Содержание
1.2 Компоненты делопроизводства
2. Нормативно-методическая основа делопроизводства
2.1 Понятие нормативно-методической основы делопроизводства
2.2 Регулирование вопросов делопроизводства
3.1 Понятие классификации документов
3.3 Направления совершенствования документационного обеспечения в туризме
Список использованной литературы
Введение
Первоначально термин "делопроизводство" появился в устной речи (предположительно в XVII в) и означал процесс решения (производства) дела: "дело производить" - т.е. решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово "дело" зафиксировано в документах в 1584 г. Термин "документ" появился в России в XVIII в. и означал "способ доказательства".
В сфере туризма важное значение имеет организационно-правовая, распорядительная и нормативно-методическая документация по организации документационного обеспечения предприятий сферы туризма (уставы, положения, инструкции, правила и т.п.), регламентирующая организационно-функциональную структуру и организацию деятельности, задачи и функции, компетенцию, права и ответственность руководителей и специалистов. К ней примыкает специальная документация оперативного назначения, относящаяся к организации и правовому регулированию взаимоотношений туристов и предприятий сферы туризма; документация по совершенствованию системы документационного обеспечения и информатизации процессов управления и всей деятельности предприятий сферы туризма, которую необходимо учитывать при выработке стратегии дальнейшего развития документационного обеспечения.
Таким образом, тема реферата является достаточно актуальной.
Цель работы: изучение организации современного делопроизводства в туризме на основе научно-обоснованных принципов и методов его совершенствования.
Задачи: характеристика понятия "делопроизводство"; знакомство с нормативно-методической основы делопроизводства; изучение классификации документов.
Структура работы: работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы. Общий объем работы ___ страниц.
1. Основы делопроизводства
1.1 Понятие делопроизводства
Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
В основе управленческой деятельности любой организации лежат процессы получения информации, ее обработки, принятия решения, доведения его до сведения исполнителей, исполнения и подведения итогов. Большая часть управленческой информации поступает в документированном виде, поэтому делопроизводство называют также документационным обеспечением управления (ДОУ).
Термины "делопроизводство" и "документационное обеспечение управления" синонимичны, в и настоящее время значения обоих терминов закреплены ГОСТом Р 51141-98.
Термин "документационное обеспечение управления" вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий. Однако, новый термин менее удобен в употреблении, так как он является словосочетанием из трех слов. Скорее всего, из-за сложности его употребления не произошла замена терминов ("делопроизводства" на "документационное обеспечение управления"), которые употребляются сегодня как синонимы.
Тем не менее, между данными терминами все-таки существуют некоторые различия. Термин "документационное обеспечение управления" подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами. Термин "делопроизводство" преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами.
Делопроизводство рассматривается как одна из важнейших сторон деятельности организации, обеспечивающая выполнение ее функциональных задач, т.к работники сферы управления затрачивают на работу с документами в среднем 60% рабочего времени.
От организации делопроизводства зависят: эффективность управления; экономичность; оперативность; культура труда работников управления.
Разработка новых информационных технологий в управлении, новых офисных программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства (регистрация документов, визирование, контроль их исполнения, архивное хранение и т.п.)
1.2 Компоненты делопроизводства
Делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов:
документирования;
организации работы с документами.
В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает прежде всего создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.
В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме. Электронные документы после вывода на печать становятся бумажными. Любой документ на бумажном носителе с помощью сканера перевоплощается в электронный, сохраняя все свои реквизиты. Документ, набранный на компьютере, с помощью факс-модема может быть принят на любом факсе в бумажном виде.
В обществе документы являются основными носителями информации, при этом любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия.
Эффективная организация работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение.
На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними.
Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему делопроизводства, которая представляет собой совокупность:
общеизвестных принципов обработки документов;
приемов в работе с документами конкретного предприятия.
Система делопроизводства предприятий формируется под влиянием следующих факторов:
используемой нормативно-методической базы делопроизводства;
сложившихся национальных традиций работы с документами;
установленных руководством предприятия (отрасли) правил работы с документами;
квалификации делопроизводственной службы предприятия.
Организация работы с документами и правила документирования должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил работы с документами на предприятии. В структурных подразделениях назначаются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства.
1.3 Документ
Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документ представляет собой результат отображения информации о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах.
Документ обеспечивает:
закрепление информации;
сбор информации;
обработку информации;
передачу информации;
использование информации;
хранение информации.
Документы имеют большое значение в управленческом процессе, т.к они:
отражают деятельность организации;
на их основе принимаются управленческие решения;
являются главным аргументом в спорных ситуациях;
являются гарантом прав на недвижимость, собственность.
