Контрольная работа по курсу «Основы документационного обеспечения управления»
Выполнил:
Саратов 2004
В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждений, предприятий, фирм. С помощью управленческой документации осуществляется планирование, финансирование, распорядительную деятельность аппарата управления, ведется бухгалтерский учет и отчетность и т.п. Во время проведения ревизий проверяют именно документы, поскольку они служат основным доказательством фактов. Роль документов в различных областях деятельности человека трудно переоценить.
При написании данной работы были использованы различные источники. Анализ учебной литературы показал, что вопросы, касающиеся понятия о корреспонденции являются актуальными и содержатся во всех учебниках и учебных пособиях по делопроизводству. Основу данной работы составили учебное пособие «Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления» Кирсановой М.В.и Аксенова Ю.М., и «Делопроизводство: Практическое пособие» Андреевой В.И.
Законодательную базу работы составили: Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах от 07.07.1993 №5341 1, ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ Р 6.30–97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Изменение №1 к ГОСТ Р 6.30-97 а также «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения».
Как известно, деятельность всех юридических и физических лиц в той или иной мере связана с документооборотом. Однако статус самих документов не всегда определяется достаточно точно, а это в свою очередь может привести к возникновению различного рода правовых проблем.
Итак, Словарь русского языка С.И. Ожегова дает следующее определение: "Документ - это деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-либо". И, хотя в этом определении налицо такие признаки документа как бумажный носитель и доказательственная сила оно является неполным и даже несколько устаревшим.
Юридическую трактовку понятия «документ» дает Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации», в котором термины «документированная информация» и «документ» рассматриваются как синонимы. Согласно этому Закону «документированная информация (документ)» есть «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»[1] . В этом же значении термин «документ» используется и в двух основных Государственных Стандартах, регулирующих создание, оформление и использование документов – ГОСТ Р 6.30–97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 года № 273 и ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 года № 28. Оба ГОСТа введены в действие с 1 января 1999 года. ГОСТ Р 6.30–97 действует в редакции Постановления Госстандарта России от 20 января 2000 года № 9-ст.
Но, несмотря на то, что термин "документ" используется во всех сферах общественной деятельности и существует ряд его законодательных и официальных определений, почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого понятия. В зависимости от того, какая отрасль знания дает это определение, преобладает один из аспектов (правовой, управленческий, исторический), хотя информационная сущность документа остается очевидной.
Так или иначе, у каждого документа есть ряд функций. Зачастую высказывается мнение, что функция документа - есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Однако, этот подход не совсем верен, поскольку любой документ полифункционален. Среди функций документа можно выделить общие и специальные. Далее мы рассмотрим их несколько подробнее.
К общим функциям в первую очередь относят информационную функцию, которая определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам.
Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.
Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества: как известно, без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Особенно ярко коммуникативная функция выражена в документах, ориентированных в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.), и документах двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).
Культурная функция предполагает способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).
Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.
Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.
Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь, когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.
Отдельно среди функций документа выделяется функция учета, которая дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля.
Все вышеперечисленные функции можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, учета) и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника).
В делопроизводстве часто используется понятие «система документации», и элементом подобной системы может являться любой созданный документ. Объединение документов в систему документации происходит по их отдельным видам или разновидностям. Однако до настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации различных документов.
Итак, классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Классификация документов в делопроизводстве обеспечивает быстрый поиск нужных документов, повышает оперативность работы с ними.
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием и его деятельностью. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники планово-финансовых отделов, бухгалтерии, снабжения и сбыта, коммерческих, юридических отделов и других функциональных подразделений
То есть, важнейшим признаком для классификации документов всегда является его содержание, и служебные документы могут подразделяться на:
документацию по административным вопросам;
документацию по материально-техническому снабжению;
документацию по планированию;
документацию по оперативной деятельности;
документацию по бухгалтерскому учету;
документацию по подготовке и расстановке кадров;
документацию по финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.
Кроме того, все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по ряду признаков.
По месту составления документы делят на: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц).
По степени унификации (по форме) различают документы
индивидуальные,
типовые,
трафаретные,
примерные,
унифицированные в виде анкеты и таблицы.
Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, поскольку они позволяют экономить время на подготовку. Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.
Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.
Таблица представляет собой документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк. У данного вида документа есть преимущество: текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные.
По происхождению выделяют: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными.
По виду оформления документы бывают: оригиналы (подлинники), копии, выписки, дубликаты. Подлинник - это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия - повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «Копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать. Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного раздела. При оформлении выписки надо обязательно указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право, в случае утери владельцем подлинного документа, выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.
Гораздо реже используются другие виды классификации документов. Такие как, классификация по наименованию (приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, доверенности и т.д.)
По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фото- фоно- кинодокументы.
По степени сложности документы классифицируют на простые, это документы, в которых рассматривается один вопрос, и сложные, где освещается несколько вопросов.
По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности:
совершенно секретные,
секретные,
документы для служебного пользования (ДСП),
документы с грифом "конфиденциально".
По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы, в свою очередь также подразделяются на действительные и недействительные, причем недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.
Еще один вид классификации предусматривает деление документов по срокам исполнения: срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно".
По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
Еще один критерий классификации документов - степень обязательности. По нему вводится деление документов на информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.
Итак, переходя к данному разделу работы, целесообразно будет обратиться к вопросу об унификации документов. Как мы знаем, унификация документов это установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов. Все выше обозначенные меры проводятся в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования оргтехники.
ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (дата введения 1 января 1999 г.) является основой для оформления организационно-распорядительной документации. Данный стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.
Как известно, каждый документ состоит из элементов, называемых реквизитами. Причем различные документы имеют их разный набор, а совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр данного документа.
ГОСТ Р 6.30-97 определяет 29 реквизитов для организационно-распорядительных документов, входящих в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД):
01 - Государственный герб Российской Федерации. Его изображение помещается на бланке в соответствии с Положением о Государственном Гербе.
02 «Герб субъекта Российской Федерации» и 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» отменены постановлением Госстандарта РФ от 21.01.2000 г. №9СТ.
04 - код организации по ОКПО проставляется в верхней части документа.
05 - код формы документа по ОКУД, состоящий из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ), проставляют также в верхней части.
06 - наименование организации указывается в полном соответствии с наименованием, закрепленном в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке.
07 - справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации.
08 - наименование вида документа указывается на всех служебных документах, кроме писем. Оно пишется после наименования организации прописными буквами в соответствии с наименованиями видов документов, предусмотренными УСОРД и ОКУД.
09 - дата документа, которой считается дата его подписания или утверждения, оформляется арабскими Цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год (4 цифры).
10 - регистрационный номер документа присваивается каждому исходящему, внутреннему документу и входящему документу при его регистрации в соответствии с принятой системой индексации, основу которой составляют порядковый номер документа. В зависимости от конкретного регистрационного массива документов к порядковому номеру могут прибавляться и другие составные части (например, индекс дела по номенклатуре дел).
11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который давался ответ.
12 - место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено их определение по реквизитам 06 и 07. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.
13 - гриф ограничения доступа к документу проставляется без кавычек на первом листе документа.
14 – адресат, в качестве которого могут выступать организации, структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ – в дательном падеже, причем инициалы указывают перед фамилией. В случае, когда документ отправляют сразу в несколько организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Но следует помнить, что документ не должен содержать более четырех адресатов- при большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.
В состав данного реквизита может включаться почтовый адрес.
15 - гриф утверждения документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должностного лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи должны располагаться на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО) без кавычек, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.
16 – резолюция включает в себя фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно подписывается и датируется. Если исполнителей документа несколько, то они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым.
Резолюция проставляется в правом верхнем углу документа между реквизитами «Адресат» и «текст». При необходимости написания второй последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Допускается писать резолюции на отдельных листах бумаги, которые затем подшиваются в дело вместе с письмом.
17 - заголовок к тексту представляет собой краткое изложение содержание текста документа. Его располагают в левом верхнем углу после реквизитов бланка документа. При написании документа формата А5 заголовок не указывается.
18 - отметка о контроле проставляется только на тех документах, исполнение которых взято под контроль. Отметка включает в себя букву «К» или слово «Контроль», поставленные цветным карандашом или специальным штампом.
19 - текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Причем, тексты документов могут быть оформлены в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Связный текст, как правило, состоит из двух частей: в первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. В некоторых случаях текст может содержать только заключительную часть.
Однако в любом случае можно выделить ряд требований к текстам служебных документов:
краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования,
объективность и достоверность информации,
составление, по возможности простых документов,
структурирование текста документа,
широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.
Особое внимание при написании уделяется языку и стилю служебных документов:
нейтральный тон изложения,
точность и ясность изложения,
исключение повторов и отсутствие излишних подробностей,
употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний,
употребление специальных терминов.
