КИЇВСЬКИЙ УНІВЕРСИТЕТ КУЛЬТУРИ

Миколаївський факультет менеджменту і бізнесу

Кафедра документознавства

КУРСОВА РОБОТА

з навчальної дисципліни «Діловодство та архівна справа»

на тему: «Моделі обміну інформацією»

Виконала:

студентка III курсу

гр. ДМ-67

денної форми навчання

Соколовська Ірина

Науковий керівник:

к.п.н., доцент

Сидоренко А.І.

МИКОЛАЇВ-2010

Зміст

Вступ

Розділ 1 Базові інформаційні процеси , їх характеристика і моделі

1.1 Поняття інформації та її властивості

1.2 Одержання, транспортування та обробка інформації

1.3 Поняття інформації бар'єрів і шумів

Розділ 2 Теоретичні засади дослідження інформаційного обміну на сучасному етапі

2.1 Комунікаційний процес і форми обміну інформацією

2.2 Семіотичні моделі комунікацій

Розділ 3 Особливості обміну інформації в управлінській діяльності

3.1 Перешкоди на шляху ефективного обміну інформацією

3.2 Управлінська інформація і закономірність її руху

ВСТУП

На сучасному етапі розвитку суспільства стрімко збільшується обсяг повідомлень. До того ж спостерігається випереджаючі темпи зростання інформаційного шуму порівняно з темпами збільшення власне корисної для певних суб'єктів інформації . В результаті збільшується витрати часу на перевантаження різних ланок управління . У свою чергу стрімке поширення новітніх засобів зв'язку визначило ще й новий етап розвитку різноманітних інформаційно-психічних операцій.

Об'єктом дослідження курсової роботи є теоретичні засади інформаційної діяльності

Предметом дослідження є інформаційний обмін на сучасному етапі

Метою курсової роботи зумовлює виникнення таких завдань

визначити теоретичні засади інформаційного обміну

дослідити особливості інформаційного обміну в процесі управління

Головні методи дослідження: історично типологічний метод теоретичного аналізу і систематизації соціокультурний аналіз

Розділ 1 Базові інформаційні процеси , їх характеристика і моделі

1.1 Поняття інформації та її властивості

Інформація в широкому сенсі абстрактне поняття, що має безліч значень, залежно від контексту. У вузькому сенсі цього слова — зведення (повідомлення, дані) незалежно від форми їх вистави. В даний час не існує єдиного визначення терміну інформація З точки зору різних областей знання, дане поняття описується своїм специфічним набором ознак. Інформація — сукупність даних, зафіксованих на матеріальному носієві, збережених і поширених в часі і просторі. У літературі можна знайти досить багато визначень терміну «інформація», що відображають різні підходи до тлумачення цього поняття. Відомості про навколишній світ і процеси, що протікають в нім, сприймані людиною або спеціальним пристроєм. Інформація і її властивості є об'єктом дослідження цілого ряду наукових дисциплін, таких як теорія інформації (математична теорія систем передачі інформації), кібернетика (наука про зв'язок і управління в машинах і тваринах, а також в суспільстві і людських істотах), семіотика (наука про знаки і знакові системи), теорія масової комунікації (дослідження засобів масової інформації і їх впливу на суспільство), інформатика (вивчення процесів збору, перетворення, зберігання і передачі всіх видів інформації і засобів їх автоматизованої обробки), соционіка (теорія інформаційного метаболізму індивідуальної і соціальної психіки), інформодінаміка (наука про відкриті інформаційні системи), інформациология (наука про здобуття, збереження і передачу інформації для різної безлічі об'єктів) і так даліы, поиска

У інформатиці найчастіше використовується наступне визначення цього терміну: Інформація — це усвідомлені відомості про навколишній світ, які є об'єктом зберігання, перетворення, передачі і використання. Відомості — це знання, виражені в сигналах, повідомленнях, вістях, повідомленнях і так далі Кожну людину в світі оточує море інформації різних видів. Прагнення зафіксувати, зберегти надовго своє сприйняття інформації було завжди властиве людині. Мозок людини зберігає безліч інформації, і використовує для зберігання її свої способи, основа яких — двійковий код, як і в комп'ютерів. Людина завжди прагнула мати можливість поділитися своєю інформацією з іншими людьми і знайти надійні кошти для її передачі і довготривалого зберігання. Для цього в даний час винайдена безліч способів зберігання інформації на зовнішніх (відносно мозку людини) носіях і її передачі на величезні відстані.

Основні види інформації по її формі вистави, способам її кодування і зберігання, що має найбільше значення для інформатики, це:

графічна або образотворча — перший вигляд, для якого був реалізований спосіб зберігання інформації про навколишній світ у вигляді наскальних малюнків, а пізніше у вигляді картин, фотографій, схем, креслень на папері, полотні, мармурі і ін. матеріалах, що змальовують картини реального світу

звукова — світ довкола нас повний звуків і завдання їх зберігання і тиражування було вирішене з винахід звукозаписних пристроїв в 1877 р. (див., наприклад, історію звукозапису на сайті); її різновидом є музична інформація — для цього вигляду був винайдений спосіб кодування з використанням спеціальних символів, що робить можливим зберігання її аналогічно графічній інформації;

текстова — спосіб кодування мови людини спеціальними символами — буквами, причому різні народи мають різні мови і використовують різні набори букв для відображення мови; особливо велике значення цей спосіб придбав після винаходу паперу і книгодрукування;

числова — кількісна міра об'єктів і їх властивостей на навколишньому світі; особливо велике значення придбала з розвитком торгівлі, економіки і грошового обміну; аналогічно текстовій інформації для її відображення використовується метод кодування спеціальними символами — цифрами, причому системи кодування (числення) можуть бути різними;

відеоінформація — спосіб збереження «живих» картин навколишнього світу, що з'явився з винаходом кіно

Існують також види інформації, для яких до цих пір не винайдено способів їх кодування і зберігання, — це тактильна інформація, передавана відчуттями, органолептична, передавана запахами і смаками і ін.

Для передачі інформації на великі відстані спочатку використовувалися кодовані світлові сигнали, з винаходом електрики — передача закодованого певним чином сигналу по дротах, пізніше — з використанням радіохвиль

З появою комп'ютерів (або, як їх спочатку називали в нашій країні, ЕОМ — електронні обчислювальні машини) спочатку з'явився засіб для обробки числової інформації. Проте надалі, особливо після широкого поширення персональних комп'ютерів (ПК), комп'ютери стали використовуватися для зберігання, обробки, передачі і пошуку текстової

числовою, образотворчою, звуковою і відеоінформації. З моменту появи перших персональних комп'ютерів — ПК (80-і роки 20 століть) — до 80 % їх робочого часу присвячено роботі з текстовою інформацією.

Зберігання інформації при використанні комп'ютерів здійснюється на магнітних дисках або стрічках, на лазерних дисках (CD і DVD), спеціальних пристроях незалежної пам'яті (флеш-пам'ять і ін.). Ці методи постійно удосконалюються, винаходяться нові пристрої і носії інформації. Обробку інформації (відтворення, перетворення, передача, запис на зовнішні но-сителі) виконує процесор комп'ютера. За допомогою комп'ютера можливе створення і зберігання нової інформації будь-яких видів, для чого служать спеціальні програми, використовувані на комп'ютерах, і пристрої введення інформації.

Особливим виглядом інформації в даний час можна рахувати інформацію, представлену в глобальній мережі Інтернет. Тут використовуються особливі прийоми зберігання, обробки, пошуку і передачі розподіленої інформації великих об'ємів і особливі способи роботи з різними видами інформації. Постійно удосконалюється програмне забезпечення, що забезпечує колективну роботу з інформацією всіх видів

Властивості інформації Як і всякий об'єкт, інформація володіє властивостями. Характерною відмітною особливістю інформації від інших об'єктів природи і суспільства, є дуалізм: на властивості інформації впливають як властивості вихідних даних, складових її змістовну частину, так і властивості методів, що фіксують цю інформацію. З точки зору інформатики найбільш важливими представляються наступні загальні якісні властивості: об'єктивність, достовірність, повнота точність, актуальність, корисність, цінність, своєчасність, зрозумілість, доступність, стислість .

Об'єктивність інформації. Об'єктивний – що існує зовні і незалежно від людської свідомості. Інформація – це віддзеркалення зовнішнього об'єктивного світу. Інформація об'єктивна, якщо вона не залежить від методів її фіксації, чиєї-небудь думки, думки. Приклад. Повідомлення «На вулиці тепло» несе суб'єктивну інформацію, а повідомлення «На вулиці 22°С» – об'єктивну, але з точністю, залежною від погрішності засобу виміру. Об'єктивну інформацію можна отримати за допомогою справних датчиків вимірювальних приладів. Відбиваючись в свідомості конкретної людини, інформація перестає бути об'єктивною, оскільки, перетворюється (більшою чи меншою мірою) залежно від думки, думки, досвіду, знань конкретного суб'єкта.

