Федеральное агентство по образованию

Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Сибирский федеральный университет»

Институт градостроительства, управления и региональной экономики

Реферат

на тему:

«Системный анализ как теоретическая основа исследования систем управления»

по дисциплине: «Исследование систем управления»

Содержание

Введение

1. Характеристика исследования систем управления

2. Системный анализ в исследовании управления

3. Основные подходы в системном исследовании

Заключение

Список используемой литературы

Введение

Управление – процесс организации такого целенаправленного воздействия на объект, в результате которого объект переходит в требуемое (целое) состояние (управление государством, народным хозяйством, управление в сфере материального производства и оказания услуг, городом цехом и т.д.).

Экономическая стабильность организации, ее выживаемость и эффективность деятельности в условиях рыночной экономики связаны с ее совершенствованием и развитием. По принципу адаптации к внешней среде.

Успех предприятия зависит от способности быстро адаптироваться к внешним изменениям (проявляется в динамическом освоении новой реализации продукции, современной товар техники и технологии, применении прогрессивных форм организации труда, производства и управления, совершенствовании кадрового потенциала).

Система управления предприятием должна отвечать современным рыночным условиям:

Обладать высокой гибкостью производства, позволяющем быстро менять ассортимент изделий (жизненный цикл продукции или услуги стал короче, разнообразие изделий и объем выпуска разных партий больше);

Быть адекватной сложной технологии производства, требующим современных форм контроля, организации и разделение труда;

Учитывать серьезную конкуренцию на рынке товаров (услуг) в корне изменившую отношение к качеству продукции, потребовавшую организовать после проданное обслуживание и дополнительные фирменные услуги.

Учитывать требования к уровню качества обслуживания потребителей и времени выполнения договоров, которые стали слишком высокими для традиционных производственных систем и механизмов принятия управленческих решений;

Учитывать изменение структуры издержек производства;

Принимать во внимание необходимость учета неопределенности внешней среды;

1. Характеристика исследования систем управления

Исследование систем управления – вид деятельности направленный на развитие и совершенствования в соответствии с постоянно изменяющимися внешними и внутренними условиями.

Виды исследований различаю по:

- целям исследований:

практические исследования – предназначены для быстрых эффективных решений и достижение желаемых результатов;

научно-практические исследования – ориентированны на перспективу, более глубокое понимание тенденций и закономерностей развития организаций, повышение образовательного уровня работников.

- методологии проведения исследования:

эмпирического характера;

опирающиеся на систему научных знаний.

- использованию ресурсов собственных и привлекаемых.

- трудоемкости

- информационному обеспечению

- организации проведения.

Вид исследований выбирается в зависимости от поставленных целей.

Исследование систем управления включает следующие работы:

выявление проблемы и проблемных ситуаций;

определение причин их происхождения, свойств, содержания;

установление места этих проблем и ситуации;

нахождение путей, средств и возможностей использования новых знаний о проблеме;

разработка вариантов решения проблем;

выбор оптимального варианта решения проблемы по критериям результативности.

К составу и квалификации аналитиков и разработчиков, проводящих исследования представляются следующие требования:

иметь опыт работы в области управление конкретными производственными областями;

обладать знаниями современных методов и техники управления;

обладать знаниями методов исследования операций и системного анализа;

иметь способности к общению со специалистами различных уровней и профилей;

уметь систематизировать полученную информацию инициировать новации в организации.

Подготовка специалистов осуществляется заблаговременно.

Исследование систем управления включает:

уточнение цели развития и функционирования предприятий и его подразделений;

выявление тенденций развития предприятия в конкретной рыночной среде;

выявление факторов, обеспечивающих достижение сформулированной цели и препятствующих ей;

сбор необходимых данных для: 1) разработки мероприятий по совершенствованию действующей системы управления; 2) получение необходимых данных для привязки современных моделей, методов и средств к условиям конкретного предприятия.

