КУРСОВА РОБОТА

На тему:

«Документування управлінської діяльності митних органів та участь в ній юридичних служб»

Дніпропетровськ 2008

Вступ

Для органів виконавчої влади всіх рівнів вирішальне значення мають процедури підготовки і прийняття управлінських рішень. Процес прийняття, документування і реалізації управлінських рішень у митній службі зараз особливо актуальний у зв'язку з тим, що в митній службі ще й досі приймається чимало управлінських рішень, яким бракує стратегічності, системності й обґрунтованості. Від правильного та виваженого управлінського рішення залежить наскільки ефективно будуть виконуватись завдання, які стоять перед митною службою України.

Проблемам прийняття управлінських рішень присвячено праці багатьох учених, зокрема: В. Авер'янова, Г. Атаманчука, А. Васильєва, А. Єршова, Н. Нижник, Тихомирова, Р. Фатхутдінова, В. Цвєткова, Кунєва Ю.Д. та інших. Для себе вважаю цікавим і корисним співставляти наукові точки зору різних фахівців в галузі історії та виводити самостійні висновки.

У межах цієї роботи основну увагу приділено процесу документування управлінської діяльності у митній службі, а також виявленню ролі і місця юридичних служб при здійсненні фіксації управлінських дій за встановленими правилами.

Таким чином, метою курсової роботи є науково-теоретичне обґрунтування особливостей документування управлінських рішень у митній службі, що приймаються з метою управління суспільними процесами, яке здійснюється митною службою, виходячи із завдань, покладених на неї.

Об’єкт дослідження – процедура документування управлінської діяльності та участь юридичних служб в цьому процесі.

Для глибокого дослідження даної теми я використала такі методи дослідження:

Наукову систематизацію, що дозволив прослідкувати у досліджуваних явищах певний порядок, підсумувати знання про їх подібність і відмінність;

Системний метод, що допоміг чітко сформувати проблему, визначити мету, виконати структурний аналіз досліджуваного об’єкта, синтезувати проблему і дати певні самостійні висновки;

Пошуковий метод, що дозволяє глибоко, самостійно, творче осмислити сутність проблематики.

У даній роботі намагаюся:

1. Визначитися з понятійною категорією «документ», як інструменту реалізації управлінських повноважень.

2. Провести класифікацію службових документів.

3. Проаналізувати роль і місце юридичної служби у процесі документування управлінської діяльності митної служби.

4. Виокремити принципи документування управлінської діяльності, як основних засад такої діяльності.

Ключові слова: документ, документування, управлінська діяльність, управлінське рішення, розпорядчий документ, юридична служба.

документ юридичний службовий управлінський

1. Документ як інструмент управління

Документ у системі управління є засобом здійснення цієї групової діяльності, накопичування інформації, обміну, контролю, звітності, розпорядчої діяльності, засвідчення (констатування) певних управлінських дій.

Поняття «документ» є центральним, фундаментальним в понятійній системі документування.

На міжнародному рівні найбільш загальним є визначення документа як записаної інформації, яка може бути використана як одиниця в документаційному процесі. Таке визначення розроблено і затверджено Міжнародною організацією зі стандартизації.

Як і вся система, документ створюється суспільством лише тому, що він виконує ті чи інші необхідні суспільству функції. Функція документу – це його суспільна роль, соціальне призначення, ціль. Документ – полі функціональний об’єкти, який виконує ряд взаємопов’язаних соціальних функцій. Серед множинності таких функцій, в рамках моєї теми дослідження хочу окремо наголосити на управлінській (регулятивній) функції. Така функція виконується документами, які створені для цілей управління і в процесі його реалізації (закони, положення, статути, постанови, розпорядження, рішення, накази, протоколи, приписи і т.д. тобто офіційні і ділові документи).

Документування – це створення документа з використанням різних методів, способів і засобів фіксування інформації на матеріальному носії. Тобто, документування управлінської діяльності полягає у фіксації управлінських дій на паперових або магнітних носіях за встановленими правилами.

Документування управлінської діяльності митних органів останнім часом набуло особливої актуальності у зв’язку з тим, що: сфера ділового спілкування поповнилася багатьма новими формами документів; традиційні форми документів поступово оновлюють свої характеристики. Тому в процесі виконання специфічних завдань, покладених на органи митної служби, важливо забезпечити на всіх рівнях правильність і своєчасність оформлення документів, дієвість контролю за ходом виконання управлінських рішень, запровадити прогресивні технології у діловодстві.

Будь-яке управлінське рішення базується на інформації. Правильність прийнятого рішення залежить: від повноти поданої інформації; достовірності інформації; своєчасності її подання.

Форми управління тісно пов’язані з видами документів, наприклад: облік – з написанням різних звітів; планування – зі складанням планів; інструктування – з розробкою методик, інструкцій, правил; керівництво – з видами наказів.

Управлінська документація в митній службі за своїм змістом має два напрямки: загальний та спеціалізований, пов'язаний з організацією та координацією безпосередньо митної справи.

Особливо велике значення має документаційне забезпечення управління у здійсненні дієвого контролю за виконанням управлінських рішень. Перевірка ж виконання є головною ланкою в організаційній роботі будь-якої установи.

Добре налагоджена організація діловодної служби передбачає відповідний контроль за виконанням прийнятих рішень. Коли зросли обсяги інформації, стали більш жорстокими й вимоги до якості документів, термінів виконання та доведення до виконавців.

У митній службі визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування її діяльності.

Управлінська діяльність у митній службі передбачає видання розпорядчих документів.

Видання розпорядчих документів визначається законодавчими актами, положеннями про органи митної служби. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних відомств, можуть видаватися спільні розпорядчі документи.

Організаційно-розпорядча документація, забезпечуючи виконання організаційної та розпорядчої функцій управління, є найбільш уживаною, спільною для багатьох державних органів, уніфікованою.

Більшість організаційно-розпорядчих документів призначені для безпосереднього сприймання й використання в подальшій роботі, а тому вони мають бути особливо зручними для створення і прочитання. На виконання цієї вимоги розроблено спеціальні технології, напрацьовано уніфіковані форми організаційно-розпорядчих документів, що акумулюють поняття високої культури діловодства й культури мови документів.

Організаційно-розпорядчий документ – це насамперед носій інформації і водночас своєрідний «матеріал», «сировина» для обробки. Документування організаційної та розпорядчої функцій управління за допомогою різних документ них форм, створюваних у результаті діяльності органів державної влади України унормовує Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів «(ДСТУ 4163–2003).

Будь-яке рішення, яке приймається, має свій кількісний або якісний результат, а метою митної діяльності є знаходження таких організаційно-правових форм, правил, методів та засобів, які могли б сприяти досягненню певного результату і підвищувати ефективність управління в системі митних органів .

У практичній роботі працівникам митної служби іноді доводиться приймати рішення миттєво. Для того, щоб у короткий термін прийняти правильне рішення, необхідна відповідна технологія прийняття управлінського рішення, яка була б універсальною та застосовувалась до різних ситуацій. Процес прийняття і реалізації рішення можна подати у вигляді схеми, зображеної на рис. 1., яку запропонував Є.В. Гармаш.

Схема процесу прийняття і реалізації рішення

Наведена схема прийняття рішень відображає логіку професійно-посадової діяльності у практичній роботі митної служби. Необхідно відзначити той факт, що деякі управлінські рішення в митній службі приймаються відповідно до порядків, правил, за певними технологіями, які визначаються спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади в галузі митної справи.

Якщо розглядати управлінські рішення, які лежать у площині управління суспільними процесами в митній службі, то прийняття таких рішень обумовлюється основними завданнями, покладеними на митну службу. Ці рішення займають важливе місце в організаційно-правовому блоці державного управління у сфері митної діяльності, оскільки саме на цей блок проблем припадає найбільший обсяг нормативно-законодавчої бази.

1.1 Класифікація організаційно-розпорядчих документів

Документ як складний матеріальний об'єкт за певними класифікаційними ознаками розглядається як система, що може залежно від семантики, цільового призначення групуватися у підсистеми і т.д. Поділ системи документів на класи, підкласи і називається класифікацією документів. У наукових колах вченими ініційовано не одну дискусію з питань класифікації службових документів. Незважаючи на запропонований науковій спільноті широкий спектр рішень, його й донині зазначають серед питань, що потребують нагального вирішення загальним і управлінським документознавством, теорією діловодства.

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема, відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи напряму діяльності. Основним документом, що визначає систему документації як сукупності взаємопов'язаних документів, які застосовуються у певній сфері діяльності, та з метою уніфікації офіційно закріплює групування документів за певними ознаками, є Державний класифікатор управлінської документації (ДК. 010–98). Він є складовою державної системи класифікації та кодування техніко-економічної та соціальної інформації.

Результатом документування управлінської інформації є документ – інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є її зберігання та передання в часі і просторі. Класифікація документної інформації дає змогу встановити специфіку кожного класу, підкласу, номіналу та виду номіналу документа, допомагає орієнтуватись у різноаспектних інформаційних потоках. А тому виникає нагальна потреба навчитися визначати належність того чи іншого документа за різними ознаками, аналізувати його за змістом, формою та іншими властивостями.

В даному класифікаторі у другому розділі є визначення таких основних понять, необхідних для розкриття даної теми:

Система документації – сукупність взаємопов’язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності.

Уніфікована система документації (УСД) – система документації, що створена за єдиними правилами та вимогами і містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.

Управлінська документація – сукупність взаємопов’язаних документів, що застосовуються для вирішення завдань управління національним господарством і мають нормативно-правову силу.

Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації – система документації, використовувана для вирішення організаційно-розпорядчих завдань управління.

Клас організаційно-розпорядчої документації (далі – ОРД) містить підкласи:

0201 Документація з організації систем управління;

0202 Документація з організації процесів управління;

0203 Документація з управління кадрами;

0204 Документація з оцінки трудової діяльності.

Для розуміння технологічного процесу обробки документів необхідно оперувати певними категоріями інших ознак документів, покладених в основу їхнього групування на основі виявлення зовнішньої подібності.

Залежно від обраної ознаки напрацьовано різні схеми поділу.

Документи за видом матеріальної основи та формою носія поділяють на:

традиційні (з паперовою основою);

аудіовізуальні;

електронні.

Так, в основу поділу управлінської документації за складністю покладено кількість порушуваних питань. За цією ознакою виокремлюють документи:

односкладні, що містять інформацію про одне питання;

складні, які містять інформацію про два і більше питань.

Слід зазначити, що прості документи легше оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.

За змістом документи поділяються:

загальні.

спеціалізовані.

