила учета в бэк-офисе, план счетов внутреннего учета, их корреспонденцию, нумерацию открываемых счетов и их названия. Данное положение разрабатывается специалистами бэк-офиса в зависимости от специфики деятельности компании и основывается на общепринятых принципах бухгалтерского учета, а также специальных потребностей учета компании.
Счета внутреннего учета используются только в рамках бэк-офиса. Счета внутреннего учета должны удовлетворять требованию корректного отражения сути операций с ценными бумагами. Их конкретный состав определяется компанией самостоятельно.
В рамках внутреннего Плана счетов каждому клиенту и контрагенту компании присваивается индивидуальный номер. Каждая ценная бумага в разрезе счетов также получает индивидуальный номер.
Ниже предложен образец внутреннего плана счетов, комментарии к нему и корреспонденция счетов.
5.1. Схема плана счетов бэк-офиса
* Счета денежных средств, доходов и расходов:
"Касса"
"Расчетный счет"
"Валютный счет"
"Затраты на перерегистрацию"
"Посреднические операции"
"Комиссионный доход"
""НДС"
"Прибыли и убытки"
"Курсовые разницы"
"Дивиденды и проценты"
Счета учета денежных средств должны быть открыты для отражения денежных средств на расчетных и валютных счетах и в кассе компании, условно выделенные из денежных средств компании в целом для целей внутреннего учета. Они предназначены для отражения информации о наличии и движении денежных средств по операциям с ценными бумагами.
Компания должна вести учет комиссионного дохода, начисленного и полученного компанией при проведении посреднических операций с ценными бумагами.
Для отражения посреднических операций компании с ценными бумагами компания ведет счет, по которому учитывается сумма сделки (без учета регистрационных сборов, комиссионных и других начислений) в корреспонденции со счетами клиентов и контрагентов, выступающих в качестве продавца и покупателя по данной сделке. НДС, начисляемый при осуществлении комиссионных и посреднических операций, рекомендуется отражать на самостоятельном счете.
Компания должна вести учет дивидендов и процентов, полученных компанией по ценным бумагам, принадлежащим компании, и дивидендов и процентов по ценным бумагам клиентов, находящимся в номинальном владении компании. Дивиденды и проценты по ценным бумагам клиентов должны быть перечислены на счета клиентов сразу после их поступления.
Компания также ведет учет прибылей и убытков, отражая в нем информацию о результатах, полученных компанией по операциям с ценными бумагами.
Компания может вести учет расходов на перерегистрацию прав собственности на ценные бумаги. Компания может также учитывать регистрационные сборы, уплаченные ею от имени и за счет клиентов и контрагентов.
* Счета вложений в ценные бумаги:
"Ценные бумаги"
"Короткие" продажи"
"Расчеты по операциям РЕПО "
"Обязательства по операциям РЕПО
"Расчеты по обратным операциям РЕПО "
"Обязательства по обратным операциям РЕПО
Бэк-офис компании ведет счет по ценным бумагам для учета состояния портфеля компании.
Компания также ведет учет реализации ценных бумаг без покрытия ("коротких продаж"), осуществляемых от собственного имени и за собственный счет.
Во внутреннем учете также ведутся счета расчетов по операциям РЕПО и обратным РЕПО для отражения движения денежных средств по указанным операциям и счета обязательств по операциям РЕПО и обратным РЕПО для отражения движения обязательств по поставке ценных бумаг в денежном выражении по операциям РЕПО и обратным РЕПО.
* Счета клиентов, контрагентов и расчетов с аффилированными лицами:
"Счета клиентов"
"Счета контрагентов"
"Счета расчетов с аффилированными лицами"
Счета клиентов, контрагентов и расчетов с аффилированными лицами предназначены для обобщения информации о расчетах компании с ее клиентами и контрагентами, а также с ее сотрудниками, директорами и аффилированными лицами по операциям с ценными бумагами. Расчеты компании с ее сотрудниками, директорами и аффилированными лицами должны быть выделены на самостоятельный счет и показаны в балансе отдельной строкой.
Каждому клиенту, контрагенту и аффилированному лицу компании присваивается индивидуальный неповторяющийся номер.
* Счет для сведения внутреннего баланса по денежным средствам:
В целях сведения внутреннего Баланса по денежным средствам необходимо во внутреннем учете выделить денежные средства, условно предназначенные брокером или дилером под операции с ценными бумагами. Данные средства показываются в Пассиве внутреннего Баланса и призваны обеспечить равенство активов и пассивов баланса. Величина фонда средств, условно предназначенных под операции с ценными бумагами, устанавливается компанией самостоятельно и в течение отчетного периода при необходимости может быть увеличена или уменьшена.
* Счета Системы учета ценных бумаг
"Ценные бумаги в пути в компанию"
"Ценные бумаги в пути из компании"
"Ценные бумаги в пути по посредническим операциям"
"Реестр"
"Реестр-короткие продажи"
"Документы на перерегистрацию"
Система учета ценных бумаг использует счета группы вложений в ценные бумаги, счета клиентов и контрагентов. В рамках Системы учета ценных бумаг используются также счета местонахождения ценных бумаг. Принципы и порядок применения этих счетов описаны в главе, посвященной Системе учета ценных бумаг.
5.2. Комментарии к Плану счетов системы учета денежных средств
Счета денежных средств, доходов и расходов:
* Счета учета денежных средств "Расчетный счет", "Валютный счет", "Касса":
Активные счета "Расчетный счет", "Валютный счет" и "Касса" предназначены для отражения информации о наличии и движении денежных средств по операциям с ценными бумагами. Денежные средства, полученные компанией, отражаются по дебетовой стороне счетов, а средства, уплаченные компанией, отражаются по кредитовой стороне этих счетов.
Счета данной группы корреспондируют со счетами следующим образом:
по дебету:
Счета клиентов
Счета контрагентов
Счета расчетов с аффилированными лицами
Затраты на перерегистрацию
Комиссионный доход
по кредиту:
Счета клиентов
Счета контрагентов
Счета расчетов с аффилированными лицами
Затраты на перерегистрацию
Комиссионный доход
* "Затраты на перерегистрацию" (активный)
Счет предназначен для учета расходов компании на перерегистрацию права собственности на ценные бумаги. По счету учитываются также регистрационные сборы, уплаченные компанией от имени и за счет клиентов и контрагентов.
Счет корреспондирует со счетами следующим образом:
по дебету:
Касса
Расчетный счет
Валютный счет
Счета клиентов
Счета контрагентов
Счета расчетов с аффилированными лицами
по кредиту:
Касса
Расчетный счет
Валютный счет
Счета клиентов
Счета контрагентов
Счета расчетов с аффилированными лицами
* "Комиссионный доход" (пассивный)
Счет предназначен для отражения комиссионного дохода, начисленного и полученного компанией при проведении комиссионных (посреднических) операций с ценными бумагами.
Счет корреспондирует со счетами следующим образом:
по дебету:
Прибыли и убытки
по кредиту:
Счета клиентов
Счета контрагентов
Счета расчетов с аффилированными лицами
* "Курсовые разницы" (активно-пассивный)
Счет предназначен для отражения положительных и отрицательных курсовых разниц, возникающих в результате изменения курса рубля по отношению к иностранным валютам в отношении операций с ценными бумагами.
Счет корреспондирует со счетами следующим образом:
по дебету:
Расчетный счет
Валютный счет
Счета клиентов
Счета контрагентов
Счета расчетов с аффилированными лицами
Ценные бумаги
Короткие продажи
Затраты на перерегистрацию
НДС
по кредиту:
Расчетный счет
Валютный счет
Счета клиентов
Счета контрагентов
Ценные бумаги
Короткие продажи
Затраты на перерегистрацию
НДС
* "Посреднические операции" (активно-пассивный)
Счет предназначен для отражения посреднических операций компании с ценными бумагами. При проведении посреднической операции по счету отражается сумма сделки (без учета регистрационных сборов, комиссионных и других начислений) в корреспонденции со счетами клиентов и контрагентов, выступающих в качестве продавца и покупателя по данной сделки. После проведения операции баланс по данному счету равен нулю.
