Реферат: Сутність організаційних змін

Зміст

Вступ

Сьогоденному конкурентне середовище являє собою доволі динамічну структуру, тому організація яка в ньому знаходиться також перебуває в постійному русі. Задля того щоб не тільки не відставати від своїх конкурентів але й випереджати їх компанії необхідні зміни. Сьогодні організаційні зміни чи не найважливіша складова управління організацією.

В процесі функціонування організації під впливом чисельних факторів зовнішнього середовища виникає невідповідність сформульованої організаційної структури реальним потребам. Організаційні невідповідності у таких випадках стають сферою управління організаційними змінами.

Під організаційними змінами розуміється будь-яка зміна в одному або кількох елементах організації.

Зміни можуть стосуватися будь-якого елементу процесу організації:

рівня спеціалізації;

способів групування;

діапазону контролю;

розподілу повноважень;

механізмів координації.

При цьому слід зауважити, що зміни у будь-якому одному підрозділі організації, як правило, впливають на інші підрозділи і на організацію в цілому.

Перед організацією, яка наважилася на зміни, постає ціла низка досить складних завдань. Запроваджені зміни можуть не спрацювати, або дати результат зовсім інший, ніж очікувалось. У багатьох сферах економічної діяльності організаціям необхідно реагувати на зміни в навколишньому оточенні не лише адекватно, але й оперативно. Часто трапляється так, що складність самого завдання, помножена на необхідність швидкого його виконання, стає надто складним випробовуванням для колективу. Невдала спроба обходиться дорого. Тому дуже важливо, щоб менеджери і працівники добре знали, що саме потрібно змінити і, з-поміж можливих варіантів, обрали найоптимальніший.

1. Сутність організаційних змін

Кожна організація існує в мінливому середовищі і неминуче теж безперервно змінюється. Тому організації з бюрократичною, негнучкою системою зазвичай - неефективні. Організаціям, які відзначаються жорсткою системою ієрархії, високим ступенем професійної спеціалізації, вузько обмеженим колом завдань кожного працівника, негнучкими правилами та процедурами, а також управлінням без особистої відповідальності, важко адекватно реагувати на зміни в оточенні. Потрібно, щоб структура організації була гнучкою і легко пристосовувалася до змін. Система організації має передбачати, з одного боку, високу відповідальність її працівників, а з другого - можливість виявити ініціативу, а організації належно скористатись їхніми здібностями [6, с.91].

Запровадження змін в організації - справа непроста і витратна. Проте багато організацій успішно долають цей бар'єр. Організації з гнучкими структурами, які легко пристосувати до новацій, мають у цьому сенсі значні переваги над організаціями, структури яких жорсткі й нединамічні. Організації, які досягай успіху, свою головну проблему вбачають у необхідності управляти так, аби встигати за змінами. Це призвело до того, що виникла навіть особлива термінологія даної проблеми.

Зовнішні чинники необхідності змін.

Наш час - час значних перемін, що зачепили не лише індустріально розвинені суспільства, але й ті, що розвиваються, а це, своєю чергою, дуже позначається на організаціях, які в них діють. Багатьом із них довелось суттєво, а часом і докорінно, змінити способи ведення справи. Результат можна порівняти хіба що з промисловою революцією XIX століття. З приголомшуючого розмаїття чинників, які тиснуть на організацію, примушуючи її певним чином змінити свою діяльність, розглянемо лише три, достатньо вагомі, а саме:

глобалізація ринку;

поширення інформаційних технологій та комп'ютерної мережі;

нові якості робочої сили, зайнятої в організаціях.

Глобалізація ринку. Спостерігаємо зростання міжнародної конкуренції, яка уже нині набрала безпрецедентних масштабів. Більше того, тон на світовому ринку задають якраз міжнародні або транснаціональні корпорації. Виникнення корпорацій світових масштабів змушує національні об'єднання запроваджувати у себе зміни, які б дозволили їм проводити свої операції з дотриманням міжнародних стандартів. Світовий ринок нині охоплює більшість з товарів, які взагалі виробляються, але часто задля того, аби витримати конкуренцію, фірмам доводиться відповідно змінювати свою культуру, структуру та спосіб ведення операцій [5, с.38].

Інформаційні технології та комп'ютеризація. Щоб витримати міжнародну конкуренцію, потрібна гнучкість, якої досить часто бракує традиційним організаціям. Проте сучасна революція у сфері інформаційних технологій допомагає багатьом організаціям вдосконалити справу і набути належної гнучкості. Іншим важливим джерелом змін сучасних організацій є поширення комп’ютерної мережі та використання особливо витончених інформаційних технологій.