2. Системный анализ в исследовании управления

В менеджменте рассматривается множество организаций, которые представляют совокупность людей (групп). Объединенных для достижения каких-либо целей, решение какой-либо задачи на основе принципов разделения труда и распределения обязанностей.

Отсюда родственные, общественные, частные, научно-производственные объединения и т.п.

Организации создаются для удовлетворения разнообразных потребностей людей в продукции (услугах), поэтому они имеют самые различное назначение, размеры, строение и т.д.

Множество целей и задач, стоящих перед организациями разного класса точности и разной отраслевой принадлежности приводит к тому, что для управления или требуются специальные знания и искусство, методы и приемы, обеспечивающие эффективную совместную деятельность работников всех структурных подразделений.

Любая организация может быть описана следующими параметрами: цели, организационная структура, внешняя и внутренняя среда, совокупность ресурсов, нормативная и правовая основа, специфика процесса функционирования социальных и экономических отношений и, наконец, организационная культура. Каждая организация имеет конкретную систему управления.

Система управления – объект исследования.

Исследование системы управления можно проводить на основе научной концепции. Любой вид управленческой деятельности связан с управлением людьми, объединенных в рамках предприятия в отделы, подразделения, службы и т.д.. Следовательно: управленческая деятельность – управление социальными коллективами людей (социально управляемая система).

Социально-управляемая система: министерство, научно-производственное объединение, предприятия, цехи, холдинги, отдельные компании. Каждый из этих объектов исследования имеет свои особенности.

Система управления организации – сложная система, созданная для сбора и передачи информации, с целью получения максимального конечного результата при определенных ограничениях (например, наличие ресурсов).

Управление предприятием частое употребление термина «система» (производственная система, система материально-технического снабжения, система сбыта, различные обеспечивающие и обслуживающие системы).

Представление объекта в виде системы связанной с трудностями из-за наличия множества определений системы.

Основные этапы системного анализа:

определение конфигуратора;

определение проблематики;

выявление целей;

формирование критериев;

генерирование альтернатив;

построение и использование моделей;

оптимизация;

декомпозиция;

агрегатирование.

Системный анализ – конструктивное направление исследования процессов управления. Системный анализ – комплекс исследований, направленных на выявление общих тенденций и факторов развития организаций и выработку мероприятий по совершенствованию системы управления и всей производственно-хозяйственной деятельности организации.

Системный анализ позволяет выявить целесообразность создания либо совершенствования организации, определить, к какому классу сложности она относится, выявить наиболее эффективные методы научной организации труда, которые применялись ранее.

Системный анализ деятельности предприятия либо организации проводится на ранних стадиях работ по созданию конкретной системы управления. Это обусловлено следующими причинами:

Продолжительностью и трудоемкостью работ, связанных с предпроектным обследованием;

Подбором материалов для проведения исследования;

Выбор метода исследования;

Обоснованием экономической, технической и организационной целесообразности;

Разработкой компьютерных программ.

Конечной целью системного анализа является разработка и внедрение выбранной эталонной модели системы управления.

В соответствии с главной целью выполняются следующие исследования системного характера:

выявляются общие тенденции развития предприятия, его место и роль в рыночной экономике;

устанавливаются особенности функционирования предприятия и его подразделений;

выявляются условия, обеспечивающие достижение поставленных целей;

определяются условия, препятствующие достижению целей;

осуществляется сбор необходимых данных для проведения анализа и разработки мероприятий по совершенствованию действующей системы управления;

используется передовой опыт других предприятий;

изучаются необходимые сведения для адаптации, выбранной эталонной модели к условиям рассматриваемого предприятия.

В процессе системного анализа находятся следующие характеристики:

роль и место предприятия в отрасли;

состояние производственно хозяйственной деятельности предприятия;

производственная структура предприятия;

система управления и его организационная структура;

особенности взаимодействия с поставщиками, потребителями и вышестоящими организациями;

инновационные потребности (возможные связи данного предприятия с научно-исследовательскими и проектно-конструкторскими организациями);

формы и методы стимулирования и оплаты труда.