Открытие и ведение счета “Посреднические операции” позволяет отделить сумму сделки от других платежей и начислений по посредническим операциям и оптимизировать процедуру сверки между различными учетными регистрами внутренней учетной системы бэк-офиса.
Счет корреспондирует со счетами следующим образом:
по дебету:
Счета клиентов
Счета контрагентов
Счета расчетов с аффилированными лицами
по кредиту:
Счета клиентов
Счета контрагентов
Счета расчетов с аффилированными лицами
* "Дивиденды и проценты" (активный)
По дебету счета отражаются дивиденды и проценты, полученные компанией по ценным бумагам, принадлежащим компании, и по ценным бумагам клиентов, находящимся в номинальном владении компании.
Счет корреспондирует со счетами следующим образом:
по дебету:
Счета клиентов
Счета контрагентов
Счета расчетов с аффилированными лицами
по кредиту:
Расчетный счет
Валютный счет
* "Прибыли и убытки" (пассивный)
Счет предназначен для отражения информации о результатах, полученных компанией по операциям с ценными бумагами. Прибыли отражаются по кредиту счета. Убытки отражаются по дебету счета.
Счет корреспондирует со счетами следующим образом:
по дебету:
Ценные бумаги
Короткие продажи
по кредиту:
Счета клиентов
Счета контрагентов
Счета расчетов с аффилированными лицами
Ценные бумаги
Короткие продажи
Счета клиентов, контрагентов и расчетов с аффилированными лицами
Активно-пассивные счета клиентов, контрагентов и расчетов с аффилированными лицами предназначены для обобщения информации о расчетах компании по операциям с ценными бумагами. Дебиторская задолженность клиентов и контрагентов отражается по дебету счетов. Соответственно кредиторская задолженность компании перед клиентами и контрагентами - по кредиту.
Каждому клиенту контрагенту и аффилированному лицу компании присваивается индивидуальный номер. Нумерация счетов клиентов может быть построена таким образом, чтобы по номеру возможно было определить “тип клиента”, например, клиента, средства которого находятся в доверительном управлении компании.
Счета данной группы корреспондируют со счетами следующим образом:
по дебету:
Касса
Расчетный счет
Валютный счет
Ценные бумаги
Посреднические операции
Короткие продажи
Затраты на перерегистрацию
Комиссионный доход
по кредиту:
Касса
Расчетный счет
Валютный счет
Ценные бумаги
Посреднические операции
Короткие продажи
Затраты на перерегистрацию
Комиссионный доход
НДС
Счета вложений в ценные бумаги
* "Ценные бумаги" (активные)
Счет(а) “Ценные бумаги” предназначены для отражения информации о состоянии портфеля компании. Покупка ценных бумаг в собственный портфель компании отражается по дебетовой стороне счетов. При реализации ценные бумаги списываются с кредита счетов по средневзвешенной стоимости.
Предлагается подразделять счета “Ценные бумаги” по типам финансовых инструментов, и внутри них - по видам бумаг, эмитентам и эмиссиям. Каждой ценной бумаге, таким образом, присваивается индивидуальный номер, который является единым для данной бумаги в рамках всей системы учета.
Счета данной группы корреспондируют со счетами следующим образом:
по дебету:
Счета клиентов
Счета контрагентов
Счета расчетов с аффилированными лицами
по кредиту:
Счета клиентов
Счета контрагентов
Счета расчетов с аффилированными лицами
Прибыли и убытки
* "Короткие" продажи " (пассивные)
Счет(а) предназначены для отражения операции реализации ценных бумаг, не принадлежащих компании ("коротких" продажи), осуществляемые от собственного имени и за собственный счет.
По кредиту счетов "Короткие продажи" отражается сумма реализованных бумаг в корреспонденции с дебетом счетов клиентов и контрагентов. При последующей покупке ценных бумаг для закрытия "короткой" продажи по дебету счетов отражается средневзвешенная цена "коротких продаж". Одновременно счета клиентов и контрагентов кредитуются на сумму покупки. По счету "Прибыли и убытки" отражается результат по операции.
Счет корреспондирует со счетами следующим образом:
по дебету:
Счета клиентов
Счета контрагентов
Счета расчетов с аффилированными лицами
по кредиту:
Счета клиентов
Счета контрагентов
Счета расчетов с аффилированными лицами
Прибыли и убытки
* "Расчеты по операциям РЕПО" (активный)
Указанный счет предназначен для отражения расчетов с клиентами, контрагентами и аффилированными лицами по операциям РЕПО, т.е. операциям реализации ценных бумаг с обязательством их обратного выкупа.
В момент осуществления первой части операции РЕПО одновременно с отражением продажи ценных бумаг на соответствующих счетах, по дебету счета "Расчеты по операциям РЕПО" показывается сумма, на которую ценные бумаги должны быть откуплены, в корреспонденции с кредитом счета "Обязательств по операциям РЕПО". При последующем откупе ценных бумаг кредит счета "Расчеты по операциям РЕПО" закрывается на дебет счета "Ценные бумаги". В аналитическом учете рекомендуется открыть на счете субсчета по клиентам и контрагентам.
Счет корреспондирует со счетами следующим образом:
по дебету:
Обязательства по операциям РЕПО
по кредиту:
Ценные бумаги
* "Обязательства по операциям РЕПО" (пассивный)
Указанный счет предназначен для отражения обязательств по откупу ценных бумаг, возникающих при заключении сделки РЕПО.
Одновременно с отражением реализации ценных бумаг по операции РЕПО по кредиту счета "Обязательства по операциям РЕПО" в корреспонденции с дебетом счета "Расчеты по операциям РЕПО" показывается сумма, на которую ценные бумаги должны быть откуплены. При последующей оплате откупаемых ценных бумаг сумма оплаты отражается по дебету счета "Обязательства по операциям РЕПО" в корреспонденции с кредитом счета "Касса", "Расчетный счет" или "Валютный счет" .
Счет корреспондирует со счетами следующим образом:
по дебету:
"Касса"
"Расчетный счет"
"Валютный счет"
по кредиту:
Ценные бумаги
* "Расчеты по обратным операциям РЕПО" (пассивный)
Указанный счет предназначен для отражения расчетов с клиентами, контрагентами и аффилированными лицами по обратным операциям РЕПО, т.е. операциям покупки ценных бумаг с обязательством их обратной продажи.
В момент осуществления первой части операции РЕПО одновременно с отражением приобретения ценных бумаг на соответствующих счетах, по кредиту счета "Расчеты по обратным операциям РЕПО" показывается сумма, на которую ценные бумаги должны быть впоследствии реализованы, в корреспонденции с дебетом счета "Обязательств по обратным операциям РЕПО". При последующей реализации ценных бумаг одновременно с ее отражением по счету "Ценные бумаги" и счету контрагента по балансовой стоимости, дебет счета "Расчеты по обратным операциям РЕПО" закрывается на сумму фактической реализации на кредит счета расчетов с контрагентом и кредит счета "Прибыли и убытки". В аналитическом учете рекомендуется открыть на счете субсчета по клиентам и контрагентам.
Счет корреспондирует со счетами следующим образом:
по дебету:
Счета клиентов
Счета контрагентов
Счета расчетов с аффилированными лицами
Прибыли и убытки
по кредиту:
Обязательства по операциям РЕПО
* "Обязательства по обратным операциям РЕПО" (активный)
Указанный счет предназначен для отражения обязательств по обратной реализации ценных бумаг, возникающих при заключении сделки обратного РЕПО.
Одновременно с отражением приобретения ценных бумаг на соответствующих счетах, по дебету счета "Обязательства по обратным операциям РЕПО" показывается сумма, на которую ценные бумаги должны быть впоследствии реализованы, в корреспонденции с кредитом счета "Расчеты по обратным операциям РЕПО". При получении оплаты за реализованные ценные бумаги сумма оплаты отражается по кредиту счета "Обязательства по операциям РЕПО" в корреспонденции с дебетом счета "Касса", "Расчетный счет" или "Валютный счет" .