Інформаційна технологія - це комплекс, який охоплює комп'ютерну мережу, систему телекомунікацій і засоби контролю.

Зміни на ринку робочої сили. Окрім проблем, пов'язаних із проникненням на ринки іноземних конкурентів та швидкими змінами у сфері інформаційних технологій, спостерігаються зміни й на ринку робочої сили. Саме тому ми наголошуємо на труднощах управління організаціями, які поєднують у своїй культурі кілька різних культур.

Розмаїття ринку робочої сили постійно зростає, особливо щодо тендеру та національностей. Тому відповідно зростають і вимоги до організацій дотримуватися принципу рівних можливостей при наймі та підвищенні по службі.

2. Модель процесу організаційних змін

Після того як зміни все-таки були здійснені, відзначається відставання в одержанні результатів від них. Зміни повільно приносять очікувані плоди; в організації пов'язують ефект, отриманий від змін, з раніше існуючими порядками.

З метою подолання такого опору розроблено метод, що припускає послідовне здійснення 12 кроків, пов'язаних із трьома типовими організаційними задачами керування змінами:

1) формуванням політичної динаміки в підтримку змін;

2) забезпеченням мотивованості на зміни;

3) підтримкою ефективного контролю над процесом трансформації.

Дії по формуванню політичної динаміки в підтримку змін:

Крок 1. Забезпечення підтримки всіх груп влади усередині фірми

Широкому анонсуванню планованих змін повинне передувати одержання підтримки з боку провідних керівників фірми.

Крім того, необхідна робота з виявлення неформальних лідерів - лідерів думок - і залучення їх у процес формування сприятливого для здійснення змін організаційного клімату.

У той же час варто враховувати, що в будь-якій ситуації існує лише невелика кількість людей, чия участь з самого початку є абсолютно необхідною. Як відзначає Д. Недлер, успішні менеджери споконвічне орієнтуються на дійсно ключових людей, а потім забезпечують участь інших [2, с.48].

За пріоритетністю методи забезпечення підтримки відповідно до даного підходу ранжуються в такий спосіб:

запрошення до участі (надають можливість співробітникам ототожнювати себе зі змінами);

переконання (використовується для забезпечення підтримки людей, участь яких не обов'язкова на початковій стадії-стадії проектування змін; підтримка з боку цієї категорії може бути досягнута за рахунок апелювання до найбільш значимих цінностей організації);

формальні і неформальні стимули (включаючи можливість одержати нове завдання, зробити новий крок у кар'єрі, створення відчуття підвищення статусу тощо).

Крім того, часто може використовуватися:

ізоляція (іноді цей прийом застосовується по відношенню до людей, які важливі для організації, але при цьому навряд чи будуть підтримувати зміни на початкових етапах трансформації);

збереження позицій таких людей у службовій ієрархії звичайно супроводжується діями, спрямованими на створення їх дистанційності від вирішення задач, безпосередньо пов'язаних зі змінами;

"вентилювання" (практика показує, що звільнення невеликого числа керівників вищої ланки, незважаючи на їхній інтелект, знання і досвід, не здатних з різних причин інтегруватися в нове життя організації, є неминучими).

Крок 2. Формування стилю поведінки, орієнтованого на лідерство

У забезпеченні підтримки змін особливе значення має стиль поводження лідерів організації, а також те, як лідери використовують механізми винагороди і покарання, якою термінологією оперують, як поводяться привселюдно. Спостереження співробітників за лідером особливо інтенсивне на початкових стадіях трансформації.

Крок 3. Навмисне використання символів і термінології зміни

Ще один прийом для забезпечення підтримки змін, зв'язаний з навмисним використанням пов'язаних з цими змінами символів і термінології. Приміром, успіх фірм у реалізації філософії тотального керування якістю значною мірою базувався на активному використанні термінів типу "постійні поліпшення" (continues improvement) і "дисципліна процесів" (process discipline), що поступово органічно ввійшли в повсякденний лексикон співробітників цих фірм.

Крок 4. Визначення точок стабільності

Усі співробітники повинні знати, що представники вищого керівництва, навіть якщо вони недавно прийшли на фірму, не відмовляються від усіх цінностей минулого і не зневажають тим, що було досягнуто до цього.

Відповідно у процесі пояснення необхідності змін лідерам фірми варто визначити чітку і зрозумілу усім позицію щодо того, що змінюватися не буде.

Крок 5. Створення почуття незадоволеності поточним станом

Як відзначає Д. Лоуренс, "люди не хочуть змін доти, доки вони не будуть абсолютно переконані в неприйнятності поточного варіанта розвитку подій". На думку Д. Недлера, розуміння цієї неприйнятності повинне забезпечуватися як на інтелектуальному, так і на емоційному рівні [4, с.92].

