Введение
Автоматизация сопровождает человеческое общество с момента его зарождения, она внутренне присуща его развитию. В методологии ее определяют как замещение процессов человеческой деятельности процессами технических устройств. С каждым новым открытием человек снимал с себя очередную "обязанность" и перекладывал ее на подручные средства, на животных, потом на машины. Появился компьютер, и человеку так захотелось и свою главную функцию переложить на машину, что даже споры разгорелись: может ли компьютер думать? Однако процесс познания нельзя переложить на машину, поскольку именно он направляет развитие. Если познавать будут машины, то и развиваться будут они, а не человек. Императив развития предполагает, что сначала человек должен познать процесс и только потом он сможет переложить его реализацию на машины. Невозможно автоматизировать ни один процесс, пока не получены знания о том, как, а главное, почему его осуществляет человек. Автоматизация идет следом за знанием, но никогда не предшествует ему. Кроме того, нужно понимать, что автоматизация - не самоцель. Она должна служить определенным целям. Российским фирмам она необходима, но, как и во всяком деле, голова должна быть на месте. Иначе автоматизация превратится в бардак и неразбериху, и толку от нее не будет.
Очевидно, что автоматизация "бардака", не нужна. Вопрос надо ставить так: как изменить технологию управления фирмой, чтобы решить задачу выживания предприятия, или задачу улучшения финансовых показателей, или задачу построения стратегически устойчивого предприятия, или задачу контроля над предприятием со стороны собственников. Поставив вопрос таким образом, понимаешь, что без оперативной и достоверной информации решить его невозможно. А откуда берется эта информация - из системы, или собирается вручную - это уже вопрос в каком-то смысле второстепенный. Поэтому немаловажно, с чьей позиции рассматриваются результаты автоматизации. Если задачей автоматизации является повышение управляемости, то, как правило, толк от автоматизации есть!
Использование ЭВМ при управлении предприятием как объективная необходимость
Для развития фирмы необходимо создать определенную структуру, чтобы упорядочить ее деятельность, иначе при стремительных темпах роста через некоторое время может наступить «хаос». Какую-то структуру, вероятно, можно было бы создать и с помощью служебных инструкций и обучения персонала, но тогда в период развития эти инструкции пришлось бы постоянно переписывать, а смена персонала свела бы на нет все усилия. Поэтому лучше, если структура будет заложена в автоматизированной системе, которая будет иметь возможность развиваться вместе с фирмой. Тогда новые сотрудники, приходя на фирму, поневоле будут адаптироваться к существующей системе. Такой взгляд на автоматизацию выявляет основное ее свойство: способствовать систематизации труда персонала на предприятии.
Многие руководители предприятий, поставившие своим сотрудникам задачу внедрить средства автоматизации на фирме, скорее всего, приведут другие аргументы: наладить учет, облегчить работу персоналу, сократить время на подготовку отчетности и т. п. Однако легко показать, что все указанные задачи сводятся к одной - систематизировать труд на предприятии. При кажущейся простоте это самая сложная задача для любого предприятия, и тем более нового, которое взаимодействует с такими же "новичками". Нередко случается, что руководство, не сумев организовать труд на предприятии, надеется, что внедрение автоматизации обеспечит решение этой задачи. В большинстве случаев такие надежды не сбываются. Образно выражаясь, автоматизация — это система с положительной обратной связью: кто работал хорошо, будет работать лучше, кто работал плохо, будет работать если не хуже, то во всяком случае не лучше. Поэтому руководителю, у которого возникло желание внедрить автоматизацию, необходимо ответить на первый вопрос: "Почему у меня возникло такое желание?" Часто предпосылкой автоматизации служат жалобы сотрудников бухгалтерии на то, что они "зашиваются", или складских работников, которые выписывают накладных больше, чем имеется товара на складе. Такие жалобы порождают естественное стремление "расшить узкие места" с помощью компьютера и при этом подешевле. Пойдя таким путем, руководство через некоторое время узнает, что большинство проблем осталось. С помощью компьютера люди стали работать быстрее, но в принципе мало что изменилось, потому что проблема была не столько в деятельности отдельных сотрудников, сколько в обеспечении их взаимодействия.
Здесь необходимо вспомнить о базисных свойствах систем: система, организующая взаимодействие своих элементов, даже без использования технических средств, способна сама выявлять и отчуждать элемент, не отвечающий ее целевой функции. Если, к примеру, на хорошо работающем предприятии с приходом на склад нового сотрудника начали пропадать накладные или обнаруживаться недостачи товара, то руководителю недолго придется размышлять, в чем причина. Но если на предприятии на различных участках спорадически возникают проблемы, то руководству трудно кого-либо винить, так как в данном случае причина не столько в нерадивости отдельных сотрудников, сколько в отсутствии систематизации труда, и вина за это возлагается только на руководство. Понимание этого породило в цивилизованном мире целый класс менеджеров, т. е. организаторов трудового процесса. Мы же только сейчас внедряемся в пространство самоорганизующегося взаимообусловленного взаимодействия. Из-за отсутствия необходимых знаний и опыта сумятица в умах естественным образом порождает сумятицу в терминах, и в результате продавца называют менеджером, магазин - складом, а программу, решающую одну задачку, — системой.
Рано или поздно появляется осознание необходимости уделять специальное внимание организации труда на предприятии. Приходит понимание того, что менеджер не принимает участия в процессе производства (торговля - это тоже производство услуг по продаже товара), а организует этот процесс. И вот когда необходимое понимание реализовалось на предприятии в конкретные решения и появились менеджеры в истинном смысле этого слова, начинается осмысленная деятельность руководства, направленная на систематизацию труда. Возникает необходимость автоматизировать не отдельные рабочие места, а технологические цепочки, после чего встает вопрос об автоматизации деятельности всей фирмы. Наивно при этом думать, что по всему офису будут бегать шустрые роботы и делать всю работу, а сотрудники - с умилением за ними наблюдать. К сожалению, с похожими представлениями об автоматизированном офисе иногда приходится встречаться. Здесь опять происходит путаница в терминах: нарисованная картинка с роботами соответствует автоматическому, а не автоматизированному офису. Автоматизированная система помогает человеку выполнять операции, а не выполняет их за него. Главное при создании систем такого рода — определить, на каких этапах технологического процесса должен принять решение человек-оператор. Для этого необходимо отчетливо представлять весь технологический процесс, затем следует организовать труд людей в соответствий с данным знанием и уже после всего можно думать об автоматизации. Персонал должен знать: откуда и в каком виде он получает начальные условия для совершения операции; алгоритм или способ совершения своей операции; какой результат и в каком виде он должен получить; кому и что передать при завершении данной операции. Казалось бы, чего проще... Однако все это просто понять, когда речь идет о конвейере и рабочему необходимо завернуть одну гайку, которая у него под рукой. В системах организационного управления все несколько сложнее.
Готовность предприятия к использованию автоматизированной системы управления
Когда результат одной операции однозначно определяет начальные условия следующей операции, то операция линейная, для человека же она представляется рутинной. Например, один сотрудник выписал накладную клиенту для получения товара, а другой должен на складе выдать товар по этой накладной. Затем сотрудник в бухгалтерии обязан учесть расход данного товара с данного склада данному клиенту. Эта операция тривиальна, когда она однозначна. Если же однозначность отсутствует (как это бывает в реальной жизни), то необходимо определить точки принятия решения и ответственность за принятое решение. Если не касаться перспектив использования в этих точках интеллектуальных систем, то в общем случае ответственность за принятое решение лежит на человеке. Посмотрим на примере, где человеку необходимо принимать решения или, что, в общем, одно и то же, нести ответственность.