Залежно від місця складання розрізняють такі документи:

внутрішні.

зовнішні (вхідні, вихідні).

За строками виконання документи бувають:

з зазначенням строку виконання (термін встановлений актами законодавства або зазначений в самому документі).

без зазначення строку виконання (не пізніше 30 календ. днів).

документ з відміткою «Терміново» – протягом 7 робочих днів від дати підписання.

з відміткою «Негайно», «Невідкладно» – протягом 3 робочих днів.

За рівнем доступу в установі виокремлюють документи:

загальнодоступні;

для службового користування (ДСК) – документи, що містять конфіденційну інформацію;

секретні – містять таємну інформацію.

За юридичною силою визначають документи, що:

мають юридичну силу (готуються в установленому законом порядку за всіма правилами, чинні документи);

не мають юридичної сили (ще не набули, не можуть мати, втратили юридичну чинність).

За послідовністю створення розрізняють:

оригінал – примірник службового документа, що перший або єдиний набуває чинності;

копію – документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа і в окремих випадках – деяких його зовнішніх ознак;

витяг (зі службового документа) – засвідчена копія частини тексту службового документа;

дублікат оригіналу (службового документа) – повторно оформлений службовий документ замість втраченого чи пошкодженого оригіналу, що має таку саму юридичну силу.

За строками зберігання виокремлюють документи:

постійного зберігання;

тимчасового зберігання;

тривалого зберігання.

За належністю до сфер життя суспільства документи поділяють на:

офіційного походження – створюються організацією чи службовою особою й оформлюються в установленому порядку;

особового походження, що посвідчують особу власника, його права, обов'язки, службовий або соціальний стан, а також можуть містити біографічні і (або) інші відомості про нього;

особистий документ – документ, який створено фізичною особою поза службовою діяльністю або який містився в її приватному зібранні.

Залежно від призначення розрізняють документи:

індивідуальні – створюють в кожному окремому випадку для розв'язання конкретної управлінської ситуації;

типові – відображають однорідні питання й складаються за однаковими зразками (типові листи, типові інструкції, типові положення і т. ін.).

Відповідно до Порядку роботи з наказами в митних органах України, затверджений НДМСУ від 20.09.01 №622 Наказ – це основний розпорядчий документ органу митної служби.

У митній службі відповідно до змісту накази поділяються на такі види:

– з основної діяльності (з питань утворення, ліквідації, перейменування, реорганізації митного органу чи структурного підрозділу; перерозподілу та зміни зони його діяльності; затвердження положень, інструкцій, правил, структури та внесення змін до них; фінансово-господарської діяльності тощо);

– кадрові (з питань призначення на посаду, переміщення, звільнення з посади; нагородження працівників або застосування заохочення, стягнення чи заходів дисциплінарного впливу до них);

– про надання відпусток;

– про відрядження.

Окремо слід звернути увагу на те, що до форм документального фіксування роботи в митних органах також належать службові та доповідні записки.

Доповідна записка – документ, що містить інформацію керівництву митного органу з певними висновками (при потребі).

Службова записка – документ, що містить не тільки інформацію про певні факти, висновки, але й пропозиції працівника.

Службова й доповідна записки, адресовані керівництву митного органу, подаються для реєстрації до загального відділу з підписом і погодженням безпосереднього керівника й заступника керівника митного органу (згідно з розподілом обов’язків).

Процес диференціації документів, що циркулюють в митних органах, багатоаспектний і є предметом дослідження загального та управлінського документознавства. Мною ж виокремлено лише деякі аспекти класифікації документів, що мають практичне спрямування.

2. Роль і місце юридичної служби у процесі документування управлінської діяльності митної служби

Митна справа є складовою зовнішньополітичної та зовнішньоекономічної діяльності України, а митні органи є своєрідною «візитною карткою» нашої держави, індикатором дотримання Україною взятих на себе зобов'язань.

Враховуючи постійно зростаюче спрямування України на інтеграцію у світове співтовариство, з метою формування та укріплення її позитивного іміджу, одним із основних принципів митного регулювання стаття 4 Митного кодексу України визначає принцип законності та принцип дотримання прав та охоронюваних законом інтересів фізичних та юридичних осіб.

Тому природним виглядає створення та функціонування в структурі Держмитслужби України, регіональних митниць та митниць юридичних підрозділів, які здійснюють організацію правової роботи, спрямованої на правильне застосування, неухильне додержання та запобігання невиконанню вимог актів законодавства, інших нормативних документів митними органами, а також їх керівниками та працівниками під час виконання покладених на них завдань і функціональних обов'язків.

Однак, в процесі реалізації покладених на юридичні підрозділи завдань, постає питання про їх роль і місце в структурі митних органів взагалі та в аспекті участі в процесі документування управлінської діяльності.

Центром юридичної діяльності всієї системи митних органів є Юридичний департамент Держмитслужби України, який здійснює методичне керівництво роботою юридичних підрозділів регіональних митниць, митниць, юридичних відділів в складі інших департаментів ДМСУ.

З огляду на чисельність завдань, виконання яких покладено на Юридичний департамент ДМСУ, я не намагаюся в межах даної курсової роботи окреслити всю масштабність його діяльності і прагну більше уваги приділити виявленню ролі юридичного відділу (сектору) регіональної митниці, митниці (далі – юридична служба) в процесі фіксації управлінських дій на відповідних матеріальних носіях за встановленими правилами в митних органах України.

Саме тому метою написання даного розділу є виявлення місця і ролі юридичної служби митного органу в світлі нещодавно прийнятого наказу Держмитслужби України від 14.02.06 №112 «Про затвердження Положення про юридичну службу регіональної митниці, митниці, спеціалізованої митної установи, організації» (далі – Положення про юридичну службу).

Слід відзначити, що оскільки всі аспекти діяльності митних органів врегульовані на законодавчому рівні, причому іноді досить суперечливо, юридичні підрозділи створені не тільки в структурі кожної регіональної митниці та митниці, але і в складі деяких Департаментів Держмитслужби України.

Провідну роль юридичних підрозділів в діяльності митних органів підтверджує той факт, що згідно Постанови Кабінету Міністрів України від 27.08.95 №690 «Про Загальне положення про юридичну службу міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, державного підприємства, установи, організації» та наказу ДМСУ від 14.02.06 №112 «Про затвердження Положення про юридичну службу регіональної митниці, митниці, спеціалізованої митної установи, організації» Юридичний департамент підпорядковується безпосередньо Голові Держмитслужби України або за рішенням Голови одному з його заступників. Юридичний підрозділ регіональної митниці, митниці підпорядковується безпосередньо начальнику регіональної митниці, митниці.

В процесі своєї діяльності юридична служба організує та забезпечує правильне застосування чинного законодавства у службовій, господарській та соціальній сферах діяльності митниці. У разі виявлення порушень закону подає начальнику митниці письмові пропозиції щодо їх усунення, а також консультує керівництво митниці з правових питань.

У Інструкції з діловодства в митній службі України у розділі «Погодження документів» п. 4.5.4 зазначається, що проекти нормативно-правових актів Держмитслужби України перевіряються працівниками Управління правової роботи в частині відповідності їх законодавству й візуються ними на зворотному боці останнього аркуша проекту акта, або на аркуші погодження. Проекти нормативно-правових актів митних органів перевіряються й візуються їх юридичними службами. При цьому видання зазначених актів без попередньої перевірки юридичним відділом не допускається.

Разом з відповідними структурними підрозділами юридична служба готує та вносить у встановленому порядку пропозиції про зміну чи скасування виданих митним органом актів нормативного та розпорядчого характеру, які втратили актуальність або суперечать вимогам законодавства.

Таким чином, слід відмітити важливу роль юридичної служби, зокрема, в організації митного контролю в зоні діяльності відповідного митного органу, оскільки всі технологічні схеми затверджуються наказами митниці, а тому перевіряються юридичною службою на предмет відповідності законодавству України.

Також юридична служба визначає необхідність подання виданих митницею актів нормативного та розпорядчого характеру на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України та відповідних обласних управлінь юстиції та забезпечує облік та зберігання актів законодавства та відомчих нормативно-правових актів, а також актів нормативного та розпорядчого характеру, виданих митницею, підтримує їх у контрольному стані.

Вищеперелічені функції носять, якщо так можна висловитись, дещо «загальний» характер, адже результати такої роботи залишаються непомітними за умови вірних дій юридичної служби.

Слід відзначити, що юридична служба виконує і більш конкретні поточні завдання, від якості виконання яких залежить безперебійна робота митного органу.

Так, юридичний підрозділ бере участь в укладенні та контролі за виконанням господарських договорів (контрактів) з іншими підприємствами, установами та організаціями, дає правову оцінку їх проектам.

Природно, що в процесі здійснення пов'язаної, як правило, з обігом великих сум грошових коштів, зовнішньоекономічної діяльності суб'єктами ЗЕД з одного боку, та виконання функцій держави в галузі митної справи митними органами з іншого боку виникають спірні питання, вирішити які можуть тільки суди. Спірних ситуацій, пов'язаних із переміщенням через митний кордон України товарів та транспортних засобів, додає недосконалість українського законодавства.

Керівник діловодної служби за характером діяльності взаємодіє з юридичною службою митного органу – з правових питань, пов’язаних з підготовкою документів.

Таким чином, діяльність митного органу в сучасних умовах, коли на перший план виходить необхідність дотримуватись у правовому полі, а одним з головних принципів діяльності держави є принцип законності, неможливо уявити без юридичної підтримки з боку спеціалізованого в цій галузі підрозділу – юридичного, який займає в структурі такого органу провідне місце.

При цьому роль юридичної служби у діяльності митного органу неможливо переоцінити, адже поряд з виконанням функції охорони інтересів митниці, функції представництва митного органу в судах, юридична служба сприяє дотриманню законності як всередині митної установи, так і у взаємовідносинах останньої з суб'єктами ЗЕД.

2.1 Принципи документування управлінської діяльності

Співробітники різних організацій в своїй практичній діяльності можуть зіткнутися з суперечливими інтересами власників і користувачів інформації і документів, незаконними вимогами (наприклад, які порушують конфіденційність інформації). Для запобігання або врегулювання складних, конфліктних ситуацій призначені різні рекомендації по виконанню посадових і професійних обов'язків, що містять специфічні етичні принципи по роботі з інформацією і документами. Такі рекомендації розробляються міжнародними організаціями, органами влади, професійними об'єднаннями або будь-якими іншими організаціями.

