Курсовая работа: История возникновения, развития и изменения отдельных элементов формуляра документов
Аннотация
В нынешних экономических условиях, когда очень быстро меняются и ситуация, и законодательство, предприятия могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почему. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Носителем информации выступает документ.
Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин.
Поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.
Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.).
Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа.
В настоящее время требованиям к формуляру документов уделяется особенное внимание: разрабатывается законодательная база, нормативные документы, создатели которых стремятся, как можно более отчётливо отразить принципы работы с документами, избрав своей целью выработать свод единых правил документирования деятельности того или иного учреждения.
Изучение современных требований к формуляру документов невозможно без единой, неразрывной связи с историей его развития.
Целью данной курсовой работы является попытка проследить возникновение, изменение и развитие отдельных элементов формуляра документов.
Для реализации этой цели необходимо решить следующие задачи:
исследовать историю развития отдельных элементов формуляра документов;
рассмотреть понятие формуляра документов;
провести анализ требований к формуляру документов.
Содержание
1. Развитие отдельных элементов формуляров документов
1.1 Коллежское делопроизводство (XVIII в.)
1.2 Делопроизводство XIX - начала XX в.
1.3 Делопроизводство в советскую эпоху (1917-1991 гг.)
3. Типовой и индивидуальный формуляр
5. Общие требования к бланкам документов
6. Формуляр современного документа
6.2 Формуляр бланка объяснительной записки
Список использованных источников
Введение
В настоящее время в Российской Федерации проводится реформирование системы управления всех уровней, включая органы местного самоуправления, результаты которого оказывают непосредственное влияние на систему документационного обеспечения управления. В делопроизводстве органов управления наблюдается появление новых видов документов, что вызывает интерес у исследователей - документоведов, изучающих факторы, оказывающие влияние на данный процесс.
Документ играет значимую роль в сфере управления, выступая инструментом, средством или способом осуществления процессов управления. Обоснованием данного утверждения, прежде всего, является то, что вся информация, необходимая для деятельности любого учреждения, концентрируется в документах.
Ученые - документоведы совершенно справедливо утверждают, что состав управленческих документов тесно связан с определенной управленческой функцией, изменение которой или потеря ею практической значимости в учреждении, прежде всего, является причиной модификации состава документов и оказывает непосредственное влияние на форму документа. При анализе прослеживается следующая логическая цепочка: функция управления - функция документа - вид документа. Изменения в системе управления влекут за собой изменения в системе делопроизводства, включающей в себя, помимо организации работы с документами, процесс документирования управленческой деятельности.
Исследование эволюции документов управления, выявление факторов, определяющих изменения в видовом составе документов, в их формах, генезиса складывания документных систем на основе развития и дифференциации управленческих функций позволяет понять закономерности и направления развития документирования и документационного обеспечения управления, учитывать исторический опыт при совершенствовании современных систем документации.
Опираясь на определение термина "документоведение", считается, что изучение развития отдельных документов, их комплексов и систем, создаваемых в результате документирования, в историческом аспекте является одной из основных задач в области документирования деятельности учреждений.
Исследование эволюции видового состава документов в управлении важно также при определении полноты и сохранности архивных фондов, описании архивных документов и построении научно-справочного аппарата к документам, хранящихся в архиве.
В курсовой работе выделены основные тенденции, в эволюции состава реквизитов документа, начиная с XVIII в., их месторасположения на бумаге, а также выявления факторов, влияющих на складывание формуляра документа.
Рассматривается применение различных видов документов в управлении, что позволяет проследить эволюцию их функционального назначения в деятельности учреждений.
1. Развитие отдельных элементов формуляров документов
1.1 Коллежское делопроизводство (XVIII в.)
В начале XVIII в. в результате активной преобразовательной деятельности Петра I в России были осуществлены административные реформы. Высшим светским учреждением стал Сенат, церковным - Синод. Приказы были заменены коллегиями, местные учреждения преобразованы и созданы бурмистерские избы: городовые магистраты, ратуши, губернские и провинциальные канцелярии. Делопроизводство этого периода называют приказным.
В 1720 г. был издан Генеральный регламент, по которому в законодательном порядке была определена внутренняя организация коллегий, их структура, правила внутреннего распорядка и поведения чиновников, убранство камор - присутственных мест, организация работы с документами: правила регистрации, контроля за исполнением документов, порядок их составления, удостоверения, штатный состав, должностные обязанности чиновников.
Главная особенность этого периода в том, что законодательство регламентировало в основном и состав документов, и правила их составления. Возникло много новых видов документов, некоторые получили новые наименования, определения которых даны в Генеральном регламенте. Виды документов, служившие для обмена информацией между учреждениями, определялись их соподчиненностью.
От царя и Сената в коллегии направляли указы, из коллегий в местные учреждения также направлялись распорядительные документы в форме указов. Коллегии - в Сенат, местные учреждения в коллегии направляли рапорты и доношения.
В XVIII в. появляется новый вид документа - протокол. Частные лица продолжали обращаться в государственные учреждения в форме челобитных, иногда их стали называть "прошения челобитчиковы". В последней четверти XVIII в. за этим видом документа прочно закрепилось наименование "прошение".
Продолжали развиваться другие системы документации.
Для "сношений" между военными были характерны такие виды документов, как рескрипты, реляции, рапорты, донесения, приказы, ордера, предписания; учет численного состава фиксировался в штатах, табелях, списках, ведомостях; ход военных действий отражался в дислокациях, диспозициях, предположениях и др.
Договорные отношения с иностранными государствами закреплялись в трактатах, договорах, конвенциях, инструментах, протоколах; для "сношений" с иностранными государствами использовали ноты, мемуары, меморандумы, письма; дипломаты отправляли на родину реляции, письма, депеши.
Судебная документация состояла из допросов, клятвенных обещаний, показаний; результат судебного разбирательства отражался в приговорах, определениях, выписках из журналов.
Для бухгалтерского учета вели баланс - особую таблицу, показывающую состояние хозяйственной деятельности на определенную дату; главную книгу, где систематизировали все хозяйственные операции. В этот период в России начинают применять термины "баланс", "дебет", "кредит", "бухгалтер".
