МІНІСТЕРСТВО КУЛЬТУРИ І ТУРИЗМУ УКРАЇНИ
КИЇВСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ КУЛЬТУРИ І МИСТЕЦТВ
КАФЕДРА ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА
КУРСОВА РОБОТА З ТЕМИ:
СПІЧРАЙТЕР ЯК ВИД РЕФЕРЕНТСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ
Черкаси 2010
ЗМІСТ
Вступ
Розділ 1. Теоретична основа спічрайтерства
1.1 Структура наукової теорії спічрайтерства
1.2 Методологічна культура спічрайтерства
1.3 Методи наукових досліджень спічрайтерства
Розділ 2. Практична основа спічрайтерства
2.1 Вимоги до оформлення службових документів спічрайтером
2.2 Оформлення службового листа спічрайтером
2.3 Створення документів спічрайтером
Висновок
Список використанОЇ літератури
ВСТУП
Актуальність теми дослідження полягає в тому, що у вітчизняному мовознавстві практично немає робіт із типології і лінгвістики політичного виступу, тексту і політичної мови в цілому, не розроблена термінологія і підходи для їхнього аналізу, а також на розробку проблем типології текстів для спічрайтера.
Спічрайтинг (Speechwriting - англ. «написання мові») - підготовка і написання текстів для усних виступів перед аудиторією. Послуги спічрайтерів особливо вимогливі в соціально-політичних процесах суспільства. Дане явище широко поширене в політичних технологіях. Написання тексту в спічрайтинзі відбувається під контролем політика. При необхідності вказується, які правки варто внести до тексту виступу, на чому зробити акцент і чому, або навпаки, приділити мінімум уваги при написанні мови. Завдання спічрайтера - передати думки максимально цікаво для аудиторії, щоб виступ запам'ятався і залишив приємні враження.
Професія спічрайтера не менш складна і відповідальна, ніж інші професії сфери : журналісти, редактори, поліграфісти та ін. Адже спічрайтер повинен відмінно знати не тільки теорію своєї роботи, але і бути чудовим практиком. Фахівець враховує цілі виступу, аудиторію, характер виступаючого, його манеру говорити, лексичний запас і складає такий текст, якийсправитьнаслухачівпотрібневраження.
Мета і завдання дослідження. Метою дослідження є багатоаспектний аналіз спічрайтерства, як виду референтської діяльності, а саме – структурно-семантичних прагмалінгвістичних, аргументаційних та денотативно-дискурсивних особливостей спічрайтерства як професії. Це викликало необхідність вирішити таке коло завдань:
- визначити загальні соціолінгвістичні параметри спічтрайтерства та його роль у політичному житті в умовах глобалізації;
- розглянути вимоги до оформлення документів спічрайтерами;
- розглянути прагмалінгвістичні особливості побудови плану повідомлення та його складових одиниць; розглянути аргументаційні прийоми, що застосовується у такому типі дискурсу
Об`єктом дослідження є сама професія спічрайтера та її діяльність.
Предметом дослідження є те, на що спрямована діяльність спічрайтера.
Методи дослідження: теоретичні – аналіз джерел з даної проблеми, систематизація і узагальнення наукового матеріалу, зібраного у процесі дослідження; практичні – опис зібраного практичного матеріалу, узагальнення спостережень над ним.
Методологічну основу роботи склали теорія пізнання, філософські вчення про свідомість, історичні процеси, людське буття, ідеї вчених, філософів, зокрема Ніцше, Шопенгауера, Ейнштейна, дослідження психологів та психоаналітиків.
Джерельна база роботи. Під час виконання роботи було використано щонайменше 10 джерел, з них: підручники таких авторів як А. Колесніков, Н. Гоманьков, Е. Калиновський, В. Кулябина. Також була використана література Наталії Земної і газета Зелена планета плюс. Крім того були використані різні інструкції, постанови і розпорядження.
Завдання роботи:
Проаналізувати діяльність спічрайтера в інформаційній сфері.
Визначити інформаційні потреби організації в спічрайтері.
Розділ 1. Теоретична основа спічрайтерства
1.1 Структура наукової теорії спічрайтерства
Теорія є найадекватнішою формою наукового пізнання. Вона охоплює сукупність абстрактних пізнавальних уявлень, ідей, понять, концепцій, які обслуговують практичну діяльність людей. Традиційно її протиставляють практиці. Теорія (грец. theoria – розгляд , міркування, вчення) – система достовірних знань про дійсність, яка описує, пояснює, передбачає явища конкретної предметної галузі.
Вона дає знання, істинність якого перевірена практикою, забезпечує вивчення об’єкта пізнання в його внутрішніх зв’язках і цілісності, пояснює різноманітність існуючих факторів і може передбачати існування нових, ще невідомих.
За переконанням німецько-американського теоретика, фізика Альберта Ейнштейна (1879-1955), наукова теорія повинна відповідати таким критеріям:
Не суперечити даним досвіду, фактам.
Бути перевіреною на наявному дослідному матеріалі.
3. Вибудовуватися на логічно простих засадах (основних поняттях і співвідношеннях між ними).
4. Містити найбільш витлумачені терміни. Це означає, що з двох теорій, які послуговуватимуться однаково “простими” основними положеннями, перевагу буде надано тій, яка відчутніше ( більш визначено) обмежує можливі апріорні ( незалежно від досвіду) якості систем.
5. Не бути логічно довільно обраною серед приблизно рівноцінних і аналогічно побудованих теорій ( у такому разі вона видається найціннішою).