Достовірність інформації. Інформація достовірна, якщо вона відображає дійсне положення справ. Об'єктивна інформація завжди достовірна, але достовірна інформація може бути як об'єктивною, так і суб'єктивною. Достовірна інформація допомагає прийняти нам правильне рішення. Недостовірною інформація може бути по наступних причинах:

навмисне спотворення (дезинформація) або неумисне спотворення суб'єктивної властивості;

спотворення в результаті дії перешкод («зіпсований телефон») і недостатньо точних засобів її фіксації

3.Повнота інформації. Інформацію можна назвати повною, якщо її вистачає для розуміння і ухвалення рішень. Неповна інформація може привести до помилкового виводу або рішення.

4.Точність інформації визначається мірою її близькості до реального стану об'єкту, процесу, явища і тому подібне

5.Актуальність інформації – важливість для теперішнього часу, злободенність, насущність. Лише вчасно отримана інформація може бути корисна.

6. Корисність (цінність) інформації. Корисність може бути оцінена стосовно потреб конкретних її споживачів і оцінюється по тих завданнях, які можна вирішити з її допомогою.

Найкоштовніша інформація – об'єктивна, достовірна, повна, і актуальна. При цьому слід враховувати, що і необ'єктивна, недостовірна інформація (наприклад, художня література), має велику значущість для людини. Соціальна (суспільна) інформація володіє ще і додатковими властивостями:

•має семантичний (смисловий) характер, тобто понятійний, оскільки саме в поняттях узагальнюються найбільш істотні ознаки предметів, процесів і явищ навколишнього світу.

Має мовну природу (окрім деяких видів естетичної інформації, наприклад образотворчого мистецтва). Один і той же вміст може бути виражене на різних природних (розмовних) мовах, записане у вигляді математичних формул і так далі

З часом кількість інформації зростає, інформація накопичується, відбувається її систематизація, оцінка і узагальнення. Цю властивість назвали зростанням і кумулірованієм інформації. (Кумуляція – від латів. cumulatio – збільшення, скупчення).

Старіння інформації полягає в зменшенні її цінності з часом. Старить інформацію не само час, а поява нової інформації, яка уточнює, доповнює або відкидає повністю або частково ранішу. Науково-технічна інформація старіє швидше, естетична (витвори мистецтва) – повільніше. Логічність, компактність, зручна форма вистави полегшує розуміння і засвоєння інформації.

1.2 Одержання , транспортування та обробка інформації

Одержання інформації

Джерелами даних в будь-якій наочній області є об'єкти і їх властивості, процеси і функції, що виконуються цими об'єктами або для них. Будь-яка наочна область розглядається у вигляді трьох представлень По аналогії з видобутком корисних копалин процес одержання інформації направлений на отримання її найбільшої концентрації. У зв'язку з цим процес одержання можна представити, як проходження інформації через тришаровий фільтр, в якому здійснюється оцінка синтаксичної цінності (правильність представлення), семантичної (смисловий) цінності, прагматичної (споживчою) цінності.

При витяганні інформації важливе місце займають різні форми і методи дослідження даних.

Слід згадати неоднорідність інформаційних ресурсів, характерну для багатьох наочних областей. Одним з шляхів вирішення даної проблеми є об'єктно-орієнтований підхід, найбільш поширений в даний час..

Декомпозиція на основі об'єктно-орієнтованого підходу заснована на виділенні наступних основних понять: об'єкт, клас, екземпляр.

Об'єкт - це абстракція безлічі предметів реального миру, що володіють однаковими характеристиками і законами поведінки. Об'єкт характеризує собою типовий невизначений елемент такої множини. Основною характеристикою об'єкту є склад його атрибутів (властивостей).

Атрибути - це спеціальні об'єкти, за допомогою яких можна задати правила опису властивостей інших об'єктів.

Екземпляр об'єкту - це конкретний елемент множини. Наприклад, об'єктом може бути державний номер автомобіля, а екземпляром цього об'єкту─конкретний номер К173ПА.Клас - це безліч предметів реального миру, зв'язаних спільністю структури і поведінкою.

Елемент класу - це конкретний елемент даної множини. Наприклад, клас реєстраційних номерів автомобіля.

Узагальнюючи ці визначення, можна сказати, що об'єкт - це типовий представник класу, а терміни «екземпляр об'єкту» і «елемент класу» рівнозначні. Важлива особливість об'єктно-орієнтованого підходу пов'язана з поняттям інкапсуляції, що означає приховання даних і методів (дій з об'єктом) в якості власних ресурсів об'єкту.

Поняття поліморфізму і наслідування визначають еволюцію об'єктно-орієнтованої системи, що має на увазі визначення нових класів об'єктів на основі базових. Поліморфізм інтерпретується як здатність об'єкту належати більш ніж одному типу.Наслідування виражає можливість визначення нових класів на основі існуючих з можливістю додавання або перевизначення даних і методів. Серед методів збагачення інформації розрізняють структурне, статистичне, семантичне і прагматичне збагачення

Структурне збагачення припускає зміну параметрів повідомлення, яке відображає інформацію залежно від частотного спектру досліджуваного процесу, швидкості обслуговування джерел інформації і необхідної точності.

При статистичному збагаченні здійснюють накопичення статистичних даних і обробку вибірок з генеральних сукупностей накопичених даних.

Семантичне збагачення означає мінімізацію логічної форми, обчислень і висловів, виділення і класифікацію понять, зміст інформації, перехід від часткових понять до більш загальних. У результаті семантичного збагачення вдається узагальнено представити оброблювану або передавану інформацію і усунути логічну суперечність в ній.Прагматичне збагачення є важливим ступенем при використанні інформації для ухвалення рішення, при якому з отриманої інформації відбирається найбільш цінна, така, що відповідає цілям і завданням користувача.

Транспортування інформації

Основним фізичним способом реалізації операції транспортування є використання локальних мереж і мереж передачі даних. При розробці і використанні мереж для забезпечення сумісності використовується ряд стандартів, об'єднаних в семирівневу модель відкритих систем, прийняту у всьому світі, яка визначає правила взаємодії компонентів мережі на даному рівні (протокол рівня) і правила взаємодії компонентів різних рівнів (міжрівневий інтерфейс). Mіжнародні стандарти в області мережевого інформаційного обміну знайшли віддзеркалення в еталонній семирівневій моделі, відомій як модель OSI (Open System Intercongtction - зв'язок відкритих систем)Дана модель розроблена міжнародною організацією по стандартизації Більшість виробників мережевих програмно-апаратних засобів прагнуть дотримуватися моделі OSI. Але в цілому добитися повної сумісності поки не вдається.

Фізичний рівень реалізує фізичне управління і відноситься до фізичного ланцюга, наприклад телефонного, по якому передається інформація. На цьому рівні модель OSI визначає фізичні, електричні, функціональні і процедурні характеристики ланцюгів зв'язку, а також вимоги до мережевих адаптерів і модемів.

Канальний рівень. На цьому рівні здійснюється управління ланкою мережі (каналом) і реалізується пересилка блоків (сукупності бітів) інформації по фізичній ланці. Здійснює такі процедури управління, як визначення початку і кінця блоку, виявлення похибок передачі, адресація повідомлень і ін. Канальний рівень визначає правила сумісного використання мережевих апаратних засобів комп'ютерами мережі.

Мережевий рівень відноситься до віртуального (уявного) ланцюга, який не зобов'язаний існувати фізично. За допомогою інтерфейсу, що забезпечується цим рівнем, вдається «заховати» складнощі управління передачею на фізичному рівні. Програмні засоби даного рівня забезпечують визначення маршруту передачі пакетів в мережі. Маршрутизатори, що забезпечують пошук оптимального маршруту на основі аналізу адресної інформації, функціонують на мережевому рівні моделі OSI. Як простий маршрутизуючий пристрій між сегментами мережі або різними локальними мережами може виступати і пристрій, що функціонує на нижчому канальному рівні моделі OSI, який називається мостом.

Транспортний рівень. Перші три рівні утворюють загальну мережу, в якій колективно можуть працювати багато користувачів. На транспортному рівні контролюється черговість пакетів повідомлень і їх приналежність. Таким чином, в процесі обміну між комп'ютерами підтримується віртуальний зв'язок, аналогічний телефонній комутації.

Сеансовий рівень. В деяких випадках важко організувати процес взаємодії між користувачами із-за великої кількості способів такої взаємодії. Для усунення цих труднощів на даному рівні координуються і стандартизуються процеси встановлення сеансу, управління передачею і прийомом пакетів повідомлень, завершення сеансу. На сеансовому рівні між комп'ютерами встановлюється і завершується віртуальний зв'язок за таким же принципом, як при голосовому телефонному зв'язку.