Статистический учет вели в подушных переписях, названных ревизиями. Результат ревизий фиксировался в "ревизских сказках", на основании которых составлялись губернские сводки.
В этот период начинает складываться система документации по личному составу: введены формулярные (послужные) списки - документ, дающий полное представление о чиновнике, находящемся на государственной службе (от семейного положения до выхода в отставку или на пенсию).
Тогда же коренным образом изменился формуляр документа. Трудности использования в справочных целях столбцов, сложности, возникавшие при хранении, привели к их отмене. Указ Петра I от 1700 г. предписал заменить их тетрадями: "Всякие нашего великого государя и челобитчиковы дела писать в лист и в тетради дестевые, а не в столбцы". Составление документов на листах привело к тому, что реквизиты "адресат", "автор", "вид документа", "подпись", даты составления (подписания, получения), скрепы, регистрационные номера (исходящий и входящий) выделяются из текста и занимают определенные, достаточно строго фиксированные места на листе бумаги.
Вид документа XVIII в. почти всегда указан в его наименовании, которое раскрывает и его краткое содержание, например: "Рапорт о получении указа".
Документ начинали с обозначения адресата, который писали вдоль верхнего поля листа, например: "В Правительствующий Сенат", "В Государственную Юстиц-коллегию". Автор указывался под адресатом: "Из Тульского уездного суда".
Введение в 1722 г. в действие Табели о рангах повлияло на документирование, так как с этого времени при письменном обращении к должностному лицу стали употреблять титулы. Табель о рангах присвоил чинам от 1 до 14 класса общие титулы: чинам первых двух классов - "высокопревосходительство", чинам 3 и 4 классов - "превосходительство", чинам 5 класса - "высокородие", чинам 6, 7,8 классов - "высокоблагородие", чинам 9,10,11,12,13,14 классов - "благородие". Но кроме общих титулов, приобретенных чином, употреблялись частные титулы, присвоенные по должности (господин генерал, господин тайный советник и т.д.). Поэтому при обращении в официальных документах частные титулы стали соединять с общими: "Его высокопревосходительству господину тайному советнику.". Третий вид титулов был связан с происхождением, например "светлость" (для князей), "сиятельство" (для князя и графа), "благородие" (для дворян, включая баронов).
Документы в XVIII в. обязательно подписывались должностными лицами. Причем существовали документы, подписываемые коллегиально (протоколы коллегий), и документы, подписанные одним лицом (рапорты, доношения, сообщения и т.д.). Подпись проставлялась сразу за последним словом текста, без пробелов и отступов и включала наименование должности, титула, имя и фамилию.
Рисунок 1 - Пример оформления рапорта в XVIII в.
Скрепы проставлялись в правом нижнем углу листа и включали наименование должности или чина секретаря, имя и фамилию. Законодательство предписывало под страхом смертной казни не оформлять скрепу после подписи: "Секретарям и дьякам, под смертною казнью никаких указов о решении дел не крепить одним по приказу своих принципиалов как прежде бывало, не крепить после всех.".
В левом нижнем углу документа проставляли дату подписания: "Генваря 21 дня 1753 года".
Исходящий регистрационный номер писали вдоль поля документа.
При получении документа в левом верхнем углу проставляли входящий регистрационный номер и дату получения: "Получено июля 15 дня 1745 года".
Рисунок 2 - Пример оформления доношения в XVIII в.
Документы в ряде случаев скреплялись печатью, порядок пользования которой был определен в Генеральном регламенте.
В XVIII в. на документах проставлялось большое число делопроизводственных отметок, прежде всего резолюций, которые писали на лицевой стороне первого листа. Можно встретить отметки о рассмотрении дела, о том, с кем передали документ и т.д. (Рисунок 1,2).
В 1775 г. Екатериной II осуществлена административная реформа, в результате чего был издан закон "Учреждения для управления губерний Всероссийской империи", в корне изменивший систему местного управления. В основу реформы было положено разделение административных, финансовых, судебных функций управления.
Были созданы губернские правления, казенные палаты, нижние земские суды, уездные казначейства, палаты уголовного и гражданского суда, сословные суды. Все коллегии (за исключением Военной, Морской и Иностранных дел) были ликвидированы, а их функции переданы местным учреждениям. Коллегиальный принцип принятия управленческих решений не изменился, поэтому во вновь созданных учреждениях сохранилась и структура коллегий, и состав чиновников, и организация работы с документами. Все решения принимались в общем присутствии, а технологический процесс обработки документов осуществлялся в канцелярии. Закон 1775 г. особенно четко установил, определенный порядок "для сообщения властей и мест". От вышестоящих органов управления подчиненным направлялись указы; в свою очередь подчиненные направляли в вышестоящие инстанции рапорты и доношения; равные инстанции посылали друг другу предложения и сообщения.
1.2 Делопроизводство XIX - начала XX в.
В начале XIX в. система государственных учреждений России в результате административных реформ Александра I была подвергнута серьезной корректировке. Высшими государственными учреждениями были Правительствующий Сенат, Комитет Министров, Государственный Совет; позже, во второй половине XIX в., создан Совет Министров. Коллегии были заменены новыми центральными учреждениями - министерствами. Местные учреждения осуществляли свою деятельность в соответствии с законом 1775 г. и в течение первой половины века почти не претерпели изменений.
Высшие государственные учреждения - Сенат, Комитет Министров, Государственный Совет - основывали свою деятельность на принципе коллегиальности. Делопроизводство в них велось в соответствии с документами, названными "учреждениями": "Учреждение Правительствующего Сената", "Учреждение Комитета Министров", "Учреждение Государственного Совета". Создание министерств положило начало новому этапу развития системы управления и делопроизводства в России. Основой организации деятельности новых центральных органов управления стал принцип единоначалия. Коллегиальное обсуждение и принятие решений, характерное для коллегий XVIII в., стало тормозить управленческий процесс, которому требовалась гибкость и оперативность.
Внедрение новой системы управления началось изданием манифеста от 8 сентября 1802 г., провозгласившего создание первых восьми министерств, а завершилось изданием 25 июня 1811г. "Общего учреждения министерств".
