Предлагаемые рекомендации разработаны в соответствии с требованиями Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти, утвержденной постановлением Кабинета Министров Украины от 17.10.1997г № 1153, Инструкции по ведению деловой документации в общеобразовательных учебных заведениях I-III ступеней, утвержденной приказом Министерства образования и науки Украины от 23.06.2000г. № 240.

Их целью является оказание практической помощи руководителям районных, городских органов управления образованием, общеобразовательных учебных заведений по вопросам составления и оформления номенклатуры дел.

Номенклатура дел - обязательный для каждого юридического лица систематизированный перечень названий дел, которые формируются в его делопроизводстве, с указанием сроков их хранения (Закон Украины «О национальном архивном фонде и архивных учреждениях» от 24.12.1993г. № 3814 -XII).

Номенклатура дел составляется в целях создания в учреждении единой системы формирования дел, обеспечения их учета, быстрого поиска документа по его содержанию и виду, отбора в процессе делопроизводства документов, которые передаются на государственное хранение.

Существуют следующие виды номенклатуры дел:

типовая:

примерная;

индивидуальная.

Типовая номенклатура дел устанавливает типовой перечень дел для учреждений, однородных по характеру деятельности, с единой системой индексации и является нормативным актом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный перечень дел для учреждений, однородных по характеру деятельности, но различных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Независимо от наличия типовой и примерной номенклатуры дел в каждом учреждении лицом, ответственным за делопроизводство, разрабатывается единая (сводная) индивидуальная номенклатура дел.

При этом может использоваться как структурный, так и функциональный принцип ее построения.

Структурный принцип построения, как правило, используется при разработке номенклатуры дел районных, городских отделов и управлений образования. Подзаголовками разделов в такой номенклатуре являются наименования структурных подразделений.

Функциональный принцип используется в случае распределения основных направлений деятельности между структурными подразделениями, службами, отдельными исполнителями. Разделы и подразделы номенклатуры, построенной по такому принципу, отражают управленческие функции и размещаются по степени важности. Такой принцип построения, как правило, используется при разработке номенклатуры в общеобразовательных учебных заведениях (образец представлен в приложении).

При разработке сводной номенклатуры дел необходимо придерживаться следующих правил:

все документы учреждения группируются в дела, им присваиваются заголовки (наименования), которые в краткой обобщенной форме отражают состав и содержание документов в делах, указывается срок хранения дела (тома, части);

каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет условное обозначение – индекс, который включает:

индекс структурного подразделения (в соответствии со штатным расписанием или классификатором структурных подразделений);

порядковый номер дела данного структурного подразделения (отдельного исполнителя).

При определении последовательности размещения дел в номенклатуре учитывается степень важности вопросов, взаимосвязь документов, входящих в одну группу дел. Как правило, первой размещается группа дел, которая включает документы вышестоящих организаций, далее группа организационно-распорядительной документации самого учреждения (приказы, распоряжения, решения и т.д.), планово - отчетная документация и переписка. В последней группе (переписка) первыми размещаются те дела, которые содержат переписку с вышестоящими организациями.

В номенклатуру дел не включаются:

печатные издания;

брошюры;

справочники;

реферативные журналы;

экспресс-информация и т.д.

Как в номенклатуре дел структурных подразделений, так и в единой номенклатуре дел учреждения на протяжении календарного года в графе «Примечание» указывают:

новые дела, которые включены в номенклатуру;

переходные дела;

должностных лиц, отвечающих за формирование дел;

факт передачи дел на государственное хранение.

В конце календарного года номенклатура дел учреждения обязательно закрывается итоговой записью о категории и количестве заведенных дел, подписывается лицом, ответственным за делопроизводство в учреждении.

Номенклатура дел как учреждения, так и его структурных подразделений, ежегодно (не позднее ноября-декабря месяца) пересматривается, анализируется и уточняется. После внесения изменений номенклатура дел:

районных, городских отделов и управлений образования согласуется с экспертно – проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего государственного архива и утверждается начальником районного, городского отдела (управления) образования;

общеобразовательных учебных заведений согласуется с районными, городскими органами управления образованием и утверждается директором общеобразовательного учебного заведения.

НАИМЕНОВАНИЕ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧЕБНОГО ЗАВЕДЕНИЯ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ

__________№ __________ Директор______(Ф.И.О.)

на _________________год «___»_________200_г.