1. Сотрудник выписал накладную клиенту, который не оплатил товар.
2. Накладная выписана на товар, которого нет на складе.
3. Накладная выписана на количество товара, превышающее его наличие.
4. Накладная выписана не на тот товар, который заказал и оплатил клиент (другой артикул, например).
5. Клиент не пришел на склад за товаром по выписанной накладной.
6. Клиент отказался получать товар или его часть из-за обнаруженных дефектов.
7. По просьбе клиента на складе ему вместо товара, указанного в накладной, выдали другой товар, к тому же отличающийся по цене.
8. Клиент потерял накладную по пути на склад.
9. Кладовщик неправильно оприходовал товар по количеству и номенклатуре.
10. Кладовщик похитил или укрыл товар.
11. Кладовщик ошибся при отпуске товара.
12. Кладовщик потерял накладные.
Здесь перечислены далеко не все возможные ситуации в этой простой цепочке операций. Нестандартные ситуации влекут за собой потери времени или денег. Сокращая время на их разрешение, или предотвращая их, мы экономим деньги. Однако нам нечего будет экономить, если персонал не будет знать, как отрабатывать стандартные ситуации, а тем более нестандартные.
Если персонал это знает, то независимо от использования средств автоматизации на предприятии труд систематизирован. В таком случае даже использование автономных средств автоматизации принесет ощутимый результат. Для подобных предприятий легко создавать АСУ, беда только в том, что таких предприятий крайне мало. Большинство предприятий характеризуется той или иной энтропией. Поэтому прежде чем начать автоматизацию, следует оценить степень систематизации труда на предприятии и, насколько это удастся, свести труд отдельных людей в систему.
Организацией труда на предприятии призваны заниматься менеджеры. Помимо общего знания о технологических процессах, они имеют конкретный опыт работы на данном предприятии, так как именно им приходится разрешать нестандартные ситуации. Идеальный вариант, когда на предприятии один менеджер и он же - директор (да к тому же и владелец). Тогда ему достаточно делового набора Microsoft под Windows и пакета элементарных программ для сотрудников. К сожалению, такой идеальный вариант может быть реализован только в очень маленькой фирме с толковым и энергичным владельцем. Однако в большинстве же случаев владельцу -индивидуальному или коллективному — приходится организовывать труд на предприятии с привлечением менеджеров по найму.
Лемма*. Если на предприятии больше одного менеджера, то их больше двух, ведь двоим нужен третий, чтобы разделить сферы ответственности. Так на предприятии возникает структура системы управления. Даже в самом простом случае мы получаем трехуровневую иерархическую систему управления.
Предположим, что в какой-то момент на предприятии создана оптимальная система управления (речь идет о "живой", человеческой, а не об автоматизированной системе управления). Понятно, что предприятие не сможет сколь угодно долго жить с этой системой управления, так как внешние условия непрерывно изменяются, и эти изменения должны отражаться в системе. Поэтому необходимы средства поддержания системы и обеспечения ее развития без потери свойств системности.
К сожалению, средства поддержания системы управления, будучи включенными в саму систему, имеют тенденцию по мере роста числа элементов системы порождать побочные информационные потоки, которые со временем способны подавить основные. Этот процесс ведет к деградации организации. Попробуем показать, какова его связь с проблемой автоматизации. Начнем с последнего этапа развития организации, когда система организационного управления практически подавила производственные структуры и начинается процесс деградации. Может показаться, что именно в этот момент необходимо ставить вопрос о внедрении системы автоматизации на предприятии. Так как объем информации стал чрезвычайно велик и без помощи компьютеров его не обработать, то необходимо приглашать команду "автоматизаторов", которые исследуют информационные потоки, направят их в компьютерные "русла", "обвяжут" сетями, и справки и сводки будут вылетать на столы руководителям, как газетные листы из печатного станка. Наш же опыт показывает, что в такой ситуации никакая автоматизация не поможет. Кто будет ставить задачу "автоматизаторам"? Те же менеджеры и руководители отделов, которые захлебываются в потоке информации. Но когда начинается обследование их деятельности, то выясняется, что их работа заключается в проверке результатов предыдущей операции или их интерпретации для вышестоящего контролирующего звена. Подобные звенья в системе многократно дублируют исходную информацию и, следовательно, порождают обвальные информационные потоки. Но они никогда не сознаются в этом и будут уверять в абсолютной необходимости и сложности их труда.
Теперь предположим, что молодая фирма, только что набравшая сотрудников (да и то не всех), решила сразу оснаститься по высшему классу, а уж потом думать, что и как она будет делать. Такая ситуация встречается не так уж редко. И в этом случае затраты на автоматизацию не приводят к оптимальному результату. Формирование "живой" системы требует определенного времени и усилий конкретных людей с их личным опытом и знаниями. Сам процесс формирования системы носит отпечаток личностей, в нем участвующих, и поэтому противоречив. В общем случае для такой фирмы рано создавать систему автоматизации. С большой степенью вероятности через некоторое время данная система перестанет быть адекватной "живой" системе, которая неминуемо сформируется, если фирма будет эффективно работать. Итак, как всегда, истина лежит посредине. Фирма готова к автоматизации, когда деятельность отдельных элементов в ее "живой" системе начинает стабилизироваться: направление определено, состав менеджеров минимальный, но функционально полный, показатели деятельности фирмы стабильно растут. Теперь перед руководством фирмы встает вопрос: «Создавать самим или заказать на стороне систему автоматизации фирмы?».
Преимущества разработки автоматизированной системы управления специализированной фирмой
В большинстве случаев целесообразно заказывать систему на стороне, а не создавать собственное подразделение разработчиков. Почему так происходит, рассмотрим ниже.
Нередко случается так, что руководство нанимает "околокомпьютерного мальчика", который приносит кучу дискет, на которых записано множество "неофициально" полученных пакетов программ (от редакторов текстов до пакетов трехмерной графики). После этого устанавливают на компьютеры весь этот ворох программ, который венчает легально приобретенная бухгалтерская программа, к примеру "Финансы без проблем". Теперь можно сказать, что офис компьютеризован. Бог в помощь такому руководителю и процветания его фирме!
Но бывает и иной подход. Руководитель дает объявление, что примет на работу людей, умеющих то–то и то-то, и такие люди находятся. Перед ними ставится задача создать автоматизированную систему для управления предприятием... хорошую, очень хорошую, самую лучшую. Не исключено, что это будет "новое платье короля". Более того, нередко так и бывает. Но предположим, что система вышла на славу. Так могло получиться, только если в процессе работы сложился дружный творческий коллектив. Но работа у данного заказчика закончилась. Что предстоит такому коллективу разработчиков, неужели его деятельность ограничится внесением эпизодических улучшений в созданное изделие? Скорее всего, разработчики попрощаются с заказчиком и будут создавать аналогичные изделия для других. А с чем же останется наш заказчик? Так как работа производилась его персоналом, то никаких гарантийных обязательств по этой работе у него не осталось. Со всеми пожеланиями о доработках ему придется обращаться к самостоятельному коллективу и, как говорится, за отдельную плату. Следует вывод, что, пойдя по пути самостоятельной разработки, к тому же при очень малой вероятности хорошего результата, заказчик получает то, от чего хотел уйти.