Так, «Модельний кодекс поведінки для державних службовців» (Рекомендація Комітету міністрів Ради Європи №R (2000) 10, прийнята 11 травня 2000 року) зазначає такий принцип:

Повністю усвідомлюючи наявність у нього права доступу до офіційної інформації, державний службовець зобов'язаний, дотримуючи необхідну конфіденційність, відповідно поводитися зі всією інформацією і всіма документами, одержаними при виконанні або у зв'язку з виконанням своїх службових обов'язків (стаття 11);

Професійна етика керівників документацією, працівників діловодних служб, інших інформаційних працівників є об'єктом особливої уваги відповідних професійних об'єднань, державних органів У професійних виданнях обговорюються етичні норми професій, кодекс честі працівників інформаційної сфери, їх положення в суспільстві і соціальний статус. Громадські організації керівників документацією і працівників діловодних служб в різних країнах розглядають етичні проблеми професійної поведінки і виробляють етичні кодекси.

Один з таких етичних кодексів професійної відповідальності розроблений Міжнародною асоціацією керівників документацією (АRМА International) – некомерційною організацією, об'єднуючою професіоналів у області управління інформацією і документацією. Основною діяльністю цієї організації є надання допомоги керівникам інформацією і документацією шляхом навчання і професійного розвитку.

Згідно з етичним кодексом, управляючі документацією повинні дотримуватися певних соціальних і професійних принципів в процесі документування управлінської діяльності.

1. Соціальні принципи.

Будучи відповідальними перед суспільством і колективом за прийняте управлінське рішення:

1) Підтримують створення, збереження і використовування точної інформації; підтримують розвиток систем управління інформацією, в яких пріоритетними є точність і повнота інформації.

Помилки в створенні, зберіганні або застосуванні інформації можуть певним чином завдати шкоди приватним особам або організаціям.

Керівники інформацією і документацією знають, що інформація має життєвий цикл і може бути змінена або невірно розтлумачена на будь-якій стадії цього циклу. Тому керівники інформацією і документацією в цілях забезпечення повноти інформації проводять аналіз і виробляють рекомендації по відповідному створенню, зберіганню, розповсюдженню і використовуванню інформації та її документуванню.

2) Засуджують і перешкоджають неетичне і аморальне використання інформації.

При правильному використанні інформація є могутнім інструментом, який може рятувати життя, скидати корумповану владу. Отже, в процесі прийняття управлінського рішення і подальшого його документування необхідно зважати на вагомість цього рішення і передбачувані подальші наслідки останнього.

3) Підтримують відповідність прийнятого рішення, задокументованого відповідним чином вимогам законодавчих актів.

При управліннями відповідними процесами в межах державного органу необхідно, перш за все дотримуватись і не порушувати вимоги законодавства.

Саме закон є основою прийняття управлінського рішення. Відповідно, особи, які приймають відповідне рішення і ті, що фіксують його на матеріальних носіях повинні знати всі нормативні вимоги до оформлення письмової інформації в межах їх повноважень. Ці знання є відправною точкою для етичних основ діяльності тих, хто працює з інформацією і документацією.

4) Управлінське рішення має бути наукове обґрунтоване.

5) Управлінське рішення має бути ефективне і оптимальне.

2. Професійні принципи

Будучи відповідальними перед підлеглими і керівниками, а також перед своєю професією особи, що приймають управлінські рішення і відповідним чином їх документують:

1) в своїй професійній діяльності продовжують навчатися і самовдосконалюватись, щоб підвищувати якість прийнятого ними управлінського рішення.

Відповідна основна освіта – це найважливіший фактор підвищення рівня знань спеціаліста і збереження його компетентності в певній сфері. Навчання управління інформацією і документацією має бути безперервним, тобто продовжуватись в ході всієї кар’єри спеціаліста.

2) Свій досвід, освіченість, знання демонструють колегам, допомагають їм у оформленні відповідних рішень та виправляють помилки.

Применшення своїх здібностей може стати причиною звільнення. Перебільшення своїх здібностей також неетично і недопустимо.

3) Використовуючи ефективні принципи і практику документування управлінської діяльності, необхідно виконувати свої обов’язки на високому професійному рівні.

Одним із факторів, які відрізняють професіонала від інших працівників є його здатність відокремлювати професійні обов’язки від особистих почуттів і лояльності.

4) Не переслідують особисті інтереси, уникають отримання нелегальних доходів в процесі оформлення відповідного розпорядження та не надають незаконному рішення вигляду законного.

5) Зберігають конфіденційність певної інформації, яка документується.

6) Приймають участь у обміні знаннями і досвідом.

Отже, не можна назвати людину «професіоналом» тільки тому, що він належить до групи людей, чия діяльність має статус професії, і володіє навиками виконання своєї роботи. Справжній професіонал дотримує формальний етичний кодекс.

Дотримання етичних норм дозволяє людям однієї професії налагоджувати зв'язки, регулювати конфліктні ситуації, мати єдину систему професійних цінностей і соціальних зобов'язань в процесі документування управлінської діяльності.

3. Нормативне регулювання документування управлінської діяльності в митних органах

Нормативне регулювання документування управлінської діяльності в митних органах здійснюється на основі:

Конституція України.

Митний кодекс України №92-IV від 11.07.2002

Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» №1153 від 17.10.1997.

Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави» №1893 від 27.11.1998.

Порядок подання нормативно-правових актів на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України та проведення їх державної реєстрації, затверджений Наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2005 №34/5.

Наказ Державної митної служби України «Про затвердження інструкції з діловодства в митній службі України» №747 від 28.12.2002.

Наказ Державної митної служби України «Про затвердження Порядку роботи з наказами в митних органах України» №622 від 20.09.2001 р.

Наказ ДМСУ №747 від 28.12.2002 «Про затвердження інструкції з діловодства в митній службі України», визначає у другому розділі «Документування управлінської діяльності» поняття документування управлінської діяльності та порядок його здійснення.

Так, згідно інструкції, документування управлінської діяльності полягає у фіксації на паперових або магнітних носіях за встановленими правилами управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів у митних органах є потреба засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передання, зберігання й використання інформації протягом певного часу або постійно.

У митних органах визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування діяльності митних органів.

Управлінська діяльність митних органів здійснюється шляхом видання (створення) розпорядчих документів. Видання розпорядчих документів визначається законодавчими актами, положеннями (статутами) про митні органи. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних відомств, можуть видаватися спільні розпорядчі документи.

Підставами для видання розпорядчих документів у митних органах є:

1) Конституція та закони України, постанови Верховної Ради України, укази й розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, накази Державної митної служби України, рішення колегії Держмитслужби України;

2) провадження митним органом виконавчої та розпорядчої діяльності з метою виконання покладених на нього завдань і функцій;

3) потреба в нормативно-правовому регулюванні діяльності митного органу.

Розпорядчі документи, що надходять до митного органу з митних органів вищого рівня, доводяться до його структурних підрозділів. Митний орган має право розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня до своїх структурних підрозділів і підпорядкованих митних органів разом із супровідним листом або за резолюцією керівника.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів митних органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменувань цих документів, дат, номерів і заголовків.

Хід обговорення питань і рішення, що приймаються колегіальними органами, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформлюються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань, та зберігаються в діловодній службі, за винятком протоколів засідань колегії Держмитслужби України, які зберігаються в секретаря колегії.

Якщо засідання стенографується, то зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована, оформлена й підписана стенографісткою стенограма додається до протоколу.

Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, то після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються, підписуються секретарем колегії та додаються до протоколу.

Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців, управлінь Держмитслужби України, а також митних органів та інших організацій шляхом надсилання їм цих рішень.

Рішення колегії Держмитслужби України вводяться в дію наказами Держмитслужби.

Митний орган під час здійснення оперативних зв’язків зі своїми структурними підрозділами, іншими організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.

Як правило, листи складаються, якщо неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз’яснення, вказівки (особисто або телефоном), провести інструктування тощо.

Якщо службовий документ потребує негайного виконання, то передання тексту може здійснюватися електронною поштою, телефоном або телефаксом, з відповідною відміткою на оригіналі документа про спосіб, дату й час передання та прийняття інформації, особу, що передала (прийняла) інформацію.

4. Особливості та порядок подання нормативно-правових актів на державну реєстрацію

Відповідно до Наказу ДМСУ від 08.07.2003 №441 «Про затвердження Методичних рекомендацій про порядок підготовки, подання на державну реєстрацію, скасування, обліку та зберігання нормативно-правових актів митних органів України»

Державна митна служба України як спеціально вповноважений центральний орган виконавчої влади в галузі митної справи та митні органи мають право видавати нормативно-правові акти, що підлягають державній реєстрації, вносити до них зміни у випадках та з питань, передбачених законодавством України.

Нормативно-правовий акт (далі – нормативний акт) – офіційний письмовий документ, прийнятий чи виданий уповноваженим на це суб’єктом нормотворення у визначеній законодавством формі та за встановленою законодавством процедурою, який спрямовано на регулювання суспільних відносин, містить нормативні приписи, розрахований на багаторазове застосування й дія якого не вичерпується одноразовим виконанням.

Нормативний акт повинен відповідати принципам верховенства права, законності, прийматися вповноваженим на те суб’єктом у визначеній законодавством формі та за встановленою законодавством процедурою й правилами нормотворчої техніки, не може суперечити актам вищої юридичної сили, повинен офіційно доводитися до відома населення в установленому законом порядку.

При розробленні нормативного акта слід виходити з потреби правового регулювання управлінської діяльності митного органу.

Нормативний акт митного органу є обов’язковим для виконання на відповідній території фізичними та юридичними особами, на яких поширюється його дія.

Нормативні акти митних органів приймаються на основі й на виконання Конституції України, законів України та регулюють суспільні відносини у сферах державного управління, віднесених Конституцією й законами України до відання митних органів.

Нормативний акт може складатися з розпорядчого документа (наказу Державної митної служби України, митного органу) і нормативного акта (положення, інструкції тощо), який він затверджує та який має однакову з ним юридичну силу.

Положення – звід правових норм, який визначає порядок організації та діяльності митних органів.

Порядок – нормативний акт, що визначає спосіб виконання, метод здійснення чого-небудь юридичними та фізичними особами.

Інструкція – нормативний акт, який детально визначає зміст і методичні питання правового регулювання в певній сфері суспільних відносин.

Правила – нормативний акт, що конкретизує норми права загального характеру з метою регулювання поведінки суб’єктів правовідносин у певних галузях і вирішує процедурні питання.

Рекомендації – нормативний акт, що містить вказівки або настанови щодо дій юридичних та фізичних осіб.

Наказ – це основний нормативний акт, який є одночасно розпорядчим документом і видається суб’єктом нормотворення в процесі здійснення ним виконавчо-розпорядчої діяльності з метою виконання покладених на нього завдань відповідно до наданої компетенції.