Счет корреспондирует со счетами следующим образом:
по дебету:
"Расчеты по обратным операциям РЕПО"
по кредиту:
"Касса"
"Расчетный счет"
"Валютный счет"
Счет для сведения внутреннего баланса по денежным средствам(пассивный):
Денежные средства, условно предназначенные брокером или дилером под операции с ценными бумагами, во внутреннем учете выделяются на отдельном счете, открываемом для сведения внутреннего Баланса по денежным средствам.
Увеличение фонда средств под операции с ценными бумагами отражается по кредиту счета, а уменьшение - по кредиту в корреспонденции со счетами учета денежных средств.
Счет корреспондирует со счетами следующим образом:
по дебету:
"Касса"
"Расчетный счет"
"Валютный счет"
по кредиту:
"Касса"
"Расчетный счет"
"Валютный счет"
6. Система учета движения денежных средств
6.1. Принципы системы учета движения денежных средств
Система внутреннего учета движения денежных средств предназначена для учета движения денежных средств по операциям с ценными бумагами по счетам внутреннего учета бэк-офиса.
Целью ведения системы является формирование полной и достоверной информации о результатах операций с ценными бумагами в денежном выражении, определение активов компании в ценных бумагах и денежных средствах, ее задолжности по отношению к клиентам и контрагентам, задолженности клиентов и контрагентов по отношению к компании, прибылей и убытков, возникающих в связи с операциями с ценными бумагами.
Ведение системы осуществляется с соблюдением основных принципов учета, а именно двойной записи, раздельного отражения активов и пассивов, наращивания доходов и расходов, постоянства правил учета и корректного отражения содержания операции в учете.
Система обеспечивает сегрегацию во внутреннем учете собственных денежных средств и вложений в ценные бумаги компании и денежных средств и вложений в ценные бумаги ее клиентов.
Система включает Журнал ежедневного учета денежных средств, Книгу (Ведомость) учета денежных средств, Баланс по денежным средствам, а также Журнал учета дилерских операций.
Журнал ежедневного учета денежных средств представляет собой ведомость ежедневного учета. Записи в Журнале производятся по корреспондирующим счетам по принципу двойной записи и отражают все движения денежных средств и обязательств, произошедшие в течение данного операционного дня. Все операции заносятся в журнал на день их совершения, т.е. не позднее конца рабочего дня, когда операция была совершена.
Книга (Ведомость) учета денежных средств составляется на основе информации Журнала ежедневного учета с периодичностью, установленной Положением о внутренней учетной политике компании, но не реже одного раза в месяц. Книга организована по порядку номеров счетов и отражает остатки по всем счетам системы учета движения денежных средств бэк-офиса. Книга также служит инструментом для выявления ошибок и расхождений, допущенных во внутреннем учете.
При необходимости компания может объединить Журнал ежедневного учета и Книгу учета денежных средств в одну учетную ведомость при условии сохранения минимального необходимого состава информации предусмотренного Стандартами внутреннего учета операций с ценными бумагами НАУФОР.
Баланс по денежным средствам содержит остатки по счетам регистров учета движения денежных средств на конец отчетного периода. Продолжительность отчетного периода устанавливается компанией в Положении о внутренней учетной политике. Баланс составляется на основе информации по сделкам, отраженной в регистрах учета на день совершения операции.
Обороты по дебету и кредиту счетов, отражающих операции с ценными бумагами, осуществляемые с сотрудниками или руководителями компании, их ближайшими родственниками или аффилированными компаниями показываются в Балансе по денежным средствам отдельной строкой.
6.2. Принципы ведения Журнала ежедневного учета денежных средств
Журнал ежедневного учета денежных средств предназначен для отражения всех операций, связанных с движением денежных средств по счетам по операциям с ценными бумагами. Все операции, в результате которых происходит движение денежных средств в кассе, на банковских счетах или на иных счетах учета, а также изменение величины обязательств, отражаются в данном журнале в хронологическом порядке по принципу двойной записи на счетах, пронумерованных в порядке возрастания.
Журнал ежедневного учета денежных средств ведется в соответствии со следующими принципами:
* Учет операций на день их совершения
* Сегрегация собственных денежных средств компании и денежных средств ее клиентов
* Учет в нескольких валютах
Все стоимостные показатели могут рассчитываться в Журнале как в одной валюте (рублях), так и в нескольких валютах (рублях и долларах США, немецких марках и др.).
* Сверка с другими учетными регистрами
Данные Журнала подлежат периодической сверке с данными Журнала учета дилерских операций, Журнала учета ценных бумаг, информацией, поступающей из торговых подразделений и бухгалтерии.
Периодичность проведения сверок должна соответствовать периодичности составления Баланса по денежным средствам.
Журнал учета денежных средств отражает следующие операции:
* движение денежных средств по счетам
* сделки
* платежи
* поступления
* переоценки
* обратные проводки
6.3. Структура Журнала ежедневного учета денежных средств
Журнал ежедневного учета денежных средств включает следующую информацию:
* Дата
Может быть указана в заголовке журнала.
* Номер счета
Указывается номер счета и, при необходимости, субсчета согласно плану счетов бэк-офиса.
* Название счета
Указывается соответствующее название счета и, при необходимости, субсчета согласно плану счетов бэк-офиса.
* Краткое описание операции
Рекомендуется стандартизировать наименования операций в бэк-офисе;
* Сальдо начальное
Сальдо начальное может быть дебетовым или кредитовым.
Для учета в нескольких валютах начальное сальдо указывается в рублях и в другой (других) валютах.
* Сумма проводки по дебету
* Сумма проводки по кредиту
Для учета в нескольких валютах сумма проводки указывается и в рублях, и в валюте.
* Сальдо конечное
Конечное сальдо может быть дебетовым или кредитовым.
Для учета в нескольких валютах начальное сальдо указывается и в рублях, и в валюте.
В случае необходимости в журнал может быть включена дополнительная информация, как, например, номер сопроводительного документа, на основании которого совершена операция и т.д.
6.4. Пример организации Журнала учета денежных средств
Журнал учета денежных средств может быть организован в любой удобной для пользователей форме в зависимости от программного обеспечения.
Наиболее простая бумажная форма ведения журнала - это совокупность ведомостей, каждая страница (экземпляр) которой отражает операции по одному счету, причем каждая проводка записывается в две строки: первая строка соответствует дебетовой части проводки и записывается в ведомость соответствующего счета, вторая - кредитовой и записывается в ведомость корреспондирующего счета.
Другая возможная форма организации журнала - пооперационная ежедневная ведомость. Каждая проводка также может записываться в две строки, первая из которых соответствует дебетовой части проводки, а вторая - кредитовой.
Пример организации журнала:
Номер
Название
Номер
Операция
Сальдо начальное
Дт
Кт
Сальдо конечное
счета
счета
контракта
Тыс.р.
$
Тыс.р.
$
Тыс.р.
$
Тыс.р.
$
Рассмотрим процедуру заполнения данного журнала на примере.
Отразим в журнале проводки, отражающие движения денежных средств, произошедшие в результате следующих действий компании Пример-Инвест.
10 июня компания Пример-Инвест купила 100 акций "Томскнефть" по $4 у компании Нева Плюс (номер контракта -1846). До10 июня Пример Инвест не имела акций "Томскнефть" на балансе.
№
Название
Номер
Операция
Сальдо начальное
Дт
Кт
Сальдо конечное
счета
счета
договора
Тыс руб.
$
Тыс руб.
$
Тыс. руб.
$
Тыс. руб.
$
0001
Ценные бумаги, с/c Томскнефть
1846
Покупка
0
0
2,020
400
2,020
400
0018
Нева Плюс
1846
Покупка
0
0
2,020
400
(2,020)
(400)
В данном примере в графах "номер счета" и "название счета" используются номера и наименования счетов согласно Плану счетов бэк-офиса компании Пример Инвест.
Счет "Ценные бумаги" разбит на субсчета, каждый из которых отражает ценные бумаги конкретного эмитента. На счете "Нева Плюс" отражаются расчеты компании Пример Инвест с контрагентом Нева Плюс.
В графе "номер контракта" отражается номер контракта, на основании которого произведена операция.
В графе "операция" отражается наименование операции с точки зрения компании. Поэтому в первой и во второй строках данного примера фигурирует слово "покупка".