6. Відзначається красою і гармонійністю.
7. Поєднувати в цілісну систему абстракцій різноманітні об’єкти.
8. Мати широку сферу застосування з урахуванням того, що в межах вживання її основних понять вона ніколи не буде спростована.
9. Вказувати шлях для створення нової, загальнішої теорії, в координатах якої вона залишиться граничним випадком.
У сучасній методології спічрайтерства виокремлюють п’ять основних елементів теорії.
1. Вихідні засади (фундаментальні поняття, принципи, закони, рівняння, аксіоми тощо.)
2. Ідеалізований об’єкт (абстрактна модель суттєвих властивостей і зв’язків досліджуваних предметів.
3. Логіка теорії (сукупність певних правил і способів доведення, спрямованих на пояснення структури і зміну знання).
4. Філософські установки і ціннісні фактори.
5. Сукупність законів і тверджень, що випливають як наслідки із засад конкретної теорії відповідно до її принципів.
Помилково було б ототожнювати теорію з наукою, оскільки між ними існує багато суттєвих відмінностей. Якщо теорія протиставляється (хоч і відносно) практиці то наука поєднує і теорію, і практику. Теорію можуть змінювати одна одну, окремі з них стають “морально” застарілими, інші з’являються, а наука завжди залишиться однією й тією самою. У межах певної науки не рідко співіснують, конкурують кілька наукових теорій, які пропонують різноманітні методи і практичні рекомендації ( наприклад, економічні теорії).
Структура більш-менш цілісних наукових теорій, як правило, складається з таких розділів:
структура предмета дослідження ;
закони функціонування теорії;
класифікація різновидів предмета дослідження;
генезис і розвиток теорії.
Як найскладніше форма вираження наукових знань, теорія виникає лиже на досить високому щаблі розвитку пізнання певної сукупності явищ і охоплює елементи, що становлять простішу форму вираження знань. Основним і найважливішим елементом наукової теорії вважають принцип, що органічно пов`язує інші елементи в єдине ціле, у струнку систему.
Принцип – (лат.principium – начало, основа) – вихідний пункт теорії; те, що становить основу певної сукупності знань.
У науковій теорії принципи є стрижнем, навколо якого синтезуються всі поняття, судження, закони тощо, розкриваючи, обґрунтовуючи і розвиваючи його.
Кожна наукова теорія має свою теоретичну основу, свій принцип, що синтезує. В іншому разі йшлося б не про теорію, а про механічну суму понять, суджень, законів, хоч і пов`язаних між собою, але не об’єднаних у струнку систему єдиним, фундаментальним положенням, ідеєю. Принципи істотно відрізняються від усіх інших елементів теоретичної системи. Він є головним, визначальним у фундаменті теорії і підпорядковує собі всі інші її елементи. Кожний з них своєрідно характеризує центральний принцип. Сукупно всі елементи теоретично всебічно і глибоко обґрунтовують його, створюючи єдину струнку систему конкретної теорії. Поки немає синтезуючого принципу, немає і теорії.
Принципи різняться за багатьма ознаками. А кожна теорія, як правило, формується на основі кількох принципів різного рівня спорідненості. Водночас вони не повинні формально-логічно суперечити один одному. А принципи меншого рівня спорідненості конкретизує принцип більшого рівня спорідненості.
Наприклад, на зламі ІІ і ІІІ тисячоліть американський дослідник Г. Манків сформулював такі десять економічних принципів, що становлять основу сучасного господарського поступу.
Суспільний вибір в умовах обмеженості ресурсів.
Порівняння витрат і благ альтернативних варіантів дій.
Отримувані граничні блага мають перевищувати його граничні витрати.
4. Будь-яку економічну програму необхідно розглядати з точки зору не лише її безпосереднього впливу на результати чи поведінку людей, а й непрямого впливу, що виявляється через стимулювання .
5. Обмін товарами дає змогу кожній людині спеціалізуватись у тій сфері діяльності, в якій вона є найвправнішою. А країнам спеціалізація й міжнародна торгівля забезпечують більший простір національного продукту за незмінних затрат праці.
6. Фірми, домашні господарства взаємодіють на ринку на основі інформації про ціни та особистої зацікавленості, пристосовуючись до попиту і пропозиції й відповідно координуючи свою діяльність.
7. Рівень життя населення зумовлений здатністю країни виробляти товари і послуги.
8. Рівень інфляції в економіці залежить від кількості грошей в обсягу.
9. Державне втручання в економіку виправдане, якщо воно спрямоване на забезпечення ефективності та соціальної рівності.
10. Зміна обсягу державних витрат, ставки податків та кількості грошей в обігу дає змогу впливати на рівень інфляції і безробіття.
Порівняння цих принципів з принципами економічного розвитку, сформульованими двісті і більше років тому А. Смітом та його послідовниками, свідчить, що за багатьма аспектами вони співвідносні з сучасними трактуванням економічної структури. Це засвідчує як єдність і неперервність історичного процесу, так і наявність суттєвих відмінностей між різними епохами й людськими цивілізаціями.
Отже, основним елементом у структурі теорії діяльності спічрайтера, який визначає її зміст, є принцип. Він утворює верхній рівень теорії. На цьому рівні функціонують й основні поняття, судження і закони. Вони незалежні, не зумовлені одне одним. Проте вони пов’язані з основним принципом теорії і не можуть як логічно, так і за змістом суперечити йому. Разом із ним вони утворюють єдине ціле. Головний принцип теорії об’єднує основні поняття, судження і закони у цілісність, ядро якої, як і всієї теорії, складають фундаментальні закони.