Організація роботи над проектом нормативного акта

Підготовка проекту нормативного акта (далі – проект)

покладається на підрозділ, до компетенції якого належать основні питання, що регулюються цим актом.

У разі потреби до розроблення проекту можуть залучатися кваліфіковані спеціалісти-практики.

Юридична служба митного органу подає необхідну допомогу структурним підрозділам з правових питань, що виникають при підготовці проекту, а за дорученням керівництва бере участь в опрацюванні питань, що входять до компетенції юридичної служби.

Для підготовки найбільш важливих і складних проектів рекомендується створювати робочу групу, до складу якої можуть входити працівники зацікавлених підрозділів, з числа яких визначається основний.

Керівник підрозділу (робочої групи), що очолює розроблення проекту, складає проект плану роботи, у якому повинні бути передбачені основні заходи щодо розроблення проекту, визначені строки їх здійснення та відповідальні за це посадові особи. Проект плану обговорюється на організаційній нараді робочої групи, після чого затверджується керівником митного органу. Затверджений план надсилається всім посадовим особам, залученим до роботи над проектом.

Якщо підготовку та затвердження нормативного акта доручено декільком органам, то роботу над проектом організує той орган, якому доручено скликання робочої групи або який у дорученні записаний першим.

При підготовці нормативного акта, що має міжвідомчий характер, слід визначити коло органів, на які буде поширюватися дія цього акта, та в необхідних випадках – ступінь їх участі в підготовці проекту.

Проект, який передбачено затвердити за погодженням з іншими органами, надсилається на офіційне погодження їх керівництву.

Загальні вимоги до складання проекту нормативного акта

Складання проекту починається з визначення кола питань, які слід вирішити в новому нормативному акті. До нього включаються правові норми з питань, безпосередньо пов’язаних між собою за предметом регулювання.

З початку роботи над проектом доцільно вивчити всі нормативні акти, що належать до сфери його регулювання, практику застосування цих актів для виявлення оптимальних напрямів їх удосконалення, уточнити, які з них зберігають чинність, установити прогалини, суперечності та інші недоліки нормативних актів, визначити проблеми, що можуть виникнути на практиці у зв’язку з прийняттям нового акта, і врахувати їх при підготовці проекту.

При цьому тексти чинних нормативних актів повинні аналізуватися за контрольними примірниками їх офіційних видань, що відображають усі зміни й доповнення, внесені до цих актів у встановленому порядку.

Розроблення проекту здійснюється з дотриманням правил нормотворчої техніки – системи вимог і способів створення найбільш доцільних за формою та досконалих за структурою, змістом і викладом нормативних актів.

Структура й виклад тексту проекту повинні бути логічно обґрунтованими.

Проект повинен містити такі структурні складові:

а) назву;

б) вступну частину, у якій надається стисла інформація про потребу та мету прийняття акта та яка не повинна дублювати зміст інших структурних складових проекту;

в) розділи, глави, пункти, підпункти, абзаци залежно від виду нормативного акта;

г) додатки (у разі потреби).

Проект повинен мати лаконічний заголовок, що вказує на предмет правового регулювання і не може бути тотожний заголовку іншого чинного нормативного акта.

Основною первинною структурною складовою проекту є пункт. Пункт може містити підпункти, які за своїм змістом уточнюють, конкретизують пункт.

Пункти проекту можуть об’єднуватися в глави – самостійні відокремлені частини. Глави, пов’язані за змістом і предметом правового регулювання, можуть об’єднуватися в розділи.

Складові частини проекту можуть мати:

а) розділи й глави – коротку, чітко сформульовану назву, розташовану по центру;

б) розділи – порядкову нумерацію римськими цифрами;

в) глави – наскрізну нумерацію арабськими цифрами;

г) пункти – наскрізну нумерацію арабськими цифрами в межах глави.

Пункти й підпункти починаються з абзацу.

У тексті проекту номери розділів, глав, пунктів, підпунктів при посиланні на них пишуться цифрами, номери частин і абзаців – словами.

Якщо при підготовці проекту виникає потреба внесення змін до чинного нормативного акта, то доцільно дати нову редакцію відповідних пунктів цього акта. Доповнення, що містять нові правові норми й повинні бути внесені до чинних нормативних актів, оформлюються, як правило, у вигляді окремих пунктів та абзаців.

У разі внесення до нормативного акта змін та/або доповнень, що за обсягом перевищують половину тексту акта або істотно впливають на його зміст, цей акт викладається в новій редакції.

Якщо зміни вносяться до нормативного акта, викладеного в новій редакції, то вони вносяться до його оновленої редакції з посиланням на джерело офіційного опублікування цієї редакції.

Зміни вносяться до основного нормативного акта, а не до нормативного акта про внесення змін до нього.

Якщо немає потреби викладати норми, що змінюються, у новій редакції, то до їх тексту вносяться уточнення шляхом доповнення акта розділами, главами, пунктами, підпунктами, абзацами, реченнями, словами або шляхом їх виключення, заміни окремих слів, речень.

У разі потреби доповнення нормативного акта новими структурними одиницями, що мають цифрове позначення, наступні структурні одиниці акта позначаються з урахуванням зміни нумерації.

У разі потреби виключення з нормативного акта структурних одиниць, що мають цифрове позначення, відповідно змінюється нумерація наступних структурних одиниць цього акта.

Якщо потрібно доповнити пункт нормативного акта новими структурними одиницями, що не мають цифрового позначення, або виключити такі структурні одиниці, то при посиланні на ці структурні одиниці враховуються ці зміни.

У зв’язку з прийняттям нормативного акта, проект якого розробляється, підлягають визнанню такими, що втратили чинність, усі раніше прийняті нормативні акти або їх структурні одиниці (розділи, глави, пункти тощо), якщо вони суперечитимуть включеним до нового акта нормативним приписам або стануть поглинутими ним. Перелік таких актів або їх структурних одиниць повинен міститися в самому проекті або в проекті окремого акта про порядок уведення в дію нормативного акта, проект якого розробляється.

Посилання в проекті на його окремі положення, а також на інші нормативні акти, їх окремі положення застосовуються у випадках, якщо потрібно показати взаємний зв’язок нормативних приписів або уникнути дублювань.

У разі посилання в проекті на нормативний акт або його окремі положення зазначається вид акта, найменування суб’єкта нормотворення, що його прийняв (видав), дата прийняття (видання) і номер, назва акта.

У разі посилання на закон допускається зазначення тільки його назви, а в разі посилання на зареєстрований нормативний акт потрібно зазначати дату й номер його державної реєстрації.

Якщо є потреба послатися в проекті на інший нормативний акт декілька разів, то необхідно при першому посиланні зазначити дані, наведені в пункті 3.14 цих Методичних рекомендацій; у подальших посиланнях на такий акт допускається зазначення лише виду та номера цього акта.

Не допускається в проекті відсилання до норми, яка, у свою чергу, відсилає до іншої норми.

Посилання в розроблюваному проекті нормативного акта на цей акт або його окремі положення застосовується з використанням вказівного займенника «цей».

Нормативні акти, видані спільно чи за погодженням з іншими органами, змінюються, доповнюються або визнаються такими, що втратили чинність, спільно або за погодженням з цими ж органами.

У разі затвердження проекту нормативного акта наказом на цьому проекті проставляється гриф (розмір шрифту 14) за такою формою:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Державної митної служби України

20.01.2003 №153

Гриф затвердження розміщується в правому верхньому куті першого аркуша проекту нормативного акта.

Підготовка проекту наказу (розпорядчого документа)

Проект наказу (як виду розпорядчого документа) друкується на бланку, який повинен мати обов’язкові реквізити й стабільний порядок їх розміщення: малий герб України, найменування суб’єкта нормотворення (наприклад, Державна митна служба України) – автора документа, назву виду документа, дату й номер, заголовок, текст, підпис, візи.

Датою наказу є дата його підписання, яка проставляється в лівій верхній частині бланка й оформлюється словесно-цифровим або цифровим способом, наприклад «10 квітня 2003 року», «10.04.2003».

Номер наказу проставляється праворуч від номера наказу.

Заголовок проекту наказу повинен містити короткий виклад змісту проекту документа, відповідати на питання «про що?» та розміщуватися ліворуч під датою документа.

Якщо в проекті документа йдеться про кілька питань, то його заголовок може бути узагальнений.

Паралельно назві наказу праворуч під місцем для номера документа слід залишити вільне місце (6x10 см) для штампа про його державну реєстрацію.

Текст проекту наказу складається з двох частин. У першій (вступній частині) зазначаються підстава (компетенція органу, що видає нормативний акт) та обґрунтування потреби складання документа, у другій – рішення, розпорядження.

У другій частині, як правило, визначаються затвердження нормативного акта, коло осіб, на яких поширюється його дія, у разі потреби – час, з якого нормативний акт набирає чинності, перелік нормативних актів, що втрачають чинність, зміни й доповнення до інших нормативних актів з цього питання, особа, на яку покладається контроль за виконанням нормативного акта, а також можуть регламентуватись інші питання.

Друга частина складається з пунктів і підпунктів, що нумеруються арабськими цифрами.

Для визначення доцільності прийняття документа, його обґрунтованості й відповідності законодавству здійснюються внутрішнє та зовнішнє погодження.

Внутрішнє погодження здійснюється на зворотному боці останнього аркуша проекту наказу шляхом візування керівником структурного підрозділу, що готує цей проект, керівниками інших зацікавлених підрозділів, літредактором (за наявності) та керівником юридичної служби. Віза складається з найменування посади, підпису, ініціалів, прізвища особи, що візує цей проект, і дати.

Зовнішнє погодження здійснюється зацікавленими органами й оформлюється грифом, що ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту наказу та містить слово «ПОГОДЖЕНО», найменування посади особи, якою погоджується цей проект (включаючи найменування органу), її особистий підпис, ініціали, прізвище, а також дату погодження й засвідчення печаткою цього органу.

Якщо зміст проекту наказу стосується більше ніж трьох органів, то складається Аркуш погодження, про що робиться відмітка в самому проекті наказу на місці грифа погодження, наприклад: «Аркуш погодження додається».

Проект наказу підписується керівником митного органу.

Підпис складається з найменування посади особи, що підписує цей проект, особистого підпису, ініціалів та прізвища. У разі відсутності керівника митного органу проект наказу підписується особою, що виконує його обов’язки.

Проект спільного наказу готується на чистому аркуші, у верхній частині якого розміщується малий Державний Герб України, нижче – найменування суб’єктів нормотворення, що видають нормативний акт, назва виду документа, дата й номер, заголовок, текст, підпис, візи.