Компетенция должностных лиц в вопросах управления определила состав управленческих документов министерств. Закон прямо указывал, что "различная степень власти" - главная причина разделения прав и обязанностей чиновников в процессе создания документов. Поэтому законодательство Российской империи достаточно четко определило виды документов, которыми осуществлялась переписка между органами власти и управления. Например, от императора министр получал указы и повеления, направлял ему доклады (или записки) и представления; от Государственного Совета получал высочайше утвержденные мнения, направлял - представления; и т.д.
Между собой министерства обменивались отношениями, сообщениями, официальными письмами.
Ход заседания совещательных органов (Совета Министра, Общего присутствия департамента) фиксировался в журналах. В параграфе 262 "Общего учреждения министерств" впервые установлена зависимость юридической силы документа от правил его оформления: "Предписания Министров только тогда признаются действительными, когда они имеют установленную форму". К "Общему учреждению министерств" приложены четыре формы "переписки", служившие эталоном для составления и оформления официальных документов. Они составлены на бланках с угловым расположением реквизитов, включающих наименование учреждения-автора, наименования структурных подразделений, дату подписания документа, исходящий регистрационный индекс, краткий заголовок к тексту. Позже появляется ссылка на номер инициативного документа. В правом углу документа указывался адресат. Первоначально бланки писали от руки, но с 20-х гг. XIX в. их стали изготовлять типографским способом.
При анализе "сношений" следует иметь в виду, что на одних документах наименование вида обозначалось, а в других "беззаглавных" оно отсутствовало. Его можно определить, зная соподчиненность автора и адресата.
Вышестоящие учреждения и чины, обращаясь к нижестоящим, писали адресат в дательном падеже: "Калужскому губернскому правлению". Равные друг с другом и нижестоящие, обращаясь в вышестоящие инстанции, использовали предлог "в": "В Калужское губернское правление".
Если документ адресовался конкретному лицу и нижестоящий обращался к вышестоящему, в состав адресата включалось обращение, соответствующее титулу: "его превосходительству", "его благородию". При общении равных должностных лиц и вышестоящих с нижестоящими титул опускался.
Документы в XIX в. обязательно имели подпись и скрепу, в которых указывали наименование должностей.
В формуляре документа XIX в. ясно прослеживается стремление к формализации, определению четких правил расположения и оформления реквизитов (Рисунок 3, 4,5).
Рисунок 3 - Пример оформления документа Сената в XIX в.
На всем протяжении XIX в. активно развивались другие системы документации, в которых подробно регламентирован состав документов системы, правила их составления и оформления фиксировались в Уставах, в которых помещались образцы форм документов. Например, вопросы бухгалтерского учета закреплены в "Общем счетном уставе" 1848 г., документирование прохождения государственной службы - в "Уставе о службе гражданской" 1832 г.
Рисунок 4 - Пример оформления документа министерства в XIX в.
Изобретение в последней трети XIX в. пишущих машин, ротапринтов, гектографов, ротаторов и их достаточно широкое распространение и применение в практике работы сопровождалось появлением новых способов документирования, ускорило изготовление документов (Рисунок 5).
Общегосударственные нормы в делопроизводственной сфере, заложенные в "Общем учреждении министерств", требовали изменений и развития. Отдельные ведомства пытались самостоятельно упростить делопроизводственный процесс. Например, в канцелярии попечителя Московского учебного округа внедряются элементы механизированной обработки документов: их печатают на пишущей машине, пометки о получении, регистрации, направлении на исполнение, об исполнении наносят с помощью механических нумераторов или штампов (Рисунок 6). Но основной смысл рационализации делопроизводства в этом учреждении сводился к расширению полномочий рядовых чиновников, к передаче ряда функций руководства (попечителя) рядовым работникам (инспекторам). Эта мера сразу же ускорила движение документов и привела к сокращению их объема.
Рисунок 5 - Пример оформления документа с использованием пишущих машин в начале XX в.
Рисунок 6 - Пример оформления документа XX в.
Наиболее четко направления и способы совершенствования рационализации делопроизводства сформулированы в Положении о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве, изданном в 1911 г. Положение представляет собой типовую инструкцию по делопроизводству, разработанную военным ведомством для сети подведомственных военных учреждений разных уровней. Оно содержит рекомендации по составлению и оформлению документов, определяет порядок работы с ними, вводит в делопроизводство ряд прогрессивных технологий по передаче документов (телеграммы, телефонограммы), по их копированию и тиражированию.
На всем протяжении XIX в. издавались сборники образцов документов, называемые "письмовники", с целью помочь чиновникам и частным лицам составить документ в соответствии с существующими правилами.
В XIX в. начинается процесс формирования теории делопроизводства, который связан с именами Ф. Русанова, Н. Варадинова, К. Зосимского, В. Вельбрехта. В их трудах формулируются теоретические аспекты составления и оформления деловых бумаг, дается их классификация и пр.
В начале XX в. Россия стояла на пороге новых преобразований в области делопроизводства. Однако смена государственного строя в результате Февральской буржуазно-демократической революции и Октябрьской социалистической революции привела к коренным изменениям в государственном устройстве России и организации делопроизводства.
Главная особенность делопроизводства XIX - начала XX в. заключалась в том, что и организация делопроизводственной службы, порядок оформления документов и технология работы с ними прочно опирались на законодательную базу.
1.3 Делопроизводство в советскую эпоху (1917-1991 гг.)
События октября 1917 г. в корне изменили систему государственных учреждений в России. Высшим органом государственной власти стал Всероссийский съезд Советов. Исполнительным органом между съездами был Всероссийский центральный исполнительный комитет (ВЦИК). Высший орган управления был назван Советом народных комиссаров (Совнарком). Отраслевыми органами управления являлись народные комиссариаты (наркоматы, в сороковых годах преобразованные в министерства), органами государственной власти на местах - губернские и уездные Советы, а органами государственного управления - их исполнительные комитеты (исполкомы).
Создание новых органов власти и управления потребовало новых правил документирования. Были изданы правовые акты, регламентировавшие порядок внесения законопроектов, их утверждения, подписания, опубликования и вступления законов в силу; оформление официальных документов; порядок использования печатей.