1.2 Методологічна культура спічрайтерства
Діяльність людини у будь-якій сфері передбачає використання різноманітних методів (грец. methodos – спосіб пізнання) опанування дійсності. На практиці метод реалізується як сукупність прийомів, операцій, спрямованих на теоретичне відображення або практичне опанування об’єкта пізнання, діяльності. У процесі наукових досліджень використовуються різноманітні методи пізнання , вивчення яких здійснює спеціальна наука – методологія.
Методологія (грец. methodos – спосіб пізнання і logos – вчення) – вчення про способи організації і побудови теоретичної й практичної діяльності людини.
Методологія досліджує загальну систему прийомів, способів, операцій пізнання і перетворення дійсності. Кожна сфера людської діяльності має разом з універсальними і специфічні особливості й відповідну методологію. Специфічними особливостями наділена і методологія науки – сфери розумової діяльності людства.
Методологія науки – вчення про принципи побудови, форми і способи наукового пізнання.
Її завдання полягає в забезпеченні пізнавальної, теоретичної діяльності людини найефективнішими прийомами, способами опанування дійсності з метою ефективного продукування матеріальних і духовних вартостей.
Методологічна культура дослідження світу “складностей, що еволюціонують” кардинально відрізняється від методологічної культури дослідження світу “систем, що не еволюціонують”. Поняття “складність, що еволюціонує” фігурує в цій культурі як концептуальний прообраз теоретичних репрезентантів різноманітних фізичних, соціальних і ментальних реалій.
Плюралістична, гетерогенна концепція постмодерністського мислення дає змогу по новому оцінювати науково-технічний процес. У контексті цієї філософії він заслуговує схвалення лише тією мірою, якою породжені ним нові технології діють як ферменти, каталізатори, посилювачі процесу диференціації науково-технічної діяльності окремих дослідників. Це відбувається, коли, наприклад, нові технології забезпечують нові технології забезпечують кожній людині вільний доступ до банків даних. Якщо ці технології сприяють встановленню однаковості, гранд уніфікації, тоталізації людської діяльності або використовуються як знаряддя лімітації (обмеження), тотального контролю й маніпуляції, то філософія нестабільності спонукає до опору таким технологіям.
Постмодерністське мислення є анти тоталітарним за своєю суттю, не сприймає ніякої абсолютизації. Іронізуючи над будь-якими формами монізму, центризму, грандуніфікації, тоталітаризму, над загальнообов’язковими утопіями й закамуфльованими типами деспотизму, воно відкриває простір плюральності, множинності, мультиваріантності, диверсивності, розмаїттю конкуренції полярних парадигм і співіснування гетерогенних елементів.
Завдяки цьому філософія нестабільності стимулює становлення нової методологічної культури науки, нової культурної свідомості, нового розуміння людством себе та свого становища в нестабільному, плюралістичному світі. Вона поглиблює розуміння екзистенційної відповідальності людини за долю антропності. Постаючи як глибинне зрушення в загальнолюдській психології філософія нестабільності ініціює якісні зміни в усіх сферах життєвого світу сучасної цивілізації – від економіки до політики, від моди до метафізики. Вона акумулює в собі світоглядне розчарування в ідеалах Модерну, визнання їх руйнівної сили й небезпеки для людства, усвідомлення вузькості уявлення про моно лінійність людської історії.
1.3 Методи наукових досліджень спічрайтерства
Кожний вид людської діяльності передбачає використання певних прийомів, способів, операцій з метою досягнення мети. Специфічними прийомами, способами послуговується і наука як один із видів діяльності людини. Сукупність цих прийомів позначають поняттям “метод”
Метод (грец. methodos – спосіб пізнання) – спосіб досягнення мети, сукупність прийомів і операцій теоретичного, практичного освоєння діяльності; спосіб певним чином організованої людської діяльності.
Метод є не тільки сукупністю правил, прийомів, способів, норм пізнання і дій, а й системою приписів, принципів, вимог, які повинні орієнтувати у вирішенні конкретного завдання, досягнення результату в будь-якій сфері діяльності.
З огляду на сферу реалізації розрізняють загальні і спеціальні методи наукових досліджень.
Загальні методи наукового пізнання. Структурними елементами цих методів є філософські загальнонаукові принципи пізнання дійсності. За функціональним критерієм їх поділяють на такі групи:
– методи емпіричного дослідження (спостереження, вимірювання, порівняння, експеримент);
– методи, які використовують на емпіричному і на теоретичному рівнях дослідження ( абстрагування, аналіз і синтез, індукція і дедукція, аналогія, моделювання та ін..);
– методи теоретичного дослідження (сходження від абстрактного до конкретного, гіпотетико-дедуктивний, системний методи, прогнозування, дисперсний аналіз).
Кожен із цих методів, попри споріднені особливості, послуговується специфічним інструментарієм.
Методи емпіричного рівня дослідження. Найхарактерніша їх особливість полягає у пізнанні феноменів, їх зв’язків і відношень завдяки безпосередньому з`ясуванню їх параметрів.
Спостереження – метод пізнання дійсності, який ґрунтується на безпосередньому сприйнятті процесів, явищ, об’єктів за допомогою органів чуття, без втручання в їх буття дослідника.
Спостереження дає знання про зовнішні аспекти і властивості об’єкта.