Таким образом, системный анализ начинается с уточнения или формулирования целей конкретной системы управления предприятия и поиска эффективности, который должен быть выбран в виде конкретного показателя.

Большинство предприятий многоцелевые, множество целей вытекает из особенностей предприятия и фактического состояния, рассматриваемый период, времени, состояние окружающей среды (геополитические, экономические, социальные факторы). Четко сформулированные цели являются основой для разработки программ исследований.

Программа системного анализа в свою очередь включает перечень вопросов, подлежащих исследованию и их приоритетность. Например, программа системного анализа может включать следующие разделы:

1) анализ предприятия в целом;

2) анализ типа производства и его технико-экономическая характеристика;

3) анализ подразделений предприятия, выпускающих продукцию (услуги) – основные подразделения;

4) анализ вспомогательных и обслуживающих подразделений;

5) анализ системы управления предприятием;

6) анализ форм связей документов, действующих на предприятии, маршруты их движения и технология обработки.

Каждый этап программы представляет собой самостоятельное исследование и начинается с постановки целей и задач анализа. Этот этап работы является наиболее важным, так как от него зависит весь ход проведения исследований, выбор приоритетных задач и в конечном итоге реформирование конкретной системы управления.

3. Основные подходы в системном исследовании

Системный подход – направление методологии научного познания и практической деятельности, в основе которого лежит исследование любого объекта как сложной целостной социально-экономической системы.

Система – совокупность взаимосвязанных элементов, образующих некоторое единство.

Принципы системного подхода (системного анализа):

целостность, позволяющая рассматривать одновременно систему как единое целое и в то же время как подсистему для выше стоящих уровней;

иерархичность – наличие множества элементов (не менее 2-х), расположенных на основе подчинения элементов низшего уровня – элементам высшего уровня. Реализация этого принципа хорошо видна на примере любой конкретной организации. Любая организация – взаимодействие 2-х подсистем: управляющей и управляемой, одна подчиняется другой;

структуризация – позволяющая анализировать элементы системы и их взаимосвязи в рамках конкретной организационной структуры (как правило, процесс функционирования системы обусловлен столько свойствами ее отдельных элементов, сколько свойствами самой структуры);

множественность – позволяющая использовать множество экономических и математических моделей для описания отдельных элементов и системы в целом.

При системном подходе важно изучение следующих характеристик организации, как системы «вход», «процесс», «выход».

При системном подходе на основе маркетинговых исследований, исследуются параметры «выхода», т.е. товары и услуги, что производить, с какими показателями качества, затратами, для кого, в какие сроки продавать и по какой цене.

Затем определяются параметры «входа» - исследуется потребность в ресурсах (материальных, финансовых, трудовых и информационных), которая определяется после длительного изучения организационно-технического уровня рассматриваемой системы (уровня техники, технологии, особенности организации труда, и управления) и параметров внешней среды (экономической, политической, социальной, экологической и др.). Исследование параметра «процесса» - преобразование ресурсов в готовую продукцию. На этом этапе, в зависимости от объекта исследования рассматривается производственная технология или технология управления, факторы и пути ее совершенствования.

Таким образом, системный подход позволяет комплексно оценить любую производственно-хозяйственную деятельность и деятельность системы управления на уровне конкретных характеристик, анализировать любую ситуацию в пределах отдельно взятой системы, выявлять характер проблем «входа», «процесса», «выхода».

Комплексный подход – предполагает учитывать при анализе как внутреннюю, так и внешнюю среду организации (экономические, геополитические, социальные, демографические, экологические и др.). Внешние факторы – важные аспекты при анализе организации и, к сожалению, учитываются не всегда. Комплексный подход является необходимым условием при решении задачи анализа организации.