Становление советского государственного аппарата, несмотря на трудности гражданской войны, сопровождалось поисками новых, соответствующих времени форм делопроизводства, о чем свидетельствует постановление Совета Рабочей и Крестьянской Обороны от 08.12.1918 "О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты", которым предписывалось заменить переписку переговорами по телефону, деловые бумаги - телефонограммами и установить контроль за всеми распорядительными документами; всем советским учреждениям вменялось в обязанность исполнять постановления и распоряжения центральной власти точно и беспрекословно. Ту же цель преследовал проект декрета "Об упрощении делопроизводства и переписки в советских учреждениях", подготовленный в декабре 1918 г. в Наркомате Госконтроля. Этот проект дорабатывался Междуведомственным совещанием, созданным в январе 1919 г. из представителей пяти наркоматов. В проекте ставилась цель достигнуть оперативности в процессе документирования и экономить бумагу. Для этого предлагалось письменные сношения заменить телефонными переговорами и телефонограммами, не составлять сопроводительные письма, не изготовлять лишние копии с документов. Документы предписывалось составлять четко и кратко, используя общепринятые сокращения, исключив из них фразы учтивости. Рекомендовалось активно использовать типовые тексты. Подписывать официальные документы должны были не более двух должностных лиц. Для написания документа следовало пользоваться меньшими форматами бумаг (до 1/8 листа) и посылать документы без конвертов. Организация работы с документами в данном проекте почти не затрагивалась, он не был утвержден.
Конституции 1918 и 1924 гг. определили виды актов, издаваемых органами государственной власти и управления, порядок их издания. Был издан ряд декретов, установивших право национальных республик и областей вести делопроизводство в государственных органах на местных языках. Документы, направляемые за пределы республики, должны были писаться на двух языках (русском и национальном языке республики) или только на русском языке.
Для первых лет советской власти характерна законодательная регламентация работы с обращениями граждан.
Особым и весьма знаменательным периодом в становлении развитии советского делопроизводства являются 1920-30-е гг. Начало 1920-х гг. - время развития движения за научную организацию труда (НОТ), частью которого стала научная организация управленческого труда (НОУТ).
В 1920-х гг. всю работу по научной организации управленческого труда возглавил Народный комиссариат рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ СССР). Здесь было создано Управление по улучшению госаппарата, которое осуществляло руководство движением НОТ в стране.
Координация работы по НОТ была возложена на Совет по научной организации труда (СовНОТ), созданный при коллегии НК РКИ СССР в 1923 г.
С самого начала движения за НОТ в стране начинают действовать научные учреждения. В 1921 г. создается Таганрогский институт научной организации производства, затем Казанский институт научной организации труда (КИНОТ). Научно-практические разработки этих институтов в области управления, производства и делопроизводства способствовали оптимизации работы советских учреждений. Например, Казанский институт исследовал делопроизводство в конкретных организациях, а затем разрабатывал и внедрял проекты его реализации. Рационализация делопроизводства основывалась на сокращении инстанций прохождения документа, внедрении однократной регистрации документа, выделении нерегистрируемых документов, разработке и внедрении трафаретных форм. К концу 1920-х гг. КИНОТ очень серьезно занимался унификацией документов, внес заметный вклад в развитие теоретических основ стандартизации.
Значительную роль во внедрении НОТ в работу организаций сыграло Бюро стандартизации при ВСНХ СССР, которое занималось организацией документооборота, разрабатывало формы документов, печатало бланки. Все работы осуществлялись на хозрасчетных началах.
Большое значение для развития советского делопроизводства имело создание при НК РКИ СССР в 1925 г. акционерного общества - Государственного бюро организационного строительства (Оргстрой).
В состав Оргстроя вошло Бюро стандартизации ВСНХ СССР, передав ему и кадры, и капитал. Его учредителями были НК РКИ СССР, ВСНХ СССР, Госторг СССР и ряд других центральных ведомств. Его пайщиками стали государственные учреждения, организации и предприятия.
Оргстрой был создан для решения следующих задач:
реорганизации и постановки в учреждениях и на предприятиях делопроизводства и архива;
разработки проектов организационных структур учреждений и их подразделений;
издания бланков и форм документов;
издания инструкций и руководств;
снабжения учреждений и предприятий усовершенствованным канцелярским оборудованием, мебелью, пишущими и счетными машинами;
организации курсов по подготовке практических работников - делопроизводителей и др.;
информирования широких слоев работников управления и производства о новейших теоретических достижениях, рационализации, о новинках конструкторских и технических разработок в сфере управления.
В 1926 г. при НК РКИ СССР создается Институт техники управления (ИТУ). При ИТУ были созданы структурные подразделения, занимавшиеся конкретными направлениями рационализации.
Кабинет стандартизации разрабатывал общесоюзные стандарты на документы, средства и предметы конторского труда, носители информации. Здесь были разработаны стандарты писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов и др.; форматов бумаги, а также стандарты на материалы, используемые при работе с документами: чернила, ленты для пишущих машинок; образцы конторской мебели.
В 1931 г. ИТУ подготовил проект Общих правил документации и документооборота, предполагающий введение единых правил делопроизводства в общесоюзном масштабе. Это была первая предпринятая в советский период серьезная попытка создания комплексного нормативного документа, содержащего единые нормы организации и технологии делопроизводства. В Общие правила вошли требования к оформлению документов, правила их обработки от получения до передачи в архив, единые принципы организации делопроизводственных служб, их функции, должностные обязанности канцелярских работников.
В апреле 1932 г. ИТУ был закрыт. Сотрудники института были обвинены в некритическом заимствовании буржуазных теорий построения государственного аппарата. Все работы были прерваны, Общие правила не были доработаны и утверждены. Позже был ликвидирован и Наркомат рабоче-крестьянской инспекции. Движение за научную организацию труда было свернуто, прекратили свою работу ведомственные и вневедомственные органы рационализации, были закрыты все периодические издания, освещавшие вопросы управления и делопроизводства. В течение следующих 30 лет на общегосударственном уровне научные разработки проблем документирования и организации работы с документами не велись.
В истории делопроизводства начался длительный период ведомственного регулирования работы с официальными документами, при этом каждое ведомство решало их по-своему. Разработка системы делопроизводства того или иного наркомата осуществлялась через создание инструкции по делопроизводству для центрального аппарата и типовой инструкции для подведомственных учреждений, предприятий и организаций.