Пізнавальними результатами спостереження є опис мовними засобами предметів і явищ, а також схеми, таблиці, графіки, рисунки, діаграми. Використання цього методу збагачує науку фактами безпосередньої дійсності. Полягає він у цілеспрямованому вивченні предметів із використанням таких чуттєвих властивостей людини, як відчуття, сприйняття, уявлення предметів і явищ дійсності.
Вимірювання – представлення властивостей реальних об’єктів у вигляді числової величини.
Процес вимірювання полягає у встановленні величини об’єкта, явища, процесу в порівнянні цієї величини з одиницею вимірювання.
Порівняння – метод пізнання дійсності, покликаний встановити спільні й відмінні параметри між процесами, явищами, об’єктами.
Основу цього методу становить порівняння окремих параметрів або сукупних ознак досліджуваних об’єктів, встановлення відмінностей і подібностей між ними.
Методи емпіричного і теоретичного рівня дослідження. Сутність їх полягає у зорієнтованості на безпосередню дійсність й одночасному використанні абстрактних пізнавальних образів ( уявлень, ідей, понять, концепцій), які стосуються цієї дійсності.
Абстрагування - метод наукового дослідження, який полягає у мисленому виокремленні суттєвих, істотних ознак, аспектів, відношень предмета, процесу явища.
Аналіз (грец. analysis – розкладання) – мислене або практичне розчленування цілого на частини.
Синтез (грец. synthesis – складання ) – обєднання раніше воикремлених частин у ціле, в якому протиріччя і протилежність послаблюються або знімаються.
Індукція (лат. induction – наведення ) – метод пізнання, згідно з яким на основі висновків про часткове роблять висновки про загальне.
Дедукція ( лат.deductio – відвожу, виводжу) – метод пізнання, заснований на висновках від загального до часткового ( особливого).
Аналогія ( грец. analogia – відповідність, подібність, схожість) – метод пізнання, заснований на перенесенні однієї або кількох характеристик із відомого явища на відоме.
Моделювання ( франц. modeler – ліпити, формувати) – метод пізнання явищ і процесів, який ґрунтується на заміні, теоретичній або експериментальній, об’єкта досліджень (оригінала) подібним на нього (моделлю).
Методи теоретичного дослідження. Особливість теоретичного дослідження полягає у використанні абстрактних уявлень, ідей, положень, концепцій, які мають безпосереднє відношення до процесу практичного пізнання. Найчастіше у процесі теоретичного пізнання наука послуговує методом сходження від абстрактного до конкретного, гіпотетико-дедуктивним, системним методами.
Розділ 2. Практична основа спічрайтерства
2.1 Вимоги до оформлення службових документів спічрайтером
Значна частина управлінських функцій не тільки здійснюється за допомогою документів, а й знаходить тут своє відображення. До кожного з них ставляться певні вимоги: відповідність до свого призначення, достовірність і юридична сила, чітка структура та зручність в обробці.
Важливе завдання нинішнього етапу – спрощення роботи з документами, прискорення їх складання та оформлення. цій меті служили затверджені стандарти системи організаційно-розподільчої документації: ГОСТ 6.38-72 (Основні положення) та ГОСТ 6.39-72 (Формуляр-зразок). Постановою Держкомітету стандартів СРСР від 27.03.09 622 замість цих ГОСТів введено в дію з 01.01.91 ГОСТ 6.38-90. Він являє собою єдині, науково обґрунтовані правила підготовки та оформлення документів. Введення таких правил створює необхідні передумови для більш детальної уніфікації документів, що у свою чергу буде сприяти використанню їх в автоматизованих системах управління.
Стандарти встановлюють найбільш загальні правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення їх окремих реквізитів. Організаційно-розпорядча документація розвивалася півстоліття стихійно, що потягло за собою виникнення безлічі видів і різновидів документів, використання різних варіантів оформлення окремих реквізитів. Тому вона особливо потребувала стандартизації.
Прийнятий стандарт вносить деякі доповнення та зміни у раніш встановлені правила, по-іншому розв`язує деякі питання складання та оформлення документів. ГОСТ 6.39-90 містить ряд нових вимог до оформлення окремих реквізитів, змінені розміри полів та ін.
Реквізитами називають елементи, з яких складаються документи. Сукупність реквізитів і становить формуляр документів. він залежить від його призначення, конкретного змісту. До елементів документів належить дата, підпис, адреса, заголовок та ін., а також текст.
Організаційно-розпорядчі документи повинні складатися у суворій відповідності до ГОСТу.
Кількість ознак, тобто реквізитів, різна і визначається документом, його видом, змістом. ГОСТ 6.38-90 встановлює максимальний склад реквізитів і порядок їх розташування.
До них належать:
Державний герб України, автономної республіки.
Емблема організації.
Зображення нагород.
Код організації за класифікатором підприємств та організацій (ОКПО)
Код документа за класифікатором управлінської документації (ОКУД)
Найменування міністерства чи відомства.
Найменування організації.
Найменування структурного підрозділу.
Індекс підприємства зв`язку, поштова і телеграфна адреса, номер телетайпа/абонементного абонементу, номери телефонів, номер рахунку в банку.
Назва виду документа.
Дата.
Індекс.
Посилання на індекс і дату вхідного документа.
Місце складання або видання.
Гриф обмеження доступу до документа.
Адресат.
Гриф затвердження.
Резолюція.
Заголовок до тексту.
Відмітка про контроль.
Текст.