По условию примера компания Пример Инвест не имела акций на балансе, а у компании Нева Плюс на данный момент времени не было незавершенных расчетов с Пример Инвест. Поэтому начальное сальдо в том и другом случае нулевое.
Рассмотрим графы "Дт" и "Кт", которые используются для отражения движения денежных средств по счетам. В нашем примере сделки заключаются в долларах, которые конвертируются в рубли по соответствующему обменному курсу. Покупка отражается проводкой:
Дт Ценные бумаги
Кт Нева Плюс.
В графе "сальдо конечное" отражаются остатки по счетам, возникшие в результате произведенной проводки. В нашем примере дебетовый остаток по счету "Ценные бумаги, с/с Томскнефть" отражает тот факт, что компания Пример Инвест имеет на балансе акции "Томскнефть" на сумму 400 долларов США, кредитовый остаток по счету "Нева Плюс" отражает обязательство компании Пример Инвест по оплате в размере 400 долларов США компании Нева Плюс.
6.5. Структура Книги учета денежных средств
Книга (Ведомость) учета денежных средств составляется на основе информации Журнала ежедневного учета. Книга организована по порядку номеров счетов и отражает остатки по всем счетам системы учета движения денежных средств.
Книга учета денежных средств содержит следующую информацию:
* Дата
* Номер счета
* Название счета
* Сальдо по дебету счета
* Сальдо по кредиту счета
Кроме этого, при необходимости в Книгу может быть включена дополнительная информация.
6.6. Пример организации Книги учета денежных средств
Книга учета денежных средств может быть организована следующим образом:
Остаток
Номер
Название счета
Дт
Кт
счета
$
Тыс. руб.
$
Тыс. руб.
Заполним Книгу на основе примера, рассмотренного в пункте 5.5.
В Книгу заносятся остатки по счетам из Журнала учета денежных средств.
Остаток
Номер
Название счета
Дт
Кт
счета
$
Тыс. руб.
$
Тыс. руб.
0001
Ценные бумаги, с/с Томскнефть
400
2,020
0018
Нева Плюс
400
2,020
6.7. Баланс по денежным средствам
Сальдо на конец отчетного периода счетов Журнала учета денежных средств составляют Баланс по денежным средствам за отчетный период.
Баланс денежных средств включает:
АКТИВЫ
Денежные средства
Касса
Расчетный счет
Валютный счет
Вложения в ценные бумаги
Ценные бумаги
Расчеты и прочие активы
Расчеты по операциям РЕПО
Обязательства по обратным операциям РЕПО
Расчеты с клиентами - дебеторами
Расчеты с контрагентами - дебеторами
Расчеты с аффилированными лицами - дебеторами
Убытки
Итого активов
ПАССИВЫ
Фонд средств под операции с ценными бумагми
Специальные обязательства по ценным бумагам
"Короткие" продажи
Расчеты и прочие пассивы
Расчеты по обратным операциям РЕПО
Обязательства по операциям РЕПО
Расчеты с клиентами - кредиторами
Расчеты с контрагентами - кредиторами
Расчеты с аффилированными лицами - кредиторами
Прибыль
Итого пассивов
7. Журнал учета дилерских операций
7.1. Назначение журнала учета дилерских операций
Журнал учета дилерских операций отражает позиции компании по всем ценным бумагам, входящим в портфель, операционную прибыль/ убыток от каждой сделки компании и прибыль/ убыток нарастающим итогом по операциям с каждой ценной бумагой на каждый момент времени.
Журнал учета дилерских операций является документом, где рассчитывается средневзвешенная и балансовая стоимость ценных бумаг.
Журнал учета дилерских операций ведется в бэк-офисе компании. Данные журнала могут быть использованы в отчетности, предоставляемой руководству компании.
7.2. Принципы ведения журнала учета дилерских операций
Журнал учета дилерских операций ведется в хронологическом порядке в соответствии со следующими принципами:
* Учет операций на дату их совершения
* Переоценка результатов операций на дату фактических расчетов
Помимо полей, заполняемых на дату совершения операций, Журнал также содержит специальное поле (группу полей) для отражения результатов операций, скорректированных на дату завершения расчетов по сделке, включая перерегистрацию ценных бумаг с получением выписки и оплату всей суммы сделки. В таблицу на дату фактических расчетов сделки заносятся не в хронологическом порядке их заключения, а в порядке завершения расчетов по ним, который может быть иным, чем порядок заключения сделок.
* Учет в нескольких валютах
Все стоимостные показатели могут рассчитываться в Журнале как в одной валюте (рублях), так и в нескольких валютах (рублях и долларах США, немецких марках и др.).
* Оценка ценных бумаг по методу средневзвешенной стоимости
Для оценки портфеля ценных бумаг компании применяется средневзвешенная стоимость.
Средневзвешенная стоимость рассчитывается на основе фактических цен сделок (покупок или коротких продаж) без учета штрафов, комиссий и других корректировок, возникших в связи с ранее заключенными сделками, учтенными по договоренности с клиентом или контрагентом в сумме, отличающейся от первоначальной.
* Операционные издержки
Компании по желанию могут отражать операционные расходы, а именно регистрационный сбор, комиссионное вознаграждение другим брокерам и пр., как издержки, в наибольшей степени влияющие на показатель итоговой прибыли, в дополнительных графах Журнала для сравнения прибыли, полученной по сделке, с операционными издержками и для планирования цены будущих продаж.
* Сверка с другими учетными регистрами
Данные Журнала подлежат периодической сверке с данными Журнала учета движения денежных средств, Журнала учета ценных бумаг, информацией, поступающей из торговых подразделений и бухгалтерии.
Периодичность проведения сверок должна соответствовать периодичности составления Баланса по денежным средствам.
7.3. Структура журнала учета дилерских операций
Журнал учета дилерских операций должен быть структурирован по типам ценных бумаг и эмитентам.
Основные разделы Журнала - общая информация о сделках, балансовые и операционные показатели могут быть дополнены вспомогательными разделами по усмотрению компании. Основные разделы Журнала предназначены для подсчета базовых показателей, а именно балансовой стоимости портфеля ценных бумаг компании и операционной прибыли/ убытков.
7.3.1. Общая информация о сделках
Данный раздел содержит основные параметры сделки, которые вводятся из тикета или журнала сделок:
Дата сделки
Код операции (номер контракта)
Валютный курс на день совершения операции
Количество купленных или проданных бумаг
Цена одной бумаги
Основная сумма сделки
7.3.2. Информация о портфеле
В данном разделе содержатся основные показатели, характеризующие балансовую стоимость портфеля и прибыль, реализованную в процессе покупки/ продажи.
Ценные бумаги на балансе
Стоимость ценных бумаг на балансе подсчитывается нарастающим итогом путем прибавления количества купленных ценных бумаг или вычитания количества проданных ценных бумаг. Отрицательное значение показателя означает короткую позицию.
Средневзвешенная стоимость ценной бумаги
Средневзвешенная стоимость ценной бумаги отражает себестоимость одной бумаги для компании и подсчитывается для целей корректного списания данной бумаги с баланса.
Средневзвешенная стоимость изменяется при каждой покупке и короткой продаже и рассчитывается как частное от деления балансовой стоимости ценных бумаг на количество акций на балансе. При продаже и покупке для закрытия короткой позиции средневзвешенная стоимость не изменяется.
Балансовая стоимость ценных бумаг
Балансовая стоимость ценных бумаг характеризует издержки компании на приобретение данного портфеля ценных бумаг и подсчитывается следующим образом:
При покупке (или короткой продаже)
Балансовая стоимость рассчитывается нарастающим итогом путем прибавления основной суммы сделки.
При продаже (или закрытии короткой продажи)
Балансовая стоимость рассчитывается как произведение средневзвешенной стоимость на количество акций на балансе.
Прибыль и убыток по сделке
Прибыль/ убыток рассчитывается отдельно по каждой сделке.
При продаже: как разность между ценой продажи одной бумаги и ее средневзвешенной стоимостью, умноженная на количество проданных акций.
При откупе короткой продажи: как разность между ценой откупа одной бумаги и ее средневзвешенной стоимостью, умноженной на количество откупленных акций.
