Оглавление

Введение

Глава 1. Конструкторская документация

Глава 2. Проектно-сметная документация

Глава 3. Технологическая документация

Глава 4. Научно-исследовательская документация

Глава 5. Техническая документация по изобретательству и стандартизации

Глава 6. Изготовление и оформление технической документации

Глава 7. Организация хранения и использования технической документации в ведомственных технических архивах

Глава 8. Экспертиза ценности научно-технических документов

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Написанию данной курсовой работы способствовало моё стремление изучить основные понятие и принципы технического документирования, что является частью моей конечной цели по изучению дисциплины «Документоведение».

Главными задачами при написании данной курсовой работы являются определение и изучение необходимой информации, касающейся технического документирования.

Основным методом, соответствующим поставленным мною целям, является систематическое изучение литературы, посещение библиотек.

Правильное оформление и обозначение технической документации способствует четкой организации произ­водственного процесса, дает возможность организо­вать рациональное хранение, расширить её использо­вание.

Технические документы — обобщающее название документов (графических и текстовых), в которых за­фиксирована техническая мысль.

Техническая документация возникает в процессе проектирования зданий и инженерных сооружений, конструирования машин, проведения научно-техниче­ских и экспериментальных исследований, организации промышленного производства, во время осуществле­ния геодезических работ, геологических изысканий. С техническими документами все больше стали иметь дело работники делопроизводства, органов на­учно-технической информации, ведомственных архи­вов.

Наиболее широко известна конструкторская, про­ектная, технологическая, научно-исследовательская документация. Основным видом технических докумен­тов является чертеж — изображение предмета на плос­кости, выполненное особыми графическими приемами. Чертеж, на котором имеются некоторые текстовые указания, дает возможность представить внешний вид предмета в пространстве, понять его устройство, а так­же установить, из каких материалов и каким спосо­бом предмет следует изготовлять.

Техническая документация служит для решения на­учно-технических проблем, возведения новых зданий и сооружений, изготовления предметов промышленно­го производства и т. п. Технические документы сохра­няют свое практическое значение и после окончания строительства или снятия изделия с серийного произ­водства и выполнения других работ. Так, технические документы по строительству необходимы для эксплуа­тации построенных по этим проектам объектов, раз­личного рода перестроек и т. д. Старые технические документы используются при утверждении новых про­ектов в качестве сравнения и для различного рода справок. Для эксплуатации машин и агрегатов также оказывается необходимым наличие технической доку­ментации.

Технические документы широко используются в ка­честве источников для исследований в области истории науки и техники, установления научного приоритета. Историко-научные и историко-технические выводы яв­ляются базой для прогнозирования развития науки и техники, что имеет исключительно большое практи­ческое значение.

Глава 1. Конструкторская документация

Для изготовления изделия промышленного произ­водства разрабатывается конструкторская документа­ция. Стандарты определяют виды и комплектность конструкторских документов на изделия всех отраслей промышленности. Устанавливает сле­дующие виды конструкторских документов: чер­теж — детали, сборочный, общего вида, теоретический, габаритный, монтажный; чертеж-схема; специфика­ция, техническое описание, ведомости, пояснительная записка и др.

Текстовые конструкторские документы могут со­держать сплошной текст (технические описания, паспорта, расчеты, пояснительные записки, инструкции и т. п.) и текст, разбитый на графы (спецификации, ведомости, таблицы и др.). Рассмотрим каждый из ви­дов конструкторских документов.

На чертеже детали содержится ее изображение и другие данные, необходимые для изготовления: раз­меры, материал, термообработка до заданной прочно­сти (в кг/мм2), чистота обработки поверхности, класс точности и допуски.

На сборочном чертеже — изображение сборочной единицы, которое дает представление о расположении и взаимной связи ее составных частей и обеспечивает возможность осуществления сборки и контроля. На сборочном чертеже иногда помещаются схемы соеди­нения или расположения составных частей изделия, если они не оформлены в виде специальных докумен­тов, а также показываются крайние положения пере­мещающихся частей конструкций.

На чертеже общего вида содержится изображение изделия с разрезами и сечениями, текстовая часть и надписи, необходимые для понимания конструктив­ного устройства этого изделия, а также взаимодейст­вия его основных составных частей и принципа рабо­ты, данные о его составе. На чертежах общих видов помещаются технические характеристики.

Теоретический чертеж — документ, определяющий геометрическую форму (об­воды) изделия и координаты расположения его со­ставных частей.

Габаритный чертеж — технический документ, со­держащий контурное (упрощенное) изображение изде­лия с указанием габаритных, установочных и присо­единительных размеров.

На монтажном чертеже также приводится контур­ное изображение изделия и данные, необходимые для его установки (монтажа).

Чертеж-схема — это упрощенное изображение ма­шин, механизмов, установок и пр., дающее лишь в об­щих чертах представление об их устройстве и принци­пах действия. На схемах показаны в виде условных изображений или обозначений части изделий и связи между ними. Электротехнические схемы являются ос­новным видом чертежной документации, составляемой при разработке электротехнических изделий, проектов механизации и автоматизации производственных цик­лов и процессов. Схемы не дают представления о внешнем виде конструкции и размерах предмета.