Управління представленням. Програмні засоби цього рівня виконують перетворення даних з внутрішнього формату передавального комп'ютера у внутрішній формат комп'ютера одержувача, якщо ці формати відрізняються один від одного (наприклад, IBM РС і DEC). Даний рівень включає функції, що відносяться до використовуваного набору символів, кодування даних і способів представлення даних на екранах дисплеїв або друку. Крім конвертації форматів на даному рівні здійснюється стиснення передаваних даних і їх розпаковування.

Прикладний рівень відноситься до функцій, які забезпечують підтримку користувачеві на вищому прикладному і системному рівнях, наприклад:

─ організація доступу до загальних мережевих ресурсів: інформації, дискової пам'яті, програмних додатків, зовнішніх пристроїв (принтерів, стримерів і ін.);

─ загальне управління мережею (управління конфігурацією, розмежування доступу до загальних ресурсів мережі, відновлення працездатності після збоїв і відмов, управління продуктивністю);

─ передача електронних повідомлень, включаючи електронну пошту;

─ організація електронних конференцій;

─ діалогові функції високого рівня.

Модель OSI─це стандартизований каркас і загальні рекомендації, вимоги ж до конкретних компонентів мережевого програмного забезпечення задаються протоколами.

Протокол є стандартом в області мережевого програмного забезпечення і визначає сукупність функціональних і експлуатаційних вимог до якого-небудь його компоненту, яких дотримуються виробники цього компоненту. Вимоги протоколу можуть відрізнятися від вимог еталонної моделі OSI.

Обробка інформації

Обробка інформації полягає в отриманні одних «інформаційних об'єктів» з інших «інформаційних об'єктів» шляхом виконання деяких алгоритмів і є однією з основних операцій, здійснюваних над інформацією, і головним засобом збільшення її об'єму і різноманітності.

На самому верхньому рівні можна виділити числову і нечислову обробку. У вказані види обробки вкладається різне трактування змісту поняття «дані». При числовій обробці використовуються такі об'єкти, як змінні, вектори, матриці, багатовимірні масиви, константи і так далі При нечисловій обробці об'єктами можуть бути файли, записи, поля, ієрархії, мережі, відносини і так далі. Інша відмінність полягає в тому, що при числовій обробці зміст даних не має великого значення, тоді як при нечисловій обробці нас цікавлять безпосередні відомості про об'єкти, а не їх сукупність в цілому.

З погляду реалізації на основі сучасних досягнень обчислювальної техніки виділяють наступні види обробки інформації:

─ послідовна обробка, яка застосовується в традиційній фоннейманівській архітектурі ЕОМ, що має в своєму розпорядженні один процесор;

─ паралельна обробка, застосовувана за наявності декількох процесорів в ЕОМ;

─ конвеєрна обробка, пов'язана з використанням в архітектурі ЕОМ одних і тих же ресурсів для вирішення різних завдань, причому якщо ці завдання тотожні, то це послідовний конвеєр, якщо завдання однакові - векторний конвеєр.

Прийнято відносити існуючі архітектури ЕОМ з погляду обробки інформації до одного з наступних класів .

Архітектура з одиничним потоком команд і даних (SISD). До цього класу відносяться традиційні фоннейманівські однопроцесорні системи, де є центральний процесор, що працює з парами «атрибут - значення».

Архітектура з одиничними потоками команд і даних (SIMD). Особливістю даного класу є наявність одного (центрального) контролера, який керує сукупністю однакових процесорів. Залежно від можливостей контролера і процесорних елементів, числа процесорів, організації режиму пошуку і характеристик маршрутних і вирівнюючих мереж виділяють:

─ матричні процесори, використовувані для вирішення векторних і матричних завдань;

─ асоціативні процесори, що застосовуються для вирішення нечислових завдань і використовують пам'ять, в якій можна звертатися безпосередньо до інформації, що зберігається в ній;

─ процесорні ансамблі, застосовуться для числової і нечислової обробки;

─ конвеєрні і векторні процесори.

Архітектура з множинним потоком команд і одиничним потоком даних (MISD). До цього класу можуть бути віднесені конвеєрні процесори.

Архітектура з множинним потоком команд і множинним потоком даних (MIMD). До цього класу можуть бути віднесені наступні конфігурації: мультипроцесорні системи, системи з мультиопрацюванням, обчислювальні системи з багатьох машин, обчислювальні мережі.

Створення даних, як процес обробки, передбачає їх створення в результаті виконання деякого алгоритму і подальше використання для перетворень на більш високому рівні.

Модифікація даних пов'язана з відображенням змін в реальній наочній області, здійснюваних шляхом включення нових даних і видалення непотрібних.

Контроль, безпека і цілісність направлені на адекватне відображення реального стану наочної області в інформаційній моделі і забезпечують захист інформації від несанкціонованого доступу (безпека) і від збоїв і пошкоджень технічних і програмних засобів.

Пошук інформації, що зберігається в пам'яті комп'ютера, здійснюється як самостійна дія при виконанні відповідей на різні запити і як допоміжна операція при обробці інформації.

Підтримка ухвалення рішення є найбільш важливою дією, що виконується при обробці інформації. Широка альтернатива ухвалюваних рішень приводить до необхідності використання різноманітних математичних моделей.

Створення документів, зведень, звітів полягає в перетворенні інформації у форми, придатні для читання як людиною, так і комп'ютером. З цією дією зв'язані і такі операції, як обробка, зчитування, сканування і сортування документів.

При перетворенні інформації здійснюється її переклад з однієї форми представлення або існування в іншу, що визначається потребами, що виникають в процесі реалізації інформаційних технологій.

Реалізація всіх дій, що виконуються в процесі обробки інформації, здійснюється за допомогою різноманітних програмних засобів.

Найбільш поширеною областю застосування технологічної операції обробки інформації є ухвалення рішень.

Залежно від ступеня інформованості про стан керованого процесу, повнота і точність моделей об'єкту і системи управління, взаємодії з навколишнім середовищем, процес ухвалення рішення протікає в різних умовах.

Інформаційні потреби осіб, що ухвалюють рішення, в багатьох випадках орієнтовані на інтегральні техніко-економічні показники, які можуть бути отримані в результаті обробки первинних даних, що відображають поточну діяльність підприємства. Аналізуючи функціональні взаємозв'язки між підсумковими і первинними даними, можна побудувати так звану інформаційну схему, яка відображає процеси агрегації інформації. Первинні дані, як правило, надзвичайно різноманітні, інтенсивність їх надходження висока, а загальний об'єм на інтервалі, що цікавить, великий. З іншого боку склад інтегральних показників відносно малий, а потрібний період їх актуалізації може бути значно коротшим за період зміни первинних даних - аргументів.

Розділ 2 Теоретичні засади дослідження інформаційного обміну на сучасному етапі

2.1 Комунікаційний процес і форми обміну інформацією

Комунікаційний процес — це обмін інформацією між двома або більшою кількістю людей. Основні функції комунікаційного процесу полягають у досягненні соціальної спільноти при збереженні індивідуальності кожного її елемента. В окремих актах комунікацій реалізуються управлінська, інформативна, емотивна (така, що викликає емоції) і фактична (пов’язана з установленням контактів) функції.

У своїй основі процес комунікації становить процес руху інформації в ланцюгу «відправник — канал — одержувач», реального або потенційного зв’язку у формі діалогу, а також впливу на керований об’єкт, який досягається в результаті обміну повідомленнями.

У процесі обміну інформацією можна виділити вісім базових елементів:

1. Відправник — передавач, що генерує ідеї або збирає інформацію та передає її. Ним може бути індивід або група людей, які разом працюють. Джерелом також може бути громадський інститут або організація, хоча і в цьому випадку джерелом повідомлення буде певна особа, на яку покладається обов’язок щодо підготовки та передачі інформації.

При обміні інформацією відправник і одержувач проходять декілька взаємопов’язаних етапів: 1) зародження ідеї; 2) кодування і вибір каналу; 3) декодування.

Обмін інформацією розпочинається з формування ідеї чи відбору інформації. Відправник вирішує, яку значну ідею чи повідомлення варто зробити предметом обміну.

2. Кодування — це процес перетворення ідей у символи, зображення, малюнки, форми, звуки, мову тощо. Тобто перш ніж передавати ідею, відправник повинен за допомогою символів закодувати їх, використовуючи для цього слова, інтонації, жести (мову тіла), і надати ідеї гарну «обгортку». Таке кодування перетворює ідею у повідомлення.

3. Повідомлення — сукупність символів, власне інформація, що закодована за допомогою символів і передається одержувачу. Саме заради цього і здійснюється акт комунікації. Багато повідомлень передається у формі символів мови. Проте символом можуть бути і невербальні, наприклад графічні, зображення, жести, міміка та інші рухи тіла.

4. Канали передачі — засоби, за допомогою яких сигнал спрямовується від передавача до приймача. Канали поділяються на засоби масової інформації і міжособові канали.

Відправник повинен вибирати канал: передача мови і письмових матеріалів, електронні засоби зв’язку, включаючи комп’ютерні мережі, електронна пошта, відеострічки та відеоконференції. Можна розіслати пам’ятні записки, провести попередні збори невеликих груп для забезпечення розуміння повідомлення й залучення до проблеми.