индекс дела	заголовок дела (тома, части)	количество дел (томов, частей)	срок хранения (тома, части)	примечание
ГРУППА ДЕЛ ДИРЕКТОРА
	Конституция Украины, Конституция АРК, Законы Украины «Об образовании», «Об общем среднем образовании» и другие нормативные документы, регламентирующие деятельность ОУЗ
	Устав. Справка о включении в ЕРГПОУ. Свидетельство о государственной регистрации учебного заведения. Правила внутреннего трудового распорядка. Коллективный договор и материалы проверки его выполнения.
	Материалы государственной аттестации школы
	Книга приказов по основной деятельности
	Книга приказов по кадровым вопросам
	Книга учёта и выдачи свидетельств о базовом общем среднем образовании
	Книга учёта и выдачи аттестатов о полном общем среднем образовании
	Книга учёта и выдачи Похвальных листов и Похвальных грамот
	Контрольно - визитационная книга
	Книга учёта педагогических работников
	Книга учёта результатов внутришкольного контроля
	Книга протоколов общих собраний (конференций) коллектива ОУЗ
	Книга протоколов заседаний педагогического совета
	Книга записи результатов внутришкольного контроля
	Книга учёта трудовых книжек работников школы. Трудовые книжки
	Журнал учёта заявлений и обращений граждан
	Тарификационные списки
	Перспективный план работы ОУЗ
	Концепция развития ОУЗ
	План работы на учебный год
	План работы на месяц (по необходимости)
	Акты приема-передачи ОУЗ
	Акты государственного инспектирования ОУЗ
	Акты готовности школы к новому учебному году
	Акты, предписания санитарно-эпидемиологической службы
	Акты, предписания противопожарной охраны
	Штатное расписание
	Протоколы совещаний при директоре
	Договоры о сотрудничестве с высшими учебными заведениями
	Документация о международном сотрудничестве школы (по необходимости)
	Документация по оздоровлению учащихся, организации питания
	Должностные инструкции работников ОУЗ
	Учебные программы по курируемым предметам
	Документация по технике безопасности, охране труда, предупреждению детского травматизма
	Документация по административно-хозяйственной деятельности
	Документация по работе с родителями, Совета школы, Попечительского Совета, Родительского комитета (в т.ч. протоколы заседаний)
	Списки учащихся школы на текущий учебный год
	Сводная номенклатура дел общеобразовательного учебного заведения
	Номенклатура дел директора общеобразовательного учебного заведения
	Акты передачи дел при увольнении заместителя директора по УВР
	Папка директора на текущий учебный год (Расписание учебных занятий, график дежурства, приёма по личным вопросам членов администрации школы. Режим работы школы. Рабочий учебный план. Сведения о наполняемости классов. Классное руководство. Аттестация учителей в текущем учебном году. Перспективный план аттестации педагогических работников. РИК. ОШ. Расписание индивидуальных и групповых занятий с учащимися 1-4, 5-11 классов. График дежурства учителей по школе. Учебные планы, расписание уроков учащихся, находящихся по индивидуальной форме обучения. Документация по организации экстерната. Расписание уроков 1-4, 5-11 классов. Расписание занятий специальных медицинских групп. Расписание работы кружков, секций, факультативов. График проведения внеклассных мероприятий. График работы психолога, библиотеки, медицинского кабинета. Список педагогических работников. Список технических работников. График работы техперсонала).
индекс дела	заголовок дела (тома, части)	количество дел (томов, частей)	срок хранения (тома, части)	примечание
ГРУППА ДЕЛ ЗАМЕСТИТЕЛЯ ДИРЕКТОРА ПО УЧЕБНО-ВОСПИТАТЕЛЬНОЙ РАБОТЕ
	Нормативные документы, регламентирующие деятельность заместителя директора по УВР по организации учебно- воспитательного процесса
	План работы школы на учебный год, на неделю (по необходимости)
	Материалы педсоветов (по курируемым предметам)
	Учебные программы по курируемым предметам
	Книга записи результатов внутришкольного контроля
	Классные журналы курируемых классов
	Классные журналы выпускных классов
	Работа с родителями
	Статистическая отчётность
	Административные контрольные работы
	Графики проведения тематических аттестаций
	Документация о результатах мониторинга уровня учебных достижений учащихся по курируемым предметам
	Документация по внеклассной работе по предметам
	Документация по оснащению кабинетов по курируемым предметам
	Документация по предметным неделям по курируемым предметам
	Документация о результатах контроля за ведением деловой документации классными руководителями
	Документация по методической работе
	Документация по курсовой переподготовке
	Документация по аттестации педагогических работников школы
	Документация по работе с одарёнными учащимися
	Документация по олимпиадам, МАН, конкурсам
	Документация по работе методических объединений (кафедр) школы
	Документация по работе Школы молодого учителя
	Документация по конкурсу «Учитель года»
	Документация по конкурсу «Ученик года»
	Рабочий учебный план. Режим работы школы
	Документы по ГИА учащихся, учебной практике учащихся ____________классов