В техническом описании содержатся сведения о наиболее характерных особенностях данного изде­лия, приводятся его основные показатели, описывает­ся назначение конструкции, устройство и работа его отдельных частей.

Спецификация — документ, определяющий состав изделия, сборочной единицы, комплекса или комп­лекта.

Пояснительная записка — текстовой технический документ, содержащий описание устройства и прин­ципа действия разрабатываемого изделия, а также обоснование принятых технических и технико-экономи­ческих решений.

Ведомости — это списки различных документов, сгруппированных по определенным признакам. Составляются ведомости специфика­ций, ссылочных документов, покупных изделий, ведо­мости технических документов, вошедших в состав тех­нического предложения, эскизного и технического проектов, ведомости держателей подлинников, т. е. пе­речень предприятий, которые хранят подлинные доку­менты, разработанные для данного изделия, ведомо­сти согласования применения изделий и др.

Конструкторские документы в зависимости от способа их выполнения и характера использования подразделяются на ориги­налы, подлинники, дубликаты, копии.

Оригиналом считается документ, выполненный кон­структором на бумаге и предназначенный для изго­товления по нему подлинника (кальки и др.). Подлинник — это технический документ, подписанный ответ­ственными лицами и выполненный на материале, позволяющем многократное снятие с него копий. Дубликаты — копии подлинников. Они также выполняются на материале, который дает возможность снимать с него многократные копии, и подписываются ответ­ственными лицами. Копии — документы, выполненные способом, обеспечивающим их идентичность с подлин­ником и предназначенные для непосредственного использо­вания при разработке, в производстве, эксплуатации, ремонте изделия.

Глава 2. Проектно-сметная документация

Проектно-сметная документация создается при ре­шении вопроса о возведении, реконструкции и ремон­те объектов капитального строительства. Проектная документация для строительства характеризует вид строительства, внешний вид и технико-экономические показатели объекта, архитектурные и технологические решения, стоимость работ. Проектная документация для строительства подразделяется на проектную доку­ментацию по планировке и застройке городов, посел­ков, промышленных комплексов, сельских и других на­селенных пунктов; по жилищно-гражданскому, промышленному и сельскохозяйственному, энергетиче­скому и гидротехническому, транспортному строитель­ству.

В процессе проектирования объектов капитально­го строительства создаются индивидуальные, экспе­риментальные, типовые проекты, проекты-эталоны, проекты-привязки и проекты малых архитектурных форм.

Основные виды проектной документации — гене­ральный план, чертежи фасадов, планов, разрезов зда­ния, паспорта проектов, рисунки, пояснительные за­писки, эскизы, расчеты, схемы, картографические документы, сметы.

На генеральном плане дается изображение всего участка строительства, на котором в контурах вида сверху представлено размещение существующих и про­ектируемых объектов, отражено благоустройство, озе­ленение, а иногда и топографическое состояние места строительства.

Для строительства какого-либо объекта промыш­ленного или гражданского назначения разрабатываются общие чертежи и чертежи деталей. К общим от­носятся чертежи фасадов, планов по этажам, а также поперечные и продольные разрезы здания. Фасад — это внешний вид здания с фрагментами его архитектурного оформления. На общих чертежах (пла­нах и разрезах) указывается расположение оборудо­вания, инженерных коммуникаций, взаимная их увяз­ка, маркировка, а также габаритные размеры. Для проведения особых видов строительно-монтажных ра­бот (отопление и вентиляция, водопровод и канализа­ция, электроосвещение, телефон, и др.) выполняются чертежи специального оснащения зданий и сооружений с деталировкой слож­ных узлов и со спецификациями на оборудование и ма­териалы. На деталировочных чертежах указываются размеры деталей и элементов здания или сооружения, их сопряжения, сечения конструктивных элементов и спецификации.

Для оценки архитектурной стороны проекта созда­ются в красках рисунки фасадов проектируемых зда­ний. Рисунки, так же как и чертежи, представляют со­бой изображение предмета на плоскости, но в отличие от чертежа, выполненного в ортогональной проекции, рисунки дают рельефное изображение предметов. Раз­личаются рисунки художественные и технические. Ху­дожественные рисунки изображают предмет в перс­пективе, технические выполняются в аксонометрии: фронтальной, изометрической и диметрической проек­циях.

Эскизами называются чертежи, вы­полненные от руки, обычно на миллиметровой бумаге. Они являются черновиками, содержание которых по­том переносится на ватман с помощью чертежных ин­струментов.

Паспорт проекта — документ, в котором дается схе­матическое изображение объекта, краткое описание и сообщаются основные технические показатели.

В пояснительной записке содержится справка о про­ектировании объекта, сведения о его назначении, вне­шнем виде, внутреннем устройстве; сообщаются наи­более характерные особенности данного объекта, приводятся его основные технические показатели, ука­зывается назначение, описывается внутреннее устрой­ство и работа отдельных частей, особенности конст­рукции. Кроме того, в пояснительной записке дается объяснение экономических, общественных и других условий и предпосылок создания объекта, аргумента­ция выбора данного варианта.