Спільний наказ видається за однією датою. Його номер складається з порядкових номерів наказів органів, що видають акт, які проставляються через косу лінію у відповідній послідовності.

У разі підписання розпорядчого документа кількома особами одного рівня їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад: Міністр юстиції України Голова Державної митної служби України (підпис), (ініціали, прізвище) (підпис), (ініціали, прізвище).

Якщо нормативний акт приймається кількома суб’єктами нормотворення, які мають різні види розпорядчих документів, то кількість розпорядчих документів, що затверджують нормативний акт, повинна відповідати кількості суб’єктів нормотворення.

Наприклад, наказ Державної митної служби України від 31.01.2002 №189, рішення Державної комісії з цінних паперів та фондового ринку від 31.01.2002 №72, розпорядження Антимонопольного комітету України від 31.01.2002 №96-р та наказ Державної податкової адміністрації України «Про затвердження…». При цьому дата цих розпорядчих документів та назва нормативного акта, що ними затверджується, повинні бути однаковими для всіх документів.

Подання нормативного акта на державну реєстрацію, скасування рішення про його державну реєстрацію

На державну реєстрацію подаються акти, що містять правові норми (правила поведінки), розраховані на невизначене коло осіб, підприємств, установ, організацій і неодноразове застосування, незалежно від строку їх дії (постійний чи обмежений певним часом) та характеру відомостей, що в них містяться, у тому числі з грифами «Для службового користування», «Таємно» та іншими, а також прийняті в порядку експерименту, якщо останні зачіпають установлені законом права, свободи й законні інтереси громадян, підприємств, установ та організацій або покладають на них не передбачені законодавством обов’язки.

Необхідність державної реєстрації нормативного акта визначається юридичною службою митного органу. У разі відповідності проекту нормативного акта законодавству України юридичною службою проставляється відмітка «Підлягає державній реєстрації» поряд з підписом її керівника.

Для подання на державну реєстрацію до оригіналу нормативного акта додаються такі документи:

дві завірені митним органом копії акта українською мовою;

одна завірена митним органом копія акта в перекладі на російську мову;

дискета з текстами акта українською та російською мовами;

супровідний лист митного органу;

пояснювальна записка, що повинна містити обґрунтування необхідності видання нормативного акта, відомості про чинні акти з питань, що належать до сфери правового регулювання виданого акта, відомості про акти, що втрачають чинність у зв’язку з виданням цього нормативного акта;

відомості про погодження акта (у разі потреби) із зацікавленими органами;

довідка про відповідність нормативного акта основним положенням законодавства ЄС.

Порядок подання нормативного акта на державну реєстрацію, проведення його правової експертизи та державної реєстрації врегульовано Указом Президента України від 03.10.92 №493 (493/92) «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади» (зі змінами й доповненнями), постановою Кабінету Міністрів України від 28.12.92 №731 «Про затвердження Положення про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади» (зі змінами й доповненнями), наказом Міністерства юстиції України від 25.11.2002 №102/5 «Про затвердження Порядку проведення державної реєстрації нормативно-правових актів у Міністерстві юстиції України та включення їх до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів», зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 25.11.2002 за №915/7203

Порядок включення нормативних актів до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів, а також опублікування врегульовано Указами Президента України від 27.06.96 №468 «Про Єдиний державний реєстр нормативних актів», від 13.12.96 №1207 (1207/96) «Про опублікування актів законодавства України в інформаційному бюлетені «Офіційний вісник України», постановою Кабінету Міністрів України від 11.12.96 №1504 «Про запровадження Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів та здійснення правової інформатизації України», Порядком ведення Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів та користування ним, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 23.04.2001 №376 (376–2001-п), і наказом Міністерства юстиції України від 25.11.2002 №102/5 «Про затвердження Порядку проведення державної реєстрації нормативно-правових актів у Міністерстві юстиції України та включення їх до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів», зареєстрованим у Міністерстві юстиції 25.11.2002 за №915/7203.

Порядок скасування рішення про державну реєстрацію нормативного акта врегульовано наказом Міністерства юстиції України від 31.07.2000 №32/5 (z0458–00) «Про затвердження Порядку скасування рішення про державну реєстрацію нормативно-правових актів, занесених до державного реєстру» (зі змінами й доповненнями), зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 31.07.2000 за №458/4679.

У разі внесення змін і доповнень до акта законодавства або визнання його таким, що втратив чинність, орган, що видав нормативний акт відповідно до нього, зобов’язаний у місячний термін внести до цього нормативного акта відповідні зміни, доповнення або визнати його таким, що втратив чинність.

Відповідно до Наказу Міністерства юстиції України від 12.04.2005 №34/5

«Про вдосконалення порядку державної реєстрації нормативно-правових актів у Міністерстві юстиції України та скасування рішення про державну реєстрацію нормативно-правових актів» державній реєстрації підлягають нормативно-правові акти будь-якого виду незалежно від строку їх дії (постійні чи обмежені певним часом) та характеру відомостей, що в них містяться, у тому числі з грифами «Для службового користування», «Особливої важливості», «Цілком таємно», «Таємно» та іншими, а також прийняті в порядку експерименту, якщо в них є одна або більше норм (правил поведінки), що:

зачіпають соціально-економічні, політичні, особисті та інші права, свободи й законні інтереси громадян, проголошені й гарантовані Конституцією та законами України, установлюють новий або змінюють, доповнюють чи скасовують існуючий організаційно-правовий механізм їх реалізації;

мають міжвідомчий характер, тобто є обов’язковими для інших органів виконавчої влади, органів господарського управління і контролю, а також підприємств, установ і організацій, що не входять до сфери управління органу, який видав нормативно-правовий акт.

При цьому на державну реєстрацію подаються нормативно-правові акти, які мають як одну з указаних ознак, так і декілька.

Зміни і доповнення до зареєстрованих нормативно-правових актів незалежно від того, містять вони правові норми чи ні, а також акти про втрату чинності зареєстрованих нормативно-правових актів підлягають державній реєстрації в загальновстановленому порядку.

Зміни та доповнення до нормативно-правового акта оформлюються, як правило, розпорядчим документом того самого виду, що й основний документ. При цьому зміни до розпорядчого документа формулюються виключно у розпорядчому документі.

У разі внесення змін у заголовок нормативно-правового акта, затвердженого розпорядчим документом, відповідні зміни повинні бути внесені також у заголовок та текст розпорядчого документа.

На державну реєстрацію не подаються акти:

а) персонального характеру (про склад комісій, призначення на посаду і звільнення з неї, заохочення працівників тощо);

б) дія яких вичерпується одноразовим застосуванням, крім актів про затвердження положень, інструкцій та інших актів, що містять правові норми, а також тимчасові, строк дії яких вичерпано;

в) оперативного, організаційно-розпорядчого характеру (разові доручення) та інші, які не мають нормативного характеру, зокрема ті, які містять лише індивідуально-конкретні приписи;

г) якими доводяться до відома підприємств, установ і організацій рішення вищестоящих органів;

ґ) спрямовані на організацію виконання рішень органів вищого рівня і власних рішень міністерств, інших органів виконавчої влади, органів господарського управління та контролю, що не мають нових правових норм, а також внутрішньовідомчого характеру;

д) нормативно-технічного характеру (державні стандарти, будівельні норми і правила, тарифно-кваліфікаційні довідники, форми звітності тощо);

е) рекомендаційного, роз’яснювального та інформаційного характеру (методичні рекомендації, роз’яснення тощо).

Нормативно-правові акти подаються на державну реєстрацію суб’єктами нормотворення не пізніше 5-денного строку після їх прийняття.

Нормативно-правовий акт, що подається на державну реєстрацію, має відповідати Конституції та чинному законодавству України, правилам нормопроектування, узгоджуватися з раніше прийнятими актами, викладатися згідно з правилами українського правопису та вимогами Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 №1153 (із змінами) (далі – Примірна інструкція), зокрема мати у верхньому правому кутку під номером акта і грифом затвердження вільне місце (6 х 10 см) для напису про державну реєстрацію нормативно-правового акта.

Структура нормативно-правового акта повинна забезпечувати логічний розвиток предмета правового регулювання.

Заголовок нормативно-правового акта, затвердженого розпорядчим документом, повинен відповідати заголовку в тексті розпорядчого документа та у відмітках до додатків до нормативно-правового акта і в тексті акта та розпорядчого документа пишеться з великої літери.

Для розкриття підстав і мети прийняття нормативно-правового акта в ньому дається вступна частина – преамбула, яка містить посилання на компетенційний нормативно-правовий акт. При цьому правові норми до преамбули не включаються.

Нормативні приписи оформляються у вигляді пунктів, які мають наскрізну нумерацію арабськими цифрами з крапками і не мають заголовків. Пункти можуть поділятися на підпункти, які можуть мати цифрову або літерну нумерацію.

Великі за обсягом нормативно-правові акти можуть поділятися на розділи і глави, які мають заголовки.

Розпорядчий документ, нормативно-правові акти, затверджені розпорядчим документом, та додатки до них повинні мати окрему нумерацію сторінок арабськими цифрами, яка розміщується посередині верхнього поля без слова «сторінка» та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується.

Нормативно-правові акти, затверджені розпорядчим документом, додаються у послідовності, у якій вони затверджені у розпорядчому документі.

Додатки до розпорядчих документів та до нормативно-правових актів оформлюються відповідно до вимог Примірної інструкції.

Якщо додаток до розпорядчого документа викладається в новій редакції, у грифі затвердження або відмітці до додатка зазначаються вид, дата та номер основного розпорядчого документа, а в дужках зазначаються вид, дата та номер розпорядчого документа, відповідно до якого цей додаток викладено в новій редакції.

У відмітці до додатка до нормативно-правового акта, затвердженого розпорядчим документом, указуються номер додатка та заголовок нормативно-правового акта.

Розпорядчий документ підписується керівником суб’єкта нормотворення або особою, яка виконує його обов’язки.

Нормативно-правовий акт, затверджений розпорядчим документом, та інші додатки до розпорядчого документа підписуються керівником структурного підрозділу суб’єкта нормотворення на лицьовому боці останнього аркуша.

Ініціали та прізвище керівника друкуються на рівні останнього рядка найменування посади.

Дата підписання і затвердження нормативно-правового акта оформляється цифровим способом. У тексті нормативно-правового акта дати оформляються цифровим або словесно-цифровим способом відповідно до вимог Примірної інструкції.

Якщо в нормативно-правовому акті наводяться таблиці, графіки, схеми, то вони, як правило, мають бути оформлені у вигляді додатків з наскрізною нумерацією, а відповідні пункти акта повинні містити посилання на ці додатки. Знак N при цьому не ставиться.