Среди общегосударственных актов, оказавших существенное влияние на делопроизводство советских учреждений, следует назвать прежде всего Конституцию 1936 г. С ее изданием впервые за годы советской власти были законодательно закреплены виды документов, издаваемые конкретными органами власти и управления.
Высший законодательный орган - Верховный Совет СССР - издавал законы, его Президиум - указы и постановления, народные комиссары - приказы и инструкции. Местные Советы депутатов трудящихся и их исполкомы принимали решения и распоряжения, начальники управлений и отделов исполкомов - приказы и инструкции. Руководители организаций, учреждений и предприятий, действующих на основе единоначалия, - приказы.
Ряд законодательных актов 1930-40-х гг. установил правила пользования печатями с государственным гербом; засвидетельствования копий с документов, касающихся личных прав и интересов граждан; ответственности за разглашение государственной тайны и за утрату документов, содержащих государственную тайну.
Отсутствие организационно-методического центра по руководству постановкой делопроизводства в стране, общих норм в области документирования, подготовки квалифицированных кадров в области делопроизводства, ведомственная разобщенность - все это отрицательно сказывалось на управлении и состоянии работы с документами. Это было отмечено на 1-м Межотраслевом совещании по оргтехнике, созванном в июне 1941 г. Всесоюзным научным инженерно-техническим обществом машиностроителей. На совещании была разработана программа мероприятий по улучшению делопроизводства, которая предусматривала:
создание организационно-методического центра для руководства постановкой делопроизводства;
разработку положения (статуса) о делопроизводстве для всех учреждений в качестве общеобязательных норм;
разработку положения о кадрах канцелярских работников;
механизацию труда канцелярских работников;
унификацию и трафаретизацию служебной документации;
создание единого учебного центра для подготовки и переподготовки кадров;
изучение в школах правил составления служебных документов;
подготовку и переподготовку специалистов по служебной документации;
создание Всесоюзного института по вопросам делопроизводства.
Намеченные меры могли способствовать выработке общегосударственных норм в области делопроизводства. Реализовать эту программу помешала война.
К вопросам делопроизводства на государственном уровне вернулись только в конце 1950-х гг. Был издан ряд правительственных постановлений, реализация которых предполагала решение трех задач:
создание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД);
разработка и внедрение средств механизации в сферу управления;
подготовка специалистов высшего и среднего специального образования в области делопроизводства.
Разработка Единой государственной системы делопроизводства началась после выхода постановления Совета Министров СССР от 25.07.1963 "О мерах по улучшению архивного дела в СССР". Подготовка основных разделов ЕГСД поручалась Главному архивному управлению, в рамках которого в 1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) для реализации подготовки ЕГСД.
ЕГСД одобрен Комитетом по науке и технике СССР в сентябре 1973 г. Отсутствие на этом нормативном документе грифа утверждения постановлением правительства практически лишило ее официального статуса, но не снизило высокого теоретического уровня и методического значения.
Основные положения ЕГСД - это научно упорядоченный комплекс правил, нормативов, рекомендаций, определивших и регламентировавших организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях, предприятиях СССР. Ее главная цель - усовершенствовать на единой основе организацию делопроизводства путем внедрения единых форм и методов работы с документами. ЕГСД устанавливала правила документирования управленческой деятельности (которые распространялись только на организационно-распорядительные документы), содержала рекомендации по организации работы с документами, определяла основы организации труда делопроизводственного персонала и механизации делопроизводственных процессов. Впервые за годы советской власти была создана комплексная система делопроизводства, носившая общегосударственный характер.
В 1988 г. руководство Главархива СССР утвердило ее вторую редакцию, названную Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Положения ЕГСДОУ распространялись на все системы документации, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники и микрографии.
С 1970-х гг. начинается разработка целого ряда прикладных исследований, связанных с документированием управленческой деятельности и работой с документами в управленческом аппарате. Прежде всего следует отметить развитие процессов унификации и стандартизации состава и правил оформления управленческой документации.
В 1972 г. были введены в действие первые стандарты на организационно-распорядительную документацию (ОРД): ГОСТ 6.38-72 "Система организационно-распорядительной документации. Основные положения" и ГОСТ 6.39-72 "Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец". Стандарты на ОРД установили состав реквизитов, правила их оформления и расположения, требования к бланкам, к текстам документов и документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств.
Тогда же установлена и единая терминология, применяемая в делопроизводстве и архивном деле. Толкование терминов стало однозначным с введением ГОСТ 16487-70 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Он был переработан в 1983 г.
Центральным бюро нормативов по труду при Министерстве труда и социальных вопросов СССР началась разработка нормирования труда работников делопроизводства. Разрабатывались нормативы времени на делопроизводственные операции, машинописные, стенографические работы, которые использовались для установления норм выработки и расчета количественного состава работников делопроизводственной службы.
Большую роль для систематизации документов в текущем делопроизводстве, экспертизы их научной и практической ценности, подготовки и передачи документов в ведомственный архив сыграли "Основные правила работы ведомственных архивов", изданные в 1986 г. Правила содержали методику систематизации документов в делопроизводстве, организации их хранения и технологию хранения документов в архивах организаций.
Продолжалась работа Главархива СССР над созданием типовых перечней: в 1989 г. был издан Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения.
С 1970-х гг. в управление стали внедрять средства вычислительной техники, и в этой связи возникли планы создания Автоматизированных систем управления (АСУ) и Общегосударственной системы сбора и обработки информации для учета планирования и управления народным хозяйством (ОГАС). Воплощение этих идей потребовало разработки унифицированных систем документации (УСД), представляющих собой комплексы взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В основу их разработки был положен единый методологический подход, закрепленный в ГОСТ 6.10.1-75 "Унифицированные системы документации. Основные положения" (переработан в 1988 г.). Значительную роль в установлении единой терминологии в области унификации сыграл ГОСТ 6.10.2-83 "Унифицированные системы документации. Термины и определения".
Внедрение в управление средств вычислительной техники привело к необходимости установления юридической силы документов на машинном носителе. Первым нормативно-техническим документом, закрепившим правила удостоверения электронных документов, стал ГОСТ 6.10.4-84 "Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения".