Расчеты (гидравлические, тепловые, аэродинами­ческие, на сейсмичность и др.) указывают параметры здания или сооружения и его составных частей в за­висимости от установленных расчетных данных. Рас­четы производятся на основании использования дости­жений физико-химических, биологических и других от­раслей науки.

В состав проектов многих сооружений (дорог, элек­тростанций, гидротехнических и др.) входят карто­графические документы: топографические, специаль­ные и иные карты, планы городов, населенных пунк­тов, местности.

К проектной документации всегда прикладывают­ся сметы, которые хотя и не являются техническими документами в собственном смысле слова, но необхо­димы, так как ни одна стройка невозможна без пред­варительного установления финансовых затрат. Смет­ная документация (генеральная, рабочая смета, каль­куляция) составляется на основе единичных расценок строительных работ и других нормативных материа­лов, установленных соответствующими ведомствами.

Глава 3. Технологическая документация

Технологическая документация — совокупность графических и текстовых технических документов, которые отдельно или в комплексе определяют процесс изготовления изделий промышленного производства или процесс сооружения объектов капитального строительства.

В технологической документации отражены спосо­бы изготовления деталей, сборки промышленных из­делий, строительства, эксплуатации и ремонта соору­жений, способы организации производственного процесса. К этой документации относятся технологиче­ские карты, заводские регламенты, чертежи приспособлений, оборудования и инструмента, графики работы цехов и бригад, технические условия, схемы технологического процесса и другие нормативные мате­риалы по составлению технологии.

Основным технологическим документом является технологическая карта, на которой дается подробное описание и приводятся расчеты всех производственных операций, необходимых для изготовления изделия.

Технологические карты бывают следующих видов:

операционная, на которой зафиксирована отдель­ная производственная операция (просверлить отвер­стие, отшлифовать поверхность и т. п.);

общая, или маршрутная, на которой показаны в определенной по­следовательности все операции по изготовлению из­делия или детали;

цикловая, на которой перечис­ляются группы операций, выполняемых одним рабочим или производимых, в одном цехе;

карта типового технологического процесса, содержащая сведения о средствах технологического оснащения и материаль­ных нормативах для изготовления группы деталей и сборочных единиц.

Общая, или маршрутная, технологическая карта составляется на каждое изделие. На основании ее вы­полняются операционные и другие технологические до­кументы, а также проектируются приспособления, спе­циальный инструмент, подбирается оборудование, схе­матично указанные на общей карте. В технологических картах подробно и последовательно записаны все про­изводственные операции по изготовлению каждой де­тали, сборочной единицы, изделия.

В технологических картах указываются: название операций, схема установки и обработки изделия, при­меняемые станки, инструмент и приспособления, ре­жим работы (скорость, тепловой режим и т. д.), время обработки (машинное и вспомогательное), специаль­ность и разряд рабочего, стоимость каждой операции.

К технологическим документам относятся также заводские регламенты. По ним идет промышленное производство на химических, металлургических, цел­люлозно-бумажных, нефтеперерабатывающих и дру­гих предприятиях. В заводских регламентах описыва­ются, нормируются и в отдельных случаях схематично изображаются те физико-химические процессы (реак­ции, компоненты, аппаратура и др.), которые должны протекать для получения изготовляемого продукта.

Глава 4. Научно-исследовательская документация

Научно-исследовательская документация создается в процессе проведения научных исследований в раз­личных отраслях техники и выполнения теоретических и прикладных научно-технических разработок, отобра­жает теоретическое и практическое решение научно-технических проблем, внедрение их результатов в про­изводство. Основными видами научно-исследовательской документации являются:

итоговые и этапные отчеты по научно-исследовательским (НИР), опытно-конструкторским (ОКР), опытно-технологическим (ОТР) и экспериментально-проектным (ЭПР) рабо­там;

технические отчеты о НИР, ОКР, ОТР, ЭПР с приложениями; заключения, отзывы и рецензии о НИР, ОКР, ОТР, ЭПР;

аннотации на научно-исследовательские работы; паспорта, регламенты на научно-исследовательские работы;

монографии, диссертации и отзывы на них;

технические задания на НИР;

программы научно-исследовательских работ;

отчеты, доклады о работе научных экспедиций; отчеты, доклады о научных и технических командировках специа­листов;

технико-экономические обоснования, обзоры, доклады, записки и др.;

первичная документация, об­разующаяся в процессе проведения НИР, ОКР, ОТР ЭПР (журналы записей экспериментов, результаты анализов, дневники записей показателей приборов);

документы на электронных носителях (дисках), фотографии, связанные с процессом ис­следования.

Глава 5. Особенности технической документации по изобретательству и стандартизации

Научно обоснованные стандарты способствуют тех­ническому успеху, являются эталоном качества про­дукции.

Стандарты — это особые технические документы юридического значения. Чертеж стандартного изделия представляет собой изображение предмета с простав­ленными размерами и другими показателями, которые важны не для изготовления предмета, а для его при­менения. Конструктор, проектировщик, технолог вы­бирает для воплощения своей технической идеи соот­ветствующие детали, арматуру, изделия, конструкции, изображенные на этих стандартах. Применение стандартных деталей и изделий при разработке проектов новых машин или объектов, новой технологии являет­ся обязательным. Стандартные детали и изделия изго­товляются на специализированных заводах по обыч­ным детальным и сборочным чертежам. С целью заме­ны устаревших показателей все действующие стандарты периодически пересматриваются и устанав­ливаются новые с учетом достижений науки и техники.