Кожна сторінка додатка, крім першої, повинна мати у правому верхньому куті напис «Продовження додатка» та його номер.

У разі розміщення таблиці на декількох аркушах, на кожному аркуші, крім першого, у правому верхньому куті повинні розміщуватись напис «Продовження таблиці» та її номер. Знак N при цьому не ставиться.

У разі посилання в нормативно-правовому акті на інший зареєстрований у Міністерстві юстиції України нормативно-правовий акт необхідно вказувати його вид, повне найменування суб’єкта нормотворення або його офіційне скорочення, зазначене в законодавчих актах, положеннях (статутах), дату прийняття, номер, заголовок, реєстраційний номер, присвоєний Мін’юстом України під час державної реєстрації, та дату державної реєстрації.

У разі, якщо такий нормативно-правовий акт викладено в новій редакції, посилання робиться на його першу редакцію із зазначенням у дужках нової редакції, а заголовок нормативно-правового акта наводиться в новій редакції.

Посилання в нормативно-правовому акті, що подається на державну реєстрацію, на нормативно-правовий акт міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, органу господарського управління чи контролю, іншого органу, акти якого підлягають державній реєстрації відповідно до чинного законодавства, що не зареєстрований в Міністерстві юстиції України, не допускається.

У тексті нормативно-правових актів наводяться повні назви державних органів або їх офіційні скорочення, зазначені в законодавчих актах, положеннях (статутах).

Абревіатури (крім загальновживаних) та позначення допускаються в тексті нормативно-правового акта тільки після наведення їх повних назв чи відповідних пояснень.

Разом з нормативно-правовим актом до реєструючого органу подаються відомості про офіційне внутрішнє погодження нормативно-правового акта із заінтересованими структурними підрозділами суб’єкта нормотворення, у тому числі пропозиції юридичної служби щодо подання цього акта до Мін’юсту України для державної реєстрації.

Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовими особами. Віза включає: найменування посади, особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування.

Нормативно-правові акти подаються на державну реєстрацію у 4 примірниках: оригінал, три копії (з них дві українською мовою та одна копія в перекладі на російську мову) розпорядчого документа (наказу, розпорядження, рішення, постанови тощо), а також затверджених ним положення, інструкції, порядку тощо і додатків до них.

Копії розпорядчого документа, нормативно-правових актів, затверджених розпорядчим документом, додатки до розпорядчого документа та до нормативно-правових актів, затверджених розпорядчим документом, повинні бути чіткими для прочитання, завірені в установленому Примірною інструкцією порядку, текст має бути розміщений через півтора міжрядкових інтервали на аркушах формату А4 без звороту.

Крім того, подається також дискета з текстами документів, яка повертається суб’єкту нормотворення після державної реєстрації нормативно-правового акта.

Тексти мають бути підготовлені, як правило, у Microsoft Word, формат RTF, з використанням шрифту Times New Roman, розмір 14, таблиці, діаграми тощо – у Microsoft Excel.

Нормативно-правовий акт може бути прийнятий спільно декількома суб’єктами нормотворення або одним із них за погодженням з іншими.

Нормативно-правовий акт уважається прийнятим спільно, якщо він підписаний керівниками декількох суб’єктів нормотворення.

Спільні розпорядчі документи викладаються на аркуші, у верхній частині якого розміщується малий Державний Герб України, нижче – на одному рівні найменування суб’єктів нормотворення, що приймають акт.

Спільний розпорядчий документ приймається за однією датою.

Номер спільного документа складається з номерів, присвоєних суб’єктами нормотворення, проставлених через дріб у відповідній послідовності.

У разі, якщо спільний нормативно-правовий акт приймається кількома суб’єктами нормотворення, які мають різні види розпорядчих документів, кількість розпорядчих документів, що затверджують нормативно-правовий акт, має відповідати кількості суб’єктів нормотворення, при цьому такі розпорядчі документи повинні мати одну дату та однаковий заголовок.

Спільно прийнятий нормативно-правовий акт подається на державну реєстрацію органом, підпис керівника якого стоїть першим. При цьому оригінал нормативно-правового акта подається в кількості примірників, яка дорівнює кількості органів, які прийняли цей акт. Нормативно-правові акти, прийняті спільно або за погодженням з іншими органами, змінюються, доповнюються або визнаються такими, що втратили чинність, спільно або за погодженням з відповідними органами.

У випадках, передбачених законодавством, або в разі наявності в нормативно-правовому акті положень, норм та доручень, що поширюються на інші органи, проект такого акта повинен бути погоджений з відповідними заінтересованими органами у формі, установленій Примірною інструкцією.

Проекти нормативно-правових актів, які стосуються трудових відносин або соціального захисту громадян, розглядаються органами виконавчої влади з урахуванням думки відповідних профспілок, об’єднань профспілок. Опрацювання та прийняття нових, перегляд і скасування чинних нормативно-правових актів з охорони праці провадяться спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади з нагляду за охороною праці за участю професійних спілок і Фонду соціального страхування від нещасних випадків та за погодженням з органами державного нагляду за охороною праці. Нормативно-правові акти подаються на державну реєстрацію разом із супровідним листом, у якому обов’язково вказуються прізвище уповноваженого працівника суб’єкта нормотворення та номер його телефону.

У разі, якщо нормативно-правовий акт подається на державну реєстрацію повторно, а також якщо він прийнятий замість акта, у державній реєстрації якого відмовлено, у супровідному листі необхідно вказати дату і номер листа Міністерства юстиції України про відмову в державній реєстрації або повернення нормативно-правового акта без державної реєстрації для доопрацювання.

У разі, якщо предмет правового регулювання нормативно-правового акта стосується прав і свобод людини, гарантованих Конвенцією про захист прав людини і основоположних свобод (далі – Конвенція), проект такого акта подається до Національного бюро у справах дотримання Конвенції про захист прав і основних свобод людини Міністерства юстиції України для надання висновку щодо відповідності його положенням Конвенції та практиці Європейського суду з прав людини.

Щодо того, чи стосується предмет правового регулювання нормативно-правового акта прав і свобод людини, гарантованих Конвенцією, визначається суб’єкт нормотворення. Якщо, за рішенням суб’єкта нормотворення, предмет правового регулювання нормативно-правового акта не стосується прав і свобод людини, гарантованих Конвенцією, він зазначає про це в супровідному листі, з яким нормативно-правовий акт подається на державну реєстрацію.

При цьому в разі виникнення під час проведення державної реєстрації сумніву щодо правильності прийнятого суб’єктом нормотворення рішення нормативно-правовий акт повертається без державної реєстрації.

Разом з нормативно-правовим актом та супровідним листом до нього до Міністерства юстиції України подаються:

а) пояснювальна записка, у якій зазначаються обґрунтування підстав та мета розроблення нормативного акта, визначається його місце у відповідній сфері правового регулювання, міститься аналіз причин, наводяться факти і цифрові дані, що обґрунтовують необхідність його прийняття, відображаються фінансово-економічні розрахунки та пропозиції щодо джерел покриття витрат (якщо реалізація акта не потребує фінансування з державного чи місцевого бюджетів, то про це окремо повідомляється в записці), прогнозуються очікувані соціально-економічні результати реалізації акта.

Загальний обсяг пояснювальної записки не повинен перевищувати чотирьох сторінок. До неї може додаватися викладений у стислій формі інформаційно-довідковий матеріал (таблиці, схеми, діаграми тощо), який є необхідним для обґрунтування суті нормативного акта; б) відомості про чинні акти з питання, що належить до сфери правового регулювання прийнятого акта, інформація про строки приведення їх у відповідність до нормативно-правового акта, поданого на державну реєстрацію, а також про акти, що втрачають чинність у зв’язку з прийняттям цього акта;

в) копія нормативно-правового акта, до якого вносяться зміни або який визнається таким, що втратив чинність, у контрольному стані;

г) відомості про офіційне погодження акта із заінтересованими органами незалежно від того, чи є таке погодження обов’язковим згідно із законодавством (оригінал, який після прийняття рішення щодо державної реєстрації повертається суб’єкту нормотворення, та 2 копії);

ґ) завірена копія рішення Державного комітету України з питань регуляторної політики та підприємництва про погодження проекту регуляторного акта або копія рішення Урядового комітету економічного розвитку та з питань європейської інтеграції про задоволення скарги головного розробника проекту регуляторного акта щодо відмови в погодженні проекту регуляторного акта (для регуляторних актів);

д) довідка про відповідність нормативно-правового акта основним положенням законодавства Європейського Союзу, якщо цей акт за предметом правового регулювання належить до пріоритетних сфер адаптації законодавства України, за формою згідно з додатком 10 до пункту 16 розділу VI Тимчасового регламенту Кабінету Міністрів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 05.06.2000 №915 (із змінами), із зазначенням відомостей, визначених пунктом 29 розділу VI цього Тимчасового регламенту;

е) висновок Національного бюро щодо відповідності нормативно-правового акта положенням Конвенції та практиці Європейського суду з прав людини;

є) інформаційно-аналітичні матеріали з публічного обговорення проектів нормативно-правових актів (у разі необхідності).

Супровідний лист, пояснювальна записка, довідка про відповідність нормативно-правового акта основним положенням законодавства Європейського Союзу, інформаційно-аналітичні матеріали з публічного обговорення проектів нормативно-правових актів підписуються керівником суб’єкта нормотворення або його заступником.

Нормативно-правовий акт із супровідним листом та матеріалами, зазначеними вище, подається уповноваженим працівником суб’єкта нормотворення до Департаменту державної реєстрації нормативних актів (далі – Департамент) для попереднього розгляду. Заступник директора Департаменту відповідно до розподілу обов’язків перевіряє комплектність документів та правильність їх оформлення (наявність підписів, печаток, погоджень тощо).

Якщо документи відповідають установленим вимогам, уповноважена особа Департаменту робить на супровідному листі відмітку про передачу документів до Управління документального забезпечення і ставить свій підпис і дату. У противному разі документи повертаються уповноваженому працівнику суб’єкта нормотворення для виправлення.

Управління документального забезпечення проводить реєстрацію документів, що надійшли на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України, відповідно до вимог Примірної інструкції і передає їх на розгляд керівництву Міністерства юстиції України.

Повернуті керівництвом Мін’юсту України нормативно-правові акти в той самий день передаються до Департаменту.

Проведення державної реєстрації нормативно-правових актів

Нормативно-правові акти, що надійшли до Департаменту, заносяться до журналу обліку нормативно-правових актів, що надійшли на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України, який ведеться в Департаменті.