Кратко обозначим основные преимущества внешнего разработчика, которые свойственны ему по определению.
Профессионализм. Внешний разработчик интегрирует не только опыт многих разработок, но и многих "живых" систем, которые ему пришлось автоматизировать.
Реализм. Разработчик должен отчетливо представлять степень реализуемости задания, тем самым предохраняя заказчика от неоправданных затрат финансов и/или времени на нереализуемые проекты. Это, на наш взгляд, самое важное преимущество.
Ответственность. Внешний разработчик несет перед заказчиком юридическую и финансовую ответственность за разработку в полном объеме (в отличие от собственного разработчика).
Экономическая целесообразность. Разработку системы может выполнить только подготовленный коллектив, имеющий концептуальные, инструментальные и технологические наработки. На оснащение, обкатку и наработку всего этого уходит немало времени и средств. Поэтому при относительно небольших планируемых сроках (до двух лет) на эту работу и разовом ее характере на данном предприятии разработка внешним исполнителем будет стоить дешевле, чем собственным. В некоторых случаях могут быть варианты, но это требует детального анализа.
К созданию своих коллективов разработчиков обычно тяготеют те фирмы, которые сами специализируются в этой или близких областях. Собирая или приглашая к себе коллектив разработчиков, фирмы чаще всего имеют в виду, что, выполнив работу для них, данный коллектив впоследствии создаст рыночный продукт, который окупит разработку и сохранит коллектив для последующих усовершенствований созданной программы. Конечно, резон в таком подходе есть, и существуют примеры успешной его реализации. Однако в общем случае стимулы у коллектива, который находится на постоянной зарплате в организации, гораздо менее сильные, чем у фирмы, привлеченной для выполнения конкретной работы за конкретное вознаграждение. Есть еще один психологический момент, связанный с разработкой, выполненной собственным коллективом. После того как работа выполнена и ее стали использовать на предприятии, база данных системы начинает очень быстро насыщаться информацией. Если концепция и средства разработки были выбраны неправильно, то это ведет к стремительному падению эффективности ее применения. Руководство в этом случае требует ее доработки, даже когда оно уже понимает, что неправильна сама концепция системы. Слишком тяжело принять решение о создании или приобретении новой разработки и тем самым признать свою прежнюю ошибку.
Автоматизация учета или учет на базе автоматизации?
Главная цель и к тому же первый результат системной автоматизации в области организационного управления — это нормальный учет.
Основное предназначение учета — сформировать базис данных о состоянии предприятия. При этом речь идет не только об учете товаров, но и о состоянии всех данных, характеризующих предприятие (количество товара на складе, в пути, сколько товара заказано, оплачено, выписано, разрешено к отпуску, сколько отпущено, отпущено в кредит, за наличную оплату, сколько возвращено по рекламациям и т. д.). И этот далеко не полный перечень относится к товарам, а ведь есть еще основные средства, "малоцен-ка", производственные запасы, договорные отношения с обязательствами, отношения с персоналом, с представителями бюджета, частные отношения руководителя фирмы. Все аспекты производственной деятельности, как в зеркале, находят отражение (хотя порой своеобразное) в бухгалтерии предприятия. Предприятию необходима бухгалтерия, чтобы увидеть недостатки в работе и устранить их. Отсюда главное и, пожалуй, единственное назначение бухгалтерии - отражать фактическое (!) состояние дел предприятия.
Бухгалтерский учет - прикладная экономическая дисциплина, приобретающая в условиях переходной экономики первостепенное значение для предприятий всех форм собственности и размеров - обеспечивает регистрацию, хранение и обработку информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия. В условиях экономической нестабильности и частой смены нормативных актов государства, правил ведения бухгалтерского учета профессия бухгалтера становится все более престижной, а его роль в управлении предприятием - ключевой. Сложности настоящего времени вынуждают бухгалтеров постоянно совершенствовать квалификацию, отслеживать последние изменения и дополнения к действующим законам и учитывать их в практической деятельности. Бухгалтерский учет в таких условиях гораздо менее формализуется, чем при стабильной экономической ситуации, и от бухгалтера подчас требуется настоящее искусство, чтобы, с одной стороны, не загнать предприятие в угол из-за уплаты налогов, а с другой - формально не нарушить закон и избежать штрафных санкций.
Использование персональных компьютеров для автоматизации бухгалтерского учета является важной составной частью системы информационного обеспечения всей деятельности предприятия. Сам по себе бухгалтерский учет состоит из множества рутинных операций, связанных с многократным выполнением одних и тех же арифметических действий, подготовкой разнообразных по форме отчетных и платежных документов и переносом данных из одних документов в другие. Несмотря на кажущуюся простоту автоматизации бухгалтерской деятельности, не так-то легко получить решение, удобное для неискушенного в применении компьютеров человека. Кроме того, определенную трудность представляет постоянное изменение требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету, увеличивающее потребность в гибких, быстро адаптируемых к новым условиям программных комплексах.
Чем же может помочь российскому бухгалтеру компьютер? Безусловно, компьютерная программа не может заменить грамотного бухгалтера, но она позволит сэкономить его время и силы за счет автоматизации рутинных операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы. Кроме того, автоматизированные системы бухгалтерского учета способны помочь подготовить и сохранить в электронном виде первичные и отчетные документы, а также бланки часто повторяющихся форм (платежные поручения, счета-фактуры, приходные и расходные ордера, авансовые отчеты и др.) с уже сформированными реквизитами предприятия.
Часто под бухгалтерией понимают все функции управления финансами предприятия, в том числе планирование, прогнозирование, расчет затрат и т. п., поскольку на небольших предприятиях все эти вопросы зачастую находятся в ведении одних и тех же людей. Когда же разрабатываются средства автоматизации, эти функции необходимо различать. Не зря в структуре управления крупных предприятий существуют помимо бухгалтерии плановый, финансовый, экономический, а иногда и договорный отделы.
Рассмотрим процедуру отпуска товара со склада. Один из основных циклов, включающий данную процедуру, состоит из взаимосвязанных операций. К ним относятся:
1) выписка счета на интересующий покупателя товар;
2) оплата этого счета клиентом;
3) учет в бухгалтерии факта оплаты;
4) выписка расходной накладной на склад, где хранится товар;
5) расходование данного товара со склада;
6) учет в бухгалтерии израсходованного товара.
Попробуем проанализировать некоторые ситуации указанного цикла, из числа тех, которые могут привести к осложнениям при использовании автоматизированной системы.
Рассмотрим вопрос оплаты счета. Если счет оплачен наличными сразу после выписки, то его незачем выписывать. Это обычная продажа, скажем, со склада-магазина. Казалось бы, можно автоматически учесть в бухгалтерии расход этого товара со склада. Но бывают ситуации, когда покупатель, выписав и оплатив товар, не забирает его со склада в течение месяца. И, конечно, дотошный бухгалтер тут же заметит, что можно автоматически формировать кредиторскую задолженность по товару и погашать ее после возвращения накладной со склада. Пока мы рассматриваем идеальный вариант, когда все схемы проводок разработаны и отлажены, это будет верно. Однако введение дополнительного цикла приведет к появлению дополнительных ошибок в бухгалтерии, где их и так бывает достаточно.