Наиболее распространенными видами изобрета­тельской документации являются заявки на техниче­ские предложения и изобретения, авторские свиде­тельства (патенты) на изобретения, удостоверения на рационализаторские предложения, свидетельства (или патенты), выдаваемые на промышленные образцы и др.

Заявка включает в себя заявление, о выдаче соот­ветствующего документа на изобретение, техническое описание, расчет и чертеж общего вида конструкции. В заявлении содержатся: просьба о выдаче авторского свидетельства на изобретение, его краткое название, фамилия, имя, отчество автора (или авторов) предпо­лагаемого изобретения, место работы, занимаемая должность, образование, ученая степень и домашний адрес. В заявлении должно отмечаться, публиковалось ли и рассматривалось ли содержание предполагаемого изобретения и если рассматривалось, то где, когда и кем, каковы результаты; приводятся сведения о на­личии разработанной технической документации, об изготовлении опытного образца, его испытаниях и результатах этих испытаний. В конце заявления даются сведения о приложениях, указывается число их эк­земпляров и на скольких листах выполнен каждый до­кумент. Кроме этого, в заявлении могут сообщаться и другие данные в зависимости от характера изобре­тения. Информация о технической стороне предпола­гаемого изобретения содержится в описании изобрете­ния, которое представляет собой технико-правовой до­кумент, иллюстрируемый чертежами.

Патент — это документ, удостоверяющий авторст­во определенного лица или группы лиц на данное изо­бретение, дающий этим лицам исключительное право изготовлять и продавать изобретенные ими предметы.

Глава 6. Изготовление и оформление технической документации

Первыми техническими документами, которые возникают в процессе технического творчества, являются наброски, схемы, эскизы и предварительные расчеты. Эти документы обычно являются черновиками для соз­дания чертежа или других технических документов.

Производственные чертежи выполняются на бума­ге стандартного формата. Государственными стандартами установлены форматы листов, применяемых для выполнения чертежей во всех отраслях промышленности и строительства (таблица 1).

Таблица 1. Размеры форматов.

Обозначение формата	Размер формата
А0	841Ч1189
А1	594Ч841
А2	420Ч594
А3	297Ч420
А4	210Ч297

Допускается при необходимости применять формат А5 (148x210), а также дополнительные форматы, об­разуемые увеличением коротких сторон основных фор­матов на величину, кратную их размерам (таблица 2). Обозначение производного формата состоит из обо­значения основного формата и его кратности, согласно таблице 2, например: А0Ч2 (1189Ч1682).

Чертежи выполняются на ватмане, иногда исполь­зуется пергаментная калька, на которой можно рабо­тать карандашом, а также эмульсированная калька. Калька, покрытая эмульсионным слоем, приобретает ценные свойства: обычный карандаш дает на ней чет­кие линии.

Таблица 2. Дополнительные форматы.

Кратность	А0	А1	А2	А3	А4
2	1189Ч1682
3	1189Ч2523	841Ч1782	594Ч1261	420Ч891	297Ч630
4		841Ч2378	594Ч1682	420Ч1189	297Ч842
5			594Ч2102	420Ч1486	297Ч1051
6				420Ч1783	297Ч1261
7				420Ч2080	297Ч1471
8					297Ч1682
9					297Ч1892

На каждом листе чертежа вычерчивается рамка, отстоящая от краев бумаги с трех сторон на 5 мм, а с левой стороны, если чертежи подлежат брошюров­ке, — на 20 мм. Чертежи большого формата склады­ваются до размера формата А4. При этом листы скла­дывают изображением наружу так, чтобы основная надпись (угловой штамп) оказывалась на верхней ли­цевой стороне сложенного листа в его правом нижнем углу.

Все надписи на чертежах сосредоточены в одном месте в специально разграфленных трафаретках или угловых штампах, расположенных в правом нижнем углу листа. В угловом штампе указываются все ос­новные сведения о чертеже, что позволяет найти нуж­ный документ среди массы других, установить техни­ческие данные, необходимые для изготовления изо­браженного на чертеже изделия (материал, масштаб, режим термообработки и др.). С помощью углового штампа можно определить разновидность чертежа (об­щий вид, чертеж сборочной единицы, детальный чер­теж) , узнать, к какому изделию относится этот чертеж, какие чертежи в свою очередь с ним связаны. Из содержания углового штампа выясняют, кто является автором данной конструкций, дату утверждения чер­тежа, некоторые элементы технической характеристи­ки изделия. В угловом штампе помещаются также подписи лиц, ответственных за правильность разра­ботки и оформления технических документов, дата вы­пуска.

Основная надпись сборочных, детальных, габарит­ных, монтажных и других чертежей имеет одни и те же графы и постоянный порядок их расположения.