Спеціалісти Департаменту проводять правову експертизу нормативно-правових актів, тобто перевіряють їх відповідність Конституції та чинному законодавству України.

Експертиза нормативно-правового акта провадиться з метою встановлення повноважень суб’єкта нормотворення на прийняття цього акта, забезпечення його якості й обґрунтованості, своєчасності прийняття, виявлення можливих позитивних і негативних наслідків його дії.

Завданням експертизи нормативно-правового акта є: об’єктивний всебічний розгляд нормативно-правового акта; перевірка відповідності нормативно-правового акта вимогам і нормам чинного законодавства, правилам нормопроектування; прогнозування правових наслідків реалізації нормативно-правового акта; підготовка обґрунтованих експертних висновків.

Строк проведення державної реєстрації нормативно-правового акта в Міністерстві юстиції України становить 10 робочих днів, а якщо акт має великий обсяг – 15 робочих днів з дня, наступного після надходження його до Мін’юсту України.

У разі потреби (необхідність проведення аналізу нормативно-правового акта із залученням експертів, вивчення значної кількості актів законодавства тощо) строки можуть бути продовжені заступником Міністра відповідно до розподілу обов’язків, але не більш як на 10 робочих днів. У цьому разі працівник Департаменту, який проводить правову експертизу нормативно-правового акта (далі – виконавець), готує доповідну записку за підписом директора Департаменту, яка подається на узгодження заступнику Міністра.

У разі продовження строку проведення державної реєстрації нормативно-правового акта про це повідомляється суб’єкт нормотворення.

Для перевірки дотримання правил правопису виконавець після отримання нормативно-правового акта передає одну копію українською мовою редактору, який опрацьовує його паралельно з проведенням правової експертизи акта в строк, погоджений з виконавцем.

Зауваження редактора враховуються при прийнятті рішення щодо державної реєстрації нормативно-правового акта.

У залежності від результатів правової експертизи Міністерство юстиції України в межах установленого строку приймає одне з таких рішень.

У разі, якщо нормативно-правовий акт відповідає Конституції України, чинному законодавству та встановленим вимогам, Департамент готує висновок про державну реєстрацію нормативно-правового акта за формою, наведеною в додатку. Висновок підписується виконавцем та одним із заступників директора Департаменту (відповідно до розподілу обов’язків у Департаменті), редактором, узгоджується з директором Департаменту і затверджується заступником Міністра.

На прохання суб’єкта нормотворення або з власної ініціативи Мін’юст України може прийняти рішення про повернення нормативно-правового акта без державної реєстрації для доопрацювання.

Для повернення нормативно-правового акта на доопрацювання на прохання органу, що його прийняв, такий орган повинен направити до Міністерства юстиції України відповідного листа, підписаного керівником (особою, яка виконує його обов’язки) або заступником керівника.

Нормативно-правовий акт також може бути повернутий Міністерством юстиції України на доопрацювання, якщо органом, що його прийняв, порушено вимоги Положення або цього Порядку. У цьому разі Мін’юст України повертає нормативно-правовий акт з письмовим обґрунтуванням необхідності його доопрацювання.

Лист про повернення акта суб’єкту нормотворення для доопрацювання готується виконавцем, візується заступником директора Департаменту, директором Департаменту та підписується заступником Міністра.

У разі повернення нормативно-правового акта на доопрацювання оригінал акта та 2 копії (українською та російською мовами) з письмовим обґрунтуванням такого рішення повертаються органу, який подав акт на державну реєстрацію, а одна копія акта українською мовою залишається в Департаменті.

Уповноважений працівник суб’єкта нормотворення, який забирає оригінал нормативно-правового акта, зазначає свою посаду, прізвище, дату та ставить підпис у відповідній графі журналу обліку нормативно-правових актів, що надійшли на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

Якщо протягом доби після прийняття рішення про повернення нормативно-правового акта на доопрацювання оригінал акта не буде отриманий уповноваженим працівником суб’єкта нормотворення, він може бути відправлений поштою.

Під час доопрацювання суб’єкт нормотворення повинен урахувати всі висловлені Міністерством юстиції України зауваження та усунути виявлені порушення і протягом місяця повторно подати акт на державну реєстрацію або надати Мін’юсту України копію розпорядчого документа про його скасування. Такий розпорядчий документ не повинен містити правових норм. У супровідному листі, з яким він направляється, необхідно вказувати дату і номер листа Міністерства юстиції України про повернення акта на доопрацювання.

Лист про відмову в державній реєстрації нормативно-правового акта готується виконавцем, візується заступником директора Департаменту та директором Департаменту і підписується заступником Міністра. При цьому оригінал акта та 2 копії (українською та російською мовами) повертаються органу, який подав акт на державну реєстрацію, а одна копія акта українською мовою залишається в Департаменті.

Уповноважений працівник суб’єкта нормотворення, який забирає оригінал нормативно-правового акта, зазначає свою посаду, прізвище, дату та ставить підпис у відповідній графі журналу обліку нормативно-правових актів, що надійшли на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

Якщо протягом доби після прийняття рішення про відмову в державній реєстрації нормативно-правового акта оригінал акта не буде отриманий уповноваженим працівником суб’єкта нормотворення, він може бути відправлений поштою.

Нормативно-правові акти, у державній реєстрації яких відмовлено, заносяться до спеціального журналу обліку таких актів, що ведеться в Департаменті.

Нормативно-правовий акт, у державній реєстрації якого відмовлено, підлягає скасуванню органом, що його видав, у 5-денний строк з дня отримання листа Міністерства юстиції України про відмову в державній реєстрації акта чи висновку за результатами розгляду скарги на рішення про відмову в державній реєстрації акта на користь Міністерства юстиції України. Копія відповідного розпорядчого документа в цей самий строк направляється до Мін’юсту України. Такий розпорядчий документ не повинен містити правових норм. У супровідному листі, з яким він направляється, необхідно вказувати дату і номер листа Міністерства юстиції України про відмову в державній реєстрації.

Поданий на державну реєстрацію акт може бути визнаний Міністерством юстиції України таким, що не підлягає державній реєстрації.

Лист про повернення акта без державної реєстрації як такого, що їй не підлягає, готується виконавцем, візується заступником директора Департаменту та директором Департаменту і підписується заступником Міністра.

У разі повернення акта без державної реєстрації як такого, що їй не підлягає, оригінал акта та 2 копії (українською та російською мовами) з письмовим обґрунтуванням такого рішення повертаються органу, який подав акт на державну реєстрацію, а одна копія акта українською мовою залишається в Департаменті.

Уповноважений працівник суб’єкта нормотворення, який забирає оригінал акта, зазначає свою посаду, прізвище, дату та ставить підпис у відповідній графі журналу обліку нормативно-правових актів, що надійшли на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

Якщо протягом доби після прийняття рішення про повернення акта без державної реєстрації як такого, що їй не підлягає, оригінал акта не буде отриманий уповноваженим працівником суб’єкта нормотворення, він може бути відправлений поштою.

Акти, визнані Міністерством юстиції України такими, що не підлягають державній реєстрації, заносяться до спеціального журналу обліку таких актів, що ведеться в Департаменті.

Акт, визнаний Міністерством юстиції України таким, що не підлягає державній реєстрації, опубліковується в порядку, визначеному органом, що його прийняв. При цьому порядок набрання цим актом чинності також визначається органом, що його прийняв.

Після затвердження заступником Міністра висновку про державну реєстрацію нормативно-правового акта Департамент заносить його до Державного реєстру нормативно-правових актів (далі – Державний реєстр)

4.1 Порядок реєстрації регуляторних актів

Окремій реєстрації підлягають регуляторні акти.

Регуляторний акт – прийнятий уповноваженим регуляторним органом нормативно-правовий акт, який або окремі положення якого спрямовані на правове регулювання господарських відносин, а також адміністративних відносин між регуляторними органами або іншими органами державної влади та суб’єктами господарювання або прийнятий уповноваженим регуляторним органом інший офіційний письмовий документ, який встановлює, змінює чи скасовує норми права, застосовується неодноразово та щодо невизначеного кола осіб і який або окремі положення якого спрямовані на правове регулювання господарських відносин, а також адміністративних відносин між регуляторними органами або іншими органами державної влади та суб’єктами господарювання, незалежно від того, чи вважається цей документ відповідно до закону, що регулює відносини у певній сфері, нормативно-правовим актом).

Закон України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності» визначає порядок реєстрації регуляторних актів.

Регуляторні органи затверджують плани діяльності з підготовки ними проектів регуляторних актів на наступний календарний рік не пізніше 15 грудня поточного року, якщо інше не встановлено законом.

План діяльності з підготовки проектів регуляторних актів повинен містити визначення видів і назв проектів, цілей їх прийняття, строків підготовки проектів, найменування органів та підрозділів, відповідальних за розроблення проектів регуляторних актів.

Затверджені плани діяльності з підготовки проектів регуляторних актів, а також зміни до них оприлюднюються не пізніш як у десятиденний строк після їх затвердження.

Якщо регуляторний орган готує або розглядає проект регуляторного акта, який не внесений до затвердженого цим регуляторним органом плану діяльності з підготовки проектів регуляторних актів, цей орган повинен внести відповідні зміни до плану не пізніше десяти робочих днів з дня початку підготовки цього проекту або з дня внесення проекту на розгляд до цього регуляторного органу, але не пізніше дня оприлюднення цього проекту.

Стосовно кожного проекту регуляторного акта його розробником готується аналіз регуляторного впливу.

Аналіз регуляторного впливу готується до оприлюднення проекту регуляторного акта з метою одержання зауважень та пропозицій.