Відмітка про наявність додатка.
Підпис.
Гриф погодження.
Візи.
Печатка.
Відмітка про завірення копії.
Прізвище виконавця і номер його телефону.
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи.
Відмітка про перенесення даних на машинний носій.
Відмітка про надходження.
Розглянемо загальні правила оформлення реквізитів документів системи ОРД. Згідно з основними положеннями ЄДСД складання і оформлення документів передбачає обов’язкове додержання таких вимог: зазначення установи-автора (як правило, наводиться у бланку документа); найменування виду документа (на листах найменування не вказується); складання заголовка документа; адресування і датування документа; проставлення відміток про погодження тексту; засвідчення тексту (підписання, затвердження, проставлення печатки); прооставлення відміток про проходження і виконання документа.
Адресування документа. Передбачено кілька способів адресування :
1. При адресуванні документа організаціям або структурним підрозділам без зазначення посадової особи адреса пишеться у називному відмінку:
Донецький металургійний завод
Відділ постачання і збуту
340062, Донецьк, вул. Ткаченка,14
2. Адресуючи документ конкретній особі, посаду та прізвище ставлять у давальному відмінку, наприклад:
Директору електрометалургійного
технікуму Іванову Н.П.
(адреса)
При адресуванні документів прийменники в адресах випускаються. Не пишуть прийменник “в”, наприклад, у такій адресі:
Неправильно:
В прокуратуру м. Донецька
Слід:
Прокуратура м. Донецька
(адреса)
Документ конкретній особі адресують у тих випадках, коли вирішення питання залежить безпосередньо від неї. Не прийнято при написанні адресата указувати тільки прізвище – без ініціалів. Найменування організації повинно входити до складу назви посади, наприклад:
Директору Василівського
машинобудівного заводу
Сидорову І.С.
Потім зазначають поштову адресу підприємства. Адресу пишуть згідно з правилами, встановленими органами зв’язку, і звичайно розміщують за адресатом. Спочатку вказують поштовий індекс, потім республіку, область, місто, вулицю, номер будинку.
В одному документі рекомендується писати не більше чотирьох адресатів. Слово “копія” перед другим, третім, четвертим примірником не пишуть. Якщо їх більше, складають список на розсилку і на кожному примірнику документа проставляють тільки одну адресу.
Досить часто службові листи надсилають групі однорідних організацій. У цьому випадку користуються узагальненою адресою, а самі документи розсилаються за списком.
Наприклад:
Генеральним директором
виробничих об`єднань
Мінвуглепрому України
При написанні адреси розділові знаки між окремими її елементами не ставляться, тобто застосовуються правила відкритої пунктуації.
При адресуванні документа приватній особі спочатку вказують поштову адресу, потім прізвище та ініціали одержувача, наприклад:
340005, м. Донецьк
вул. Купріна, буд. 10, кв. 115
Лебедєву І.С.
Датування документів. Стандарт встановлює два способи написання дат: традиційний словесно-цифровий, наприклад: 1 травня 1996р. – і цифровий – трьома парами арабських цифр. наприклад: 02.10.96. Перша частина означає число місяця, друга – його порядковий номер, третя – рік. Якщо числа однозначні, то перед ними слід ставити нулі. Перевага віддається цифровому способу, який скорочує довжину дати у середньому на вісім друкованих знаків і є готовим кодом при автоматизованій обробці. У документах, які містять відомості матеріально-фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: в актах, дорученнях, звітах, розписках тощо.
Погодження і посвідчення. Погодження – це спосіб попереднього розгляду та оцінки проекту документа. Відповідно до вимог ЄДСД воно покликане забезпечити правильне і всебічне розв’язання комплексу питань: про якість підготовленого документа, його своєчасність і доцільність, науково-технічне й економічне обґрунтування, відповідність до діючого законодавства, правових актів, що визначають компетентність організації, яка видає документ.
Проекти документів погоджуються з установами, організаціями, структурними підрозділами, посадовими особами, компетентними у питаннях, що містяться у проекті документа.
Розрізняють внутрішнє (з різними підрозділами та посадовими особами в самій організації чи установі) і зовнішнє погодження (з підпорядкованими і не підпорядкованими органами).
Засвідчення документів. Основні способи засвідчення документів полягають у підписанні, затвердженні їх і проставлені печатки.
До реквізитів “підпис” ставляться такі вимоги: він повинен складатися з найменування посади та ініціалів, прізвище пишеться повністю і в дужки не береться. Ініціали ставляться перед прізвищем. Повне найменування посади не вказується у тому випадку, коли документ виконано на бланку і є докладні відомості про адресата, тобто автора документа. Якщо таких відомостей немає, посада наводиться повністю, наприклад: декан економічного факультету ДонДУ.
При підписанні документа кількома посадовими особами їх підписи розташовують один під одними згідно з субординацією.
Оформлення службового листа спічрайтером
Службовий лист – це узагальнена назва різнотипних за змістом документів, що служать засобом спілкування між установами, закладами, організаціями та приватними особами і надсилаються поштою.
Службовий (діловий) лист – один з найважливіших каналів зв’язку підприємства, організації, установи, закладу із зовнішнім світом. Через листи ведуться переговори, з`ясовуються відносини між структурами, супроводжуються матеріальні цінності в дорозі тощо.
Аналіз сучасного листування показує відсутність у багатьох управлінських працівників навичок складання листів. Тому актуальним є питання призначення спеціальних працівників, які будуть найефективніше працювати з службовим листом – спічрайтери.