Стандарт устанавливает также дополни­тельные графы к основной надписи, которые должны быть на всех чертежах, схемах и текстовых докумен­тах. Дополнительные графы содержат сведения об ин­вентарных номерах подлинника (или дубликата) дан­ного документа, полученных в архиве конструкторской организации, об обозначении документа, взамен или на основании которого выпущен данный документ, и подписи лиц, принявших подлинники в архив. До­полнительные графы располагаются вдоль левого по­ля чертежа.

Выше основной надписи или на отдельном листе в виде приложения к чертежу, если это чертеж общего вида или сборочный, вычерчивается спецификация, в которой определяется состав сборочных единиц, комплекса и комплекта. В спецификации указываются: формат чертежа, зона, порядковый номер позиции сбо­рочной единицы и деталей, производственный номер сборочной единицы и деталей, их наименования, ко­личество сборочных единиц и деталей, необходимых для изготовления одного -экземпляра изделия, приме­чание, в котором указываются замены сборочных еди­ниц и деталей, наличие вариантов, заимствования из других проектов, аннулирование чертежей и пр.

Имеются некоторые особенности в содержании и оформлении основных надписей и чертежей, приме­няемых в области строительства, в электротехнике и радиопромышленности, дорожном строительстве, горном деле.

Основные сведения, которые обычно указываются в угловых штампах строительных чертежей: на­именования проектной организации и вышестоящего органа, название комплекса, объекта, чертежа, произ­водственный номер комплекса, стадия проектирова­ния, часть проекта, номер листа, формат чертежа.

Текстовые технические документы могут быть вы­полнены машинописным, рукописным и типографским способами. Схема получения текстового технического документа выглядит следующим образом: составление проекта документа автором, перепечатка его на пишу­щей машине или компьютере, согласование и корректирование, подпи­сание руководящими лицами.

Для размещения утверждающих и согласовываю­щих подписей к текстовым документам составляется титульный лист. На нем указываются: наименова­ние министерства или ведомства, в ведении которого находится организация, разработавшая данный доку­мент; название самой организации; наименование из­делия или его составной части; должности и подписи исполнителей и ответственных лиц; дата разработки документа.

В научно-исследовательских, конструкторско-технологических, проектных организациях, научно-иссле­довательских лабораториях вузов, промышленных предприятий составляются технические документы научно-исследовательского характера. Основным из них, в котором излагаются исчерпывающие сведения о выполненных экспериментах и этапах научного исследования, является отчет о теме. Структуру от­чета о НИР: титульный лист, список исполнителей, ре­ферат, содержание (оглавление), перечень сокраще­ний, символов и специальных терминов с их определе­ниями, условных обозначений; введение, основная часть, заключение, список использованных источников и литературы, приложения.

На титульном листе отчета о НИР указывается:

официальное название организации-исполнителя, Министерства (ведомства), которому подчиняется ор­ганизация;

номер государственной ре­гистрации, инвентарный номер отчета о НИР; над­писи о согласовании и утверждении отчета, в которых, кроме должностей, фамилий и инициалов, указываются ученые степени и звания лиц, утвердивших и подписав­ших документ;

наименование темы, отчета (если последнее не совпадает с наименованием темы) и — в скобках — тип отчета (промежуточный, заключи­тельный, этапный отчет и т. п.);

номер (шифр) те­мы, присвоенный ей в организации (ведомстве);

должности, ученые степени и звания, фамилии и инициалы руководителей подразделений организа­ции, руководителей НИР и ответственных исполните­лей;

место и год выпуска отчета.

В списке исполнителей в алфавитном порядке пе­речисляются фамилии с указанием занимаемой долж­ности, ученой степени и ученого звания, в скобках ука­зывается выполненная ими часть работы.

В реферате излагаются краткие сведения об основ­ном содержании проведенной работы, отражающие сущность и методы исследования, приводятся кон­кретные данные, определяющие техническую харак­теристику, параметры изделии, процессы и пр., крат­кие выводы относительно применения полученных ре­зультатов. В реферате указывается объем отчета в машинописных страницах, количество томов, иллю­страций, таблиц и т. п. Сведения об иллюстрациях сопровождаются указанием об их характере: схемы, графики, чертежи, фотографии и др. Основная часть отчета о научно-исследовательской работе состоит из введения, разделов и глав, в которых изложены методика, содержание и результаты выпол­ненной работы. В заключении даются выводы и пред­ложения, рекомендации в отношении возможности внедрения в производство.

Отчет по теме должен иметь оглавление, в котором указываются разделы (части) со ссылками на соответ­ствующие страницы текста. На обложке полностью скомплектованного и оформленного отчета по теме со­общаются те же сведения, что и на титульном листе, кроме фамилий руководителей и ответственных испол­нителей НИР.

Имеются некоторые особенности оформления стан­дартов и технической документации по изобретатель­ству, выполнение которых строго регламентировано со­ответствующими ведомственными нормативами.

Для организации промышленного производства, ка­питального строительства и удовлетворения других нужд требуется большое количе­ство экземпляров одного и того же технического документа. Для этого с подлинника изготовляется опреде­ленное или необходимое количество копий.