Стандартной ситуацией отпуска товара со склада является отпуск, точно соответствующий выписанной накладной. Но кто из коммерсантов не сталкивался с клиентом, который в момент отпуска товара вдруг изменил свое решение? Бывают ситуации когда, придя на склад одной из торговой фирмы, клиент увидит товар, который ему нужнее, чем тот, который оплачен. Просьба произвести замену и принять доплату наличными нередко приводит сотрудников фирмы в оцепенение. Как же это можно сделать, если уже выписан счет, по нему произведена оплата и выписана накладная, которая учтена в бухгалтерии? Только старший менеджер или другой крупный начальник, скрепя сердце, разрешит произвести замену. Он мысленно проклянет подобных клиентов, которые сами не знают, чего хотят. Причиной этому нередко бывает автоматизированная система, в которой оказался реализован только стандартный алгоритм отпуска, не допускающий ветвления.
В другой фирме такая же ситуация не вызывает никакого замешательства. Клиенту тут же переписывают счет с тем же номером, принимают доплату на основании того же счета и выдают товар по новой расходной накладной с тем же номером. Предыдущие документы уничтожаются. И это происходит на фирме нет никакой системы автоматизации.
Говорят ли приведенные примеры о том, что всякая автоматизация плоха? Нет. Плоха та автоматизация, которая ограничивает человека в принятии им решения. Но это к слову.
Несмотря на столь длительное описание процедуры отпуска товара со склада, мы не рассмотрели и десятой части возможных стандартных и нестандартных ситуаций, связанных с этой процедурой. Пока мы не пришли к внедрению в хозяйственную деятельность систем искусственного интеллекта, приходится констатировать, что большинство решений по нестандартным ситуациям надо принимать человеку.
При традиционном способе учета на предприятии бухгалтерия является его центром. В ней сосредотачиваются все факты хозяйственной жизни в денежном выражении. Однако характеризующие их данные не присутствуют в чистом виде. Они выделяются из множества документов, обращающихся на предприятии. Более того, в нашей стране каждая бухгалтерская операция должна быть подтверждена документом, на основании которого она была выполнена. Обратив на это внимание, мы пришли к выводу: пока тот или иной документ о хозяйственной жизни предприятия будет выписываться, как ни автоматизируй бухгалтерию -всегда останется проблема ручного ввода документа. Отсюда будут ошибки при вводе, несогласованность информационных баз, нарушения причинно-следственных связей событий, грандиозные затраты времени на поиск ошибки, вызванной утерей невведенного документа, и т. д. Чтобы этого избежать, необходимо все документы создавать в той же среде, где формируются справки и отчеты по ним. Следовательно, эффективная автоматизация в организационном управлении возможна только тогда, когда она осуществляется в единой системе.
Эта система должна, в первую очередь, формировать базис всех данных, которыми оперируют на предприятии. Если все документы на предприятии будут создаваться в единой электронной среде, то первая и наиважнейшая задача -учет - будет решена автоматически. Когда все сведения, которые могут потребоваться для различных справок и отчетов, находятся в единой базе данных, то задача их интерпретации становится чисто технической. Именно поэтому система, построенная на базисе исходных данных, а не их интерпретаций в виде разнообразных сводов и регистров, становится открытой, т. е. способной к развитию. К примеру, в системе "ЛокОФФИС" в момент ее создания было 750 полей (т. е. атрибутов базы данных). В версии, которая сейчас находится на рынке, этих полей 1200. Скоро, по некоторым предположениям, в версии 2.0 база данных будет содержать уже более 1500 полей. При этом для пользователя системы переход на новую версию "прозрачен", так как ему не надо повторять ввод каких-либо данных. Все справки, которые он мог получить в предыдущих, он найдет и в новых версиях. Для администратора системы процедура перехода на новую версию состоит в экспорте данных из старой базы и импорте в новую.
Большинство программ бухгалтерского учета реализуют те или иные алгоритмы с набором выходных форм, которые до сих пор используются бухгалтерами предприятий, однако эти программы ускоряют их труд, но не изменяют его характера. Весь набор процедур, которые бухгалтер совершает при ручном учете, приходится совершать и при автоматизированном. Иначе и не может быть, если объектом автоматизации является только бухгалтерия. Однако многие виды учета логичнее вести не с помощью бухгалтерской записи, а в естественном виде на месте возникновения учитываемых фактов. Например, если учет отпущенного со склада товара вести на складе, а платежи за товар — в бухгалтерии, при этом и отпущенный товар, и платеж соотнести с получателем товара, то отпадает необходимость в ведении аналитического учета по дебиторской задолженности получателя или кредиторской задолженности перед получателем, но только в том случае, если данные об отпуске товара и платежах за него доступны и актуальны.
Ясно, что такой способ учета проще и точнее. Но для его реализации необходимо все факты хозяйственной жизни предприятия соединить в одной автоматизированной системе. Тогда данные будут естественным путем систематизироваться и накапливаться по мере их возникновения и становиться доступными для анализа. Очевидным следствием такого подхода является использование сети компьютеров с единой схемой базы данных.
Комплексная и системная автоматизация
Основной проблемой, определяющей путь развития автоматизации предприятия, является выбор объекта автоматизации.
Проще всего, конечно, приобрести у разных фирм-разработчиков программы, автоматизирующие те или иные сферы деятельности: бухучет, работу в торговом зале или на складе. Но в этом случае может возникнуть ситуация, когда форматы данных, используемые в одной системе, не будут совместимы с другой, а значит, получить полную картину работы предприятия окажется довольно трудно. Отсюда вытекает, что приобретение программ разных производителей не позволит решить проблемы комплексной автоматизации.
По мере роста числа партнеров, товарооборота, количества складов или розничных магазинов и расстояния от них до центрального офиса требования, предъявляемые к системам автоматизации управленческой деятельности, становятся все более жесткими; они включают в себя единый формат базы данных, полноту функциональных возможностей, необходимость получения информации или данных, актуальных на данный момент времени. Следовательно, встает вопрос о системе комплексной автоматизации деятельности, которая должна обеспечить: •полноту и корректность данных; •гибкость и настраиваемость большинства параметров, отражающих специфику деятельности конкретного предприятия; •высокую надежность и быстродействие; •сохранность информации в базе данных и возможность ее быстрого восстановления; •возможность наращивания и модернизации системы. Соединение складской, бухгалтерской и финансовой систем в единый комплекс является, по мнению многих разработчиков, необходимым условием для реализации на предприятии управленческого учета в режиме реального времени.
При комплексной автоматизации предприятие оснащается набором автоматизированных рабочих мест (АРМ), каждое из которых помогает решению той или иной задачи. АРМ имеет процедуры ручного или полуавтоматического (с дискет) ввода исходной информации, автономно производит ее обработку без привлечения информации из других АРМ. Результатом обработки является выходной документ, который сохраняется в базе данных АРМ или в приписанной ему области общей базы данных. Информационные связи между автономными АРМ разорваны, что дает почву для умышленных искажений, злоупотреблений, небрежности отдельных лиц или обычных ошибок и требует дополнительного контроля и дублирования информации. В системе же разрыв какой-либо информационной цепочки сигнализирует об аварии и локализует ее источник. При системной автоматизации предполагается, что объектом выступает не отдельная задача, а предприятие в целом или его часть, которая сама по себе образует систему.