Формы управления тесно связаны с видами документов, например:
учет - с написанием различных отчетов;
планирование - с составлением планов;
инструктирование - с разработкой методик, инструкций;
руководство - с изданием приказов, распоряжений.
Документ может быть:
носителем информации (в сфере информационных технологий);
средством фиксации и передачи управленческих решений (в управлении);
способом доказательства чего-либо (в юридической сфере); источником фактов (в науке).
К основным функциям документов можно отнести:
информационную (документирование, хранение, предоставление информации);
управленческую (с помощью документов решаются управленческие вопросы);
коммуникативную (документы являются средством обмена информацией);
правовую (документ может являться письменным доказательством в суде и быть источником права, например закон);
организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, например должностная инструкция);
научно-историческую (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие).
2. Нормативно-методическая основа делопроизводства
2.1 Понятие нормативно-методической основы делопроизводства
Нормативно-методическая основа делопроизводства - совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:
правила оформления документов;
правила работы с документами;
обеспечение сохранности документов;
порядок передачи документов на архивное хранение;
работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);
внедрение новых информационных технологий в работе с документами;
работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;
юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.
2.2 Регулирование вопросов делопроизводства
Вопросы документационного обеспечения управления регулируются: законами РФ; государственными и отраслевыми стандартами; общероссийскими классификаторами; государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству; инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.
1) Законы РФ.
Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" - содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней;
Федеральный закон от 10.01.02 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" - устанавливает основы придания юридического значения электронным документам;
Закон РФ от 21.07.93 № 5485 "О государственной тайне" - определяет полномочия госорганов и должностных лиц по защите гостайны и работе с документами, содержащими ее;
Гражданский кодекс РФ (Федеральный закон от 30.11.94 № 52-ФЗ) - содержит нормы права и положения по документам сферы гражданских правоотношений;
Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон от 31.12.01 № 197-ФЗ) - содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений;
Уголовный кодекс РФ (Федеральный закон от 13.06.96 № 63-ФЗ) (в ред. от 20.03.2002) - устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией;
Основы законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.06.93 - определяют порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов.
2) Государственные стандарты.
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях. Основными целями ГСДОУ являются:
упорядочение документооборота;
сокращение количества документов;
повышение качества документов;
нормативное закрепление изменений, произошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности;
совершенствование работы аппарата управления;
ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов". Стандарт устанавливает: состав реквизитов, расположение реквизитов на листе бумаги, требования к тексту и бланкам документов;
ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" от 27.02.98 № 28. Стандарт устанавливает современное толкование терминов: по делопроизводству, по архивному делу. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.
В развитие государственных стандартов отраслями и ведомствами РФ разрабатываются отраслевые стандарты но делопроизводству с учетом ведомственной специфики.
3) Общероссийские классификаторы.
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) - содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.
4) Государственные инструкции по делопроизводству.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.00 № 68 - содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов;
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.00 - устанавливает сроки хранения документов.
На основе типовых разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия.
5) Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия, содержит:
общие положения;
порядок составления и оформления служебных документов;
порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;
контроль исполнения документов;
порядок работы с исходящими документами;
порядок работы с внутренними документами;
составление номенклатуры дел;
правила формирования дел;
порядок обеспечения сохранности документов;
порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.
3. Классификация документов
3.1 Понятие классификации документов
Классификация документов - распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.
Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.
3.2 Виды классификации
В делопроизводстве часто используется понятие "система документации", и элементом подобной системы может являться любой созданный документ. Объединение документов в систему документации происходит по их отдельным видам или разновидностям.
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы.
Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием и его деятельностью.
Среди управленческих документов выделяют организационные (устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка или положения о персонале, положение о структурном подразделении предприятия, должностная инструкция) и распорядительные (приказ, распоряжение, указание, инструкция).
Отдельно выделяют информационно-справочные документы (протокол, акт, докладная и объяснительная записки, справка и др.) и документы по персоналу предприятия (типовой трудовой договор, заявление, анкета, характеристика и т.д.).
Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники планово-финансовых отделов, бухгалтерии, снабжения и сбыта, коммерческих, юридических отделов и других функциональных подразделений
То есть, важнейшим признаком для классификации документов всегда является его содержание, и служебные документы могут подразделяться на:
документацию по административным вопросам;
документацию по материально-техническому снабжению;
документацию по планированию;
документацию по оперативной деятельности;
документацию по бухгалтерскому учету;
документацию по подготовке и расстановке кадров;
документацию по финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.
Кроме того, все документы, обращающиеся на предприятии, могут условно классифицироваться по ряду признаков:
по месту составления:
входящие - поступившие в организацию;
исходящие - отправляемые из организации;
внутренние - составленные и используемые в самой организации.