Глава 7. Организация хранения и использования технической документации в ведомственных технических архивах

В процессе деятельности научно-исследовательских, проектных, конструкторских, технологических органи­заций, научно-производственных объединений, а так­же промышленных предприятий образуется большое количестве научно-исследовательской и технической документации (НТД).

В зависимости от состава и количества докумен­тов и государственных обязанностей по осуществлению ведомственного хранения НТД в учреждениях, органи­зациях и на предприятиях могут создаваться следую­щего вида службы научно-технической документации (СНТД): отделы, бюро, группы технической документации, технические архивы. СНТД организу­ется на правах самостоятельного структурного под­разделения учреждения, организации и предприятия и подчиняется непосредственно их руководителю или заместителю руководителя, главному инженеру. С целью закрепления правильной постановки работы в СНТД разрабатывается положение о ней, которое со­гласовывается с архивными органами и утверждается руководством учреждения, организации, предприятия. Численность сотрудников СНТД определяется адми­нистрацией исходя из количества поступающей от про­изводственных отделов документации, с учетом ха­рактера и специфики проводимых с нею операций и объема документации, находящейся на хранении. СНТД возглавляется начальником, назначаемым приказом руководителя организации.

В круг деятельности СНТД входит:

прием тех­нической документации на хранение;

контроль за правильностью оформления принимаемых на хранение технических документов;

размножение и рассылка технических документов;

систематизация, описание и учет технических документов;

обеспечение режи­ма хранения;

создание научно-справочного аппарата (каталогов, указателей и других архивных справоч­ников);

организации использования технических документов архива (выдачи документов для использования и прием их обратно, выдачи копий и справок, подборка документов по запросам и др.);

сбор и пе­редача научно-технической информации;

внесение изменений в подлинники;

экспертиза научной и. практической ценности технических документов;

подготовка документов к сдаче и государственный архив.

Согласно существующим правилам, все имеющиеся в учреждениях, организациях и на предприятиях по­длинники, дубликаты и копии научно-исследователь­ских и технических документов подлежат передаче на хранение в СНТД. Структурные подразделения учреж­дений, организаций и предприятий передают НТД в СНТД после окончания разработки НТД по проб­лемам (темам), изделиям, технологическим процессам, объектам планировки и капитального строитель­ства в целом либо по мере завершения их самостоя­тельных этапов, стадии или частей. При приеме документации на хранение сотрудники СНТД проверяют: комплектность документов в соответствии с ведомос­тями, спецификациями, содержанием томов, альбомов и других документов, в которых перечисляется вся передаваемая документация; наличие установленных подписей и дат; правильность выполнения основных надписей и титульных листов; физическое состояние документов — пригодность их для хранения, много­кратного снятия (отсут­ствие надрывов, подклеек, потертых мест, перегибов и др.). НТД передается в СНТД на тех носителях, на которых она выполнена, — бумажных, электронных и др..

На хранении в СНТД находятся самые разнооб­разные документы: научно-исследовательские, конст­рукторские, технологические, проектные для строи­тельства; фотодокументы, документы на раз­ных типах носителей, фиксирующие процесс НИР, конструирования изделий, проектирование объектов ка­питального строительства; документы по изобретени­ям и открытиям, рационализаторским предложениям, а также картографические, инженерно-геологические и другие виды технических документов.

Температурно-влажностный режим хранения доку­ментов в архивохранилище должен соответствовать следующим параметрам:. Помещения для хранения НТД оборудуют метал­лическими стационарными или передвижными стелла­жами, а также специальными металлическими шкафа­ми с выдвижными ящиками и сейфами для хранения подлинников. В качестве специального оборудования могут использоваться стационарные отсеки — боксы с металлическими перегородками и полками. Допус­кается оборудование хранилищ деревянными стелла­жами и шкафами, обработанными огнезащитным со­ставом.

В целях обеспечения сохранности документов СНТД осуществляет их учет. Учету подлежат все хра­нящиеся в архиве документы, извещения об изменениях НТД, страховые копни, фонд пользования (при на­личии), перечни проектов, проблем (тем), НТД по ко­торым подлежит передаче на государственное хранение, а также описи документов постоянного хра­нения.

Единицей учета архивной документации в СНТД являются: для научной документации — отчет по теме НИР или другой вид документации, сброшюрованный в том (папку); для конструкторской, технологической и проектной документации — лист чертежа, текстовой документ, сброшюрованные в том (папку) светокопии. Каждая единица учета регистрируется под отдельным порядковым номером. В подлиннике документа, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер проставляется на каждом листе.

Принятые в СНТД документы регистрируются и учитываются в инвентарных книгах, которые запол­няются на основании данных основной надписи черте­жей и титульных листов переплетенных учтенных еди­ниц хранения. Инвентарные книги ведутся отдельно на каждую группу архивной документации: научно-иссле­довательскую, конструкторскую, технологическую, проектную. В отдельных инвентарных книгах учитываются типовые проекты, документы сторонних организаций, прислан­ные в порядке обязательного поступления или для сведения; документация для служебного пользования. Для научно-исследовательской документации ведутся отдельно инвентарные книги для отчетов по НИР и других видов научных документов. Отчеты по темам вносятся в инвентарные книги по мере поступления. Инвентарная книга содержит следующие графы: ин­вентарный номер, дата поступления, этап, обозначение, наименование темы и ее номер, номер государственной регистрации, наименование института-разработчика, отдела, лаборатории, фамилии руководителя и ответ­ственного исполнителя темы, количество листов, эк­земпляров, примечание.