Передавач (відправник) може не обмежуватись одним каналом, а використовувати кілька.

5.Декодування — процес, за допомогою якого приймач повідомлення перетворює одержані символи на конкретну інформацію та інтерпретує її значення. Якщо не потрібно реакції на ідеї, то процес обміну інформацією на цьому закінчується.

6. Приймач — цільова аудиторія або особа, якій призначається інформація і яка її інтерпретує.

7. Відгук — сутність реакції одержувача повідомлення після ознайомлення з його змістом. Можна спостерігати три основні типи результатів комунікації: а) зміни в знаннях одержувача; б)зміна постанов одержувача; в) зміни поведінки одержувача повідомлення.

З точки зору керівника обмін інформацією варто вважати ефективним, якщо одержувач продемонстрував розуміння ідеї, здійснюючи дії, на які чекав від нього відправник.

8. Зворотний зв’язок — частина відгуку одержувача, що надходить передавачу. Він розглядається як сигнал, спрямований одержувачем інформації відправнику повідомлення, як підтвердження факту одержання повідомлення, що міститься в ньому.

Зворотний зв’язок виконує такі основні функції:

а) протистоїть тому, що робить соціально-економічна система, коли вона виходить за встановлені обмеження;

б) компенсує дії зовнішніх і внутрішніх факторів, підтримує стан стійкої рівноваги системи;

в) синтезує зовнішні та внутрішні руйнування, які прагнуть вивести систему зі стану стійкої рівноваги;

г) розробляє управлінські рішення для цілеспрямованого впливу на об’єкт управління.

Зворотний зв’язок помітно підвищує шанси на ефективний обмін інформацією, дозволяє сторонам позбавитися шуму.

Мовою теорії передачі інформації шумом називають те, що створює зміст. Це може бути мова (у вербальному (усному) і невербальному оформленні), різне сприйняття, різниця в організаційному статусі між керівником і підлеглими. Зменшення шуму може досягатися багатьма способами. Одним з них є збільшення надмірності, тобто повторення повідомлення або якоїсь його частини.

Процес обміну інформацією в організаціях умовно можна розділити на дві категорії: планована, або формальна, передача інформації і непланована, або неформальна, передача інформації. В кожній організації існує певна офіціальна структура, з допомогою якої відомості передаються за призначенням. Але ця офіціальна їх передача доповнюється великою кількістю інформації, передача якої відбувається від бажання і навіть нетерпіння працівників поділитися нею один з одним навіть тоді, коли це офіційно не дозволено або навіть заборонено.

При формальній передачі інформації адміністративні інструкції звичайно обумовлюють, хто кому може писати, хто кому повинен доповідати і в яких випадках, хто видає інформацію, яка інформація повинна бути зібрана і на якому етапі, що конкретно необхідно зробити та ін.

Одним з важливих способів формалізації передачі відомостей є використання стандартизованих форм (бланків), в які і вноситься інформація. В багатьох організаціях в доповненні до форм звітності маються бланки заяв, визначені форми особистих анкет тощо. Головна перевага будь-якої форми полягає в тому, щ о людині, яка заповнила її, не потрібно задумуватися, коли, як і яку інформацію необхідно сповістити в даному випадку. Вказівки на самому бланку або (в особливих випадках) в спеціальному керівництві щодо його заповнення звичайно обумовлюють: випадки, в яких використовується дана форма; кількість екземплярів, які необхідно заповнити; місце, куди розсилаються ці екземпляри; особа, відповідальна за заповнення різних розділів бланку; визначена і інша інформація, яка допомагає правильно заповнити форму.

Ці вказівки самі є свого роду інформацією і повинні бути кваліфіковано складені, щоб можна було правильно використати стандартну форму. Крім того, вказівки не дадуть результатів, якщо не будуть доведені до відома користувачів.

Коли зміни у податковому законодавстві привели до збільшення кількості податкових декларацій, податкове управління змушено було розробити вдосконалені форми та інструкції, які були б зрозумілі платникам податків і повідомляли б управлінню відомості, які необхідні для контролю за дотриманням закону.

Стандартні форми дають переваги ініціатору інформації, що передається: коли людина знову і знову пише постійно текст, який повторюється, то впровадження в оборот відповідного бланку значно економить час. Бланки вигідні також отримувачу інформації: використовуючи форму, він може уточнити, які саме відомості йому необхідні в роботі.

Головний недолік будь-якої стандартної форми полягає у відсутності в ній гнучкості. Оскільки в ній точно визначено, яку інформацію і яким чином необхідно передати, то вона повідомить і неправдиву інформацію, коли матеріал не відповідає формі.

Будь-яка людина, коли-небудь заповнюючи стандартну форму, бувала спантеличена «відсутністю відповідей» на питання, які не відповідають конкретній ситуації. Звідси розробка і використання форм, хоча це і важливо для побудови системи обміну інформацією, що аж ніяк не вирішують всіх проблем обміну інформацією в межах однієї організації або у взаємовідносинах з її клієнтами.

Інша крайність — чутки, незапланована і неупереджена передача інформації, яка відбувається як деякий інцидент соціальних контактів членів організації, вродженої цікавості людей. Між цими крайніми полюсами є багато можливостей для навмисного наміру і планування міжособистісних зв’язків. Серед правил, якими організації користуються при внутрішньому обміні інформацією, особливе значення мають:

1. Вимога періодичних звітів. Від співробітника можуть вимагати подавати звіти про роботу за день, тиждень, місяць, рік, не уточнюючи повністю його форми або змісту. Інколи принагідним випадком для звітів є регулярні збори співробітників.

2. Часткова деталізація форм або змісту інформації, яка передається.

3. Деталізація каналів розсилань інформації, адресів розсилки, допуску до інформації. Правила можуть також визначати, хто повинен готувати, перевіряти і схвалювати перед відправкой різні види інформації.

4. Сортування вхідної інформації. Правила можуть ставити в обов’язок працівникам відповідного підрозділу організації читати вхідну інформацію і направляти її відповідальним особам в даній організації.

Формальний обмін інформацією ефективний тільки тоді, коли члени цієї організації приймають його як обов’язковий. Ця система має свої обмеження — неможливо формалізувати все, що відбувається в організації. Такий обмін не може виразити реальні потреби організації через свою повільність і негнучкість. Щоб бути ефективним, обмін інформацією повинен бути ширшим ніж офіційна схема.

Ці труднощі приводять до зростання неформальної системи передачі інформації, яка доповнює формальну. Неформальна передача інформації включає будь-яку інформацію поза офіціальних каналів. Вона включає внутріорганізаційні розмови, чутки, спілкування зі співробітниками важливих підрозділів, керівниками з тим, щоб мати можливість використовувати їх для впровадження своїх ідей, пропозицій та ін.

Розвинена система неформальної передачі інформації, яка доповнює формальну, часто дає можливість організації скоріше ніж за офіційною процедурою пристосуватися до зміни умов, а також виконувати свої завдання більш оперативно. При цьому співробітники можуть досягти повноти розуміння, що було б неможливо за наявності лише формальної системи.

Від розміру в основному залежить, наскільки можливо покладатися на неформальну систему передачі інформації. На формальну передачу інформації великі організації повинні покладатися в більшій мірі, ніж малі. Діяльність великих організацій не може залежати від того розуміння інформації, яке складається в результаті безпосередніх особистих взаємовідносин співробітників.

2.2 Семіотичні моделі комунікацій

Семіотичні моделі комунікації побудовані насамперед на використанні візуальних або іконічних знаків, хоча часто-густо на фоні використання цих "повідомлень без кодів" для наведення останніх штрихів використовуються і вербальні знаки. Тобто спочатку ми "читаємо" зображення, а потім вже доповнюємо картину світосприйняття читанням текстів.

Розглянемо деякі з таких моделей.

Модель Романа Якобсона

Професор Массачусетського технологічного інституту (США), який свого часу виїхав з Росії, Р. Якобсон описав модель мовної комунікації (рис. 9) у вигляді шести факторів. Кожному з цих факторів, на думку Р. Якобсона, відповідає певна функція мови:Емотивна — пов'язана з адресантом, який передає своє експресивне ставлення до певної події чи явища на рівні інтонацій, які однозначно зчитуються аудиторією.Конативна — відображає орієнтацію на адресанта і висловлює безпосередній вплив на співрозмовника: "Подайте, будь-ла-ска, мою парасольку".Фатична — спрямована на підтримку не інформації, а контакту: "Сьогодні чудова погода, с-е-е-р..."

Метамовна — пов'язана з кодом, який дозволяє дізнатися про значення слова за допомогою метафор: "Тигр — це велика кішка, дуже схожа на нашого Мурчика".Поетична — орієнтується більше на форму, ніж на зміст повідомлення: "Ніч яка місячна, зоряна, ясная, видно — хоч голки збирай..."Реферативна(когнітивна) — робить акцент на контекст і є посиланням на об'єкт, про який йдеться у повідомленні Мовляв, спікер парламенту дав зрозуміти журналістам, що він не перша, але й не друга людина в політичному істеблішменті України. Крім того, Р. Якобсон вважав, що для візуальних знаків найважливішим є просторовий вимір, а для слухових — часовий. Усі знаки (ікони, індекси, символи — за Чарльзом Пірсом), на його думку, мають загальні риси, а різниця в перевазі однієї характеристики над іншими.

Символічний компонент в іконічних (візуальних) знаках може тлумачитися по-різному. Якщо на картині одна людина зображена більшою за інших, то можливі три варіанти:

• вона дійсно має більші фізичні габарити;

• перебуває ближче до глядача;

• відіграє важливішу роль (згадайте зображення фараонів, імператорів, царів на стародавніх фресках чи картину Петро-ва-Водкіна "Більшовик". На останній він стоїть із величезним прапором і має вигляд Гуллівера, у той час як "небільшови-ки" зображені ліліпутами, що штовхаються на вулицях).

Модель Юрія Лотмана

Цей відомий професор Тартуського університету (Естонія) вважав модель Р. Якобсона надто абстрактною. На його думку, для комунікації потрібна нееквівалентність адресантів, себто того, хто говорить і хто слухає. А сам процес комунікації розглядався ним як переклад тексту з мови мого "я" на мову твого "ти". Такий переклад, вважав Ю. Лотман, побудований на невідповідності кодів обох учасників комунікації, які, втім, створюють множини, що перетинаються .

Ю. Лотман виокремлював дві комунікативні моделі:

"Я — ВІН";

"Я — Я".

У першому випадку він наголошує на активному і пасивному видах споживання інформації.

Співставте скульптуру і ляльку (іграшку). Скульптура — інформативний монолог автора, який хоче бути почутим, але не потребує відповіді. А лялька потребує гри. Себто — фольклорної комунікації, коли можна активно втручатися в її просторові просування.

У другому випадку модель називається ним автокомунікацією, коли повідомлення набуває нового змісту (перекодовується за новим кодом).

Передача повідомлення самому собі виглядає як перебудова особистості.

І справді, уявіть собі, що ви прочитали роман "Майстер і Маргарита" М Булгакова в 14 років, а потім перечитали його в ЗО років. Один і той самий текст, що наклався на різний життєвий досвід, дає дуже різні емоції та інформацію.

Ще один, на наш погляд, характерний приклад. Скажімо, покоління 60—70-х років XX ст. у Радянському Союзі виховувалися на обожнюванні "дідуся Леніна", який дбав про дітей, любив звірів тощо.

Чи змінився цей імідж, коли з'явилися історично підтверджені факти, що В. Ульянов на полюванні прикладом рушниці (щоб не витрачати набоїв) добивав зайців, які забралися на острівець, з усіх боків залитий водою? Або прочитали написані ним слова: "Інтелігенція —нації"? — напевно, відповідь не потребує подальшого тлумачення... Особливе значення Ю. Лот-ман надавав візуальній комунікації. На шляху до неї він виокремлював етап первинного кодування (етикет, ритуал).

Скажімо, французький імператор Наполеон, започатковуючи власний придворний церемоніал, орієнтувався не на попередній королівський придворний етикет, а на осучаснену французьку версію етикету двору римських імператорів.

На нашу думку, це цікавий приклад, оскільки подібний символізм в етикеті простежується в багатьох цивілізаціях, країнах, часових вимірах.

Згадаймо лише, що етимологія слова "король" пов'язана з іменем Карла Великого, "цар" — Цезаря.

Філософія побудови російської імперії базувалася на постулаті "Москва — третій Рим".

Очевидно, Наполеон, який узяв титул імператора, навіть на рівні придворного етикету прагнув наслідувати велич Великого Риму, а не повторювати етикет французького королівського двору, що "профукав" владу й набув зневажливого ставлення серед широких верств тамтешнього суспільства.

Зауважимо, що Ю. Лотман розглядав культуру як генератор кодів. Всі явища культури, на його думку, є своєрідними комунікативними механізмами, себто різними мовами. І культури, побудованої на одному коді, в принципі не повинно бути, оскільки остання зацікавлена у наявності великої кількості таких кодів.

У цьому плані важливою є також роль природної мови та лінгвістичного механізму кодування. Відтак — і первинної (мова), і вторинної (література, театр, кіно) моделюючих систем як об'єктів семіотики.

Цей видатний естонець, надаючи великого значення лінгвістичному інструментарію, узасадив основи комунікативного аналізу культури через аналіз останньої в якості специфічного, комунікативного механізму передачі інформації. І в цьому його незаперечна заслуга перед наукою.

Модель Умберто Еко

Відомий італійський романіст і семіотик У. Еко більшою мірою, ніж Ю. Лотман, оцінював роль візуальної комунікації і значно меншою — роль лінгвістики в семіотичному аналізі

Іконічний (візуальний) знак, який схожий на зображення предмета, на думку У. Еко, передає не всі його характеристики.

Візуальному знаку мають бути властиві такі типи характеристик:

• оптичні (видимі);

• онтологічні (уявні);

• умовні.

Тож, аналізуючи картину середньовіччя, треба розуміти, що художник того часу малював людину або тварину, спираючись на іконографічні коди свого часу, а не на те, що бачив.

Розглядав У. Еко і особливості архітектурної комунікації, де архітектурні знаки мають функціональне значення. Скажімо, двері, які ми бачимо, символізують нам можливість увійти до будинку, а електрокавоварка — потенційну можливість зробити собі кави.

Проте, на нашу думку, не варто забувати, що люди з інших часів чи цивілізацій навряд чи ототожнювали б можливість приготування кави з допомогою електрокавоварки. Уявіть себе Кон-фуцієм чи Александром Македонським (тільки серйозно, без божевілля!), і ви зрозумієте, що цей варіант архітектурної комунікації не спрацював би.

Отже, і тут ми можемо говорити, що онтологічні (уявні) та умовні характеристики візуальних та архітектурних знаків мають залежність від іконографічних кодів свого часу.

Звідси й особливості моделі комунікації У. Еко .

Ця модель відрізняється від стандартної наявністю лексико-дів (вторинних кодів), які несуть додаткове інформаційне навантаження.

У. Еко, аналізуючи раннє християнство, підкреслював, що для повноти впливу на свідомість ідеологам цієї релігії довилося винаходити притчі і символи. Ісус, скажімо, символізувався за допомогою зображення риби.

Від себе додамо, що раціонально сприймати світ можуть далеко не всі На це здатна лише обмежена група людей, що здебільшого належить до еліти суспільства. Решті потрібні спрощені моделі і міфи, які надають готові рецепти сприйняття, а відтак і поведінки.

І тут ми виходимо на тему комунікації в рамках масової культури, якій наш італієць присвятив окремі наукові праці.

На думку У. Еко, і реклама, і пропаганда, і паблік рилейшнз діють в рамках патерналістської педагогіки. Остання не передбачає активності суб'єкта, нав'язуючи йому готові проекти, які відповідають його бажанням.

У цьому випадку ми маємо справу з надміру насиченими повідомленнями, які багаторазово транслюються через ЗМК.

Тобто йдеться про те, що основним принципом масовоїкомунікації і масової культури є продукування в термінах фіксованих кодів повідомлень від еліти (владної, культурної, економічної тощо), які сприймаються різними групами споживачів шляхом дешифрапДЇ повідомлень на основі інших кодів.

Семіотичні моделі реклами

Французький семіотик Ролан Варт одним з перших почав аналізувати рекламні плакати. Він небезпідставно вважав, що спочатку ми читаємо зображення, а потім вже текст, який уточнює візуальну інформацію вербальним шляхом. Особливе значення тут має асоціація з певним символом. Наприклад, сигарети "Мальборо" асоціюються з ковбоєм.

А Росія — за версією тамтешнього гурту "Любе" — "баня, водка, лосось и гармонь" та ін. Англійці Джон Фіске і Джон Хартлі започаткували новий підхід до семіотичного аналізу візуальних знаків на прикладі телебачення .

Аналізуючи телевізійні новини про армію, автори виокремили три основних значення:

1. Показ "наших хлопців", від яких тікають нападники (показ зсередини).

2. Висока організованість (для цього показують бойові порядки).

3. Висока технологічність (у відеоряду — гелікоптери, ракети тощо).

Джудіт Уїльямсон і Дж Бігнел, досліджуючи проблеми реклами, дійшли висновку, що реклама виконує в суспільстві ті самі функції, що й мистецтво і релігія. Техніка реклами полягає у створенні кореляції між почуттями, відчуттями і матеріальними об'єктами. І спрямована вона не на пряму купівлю товару чи послуги.

Почуття впевненості, наприклад, асоціюють з прокладками, щастя — з парфумами, мужності — з сигаретами, комфортності — з кавою тощо.

Отже, світ бажань і є світ реклами. Для того щоб це дійсно так і було, потрібні міфи і символи.