	Журналы учёта индивидуальных часов учителей
	Документы по организации индивидуальной формы обучения
	Журнал учёта пропущенных и замененных уроков
	Документация по гражданской обороне, технике безопасности
	Расписания учебных занятий учащихся 1-4, 5-11 классов
	Журналы учёта работы кружков, секций
	Расписание работы кружков, секций
	Документация по функционированию групп продлённого дня (журналы, заявления родителей)
	Документация по организации работы по всеобучу
	Документация по формированию заказа на изготовление документов об образовании (в том числе дубликатов) для выпускников 9,11 –х классов
	Номенклатура дел заместителя директора по УВР
индекс дела	заголовок дела (тома, части)	количество дел (томов, частей)	срок хранения (тома, части)	примечание
ГРУППА ДЕЛ ЗАМЕСТИТЕЛЯ ДИРЕКТОРА ПО ВОСПИТАТЕЛЬНОЙ РАБОТЕ (ПЕДАГОГА - ОРГАНИЗАТОРА)
	Нормативные документы по организации воспитательной работы в школе, психолого-педагогические и методические рекомендации
	Нормативная документация, рекомендации по формированию здорового образа жизни. Результаты мониторинга уровня сформированности навыков
	Нормативная документация, рекомендации по правовому воспитанию учащихся, формированию навыков сознательной дисциплины. Результаты мониторинга уровня сформированности навыков
	Годовой план (раздел «Воспитательная работа»), план работы на неделю (по необходимости)
	Планы работы с родителями (раздел годового плана)
	Документация по деятельности ученического самоуправления, Совета школы
	Документация по работе МО классных руководителей
	Документы по работе библиотеки
	Документы по работе с учащимися, требующими особого педагогического внимания
	Графики проведения внеклассных мероприятий
	Документация по льготным категориям детей
	Документация по гражданскому воспитанию школьников
	Номенклатура дел заместителя директора по воспитательной работе (педагога - организатора)
индекс дела	заголовок дела (тома, части)	количество дел (томов, частей)	срок хранения (тома, части)	примечание
ГРУППА ДЕЛ СЕКРЕТАРЯ
	Сводная номенклатура дел (копия)
	Номенклатура дел секретаря
	Алфавитная книга записи учащихся
	Книга учёта движения учащихся
	Журнал учёта входящей корреспонденции
	Входящая корреспонденция
	Журнал учёта исходящей корреспонденции
	Исходящая корреспонденция
	Журнал регистрации телефонограмм
	Личные дела сотрудников школы
	Личные дела учащихся школы
	Бланки табелей успеваемости, личных дел, ученических билетов
	Журнал передачи документов на хранение в архив школы
	Перечень документов, находящихся на хранении в архиве школы
	Акты об уничтожении документов, находящихся в архиве школы
индекс дела	заголовок дела (тома, части)	количество дел (томов, частей)	срок хранения (тома, части)	примечание
ГРУППА ДЕЛ ЗАМЕСТИТЕЛЯ ДИРЕКТОРА ПО АХЧ (ЗАВЕДУЮЩЕГО ХОЗЯЙСТВОМ)
	Технический паспорт школы
	Акт на отвод и закрепление земельного участка
	Инвентарные списки основных средств
	Книга складского учёта материалов
	Ведомости выдачи материалов
	Ведомости оперативного учёта малоценных и быстроизнашиваемых материалов, которые находятся в эксплуатации
	Акты ревизий и проверки финансово-хозяйственной деятельности
	Сведения о текущем, капитальном ремонте и обслуживании здания, дефектные акты
	План работы на неделю
	Паспорта учебных кабинетов
	Проектная документация по электроснабжению, водоснабжению, теплоснабжению, канализационной системе
	Документация по охране труда и технике безопасности
	Документы о списании товарно-материальных ценностей
	Документация по уборке, озеленению школы и территории
	Документы по инвентаризации
	Номенклатура дел заместителя директора по АХЧ (заведующего хозяйством)
индекс дела	заголовок дела (тома, части)	количество дел (томов, частей)	срок хранения (тома, части)	примечание
ГРУППА ДЕЛ БИБЛИОТЕКАРЯ
	Книга учёта библиотечного фонда
	Читательские формуляры
	Нормативные документы по работе библиотеки
	План работы на текущий учебный год, на месяц (по необходимости)
	Номенклатура дел библиотекаря
индекс дела	заголовок дела (тома, части)	количество дел (томов, частей)	срок хранения (тома, части)	примечание
ГРУППА ДЕЛ МЕДИЦИНСКОГО РАБОТНИКА
	Медицинские карты учащихся школы
	Медицинские книжки работников школы
	Документы о периодических медицинских осмотрах и прививках учащихся (планы, справки, карточки, списки, графики, переписка и т.д.)
	Систематизированные данные по заболеваемости в школе
	Динамика заболеваемости по классам
	Списки учащихся специальных медицинских групп
	Документы о получении и расходовании медикаментов
	Номенклатура дел медицинского работника

Номенклатуру разработал:

_____________________ __________________________должность подпись расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела (управления)

_______________________ (Ф.И.О.)

«____»______________ 200___г.

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в __________году.

По срокам Хранения	Всего	Переходящих
1	2	3
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

11