Интеграционный подход – исследования осуществляются как по вертикали (между отдельными элементами системы управления), так и по горизонтали (на всех стадиях жизненного цикла продукции). Интеграция – объединение субъектов управления для усиления взаимодействия всех элементов системы управления конкретной организации. Например: управляющая система задает службам и подразделениям организации конкретные показатели их деятельности по качеству, количеству, затратам, ресурсам, срокам и т.д. Интеграция по горизонтали – требует формирования единой и четкой информационной системы управления, по стадиям научно-исследовательской, конструкторской и технологической подготовки производства, производства внедрения, эксплуатации и снятия изделия с производства. Такая согласованность показателям по стадиям жизненного цикла продукта позволяет создать структуру управления, обеспечивающую оперативность и гибкость управления. Интеграция по вертикали – объединение юридически самостоятельных организаций для наилучшего достижения поставленных целей. Это обеспечивается:

1) объединением усилий людей (синергетический эффект);

2) созданием новых научно-экспериментальных баз, внедрением новых технологий и нового оборудования.

Создаются условия для улучшения связей по вертикали между федеральными, муниципальными органами управления и отдельными организациями (производственной и социальной сферы деятельности). Такая интеграция обеспечивает контроль регулирование в процессе реализации новых указов, постановлений и другой регулирующей документации. Интеграция дает организации дополнительные возможности для повышения конкурентно способности за счет расширения сотрудничества. Создаются условия для осуществления стратегических задач на всех уровнях в системе управления холдинга, отдельных компаний и конкретных подразделений.

Применение интеграционного подхода создает условия для наилучшего осуществления стратегических задач на всех уровнях в системе управления: на уровне холдинга, отдельных компаний и конкретных подразделений.

Ситуационный подход. Его сущность заключается в том, что побудительным мотивом к проведению анализа являются конкретные ситуации, широкий диапазон которых существенно влияет на эффективность управления. При таком подходе система управления в зависимости от характера ситуаций может менять любую из своих характеристик.

Объектами анализа в данном случае могут быть:

структура управления (в зависимости от ситуации и на основании проведенных расчетов выбирается структура управления с преобладанием вертикальных или горизонтальных связей);

методы управления;

стиль руководства (в зависимости от профессионализма, численности и личных качеств сотрудников выбирается стиль руководства, ориентированный либо на задачи, либо на человеческие отношения);

внешняя и внутренняя среда организации;

стратегия развития организации;

технологические особенности производственного процесса.

Маркетинговый подход – предполагает проведение анализа организаций на основе маркетинговых исследований. Главная цель – ориентация управляющей системы на потребителя. Реализация поставленной цели требует, прежде всего, совершенствования деловой стратегии организации, цель которой обеспечить своей организации устойчивое конкурентное преимущество. Маркетинговый анализ призван выявить эти конкурентные преимущества и факторы их определяющие. Исследуются следующие факторы:

качество продукции или услуг;

качество управления самой организации;

маркетинговое качество товара необходимое для удовлетворения потребностей населения.

Таким образом, значение маркетингового подхода в том, чтобы обеспечить организацию всей необходимой информацией, знание которой позволит надолго удержать и сохранить свою конкурентную позицию в отрасли.

Инновационный подход – основан на умении организации быстро реагировать на изменения, диктуемые внешней средой (нововведения, новые технологические решения, производство новых товаров и услуг для наилучшего удовлетворения потребности рынка). Это касается внедрения нововведений, новых технических решений, неуклонного возобновления производства новых товаров и услуг для наилучшего удовлетворения потребностей рынка сбыта. Залог успешного функционирования организации – нужно идти не только вровень с технологическим прогрессом, но и опережать его.

Процесс анализа при инновационном подходе сложен, охватывает все стадии жизненного цикла. Рассмотрим их:

I стадия. Анализ возможности проведения научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ. Необходимо определить располагает ли данная организация необходимыми финансовыми ресурсами, т.к. расходы на идеи их внедрения интенсивно возрастут. Большое значение имеет писк надежных инвесторов, т.к. наукоемкое производство таит большую неопределенность. Выяснить имеется ли в команде исполнителей специальная группа людей, которые будут заниматься разработкой и реализацией инновационных проектов и какова их профессиональная подготовка.