Споживач не має можливості (та й необхідних знань) порівняти хімічний склад та якісні властивості пральних порошків, пива, джинсів тощо, зате охоче купує символи, які йому подобаються. Саме тому рекламісти так наполегливо шукають символи і продукують міфи, що відповідають бажанням великих соціальних груп.

Ти вболіваєш за московський "Спартак"? — шоколадний батончик "Спікере", ось що тобі треба. Твій кумир київське "Динамо"? — пиво "Славутич тільки для справжніх "фанів"!

Ідучи до певного магазину і вибираючи певний товар, ви орієнтуєтесь на певну соціальну групу, яка визнає певний міф або символ.

У цьому і полягає дивне поєднання примітивізму і чарівної магії реклами, на яку ми, здавалося б, "невмотивовано купуємось" щодня.

Розділ 3 Особливості обміну інформації в управлінській діяльності

3.1 Перешкоди на шляху ефективного обміну інформацією

Властива людям нездатність порозумітися один з одним викликає непорозумінням. Про плани, які не збулися, і сподівання люди часто згадують з гіркотою: "Якби це можна було пояснити" або "Якби я сказала це по-іншому, він може й зрозумів би".Перешкоди в системі передачі інформації є однією з найбільш серйозних проблем в адміністративному управлінні. Вони можуть виникати на будь-якому з етапів процесу передачі інформації. Ті, хто володіє інформацією, можуть бути не в змозі це зробити, ті, хто одержує інформацію, може не побажати або просто не засвоїти її.

Мовний бар'єр Найбільш серйозним бар'єром на шляху ефективного обміну інформацією є використання мови, не зрозумілої одержувачу.В суспільстві з такою великою кількістю спеціальностей, як у нас, існують сотні різних спеціалізованих мов: те. що зрозуміло будь-якому лікарю, може бути зовсім незрозумілим водію і навпаки. Запас слів, які вживають люди невеликий, часто слова, якими користуються всі, означають різні поняття.Визначення міри мовних труднощів. Нині існують способи виміру рівня труднощів розуміння письмової інформації і визначення того, на яку аудиторію вона розрахована.Абракадабра. Багато юридичних матеріалів мають цікаве юридичне обрамлення і пронизані словами "при цьому", "вищесказане" та інші. Абракадабра створюється частково як результат переносу в нове середовище застарілих юридичних формулювань і неправильного намагання виражатися точно. При складанні документа, який буде використаний судами, необхідна скрупульозна точність тексту. А при складанні адміністративного наказу можна пожертвувати абсолютною точністю заради зручності читання."Власні" мови. Свідомо чи несвідомо в більшості організацій розвиваються "власні" мовні стилі. Більше того, в спеціалізованих підрозділах організацій розробляються нові слова і нові значення старих слів. Дуже часто це заходить занадто далеко, так що доводиться держати штатних перекладачів для спілкування зі сторонніми.Одна з таких найбільш складних, які зупинили в часі "власних" мов - мова юристів.У багатьох організаціях юристів використовують майже на всіх службових рівнях, щоб розуміти мову внутрішніх документів.

Це постійне тлумачення не тільки уповільнює передачу інформації, а й в багатьох випадках перешкоджає її ефективності.1.Сфера компетенції дуже часто процес обміну інформацією гальмується, оскільки ті, хто її надає, передає або приймає, мають певний психологічний склад розуму, який заважає точному розумінню проблеми. Подразники, які впливають на очі і вуха, просіюються, фільтруються і модифікуються нервовою системою ше до того, як досягнуть свідомості, а пам'ять робить подальший відбір понять, які вона зберегла і які не забуде. Такий же процес відбору формує і наші судження про людей, що так часто помилкові. Якщо у нас складається сприятливе враження про людину, то ми скоріш за все запам'ятовуємо про неї все добре, на що звернули увагу, і забуваємо, відкидаємо погане. Тільки ряд неприємних вражень може змінити попередню оцінку.

Упередженість. Коли людина або установа вже провели "оцінку ситуації", то окремі факти, що розходяться з цією оцінкою, скоріш за все будуть відкинуті, які б вражаючими вони не були. Це пояснює багато збоїв у військовій розвідці і це, вочевидь, було одним з основних факторів раптового наступу, який привів союзників до поразки у Арденнах в трудні 1944 р. Розвідка передбачила наступ за декілька днів наперед. А розвідка на вищих рівнях змінила цей висновок і доповіла, що німці скоріш за все, лише посилюють свої оборонні позиції.Відмова звертати увагу на факти особливо вірогідна тоді, коли упереджена думка керівника вже склалася, а факти неприємні. Один з поширених симптомів - розчарування, яке з'являється, коли люди стикаються з відмовою дивитися фактам в обличчя, - це бажання продовжити стан ілюзії (фрустрація). Ефект спеціалізації. Спеціалізація службовця конкретній меті організації, з якою вона себе ототожнює, визначає сферу компетенції, в межах якої він тлумачить інформацію. Спеціалізація часто веде до викривлення перспективи, нездатності точно уявити собі інші аспекти якої-не-будь конкретної проблеми. Такі викривлення часто не дозволяють спеціалістам правильно визначити, що необхідно повідомити і чому.Сукупна дія передачі інформації на сферу компетенції. Всяка конкретна інформація одержує у спеціаліста специфічне тлумачення. І, навпаки, інформація, яку він буде одержувати протягом якогось часу, змінить сферу його компетенції. Таким шляхом часто можна розширити сферу компетенції, повідомляючи одержувачу інформації те, що не є суттєво важливим для його дій.

2. Дистанція між працівниками в залежності від їх статусу.У багатьох організаціях безпосередні контакти проходять між людьми, які близькі за статусом. Спілкування між тими, хто віддалений один від одного шкалою статусу, частіше проходить через посередника. Коли в контакт вступають люди різного службового становища, зв'язок вищестоящого начальника з підлеглим здійснюється легше, ніж зв'язок підлеглого з начальником. Якби зв'язки між різними за службовим статусом людьми не були ускладнені, то в організаціях не було б необхідності вивішувати ящики для пропозицій. Досвід показує, що цей засіб часто буває недостатнім, щоб зняти бар'єр у спілкуванні між людьми, які займають різні посади.Багато керівників надійно ізольовані від функціональних рівнів своєї організації. Через ряд причин приємні новини скоріше повідомляються наверх, ніж інформація про помилки. Підлеглі не бажають привертати до них увагу і показатися безпорадними у вирішенні важких питань. Вони бажають говорити керівнику те, що він хотів би чути. Тому нагорі стан справ звичайно виглядає більш благополучно, ніж він є насправді.У вищих керівників часто складається зовсім нереальна картина про моральний стан і справжні погляди робітників. Через те, що майже всі службовці будуть приємними, ввічливими і поважати в особистому спілкуванні керівника, він легко забуває, що така поведінка відображає лише співвідношення посад за статусом і не обов'язково реальні почуттяпрацівників щодо нього або до організації. Поза спиною вони можуть називати його "нікчема".Існування бар'єра на шляху потоку інформації, який виникає на основі статусу, має і свої позитивні сторони. Час керівника захищений від усіх, хто може віднімати його даремно: статус керівника зберігає за ним ініціативу у виборі спілкування. Йому надається свобода у виборі спеціалістів, але його рішення залежить як від його впевненості в людях та їх порадах, так і від його власного аналізу і роздумів.

3.2 Управлінська інформація і закономірність її руху

Отримання великих обсягів інформації виливається для спеціалістів з інформатики та менеджерів у серйозну проблему. Для того, щоб ідентифікувати тільки необхідну для вирішення якоїсь інформації, необхідно "перебирати" велику кількість даних. Дані - це "сирі" факти та цифри, в яких немає нічого особливого і, які самі по собі не можуть бути корисні для менеджерів. Для того, шоб витягти "крупинки потрібного", "сировину" необхідно обробити, отримати законний інформаційний продукт, що має безпосереднє відношення до управлінської задачі. Проблема ефективної ідентифікації корисної інформації та забезпечення доступу до неї менеджерів і співробітників набуває все більшої гостроти. Інформація - це перетворені в певному контексті дані, що є змістовними та корисними для конкретних користувачів.Про значення даної проблеми говорить той факт, що в багатьох організаціях впроваджується посада головного спеціаліста з інформації, який несе відповідальність за управління організаційними базами даних та впровадження нових інформаційних технологій. Як правило, спеціалісти з інформації стають перед проблемою вибору одного з безмежної кількості варіантів придбання апаратного та програмного забезпечення, мережного та телекомунікаційного обладнання. Обсяг даних, які здатні давати комбінації цих технологічних засобів, дуже великий. Прийняття рішень, пов'язаних із застосуванням нових технологічних засобів та управління їх ресурсами, часто покладається передусім на плечі головного спеціаліста з інформації. Йому потрібно інтегрувати поточні та нові технології підтримки прийняття організаційних рішень, забезпечення операційних процесів та комунікацій так, щоб співробітники організації отримували необхідну інформацію в потрібному місті та в потрібний час.Характеристика корисної інформації. Розробка організаціями стратегічних планів, забезпечення підтримки діяльності співробітників, ідентифікація проблем, що виникають, та взаємодія з іншими організаціями багато в чому визначаються рівнем якості інформації. Один із способів огляду якості інформації полягає в оцінці її характеристик з точки зору їх значення для організації. В число значимих відмінних властивостей інформації входять час, зміст та У загальному розумінні інформація - це документовані або публічно оголошені відомості про події та явиша, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі. При цьому інформація відображає стан та його зміни в певній системі.