Перш за все, спічрайтер повинен враховувати те, що службовий документ – не матеріал для читання, а інформація, яка повинна спонукати до певних дій.
Відповідно до правової залежності офіційних листів їх мова і стиль повинні задовольняти ті самі вимоги, що і мова закону.
Залежно від типу листа і його змісту текст може бути як простим, так і складним, має викладатись від першої особи множини ( просимо, надсилаємо, пропонуємо, повідомляємо, повертаємо тощо).
Текст листа має бути індивідуальним, простим, тобто висвітлювати одне питання і складатись із двох логічно пов`язаних між собою частин: у першій – наводиться опис фактів, подій, що були підставою для написання листа; у другій – викладаються висновки, пропозиції, прохання, рішення щодо змісту.
Текст розміщують з урахуванням берегів та абзаців, які поділяють частини тексту на окремо закінчену думку.
Складний лист містить вступ, основну частину і висновок.
У вступній частині дається обґрунтування питання: причина виникнення чи його коротка історія. Якщо приводом для створення листа був будь-який документ, робиться посилання на нього.
В основній частині викладається сутність питання, наводяться докази і вона має бути переконливою, щоб не виникло сумнівів щодо точності й обґрунтованості рішень, які пропонуються.
У висновку формулюється основна мета листа.
Службовий лист – один із засобів обміну інформацією й оперативного управління найрізноманітнішими процесами діяльності організації чи установи, що виникають в управлінській діяльності: запит, відповідь, повідомлення, уточнення, пропозиція, прохання, з`яування, запрошення, вимога, заперечення тощо.
Головна мета службового листа – спонукати до дії, переконувати, доводити, пояснювати тощо. Цього досягають ясністю, чіткістю та стислістю тексту.
До складання листів ставляться ті самі вимоги, що й до інших службових документів. Службове листування ведеться від імені установи, а не від імені спічрайтера, або посадової особи, що підписала документ. Особистий момент у таких листах зводиться до мінімуму.
Створення договору спічрайтером
Доповідь – це документ, у якому викладаються певні питання, наводяться висновки, вносяться пропозиції. Призначений для усного (публічного) виголошення та обговорення. Складаються доповіді з різних питань діяльності установи, організації, підприємства. Вони можуть бути:
а) звітними, тобто такими, в яких узагальнюється стан справ, хід роботи за певний час; б) поточним, інформуючими про хід виконання планів; в) на політичні теми; г) наукові та інші.
Текст доповіді складається трьох логічних елементів: вступу, доведення і висновків.
У вступі вказують підстави, причини, що викликали виникнення названого документа. Наприклад, керівники громадських організацій у відповідності до статуту повинні у певний час звітувати про виконувану роботу. В описовій частині аналізується фактичний стан справ, наводяться аргументи, даються посилання і т.д. Заключна частина містить висновки і пропозиції.
Вітання. Важливе місце у мовному етикеті відведено й вітанню. За для хорошого іміджу керівника, як людину з якою приємно мати справу, слід використовувати найменшу нагоду для виявлення уваги до своїх колег чи співробітників, показувати, свою небайдужість до їхніх успіхів. За розпорядженням керівника, спічрайтер повинен написати вітального листа чи скористатися усним мовленням.
Акт. Документ, складений однією або кількома особами, що підтверджує якісь установлені факти, події. У ряді випадків складання актів регламентується спеціальними правовими нормами. Щомісяця, наприклад, вилучаються залишки матеріальних цінностей у осіб, котрим вони ввірені, що передбачено Положенням про бухгалтерський облік. Акти можуть слугувати доказом винуватості у суді і т.д.
Акти складаються після ревізії, при передачі товарно-матеріальних цінностей від однієї особи до іншої, після приймання завершених будівельних об’єктів, при проведенні випробувань нових зразків машин і обладнання, при обстеженні побоїв, тілесних ушкоджень і т.п. У необхідних випадках акти затверджуються вищестоящою організацією або першим керівником підприємства.
Часто акти складають за раніше встановленою формою (наприклад, зміст акта приймання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного споживання за кількістю, якістю визначається інструкцією). Акти оформляють комісії, які створюються керівниками підприємств.
До формуляра акта входять такі реквізити: авто документа; дата і місце складання; номер і гриф затвердження (у необхідних випадках); заголовок; підстава (наприклад, наказ міністра промисловості); склад комісії; присутні (перелічуються прізвища і посади); текст.
Текст складається з двох частин: вступної та констатуючої. У першій указуються підстави для складання акта, члени комісії, її завдання, охоплений період. У другій описуються сутність та характер виконаної роботи, встановлені факти, а також вносяться пропозиції, робляться висновки.
Акт складається у трьох примірниках: перший з них направляється вищестоящій організації, другий – керівникові організації, третій підшивається до справи. Він підписується усіма особами, які брали участь у його складанні, а також присутніми.
Посадовий стан членів комісії у реквізиті “підпис” не вказується.
ГОСТ 6.38-90 припускає два варіанти розташування реквізитів у актах: кутовий і повздовжній. Якщо у деяких членів комісії або у присутніх виникають особливі думки, їх викладають на першому примірнику акта нижче підписів або на окремому аркуші ставиться підпис і дата.