Принятые подлинники конструкторской и технологической доку­ментации регистрируются полистно. На каждый кон­структорский или технологический документ, которому присвоен инвентарный номер, составляется карточка учета. На документацию вспомога­тельного и индивидуального производства карточка учета не заводится. Копии конструкторских и техноло­гических документов, изготовленные организацией-разработчиком, в отдельных инвентарных книгах не регистрируются, а учитываются в карточках учета копий по обозначениям или инвентарным номерам, при­своенным их подлинникам. Копии конструкторских и технологических документов, полученные от других организаций, регистрируются в отдельной инвентар­ной книге и учитываются в карточках учета, которые составляются на каждую папку, альбом или отдельный документ.

Инвентарная книга для регистрации проектной до­кументации для строительства аналогична инвентар­ной книге на конструкторскую документацию. Регист­рация подлинников проектной документации в инвен­тарной книге производится по мере поступления технических документов проекта по отдельным само­стоятельным частям. Допускается вести отдельные ин­вентарные книги на каждое сооружение, объект. В пре­делах каждой части на каждом чертеже или тексто­вом документе проставляется инвентарный номер, присвоенный в архиве данной части. Регистрация копийной проектной документации производится по от­дельным сброшюрованным томам (папкам) в карточках учета.

Глава 8. Экспертиза ценности научно-технических документов

Научно-техническая документация, образующаяся в результате деятельности учреждения, организации или предприятия, имеет различную научно-историче­скую ценность и практическое значение. С целью опре­деления значения конкретных категорий технических документов проводится экспертиза их ценности. Под экспертизой ценности НТД понимается всесторонняя комплексная оценка научно-технических документов на основе критериев исходя из общих методологических прин­ципов отбора документации, дли определения научного, социально-культурного и исторического значения НТД, установления сроков ве­домственного хранения и отбора ее в оптимальном объеме для передачи на государственное хранение. Основными методологическими принципами экс­пертизы ценности и отбора ИТД на государственное хранение являются историзм и всесторонняя, комп­лексная оценка. Принцип историзма предполагает отбор научно-технической документации, отражающей объективные закономерности развития науки и техни­ки в различные периоды истории общества. При все­сторонней и комплексной оценке архивной НТД учи­тывается значение и место каждого научного исследо­вания, технической разработки в системах всех научных исследований и разработок по определенной проблематике, а также место и роль каждого докумен­та в составе имеющегося документного комплекса вообще и в данном учреждении, организации или на предприятии в частности.

Экспертиза ценности НТД осуществляется в два этапа: первый этап — выбор проблем, проектов изделий промышленного производства и технологии их изготовления, объектов планировки и капитального строительства, НТД которых подлежит передаче на государственное хранение; второй этап — экспертиза ценности НД, отобранных проектов по проблемам и определение состава НТД, подлежащей приему на государственное хранение. На каждом эта­пе экспертизы ценности НТД применяется в комплек­се система общих и специфических критериев.

К общим критериям, применяемым в процессе экс­пертизы ценности НТД, относятся:

происхождение (роль и место учреждения, органи­зации и предприятия в системе учреждений, организа­ций и предприятий в хозяйстве страны в це­лом или в конкретной отрасли, значимость выполняе­мых им функций, время и место образования, авторство документов);

содержание (значимость события, явления, пред­мета, отраженного в документах);

значение содержащейся в документе информации, ее повторяемость в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа;

внешние особенности (юридическая достоверность документа — наличие подписей, дат, печатей);

наличие резолюций, пометок;

особенности передачи текста;

подлинность;

особенности материальной основы документа;

особенности физического состояния, полнота, со­хранность документа.

Специфическими критериями для первого этапа экспертизы по всем научным исследованиям и разра­боткам являются:

степень отражения уровня состояния науки и тех­ники, производства в определенный период развития общества;

значимость проблем (тем), проектов, моделей, кон­струкции, технологии на момент внедрения для разви­тия отраслей и народного хозяйства в целом;

принципиальная новизна, уникальность, оригиналь­ность решения проблемы, конструкции, технологии, проекта;

экономическая эффективность внедрения результатов исследования или технической идеи;

социальная эффективность исследований и научно-технических разработок.

Специфическими критериями для второго этапа яв­ляются:

этапность научных исследований (стадийность тех­нических разработок);

степень информативности видов и разновидностей документов на определенных этапах исследований и стадиях разработок;

степень отражения в научно-техническом докумен­те реально существующего явления или объект.