Полный перечень УСД дан в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД), изданном в 1983 г. Каждая УСД, включенная в ОКУД, содержала наименования унифицированных форм документов, вошедших в систему документации, ее кодовое обозначение. Наличие кодов обеспечивало автоматизированную обработку данных, содержащихся в формах конкретных УСД. Наряду с ОКУД был разработан ряд классификаторов, необходимых как средство информационного обеспечения в областях экономики, финансов, внешнеэкономической деятельности и др. В их числе Общесоюзный классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общесоюзный классификатор специальностей по образованию " (ОКСО), Общесоюзный классификатор продукции (ОКП) и др.
В состав УСД вошла Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), включающая три государственных стандарта, альбом унифицированных форм документов, методические указания по их применению.
Развитие делопроизводства в 1970-80-е гг. явилось основой для развития современного делопроизводства в организациях Российской Федерации.
2. Формуляр документа
Каждый отдельный документ состоит из ряда реквизитов. Для каждой системы документов определен характерный для нее комплекс соответствующих реквизитов. Каждому документу из конкретной системы документов присущ свой индивидуальный набор реквизитов.
Например, для ряда документов (которые федеральные органы власти и их подразделения выдают физическим лицам для удостоверения их личности или их статуса), состав реквизитов определен действующим законодательством Российской Федерации. К этим документам относятся паспорт, водительские права, трудовая книжка, свидетельство о рождении, аттестат об окончании школы и другие.
Для официальных и служебных документов комплекс реквизитов определяет Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и ГОСТ Р 6.30-2003. Всю систему официальных и служебных документов можно разделить на группы документов, выполняющих конкретные управленческие функции. Каждая группа документов характеризуется соответствующим набором реквизитов. Соответственно, для каждого документа в этой группе имеется уже свой конкретный перечень реквизитов.
Перечень реквизитов, из которых состоит тот или иной документ, носит название формуляра документа.
Формуляр официального и служебного документа представляет собой перечень реквизитов официального письменного документа.
Построение формуляра официального и служебного документа, то есть перечня реквизитов официального письменного документа, возможно различными путями. Однако два пути построения этого перечня просматриваются как наиболее рациональные.
Первый путь построения перечня возможен при расположении входящих в него реквизитов в той последовательности, которую для них предусматривает Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти или ГОСТ Р 6.30-2003. Такое построение формуляра хорошо при его теоретическом построении, но весьма неудобно при практическом применении формуляра для формирования документа.
Наиболее удобно построение формуляра при построении списка реквизитов в порядке их месторасположения в документе. Этот порядок определяется так же, как и порядок чтения или письма, то есть слева направо и сверху вниз. В этом случае принцип построения формуляра официального письменного документа хорошо согласуется с принципом построения и последующего чтения самого официального письменного документа.
3. Типовой и индивидуальный формуляр
При подготовке конкретного документа учитываются составляющие его элементы (реквизиты). Число реквизитов, характеризующих отдельные документы, различно и определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д.
Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах.
Применение государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с документами, ускоряет оформление документов, повышает культуру управленческого труда.
Перечень реквизитов, характеризующий группу документов с однотипными функциями, носит название типового формуляра документа.
При составлении формуляров конкретных видов документов необходимо исходить из требований формуляра-образца, причем ряд реквизитов, перечисленных в формуляре-образце, естественно, будет отсутствовать.
Индивидуальный формуляр это когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), т.е. документирующие отрасль деятельности. Например, в органах Пенсионного фонда это документы по расчету и начислению пенсий, в вузах, других учебных заведений - по организации учебного процесса, в учреждениях налоговой службы - налоговая документация и т.д.
4. Формуляр-образец документа
В общем случае, формуляр-образец документа - это комплекс расположенных в определенной последовательности реквизитов, которые присущи данной системе документов. В нем указывается графическое месторасположение каждого из реквизитов этого комплекса на материальном носителе документа.
Расположение реквизитов всегда в одном и том же месте позволяет существенно сократить время на издание документа организации-автору и время на обработку документа организации-получателю. Кроме того, применение формуляра-образца документов позволяет избежать ошибок при внесении необходимых реквизитов в документ и избежать риска создания документа, не обладающего необходимой юридической силой.
Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, или описания реквизитов с указанием их последовательности, занимаемой площади с учетом особенностей взаимного расположения реквизитов.
Формуляр-образец документа устанавливает:
форматы бумаги;
служебные поля;
конструкционную сетку;
расположение зон размещения реквизитов;
координаты расположения реквизитов.
Формат применяемой бумаги определяется исходя из состава и суммарной площади, занимаемой реквизитами документа, которые должны быть рационально размещены на проектируемой форме документа.
В настоящее время для издания документов применяют бумагу форматов А3 (297Ч420 мм), А4 (210Ч297 мм), А5 (148Ч210 мм), А6 (105Ч148 мм). Формат бумаги для документов устанавливают ГОСТ 9327-60, ГОСТ 2.301-68 и ИСО 216-75.
Для форматов бумаги устанавливается два варианта расположения: вертикальное и горизонтальное. Обычное расположение формата бумаги - это ее вертикальное расположение. При горизонтальном расположении длинной стороны формата к его обозначению добавляется буква L (например, А4L).
В настоящее время принято подшивать документы в дело за левую сторону документа, независимо от вертикального или горизонтального расположения формата бумаги. Поэтому при издании документа на лицевой стороне листа бумаги ширина левого служебного поля устанавливается равной 20 мм, а ширина правого служебного поля устанавливается равной 10 мм. При издании документа на оборотной стороне листа бумаги ширина правого служебного поля устанавливается равной 20 мм, а ширина левого служебного поля устанавливается равной 10 мм. Размер ширины верхнего служебного поля и ширины нижнего служебного поля могут быть различными для разных систем документов.
Конструкционная сетка формуляра-образца документа образуется пересечением вертикальных и горизонтальных линий на листе бумаге установленного формата в зоне расположения документа, ограниченной служебными полями.
Расстояние между соседними линиями конструкционной сетки определяется техническими характеристиками печатающих устройств и должно составлять:
между соседними вертикальными линиями величину равную 2,6 мм (шаг письма);
между соседними горизонтальными линиями величину равную 4,25 мм (межстрочный интервал).
Допускается использовать конструкционную сетку:
с шагом письма, равным 2,54 мм;
с межстрочным интервалом, равным 4,24 мм.