Промова. Як зазначають і американські дослідники Аронсон та Спетнер, незалежно від специфічної мети, промова має бути побудована так, щоб відповідати особистості того, хто говорить, події, якій присвячено промову, складу аудиторії. Іншими словами, промова не може існувати сама по собі, пишучи її, спічрайтер має враховувати те, хто її виголошуватиме, себто, чи буде характерним стиль цього тексту особистості виступаючого, як може сприйняти зміст промови в цілому або окремі її фрази та аудиторія, котра слухатиме цей виступ, тощо. Аби не виникало ніяких труднощів у написанні промов, Аронсон та Спетнер радять спічрайтерам здійснювати у своїй роботі такі кроки ( як називають їх самі автори, „ 10 ключів до вдалої промови”):
1. почніть роботу, інтерв’юючи того, хто виступає;
2.дізнайтесь про місце виголошення промови й склад аудиторії;
3. сфокусуйтесь на одній темі;
4. отримайте схвалення теми та її розвитку до написання промови;
5. пишіть просто;
6. думайте про задоволення аудиторії, а не виступаючого;
7. тримайте в голові будь-яку суттєву полеміку довкола виступаючого;
8. пам’ятайте про важливість репетиції;
9. прослухайте виголошення промови;
10. вивчіть шляхи можливого розповсюдження промови, щоб вона досягла більшого числа людей, а не тільки тих, хто буде присутнім при її виголошенні. Тож доречно зупинитися на основних моментах написання промови, щодо першого пункту – інтерв’ю з виступаючим. Цей крок необхідний для того, аби з’ясувати манеру говорити того, хто читатиме ваш текст, його ритм і навіть те, як він ставить наголос. Це одна з найважливіших процедур, яка необхідна для того, щоб уникнути дисонансу між текстом спічрайтера та його озвученням. Що стосується аудиторії, на це треба звернути особливу увагу, оскільки в залежності від того, яка це буде аудиторія - професійна група людей чи різнорідна, і слід будувати концепцію промови. Приміром, якщо аудиторія виступаючого – спеціалісти у певній галузі, то в промові мають бути використані спеціальні терміни, зрозумілі колу цих людей. Якщо ж аудиторія є загальною, то і промова має будуватися на простих, загальнозрозумілих популярних слов, термінах та словосполученнях. Стосовно однієї теми варто згадати відомий вислів: „ Неможливо охопити все”. Одна тема допоможе вам ефективніше зосередити увагу аудиторії на тих проблемах, котрі хвилюють виступаючого. До речі, щодо нього, перш ніж обирати тему, слід з’ясувати, чи хвилює вона того, хто буде виступати з вашим „докладом”. Іншими словами, на розсуд виступаючого спічрайтер має пропонувати кілька тем. Більш детально про технологію створення промови спічрайтером немало сказав і вітчизняний дослідник Г. Почепцов. У своїй роботі „Паблик рилейшнз для профессионалов” науковець пропонує звернути увагу на такі застереження :
- підкреслюйте головні слова;
- залишайте великі поля під час друку, щоб виступаючий міг доповнити промову своїми зауваженнями;
- використовуйте прості слова і прості стверджувальні речення;
- не переобтяжуйте текст службовими реченнями.
Аби завершити з технологічним аспектом роботи спічрайтера, згадаємо лише про одну немало важливу деталь – план промови. Для прикладу пан Почепцов подає план промови президента компанії: спічрайтера, згадаємо лише про одну немало важливу деталь – план промови. Для прикладу пан Почепцов подає план промови президента компанії:
1. Вітальні зауваження:
- щирі вітання;
- мета зустрічі.
2. Повідомлення про зростання компанії:
- цифри продажу цього року;
- цифри продажу, порівняно з минулим роком;
- мета майбутнього року.
3. Роль торгових представників стосовно працюючих в інших відділах:
- порівняльні зауваження;
- досягнення;
- мета на майбутнє.
4. Висновки:
- перспективи;
- як їх гідно зустріти.
Дещо перегукуються із цим планом поради власне не спічрайтерові, а рекламодавцю. Схема цих порад приблизно така :
- розкажіть про свої досягнення;
- доведіть, що на вас можна покластися;
- розкажіть, що ви не стоїте на місці. Хоча в цьому прикладі про спічрайтера не йдеться, себто обов’язки написання промови та її виголошення покладаються на керівника компанії, але все ж це свідчить лише про те, що незалежно від того, хто пише промову, її мета та схема не змінюються. А мета, як ми з вами зрозуміли, судячи з вищенаведених порад, полягає у тому, аби „зачепити” аудиторію, привернути її увагу, а відтак змусити її діяти, себто купляти ваш товар, чи то голосувати за вас на виборах.
Висновок
1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1. Спічрайтер відноситься до категорії фахівців підприємства, приймається на роботу і звільняється з роботи директором.
1.2. Основними завданнями спічрайтера є організаційне і документальне забезпечення управлінської діяльності.
1.3. Спічрайтер підпорядковується безпосередньо директору підприємства.
1.4. У своїй діяльності спічрайтер керується:
- чинним в Україні законодавством;
- Статутом підприємства;
- положенням про функціональні служби підприємства;
- наказами (вказівками) керівництва підприємства;
- нормативно-методичними матеріалами з організації діловодства;
- цією посадовою інструкцією.
1.5. На посаду спічрайтера призначаються особи з вищою чи середньою професійною освітою і стажем роботи не менше одного року або без стажу, але за умови проходження навчання на курсах секретарів-референтів.
1.6. Спічрайтер повинен володіти питаннями:
- відмінне володіння словом, чи написанням статті, промови політика або програми партії.