Для организации и проведения экспертизы ценно­сти всех групп документов и отбора их для передачи на государственное хранение создаётся единая экс­пертная комиссия (ЭК). В ее состав входят наиболее квалифицированные специалисты, хорошо знакомые с содержанием НТД и направлениями деятельности организации. В экспертную комиссию в обязательном порядке включаются: начальник и один из сотрудников СНТД, являющийся секретарем ЭК, лицо, ответственное за ведение делопроизводства, представитель государственной архивной службы. Директором ЭК назначается один из руководите­лей организации (зам. директора по научной работе, главный инженер или его заместитель, главный кон­структор или его заместитель). ЭК является совеща­тельным органом, работает в непосредственном кон­такте с ЭПК соответствующего архивного учрежде­ния, получает от него организационно-методическую помощь и указания.

Основными функциями ЭК организации являются: организация и проведение совместно с сотрудниками СНТД непосредственной работы по экспертизе ценно­сти НТД, отбору ее на постоянное и временное хране­ние и выделение к уничтожению НТД, утратившей практическое значение и не имеющей научно-истори­ческого значения.

Организации и предприятия по ис­течении сроков хранения документов организуют пе­редачу их на государственное хранение в установлен­ном комплекте и в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы. Документация принимается по описям, утвержденным ЭПК архивного органа, в хорошем физическом состоя­нии (отреставрированная, переплетённая, прошедшая дезинфекцию дезинсекцию). Все расходы, связанные с подготовкой документов к передаче на госхранение и транспортировкой, производятся за счет органи­зации.

НТД, не имеющая научно-исторической ценности, но сохранившая практическое значение, хранится в СНТД в течение сроков, предусмотренных отрасле­выми и ведомственными перечнями, затем отбирается к уничтожению в установленном порядке. Акты на уничтожение НТД рассматриваются ЭК и утвержда­ются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения и согласования акта на ЭПК архивного органа.

Научно-техническая документация, хранящаяся в архивах, используется с соблюдением соответствую­щих правил работы с архивными документами. Для учета лиц, пользующихся научно-технической докумен­тацией, в архиве ведется книга учета посещаемости, в которой при каждом посещении архива исследова­тель расписывается. Книга учета посещений заводит­ся ежегодно и имеет следующие графы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество исследователя, наименование организации, отдела, направивших его в архив, тема исследования, дата, примечание.

На всех сотрудников, пользующихся архивными техническими документами, заводятся формуляры библиотечного образца, которые располагаются в кар­тотеке по алфавиту фамилий абонентов. На каждый выданный технический документ, помимо формуляра, составляется контрольная карточка, которая служит для учета используемых в практической работе доку­ментов и располагается в порядке возрастания их обо­значений. После возвращения технического документа в архив запись о выдаче в карточке погашается, а кар­точка остается в контрольной картотеке.

Научно-техническая документация, хранящаяся в технических архивах, используется в государственных, научно-исследовательских целях, публику­ется в печати, для наведения справок, изготовления копий и выписок.

Заключение.

Научно-техническая информация — неотъемлемая часть любого научного исследования, проектной или конструкторско-технологической работы. В современ­ных условиях специалист физически не в состоянии са­мостоятельно следить за всем новым, что появляется в мире по интересующей его отрасли знания. Поэтому организация службы научно-технической информации, учет и регистрация всей создающейся технической до­кументации имеет огромное значение для развития экономики страны.

Большое значение имеет использование технической документации ведомственных архивов для стандартизации. При разработке новых стандартов собирается максимальное количество чертежей, тех­нических описании, расчетов, технологических карт на изготовление стандартизируемого изделия. Затем про­водится их подробный анализ, устанавливается сход­ство, различие и т.д., и в конце концов создается про­ект стандарта.

Технические документы необходимы при написании диссертаций, монографических исследований, дипломных работ, а также используются профес­сорско-преподавательским составом высших и сред­них специальных учебных заведений для постановки новых и совершенствования старых учебных курсов.

Некоторые специализированные проектные организации и архитектурные мастерские выпускают катало­ги своих работ, в которые включены сведения о типо­вых проектах зданий, стандартных узлах машин, об имеющемся оборудовании.

Список использованной литературы.

Борушек Л.С. Единая система конструкторской документации. – М.: Издательство стандартов, 1989.

Васильев А.Л. Стандартизация для всех. – М.: Издательство стандартов, 1992.

Гончаров А.А. Метрология, стандартизация и сертификация. – М.: Академия, 2005.

Гуторова И.А. Стандартизация, метрология и сертификация. – М.: Приор, 2001.

Единая система технологической документации. – Мн.: Издательство стандартов, 1992.

Зиньковская Н.В. Сертификация: теория и практика. – М.: Приор, 2002.

Крылов Г.Д. Основы стандартизации, сертификации и метрологии. – М.: Юнити, 2003.

Лифиц Н.М. Основы стандартизации, метрологии, сертификации. – М.: Юрайт, 2001.

Общетехнический справочник под общей редакцией Скороходова Е.А. – М.: Машиностроение, 1990.

Сергеев А.Г. Метрология, стандартизация, сертификация. – М.: Логос, 2001.

Сертификация сложных технических систем под общей редакцией Круглова В.И. – М.: Логос, 2001.

Соломахо В.Л. Основы стандартизации, допуски, посадки и технические измерения. – Мн.: ДизайнПро, 2004.

Фомин В.Н. Сертификация продукции. – М.: Центр экономики и маркетинга, 2001.