Размер указанной конструкционной сетки соответствует шагу письма и межстрочному интервалу, которые применялись в пишущей машинке. При создании документов на компьютерах с использованием различных текстовых редакторов следует высчитывать месторасположение реквизитов в миллиметрах, исходя из размеров печатных знаков и размера межстрочного интервала в применяемом редакторе. Это связано с тем, что при использовании текстовых редакторов шаг письма и межстрочный интервал могут не соответствовать шагу письма и межстрочному интервалу, применявшихся на пишущей машинке.
Вертикальные линии конструкционной сетки нумеруются слева направо и имеют непрерывную нумерацию. Крайняя левая вертикальная линия имеет номер "0". Горизонтальные линии конструкционной сетки
нумеруются сверху вниз и имеют непрерывную нумерацию. Крайняя верхняя горизонтальная линия имеет номер "0".
Конструктивным элементом проектируемых документов является ячейка конструкционной сетки, ограниченная соседними вертикальными и горизонтальными линиями.
Конструктивным элементом может быть также базисный прямоугольник, включающий две или более ячеек конструкционной сетки.
Рисунок 7 - Расположение конструктивной сетки
Координаты ячейки или базисного прямоугольника определяются номерами нижней горизонтальной и левой вертикальной линиями конструкционной сетки, ограничивающими ячейку или базисный прямоугольник. При написании координаты ячейки или базисного прямоугольника между номером горизонтальной и номером вертикальной линии ставится точка.
Существующая система построения формуляра-образца предусматривает разделение площади листа бумаги на зону расположения документа, в которой располагаются реквизиты документа, и служебные поля документа, где реквизиты документа не располагаются. В свою очередь, зона расположения документа разделяется на зоны расположения группы реквизитов. Соответственно, зона расположения группы реквизитов разделяется на поля каждого из реквизитов. Все это одинаково применимо и при построении формуляра-образца бланка документа. Зоны формуляра-образца документа устанавливают унифицированную структуру документа.
Зоны формуляра-образца документа устанавливают границы расположения определенной номенклатуры реквизитов и при написании обозначаются координатами верхней левой ячейки конструкционной сетки и нижней правой ячейки конструкционной сетки, ограничивающих зону, между которыми ставится знак тире.
При размещении реквизитов формуляра-образца документа определяют границы полей размещения каждого из реквизитов и границы полей, соответствующих им данных, определяемые при проектировании форм документов.
При написании координаты поля данных характеризуются координатами верхней левой и нижней правой ячеек этого поля данных или соответствующими координатами базисных прямоугольников, между которыми ставится знак тире.
Поля данных реквизитов определяются исходя из максимального количества знаков, необходимых для записи данного реквизита. Наименования реквизитов унифицированных форм документов должны соответствовать наименованиям, установленными в соответствующих классификаторах, принятых в Российской Федерации.
В реквизитах, в которых предусматривается простановка кодов, следует указать сокращенные наименования используемых классификаторов или принятую для них идентификацию.
Постоянные реквизиты форм документов должны, как правило, предшествовать переменным.
Соответственно, для организационно-распорядительного документа формуляр-образец документа представляет собой геометрическую совокупность мест расположения реквизитов, которые приводит ГОСТ Р 6.30-2003, на листе бумаги с форматами листа бумаги, применяемыми при издании служебного документа.
Геометрические границы зон расположения реквизитов организационно-распорядительного документа и его служебных полей устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003, и они приведены на рисунке 8 и рисунке 9. На этих же рисунках показаны также зоны расположения соответствующих групп реквизитов организационно-распорядительного документа. Приведенная геометрия зон расположения реквизитов и служебных полей действительна при построении конструкции организационно-распорядительного документа при издании документа на лицевой стороне листа бумаги.
5. Общие требования к бланкам документов
Документы, как правило, изготавливают на бланках. При изготовлении бланков, формировании геометрии полей и площадей размещения конкретных реквизитов следует руководствоваться Приказом Минкультуры России "О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" и ГОСТ Р 6.30-2003.
Для бланков применяется бумага форматов А4 (210Ч297 мм) и А5 (148Ч210 мм). Бумага, применяемая для изготовления бланков документов, должна быть белого цвета или слабо окрашена в светлые тона. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов.
Рисунок 8 - Расположение реквизитов документов на угловом бланке
Бланки документа, как правило, имеют поля следующих размеров:
левое поле - 20 мм;
правое поле - 10 мм;
верхнее поле - 20 мм;
нижнее поле - 20 мм.
Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать бланки, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на компьютере.
Рисунок 9 - Расположение реквизитов документов на продольном бланке
Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центровано (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или фланговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Государственным стандартом на систему организационно-распорядительной документации установлен набор реквизитов, свойственных этим документам. Все 30 реквизитов, включенных в государственный стандарт, не встречаются вместе ни в одном виде документов. Они характеризуют типовой формуляр документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации. Формуляр конкретного вида документа определяется его назначением и правилами составления, оформления, разработки и введения в действие.
ГОСТом установлены следующие реквизиты документов:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два варианта расположения реквизитов на бланке: угловой и продольный. При угловом расположении реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу приведено на рисунке 8, при продольном - вдоль верхнего поля документа приведено на рисунке 9.
6. Формуляр современного документа
6.1 Формуляр бланка акта
Акт - это документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.
В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.).
Акты отличаются широким разнообразием по своему назначению и содержанию:
сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);
обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности);
испытаний (образцов, систем, технологий);
выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов);
передачи (структурного подразделения из одной организации в другую);
нарушения установленных правил;
ревизии, инвентаризации;
расследования аварий, несчастных случаев;
ликвидации организации и т.д.
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.
Главное при составлении акта - установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.
Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт", например:
Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института,
Акт списания материальных ценностей.
Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.).
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).
Вводная часть строится по схеме: основание - составлен комиссией - председатель - члены комиссии - присутствовали (если акт составлен в чьем-то присутствии).
Основание для составления акта - договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием номера и даты.
После слова "составлен" указываются наименование комиссии, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт.
При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.
В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.
В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. Например:
Составлен в 3 экземплярах:
1-й экземпляр - бухгалтерия,
2-й экземпляр - коммерческий отдел,
3-й экземпляр - покупатель.