Розробник проекту регуляторного акта при підготовці аналізу регуляторного впливу повинен:

визначити та проаналізувати проблему, яку пропонується розв’язати шляхом державного регулювання господарських відносин, а також оцінити важливість цієї проблеми;

обґрунтувати, чому визначена проблема не може бути розв’язана за допомогою ринкових механізмів і потребує державного регулювання;

обґрунтувати, чому визначена проблема не може бути розв’язана за допомогою діючих регуляторних актів, та розглянути можливість внесення змін до них;

визначити очікувані результати прийняття запропонованого регуляторного акта, у тому числі здійснити розрахунок очікуваних витрат та вигод суб’єктів господарювання, громадян та держави внаслідок дії регуляторного акта;

визначити цілі державного регулювання;

визначити та оцінити усі прийнятні альтернативні способи досягнення встановлених цілей, у тому числі ті з них, які не передбачають безпосереднього державного регулювання господарських відносин;

аргументувати переваги обраного способу досягнення встановлених цілей;

описати механізми і заходи, які забезпечать розв’язання визначеної проблеми шляхом прийняття запропонованого регуляторного акта;

обґрунтувати можливість досягнення встановлених цілей у разі прийняття запропонованого регуляторного акта;

обґрунтовано довести, що досягнення запропонованим регуляторним актом встановлених цілей є можливим з найменшими витратами для суб’єктів господарювання, громадян та держави;

обґрунтовано довести, що вигоди, які виникатимуть внаслідок дії запропонованого регуляторного акта, виправдовують відповідні витрати у випадку, якщо витрати та/або вигоди не можуть бути кількісно визначені;

оцінити можливість впровадження та виконання вимог регуляторного акта залежно від ресурсів, якими розпоряджаються органи державної влади, органи місцевого самоврядування, фізичні та юридичні особи, які повинні впроваджувати або виконувати ці вимоги;

оцінити ризик впливу зовнішніх чинників на дію запропонованого регуляторного акта;

обґрунтувати запропонований строк чинності регуляторного акта;

визначити показники результативності регуляторного акта;

визначити заходи, за допомогою яких буде здійснюватися відстеження результативності регуляторного акта в разі його прийняття.

Якщо проект регуляторного акта одночасно містить норми, що регулюють господарські відносини або адміністративні відносини між регуляторними органами чи іншими органами державної влади та суб’єктами господарювання, та норми, що регулюють інші суспільні відносини, а також індивідуально-конкретні приписи, то аналіз регуляторного впливу готується лише щодо норм, які регулюють господарські відносини або адміністративні відносини між регуляторними органами або іншими органами державної влади та суб’єктами господарювання.

Аналіз регуляторного впливу підписується розробником проекту регуляторного акта, а в разі якщо розробником проекту є регуляторний орган, інший орган, установа чи організація – керівником цього органу, установи чи організації.

Кожен проект регуляторного акта оприлюднюється з метою одержання зауважень і пропозицій від фізичних та юридичних осіб, їх об’єднань.

Про оприлюднення проекту регуляторного акта з метою одержання зауважень і пропозицій розробник цього проекту повідомляє у спосіб, передбачений статтею 13 цього Закону.

У випадках, встановлених цим Законом, може здійснюватися повторне оприлюднення проекту регуляторного акта.

Проект регуляторного акта разом із відповідним аналізом регуляторного впливу оприлюднюється не пізніше п’яти робочих днів з дня оприлюднення повідомлення про оприлюднення цього проекту регуляторного акта.

Повідомлення про оприлюднення проекту регуляторного акта повинно містити:

стислий виклад змісту проекту;

поштову та електронну, за її наявності, адресу розробника проекту та інших органів, до яких відповідно до цього Закону або за ініціативою розробника надсилаються зауваження та пропозиції;

інформацію про спосіб оприлюднення проекту регуляторного акта та відповідного аналізу регуляторного впливу (назва друкованого засобу масової інформації та/або адреса сторінки в мережі Інтернет, де опубліковано чи розміщено проект регуляторного акта та аналіз регуляторного впливу, або інформація про інший спосіб оприлюднення, передбачений частиною п’ятою статті 13 цього Закону);

інформацію про строк, протягом якого приймаються зауваження та пропозиції від фізичних та юридичних осіб, їх об’єднань;

інформацію про спосіб надання фізичними та юридичними особами, їх об’єднаннями зауважень та пропозицій.

Строк, протягом якого від фізичних та юридичних осіб, їх об’єднань приймаються зауваження та пропозиції, встановлюється розробником проекту регуляторного акта і не може бути меншим ніж один місяць та більшим ніж три місяці з дня оприлюднення проекту регуляторного акта та відповідного аналізу регуляторного впливу.

Усі зауваження і пропозиції щодо проекту регуляторного акта та відповідного аналізу регуляторного впливу, одержані протягом встановленого строку, підлягають обов’язковому розгляду розробником цього проекту. За результатами цього розгляду розробник проекту регуляторного акта повністю чи частково враховує одержані зауваження і пропозиції або мотивовано їх відхиляє.

Оприлюднення проекту регуляторного акта з метою одержання зауважень і пропозицій не може бути перешкодою для проведення громадських слухань та будь-яких інших форм відкритих обговорень цього проекту регуляторного акта.

Стосовно кожного регуляторного акта послідовно здійснюються базове, повторне та періодичне відстеження його результативності.

Висновок

Таким чином, рішення, які приймаються в митних органах у рамках управління цією системою, як об’єктом з боку держави, також управління, яке здійснюється в середині системи, та управління суспільними процесами, є управлінськими, оскільки мають усі його ознаки, що підтверджуються вищевикладеним. У підсумку хотілося б зазначити, що управлінське рішення, яке приймається в митній службі, – це фіксований акт суб'єкта управління в межах його компетенції, котрий містить приписи про майбутні дії об'єкта управління для вирішення проблем митної діяльності та яке підлягає подальшому документуванню.

Отже, необхідно зазначити, що впровадження та використання в системі митних органів певних порядків, які регламентують прийняття того чи іншого рішення, а також фіксування такого рішення у встановленому порядку позитивно впливає на управлінську діяльність у системі митних органів, полегшує роботу керівників середнього рівня та прискорює процес прийняття рішення. Наголошу також на необхідності постійного вдосконалення управлінської діяльності, яка повною мірою обумовлена внутрішніми та зовнішніми змінами функціонування керуючих об'єктів і безпосередньо пов'язана з процесом прийняття управлінських рішень, який посідає центральне місце в системі організаційно-правових заходів соціального управління.

Отже, для того, щоб забезпечити належну організацію процесу прийняття управлінських рішень та їх подальше документування на всіх стадіях його здійснення та в усіх органах і ланках управлінської системи, необхідно:

1. відокремити фактичну діяльність по розробці управлінських рішень від управління цією діяльністю;

2. розподілити конкретні повноваження по розробці управлінських рішень між різними органами та ланками апарату управління.

Провідна роль у процесі документування управлінської діяльності в митних органах належить юридичним службам. В процесі своєї діяльності юридична служба організує та забезпечує правильне застосування чинного законодавства у службовій, господарській та соціальній сферах діяльності митниці. У разі виявлення порушень закону подає начальнику митниці письмові пропозиції щодо їх усунення, а також консультує керівництво митниці з правових питань.

Також, вважаю за необхідне визначити шляхи покращення організації роботи з документами, які полягають у передбаченні інструкції з діловодства, яка відповідає державним стандартам, зразків правильно оформлених документів, які будуть установлені на комп’ютерах, номенклатури справ організації із зазначенням термінів зберігання, посадових інструкцій працівників, що встановлюють обов’язки і відповідальність за підготовку і зберігання документів, технічному навчанні працівників новим технологіям роботи з документами, методичному керівництві службою діловодства робіт з документами у структурних підрозділах організації, інформуванні керівництва про стан роботи з документами, призначенні співробітників, відповідальних за організацію діловодства у структурних підрозділах.

Шляхами вдосконалення діловодних процесів у митній службі є:

повна автоматизація та комп’ютеризація діловодних процесів, що дає змогу уніфікувати технології в організації роботи з документами, прискорити процеси обробки, пошуку, зберігання та передавання інформації;

спрощення та повна уніфікація і стандартизація в оформлені документів та їх елементів, вироблення єдиних науково обґрунтованих правил підготовки й оформлення документів. Адже при докладному розгляді та порівнянні документів споріднених установ чи навіть у рамках однієї організації можна спостерігати досить суттєві відмінності;

розробка переліку документів галузі, що дасть можливість уявити обсяг і склад документаційної діяльності, виробити єдині вимоги до оцінювання документів;

раціоналізація документування, тобто створення документів з більшою інформаційною місткістю.

Таким чином, тема досліджувана мною виявилась цікавою та пізнавальною, адже фактично було розглянуто одне з найактуальніших питань діяльності митної службі в аспекті документування управлінської діяльності та визначено роль та місце юридичних служб у цьому процесі.

Тема курсової роботи є специфічною, тому джерельна база з даного питання є недостатньо розробленою, хоча це не викликало великих складнощів при висвітленні основних питань.

Список літератури

Г. Беспянська. Організаційно-розпорядчі документи на підприємстві. // Секретар-референт, №1 (50), 2007 р.с. 9.

Кунєв Ю.Д, Коросташова І.М., Мазур А.В., Шапошник С.П. Управління в митній службі: Підручник / За заг. ред. Ю.Д. Кунєва. – К.: Центр навчальної літератури, 2006. – 408 с.

Ершов А.Д. Основы управления и организации в таможенном деле: Учебное пособие. – СПб., 1999. – 361 с.

Є. Гармаш. Теоретичні аспекти прийняття управлінських рішень в митній службі України // №6, 2005, с. 51.

Є. Гармаш. Управлінські рішення в митній службі України // Вісник АМСУ №3, 2005, с. 105

Г. Беспянська. Класифікація службових документів. // Секретарь-референт, №1, 2007.с. 21.

О.В. Фанін. Роль і місце юридичного підрозділу в структурі митних органів // Митна справа №3 (45), 2006 р.с. 87.

О.Ю. Митнченко. Этические принципы управления информацией и документами // Делопроизводство, №2, 2005, с. 10.

Г. Асєєв. Методологія корпоративного документообігу: схеми і вимоги до них. Вісник книжкової палати, №3, 2006.

Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Ученик. – 2-е изд., перераб. – К.: Т-во «Знання», КОО, 2000. – 460 с.

Кунєв Ю.Д. Організаційні принципи вдосконалення організаційних структур соціальних систем // Вісник Запорізького юридичного інституту. -2000. – №3.-С. 147.

Конституція України., прийнята на V сесії ВРУ 28 червня 1996 р. // Відомості Верховної Ради (ВВР), 1996, №30, ст. 141

Митний кодекс України №92-IV від 11.07.2002 // ВВР, 2002, №38–39

Закон України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності» від 11.09.2003 в. // ВВР, №9, 2004.

Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» №1153 від 17.10.1997.

Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави» №1893 від 27.11.1998.

Порядок подання нормативно-правових актів на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України та проведення їх державної реєстрації, затверджений Наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2005 №34/5.

Наказ Державної митної служби України «Про затвердження інструкції з діловодства в митній службі України» №747 від 28.12.2002.

Наказ Державної митної служби України «Про затвердження Порядку роботи з наказами в митних органах України» від 20.09.01 №622.

Наказ Державної митної служби України «Про затвердження Методичних рекомендацій про порядок підготовки, подання на державну реєстрацію, скасування, обліку та зберігання нормативно-правових актів митних органів України» від 08.07.2003 р. №441.