Здесь, в зависимости от содержания, объёма, деловые письма разделяют:
на простые - письмо-просьба, письмо-сообщение, письмо-приглашение, письмо-благодарность, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение;
контрактные - запрос, ответ на запрос, предложение, ответ на предложение, договор (контракт), рекламация (претензия), ответ на рекламацию.
по степени унификации (по форме) различают документы: индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные, унифицированные в виде анкеты и таблицы.
Индивидуальные документы - разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.
Типовыми - являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.
Трафаретные документы - имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, поскольку они позволяют экономить время на подготовку.
Примерные документы - носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.
Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.
Таблица - представляет собой документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк. У данного вида документа есть преимущество: текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные.
по происхождению:
официальные (служебные) - затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке;
личные - касающиеся интересов конкретного лица и являющиеся именными.
по юридической значимости:
подлинники (оригиналы) - первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором;
копии - документы, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы;
заверенные копии - копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу;
дубликаты - повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу.
Реже используются другие виды классификации документов:
по наименованию (приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, доверенности и т.д.)
по способу документирования: рукописные; электронные; графические; кино-, фото-, фонодокументы.
по сфере использования: организационно-распорядительные; финансово-бухгалтерские; научно-технические; по труду; отчетно-статистические.
по степени сложности документы классифицируют на простые, это документы, в которых рассматривается один вопрос, и сложные, где освещается несколько вопросов.
по грифу ограничения доступа: открытые (несекретные); с грифом ограничения доступа. Документы могут иметь следующие грифы:
"для служебного пользования" (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли);
"секретно", "совершенно секретно", "особой важности" (информация, содержащая государственную тайну);
"конфиденциально" (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);
"коммерческая тайна" (информация, используемая для достижения коммерческих целей, разглашение которой может нанести ущерб обладателю информации).
по форме изложения:
индивидуальные - содержание которых излагается в свободной форме;
трафаретные - когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении, например, справка с места работы;
типовые - созданные для документирования стандартных ситуаций, например командирования, и используемые во всех организациях.
по срокам хранения: постоянного хранения; долговременного хранения (свыше 10 лет); временного хранения (до 10 лет).
Еще один критерий классификации документов степень обязательности. По нему вводится деление документов на:
информационные - содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций;
директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.
В целом вся система классификации в делопроизводстве служит основой организации так называемых первичных комплексов документа и закладывает основы фондов для дальнейшего хранения и использования материалов в учреждении и государственном архиве.
3.3 Направления совершенствования документационного обеспечения в туризме
При изучении состава документации, организации документооборота и процессов документирования ряда типичных предприятий сферы туризма России видно, что их нормативно-методическая основа находится в развитии, однако имеет серьезные недостатки и нуждается в существенном пополнении по целому ряду ключевых направлений.
Требуется, в частности:
совершенствование классификации видов туризма и туристской деятельности;
разработка соответствующих стандартов производства турпродуктов и комплекса документации;
установление более рациональных процедур документирования и работы с документами при организации туристской деятельности предприятий и оценке ее качества;
необходимость оптимизации состава видов и разновидностей, унификации и стандартизации документации, обеспечивающей управление туристской деятельностью.
Заключение
Подытожив вышесказанное, делаем краткие выводы.
Делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, и можно выделить две составные его части: документирование деятельности и организация работы с официальными документами, которые взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.
Далее хотелось бы подчеркнуть следующие моменты:
в работу с документами в организации в той или иной степени втянуты все работники, независимо от того, к какой категории они относятся - к руководителям, специалистам, техническим исполнителям. Различие заключается в характере работы с документами;
от технологии организации работы с документами и от качества создаваемых документов зависит не только оперативность и эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности организации;
без налаженного делопроизводства трудно построить эффективное управление;
классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.
Таким образом, классификация документов - это распределение документов по группам или видам на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.
Список использованной литературы
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства / Ю.М. Аксенов. - М.: ИНФРА, 2001. - 272 с.
Андреева В.И. Делопроизводство / В.И. Андреева. - М.: Интел-Синтез, 2001. - 192 с.
Волошин Н.И. Менеджмент туризма: Туризм как объект управления / Н.И. Волошин, Н.В. Исаева, Е.Н. Ильина, Л.В. Курило. - М.: Финансы и статистика, 2004. - 304 с.
Петелин В.Г. Делопроизводство на предприятии / В.Г. Петелин. - М.: Ось-89, 2001. - 112 с.
Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству / М.В. Стенюков. - М.: Изд-во ПРИОР, 2002. - 128 с.
Терентьева Е.В. Развитие документационного обеспечения в сфере туризма России: Автореферат / Е.В. Терентьева. - М.: ВНИИДАД, 2006. - 27 с.