- організаційної структури підприємства;
- організації роботи з документами, складання документації;
- організації управлінської роботи;
- перекладу службової документації на іноземну мову комерційного партнера;
- культури роботи і службової етики;
- охорони праці, техніки безпеки і протипожежного захисту.
2. ФУНКЦІЇ
На спічрайтера покладаються наступні функції:
2.1. Інформаційно-довідкове забезпечення по документах підприємства.
2.2. Швидке та ефективне написання релізів, статтей, доповідей.
2.3. Документування діяльності дорадчих органів підприємства.
2.4. Оперативно-організаційне обслуговування керівництва.
3. ПОСАДОВІ ОБОВ'ЯЗКИ
Спічрайтер повинен:
3.1. Здійснювати підготовку необхідних документів, забезпечувати фінансово-господарську діяльність підприємства необхідною документацією.
3.2. Складати за дорученням керівника тексти доповідей, привітань, виступів, побажання, службових листів та ін.
3.3 Враховувати цілі виступу, характер та особливості виступаючого, його лексичний запас та ін.
3.4. Здійснювати контроль за виконанням рішень і доручень керівника, вживати оперативних заходів, спрямованих на своєчасне і якісне їхнє виконання.
3.5. Створювати тексти виступів так, щоб вони буди доцільними, цікавими, запам’ятовуючими.
3.6. Здійснювати оперативний зв'язок з іншими організаціями (як комерційними, так і державними) і окремими громадянами з питань поточної діяльності підприємства (телефон, факс тощо).
3.8. Виконувати всі доручення керівника.
3.9. Використовувати ПЕОМ як засіб автоматизації документального забезпечення підприємства.
4. ПРАВА
Спічрайтер має право:
4.1. Запитувати від функціональних служб всю необхідну інформацію для створення тексту виступу чи службового листа.
4.2. Спічрайтер має бути забезпечений будь-якою статистичною, аналітичною, довідковою інформацією по темі виступу. Тому всі відповідні відділи і підрозділи відомства або організації мають бути готові до спільної роботи з цим фахівцем: знати, в чому полягає його робота, які матеріали можуть йому знадобитися, як інтерпретувати ті або інші статистичні дані.
4.3. Керівник повинен звести до мінімуму терміновість написання мови. Адже чим більше у спічрайтера часу на підготовку тексту, тим ефективніше виходить виступ. Нормальний час підготовки двадцятихвилинної доповіді - тиждень.
4.4. Вносити на розгляд керівника пропозиції по поліпшенню тексту виступу, удосконаленню форм і лексикону для кращого і ефективнішого сприйняття.
4.5 Вимагати від керівника створення нормальних умов для виконання службових обов'язків і поінформованість.
4.6. Приймати рішення в межах своєї компетенції.
4.7. Взаємодіяти з усіма службами (співробітниками) підприємства з питань перевірки виконання рішень керівника і надання необхідної інформації керівнику.
5. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ
Спічрайтер несе відповідальність за:
5.1. Якість текстів, поданих керівнику підприємства.
5.2. Недбале, халатне відношення до створення і документів.
5.3. Грамотність створення виступів, повідомлень, привітань, службових листів та ін.
5.4. Неточне і несвоєчасне виконання посадових обов'язків, передбачених дійсною посадовою інструкцією.
5.5. Своє відношення до створення виступів перед своїм керівником, він повинен бути в тіні перед аудиторією, де виступає керівник.
Список використаної літератури
1. Колесніков А. "Спічрайтери"\\. Москва. 2007.
2. Теплицкая Т. "Настольная книга секретаря-референта"\\. Москва. 2005.
3. Петрова Ю.А "Секретарское дело"\\. Санкт-Петербург. 2008.
4. Олешко В.Ф. "Інформаційна діяльність ЗМІ". Харків, 2001.
5. Твердохліб М.Г. Інформаційне забезпечення менеджменту: Навч. посібник. – Вид. 2-ге, доп. та перероб. – К.: КНЕУ, 2002.
6. Інформаційні системи і технології: Навч. посіб. для студ. вищ. навч. закл. / С.Г. Карпенко, В.В. Попов, Ю.А. Тарнавський, Г.А. Шпортюк. – К.:МАУП,2004.7. Зайцева В. "Ефективність засобів масової інформації." Харків, 2001.
8. Головач А.С. "Зразки оформлення документів"\\. Донецьк, 1999. – 352 с.
9. Энговатова О. "500 советов секретарю"\\. Москва, 2004.
10. Бибик С.П. "Ділові документи та правові папери"\\. Киев, 2004.
11.Диденко М.А. "Проблемы классификации политических текстов" (на примере политического выступления). Тези // Матеріали звітної наукової конференції професорсько-викладацького складу факультету РГФ, присвяченої 135-річчю ОДУ. – Одеса: Латстар, 2000. – С.57-58.
12. Палеха Ю.І. "Документування у підприємницькій сфері." \\. Київ, 2010.
13. Сельченкова С. "Довідник секретаря та офіс-менеджера"\\. Харків, 2008.
14. Смирнова Е.П. "Делопроизводство для секретаря"\\. Москва, 2010.
15. Штанько В.И. "Философия и методология науки. Учебное пособие для аспирантов и магистрантов естественнонаучных и технических вузов" \\. Санкт-Петербург, 2002.
16. Степин В.С. "Философская антропология и философия науки " \\. Москва, 1992.
17. Кохановский В.П. "Философия и методология науки " \\.Ростов-на-Дону, 1999.