Если сделка заключается на количество ценных бумаг, превышающее количество бумаг на балансе в данный момент времени, то учет сделки ведется раздельно в части, которая рассматривается как обычная продажа или закрытие короткой позиции на количество бумаг, имеющихся на балансе или короткой позиции, и в части, которая рассматривается как короткая продажа или обычная покупка.
Прибыль и убыток нарастающим итогом
Компания для целей внутреннего учета рассчитывает прибыль и убыток нарастающим итогом.
Графы, которые отражают прибыль нарастающим итогом и убыток нарастающим итогом компания может вести раздельно в целях удобства оценки и планирования денежных потоков и политики на рынке. При необходимости прибыль и убыток нарастающим итогом в Журнале могут сальдироваться для целей оценки эффективности работы компании в целом. Компания также может включить в Журнал раздел, в котором после осуществления оплаты по сделкам показатели прибыли или убытка будут корректироваться в соответствии с информацией на дату фактической оплаты.
7.3.3. Рыночная переоценка портфеля
Данный раздел Журнала может вестись при необходимости по усмотрению компании.
Данные Журнала, рассчитываемые на основе рыночной цены, дадут компании возможность оценки влияния колебаний рыночных котировок на стоимость портфеля ценных бумаг компании и ее потенциальную прибыль.
Данные Журнала дилерских операций могут использоваться при составлении отчетности руководству. На основе анализа статей Журнала наряду с другими регистрами бэк-офиса представляется удобным принимать решения о будущих инвестициях, устанавливать торговые лимиты для трейдеров на период времени и осуществлять оценку работы торговых подразделений компании.
7.4. Пример организации Журнала учета дилерских операций
Журнал учета дилерских операций может быть организован следующим образом:
Общая информация о сделках
Курс
Покупка
Продажа
Дата
Код
$/
Коли-
Цена
Сумма сделки
Коли-
Цена
Сумма сделки
сделки
руб.
чество
тыс.руб.
$
тыс. руб.
$
чество
тыс.руб.
$
тыс. руб.
$
Балансовые показатели
Кол-во бумаг на балансе
Средневзвешенная стоимость
Балансовая стоимость
Операционная прибыль/убыток
Сумарная прибыль/убыток
шт.
тыс.руб.
$
тыс.руб.
$
тыс.руб.
$
тыс.руб.
$
Рассмотрим использование Журнала учета дилерских операций на примере, рассмотренном в описании Журнала учета денежных средств:
10 июня компания Пример-Инвест покупает 100 акций "Томскнефть" по $4 у компании Нева Плюс (номер контракта - 1846).
Для наглядности, дополним данный пример следующей операцией.
13 июня компания Пример Инвест продает 250 акций "Томскнефть" по $5 компании Арбат (номер контракта 1847). Предположим, что обменный курс 10 и 13 июня был равен 5,050 руб. за доллар.
Как известно, на балансе у Пример Инвест имеется только 100 акций, т.е. 150 акций продаются "в короткую" - с предположение докупить их в ближайшее время.
Для удобства разобьем данную операцию на две:
1. Обычная продажа 100 акций.
2. Короткая продажа 150 акций.
Заполним Журнал учета дилерских операций.
Общая информация о сделках
Курс
Покупка
Продажа
Дата
Код
$/
Коли-
Цена
Сумма сделки
Коли-
Цена
Сумма сделки
505
100
Рассмотрим заполнение первой строки Журнала (покупка 100 акций).
В графу "цена, $" вносистся цена покупки ($4), отмеченная звездочкой, для того, чтобы показать, что данная сделка производилась в долларах. Информация в графе "цена, руб." получена с использованием обменного курса (4 x 5,050 = 20,200). Данные графы "сумма сделки" получены умножением цены на количество ценных бумаг.
Так как до данной сделки акций на балансе не было, средневзвешенная стоимость равна цене, балансовая стоимость равна сумме сделки. В результате данной операции не возникло прибыли или убытка, поэтому соответствующие строки остаются свободными.
Рассмотрим заполнение второй строки Журнала (продажа 100 акций).
Данные в графу "продажа" вносятся аналагично предыдущей строке. Количество ценных бумаг на балансе после данной операции стало нулевым, средневзвешенная стоимость не изменилась (не произошло покупки), балансовая стоимость стала равной нулю. В результате данной продажи образовалась прибыль, которая считается как разность между ценой продажи одной бумаги и ее средневзешенной стоимостью, умноженная на количество проданных ценных бумаг:
($5 - $4) x 100 = $100;
100 x 5,050 = 505,000 руб.
Так как до этого момента прибыли или убытков не было, суммарная прибыль равна операционной.
Заполним третью строку (короткая продажа 150 акций).
В графу "количество ценных бумаг на балансе" вносится записть -150. Балансовая стоимость равна сумме сделки, средневзвешенная стоимость рассчитывается как частное от деления балансовой стоимости на количество акций на балансе:
-$750/(-150) = $5;
$5 x 5,050 = 25,250.
Прибыль по данной сделке образуется при откупе короткой продажи (пример приведен в приложении), поэтому на данном этапе графа "операционная прибыль/убыток" остается свободной, суммарная прибыль остается прежней.
7.4.1. Взаимосвязь между Журналом учета дилерских операций и Журналом учета денежных средств
Как отмечалось выше, Журнал учета дилерских операций является средством аналитического учета, который позволяет определять средневзвешенную и балансовую стоимость ценных бумаг, рассчитывать прибыль и убытки и определять влияние рыночных колебаний на стоимость ценных бумаг на балансе.
Следующая информация из Журнала учета дилерских операций сверяется с Журналом учета денежных средств:
* Для каждой покупки основная сумма сделки должна быть равна сумме, отраженной по дебетовой стороне счета "Ценные бумаги".
* Для каждой продажи количество проданных ценных бумаг, умноженное на средневзвешенную цену, должно быть равно сумме, отраженной по кредитовой стороне счета "Ценные бумаги".
* Для каждой короткой продажи основная сумма каждой "короткой" продажи должна быть равна сумме, отражаемой по кредитовой стороне счета "Короткие" продажи".
* Для каждой сделки откупа ценных бумаг для закрытия "короткой" продажи количество бумаг, откупленных для закрытия "короткой" продажи, умноженное на средневзвешенную цену, должно быть равно сумме, отраженной по дебетовой стороне счета "Короткие продажи".
* Если прибыль/убыток по каждой сделке, приносящей прибыль, отражается по счету "Прибыли и убытки" в Журнале учета денежных средств, то данные о прибыли/убытке должны быть сверены с данными о прибыли/убытке по этой сделке в Журнале учета дилерских операций.
Периодически (предпочтительно ежедневно) показатели балансовой стоимости в Журнале учета дилерских операций должны быть сверены с балансами счетов "Ценные бумаги" и "Короткие продажи" Журнала учета денежных средств. Кроме того, суммарная прибыль/убыток от сделок должна быть сверена с балансом счета "Прибыли и убытки".
7.4.2. Отчетность руководству
Ежедневные или еженедельные данные, отражающие общую операционную прибыль/убытки, изменение стоимости портфеля и потенциальную прибыль/убыток по каждому виду ценных бумаг, должны отражаться в отчетности руководству. Решения о будущих инвестициях, торговые лимиты для трейдеров и оценка их работы осуществляются на основе анализа статей Журнала (наряду с пробным балансом, отчетами о движении денежных средств и ценных бумаг).
8. Система учета ценных бумаг
8.1. Принципы Системы учета ценных бумаг
Система учета ценных бумаг предназначена для отражения движения ценных бумаг в количественном выражении.
Целью ведения системы является формирование полной и достоверной информации о результатах операций с ценными бумагами в количественном выражении, определение активов компании в ценных бумагах, количества ценных бумаг клиентов в номинальном держании компании, задолженности по поставке бумаг компании в отношении клиентов и контрагентов, задолженности по поставке бумаг клиентов и контрагентов в отношении компании и фактического местонахождения ценных бумаг на каждый момент времени.
Система состоит из Журнала и Книги (Ведомости) учета ценных бумаг.
