Содержание

Введение……………………………………...…………………………………..3

Глава 1 Общие сведения………………………………………………………...4

Глава 2 Создание простых форм-справочников.……………………………...6

Глава 3 Проектирование отчётов для данной базы данных…………………12

Глава 4 Приведение таблицы к нормальной форме и построение схемы данных……………………………………………………………………………15

Заключение……………………………………………………………………..17

Введение

Данная база данных разработана для помощи библиотекарю и читателю, так как использование бумажных носителей затрудняет работу с большими данными и изменения их. В данной базе данных пользователю можно без затруднений и больших затрат времени найти нужную книгу.

Глава 1 Общие сведения

Таблица – основная информация баз данных храниться в виде таблиц. Справки таблицы называются записями. Все записи имеют одинаковую структуру – состоят из полей в которых храниться некоторые значения. Каждое поле содержит только одно значение и имеет строго определенный тип данных(текстовый, числовой ,дата). В базе данных не допускается название таблиц не соответствующих ее содержанию.

Экранные формы – так как таблицы предназначаются для хранения данных обычно пользователь работает с данными при помощи экранных форм, на которых в понятном виде с подписями и кнопками отображается информация базы данных. В некоторых случаях формы имитируют реальные документы, что бы пользователь привыкший работать с стандартными бланками узнавал их элементы в форме. Работа с электронным документом отличается от работы с бумажными носителями ввода гораздо быстрее и удобнее с точки зрения обработки любых объемов информации т.к. не всегда все данные находятся в одной таблице, возникает потребность объединения некоторых полей. Это осуществляется с помощью запросов.

Запросы – для выделения части записей удовлетворяющие некоторые условия СУБД можно использовать запросы к данным – программный код на универсальном языке SQL(язык структурированных запросов для получения данных из таблиц) с полученными в запросе данными пользователь будет работать как с таблицей. Сложные запросы позволяют выбрать данные из нескольких таблиц определенным образом группируя, сортируя и связывая их между собой. Так же с помощью SQL запросов можно выполнять операции изменения и удаления данных. Недостаток SQL для формирования необходимо знать программный код поэтому для облегчения во многих СУБД существует визуальные средства построения запроса.

Отчет – при работе с БД пользователь зачастую сталкиваться с необходимостью формирования отчетов. В СУБД Microsoft Access предоставлен мощный построитель отчетов, он позволяет создавать отчетные формы практически не отличавшиеся от типографских бланков.

СУБД Microsoft Access работает с БД которые хранятся в файлах с расширением mbd. Кроме самих данных в них хранятся элементы интерфейса и дополнительные модули обработки информации.

Глава 2 Создание простых форм-справочников

Цель: на основе нормализованной схемы данных выделить простые таблицы (имеющие лишь одну связь, со стороны один) и к каждой из них создать форму для заполнения.

Задачи работы:

создание простых форм-справочников с помощью мастера;

редактирование свойств формы в режиме конструктора; настройка представления объектов для заполнения форм в режиме конструктора; добавление и редактирование свойств элементов управления в формах.

Ход работы:

Создание простых форм-справочников с помощью мастера

Исходя из схемы данных (Приложение выделить те таблицы, для которых будем создавать формы справочники.

Создаем форму таблицы с помощью мастера. Из списка таблиц и запросов в мастере, выбираем: Таблица: Таблица1 (Рис.1). Переносим нужные нам поля для последующего заполнения: Автор, Наименование, Год издания (Рис.2).

Переходим далее, выбираем внешний вид нашей формы: ленточный (Рис. 3). Переходим к выбору стиля формы: официальный (Рис. 4).

Завершающий этап, задать имя формы (Рис. 5).

2 Редактирование свойств формы в режиме конструктора

В этом режиме следует настроить форму так, чтобы пользователю было удобно с ней работать, просматривать нужные ему данные. Для начала определимся со свойствами наших форм справочников: установим только вертикальную полосу прокрутки, так как горизонтальная нам не понадобится в этих формах-справочниках; уберем отображение кнопок перехода; поставим тип границы как окна диалога (Рис. 6). Вторым шагом будет нормализация внешнего вида формы. Все надписи в заголовке формы приводим к нормализированной форме (например: Наименование должности изменим на Должность), все заголовки делаем по центру (Рис. 7).

Исходя из заполняемости поля, следует выровнять столбы так, чтобы это смотрелось эстетично (например: изначально поле год издания величиной с текстовое поле Должность, но год издания не может быть большой, поэтому задаем соответствующий размер поля) (Рис. 8).

