Программированное задание

Тема: «Информационная система организации»

Информация в деятельности организации

Информация – 1) сведения (отображение) о событии или состоянии реальной действительности, позволяющие принимать решения, ведущие к достижению цели предметной деятельности; 2) сведения (отображение) о событии или состоянии реальной действительности, представленные в виде фактов или данных; 3) (с точки зрения принятия решений) данные, оказывающие влияние на поведение системы, используемые в процессе принятия решений или в связи с осуществлением тех или иных действий.

Экономическая информация – совокупность сведений о социально-экономических процессах, служащих для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сфере.

Деятельность – всякого рода практическая активность, направленная на достижение определенной цели, Данным понятием охватываются и материально-практические, и интеллектуальные, духовные операции; деятельностью является работа мысли в такой же мере, как и работа руки, процесс познания в такой же мере, как человеческое поведение. Содержание деятельности составляет целесообразное преобразование окружающего мира в интересах людей.

Предметная деятельность – деятельность, направленная на решение задач, определённых в положении или уставе организации.

Информационное обеспечение организации

Информационное обеспечение – полный набор показателей, документов, классификаторов и кодификаторов информации, файлов, баз данных, баз знаний, методов их использования в предметной деятельности, а также способы представления, накопления, хранения, преобразования, передачи информации, принятые в конкретной системе для удовлетворения информационных потребностей пользователей в нужной форме и в требуемое время.

Информационное обеспечение организации – регулярная деятельность по получению информационного продукта или оказанию информационных услуг.

Информационная потребность – 1) определенное состояние субъекта предметной деятельности, возникающее в связи с необходимостью получения данных, обеспечивающих принятие решений в предметной деятельности (эффективное функционирование организации); 2) осознанное понимание различия между индивидуальным знанием о предмете и знанием, накопленным обществом.

Информационная технология

Информационная технология – совокупность знаний о способах и приёмах труда по переработке информации, его материально-вещественных компонентах и способах их соединения для получения информационного продукта или оказания информационных услуг.

Сотрудник организации, имеющий потребность в наличии значимых для предметной деятельности сведений, должен осуществлять практическую активность по получению, обработке и использованию информации, т.е. по устранению информационной неопределенности.

Информационная процедура – набор однородных в функциональном отношении действий (операций), регулярно осуществляемых сотрудниками организации с целью:

– перемещения информации в пространстве (сбор, распределение, передача, коммутация информационных потоков и т.п.);

– преобразования её во времени (ввод, вывод, хранение, обработка информации и т.п.) инвариантно к способу реализации процедуры и используемым ресурсом.

Информационный процесс – совокупность логически упорядоченных, взаимосвязанных и организованных информационных процедур (функций), ведущая к достижению цели информационного обеспечения предметной деятельности.

Информационная система

Информационная система – система, в которой протекают информационные процессы, составляющие полный жизненный цикл информации: генерация, преобразование, передача, прием, хранение, обработка (использование), уничтожение.

Миссия информационных систем – информационное обеспечение предметной деятельности организации.

Характеристики и свойства информационных систем

Величина и сложность. Современные системы любой природы, как правило, являются большими и сложными системами.

Сложной системой большого масштаба называют систему, состоящую из большого числа взаимосвязанных и взаимодействующих между собой элементов и способную выполнять сложную функцию.

Воздействие случайных факторов. Характерной и весьма существенной особенностью является подверженность информационных систем влиянию случайных факторов, причем не только таких, как, например, отказы, сбои или ошибки технических устройств персонала или пользователей, но и таких, как злоумышленные действия людей, которые являются не только случайными, но и вообще непредсказуемыми или в лучшем случае трудно предсказуемыми.

Участие в информационных процессах человека. Особенность состоит в том, что конечным пользователем информационных систем всегда являются сотрудники организации. Персонал организации имеет свои интересы и цели, которые необходимо учитывать при информационном обеспечении (наличие свободы воли).

Уникальность. Каждое состояние информационной системы уникально и требует при информационном обеспечении учета всех ее особенностей и, следовательно, индивидуального применения различных воздействий.