Журнал ежедневного учета ценных бумаг представляет собой ведомость ежедневного учета. Все операции, в результате которых происходит движение ценных бумаг компании или клиентов, отражаются на корреспондирующих счетах по принципу двойной записи и отражают все движения ценных бумаг, произошедшие в течение данного операционного дня. Все операции заносятся в журнал на день их совершения, т.е. не позднее конца рабочего дня, когда операция была совершена.
Книга (Ведомость) учета ценных бумаг составляется на конец операционного дня на основе информации Журнала ежедневного учета ценных бумаг. Книга организована по порядку номеров счетов и отражает остатки по всем счетам системы учета движения ценных бумаг. Книга также служит инструментом для выявления ошибок и расхождений, допущенных во внутреннем учете.
При необходимости компания может объединить Журнал ежедневного учета и Книгу учета ценных бумаг в одну учетную ведомость при условии сохранения минимального необходимого предусмотренного настоящими Стандартами состава информации, отражаемой в этих журналах.
8.2. Счета Системы учета движения ценных бумаг
Для каждого клиента, контрагента, каждого местонахождения ценных бумаг (реестр, депозитарий, ценные бумаги в пути и т.д.) и собственного портфеля ценных бумаг компании в Системе учета движения ценных бумаг открывается счет с неповторяющимся номером.
Cчета, показывающие принадлежность ценных бумаг, т.е. счета ценных бумаг компании, клиентов, ценные бумаги которых находятся в номинальном держании компании и т.д., имеют остатки по дебету.
Счета, показывающие местонахождение ценных бумаг - счета реестра, депозитария и т.д., а также ценные бумаги, проданные без покрытия, имеют остатки по кредиту.
Счета, показывающие обязательства или смену местонахождения, - счета контрагентов, счета клиентов, отражающие ценные бумаги, зарегистрированные на имя клиентов, ценные бумаги "в пути", могут иметь остатки и по дебету, и по кредиту.
8.3. Принципы ведения Журнала ежедневного учета ценных бумаг
Журнал ежедневного учета ценных бумаг ведется в хронологическом порядке в соответствии со следующими принципами:
* Учет операций на день их совершения
* Сегрегация собственных ценных бумаг компании и ценных бумаг ее клиентов
* Сверка с другими учетными регистрами
Данные Журнала подлежат периодической сверке с данными Журнала учета дилерских операций, Журнала учета денежных средств, информацией, поступающей из торговых подразделений.
8.4. Отражение операций с ценными бумагами
Операции с ценными бумагами отражаются следующим образом:
* Покупка/ продажа отражается
по дебету счета покупателя и
по кредиту счета продавца;
* Получение ценных бумаг компанией отражается
по дебету счета клиента, контрагента и др., от которого ценные бумаги получены и
по кредиту счета местонахождения;
* Поставка ценных бумаг компанией отражается
по дебету счета местонахождения и
по кредиту счета клиента, контрагента и др., которому осуществлена поставка;
* Изменение местонахождения ценных бумаг отражается
по дебету счета местонахождения и
по кредиту счета предыдущего местонахождения.
8.5. Структура Журнала ежедневного учета ценных бумаг
Журнал ежедневного учета ценных бумаг ведется отдельно по каждой ценной бумаге. В Журнале отражаются только счета, задействованные в течение дня.
Журнал ежедневного учета ценных бумаг содержит следующую информацию:
* Номер счета
* Наименование счета
* Описание операции
В данное поле вносится полное или сокращенное название операции по данному счету, например:
покупка, продажа - запись производится по счетам клиентов, контрагентов и счетам ценных бумаг компании;
поставка - запись производится по счетам клиентов и контрагентов при получении выписки из реестра о перерегистрации ценных бумаг или при поставке сертификатов ценных бумаг;
получение - запись производится по счетам клиентов и контрагентов при получении выписки из реестра о перерегистрации ценных бумаг или при получении сертификатов ценных бумаг.
* Номер договора
Указывается при необходимости для счетов клиентов и контрагентов.
* Запись по дебету счета,
* Запись по кредиту счета
Отражает количество ценных бумаг, зачисляемых или списываемых с данного счета.
Кроме вышеперечисленных данных в Журнал может быть включена дополнительная информация, необходимая компании.
8.6. Пример организации Журнала ежедневного учета ценных бумаг
Журнал ежедневного учета ценных бумаг может быть организована следующим образом:
Номер счета
Название счета
Операция
Номер контракта
Начальное сальдо
Дебет
Кредит
Конечное сальдо
Рассмотрим использование Журнала на примере, рассмотренном выше.
Согласно условию примера 10 июня компанией Пример Инвест были куплены 100 акций у компании Нева Плюс. Данная операция будет отражена в Журнале следующим образом:
Номер счета
Название счета
Операция
Номер контракта
Начальное сальдо
Дебет
Кредит
Конечное сальдо
0001
Ценные бумаги
покупка
1846
100
100
0018
Нева Плюс
покупка
1846
100
(100)
Дебетовая проводка по счету "Ценные бумаги" означает поступление акций на счет компании Пример Инвест, кредитовая проводка по счету "Нева Плюс" означает возникновение обязательств у компании Нева Плюс по поставке акций в Пример Инвест.
8.7. Структура Книги учета ценных бумаг
Книга учета ценных бумаг составляется на основе информации из Журнала учета ценных бумаг и организована в форме баланса. Книга отражает остатки по всем счетам Системы учета ценных бумаг.
Книга учета ценных бумаг организована по порядку номеров счетов Системы учета ценных бумаг. Для каждого типа ценных бумаг ведется отдельная Книга.
В Книге учета ценных бумаг содержится следующая информация:
* Номер счета;
* Название счета;
* Дата последней операции
Отражает дату последней операции с ценными бумагами по данному счету;
* Сальдо по дебету
* Сальдо по кредиту
Отражает суммарный оборот по дебету или кредиту данного счета соответственно.
Кроме этого, при необходимости в Книгу может быть включена дополнительная информация.
8.8. Пример организации Книги учета ценных бумаг
Книга учета ценных бумаг может быть организована следующим образом:
Номер счета
Название счета
Дата последней операции
Дебет
Кредит
Заполним Книгу на основе данных из рассмотренного выше Журнала ежедневного учета денежных средств, для этого внесем в Книгу счета с ненулевыми остатками:
Номер счета
Название счета
Дата последней операции
Дебет
Кредит
0001
Ценные бумаги
10.06.96
100
0018
Нева Плюс
10.06.96
100
Из примера видно, что Книга позволяет в любой момент времени определить местонахождение и принадлежность ценных бумаг, находящихся в компании.
8.9. Периодическая сверка наличия ценных бумаг
Для контроля за правильностью учета в бэк-офисе целесообразно ежеквартально проводить сверку наличия ценных бумаг с записями Книги учета ценных бумаг.
Сверка проводится следующим образом:
* в отношении ценных бумаг, выпущенных в обращение в бумажной форме и зарегистрированных на имя клиента и находящихся у брокерской или дилера на хранении или зарегистрированных на имя брокерской или дилера как номинального держателя, проверяется наличие и количество ценных бумаг;
* в отношении ценных бумаг в бездокументарной форме, зарегистрированных на имя брокерской или инвестиционной компаний как номинального держателя и находящихся в реестре, производится сверка данные реестра с записями Книги учета ценных бумаг компании на основе подтверждения от регистратора в письменной форме о количестве и держателе ценных бумаг ;
* в отношении ценных бумаг, находящихся на хранении в депозитарии, производится сверка данных депозитария о количестве и владельце ценных бумаг с записями компании. Периодичность предоставления депозитарием выписок по счету депо может быть установлена договором о депозитарном обслуживании;
* проверяется количество ценных бумаг, в отношении которых перерегистрация права собственности еще не завершена или ценных бумаг, находящихся под залогом;
* производится запись в книгах обо всех выявленных расхождениях и ошибках. Запись также должна включать наименование ценной бумаги, дату проведения проверки и подпись лица, внесшего исправление.
Сверка проводится либо один раз в квартал для всех ценных бумаг одновременно в установленный компанией день (периодический метод), либо в рамках временного цикла (метод циклического подсчета), когда для каждой позиции ценных бумаг (группы позиций) устанавливается день сверки. При использовании метода циклического подсчета, также как и при использовании периодического метода, все позиции ценных бумаг должны быть сверены в течение квартала.
В целях обеспечения достоверности информации, сверка производится под наблюдением уполномоченного лица, в чьи обязанности не входит ведение учета операций с ценными бумагами или работа с документами на перерегистрацию права собственности на ценные бумаги.
9. Внутренние отчеты бэк офиса
9.1. Отчет о незавершенных сделках
Отчет о незавершенных сделках предназначен для отражения сделок, по которым не полностью произведены расчеты (открытых сделок), а также для контроля за каждым этапом расчетов по сделке, начиная с момента ее заключения и до момента ее завершения. Сделка считается завершенной после того, как по ней выполнены все денежные расчеты, осуществлены перерегистрация права собственности и уведомление о перерегистрации. Таким образом, после завершения сделки не должно существовать обязательств ни у одной из сторон сделки.
Отчет о незавершенных сделках является эффективным средством, позволяющим отображать стадии расчетов заключенной сделки - заключение сделки, перерегистрация собственности, оплата основной суммы сделки, другие относящиеся к данной сделке платежи. На каждый определенный момент времени отчет содержит информацию только по "открытым" сделки.
При ведении отчета о незавершенных сделках плановые даты осуществления каждой из стадий расчетов сопоставляются с фактическими датами их исполнения.
Отчет о незавершенных сделках может служить эффективным средством для анализа рисков: поскольку у каждой сделки в определенный момент времени может быть открытой стадия перерегистрации, стадия оплаты суммы сделки или обе эти стадии, сделки можно сортировать по группам открытых стадий. Наиболее важными являются следующие группы:
* платежи основных сумм сделок, которые должны поступить от тех контрагентов, на имя которых компания уже перерегистрировала право собственности на проданные им ценные бумаги;
* ценные бумаги, которые должны быть получены компанией после оплаты ею основных сумм сделок (например, при нестандартных сделках).
Эти две группы "открытых" стадий сделок должны быть в центре внимания бэк-офиса при отслеживании открытых сделок, т.к. в отношении этих сделок существует риск непоставки/неплатежа.
Используя данные отчета о незавершенных сделках, специалисты бэк-офиса контролируют осуществление перерегистрации ценных бумаг в соответствии с проводками, сделанными в журнале учета движения ценных бумаг. Помимо того, бэк-офис отдает распоряжения об осуществлении платежей в соответствии с тем, на какой стадии находится каждая из открытых сделок, и координирует получение и списание денежных средств с бухгалтерией.
Как только все стадии расчетов по сделке выполнены, сделка считается завершенной и должна быть исключена из журнала незавершенных сделок.
9.1.1. Описание полей журнала
В журнале отражены все "открытые" сделки, существуюшие на данный момент времени.
В целях получения наиболее полной картины обо всех открытых сделках предлагается объединить в одном журнале покупки и продажи, так как стадии расчетов по ним одинаковы, но осуществляются в другой очередности. При возрастании объема операций компания может предпочесть отслеживать открытые покупки и открытые продажи раздельно .
При начальном занесении в отчет данных об открытой сделке заполняются следующие поля:
* дата сделки;
* номер контракта;
* тип сделки (покупка/продажа);
* номер счета клиента/ контрагента;
* количество ценных бумаг;
* код ценной бумаги;
* наименование ценной бумаги;
* итоговая сумма сделки.
Данные для перечисленных выше полей поступают из тикета. Итоговая сумма калькулируется в журнале сделок.
Каждое из последующих пяти полей журнала отражает стадию расчетов по сделке:
* подготовка контракта (составление и заполнение характеристик сделки);
* документы для перерегистрации (даты подготовки и отправки контрагенту пакета документов, необходимых для перерегистрации права собственности в реестре, или даты получения этих документов от контрагента в зависимости от того, кто из сторон осуществляет перерегистрацию);
* перерегистрация ценных бумаг (сторона сделки, ответственная за перерегистрацию ценных бумаг);
* оплата итоговой суммы сделки (сторона сделки, осуществляющая оплату итоговой суммы сделки);
* оплата регистрационного сбора (сторона сделки, ответственная за оплату полной суммы регистрационного сбора в реестр).
Каждое из вышеперечисленных полей, соответствующих стадиям расчетов по сделкам, подразделяется на три части, содержащие следующие данные:
* сторона, ответственная за осуществление данной стадии;
* плановая дата осуществления данной стадии в соответствии с условиями сделки;
* дата фактического исполнения данной стадии расчетов.
9.1.2. Пример организации журнала незавершенных сделок
Журнал незавершенных сделок может быть организаван следующим образом:
Основные характеристики сделки
Подготовка
Дата
N
Тип
Эмитент
N счета
контракта
сделки
контракта
сделки
контрагента
Кто
План
Факт
Документы
Перерегистрация
Оплата
для перерегистрации
ценных бумаг
суммы сделки
Кто/действие
План
Факт
Кто
План
Факт
Кто
План
Факт
Рассмотрим заполнение журнала на примере, использованном ранее:
10 июня компания Пример-Инвест покупает 100 акций "Томскнефть" по $4 у компании Нева Плюс (№ контракта - 1846). Перерегистрацию акций осуществляет компания Нева Плюс. Компания Пример-Инвест предполагает подготовить контракт 11 июня, перерегистрация планируется на 13 июня, оплата суммы сделки - на 15 июня.
Рассмотрим Журнал незавершенных сделок компании Пример-Инвест.
Основные характеристики сделки
Подготовка
Дата
N
Тип
Эмитент
N счета
контракта
сделки
контракта
сделки
контрагента
Кто
План
Факт
10.06.
1846
покупка
TOMG
0018
они
11.06
Документы
Перерегистрация
Оплата
для перерегистрации
ценных бумаг
суммы сделки
Кто/действие
План
Факт
Кто
План
Факт
Кто
План
Факт
N/A
они
13.06
мы
15.06
9.2. Отчет о состоянии счетов клиентов
Отчет о состоянии клиентских счетов — это документ, в котором содержится краткая информация о текущем состоянии счетов всех клиентов компании, то есть об остатках на клиентских счетах по каждому типу ценных бумаг и по денежным средствам.
Для каждого счета Отчет показывает:
название счета
номер счета
остаток по ценным бумагам (в разрезе по ценным бумагам)
остаток по денежным средствам
Информация в Отчете о состоянии клиентских счетов отсортирована по номерам счетов клиентов.
Отчет о состоянии клиентских счетов используется для каждодневного отслеживания позиций клиентов (например, для того, чтобы удостоверится в наличии у клиента акций, которые он собирается продать).
Данный отчет о состоянии клиентских счетов, в отличие от отчетов, посылаемых клиентам, предназначен только для внутреннего использования.
9.3. Журнал регистрации сделок
Журнал регистрации сделок ведется для целей государственной регистрации сделок с ценными бумагами компанией, являющейся инвестиционным институтом.
Требования по ведению данного Журнала определяются действующим законодательством (см. Приложение 2 к Письму Министерства Финансов Российской Федерации № 53 от 6 июля 1992 г.).
10. Отчетность перед клиентами
10.1. Общие принципы
Брокерская или дилерская компания ведет счета клиентов, по которым отражается следующая информация: денежные остатки по счетам (дебиторская или кредиторская задолженность клиентов), количество ценных бумаг, которые брокерская или дилерская компания должна поставить клиенту, или ценных бумаг, принадлежащих клиенту и находящихся в номинальном владении брокерско-дилерской компании. Вся информация о движении денежных средств или ценных бумаг по счету клиента вводится на основе данных документов и журналов учета брокерско-дилерской деятельности на дату совершения сделки.
10.2. Отчет о состоянии счета клиента
Отчет о состоянии счета клиента (см. приложение) содержит следующую информацию:
* все операции с ценными бумагами по счету клиента, включая завершенные сделки купли-продажи, незавершенные сделки;
* платежи за период после представления последнего отчета;
* количество ценных бумаг, принадлежащих клиенту и находящихся в номинальном владении брокерско-дилерской компании, а также данные о рыночной стоимости портфеля клиента;
* денежный остаток по счету клиента на дату составления отчета.
Отчет о состоянии счета клиента представляется каждому клиенту компании со следующей периодичностью:
* не реже одного раза в месяц в случае, если в течение этого периода по счету клиента проводились операции;
* не реже одного раза в квартал в случае, если в течение этого периода операции по счету не проводились, но имеется остаток денежных средств и/или ценных бумаг по счету.
Ниже описаны процедуры ввода информации и составления отчета клиенту.
10.2.1. Общая информация
В раздел общей информации включены следующие статьи:
* Наименование и адрес клиента
* Номер и валюта счета клиента
* Офис, где осуществляется обслуживание счета клиента
* Имя менеджера счета или финансового консультанта
* Отчетный период
При составлении отчета клиенту используется Файл имен и адресов, являющийся основным источником справочной информации о клиенте. Данные об имени и адресе клиента, номере и валюте его счета, а также его банковских реквизитов берутся из Файла имен и адресов непосредственно.
При открытии клиентом счета в брокерско-дилерской фирме фиксируется дата его открытия и назначается менеджер счета. Во всех отчетах указывается также название офиса, осуществляющего обслуживание счета клиента. Предполагается, что имя менеджера счета и реквизиты офиса брокерско-дилерской фирмы используются клиентом как контактные координаты.
Отчет о состоянии клиентского счета подготавливается и рассылается Расчетным отделом.
10.2.2. Таблица операций
В таблице операций показаны проводки по счету клиента, отражающие его операции с ценными бумагами и денежными средствами.
По каждой совершенной операции в таблице операций предоставляется следующая информация: дата совершения операции, соответствующая проводка по счету клиента, сумма операции, краткое описание операции. Для сделок с ценными бумагами также указываются такие подробности, как покупка/продажа, количество ценных бумаг, наименование ценных бумаг и цена покупки/продажи.
При поступлении денежных средств счет клиента кредитуется, при их использовании — дебетуется.
Проводки по счету клиента осуществляются на дату совершения операции.
Источником данных по совершенным сделкам является Журнал операций. Из Журнала операций извлекается следующая информация по каждому клиенту: тип ценной бумаги, количество ценных бумаг, цена, сумма сделки, величина налога на операции с ценными бумагами и регистрационного сбора, а также порядок уплаты последних.
Незавершенные сделки должны быть выделены особо. Информация о их завершении поступает из Отчета о незавершенных сделках.
Проводки по счету клиента, отражающие движение денежных средств по его счету, поступают в таблицу операций по получении соответствующих уведомлений о совершении/получении платежа. Информация о таких операциях поступает из системы учета движения денежных средств. Проводки по счету клиента, отражающие движение ценных бумаг по его счету, поступают в таблицу операций из Журнала учета ценных бумаг.
10.2.3. Структура портфеля ценных бумаг клиента
Таблица структуры портфеля ценных бумаг клиента содержит информацию по позициям ценных бумаг клиента, находящихся в номинальном владении брокерско-дилерской фирмы.
Информация о позиции в портфеле ценных бумаг клиента содержит описание ценной бумаги, количество, цену приобретения и стоимость позиции. Вышеперечисленные данные поступают из Журнала операций в день совершения соответствующей сделки.
В конце отчетного периода осуществляется переоценка стоимости портфеля клиента в соответствии с текущей рыночной ценой входящих в него ценных бумаг. Для переоценки портфеля ценных бумаг применяется либо цена последней сделки с этой ценной бумагой, либо рыночные индикаторы (например, котировки, предоставляемые информационными агентствами) в зависимости от того, что из них в лучшей степени отражает реальную стоимость ценных бумаг.
В результате сравнения стоимости позиции портфеля, вычисленной по цене приобретения акций, и текущей стоимости позиции определяется сумма прибыли/убытка по каждой из позиций портфеля по состоянию на конец отчетного периода.
В конце отчетного периода вычисляются суммарные показатели по портфелю ценных бумаг клиента в целях обеспечения клиента полной информацией о состоянии его портфеля.
10.2.4. Сальдо счета денежных средств
Сальдо счета денежных средств отражает состояние денежного счета клиента в брокерско-дилерской фирме. В этом разделе указывается сальдо счета денежных средств на последний рабочий день, предшествующий дате начала отчетного периода, и на последний рабочий день отчетного периода. Данные о сальдо счета денежных средств поступают из системы учета денежных средств.
10.2.5. Сводная таблица операций по счету клиента
Сводная таблица операций по счету клиента ведется для подведения итогов деятельности клиента за отчетный период. В таблице приводятся сумма кредитовых проводок как в разрезе по видам операций, так и общая, а также сумма дебетовых проводок — в разрезе по видам операций и общая. Это предоставляет клиенту возможность представить общую картину его операций по счету за отчетный период без углубления в подробности сделок.
10.2.6. Общая стоимость портфеля клиента
Сводные данные о портфеле клиента на последний рабочий день отчетного периода рассчитываются посредством суммирования величины портфеля ценных бумаг клиента в стоимостном выражении и величины его денежных средств на счету для вычисления общей стоимости портфеля клиента.
Графа “общая стоимость ценных бумаг” — это данные, скорректированные по текущей рыночной стоимости в соответствии с методологией, описанной в разделе "Структура портфеля ценных бумаг". Данные вносятся из графы “переоценка портфеля” таблицы, отражающей структуру портфеля ценных бумаг клиента. Значение суммы денежных средств клиента поступает из таблицы, показывающей баланс счета денежных средств.
10.3. Файлы клиентов
Брокерская или дилерская компания должна хранить основную информацию и переписку с каждым клиентом в специальных папках или файлах. Такая папка обычно содержит следующее:
карточку регистрации клиента
В тот момент, когда компания открывает клиенту счет, на него заводиться отдельная регистрационная карточка. Такая карточка содержит всю необходимую информацию о клиенте, структурированная аналогично той, которая содержится в Файле имен и адресов, и дополнительно содержит образец подписи клиента.
договора на обслуживание клиента
поручения на сделки
подтверждения сделок
копии отчетов клиенту
доверенности на совершение операций
копии уведомлений клиенту
запросы клиентов и т.д.
11. Пример использования учетных регистров бэк-офиса
Рассмотрим использование учетных регистров бэк-офиса на следующим примере:
1. 10 июня компания Пример-Инвест покупает 100 акций "Томскнефть" по $4 у компании Нева Плюс (номер контракта - 1846). До этого Пример-Инвест не имела акций "Томскнефть" на балансе. Перерегистрацию акций осуществляет компания Нева Плюс. Выписка из реестра о перерегистрации акций на имя Пример-Инвест получена 13 июня. Компания Пример-Инвест произвела оплату купленных акций 14 июня. (Начальная сумма на рублевом счете - 10 млн. руб.)
2. 13 июня компания Пример-Инвест продает 250 акций "Томскнефть" по $5 компании Арбат (номер контракта - 1847). При этом, 150 акций были проданы без покрытия (короткая продажа). Перерегистрацию осуществляет компания Арбат. Документы на перерегистрацию отправлены в компанию Абрат 13 июня. Выписка из реестра о перерегистрации получена 18 июня. Банковская выписка о получении денег по сделке получена 19 июня.
3. 14 июня компания Пример-Инвест покупает 360 акций "Томскнефть" по $4.5 у компании Уральский Брокер (номер контракта - 1848). Акции перерегистрирует Уральский Брокер. Выписка о перерегистрации акций на имя Пример-Инвест получена 18 июня. Компания Пример-Инвест произвела оплату купленных акций 19 июня.
Ниже представлены следующие журналы и регистры бэк-офиса компании Пример-Инвест:
* журнал учета денежных средств;
* книга учета денежных средств (на 14.06);
* журнал учета дилерских операций;
* журнал учета ценных бумаг;
* книга учета ценных бумаг;
* отчет о незавершенных сделках;
* отчет о состоянии клиентского счета (составлен за другой период времени, т.к. данных этого примера недостаточно).
Условия сделок:
* Контракт заключается в валюте;
* Оплата производится в рублях по курсу на день заключения контракта;
* Оплата производится после перерегистрации;
* Регистрационный сбор не рассматривается.
Курс рубля к доллару:
10 июня 5050
13 июня 5050
14 июня 5060
19 июня 5060