Есть особенность в создании систем автоматизации организационного управления предприятием. Она заключается в необходимости автоматизировать управление предприятием, внедряя компьютерные средства в существующую систему управления в отличие от технологических автоматизированных систем, которые создаются одновременно с технологией производства. Эта особенность наиболее сильно проявляется при разработке именно СИСТЕМ. А поскольку системы автоматизации организационного управления предназначены для внедрения в существующую систему управления предприятием, то мы дополняем это название термином “интегрированная".
Системный подход требует, чтобы каждый объект или задача рассматривались не сами по себе, а с учетом взаимосвязей и взаимодействия с окружающими объектами и соответствующими задачами. При этом выбор окружения зависит от целевой функции автоматизируемого объекта.
Документы, имманентные (т. е. внутренне присущие) деятельности конторы, будем называть первичными. Внутренние справки, своды, реестры, регистры - это производные от первичных документов, сопровождающих перемещение материальных ценностей и движение денег. Есть еще документы отчетные, которые по сути - те же справки, но представляемые в контрольные органы и поэтому становящиеся документами. Назовем их (вместе со справками) вторичными. Разнообразные справочники, инструкции, положения и т. п. - нормативно-справочная информация. Теперь определим, что составляет базис данных предприятия. Понимая под базисом основные, элементарные, неизменяемые в дальнейшем данные, отражающие факты деятельности предприятия, придем к выводу, что его составляют данные из первичных документов. Вторичные документы и справки формируются на основе данных первичных документов, а нормативно-справочная информация не связана с фактами деятельности предприятия. Здесь необходимо подчеркнуть, что базис составляют именно данные из документов, а не сами первичные документы.
Начиная разработку системы автоматизации управления на предприятии, необходимо определить, что составляет информационное содержание базы данных- основного системообразующего звена в системе. Естественно предположить, что основное содержание базы данных — это определенный нами базис. Базис данных задает схему базы данных автоматизированной системы и ее информационное наполнение.
Возникает вопрос: надо ли хранить в базе данных информацию из вторичных документов? В принципе в этом нет необходимости, так как мы можем в любой момент получить эту информацию, интерпретировав по заданному алгоритму набор данных из первичных документов, но на практике это бывает полезно для ускорения работы системы. Однако получить любой вторичный документ мы можем только в том случае, если нам будет одновременно доступен весь набор данных. Значит, в систему должны быть введены все данные.
База данных составляет информационное ядро системы, которое чаще всего размещается на одном компьютере - сервере локальной сети. Но это не обязательно. Первые системы создавались с распределенной базой данных, так как компьютеры были дороги, на предприятиях их было мало и выделять компьютер для сервера считалось роскошью. Распределенная система хранения данных к тому же повышала живучесть самой системы путем применения специальной схемы дублирования файлов данных на разных компьютерах. Сейчас это стало неактуально, так как те же цели достигаются более простыми средствами.
Определившись с базой данных, рассмотрим вопрос о количестве и размещении компьютеров. Естественно, что использование единой базы данных требует коммуникаций между всеми компьютерами и сервером. В настоящее время эти возможности предоставляет локальная сеть. Хотя наиболее популярна локальная сеть Novell, при небольшом числе используемых компьютеров в ней особых преимуществ перед более дешевыми сетями, например LanSmart, LanTastic, D-Link, использующими протокол сетевого обмена Netbios. Преимущества Novell неоспоримы, если в сети более 50 компьютеров, но в системах оргуправления в конторах редко используется более 25.
По мере развития предприятия может потребоваться включить в сеть больше компьютеров, чем может обслужить сервер на базе персонального компьютера. Такие проблемы уже начинают возникать перед некоторыми фирмами. Выход из этой ситуации очевиден - переход на новую компьютерную платформу. Но это сделать непросто, если переход потребует смены эксплуатировавшегося программного обеспечения и переобучения персонала. Сейчас активно обсуждаются вопросы мобильности программного обеспечения. Проблема эта ненова. В каком-то смысле нашей стране повезло, что до последнего времени компьютеры не были необходимым элементом в производственной жизни предприятий.
Теперь перейдем к размещению компьютеров. Очевидно, что каждый сотрудник, отвечающий за создание первичного документа, должен иметь средства для его создания. Отсюда вытекает требование функциональной полноты программно-технических средств системы. Каждый сотрудник, создающий документ, должен иметь доступ к компьютеру или терминалу.
Программное наполнение системы также должно охватывать все операции, в результате которых появляется документ. Это не означает, что система требует создания документов, которые по какой-либо причине на предприятии не используются. Просто информации, которая содержалась бы в этих документах, в базе данных не будет.
Автоматизация. Кто в ней заинтересован, а кто нет?
Всякая техническая система является своего рода инструментом, которым управляет какой-либо работник, которому эта система служит. Автономное АРМ "Бухгалтерия" служит главному бухгалтеру, АРМ "Склад" - товароведу или кладовщику, АРМ "Кадры" - кадровику, автоматизированная система управления полетами - диспетчеру (именно он заводит самолеты на посадку и разрешает взлет, а не сама система это делает).
Не вдаваясь глубоко в теорию, укажем, что автомат реализует какие-либо функции без участия человека, и тогда система, составленная из них, - автоматическая. Автоматизированная же система помогает человеку осуществлять его деятельность, предоставляя набор функций, реализуемых конечными автоматами. Набор конечных автоматов может быть собран в автоматизированную систему, которая настраивается человеком на выполнение определенной последовательности действий для достижения нужного результата. Свести все в один автомат (чтобы, не думая, нажать кнопку и получить желаемый результат) нельзя, потому что сегодня человеку надо сделать так, а завтра — иначе. В автоматизированной системе решения принимает человек, производя настройку системы в соответствии с принятым решением, а остальные функции реализуются системой в соответствии с этой настройкой. Если настройки зафиксировать, то система превратится в автоматическую. Например, станок с ЧПУ после ввода в него программы обработки становится автоматом: только устанавливай заготовки, а деталь он выточит сам.
Предположим, что руководство предприятия оснастило программно-техническими средствами каждого сотрудника. Чего оно в этом случае добилось? Сотрудники стали работать быстрее, у них появилось свободное время, которое они смогут потратить на углубленное изучение своей специальности. Таким образом, владелец предприятия, произведя инвестиции в средства автоматизации, проявил заботу о сотрудниках. Это прекрасно, если такова и была его цель. А если его цель — на более высоком уровне организовать трудовой процесс, то он ее не добился, потому что в организации труда на предприятии мало что изменилось. Чаще всего так получается потому, что руководство, смутно представляя цель автоматизации, передоверяет ее конкретизацию сотрудникам. Цели же сотрудников и руководства могут не совпадать.