Стрижнем науково обгрунтованого управління є своєчасна і повна інформація про ситуацію, в якій приймається рішення, про шляхи його реалізації, про цілі управління і можливі наслідки.В умовах сучасного складного комплексного виробництва, високих темпів науково-технічного розвитку та інтенсивних потоків інформації керувати по-старому просто неможливо. Ось чому управління стало наукою, а переробка інформації - галуззю індустрії, що базується на сучасній обчислювальній техніці.Слід сказати, що на інформаційну роботу витрачається близько третини часу вченого. Більша частина цього часу йде на знаходження необхідних відомостей. Якщо прийняти до уваги, що на невиробничі витрати приходиться 50 % всього часу, то можливі втрати тільки внаслідок погано поставленої інформації будуть складати багато мільярдів гривень щорічно.Істотним каналом втрат, який слід перекрити, залишається нераціональне комплектування інформаційних фондів, надлишок інформації. Підраховано, що не менше половини цих фондів взагалі не використовується.

Нині найвужчим місцем, яке стримує прогрес, є не відсутність наукових досягнень, а незадовільна їх реалізація. До впровадження доходить не більш як 30-50 % розробок. Решта або зовсім не використовуються, або впроваджуються дуже повільно. Однією з причин цього є затримка інформації. Покращання інформаційного обслуговування прискорить реалізацію нових ідей. А це тільки в Україні дасть можливість зберегти десятки мільйонів гривень щорічно.Інформація - це сукупність різних повідомлень про зміни, які проходять в системі й навколишньому її середовищі. Управління як інформаційний процес складається з обміну інформацією між органом управління, керованим об'єктом і зовнішнім середовищем.Інформація виступає як основа процесу управління. За допомогою інформації реалізується зв'язок між суб'єктом і об'єктом або між керуючою і керованою частинами системи управління.Управління має справу з величезними масштабами інформації, розмір якої безперервно збільшується в міру росту обсягів виробництва продукції. В цілому обсяг інформації зростає майже пропорційно квадрату росту обсягу виробництва.Організаційно-практична діяльність керівника і управління також багато в чому носить інформаційний характер, бо враховує одержання інформації для прийняття рішень і передачу інформації про прийняті рішення.

Інколи роль інформації в процесі управління абсолютизують, а сам процес управління руху інформації представляють як процес її перетворення з вихідної в командну, результативну.Процес управління не можна повністю зводити до перетворення інформації. Його зміст значно більший. Дія на людину - це не стільки акт передачі їй інформації, скільки складний соціально-психологічний процес взаємодії людей, який вміщує такі фактори, як обов'язок, воля, авторитет, мораль та ін.Одна і та ж інформація по-різному діє на різних людей. І це через те, що не тільки інформація діє в процесі управління, а людина діє на людину, по-різному використовуючи при цьому інформацію як основу і засіб дії в залежності від того, хто або що є об'єктом дії.Роль інформації неоднакова для різних етапів або стадій процесу управління. На одних стадіях управління важливий обсяг інформації, її види, можливості одержання нової, додаткової інформації, на других її рух, на третіх можливості її обробки.Так, при визначенні мети управління важливий обсяг інформації, її новизна, цінність, повнота тощо. Чим більше відомостей про сучасні наукові дослідження використано при розробці мети управління, тим об'єктивніше формулюється ціль, тим значніша вона для процесу управління.При оцінці ситуації найбільше значення мають види інформації, що визначають можливість комплексного і системного підходу до цієї оцінки, а в подальшому до розробки управлінських рішень. На стадії розробки управлінських рішень і аналітичної діяльності велику роль відіграютьможливості обробки відібраної для одержаного рішення інформації, що залежать від форми її представлення.Явища реального світу і процеси, що відбуваються у суспільному виробництві, об'єктивно відображуються за допомогою інформації, потоки якої реально існують поряд з потоками робочої сили, матеріалів і знарядь праці. Подібно речовині й енергії, інформацію можна зробити, обробляти, зберігати, передавати, використовувати.

Інформація означає тлумачення, повідомлення, роз'яснення, викладання. В теорії управління до неї відносять такі сигнали (відомості, повідомлення), які несуть знання, зменшують невизначеність. Якщо повідомлення або його частина для даного одержувача не є інформацією, то воно називається пізнавшіьним шумом, або якщо в таких відомостях немає потреби - кібернетичним шумом. В економічний літературі використовують також поняття "метаінформація", під якою розуміють інформацію, похідну від тієї, яку одержують безпосередньо.

Інформацію у формі повідомлень, відомостей не можна віднести ні до матерії, ні до свідомості. Вона властива як живій, так і неживій природі. Якісна різноманітність об'єктивного світу зумовлює якісну багатозначність інформації. На відміну від неживої природи, яка може бути тільки джерелом інформації, жива природа, крім того, сприймає і переробляє її. Людина, як істота соціальна, одержує, збирає, зберігає, свідомо переробляє і використовує інформацію у своїй цілеспрямованій діяльності. На практиці всі технологічні, організаційні, економічні і соціальні процеси породжуються, супроводжуються і спрямовуються інформаційними процесами, які відображають різні взаємовідносини між об'єктами живого світу і становлять суть та форми зв'язку між управлінськими системами.

Інформацію в сфері менеджменту часто образно порівнюють з нервовою системою, що забезпечує функціонування живого організму. Завдяки обміну інформацією між цими системами, якою управляють, інформацію про стан заданих параметрів виробляє команда управління і знову передає їх до системи, якою управляють, для виконання (прямий зв'язок). Надходження інформації про результати управління прийнято називати зворотним зв'язком.

До інформації належать усі види відомостей, повідомлень (усні, письмові, графічні тощо) і знань, потрібних для реалізації функцій менеджменту.

Будь-яка за змістом інформація існує у формі різних її матеріальних носіїв (у вигляді електричних імпульсів, усної мови, магнітного запису, показань лічильників, письмових документів, перфокарт та ін.) Для управління найбільше значення має інформація, зафіксована на постійних носіях, насамперед у вигляді різних паперових документів, магнітних стрічок, барабанів, перфокарт і перфострічок.

Інформацію передають організовано (формально) і стихійно (неформально). Так, періодичні звіти за визначеною формою становлять організований зворотний зв'язок, а стихійне поширення чуток - неформальні канали зв'язку між людьми.

Теорія інформації, основи якої були сформовані К.Шеноном, застосовується для визначення швидкості, з якою можна передавати інформацію по каналах зв'язку. На швидкість передачі інформації впливають джерело сигналу (дискретний або безперервний сигнал), характеристики каналу зв'язку (його пропускна здатність) і шуму.

Практика свідчить, що в сучасних умовах ефективність управління значною мірою залежить від інформаційного забезпечення, від повноти інформації.

Підвищення вимог до організації служби інформації в системі менеджменту обумовлено високим динамізмом сучасного виробництва, частковою зміною параметрів основних факторів виробництва і вимог до одержуваної продукції (послуг). Тільки систематизована інформація дає змогу менеджеру визначати ефективність організаційно-економічних, агротехнічних, соціальних та екологічних заходів і залежно від умов, що складаються, змінювати намічену програму. Чим краще інформований менеджер, тим оперативніші, вищі за своєю якістю його рішення.

Для того шоб прийняти правильне рішення, необхідно мати певну кількість інформації. Проте обсяг інформації не може визначатися тільки кількістю документів, сторінок, показників. Можна збирати і обробляти величезні масиви відомостей, які або будуть не потрібні для прийняття рішень, або їх не можна буде засвоїти і використати. Інколи короткі документи можуть бути більш змістовними, ніж великі доповіді довідки.

Правильне визначення кількості інформації дає змогу уникнути перевантаження керівників і спеціалістів, оскільки існує показник межі інформації, яку може переробити людина за певний період. На практиці здебільшого спостерігається перевантаження інформацією виробничого персоналу приблизно у 3-4 рази порівняно з нормами.