Динамичность. Информационные системы с течением времени меняют свою структуру и состояние элементов.

Распределённость означает пространственное расположение отдельных компонент системы.

Состояние информационной системы – совокупность системно взаимосвязанных организационно-технических, процедурных, информационных и правовых структурных решений.

Дадим определения введенных понятий. Фиксированную организацию состава, количества, архитектуры (взаимосвязи) комплекса технических средств и систем, а также технического персонала и личного состава, непосредственно участвующего в выполнении информационных процедур, можно определить как состояние техникоорганизационной структуры информационной системы или как организационно-техническое структурное решение.

Фиксированную организацию состава, последовательности информационных процедур можно определить как состояние процедурной структуры информационной системы или как процедурное структурное решение.

Под правовой базой информационной технологии будем понимать состав нормативных документов, регулирующих информационное обеспечение в части функционирования информационной системы. Это могут быть: общие положения, функциональные обязанности личного состава, инструкции и наставления по приемам, способам и методам выполнения процедур и работе на технических средствах и др.

Автоматизированные информационные системы

Общая характеристика АИС

АИС – совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.

АИС – взаимосвязанная совокупность данных, оборудования, программных средств, персонала, стандартов, процедур, предназначенных для сбора, обработки, распределения, хранения, выдачи информации в соответствии с требованиями, вытекающими из целей организации.

Функциональные и обеспечивающие подсистемы

Автоматизированная информационная система имеет функциональную и обеспечивающую подсистемы.

Функционалъная подсистема обеспечивает выполнение задач и назначение информационной системы. Обычно в информационной системе функциональная часть разбивается на подсистемы по функциональным признакам:

– уровень предметной деятельности, например управления (высший, средний, низший);

– вид управляемого ресурса (материальные, трудовые, финансовые и т.п.);

– сфера применения (банковские, фондового рынка и т.п.);

– функции управления и период управления.

Обеспечивающая подсистема включает «информационное, техническое, математическое, программное, методическое, организационное и лингвистическое обеспечение.

Практическая часть

Для описания информационной системы конкретной организации, рассмотрим организацию «ИП Абакумова О.Н АЗС №80». Организация занимается продажей горюче-смазочных материалов (ГСМ) с целью получения прибыли. В данном случае субъектом деятельности является организация, а объектом – потребитель ГСМ, т.е. покупатель.

Информационное обеспечение организации составляют различные документы (начиная от учредительных документов, договоров аренды и т.п. и заканчивая отчетами кассиров-операционнистов).

Организация также обладает информационной потребностью. Например, операторы, занимающиеся отпуском ГСМ потребителям, должны быть информированы о качестве, производителе отпускаемой продукции. Чтобы в случае необходимости сообщить об этой информации покупателю. Также в организации должны имеется документы о реализуемой продукции (сертификаты соответствия, паспорта качества и т.п.), которые могут быть предъявлены покупателю, чтобы он мог лично удостовериться в качестве приобретаемой продукции.

Сотрудники организации имеют потребность в значимых сведениях для осуществления практической деятельности. Они осуществляют различные однородные операции с информацией, имеющейся в их распоряжении. Так операторы АЗС ведут учет о поступлении ГСМ. При поступлении ГСМ на АЗС оператор должен выписывать накладные в двух экземплярах, один из которых передается водителю, осуществившему перевозку ГСМ, а второй передается в бухгалтерию для составления отчетности по приходу материалов. Операторы также ведут журнал по приходу ГСМ и делают отметки в сменном отчете о поступивших ГСМ. Также оператору вместе с поступившими ГСМ передаются сертификаты соответствия и паспорта качества о данном продукте. Еще одна процедура осуществляемая операторами – это учет реализованных ГСМ. Каждый оператор по окончании своей смены пишет сменный отчет, в котором указывается количество реализованных нефтепродуктов, выручка, данные о поступивших нефтепродуктах. Сменные отчеты в конце месяца сдаются в бухгалтерию для проверки.