Затем настроим дополнительное управление формой – поставим кнопку закрытия на каждую форму. Для этого расширим примечание формы на чуть больше одной клетки и поставим кнопку, в появившемся окне (Рис. 9) в списке категория выбираем работа с формой, действия – закрыть форму (Рис. 10). Нажимаем далее, выбираем рисунок стандартный выход (Рис. 11), имя оставляем по умолчанию (Рис. 12). Полученную кнопку располагаем справа. Завершающий шаг: выравниваем границы формы кнопку, размеры окна формы, так как размер формы будет неизменный (Рис. 13) и не забываем все изменения сохранить. Для всех последующих таблиц редактирование формы в режиме конструктора – аналогично.

Выводы: На основе нормализованной схемы данных были выделены простые таблицы и созданы к ним формы. Данная работа дала навык создания простых форм к одной таблице в режиме мастера и тонкой настройки в режиме конструктора.

Глава 3 Проектирование отчётов для данной базы данных.

Цель: Спроектировать удобные и функциональные отчёты для данной базы данных. Количество и качество построения отчётов целиком зависят от конкретных требований заказчика и здравого смысла.

Задачи работы: сгенерировать отчеты при помощи мастера создания отчетов, привести отчет к эстетическому виду, выработать навык создания отчетов.

Ход работы:

Создадим отчет по данным Книгах в библиотеке. Отчет будет содержать следующие поля: «Номер книги», «Автор», «Наименование».

С помощью мастера сгенерируем отчет. Сгруппируем отчет по полю «Автор». Выберем макет отчета – ступенчатый, ориентацию страницы – альбомная. Последний шаг – задаем стиль обычный и задаем имя отчету – «Отчет по книгам». Результат не очень радует глаз, да и образцовым отчетом это не назовешь, (Рис. 15) для исправления этих дефектов, следует перейти в режим конструктора.

Рис. 15 Отчет, сгенерированный при помощи мастера

Во-первых: изменим заголовок отчета на «Отчет о книгах». Во вторых расположение полей не удовлетворяет стандарту. На первое место нужно поставить номер книги (Рис. 16).

Рис. 16 Нормализованный отчет при помощи конструктора

После получения сгенерированного отчета мы можем перейти к тонкой настройке. Для удобства чтения, разместим в области данных прямые линии, от угла до угла. Так как все отчеты должны быть одного стандарта то скопируем полученное оформление заголовка из предыдущего отчета (Рис. 17).

Рис. 17 Отредактированный отчет в режиме конструктора

Вывод: в данной работе был изучен навык создания отчетов по имеющимся данным. В последующей разработке работы будем создавать новые отчеты, поэтому данная лабораторная работа дала необходимые знания по созданию отчетов.

Глава 4 Приведение таблицы к нормальной форме и построение схемы данных.

Цель: приведение таблицы к нормальной форме и построение схемы данных.

Задачи работы: на основе исходных данных предлагаемой работы разбить проект, на отдельные модули исходя из функциональных особенностей проекта; представить полный набор нормализованных таблиц; представить полную схему данных.

Ход работы: на основе исходных данных и разбиения на функциональные модули сформировать структуру связанных между собой нормализованных отношений в виде таблиц:

В базе данных должны содержаться сведения

Id номера	Наименование	Автор	Года издания	Данные о наличии книги	Краткое описание
				Id наличие книги

По данным таблица разбита на 4 отдельные таблицы, между которыми установлены связи.

Таблица 2. Данные о книгах

Наименование поля	Тип поля	Размер	Индексация		Назначение поля	Ограничения, накладываемые на поле
				ключ
ID номера	Счетчик	Длинное целое	Совпадения не допускаются	ю	Ключевое поле служит для идентификации клиентов в данной таблице	Недопустимо повторение значений
Наименование	Текстовый	30 сим	Нет		Фамилия работника музея	Слово начинается с большой буквы и не должно иметь пробелов
Автор	Текстовый	20	Нет		Имя работника	Слово начинается с большой буквы и не должно иметь пробелов
Года издания	Текстовый	25	Нет		Отчество работника	Слово начинается с большой буквы и не должно иметь пробелов
Id наличие книги	Логический	25	Нет		Описывает наличие книги	0 – Нет, 1– Да
Краткое описание	ПолеMemo	Бит	Да (Совпадения допускаются)		Кратко описывает книгу	Длина поля

Данные о книгах (Табл. 1) выполняет роль учета книг.

Таблица 2 Данные о наличии книг

Наименование поля	Тип поля	Размер	Индексация		Назначение поля	Ограничения, накладываемые на поле
				ключ
Id наличие книги	Логический	Бит	Совпадения не допускаются	ю	Описывает наличие книги	0 – Нет, 1– Да
Значение	Текстовый	8 сим	Нет		Создает список типов наличия книг	Длина поля

Данные о наличии книг (Табл. 2) – создание списка типов наличия книг.

Вывод: на основе проанализированных данных и особенностей работы, было выделено 2 таблицы связанных между собой различными связями.

Заключение

В данной базе данных созданы таблицы для хранения информации о книгах. Экранные формы для удобной работы с таблицами. Запросы, отчеты для получения информации, которую пользователь хочет увидеть.