У досягненні інтелектуального впливу важливе значення має надання інформації, що дозволяє бачити проблеми поточного стану. Особливу роль автори даного підходу відводять бенчмаркінгу. Д. Недлер підкреслює, що більшість людей має тенденцію оцінювати свою результативність досить високо, поки не зіштовхнеться з порівняльними цифрами ззовні.

Забезпечення ефекту на емоційному рівні може бути досягнуте за рахунок використання "сценарію катастрофи", пов'язаного з уявленням можливих наслідків відсутності змін.

Крок 6. Залучення співробітників у планування і здійснення перетворень

Існують, як мінімум, три причини того, що активна участь як можна більшої кількості співробітників у плануванні і здійсненні змін забезпечує успіх. По-перше, у процесі участі люди формують почуття "власності", що дозволяє сприймати зміни як щось безпосередньо пов'язане з їх працею. Відповідно успіх перетворень вони будуть схильні розглядати в тому числі і як своє особисте досягнення.

По-друге, участь формує краще розуміння ситуації і проблем.

По-третє, чим більше співробітників бере участь у плануванні перетворень, тим більша ймовірність появи нових корисних ідей у відношенні того, як ці перетворення можна здійснити найефективніше.

Крок 7. Формування системи винагороди в підтримку змін

Вище уже відзначалася необхідність цієї, здавалося б, очевидної, але, на жаль, на практиці часто ігнорованої умови. Авторитет змін і, отже, довіра до них значно знизяться, якщо системи оцінки і винагороди не будуть відповідати вимогам нових стратегій.

Крок 8. Надання часу і можливостей для дистанціювання від стереотипів минулого

Умотивованість рідко забезпечується миттєво. Співробітники повинні мати час для аналізу й адаптації до нових реалій. Це важливо ще й тому, що, як відзначає І. Ансофф, опір змінам обернено пропорційний періоду часу, протягом якого вони відбуваються.

Крок 9. Формування чіткого уявлення відносно майбутнього стану фірми і доведення його до відома всіх співробітників

Практично неможливо керувати трансформацією, коли співробітники не мають уявлення про те, куди конкретно спрямовані зміни (у випадку ж, якщо це уявлення не сформоване у вищих керівників, зміни стають просто небезпечними).

Таким чином, завданням лідерів фірми є якомога найповніший опис її майбутнього стану і доведення цього опису до відома всіх співробітників. Украй важливим тут є планування ефективної системи комунікації [3, с.63].

Крок 10. Використання інтегрального (системного) підходу.

Будучи послідовником так званого системного підходу, що припускає забезпечення відповідності між різними організаційними сферами, Д. Недлер відзначає, що кожна з них повинна розглядатися як можливість для поглиблення і прискорення змін.

Крок 11. Розробка спеціальних трансформаційних програм

Дуже часто зусилля вищого керівництва фірми концентруються лише на керуванні поточним станом і плануванні того, де фірма виявиться в майбутньому. При цьому без уваги залишається "просте" запитання: як забезпечити цей перехід?

Практика успішних організацій показує необхідність розробки спеціальних програм керування трансформацією, що включають наступні елементи:

План трансформації. Як підкреслює Д. Недлер, перед тим як тривога і невизначеність паралізують всю організацію, необхідно мати план, що визначає зміст і послідовність дій, розподіл функцій і відповідальності між менеджерами.

Вкрай важлива персоніфікація керівництва. Якщо один співробітник не буде наділений повноваженнями і відповідальністю за керування трансформацією, ця трансформація просто не буде успішною.

Ресурси для трансформації. Ефективна трансформація звичайно припускає великих витрат, включаючи час, навчання, використання зовнішніх консультантів, відволікання провідних спеціалістів від виконання своїх безпосередніх обов'язків та ін. Непродуманість питань, що стосуються ідентифікації, і розподіл необхідних для трансформації ресурсів, як показує практика, може в підсумку обумовити виникнення значно більших витрат.

Трансформаційні структури. Жоден менеджер не може ефективно функціонувати за відсутності допомоги і підтримки трансформаційної команди. Дуже ефективними, на думку Д. Недлера, можуть стати неформальні механізми, включаючи команди з проектування, експериментальні підрозділи.

Крок 12. Формування системи зворотного зв'язку.

Навряд чи можна прогнозувати успіх трансформації, якщо менеджери не розробили систему інструментів, що дозволяють на постійній основі перевіряти "температуру організації" і визначати, які з елементів програми змін працюють, а які ні. Ефективним є використання таких методів аналізу, як фокусні групи, опитувальні листи, а також інтерв'ю [1, с.49].