Інформацію, що використовується в управлінні, класифікують за різними ознаками:за формою відображення - візуальна (графіки, таблиці, табло та ін.), аудіоінформація (сприймається на слух завдяки звукозапису), аудіовізуальна (поєднує інформацію у формі зображення і звуку);

за формою подання - цифрова, буквена і кодована;

за порядком виникнення - первинна і похідна;

за характером носіїв інформації - документована і недокументова-на;

за призначенням - директивна (розпорядча), звітна і довідково-нормативна;

за напрямом руху - вхідна і вихідна;

за стабільністю - умовно-перемінна, умовно-постійна;

за способом відображення - текстова (алфавітна, алфавітно-цифрова) і

графічна (креслення, діаграми, схеми, графіки);

за способом обробітку - що піддається і що не піддається механізованій обробці. Залежно від функції, яку виконує інформація в управлінському циклі, вона буває розпорядчою, зворотного зв'язку, запам'ятовуючою та ін.

У процесі управлінської діяльності використовують науково-технічну, адміністративно-правову, метеорологічну, агробіологічну та інші види інформації. Наукову інформацію, в свою чергу, поділяють на економічну, соціально-політичну, ідеологічну та ін. Найбільшу питому вагу у загальній кількості інформації мають економічні дані.

Економічна інформація - це сукупність цифр, фактів, відомостей та інших даних, які переважно кількісно відображують суспільно-економічні явища і процеси. Вона містить дані соціально-економічного планування і прогнозування, фінансових планів, первинного, оперативного й бухгалтерського обліку, статистичної звітності, економічного аналізу тощо.

Інформацію, яку використовують у народному господарстві, поділяють на відомчу (інформація підприємств, об'єднань, організацій, міністерств і відомств) і народногосподарську (інформація районних, обласних і центральних загальнодержавних органів управління). Економічну інформацію класифікують за фазами, стадіями і циклами відтворення, сферами економіки, ресурсами, що використовуються, факторами виробництва та ін. За призначенням інформацію поділяють на планову, обліково-бухгалтерську, звітну, статистичну, виробничо-оперативну, розпорядчу, довідкову, нормативну; за способом передачі - на ту, що передається усно, поштою, телефоном, телетайпом, факсом; за періодичністю - на систематизовану (змінну, добову, декадну, квартальну та ін.) і ймовірну, обумовлену зовнішніми і внутрішніми виробничими подіями (вихід з ладу техніки, затримка з поставкою пального, насіння та ін.); за характером носіїв - на документизовану і недокументизовану щодо процесу обробки - на оброблювану, необроблювану і аналітичну. Крім того, інформація може поділятись на достовірну і недостовірну, достатню, недостатню і надлишкову, активну і пасивну, цифрову, алфавітно-цифрову й алфавітну. За місцем виникнення розрізняють зовнішню інформацію, що надходить від вищестоящих органів, а також підприємств, організацій і установ, які підтримують з об'єктом управління господарські зв'язки, і внутрішню - виникає на підприємстві (в об'єднанні). Так, на основі планового завдання приймаються управлінські рішення, які потім відображують у матеріально-технічній підготовці виробництва, техніко-економічному і оперативному плануванні, оперативному управлінні технологічними і економічними процесами, обліку і контролі за фінансовою діяльністю підприємства, звіті, аналізі результатів виробничо-господарської діяльності тошо. Інформація, яка використовується в господарському управлінні, існує у вигляді масивів, потоків, а також у розсіяному, незібраному вигляді. Масиви - це інформаційні фонди, матеріали статистичних управлінь, архівів, бібліотек тошо.

Сукупність повідомлень з (однаковими або близькими властивостями), що розподілені уданій системі з метою здійснення управління, утворюють інформаційні потоки на підприємстві. Потоки інформації різноманітні: потоки висхідної інформації - основа для розробки рішень; потоки низхідної інформації - це постанови, рішення, вказівки вищестоящих організацій; потоки регулюючої інформації - зазначені вище документи і деякі спеціальні нормативні положення. Залежно від того, яку функцію обслуговує економічна інформація, її поділяють на облікову і звітну, що відображає події, які відбулися: планову, що відображає події, які намічаються; нормативну і аналітико-про-гнозовану, що відображає події або явища сучасного і майбутнього; регулюючу, що відображає процес досягнення пропорційності у виробничому і управлінському процесах.

У свою чергу, облікову інформацію поділяють на бухгалтерську, статистичну і оперативно-технічну. Характерною особливістю бухгалтерської інформації є її висока точність. Вона відображає детерміновані події, про які точно відомо, що вони відбулися. Водночас бухгалтерська інформація відображає події, що відбулися із запізненням. Тому якість її визначається тим, наскільки вдається зменшити розрив між строками подій і відображенням їх у бухгалтерських документах. Оперативно-технічна інформація становить систему показників, що відображають діяльність об'єкта на певну дату. На відміну від бухгалтерської, ця інформація не обов'язково має документований вигляд. Вона може бути одержана із телефонних повідомлень або усних доповідей спеціалістів і керівників середньої ланки. У підприємницькій діяльності використовують планову інформацію у вигляді нормативів матеріальних витрат і затрат праці. Від якості нормативної інформації залежать ефективність управління, дієвість рішень, що приймаються, успішність здійснення контрольних та інших функцій. Різні види економічної інформації виконують неоднакову роль у системі управління. Так, планова і нормативна інформації прямо пов'язані з виробництвом, а бухгалтерська, статистична і оперативно-технічна інформація є засобом зворотного зв'язку. В загальному обсязі економічної інформації питома вага інформації, що виконує функції прямого зв'язку, становить близько 24%, і зворотного зв'язку - 76%.

Інформація має ряд характерних особливостей таких, як корисність, вірогідність, однозначність, періодичність, несуперечливість, надмірність.

Корисність інформації прийнято оцінювати за тим ефектом, який ця інформація здійснює на результати управління.

На практиці інформація може бути зовсім не потрібною (не змінює ймовірності досягнення цілі і розв'язання поставлених завдань) і надзвичайно цінною, дає змогу підвищити імовірність досягнення цілі.

В інших випадках одержана інформація може призвести до прийняття рішення, що змінює положення об'єкта управління в гірший бік, тобто зменшує імовірність досягнення цілі, тобто ця інформація називається дезінформацією.

Важливою якісною характеристикою інформації є її вірогідність. Вірогідною вважають інформацію, яка не перевищує припустимий рівень перекручення дійсного явища або процесу і відображає те, що вона повинна відображати. На вірогідність інформації, яка надходить, впливають інформаційні бар'єри, тобто перешкоди, що заважають збереженню кількості й якості інформації та призводять до її неповноти (географічні, відомчі, економічні, технічні, психологічні бар'єри). Надмірність інформації (повторюваність, дублювання) може бути корисною, якщо вона підвищує надійність системи даних, і непотрібною - якщо вона містить дані, які повторюються і не використовуються для прийняття рішень. Кожний менеджер за будь-яких обставин повинен забезпечувати надійну цінність інформації, що передається. Критерієм в оцінці цієї вимоги є глибина, змістовність і ступінь відповідності інформації поставленим цілям.

Для ефективного функціонування системи управління важливе значення має своєчасність надходження інформації. Часткова інформація, одержана своєчасно, значно корисніша для управління, ніж повна інформація за всією формою, яка одержана із запізненням. Досвід показує, що багато простоїв техніки і людей трапляються через недостатнє оперативне забезпечення управлінського апарату потрібною вірогідною інформацією.

Рух інформації від відправника до одержувача складається з декількох етапів.

Відбір інформації. Він може бути випадковим або цілеспрямованим, вибірковим або суцільним, передбаченим, довільним або таким, який грунтується на певних критеріях

2. Відібрана інформація кодується, тобто приймає ту форму, в якій буде доступна і зрозуміла одержувачу, наприклад, письмову, табличну, графічну, звукову, символічну тощо, та відповідний спосіб її передачі: усний, письмовий, за допомогою різного роду природних сигналів або умовних знаків.

3. Передача інформації. Якщо вона дуже важлива, то не варто обме

жуватися одним каналом, а за можливістю дублювати цей процес по декількох каналах.

4. Одержувач сприймає , розшифровує і обдумує інформацію.

Відправник інформації завжди чекає , щоб одержувач якимось чином

на неї відреагував і доніс до нього цю реакцію.

В ідеалі зворотний зв'язок повинен бути усвідомленим, завчасно запланованим. Сигналами усвідомленого зворотного зв'язку при усній передачі інформації є уточнення, перефраза, вираз почуттів.

Стійкий зворотний зв'язок дозволяє суттєво підвищити надійність обміну інформацією і хоча б частково уникнути її втрат, різних перешкод, які перекручували б її зміст.

Після обміну інформацією необхідно пересвідчитися в тому, наскільки вона зрозуміла для партнера. Перешкодами при обміні інформацією може бути: відсутність інтересу до неї; "технічні негаразди", до яких можна віднести, наприклад, різне розуміння символів, за допомогою яких інформація передається; чисто фізичні або психологічні моменти: втомленість, слабка пам'ять, імпульсивність, розсіяність, надлишкова емоційність.

Все це не дає можливості одному з учасників обміну інформацією в повному обсязі донести її до іншого, а другому - відповідним чином її сприйняти, що в кінцевому підсумку відображається на якості управлінських рішень.