Если все АРМ кому-либо служат, то кому служит автоматизированная система управления предприятием? Если ответить "всем", то это будет неверно. Служит, т. е. помогает реализовать цель. Если цели субъектов управления противоположны и система помогает их реализовать, то это не система. Система автоматизации предприятия служит его директору, т. е. главному лицу, принимающему решения. Ему доступна вся информация, хранящаяся или находящаяся на обработке в системе, а значит, подконтрольна вся деятельность предприятия. И бухгалтеру, и кадровику, и кладовщику система помогает выполнять распоряжения, которые они получают от директора, но служит система директору.
Каждый человек каким-либо образом организует свой труд, т. е. систематизирует среду, в которой протекает его деятельность. И нередко случается, что после ухода сотрудника с предприятия участок его работы какое-то время дезорганизован, так как он "унес" с собой правила организации труда на своем участке и правила сопряжения с соседними участками. Раньше эти правила закреплялись в должностных инструкциях. Теперь же, если труд персонала организован независимой от него системой, то кто бы и в какой момент ни занял рабочее место, он вынужденно будет организовывать свой труд по технологии системы. Сама система предполагает получение того результата на выходе, на который она настроена, т. е. на конвейере для сборки автомобиля нельзя собрать паровоз.
Аналогично обстоит дело и с автоматизацией на предприятии. Только когда все средства автоматизации объединены в систему, предприятие становится автоматизированным, если же на предприятии внедряются средства автоматизации на отдельных участках, то постоянно будет присутствовать проблема сопряжения ручных и автоматизированных участков с присущими этой ситуации недостатками: ручным вводом информации, потерей данных и документов, несвоевременной актуализацией данных в базах и др. Один из самых существенных недостатков заключается в том, что руководство предприятия будет вынуждено принимать решения на основании неадекватной информации, так как она будет подготавливаться и интерпретироваться персоналом. Информация же, получаемая от системы, будет поступать руководству в том виде, в каком она в этот же момент доступна и персоналу. Внедрение автоматизированной системы управления на предприятии требует определенных усилий со стороны руководства. Внедрение системы происходит более успешно тогда, когда идея систематизации труда на предприятии исходит от руководителя. Если же внедрение отдается "на откуп" сотрудникам, то используется только то, что помогает конкретному работнику осуществлять свою деятельность, а то, что отвечает интересам предприятия, игнорируется. Система оказывается разорванной и теряет значительную часть своих преимуществ. Именно руководство, являясь владельцем или лицом, представляющим владельца, в первую очередь материально заинтересовано в наведении порядка на предприятии и в системе учета. Поэтому его усилия не будут напрасными.
Когда создается заказная система полной автоматизации, то на первом этапе необходимо провести обследование предметной области. Начинается обследование с опроса сотрудников конторы. Типичный ответ на просьбу рассказать, в чем заключается работа того или иного сотрудника, выглядит приблизительно так: пишу (или выписываю, или составляю) бумажки (документы, справки и т. п.). Это означает, что человек в своей работе видит только механическую ее часть. Однако работа большого числа сотрудников непосредственно связана с принятием решений, откуда и возникают проблемы. С одной стороны, желание найти программу, которая все сделает за человека ("синдром одной кнопки"), вызвано стремлением уйти от принятия решений. Каждое принятое решение влечет за собой ответственность за него. С другой стороны, чтобы принять решение, надо что-то знать и немножко думать. И вот эти-то три печальные необходимости — знать, думать и нести ответственность - побуждают работника искать программу, которая возьмет их на себя. Обычно если человек знает область своей деятельности, ориентируется в ситуации на предприятии, то принятие решения для него не составляет труда.
Как уже говорилось, системная автоматизация ориентируется на интересы первого лица. Она не предполагает освободить от работы всех сотрудников. Очевидно, что до создания офиса-автомата еще далеко. Но системная автоматизация служит предпосылкой для системной организации труда на предприятии, в чем должен быть заинтересован в первую очередь руководитель. Именно он тот, для кого предназначена системная автоматизация управления. Поэтому при разработке систем автоматизации имеет смысл отдавать предпочтение интересам предприятия, а не работника. Интересы предприятия требуют полноты и корректности учета, систематизации труда и распределения ответственности по технологической цепочке управления. Для достижения этого служат как "живая", так и автоматизированная системы управления. Но тут возникает вопрос, каким образом соединить эти две системы.
Проблема внедрения автоматизированной системы
Одна из неизбежных проблем, встающих перед предприятием при переходе на автоматизированные средства управления, — внедрение.
Проблемы внедрения возникают тогда, когда персонал вынужден применять средства автоматизации для выполнения основной работы. В отличие от вспомогательных средств (назовем их инструментальными), решение об использовании которых принимается персоналом, орудийные средства должны внедряться независимо от желания персонала. Во всяком случае, внедрение орудийных средств влечет за собой некоторое изменение технологии, необходимость обучения и отладки взаимодействия персонала в новых условиях.
Аналогичная ситуация возникает в конторе при использовании программных средств автоматизации организационного управления.
В настоящее время трудно найти программы, которые подходили бы под определение чисто вспомогательных. Практически все они (в первую очередь я имею в виду рынок бухгалтерских программ) обладают свойствами орудийности, т. е. включаются в процессы человеческой деятельности, а потому предполагают внедрение.
Если внедряется небольшое автономное АРМ, проблема внедрения невелика. При внедрении комплекса программ проблема становится шире, однако это существенно не затрагивает структуру предприятия.
В случае внедрения автоматизированной системы происходят качественные изменения. Мало научиться пользоваться предоставляемыми средствами, нужно понять, в каких местах технологического процесса указанные средства способны заменить труд человека, а в каких они играют вспомогательную роль.
Системы автоматизации организационного управления всегда включаются в существующую структуру управления, поэтому нельзя рассчитывать на оптимальное распределение человеческих и машинных функций в получившейся системе без приложения дополнительных усилий. Приходится преодолевать сопротивление персонала, которому необходимо не только осваивать новое средство, но и вырабатывать новые технологические приемы труда. Поэтому для достижения желаемого результата следует учитывать психологическую готовность и руководства, и персонала предприятия произвести требуемое преобразование структуры.
Средства системной автоматизации будут жизнеспособны, если обеспечат возможность плавного перехода от сложившейся технологии к модернизированной. Такой переход предполагает, что эти средства на первых порах будут играть роль вспомогательных (например, они должны давать возможность быстро печатать накладные, платежки и счета и вести их учет). Любой человек быстро осваивает те средства, которые помогают или освобождают его от необходимости выполнять несложную, но рутинную работу. По мере освоения простых операций станут видны способы исполнения более сложных операций на базе средств автоматизации.
Такие простые на первый взгляд рекомендации реализовать тем сложнее, чем большую предметную область охватывают средства автоматизации. Соблазн создать замкнутую автоматизированную систему должен сдерживаться соображениями внедрения, ведь такую систему можно внедрить только целиком. Для реализации постепенного перехода к использованию средств автоматизации их следует внедрять в технологические процессы, а не оснащать случайные участки автономными средствами.
Проблема внедрения настолько широка и многообразна, что заслуживает стать темой отдельного разговора.
Прикладная и инструментальная системы
Подбирая систему автоматизации для предприятия, полезно учитывать еще один аспект, присущий в той или иной степени большинству средств автоматизации: степень инструментальности предлагаемой системы. Надо отметить, что Прикладная система осуществляет те функции, которые в заданных обстоятельствах выполнял бы человек, а Инструментальная система дает возможность выполнить необходимые в работе функции, если будет произведена настройка на данные обстоятельства.