После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).
При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту. В необходимых случаях (если этого требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.
Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта (бланк конкретного вида документа). Для актов с постоянно повторяющейся информацией следует применять бланки с трафаретным текстом.
Обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях - гриф утверждения (акты, требующие утверждения, должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению). Пример оформления акта приведен в приложении А.
6.2 Формуляр бланка объяснительной записки
Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.
Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.
Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Объяснительная записка подписывается составителем.
Пример оформления объяснительной записки приведен в приложении Б.
Заключение
На основе проведенного исследования развития формуляра документов подведем основные итоги курсовой работы.
Анализируя развитие формуляра документов в XVIII в. постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство, действуя отрывочными и частными мерами, не сознавая общих административных правил, не могло еще ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство. Только с середины XVIII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов.
В конце XIX - начале XX вв. все большее внимание обращается систему регистрации, на необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Эта идея в корне противоречила идее, заложенной в "Общем учреждении министерств", в соответствии с которым создавалось множество пунктов регистрации документов в учреждении.
Однако работа по совершенствованию делопроизводства в военном ведомстве из-за начавшейся вскоре Первой мировой войны не была заимствована другими министерствами и ведомствами царской России, а происшедший в 1917 г. социально-политический переворот - сначала Февральская буржуазно-демократическая, затем Октябрьская социалистическая революции привели к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но зарождался на принципиально новых основах.
Дальнейшее развитие формуляра документов проводилось уже как планомерная общегосударственная деятельность, которая охватывала период 1970-1980-х годов. Опыт развития формуляра документов, накопленный в период 1970-х - 1980-х годов, демонстрирует перспективность его применения не только для совершенствования самих документов, но и для технологии работы с ними, их оперативного и архивного хранения.
Это положение наглядно подтверждается в 1990-е годы. Изменение в общественно-политической сфере естественным образом привели к изменению задач и методов управления и, соответственно, самой системы управленческой документации. Значительная часть унифицированных ранее систем документации перестала использоваться, взамен нее возникли и получили распространение новые виды документов, предназначенные для документирования налоговой, финансовой, таможенной и др. видов деятельности. Помимо возникновения новых видов и форм документов значительно увеличился объем создаваемой документации. Регламентация документов идет пока преимущественно не методами унификации, а созданием типовых форм документов теми министерствами и ведомствами, которые являются кураторами той или иной сферы управленческой деятельности. Между собой эти формы увязаны слабо, состояние документации в целом, в который раз в истории страны, характеризуется отсутствием общих норм, противоречивыми правилами оформления, неправомерным разнообразием видов и разновидностей документов. Изменение методов управления и широкое использование новейших информационных технологий делают особо актуальной проблему формирования системы документационного обеспечения, совершенствования применяемых документов, значительно повышают их правовую роль. Разработка новых подходов к совершенствованию существующей документации, как на стадии ее управленческой роли, так и в период последующего хранения должна решаться как комплексная проблема.
Список использованных источников
Стандарты:
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов [Текст] Введен в действие - М.: Издательство стандартов, 2003.
ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца [Текст] Введен в действие - М.: Издательство стандартов, 1988.
Учебники и учебные пособия:
Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов [Текст] / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп - М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2006. - 456 с.;
Делопроизводство [Текст]: учебник / под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: МЦФЭР, 2006. - 560 с.;
Приложение А
Пример оформления акта
|
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО "ПРОГРЕСС" |
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Подпись Г.Д. Москвин 28.02.2009 |
АКТ
№ 43
Москва
проверки расходования
валютных средств
Основание: приказ Генерального директора ОАО "ПРОГРЕСС" от 20.03.2009 № 26 "О проведении финансового контроля за расходованием средств при командировках работников за границу".
Составлен комиссией:
Председатель - заместитель главного бухгалтера Киселев И. К.;
Члены комиссии: начальник службы кадров Шумов Н.П., юрисконсультант правового управления Лопухова М.Ю., бухгалтер Кравченко Л. И.
Присутствовали: зам. генерального директора по кадровой работе Смирнов Г.Н., референт генерального директора Приставкина С. И.
В период с 6 по 8 февраля 2009 года комиссия провела систему оформления документов по направлению работников в загранкомандировки, получения, расходования и отчетов в командировочных расходах. В ходе проверки комиссия установила:
1. Приказы о командировках не имеют документов-оснований и не всегда визируются юрисконсультантом, главным бухгалтером и финансовым директор;
2. Кадровая служба передает копию приказа о командировке в бухгалтерию за 1-2 дня до даты выезда в командировку;
3. Начисление авансовых сумм для возмещения расходов ведется с нарушением действующих нормативов.
Комиссия предлагает подготовить и утвердить Инструкцию о порядке получения и расходования подотчетных командировочных средств.
Составлен в 3 экземплярах:
1-й экз. - генеральному директору;
2-й экз. - главному бухгалтеру;
3-й экз. - в кадровую службу в дело № 05-12.
Председатель _________________________ И.К. Киселев
Члены комиссии _______________________Н.П. Шумов
____________________ М.Ю. Лопухова
____________________Л.И. Кравченко
Приложение Б
Пример оформления объяснительной записки
|
УЧАСТОК № 21 ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 28.04.2009 № 14 |
Начальнику СМУ-5 П.П. Гущину Яковлевой И.А. подготовить приказ о направлении Смирнова В.М. на участок № 21 для устранения последствий аварии к 29.04.2009 Личная подпись 28.04.2009 |
О причинах аварии при ремонте теплотрассы
При ремонте теплотрассы в микрорайоне "Кутузово" по улице Василисы Кожиной в ночь на 28 апреля 2009 г. в результате выброса горячей воды произошли размыв почвы и обрушение трех железобетонных блоков, образующих кожух коллектора. В случившейся аварии моей вины как прораба участка нет, так как были соблюдены все предусмотренные технической документацией меры предосторожности.
Авария не вызвала серьезных разрушений, и ее последствия будут устранены в течение одного рабочего дня - 29 апреля 2009 г.
Прораб _________________________ М.В. Колобов
Подготовлен приказ № 36 от 29.04.2009
В дело № 08-15
_______________________ 03.05.2009