II стадия. Анализ возможностей внедрения в производство результатов НИР и ОКР. Необходимо определить техническую, организационную и экономическую целесообразность внедрения новой техники и новых технологий.

III стадия. Анализ возможности вывода нового продукта на рынок. Необходимо изучение требования рынка, характер продукции подобного типа, пользующийся спросом, определить, где она производится и в каком количестве.

При инновационном подходе необходимо помнить: чтобы успешно конкурировать на рынке, необходимо дать возможность изобретателям создавать новые вещи, свободно творить и доводить свои изобретения до успешной реализации. Для этого команде изобретателей необходима определенная свобода творчества: право принимать решения за конечные результаты. Управление организации должно быть направлено на поощрение инициативы и предприимчивости изобретений.

Нормативный подход – анализ любой системы управления с целью совершенствования связан с учетом совокупности важнейших нормативных документов, которыми руководствуется организация (отраслевые нормативы, нормы управляемости организации, положение организации, должностные инструкции, штатное расписание). Нормативы подразделяются на:

1) целевые – обеспечивают перед организацией реализацию поставленных целей (показатели качества продукции и др.);

2) функциональные – качество и своевременность проработки планов, организованность подразделений, оперативный учет и контроль, строгое распределение функциональных обязанностей в каждом структурном подразделении;

3) социальные – показатели стимулирования и охраны труда, обеспеченности всех сотрудников необходимыми техническими средствами для успешной работы, необходимость систематического повышения профессионального роста, хорошая мотивация, правовые и экологические нормативы.

Поведенческий подход – создание необходимых условий для реализации творческих способностей каждого сотрудника, для создания собственной значимости в управлении. Менеджерам необходимо изучить поведенческие подходы, рекомендуемые общим менеджментом и применять в процессе управления. Необходимо помнить, что человек – это самый важный элемент в системе управления. Удачно подобранная команда единомышленников и партнеров, способных понимать и внедрять идеи своего руководителя, - важнейшее условие экономического успеха.

Заключение

Теория систем впервые была применена в точных науках и технике. Применение теории систем в управлении в конце 50-х гг. явилось важнейшим вкладом в школы науки управления. Выделяются два подхода к познанию действительности – предметный, или поэлементный, и системный. Первый из них рассматривает предмет, взятый «сам по себе», второй – системный подход, является способом реализации вопросов о единстве, взаимосвязанности, целостности явлений. Системный подход позволяет лучше понять сложные, многозначные, многомерные явления действительности.

Системный подход не есть набор каких-то руководств или принципов для управляющих – это способ мышления по отношению к организации и управлению. Системный подход помогает руководителю лучше понять организацию и более эффективно достичь целей.

Под системой понимают целое, состоящее из объектов, взаимосвязь и взаимодействие которых порождает новые (системные) качества, не присущие ни каждому объекту в отдельности, ни их арифметической сумме.

Объекты, входящие в систему, называются элементами системы или подсистемами. Примером системы может служить предприятие. Наличие взаимосвязей и взаимодействий между цехами основного производства, производственными подразделениями, аппаратом управления позволяет получить свойство, отсутствующее у названных частей в отдельности и составляет подсистемы предприятия.

Список используемой литературы

Игнатьева А.В., Максимцов М. М. Исследование систем управления: Учеб пособие для вузов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000.

Валуев А., Волкова В.Н., Игнатьева А.В. и др. Системный анализ в экономике и организации производства. – Л.: Политехника,1991.

Управление организацией. /Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. – М.: ИНФРА-М, 1999.

Котлер Ф. Маркетинг. Менеджмент.. – СПб.: Питер, 2005.