использование сокращенных слов и др.
Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точкой после них.
20 – отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, указанные в тексте, отметка о них делается в следующей форме: Приложение: на 10л. в 3 экз. В случае, когда приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует сделать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.
21 –подпись. В состав данного реквизита входят: наименование должностного лица, подписывающего документ (с наименованием организации, если документ оформлен не на бланке, и без наименования организации, на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. В случае, если документ подписывается равными по должности лицами, их подписи располагают на одном уровне.
22 - гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, расшифровки и даты. Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания педагогического совета ПУ 45 от 10.02.2002 №5
или
СОГЛАСОВАНО
Письмо Главархива РФ От 10.02.2002 №01-4/270
Грифы согласования располагаются ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.
23 - визы согласования документа включают в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания. При наличии замечаний к документу это указывается в визе, а сами замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Если подлинник документа остается в организации, то визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. На копии отправляемого документа визы проставляются в нижней части лицевой стороны.
24 – печать. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расхода денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью. Оттиск должен быть поставлен так, чтобы он захватывал часть наименования должностного лица, подписавшего документ.
25 - отметка о заверении копии ставится путем нанесения заверительной надписи ВЕРНО, наименования должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.
26 - отметка об исполнителе. Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона располагают на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать: краткие сведения об исполнении, слова «в дело», номер дела, в котором будет храниться документ. Эта отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором данный документ был исполнен.
28 - отметка о поступлении документа в организацию располагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации – получателя документа, дату поступления документа, его индекс.
29 - идентификатор электронной копии документа это отметка, проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Определенные требования предъявляются и к бланкам документов. Служебные документы изготовляются и размножаются на бумаге стандартного формата, что связано с использованием множительной техники, с необходимостью хранения документов. Наиболее употребительные два основных формата А4, А5, допускается использование бланков формата АЗ и А6.
Бланки документов в унифицированной системе организационно-распорядительской документации должны иметь поля не менее,: 20 мм - левое, 10 мм - правое, 15 мм - верхнее, 20 мм - нижнее.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
общий бланк. Он содержит следующие реквизиты:
- государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ)- для организаций, имеющих на это право;
- эмблема организации или товарный знак;
- наименование предприятия вместе с наименованием вышестоящей организации (если она имеется).
бланк письма включает следующие реквизиты:
- государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ);
- эмблема организации или товарный знак;
- код организации (предприятия по ОКПО);
- наименование предприятия вместе с наименованием вышестоящей организации (если она имеется);
- справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, а также, по усмотрению организации, адрес электронной почты, Web-сайт (страница в Интернете), номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК) и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), номер и дату выдачи лицензии).
На бланках письма допускается указывать трафаретные части следующих реквизитов: дата, регистрационный номер и ссылка на регистрационный номер и дату документа, например:
_________№______
На №_____от______
На бланках письма могут ставиться ограничительные уголки для таких реквизитов, как адресат, заголовок к тексту, отметка о контроле.
бланк конкретного вида документа (кроме письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа и кодом по ОКУД.
Документы допускается изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств, средств вычислительной техники. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.). При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.
Все реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5-2 интервала. Реквизиты оформляют через 2-3 интервала друг от друга. Максимальная длина строки каждого реквизита (кроме текста) - 28 знаков. Текст документа печатают через 1,5 интервала (на бланках А4).
Раздел 2. Роль корреспонденции в деятельности предприятия, на примере ООО «****»
Данный раздел контрольной работы рассматривается на примере ООО «****». Область действия данного предприятия – предоставление услуг по общественному питанию.
Управление данным предприятием, как и любым другим, требует создания многих видов управленческих документов, в отсутствии которых становится невозможным решение задач планирования, финансирования, бухгалтерского учета и отчетности, кадрового обеспечения деятельности предприятия…
Итак, остановимся подробнее на документации, используемой на предприятии.
Документы, возникающие в процессе работы предприятия, отражают различные виды деятельности: распорядительная деятельность директора предприятия фиксируется в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу, работа ревизионных комиссий – в актах, производственно-хозяйственная деятельность – в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.
Как мы уже отмечали выше, именно документы служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия, а также в других ситуациях, возникающих в процессе коммерческой деятельности предприятия.
Как уже отмечалось в первом разделе, классификация документов очень разнообразна. Обратившись к этому вопросу на практике также можно выделить множество подходов: классифицировать документы можно и по содержанию, и по наименованию и по ряду других признаков.
Особое место во всем многообразии документов занимают документы по личному составу. Их значение определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение. В ООО «****» кадровая документация ведется в строгом соответствии с КЗОТ и Инструкцией по ведению трудовых книжек.
Хранение документов на данном предприятии производится в соответствии с Основами законодательства России об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. Для систематизации помещаемых в архив документов образуется такая единица их хранения, как дело, которая представляет собой документ или совокупность документов, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку. Документы на предприятии формируются в дела, согласно номенклатуре дел систематизированному перечню наименований дел, регистрируемых в организации, с указанием сроков их хранения.
Предприятие представляет сведения о своих фондах и документах органам и учреждениям Федеральной архивной службы по их запросам с целью государственного учета этих документов.
ООО «****», как и другие предприятия, действующие на территории РФ, по первому требованию предъявляет всю необходимую документацию при проверках со стороны ГНИ, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами.
Однако, несмотря на соблюдение требований и действующего законодательства РФ при ведении документации на предприятии, существуют некоторые негативные моменты.
Так, необходимо отметить, что у ООО «****» нет общего бланка, бланка письма, а также бланков конкретных видов документов. Их отсутствие негативно сказывается на производительности труда (поскольку при составлении документов приходится многократно вносить одну и ту же информацию), и имидже предприятия. В связи с этим было бы целесообразно изготовить вышеуказанные бланки и использовать их в процессе деятельности ООО «****». Кроме того, целесообразно более активно применять технические средства при оформлении документов.
Рассмотрев в данной работе вопрос «понятие о корреспонденции» мы можем прийти к ряду выводов.
Данная тема является на сегодня чрезвычайно актуальной и это обусловлено в первую очередь тем, что, как показывает практика, далеко не каждый бумажный носитель с записанной на нем информацией можно назвать документом. И главной причиной этого является отсутствие или неверное оформление отдельных реквизитов документа. в связи с эти каждый специалист, работающий со служебными документами, должен хорошо знать правила оформления всех предусмотренных ГОСТ Р6.30-97 надписей на организационно-распорядительных документах.
Кроме того, знание данного вопроса помогает предпринимателю избегать внешних и внутренних конфликтов при ведении своего дела. А это, в свою очередь, позволяет ему сосредоточить свое внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли и развития предприятия.
Единые правила документирования управленческих действий, которые определены в ГСДОУ, УСД
В сущности, вся данная работа посвящена теме Единые правила документирования управленческой деятельности, поскольку содержание третьего пункта первого раздела может рассматриваться как одно из требований к оформлению управленческих документов. Однако остановимся на данном вопросе подробнее.
Как мы знаем, документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий.
Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применение Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).
Все управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям об организации и другим нормативным документам, содержащим правила документирования. В соответствии действующим законодательством и компетенцией органы управления создают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указы, поручения, инструкции.
Кроме того, на предприятиях, в ходе заседаний, советов, собраний, совещаний, ведутся записи, на основе которых затем составляются в протоколы.
В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственным и другим организациям и отдельным гражданам. Это происходит в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией. При необходимости более срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, используется факсимильная, модемная связь либо телефон.
Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др. проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями, руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций. Причем согласование документа должно производится в строгой очередности.
Подписывается либо утверждается управленческий документ руководителем организации, либо замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами. В некоторых случаях необходимо наличие нескольких подписей (если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц, если это совместный документ нескольких организаций и др.).
В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организации. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляются службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле запрещается.
Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» // «Российская газета», № 39, 22 февраля 1995 г.
Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской федерации и архивах от 07.07.93 №5341 1// Ведомости съезда народных депутатов РФ и Верховного совета РФ.-1993.-№33.
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».- М.: Изд-во стандартов,1998.
ГОСТ Р 6.30–97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».- М.: Изд-во стандартов,1997.
Изменение №1 к ГОСТ Р 6.30-97. Принято и введено в действие Постановлением Госстандарта России от 21.01.2000 №9-ст.
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.- М.: Главархив СССР, 1991.
Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие/ Издание 8-е, переработанное и дополнение. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2001. – 192 с.
Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебн. пособие для студентов экономич. Вузов и колледжей. – 2-е изд., перераб. и доп. – Ростов н/Д: Феникс, 2001.- 320 с.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие.-4-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение,2002. – 296 с.
[1] Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и
защите информации» // «Российская газета», № 39, 22 февраля 1995 г.