Все программы, разработанные для автоматизации организационного управления, различаются по степени инструментальности. Интересен вопрос: что заставляет разработчиков заложить в программу тот или иной набор настраиваемых параметров?
Каждый разработчик, приступая к реализации программы, имеет на нее заказ. Это может быть формально определенный заказ в виде технического задания от конкретного заказчика или неформальный, который определяет для себя разработчик на основании собственных представлений о требуемой программе. В большинстве случаев разработчик ориентируется на воображаемого пользователя, и от того, каким он его представляет, зависит как степень настройки, которую он закладывает в программу, так и способ, которым пользователь будет ее производить. На рынке бухгалтерских программ представлены как рассчитанные на бухгалтеров, незнакомых с компьютером, так и написанные для программистов, волею судеб ставших бухгалтерами.
Сложнее анализировать подход, который используют разработчики при определении диапазона настройки. Можно предположить, что он зависит от прогноза возможных изменений параметра настройки. Большинство разработчиков интуитивно определяют параметры прогноза. Чем шире охват предметной области, тем больше настроек предусматривает разработчик, чтобы сохранить применимость своей программы. Наиболее ярко это проявляется в популярных рыночных продуктах. Разработчики Windows включили в свой продукт все известные им драйверы указателей, принтеров, мониторов и т. п. и, кроме того, дали возможность присоединить иные, им неизвестные. Разработчики бухгалтерского пакета "Scala", который используется в 55 странах, предоставляют пользователям возможность настроить его на любую методику ведения учета в любой из 18 валют на любом из 33 языков. И подобные примеры можно продолжить.
Как только разработчики узнают об отсутствии в их программе необходимой настройки, они стараются ее включить. Однако повышают ли они возможность применения своего продукта? Казалось бы, да. На самом деле мы здесь сталкиваемся с пресловутым переходом количества в качество. Введя многочисленные настройки, т. е. повысив инструментальность своего продукта, разработчики дали возможность применять его большему числу пользователей. Но одновременно они повысили уровень требований к знаниям пользователей, а следовательно, уменьшили число потенциальных пользователей. В пределе это число стремится к числу самих разработчиков, когда, кроме них самих, никто не сможет применять их продукт. Из такой ситуации выход обычно находят в специальном обучении пользователей или предварительной настройке для них универсального продукта. Но и это не панацея, поскольку обученный сотрудник может уйти с предприятия, а изменение внешних условий потребует произвести перенастройку.
Существуют объективные факторы, влияющие на применяемость средств автоматизации и зависящие от степени их инструментальности. Вводя настройки и выбирая метод управления ими, разработчик предполагает возможности того, кто будет использовать его продукт. При этом, естественно, не может быть изобретен такой способ, который будет максимально удобен для всех пользователей независимо от образования, специальности, свойств характера и т. п. Поэтому важно, выбирая систему, обращать внимание на диапазон и способ настройки средств автоматизации.
Программные средства для создания автоматизированных систем
В данном разделе обсудим вопрос о том, какие средства разработки целесообразно использовать для создания автоматизированной системы управления предприятием. Сразу надо отметить, что к этому вопросу нельзя подойти однозначно и прежде чем выбрать средство разработки, следует определить ее цель. Что надо создать: заказную уникальную систему или программный продукт для рынка? Будет ли это прикладная программ или инструментальная система? Какой предполагается срок жизни программы? Придется ли ее сопровождать (т. е. вносить изменения в нее по желанию заказчика) или только исправлять ошибки? Есть еще много вопросов, ответ на которые в какой-то мере влияет на выбор средств.
Если создается уникальная система по заказу, то важно понять, в течение какого времени она будет использоваться и с какой интенсивностью. Например, когда у нас, как грибы после дождя, стали появляться биржи, то им потребовалась система обработки биржевой информации как можно раньше. Пусть она работает медленно, но все же быстрее, чем человек. Пусть она делает ошибки, но все же меньше, чем человек. Значит, такую систему следует создавать "на чем легче". Многие в то время прогнозировали - и не ошиблись, что большинству бирж отпущено полтора-два года. Приблизительно столько занимает разработка серьезной системы. Кто бы ею пользовался сегодня? Сейчас похожая ситуация наблюдается с банками, завтра та же участь ждет инвестиционные фонды, послезавтра настанет черед страховых обществ и т. п.
Тенденции такого развития видны многим. Поэтому появились фирмы, которые называют "фирмами быстрого реагирования". Они быстро постигают смысл насущных задач и создают программы на злобу дня. Безусловно, таким фирмам требуются программные средства, на которых можно просто и быстро создавать прикладные программы. Аналогичные задачи стоят перед программистами на предприятиях. Им надо как можно скорее разработать программу, отвечающую текущим потребностям. Собственно, для таких задач и создаются интегрированные пакеты типа MS Access, Clarion или Fox Pro.
Иные задачи стоят перед разработчиками рыночных продуктов или продуктов длительного применения. Если фирма берет на себя обязательства перед покупателем, она не может позволить появиться на рынке ненадежному, или слишком медленному, или неудобному в использовании продукту. Поэтому для создания хороших рыночных продуктов выбираются средства, позволяющие делать их быстрыми, надежными и удобными. Здесь увеличенные затраты времени на разработку окупаются последующим беспроблемным сбытом. Общеизвестно, что максимальная индивидуальность, производительность и гибкость программ достигаются на языковых средствах разработки так называемого низкого уровня. Но пропорционально достигаемому результату возрастает количество труда, вкладываемого в разработку. Не каждая фирма может позволить себе значительные инвестиции, если у нее нет уверенности, что полученный результат их окупит. Поэтому новые идеи чаще всего отрабатываются на интегрированных средствах и после их проверки переводятся на низкоуровневые.
Следует отметить, что для эффективной работы системы автоматизации деятельности предприятия должны базироваться на передовых технологиях. Можно с уверенностью сказать, что самым распространенным на сегодняшний день решением в этом случае является применение технологии клиент-сервер. Об этом свидетельствует и большое число представленных на рынке продуктов.
Выбор СУБД при построении системы автоматизации во многом определяет такие ее параметры, как производительность, масштабируемость, защищенность и надежность. Все СУБД, используемые в системах автоматизации, можно разделить на две группы: работающие по технологии файл-сервер и по технологии клиент-сервер.
Файл-серверная система имеет следующие недостатки: •большая нагрузка на сеть и повышенные требования к ее пропускной способности (при большом числе пользователей и значительных объемах обрабатываемой информации несоблюдение этих требований может привести к неработоспособности системы); •повышенные требования к ПК ввиду того, что обрабатываются данные на рабочем месте пользователя; •невозможность одновременной работы с данными; •невозможность соблюдения безопасности данных.
Клиент-серверная технология практически от всех перечисленных недостатков свободна, в первую очередь благодаря тому, что здесь вся обработка перенесена на сервер баз данных, а на рабочем месте пользователя только формируются запросы и отображаются результаты. Выбор конкретной СУБД определяется многими параметрами, среди которых можно назвать надежность и устойчивость, быстродействие, наличие средств разработки приложений, совместимость с другими платформами и ОС, поддержка компании-производителя.