3. Управління організаційних змін

Управління організаційними змінами - одне з найскладніших завдань керівників. Організаційні зміни є наслідком процесів прийняття рішень і вирішення проблем. Автори й виконавці організаційних змін повинні вирішити багато соціальних, економічних і навіть технічних проблем та прийняти комплексні рішення.

Організаційні зміни в ієрархічних організаціях потребують залучення до цього процесу також вищого керівництва. Організаційна стабільність, консерватизм, рутинність і перешкоди в реалізації будь-яких нововведень є найскладнішими проблемами організації управління.

Подоланню вищезазначених проблем є завдання менеджерів, які впроваджують зміни. Однак зазначимо, що будь-які зміни, які б благородні цілі вони не переслідували обов’язково породжуватимуть конфлікти.

Вони виникають у процесі взаємодії, спілкування людей, оскільки інтереси, погляди є різні, і тому конфлікти існують стільки, скільки існує людство. Проте загальноприйнятої теорії конфліктів, що вичерпно пояснює їх природу, вплив на розвиток колективу, суспільства поки ще не існує, незважаючи на численні дослідження з питань виникнення, формування конфліктів та управління ними.

Поняття конфлікту можна визначити як відсутність згоди між двома або більше сторонами, які можуть бути фізичними особами або групою працівників. Кожна сторона робить все можливе, щоб була прийнята її точка зору, і перешкоджає це зробити іншій стороні. Існують й інші визначення поняття конфлікту.

Таким чином, у нас з’являється взаємозалежність між цими двома поняттями. Менеджер, який досконало володітиме технологією розробки і впровадження змін, повинен обов’язково оволодіти технікою подолання конфліктів, що виникають на підприємстві.

Отже, нижче ми більш докладно зупинимось на цих двох питаннях.

Реалізація нової стратегії завжди означає, що у фірмі будуть відбуватися зміни. При цьому будь-які, навіть ретельно підготовлені зміни, зустрічають опір груп чи окремих співробітників фірми.

Опір змінам пов'язаний з порушенням наступності структури і влади, тривогою, що виявляється в неконструктивній реакції персоналу у відповідь на невідомість і пов'язану з нею потенційну погрозу, у тому числі втрати контролю [4, с.94].

З появою систематизованого керування стратегіями головна увага була сконцентрована на двох аспектах. Перший - це логіка і методи аналізу стратегій (формулювання стратегій), другий - проектування систематичного процесу (стратегічне планування), у рамках якого керуючі взаємодіють за формулювання стратегії.

Практичний досвід продемонстрував, що істотні зміни в стратегічній орієнтації фірми, внесені або на основі формальних процедур стратегічного планування, або неформально, зустрічають опір з боку організації.

Розсудливі люди не поводять себе розсудливо, якщо під розсудливістю розуміти логіку й аналітичні дослідження. Опір плануванню - явище аж ніяк не випадкове. Воно має свою логіку, його неможливо перебороти одними закликами з боку керівництва.

Реалізація стратегії не є автоматичним наслідком її розробки. Вона сама створює перешкоди, що можуть звести нанівець зусилля з планування.

Підхід до стратегічного планування і його реалізації як до двох послідовних і незалежних процесів не враховує той факт, що реалізація рішень багато в чому визначається способом планування.

Під опором розуміють багатогранне явище, що викликає непередбачені відстрочки, додаткові витрати і нестабільність прогресу стратегічних змін. Цей опір виявлявся завжди у відповідь на будь-які зміни. У процесі змін часто спостерігаються:

відстрочки початку процесу змін;

непередбачені затримки впровадження та інші складності, що сповільнюють зміни і збільшують витрати порівняно із запланованими;

спроби саботувати зміни усередині організації чи "втопити" їх у потоці інших важливих справ.

Висновки

Список використаних джерел

Ефективність сучасного менеджменту та управління персоналом організації: Зб. наук. пр. - Х.: ХІБМ, 2006. - 304 с.

Кузьмін О. Є., Мельник О.Г. Основи менеджменту. - К.: Академвидав, 2007. - 464с.

Сладкевич В.П., Чернявський А.Д. Сучасний менеджмент організацій. - К.: МАУП, 2007. - 488с.

Стадник В.В., Йохна М.А. Менеджмент. - К.: Академвидав, 2007. - 472с.

Туленков М.В. Концептуальні засади організації сучасного менеджменту. - К.; Ніжин: ТОВ "Видавництво "Аспект-Поліграф", 2006. - 311с.

Хміль Ф.І. Основи менеджменту. - К.: Академвидав, 2007. - 607 с.

Реферат: Сутність організаційних змін

Похожие работы: