Алла Николаевна Cтepлигoвa, кандидат экономических наук, доцент, заместитель директора Международного центра по подготовке кадров в области логистики ГУ-ВШЭ.
При рассогласовании характеристик входящего и выходящего материальных потоков требуется накопление запасов для их дальнейшего использования. Это приводит к пилообразному движению запаса. При таком движении в работе с запасом имеются повторяющиеся совокупности действий, которые принято называть циклами. Рассмотрим состав и содержание таких циклов подробнее.
Процесс движения запаса можно разделить на этапы накопления и потребления. Накопление запаса происходит в результате организации поставок товарно-материальных ценностей. В конкретный момент поставщику выдается заказ за пополнение запаса партией определенного размера. Через фиксированный период времени заказанная партия товарно-материальных ценностей поставляется на склад, принимается и приходуется. Все параметры этого процесса пополнения запаса рассчитываются заранее.
Принятие решения об обновлении запаса могут исполнять в зависимости от организационной структуры предприятия и закрепления функций работники следующих подразделений:
отдела логистики;
группы управления запасами;
отдела закупок (снабжения).
Принятие решения о моменте и размере выдачи заказа определяется или поддерживается деятельностью следующих подразделений:
производственные;
продаж (или коммерческий отдел);
маркетинга;
информационных технологий;
планово-экономический;
складское хозяйство;
финансов;
бухгалтерия.
От момента выдачи заказа на пополнение запаса и до момента учета пришедшей на склад партии товарно-материальных ценностей проходит интервал времени, называемый временем выполнения заказа.
Время выполнения заказа (lead time) включает продолжительность следующих действий, выполняемых при обработке заказа:
передача заказа поставщику;
прием заказа поставщиком;
производство или подбор заказа поставщиком;
проверка качества поставщиком;
подготовка поставщиком заказа к отгрузке;
отгрузка;
перевозка;
складирование груза на складах при перегрузке на другие виды транспорта;
погрузка-разгрузка партии при смене вида транспорта;
задержки в пути;
выполнение операций по таможенному оформлению груза;
приемка партии заказа;
разгрузка;
проверка качества партии заказа;
размещение товарно-материальных ценностей на складе.
Перечисленные выше работы выполняют различные подразделения организации, содержащей запас, а также ее различные контрагенты.
(1) Передача заказа поставщику проводится отделом логистики (группой управления запасами или отделом закупок) при поддержке отдела информационных технологий.
Работы по пп. (2—6) — прием заказа поставщиком, производство или подбор заказа поставщиком, проверка качества поставщиком, подготовка поставщиком заказа к отгрузке, отгрузка — проводятся организацией-поставщиком.
Работы по пп. (7—11) — перевозка, складирование груза на складах при перегрузке на другие виды транспорта, погрузка-разгрузка партии при смене вида транспорта, задержки в пути, выполнение операций по таможенному оформлению груза — проводятся в зависимости от условий поставки организацией-поставщиком, организацией-заказчиком или организацией-перевозчиком, транспортно-экспедиторской компанией, логистическим оператором или иными специализированными организациями.
Работы по пп. (12—15) — приемка партии заказа, разгрузка, проверка качества партии заказа, размещение товарно-материальных ценностей на складе — ведутся следующими подразделениями организации-заказчика, содержащей запас:
складское хозяйство;
отдел логистики (группа управления запасами);
отдел информационных технологий;
бухгалтерия.
Таким образом, в обновлении запаса участвуют следующие подразделения и организации:
заказчик, содержащий запас:
— отдел логистики (группа управления запасами);
— отдел закупок (снабжения);
— производственные подразделения;
— отдел продаж (коммерческий отдел);
— отдел маркетинга;
— отдел информационных технологий;
— планово-экономический отдел;
— финансовый отдел;
— бухгалтерия;
— складское хозяйство;
поставщик;
перевозчик;
транспортно-экспедиторская компания;
логистический оператор.
По завершении времени выполнения заказа запас учтен на складе и предназначен для отгрузок потребителю. Отгрузки запаса идут вследствие деятельности следующих подразделений организации, содержащей запас:
маркетинга;
продаж (коммерческий отдел);
производства;
финансов;
бухгалтерия;
планово-экономические;
информационных технологий.
Для предотвращения исчерпания запаса необходимо через некоторый период времени повторить заказ на пополнение запаса. Определение интервала времени между заказами, как и интервала времени между поставками, является существенным элементомпроцесса управления запасом.
Со стороны отдела логистики (группы управления запасами или отдела закупок), который принимает решения о характеристиках входящего и выходящего материальных потоков, в движении запаса актуальны циклы обновления запаса, которые включают процессы принятия решения об обновлении запаса, время выполнения заказа и время подготовки выдачи заказа на пополнение запаса. Со стороны складского хозяйства, содержащего физический запас, в движении запаса выделяются циклы приемки и отгрузки.