Среди разработчиков систем автоматизации деятельности предприятий наиболее популярны СУБД Oracle и Microsoft SQL Server, InterBase и некоторые другие. Следует также отметить, что в последнее время стали появляться системы комплексной автоматизации с последними версиями СУБД —“1С:Предприятие 7.7”, “БОСС-Компания” (“АйТи”), “Виртуоз 1.3” (“Миратех”), “Перевозки” (SoftLogistic), “Фолио-WinСклад” версии 7.0 на базе MS SQL Server 7.0, “Ландиа” (“Ландиа-Софт”) на базе InterBase, “Монополия” (“Формоза-Софт”) на базе Oracle 8.0.
Отметим, что выбор средств разработки - это тема, о которой можно говорить очень долго, как, впрочем, и об остальных вопросах, только слегка нами обозначенных.
Советы руководителю по созданию автоматизированной системы управления
Приближаясь к концу нашего разговора, приведем несколько советов о том, как избежать основных неприятностей на многотрудном пути создания автоматизированной системы.
1. Соберите предварительную информацию. К сожалению, в России практически нет изданий, которые "от чистого сердца, простыми словами" объяснили бы вам, как поступать при решении назревших информационных проблем. Постарайтесь узнать, не действует ли где-нибудь система, похожая на ту, о которой вы мечтаете. Свяжитесь с людьми, которые с ней работают: они наверняка расскажут что-нибудь поучительное.
2. Не связывайтесь с "компьютерными мальчиками". Сколько организаций пострадали от того, что дети или родственники сотрудников умели программировать! Сколько нежизнеспособньк локальных сетей, "косых" баз данных... Соблазн велик: нередко эти люди просят за работу гроши, потому что ваш проект рассматривают как базу для экспериментов. Но ведь вам-то нужна работоспособная система. А у них нет опыта, а главное - ответственности даже перед самими собой.
3. Постарайтесь четко сформулировать задачу. Хотя это очень сложно! У программистов бытует поговорка: "Надо дать пользователю не то, что он хочет, а то, что ему нужно". Составить грамотное техническое задание (ТЗ), которое не придется потом модифицировать, практически невозможно. Постарайтесь закрепить за собой в договоре права на некоторые изменения в ТЗ в процессе проектирования. Оговорите как минимум полугодовой режим сопровождения готовой системы - лучше доплатить за это, чем устраивать новые переговоры с исполнителем по поводу неизбежных мелких правок.
4. Проведите разведывательную операцию. Не поленитесь узнать, где и какие проекты выполнила фирма, с которой вы собираетесь заключать контракт. Найдите знакомых и узнайте, какое у них сложилось впечатление об исполнителях. Не будьте слишком строги - неудачи нередко случаются и по вине заказчиков. Главная цель - понять, как исполнитель относится к работе (если у исполнителя нет совести, никто не заставит его сделать работу качественно и в срок). На чужом примере попытайтесь прочувствовать главную проблему - отсутствие людей, реально заинтересованных в использовании системы (идею руководства исполнители могут всячески саботировать). Чтобы этого не случилось, нужна серьезная подготовительная работа. Необходимо проанализировать потребности каждого, кто по долгу службы будет пользоваться системой, и постараться угодить всем в рамках основной задачи.
5. Будьте осторожны с "системными интеграторами". Во всем мире это словосочетание сейчас очень модно. Оно означает, что фирма-исполнитель берет на себя все - от предварительного исследования и постановки задачи до поставки техники и сдачи системы. Только ленивый не называет себя "системным интегратором", однако реально таких фирм немного. А как же остальные? Задумайтесь, что выгоднее: продать вам крупную партию техники или год-другой возиться с вашими проблемами и капризами? Догадались? Если у вас в штате нет человека, который способен проанализировать возможности той или иной фирмы, не пожалейте денег, пригласите независимого эксперта со стороны. Он не будет рисковать репутацией и сделает все, чтобы проконтролировать проект на каждом этапе. И еще - при покупке техники не пренебрегайте организацией открытого тендера. Слушая, как пререкаются представители разных фирм, вы узнаете о своих проблемах много интересного. Кроме того, это хорошая возможность сбить цену и продлить гарантийные обязательства.
6. Готовьте кадры для обслуживания. Постарайтесь включить ваших специалистов, которые будут обслуживать систему, в команду ее создателей. Это даст им возможность заранее сориентироваться, задать основную часть вопросов исполнителю до сдачи проекта. Лучше, если они же будут обучать других ваших сотрудников. Включите в договор пункт о подготовке эксплуатационной документации - хотя бы простых инструкций. Иначе уход любого специалиста может нанести удар по эксплуатации системы.
7. Обеспечьте максимальную независимость. Это означает не только документированность системы и эксплуатацию без привлечения исполнителя, но и возможность дальнейшей модификации. Проследите, чтобы ваши данные хранились не в экзотических, а в стандартных, общепринятых форматах, используемое программное обеспечение было по возможности не "самопальным", а фирменным, адаптированным к вашей задаче. Это даст вам возможность через несколько лет (а время летит быстро!) обновить систему с учетом новых требований. Система должна быть построена так, чтобы модифицировать ее могли не только авторы!
Заключение
Очевидно, что ни в России, ни в мире еще не существует абсолютно совершенной технологии и полностью функциональной системы для автоматизации управления предприятием. Однако не нужно ждать чуда: с теми программами, которые уже имеются, можно и нужно работать, так как это все равно эффективнее ручного учета. Выбор системы - действительно сложная и неоднозначная задача. Здесь стоит учесть все: цену и функциональность, способ поставки и качество сервисного обслуживания. Но главное при выборе - солидность и надежность фирмы-разработчика. Вероятность разорения и ухода с рынка крупных компаний существенно меньше, чем мелких, перебивающихся от заказа к заказу фирм. Вывод из этого прост: ставьте на лидеров.
Совершая трудовую операцию, человек отвечает сам себе на вопрос: каков должен быть результат этой операции и как его получить? Сама трудовая деятельность, ее результаты являются ответом на все вопросы. От того, насколько верными знаниями о предмете его деятельности обладает человек и насколько он учитывает обстоятельства совершения трудовой операции, зависит его успех. Если знания с какой-то мерой объективности могут быть представлены в машинном виде, то алгоритмизировать учет обстоятельств совершения трудовой операции еще долгое время компьютеру будет не по силам. Поэтому напрасны надежды некоторой части пользователей на создание программы, которая избавит их от трех печальных необходимостей. Когда пользователь приобретает средства автоматизации, не зная, как и почему осуществляются в них те или иные операции, он постоянно будет пребывать в недоумении: почему компьютер выдал тот, а не иной результат и как он это сделал? Выход у работника только один: знать, думать и отвечать надо самому, а компьютер — это только помощник и не больше!
Список литературы
Аглицкий И.С. «Автоматизация учета в России: мифы и реальность», Бухгалтер и компьютер 2’98;
Проскурин С.П.: «Десять вопросов на тему автоматизации», Бухгалтер и компьютер 0’98;
Роговцев А. «Клиент-серверные технологии в системах автоматизации торговли», PSWeek 27 сентября 1999 г;
Скакун Ю. «Особенности автоматизации в России», Компьютерра;
Шарова А.Л. «Как не стать жертвой информационных технологий», Бухгалтер и компьютер 0’98.
Для подготовки данной работы были использованы материалы с сайта http://www.ed.vseved.ru/